發(fā)布時(shí)間：2023-05-23 17:14:44
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案的概念樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案；數(shù)字檔案；概念；辨析
1 涉及檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念文獻(xiàn)數(shù)量情況
檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案，是近些年來檔案界使用頻率很高的三個(gè)概念。在許多文章中更是同時(shí)出現(xiàn)。筆者對(duì)中國知網(wǎng)的文獻(xiàn)進(jìn)行了檢索（以下文獻(xiàn)數(shù)據(jù)也均來自知網(wǎng)），表1是1997年至2012年涉及這三個(gè)概念的文獻(xiàn)數(shù)量檢索統(tǒng)計(jì)。由表1可見，近15年來，期刊文獻(xiàn)中涉及這三個(gè)概念（不論是單獨(dú)使用，還是組合使用）的文獻(xiàn)數(shù)量均呈不斷上升趨勢(shì)。值得關(guān)注的是這三個(gè)概念在同一文獻(xiàn)中同時(shí)或兩兩同時(shí)出現(xiàn)的頻率也在上升，這其中難免會(huì)出現(xiàn)將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對(duì)其進(jìn)行辨析。
2 檔案數(shù)字化的概念
國內(nèi)最早提及“檔案數(shù)字化”的文獻(xiàn)是1993年賈惠波在《檔案學(xué)研究》上發(fā)表的《光盤在檔案存貯管理應(yīng)用中的可靠性和壽命問題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻(xiàn)涉及“檔案數(shù)字化”概念。
國內(nèi)最早對(duì)“檔案數(shù)字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數(shù)字化”定義為：“檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一個(gè)是把傳統(tǒng)的檔案信息，如文字、數(shù)值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動(dòng)的）圖像、聲音等的檔案信息數(shù)字化，另一個(gè)是把數(shù)字化的檔案信息還原成文字、數(shù)值、圖形、圖像、聲音等傳統(tǒng)的檔案信息。前者是為了將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶?！盵1]
之后有122篇文獻(xiàn)對(duì)“檔案數(shù)字化”下過定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認(rèn)為：“檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程?！盵2]
對(duì)檔案數(shù)字化的定義有兩點(diǎn)共性：一是與計(jì)算機(jī)技術(shù)有關(guān)；二是將其他載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。不同之處：一是數(shù)字化過程是否可逆；二是單一轉(zhuǎn)換與綜合利用的區(qū)別。
3 數(shù)字化檔案的概念
國內(nèi)最早提及“數(shù)字化檔案”的文獻(xiàn)是1986年洛克里奇、張春艷在《國際地震動(dòng)態(tài)》上發(fā)表的《美國全國地球物理資料中心的自然災(zāi)害活動(dòng)》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字化檔案”概念。與檔案數(shù)字化不同的是，在這5228篇文獻(xiàn)中，只有4篇對(duì)“數(shù)字化檔案”下過定義。
國內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問題研究》一文中認(rèn)為：“數(shù)字化檔案指的是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案?！盵3]鄭重認(rèn)為：“數(shù)字化檔案是指由辦公自動(dòng)化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案?！辈⒅赋觯骸八鼜男纬砷_始，就是數(shù)字形式。”[4]李殿環(huán)認(rèn)為：“數(shù)字化檔案來源包括兩個(gè)部分，一部分是隨著政府信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機(jī)構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館。另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息?！盵5]
對(duì)于數(shù)字化檔案的定義差別比較大，有認(rèn)為是“電子文件歸檔”后的產(chǎn)物；有認(rèn)為是“傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案”；還有認(rèn)為前兩者都是的。
4 數(shù)字檔案的概念
國內(nèi)最早提及“數(shù)字檔案”的文獻(xiàn)是1979年李志豪在《經(jīng)濟(jì)管理》上發(fā)表的《談?wù)勆虡I(yè)一級(jí)站會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)結(jié)合的實(shí)踐》一文。截至2012年10月共有7558篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字檔案”概念。而對(duì)“數(shù)字檔案”下過定義的只有13篇。
國內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數(shù)字檔案”定義為：“數(shù)字檔案是指用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的?！瓘妮d體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體?！盵6]
何貞健將“數(shù)字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關(guān)的元數(shù)據(jù)、背景信息”。[7]趙麗榮認(rèn)為：“數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱。”[8]
對(duì)于數(shù)字檔案的定義同樣差別比較大，有認(rèn)為是“歸檔電子文件”的；有認(rèn)為是“館藏檔案的數(shù)字化信息”的；還有認(rèn)為前兩者都是的。這同對(duì)數(shù)字化檔案的定義一樣，也就是說數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案成了同一概念。
5 對(duì)檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念的思考
5.1 檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數(shù)字化，是指將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過程。簡單地說，檔案數(shù)字化是將非數(shù)字形式檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。這里有三個(gè)要點(diǎn)：一是檔案數(shù)字化的對(duì)象是檔案；二是檔案數(shù)字化的對(duì)象是非數(shù)字形式檔案；三是檔案數(shù)字化是一個(gè)從非數(shù)字形式檔案向數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的過程。廣義的檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面：一是檔案目錄的數(shù)字化，就是將手工檢索的紙質(zhì)檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；二是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案全部數(shù)字化，主要是紙質(zhì)檔案的全文內(nèi)容數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內(nèi)容按原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。
所謂數(shù)字化檔案，就是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案，利用計(jì)算機(jī)、掃描、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列的檔案復(fù)制品。也就是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字形式的檔案，是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后的結(jié)果。簡單地說，數(shù)字化檔案就是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案僅指狹義檔案數(shù)字化后的結(jié)果，廣義檔案數(shù)字化的檔案目錄數(shù)字化結(jié)果不包括在內(nèi)，檔案目錄數(shù)字化的結(jié)果不是數(shù)字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。
檔案數(shù)字化是以保護(hù)數(shù)字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護(hù)和利用手段。檔案數(shù)字化過程是通過數(shù)字化的技術(shù)手段，應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，采取規(guī)范的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生數(shù)字化檔案的過程。
檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案有著密切的聯(lián)系，檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒有檔案數(shù)字化就沒有數(shù)字化檔案。
檔案數(shù)字化的目的與產(chǎn)生數(shù)字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源日益擴(kuò)大的需求，提供遠(yuǎn)程和便捷的檔案利用服務(wù)，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護(hù)檔案原件，從而充分發(fā)揮館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)館藏檔案的開發(fā)與利用。
5.2 數(shù)字檔案與數(shù)字化檔案。所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。
數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下產(chǎn)生的新型的檔案，它是辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數(shù)字檔案包含著一切檔案的要素，它產(chǎn)生于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)中，并且是直接形成的數(shù)字歷史記錄。盡管數(shù)字檔案存在著信息的非人工識(shí)讀性，而只有經(jīng)過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，通過輸出設(shè)備使它還原再現(xiàn)，才能人工識(shí)讀；存在著對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，數(shù)字檔案從產(chǎn)生到歸檔管理再到利用都要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；存在著信息的易變性，數(shù)字檔案在其生成、處理和管理等過程中，其信息內(nèi)容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數(shù)字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數(shù)字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認(rèn)可問題，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理措施的到位，采取各種形式的技術(shù)手段來保證數(shù)字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問題會(huì)得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質(zhì)屬性。數(shù)字檔案是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。
而數(shù)字化檔案，正如上文所述，數(shù)字化檔案只是檔案數(shù)字化過程中的產(chǎn)物，數(shù)字化檔案是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案不是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。檔案的數(shù)字形式復(fù)制品也并不能等于被復(fù)制的檔案本身，因此，數(shù)字化檔案不是檔案。
對(duì)于數(shù)字化檔案不是檔案的認(rèn)識(shí)，我們也可以從對(duì)檔案縮微復(fù)制品的認(rèn)識(shí)中找到相似的答案。攝影技術(shù)的發(fā)明，為人類社會(huì)增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲(chǔ)增加了新的形式。在攝影技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的縮微技術(shù)就是這種新的存儲(chǔ)形式在檔案存儲(chǔ)方面的具體運(yùn)用。攝影技術(shù)為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復(fù)制存儲(chǔ)形式——檔案縮微復(fù)制品。運(yùn)用攝影技術(shù)在人類社會(huì)活動(dòng)中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質(zhì)屬性，是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。而運(yùn)用縮微技術(shù)對(duì)檔案原件進(jìn)行處理就產(chǎn)生了檔案縮微復(fù)制品，檔案縮微復(fù)制品是檔案的復(fù)制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。對(duì)于檔案縮微復(fù)制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說法，只是一種簡化不規(guī)范的說法，不能望文生義地就認(rèn)為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過爭議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學(xué)詞典》中，就沒有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復(fù)制品”一詞。對(duì)“檔案縮微復(fù)制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品?！薄耙话憧梢宰鳛闄n案原件的代用品，有利于保護(hù)檔案原件?！盵9]《中國大百科全書·圖書館學(xué) 情報(bào)學(xué) 檔案學(xué)》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強(qiáng)調(diào)的都是檔案的復(fù)制品。數(shù)字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術(shù)條件下，又增添了一種新的檔案復(fù)制手段，增加了一種新的檔案存儲(chǔ)形式，添加一種新的檔案復(fù)制品。數(shù)字化檔案確切的稱謂應(yīng)該是“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。
那種將數(shù)字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館的，也包括館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息的；以及那種將數(shù)字檔案定義為：數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱等的認(rèn)識(shí)，都是將檔案與檔案復(fù)制品混為一談，這不僅不利于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案，也不利于檔案學(xué)術(shù)研究。為避免概念混亂，建議放棄“數(shù)字化檔案”的說法，改稱為“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。并給“數(shù)字檔案”正名，將所謂的“數(shù)字化檔案”——“檔案數(shù)字復(fù)制品”排除在“數(shù)字檔案”之外。
5.3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案這兩個(gè)概念，雖然看起來都有“數(shù)字”和“檔案”，但是它們與“數(shù)字檔案”一點(diǎn)關(guān)系都沒有。數(shù)字化檔案就是檔案數(shù)字化過程中的結(jié)果產(chǎn)物，檔案數(shù)字化過程是由檔案管理部門主動(dòng)對(duì)所藏檔案進(jìn)行的數(shù)字化加工，而在這個(gè)由檔案管理部門主動(dòng)做的檔案數(shù)字化過程中并不產(chǎn)生新的檔案（數(shù)字檔案），數(shù)字化檔案的產(chǎn)生完全由檔案管理部門掌控，數(shù)字化檔案僅表示是檔案數(shù)字形式的復(fù)制品。而且，檔案數(shù)字化不是簡單把檔案掃描成圖片，數(shù)字化檔案也并非是電子圖片，檔案數(shù)字化和檔案信息化等問題還需要進(jìn)一步探討。
數(shù)字檔案的產(chǎn)生則完全是另外一個(gè)過程，它是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，是真正檔案的形成過程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關(guān)系對(duì)于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案有著積極的意義。
注：本文為2012年度河南省檔案局科技項(xiàng)目《基于網(wǎng)站集群的公共檔案信息資源共享平臺(tái)管理研究》的階段性成果，項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)為：2012-X-68。
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[關(guān)鍵詞]電子文件；立法；法規(guī)建設(shè)
伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用和信息的普及，電子文件應(yīng)運(yùn)而生并普遍發(fā)展起來。一方面，電子文件的廣泛應(yīng)用使我們的生活變得便捷和高效，另一方面，電子文件在管理和利用中的問題越來越凸現(xiàn)，進(jìn)而引發(fā)的法律糾紛也在不斷增多。因此，電子文件需要相應(yīng)的法律、制度和標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，以確保電子文件的完整、準(zhǔn)確、安全及管理的高效和科學(xué)。
一、電子文件法規(guī)建設(shè)情況
上個(gè)世紀(jì)90年代初，伴隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及，我國電子文件管理和研究工作開始起步。1999年6月，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》正式頒布，該辦法細(xì)致地規(guī)定了電子文件的收集、整理、歸檔、檢驗(yàn)、利用等諸多流程，因而被譽(yù)為我國第一部檔案信息規(guī)章。2000年12月，“全國檔案事業(yè)發(fā)展‘十五’計(jì)劃”把電子文件管理作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，并選擇北京、上海等地的檔案館開展試點(diǎn)。在國家政策的推動(dòng)下，各地方檔案部門也積極制定適合本地區(qū)實(shí)際情況的電子文件歸檔與管理規(guī)范。自此，我國從中央到地方電子文件的立法工作逐步開展起來。2003年8月出臺(tái)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是對(duì)我國電子文件立法工作的進(jìn)一步延伸。2005年4月1日《電子簽名法≯正式實(shí)施，確立了電子文件的法律地位，是日后電子文件法律效力予以認(rèn)可的最重要的法律依據(jù)。2006年，國家檔案局將“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享”列為“全國‘十一五’時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”的總體目標(biāo)之一，并將“規(guī)范電子文件歸檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機(jī)制和相關(guān)規(guī)章制度”作為下一步發(fā)展的總體任務(wù)之一。這一系列的舉措適應(yīng)了我國信息時(shí)代電子文件快速發(fā)展的需求，為日后電子文件的立法工作奠定了基石。
二、電子文件立法可行性
（一）技術(shù)保障提供了立法支撐。國家檔案局、中央檔案館館長楊冬權(quán)“在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話”把“認(rèn)真管好電子文件，確保電子文件安全”作為我國未來檔案安全體系建設(shè)的主要任務(wù)之一。較好的技術(shù)保障，已成為電子文件立法的最關(guān)鍵因素。目前，我國可采用的技術(shù)主要有元數(shù)據(jù)披術(shù)、系統(tǒng)防火墻檢測(cè)技術(shù)、長期可存取技術(shù)、信息數(shù)據(jù)加密、信息認(rèn)證技術(shù)、對(duì)電子文件的追蹤技術(shù)等等。這些技術(shù)能確保電子文件真實(shí)有效和完整可讀，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件生命周期全過程的有效控制，有效防范和降低電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)，解決電子文件管理中存在的問題。
（二）《電子簽名法》提供了立法基礎(chǔ)。在《電子簽名法》出臺(tái)之前，法律對(duì)于身份的確認(rèn)一般只是要求當(dāng)事人簽名或蓋章。然而對(duì)于電子商務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)電子化形式的文本，是無法采取手寫簽名的，必須依靠信息技術(shù)來代替。2000年以后，在世界電予商務(wù)大發(fā)展的環(huán)境背景下，我國電子商務(wù)發(fā)展迅猛。但是，電子商務(wù)的立法卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后，最突出的便是已在實(shí)踐中為交易各方普遍認(rèn)同和接受的電子簽名嚴(yán)重缺乏法律規(guī)范。2005年4月1日正式實(shí)施的《電子簽名法》可謂是我國首部真正意義上的信息化法律，文中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這是我國首次賦予了電子簽名的法律效力，是信息領(lǐng)域的一次創(chuàng)舉。《電子簽名法》還規(guī)定了電子簽名認(rèn)證體系，明確了電子簽名者和電子認(rèn)證服務(wù)提供者的權(quán)力與責(zé)任，確認(rèn)了認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證程序及法律地位，設(shè)置了認(rèn)證機(jī)構(gòu)市場(chǎng)準(zhǔn)人和行政許可的條件，并授權(quán)信息產(chǎn)業(yè)部制定與之配套實(shí)施的《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》。這一系列措施為電子文件認(rèn)證體系的建立和運(yùn)行以及檔案部門參與和開展電子文件認(rèn)證服務(wù)奠定了基礎(chǔ)，對(duì)于制定、增補(bǔ)相關(guān)檔案法律法規(guī)也具有重要的參考意義。
（三）我國基本法對(duì)電子文件的認(rèn)同?！缎姓V訟法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》都規(guī)定了視聽資料為證據(jù)種類的一種，并將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和文件歸入此類證據(jù)中。《合同法》規(guī)定：“書面形式指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”?？梢?，我國多部基本法中都已涉及并認(rèn)可電子文件存在的價(jià)值。
三、《檔案法》支持電子文件法規(guī)建設(shè)
（一）《檔案法》中的電子文件的基本概念應(yīng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范保持一致。各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及國內(nèi)外專家學(xué)者對(duì)電子文件下的定義多至幾十種，雖然大體相同或相似，但是細(xì)小的差別都容易造成在法律慨念上的混淆和認(rèn)定的困難。因此，《檔案法》中電子文件的基本概念應(yīng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范保持一致，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件的定義等概念界定得精準(zhǔn)規(guī)范，不失為有益參照。
（二）電子文件管理納入《檔案法》須參照《電子簽名法》。迄今為止，《電子簽名法》是實(shí)現(xiàn)電子文件管理法制化和認(rèn)可電子文件法律效力最基本的依據(jù)和最重要的法律保障。它為現(xiàn)行《檔案法》的修訂，添加電子文件部分提供了基礎(chǔ)，在一定程度上保證了電子文件的法律證據(jù)性。
（三）賦予電子文件具有同紙質(zhì)檔案相同的法律效力?！稒n案法》只有在法律上認(rèn)可那些根據(jù)紙質(zhì)檔案原件掃描、與紙質(zhì)文件原件內(nèi)容相同的雙套保存的電子文件和真實(shí)可靠的電子文件歸檔轉(zhuǎn)換而形成的電子檔案具有與紙質(zhì)原件同等的法律效力，才能全面認(rèn)可電子文件的法律效力。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳江華；論我國檔案法規(guī)體系的建設(shè)[J]；檔案學(xué)通訊；2002年02期
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
摘要：文章從證據(jù)法角度探討了電子文件產(chǎn)生證據(jù)效力的困難：電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式、電子文件是否有原件、對(duì)電子文件的真實(shí)性應(yīng)如何審查等，并對(duì)國外有關(guān)電子證據(jù)的法律法規(guī)作了分析，對(duì)電子文件管理帶來的影響作了闡述。
關(guān)鍵詞：電子文件；證據(jù)效力；管理
中圖分類號(hào)：c94 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：e 文章編號(hào)：1006－0510(2008)12049－02
一、困難之一：電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式?
電子文件要產(chǎn)生證據(jù)效力的首要條件是符合法定的證據(jù)形式，我國訴訟法列舉了7種法定證據(jù)形式，每一種均有特定的內(nèi)涵或本質(zhì)特征，如書證是指以文字、符號(hào)、圖畫等所表達(dá)的思想內(nèi)容來證明案件事實(shí)的書面文件或其他物品，物證是指以本身所具有的物質(zhì)特征、存在方式證明訴訟案件真實(shí)情況的物品和物質(zhì)痕跡。視聽資料是指以連續(xù)、動(dòng)態(tài)的聲音或畫面來證明案件事實(shí)的資料。
對(duì)于紙質(zhì)文件來說，歸屬于何種證據(jù)形式顯而易見。當(dāng)以其包含的思想內(nèi)容來證明案件事實(shí)時(shí)，該文件就是書證，如果是公務(wù)文書，則為公文性書證。當(dāng)以其存在處所、外部特征作證明，則為物證。如一份單據(jù)，從其書寫的字跡特征可以證實(shí)單據(jù)是準(zhǔn)涂改，同時(shí)，從單據(jù)所寫的內(nèi)容可以查出貪污財(cái)務(wù)的數(shù)額，則該單據(jù)既是物證又是書證。
電子文件歸屬于何種證據(jù)形式，我國立法界、司法界與法學(xué)界尚未達(dá)成一致意見。比較典型的有4種：書證說，視聽資料說，獨(dú)立證據(jù)說，傳統(tǒng)證據(jù)的演變說。
法學(xué)界對(duì)電子文件證據(jù)形式的爭議，正反映了電子文件自身的復(fù)雜性與多樣性。盡管如此，電子文件并不因此就喪失了自身的證據(jù)資格，學(xué)界的爭議并不能阻礙司法實(shí)踐的進(jìn)程，因此機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件的管理切不可掉以輕心。文件、檔案工作者應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)的文件種類，將電子公文、電子合同、電子郵件、網(wǎng)頁等機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成的重要電子記錄統(tǒng)統(tǒng)納入到電子文件管理的視野中，它們均有可能在訴訟法庭上占據(jù)一席之地。我們期盼著法律界人士給電子文件的證據(jù)形式一個(gè)明確的說法，使有關(guān)機(jī)構(gòu)可以根據(jù)不同種類證據(jù)的訴訟要求對(duì)電子文件加以妥善的保管。
二、困難之二：根據(jù)原件、原物優(yōu)先規(guī)則，電子文件還有“原件”嗎?
我國對(duì)證據(jù)的證據(jù)能力規(guī)定了原件、原物優(yōu)先規(guī)則，即對(duì)于實(shí)物證據(jù)(即以實(shí)物形態(tài)為其表現(xiàn)形式的證據(jù))，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先提交原件、原物。我國《民事訴訟法》第68條規(guī)定：“書證應(yīng)當(dāng)提交原件。物證應(yīng)當(dāng)提交原物。提交原件或者原物確有困難的，可以提交復(fù)制品、照片、副本、節(jié)錄本?！迸c此相類似，在英、美法系國家，對(duì)證據(jù)的可采性制定了最佳證據(jù)規(guī)則，規(guī)定文字、錄音或照片等的原始材料作為證據(jù)有優(yōu)先權(quán)。
傳統(tǒng)的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它強(qiáng)調(diào)文件載體的原始性。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)載體形式的文件信息內(nèi)容固著于載體上，載體的原始性確保了其信息內(nèi)容的真實(shí)性，提交原件作證具有較高的可信度。然而電子文件的信息內(nèi)容與載體的關(guān)系并不十分緊密，電子文件的信息內(nèi)容可以存貯于計(jì)算機(jī)的cpu、內(nèi)部存儲(chǔ)器、外部存儲(chǔ)器等多種存貯介質(zhì)上，而且原始信息是二進(jìn)制編碼，無法直接被人識(shí)讀，只有通過計(jì)算機(jī)屏幕或是打印機(jī)等方式輸出才能被人識(shí)讀，而這種電子文件的輸出形式顯然不是傳統(tǒng)的“原件”。因此，按照傳統(tǒng)的原件概念理解，電子文件在作證時(shí)不可能提交“原件”。將構(gòu)成其證據(jù)能力的障礙之一。
各國都在努力探索電子文件在原件問題上的解決之道，從國際上和國外有關(guān)法律法規(guī)看，典型的做法有以下3種：對(duì)“原件”的擴(kuò)大解釋，功能等同法，置換“原件”法。
“原件”不僅是法學(xué)中一個(gè)重要的概念，也是檔案學(xué)界經(jīng)常提到的一個(gè)詞。我們常說，檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)資料的獨(dú)有特性是原始記錄性，很多檔案往往只有一份，因此檔案注重原本、原稿和孤本。然而在電子時(shí)代，電子文件突破了傳統(tǒng)的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、檔案工作者保管“檔案孤本”的自豪感不復(fù)存在，要立足于電子時(shí)代，體現(xiàn)自身的價(jià)值，應(yīng)如何拓展職業(yè)職能呢?
當(dāng)然，作為電子時(shí)代記憶的保管者，不可推卸的責(zé)任之一仍是確?！坝洃洝钡脑夹?。從上述各國立法對(duì)“原件”的要求看，一般只要滿足電子文件信息內(nèi)容的完整性和可讀性即可，加拿大提出的“電子記錄系統(tǒng)的完整性”，也是為了確?！靶畔?nèi)容的完整性”。這為我國立法提供了很好的借鑒，法律上“原件”的要求必將為我們鑒定電子文件提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。此外，突破傳統(tǒng)“原件”概念和借鑒加拿大的做法，對(duì)于那些具有短期保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化圖像，只要它能夠準(zhǔn)確地反映紙質(zhì)檔案內(nèi)容，至少在訴訟時(shí)效期滿(一般兩年)后，完全可以將檔案原件銷毀，這樣既可以減輕文件、檔案工作者“雙套制”保管的負(fù)擔(dān)，節(jié)約庫房空間，又可以大大促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。這一點(diǎn)迫切需要得到我國立法的隊(duì)可。
三、困難之三：根據(jù)非法證據(jù)排除規(guī)則，哪些情況下的電子文件是非法的?
非法證據(jù)排除規(guī)則即指不具有合法性的證據(jù)不得作為定案根據(jù)，主要是規(guī)范證據(jù)收集主體的行為和程序：《行政訴訟法》第三十三條規(guī)定，被告不得自行向原告和證人收集證據(jù)。《刑事訴訟法》第四十三條規(guī)定，嚴(yán)禁刑訊逼供和以威脅、引誘、欺騙以及其他非法的方法收集證據(jù)。
因電子文件的無形性、系統(tǒng)依賴性和信息共享性，使其在證據(jù)的收集上比傳統(tǒng)的證據(jù)形式復(fù)雜得多，有學(xué)者認(rèn)為，電子證據(jù)有以下4種情形應(yīng)予以排除：一是通過竊錄方式獲得的，不予采納；二是通過非法搜查、扣押方式獲得的，情節(jié)嚴(yán)重的不予采納；三是通過非核證程序得來的，在電子商務(wù)糾紛案件中不予采納：四是通過非法軟件得來的，在民事訴訟中一般不予采納?？梢钥闯?，第一、二種情況，與傳統(tǒng)證據(jù)形式的“非法排除”情況相同，后兩種則是針對(duì)電子文件特定的生成方式而提出的，歸根到底是由于后兩種情況生成的電子證據(jù)不可靠。
傳統(tǒng)的證據(jù)排除規(guī)則與文件、檔案工作者的關(guān)系不大，然而電子文件是否合法，很大程度上取決于其生成方式，這與我們的職責(zé)密切相關(guān)。如果上述學(xué)者的觀點(diǎn)將來被立法采納，那么為防止電子文件在作證時(shí)被“非法排除”，電子文件的生成系統(tǒng)、管理系統(tǒng)均應(yīng)符合一定的軟件測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，取得軟件評(píng)審合格證書，以確保是核證程序得來的電子文件。我國已出臺(tái)了《檔案管理軟件測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，卻未出臺(tái)《oa軟件測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》和《電子文件管理系統(tǒng)軟件測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，這將不利于對(duì)電子文件作證時(shí)的合法性審查；系統(tǒng)還應(yīng)達(dá)到一定的安全級(jí)別，采取各種安全防范措施。防止系統(tǒng)被非法入侵和電子文件被惡意修改。此外，從維護(hù)電子文件形成機(jī)構(gòu)的利益出發(fā)，應(yīng)制定電子文件的分級(jí)別利用制度。對(duì)不同秘密級(jí)別的電子文件設(shè)置不同的利用權(quán)限，以防公、檢、法機(jī)關(guān)在收集電子證據(jù)時(shí)泄露了本單位的機(jī)密信息。
四、困難之四：電子文件的
真實(shí)性應(yīng)如何審查?
證據(jù)的真實(shí)性是決定其證明力大小的關(guān)鍵因素。紙質(zhì)文件往往通過鑒定紙張上的字體、字跡、印章等判斷其真?zhèn)?，并有?/p>
套專門的物證技術(shù)。這套物證技術(shù)在電子文件面前只有望“比特”興嘆了。如何審查電子文件的真實(shí)性呢?
從國際上對(duì)電子文件證明力評(píng)估因素的法律規(guī)定看，往往將電子文件的真實(shí)性分解為完整性要求和可靠性要求。
1、電子文件的完整性。包括兩層含義：電子文件信息內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性。
2、電子文件的可靠性。主要包括：電子文件從生成、傳遞、存貯到收集各環(huán)節(jié)的可靠性、識(shí)別電子文件發(fā)端人辦法的可靠性等。
電子文件從生成、傳遞、存貯到收集各環(huán)節(jié)的可靠性，主要審查電子文件是否是在正常的活動(dòng)中按常規(guī)程序自動(dòng)生成，或者是否在嚴(yán)格的控制下按照操作規(guī)程、采用可靠的操作方法進(jìn)行的人工錄入；傳遞、接收電子文件時(shí)所用的技術(shù)手段或方法是否科學(xué)、可靠，電子文件在傳遞的過程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截獲；存貯電子文件的方法是否科學(xué)、存貯介質(zhì)是否可靠，存貯電子文件的第三方是否公正、獨(dú)立。所存貯的電子文件是否未被非法接觸；收集電子文件作證的過程是否遵守了法律的有關(guān)規(guī)定等。
值得注意的是這里的真實(shí)性與檔案學(xué)所講的真實(shí)性概念不完全相同。前者是“法律真實(shí)”，即法官對(duì)電子證據(jù)是否符合案件事實(shí)的內(nèi)心確信；后者是指“真實(shí)的歷史記錄”，即反映檔案(包括電子文件)真實(shí)的形成過程和形成者的意圖。正因?yàn)槿绱?，以檔案作為證據(jù)，可以增強(qiáng)法官的內(nèi)心確信，使“法律真實(shí)”更加靠近客觀事實(shí)，這也是法學(xué)追求的目標(biāo)：在我國對(duì)證據(jù)的證明力規(guī)定了“效力優(yōu)先”規(guī)則，其中有關(guān)于歷史檔案等的證明力一般高于其他書證、視聽資料和證人證高的規(guī)定；這反映了我國司法界對(duì)歷史檔案具有較高的可信度；檔案作證時(shí)的優(yōu)勢(shì)地位與我國檔案部門的權(quán)威性和可靠的檔案管理辦法是分不開的。然而對(duì)電子文件的歸檔管理，我國還處于摸索階段，檔案部門要保持自身在電子時(shí)代權(quán)威性的地位，就必須加緊對(duì)電子文件管理的研究，通過出臺(tái)一系列標(biāo)準(zhǔn)、制度來加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理。
怎樣確保電子文件的完整性、司靠性和可讀性。以滿足司法對(duì)電子文件真實(shí)性的審查，提高電子文件的證明力是電子文件管理中的重要課題。其中一個(gè)重要的措施是元數(shù)據(jù)管理，因?yàn)樗驯环▽W(xué)界認(rèn)可，是構(gòu)成電子文件證據(jù)的一個(gè)重要組成部分。所謂元數(shù)據(jù)就是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及對(duì)其管理的數(shù)據(jù)。如通過捕獲結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，可以了解電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境等技術(shù)信息，以確保電子文件的可讀性；通過捕獲背景信息元數(shù)據(jù)，可以了解形成電子文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，以確保電子文件是在正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中記錄和存貯的；通過捕獲管理元數(shù)據(jù)，可以了解電子文件從生成、傳遞、存貯整個(gè)過程的管理狀態(tài)，以確保對(duì)電子文件構(gòu)成一個(gè)可靠的保管鎖鏈。由于大部分元數(shù)據(jù)都是系統(tǒng)自動(dòng)捕獲的，因此是值得信賴的。
在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，信息通信技術(shù)（ICT）的應(yīng)用為檔案服務(wù)提供了科學(xué)的技術(shù)支持和發(fā)展路徑。在檔案生命周期與連續(xù)體理論的指導(dǎo)下，信息通信技術(shù)有利于構(gòu)建符合文檔管理規(guī)律、便于實(shí)際操作的框架模型。通過分析現(xiàn)代信息與通信技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，能夠明確相應(yīng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與瓶頸，從而明確當(dāng)前文檔運(yùn)用的工作經(jīng)驗(yàn)與未來發(fā)展方向，使ICT融合檔案服務(wù)能取得更實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展與成效。
關(guān)鍵詞
檔案；信息通信技術(shù)；數(shù)字化；應(yīng)用
信息通信技術(shù)簡稱為ICT，是信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合而形成的一個(gè)新的概念和技術(shù)領(lǐng)域。ICT廣泛運(yùn)用，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供了技術(shù)支持，也為現(xiàn)代檔案事業(yè)帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。ICT是全面利用現(xiàn)代信息化手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合、處置、管理，從而更好地為社會(huì)提供服務(wù)的一種技術(shù)路徑。它體現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向以檔案信息為重點(diǎn)的工作理念，是從手工檢索轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)搜索的中間橋梁，是溝通本地查閱與異地調(diào)閱的推動(dòng)力量，是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建“智慧”平臺(tái)的重要渠道。面對(duì)信息通信技術(shù)迅猛的發(fā)展形勢(shì)，各單位只有不斷融入并加強(qiáng)研發(fā)和使用，提高檔案部門的軟硬件建設(shè)，才能提高檔案管理水平和工作能力。
一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論
1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序?yàn)榭蚣芎湍Ｐ汀Ｔ摾碚撜J(rèn)為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機(jī)體的成長階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長為青年（記錄使用和維護(hù)），進(jìn)入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當(dāng)前使用和最終的命運(yùn)，從產(chǎn)生到銷毀的全過程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價(jià)值不同，檔案會(huì)采取不同的保存期限，即壽命時(shí)間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內(nèi)外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關(guān)。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護(hù)、儲(chǔ)存、使用和處置等五種形式，形成一個(gè)完整的生命過程。同時(shí)在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個(gè)通過分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負(fù)面的評(píng)論。首先，批評(píng)者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無限期保留，因?yàn)橛谐掷m(xù)的價(jià)值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實(shí)文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實(shí)際使用的需要、價(jià)值的轉(zhuǎn)變，會(huì)發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復(fù)，生命形式可能會(huì)打亂。文檔好比貨幣，可儲(chǔ)存，也可重復(fù)循環(huán)使用，他們會(huì)產(chǎn)生恢復(fù)活動(dòng)期，使用與存檔可能會(huì)多次交替。生命周期模型不存在重復(fù)階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營宗旨和文檔保存文化等原因，專業(yè)視角之間檔案和記錄管理會(huì)發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評(píng)者也認(rèn)為，它過于集中記錄物理實(shí)體的操作任務(wù)，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲(chǔ)相關(guān)聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。
2.連續(xù)體理論與信息通信技術(shù)的引入。而文檔管理早在20世紀(jì)80年代已快速引入信息和通信技術(shù)（ICT），檔案管理進(jìn)入了一個(gè)全新的實(shí)踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱為連續(xù)體理論。該理論認(rèn)為，檔案和文檔管理責(zé)任之間沒有嚴(yán)格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權(quán)限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動(dòng)等待最終處理決定的文本。20世紀(jì)90年代通過LanMachean開發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學(xué)者指出，電子環(huán)境能達(dá)到單憑理論和基于紙張的方法所無法實(shí)現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對(duì)象從靜態(tài)到動(dòng)態(tài)，能融會(huì)貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個(gè)階段的管理責(zé)任。在連續(xù)體理論中，通過記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個(gè)文檔的壽命。文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動(dòng)力，同時(shí)檔案信息技術(shù)的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進(jìn)的技術(shù)條件。兩大模型的互補(bǔ)配合提供了一個(gè)積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢(shì)。它超越時(shí)間和空間，逐漸滿足企業(yè)、法律、社會(huì)、文化等需求管理。作為更為先進(jìn)的檔案管理辦法，通過現(xiàn)代模型構(gòu)建科學(xué)組織框架，對(duì)于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。
二、現(xiàn)代信息通信技術(shù)（ICT）應(yīng)用現(xiàn)狀
1.信息技術(shù)的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索與數(shù)字化趨勢(shì)。信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個(gè)端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫、編發(fā)電子郵件、遠(yuǎn)程檢索與構(gòu)建移動(dòng)通信平臺(tái)、管理ICT基礎(chǔ)設(shè)施信息系統(tǒng)等，通過多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機(jī)構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（IS）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實(shí)現(xiàn)無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對(duì)稱”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時(shí)，該系統(tǒng)是由多個(gè)電子文檔組織路線，以不同的部門和個(gè)人根據(jù)具體工作需求進(jìn)行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財(cái)務(wù)和人力資源方面的成本。雖然針對(duì)龐大數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)導(dǎo)致冗余，但它可以消除員工對(duì)大批量物理文檔的恐懼。在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施與目標(biāo)還是存在一定差距。這些差距和弱點(diǎn)與信息部門的推進(jìn)力度有關(guān)，也與檔案工作人員對(duì)新技術(shù)的運(yùn)用程度有關(guān)。尤其是研發(fā)和使用過程中未能解決數(shù)字檔案中的DRM數(shù)字版權(quán)管理，因此ICT技術(shù)的應(yīng)用實(shí)則依賴于基礎(chǔ)設(shè)施的存在，而相對(duì)高端設(shè)施的建設(shè)尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的運(yùn)用，QQ群、微信圈及電子商務(wù)建設(shè)的開展，各部門相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅最大限度地證明了信息和通信技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，而且也在不斷探索與實(shí)踐中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的功能推向優(yōu)化。
2.有效的檔案管理方式在實(shí)踐中改進(jìn)。在ICT的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲(chǔ)向眾多電子、計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理過渡。“云計(jì)算”的引入將全面豐富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準(zhǔn)度高、查詢靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢(shì)，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關(guān)鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲(chǔ)空間，利用電子方式查詢也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計(jì)算機(jī)中的檔案管理，以強(qiáng)大的存儲(chǔ)、檢索、訪問、使用功能，增強(qiáng)了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術(shù)的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風(fēng)險(xiǎn)。而在處理文件時(shí)人為的改寫、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會(huì)影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點(diǎn)并不會(huì)貶低信息與通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)已不能滿足人們復(fù)雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術(shù)所帶來的有效記錄管理。
三、當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下文檔運(yùn)用與服務(wù)
1.信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能。當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進(jìn)一步完善與提升了檔案信息服務(wù)中技術(shù)體系的應(yīng)用水平。信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，比如“云計(jì)算”文檔存儲(chǔ)功能與數(shù)字化對(duì)接，OA系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對(duì)接，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息咨詢、留言，電子政務(wù)與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶對(duì)話等推送與互動(dòng)功能。網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具具有集成化和開放性等特點(diǎn)。為了提供高速、快捷，不受地理、時(shí)空限制的服務(wù)，各種信息技術(shù)資源必須加以整合，才能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實(shí)際操作中，由于網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)體系的更新周期較長，服務(wù)還是以被動(dòng)的信息咨詢反饋為主，缺乏主動(dòng)的信息推送服務(wù)?？偟膩碚f，還是存在先進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)滯后、技術(shù)應(yīng)用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術(shù)的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和智能服務(wù)平臺(tái)的新生技術(shù)也是應(yīng)關(guān)注的方向。
2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運(yùn)用與服務(wù)的基本途徑。當(dāng)前信息技術(shù)下文檔運(yùn)用與服務(wù)，主要有兩大類方式。一類是對(duì)檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運(yùn)用專用設(shè)備進(jìn)行信息技術(shù)加工處理；另一類是對(duì)直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進(jìn)行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學(xué)合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動(dòng)實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案信息進(jìn)行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術(shù)利用的內(nèi)容，但是所有的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術(shù)展開。信息技術(shù)應(yīng)用成為實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運(yùn)用過程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細(xì)化、多樣化的特點(diǎn)，信息服務(wù)的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)、虛擬服務(wù)為主的電子高科技服務(wù)。當(dāng)前信息社會(huì)中，檔案信息服務(wù)更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務(wù)方式。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會(huì)形態(tài)的同時(shí)，也改變著人們的生活和學(xué)習(xí)面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務(wù)必須以用戶為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極開展信息推送、站點(diǎn)鏈接、網(wǎng)頁聚合等多功能服務(wù)。借助ICT的推動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
作者：王輝 單位：江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)
一、思維思路與服務(wù)理念的創(chuàng)新
第一，思維思路的創(chuàng)新。
檔案管理工作思維思路的轉(zhuǎn)變，首先需要檔案工作者創(chuàng)造性思維的概念轉(zhuǎn)變?？偨Y(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，解放束縛的思想，利用前瞻性思維實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，必須按照企業(yè)對(duì)檔案部門工作時(shí)間和實(shí)踐的要求，繼續(xù)深化檔案管理人員對(duì)檔案管理各種文件的認(rèn)識(shí)，時(shí)刻關(guān)注檔案工作出現(xiàn)的新形勢(shì)，把握好企業(yè)檔案工作未來的發(fā)展方向，在信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理中，檔案管理人員要有超越自我的勇氣和敢于挑戰(zhàn)權(quán)威的信心，做到檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)管理，使自己從檔案管理的新理論，新系統(tǒng)，新技術(shù)，新方法，新的服務(wù)和創(chuàng)新的理念中取得進(jìn)步，成為新時(shí)代創(chuàng)新型的檔案管理人才。
第二，樹立信息服務(wù)的概念。
在檔案管理工作中，要建立信息服務(wù)的概念，使信息系統(tǒng)廣泛得到應(yīng)用，形成有深度的、大量高品質(zhì)的電子文獻(xiàn)信息資源，讓更多的用戶群體使用信息系統(tǒng)，來進(jìn)行更廣泛的信息服務(wù)，這就要求檔案工作人員必須建立信息服務(wù)的概念。
進(jìn)行檔案管理工作的信息服務(wù)，就要專注于主動(dòng)服務(wù)。檔案部門對(duì)信息來源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想辦法，找不同的渠道去收集信息，還要對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行調(diào)查和了解，在得知他們的需求后進(jìn)行有針對(duì)性的規(guī)劃、設(shè)計(jì)不同層次的服務(wù)，形成電子文檔信息，便于資源的開發(fā)，加工，改造，并制作成信息產(chǎn)品和服務(wù)的計(jì)劃。公共信息系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)，要對(duì)文件和檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行充分的功能性考慮。目前在用戶使用信息的時(shí)候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、準(zhǔn)確的獲得信息。在全面調(diào)查信息需求的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建專題收集，篩選，加工信息，依靠先進(jìn)的技術(shù)，使用光盤進(jìn)行存儲(chǔ)，使用多媒體進(jìn)行宣傳，這樣就可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息產(chǎn)品的信息服務(wù)，也可以為用戶遠(yuǎn)程通信的使用要求，提供時(shí)間和空間的信息服務(wù)。
第三，創(chuàng)新服務(wù)的核心。
檔案管理工作創(chuàng)新服務(wù)的核心是創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容。這就需要在檔案服務(wù)的領(lǐng)域上、對(duì)象上、模式上、態(tài)度上、環(huán)境上、時(shí)間上都要隨著時(shí)間的推移去不斷創(chuàng)新。電子文件成為檔案室廣泛使用的一種新形式信息資源，增加了檔案室的檔案存儲(chǔ)性能和文件管理功能，新的檔案管理工作正從實(shí)體文件管理逐步轉(zhuǎn)化到傳輸文件的信息資源管理，這就需要在檔案管理中管理者積極增加應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的對(duì)象技術(shù)，增多通信技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。檔案工作要緊跟時(shí)代和改革發(fā)展的實(shí)際需要，為不同領(lǐng)域、不同層次的用戶進(jìn)行檔案管理服務(wù)，新時(shí)代對(duì)檔案管理要實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展的要求必須要緊抓創(chuàng)新服務(wù)的核心，依靠科技創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)，增加信息技術(shù)和設(shè)備投資，增強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)能力。
二、在檔案服務(wù)效率上創(chuàng)新
第一，建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務(wù)。新的檔案管理需要適應(yīng)新時(shí)展的需求，尤其是在很多企業(yè)都開通自己的網(wǎng)站進(jìn)行宣傳后，作為企業(yè)檔案管理部門也要在企業(yè)網(wǎng)站中建立自己的網(wǎng)頁，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)服務(wù)的需求。企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)在企業(yè)內(nèi)廣泛收集信息，盡快完成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在網(wǎng)頁上要進(jìn)行實(shí)時(shí)的管理，并設(shè)立電子文檔存儲(chǔ)區(qū)域，網(wǎng)頁的建立，可以使檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案信息資源的管理，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期企業(yè)檔案自動(dòng)化管理工作。
第二，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。企業(yè)檔案部門要利用新時(shí)代的信息化技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門大量信息收集的基礎(chǔ)上，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，使企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)、信息數(shù)據(jù)可以集中進(jìn)行管理，尤其是一些具有保密性質(zhì)的文件，檔案室可以采用光盤、硬盤等形式進(jìn)行保存，檔案管理部門在網(wǎng)頁上也可以提供限制性或非保密電子文檔的查詢、使用服務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息資源共享，提高文件的使用效率。
第三，電子文件的自動(dòng)上傳收集。單一的電子文檔的管理與收集，是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案收集不可忽視的問題。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理與收集，電子文檔的收集可以采用文件下載和上傳的形式，更快捷方便，正因?yàn)槿绱?，檔案部門可以改變傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，在網(wǎng)頁上創(chuàng)建的窗口里自動(dòng)上傳電子文檔，形成了檔案管理的快速收集和歸檔。
第四，開展在線服務(wù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案查閱與展覽、拷貝等必然要使用新的服務(wù)形式。傳統(tǒng)的檔案文件和檔案部門的紙質(zhì)檔案，特別是原始檔案，想進(jìn)行查閱與展覽、拷貝是很不方便的，但是電子信息的存在改變了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活環(huán)境，使人們更加注重通過信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的信息來及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得各種信息，這就要求信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的企業(yè)檔案管理要在服務(wù)上開展創(chuàng)新，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的在線服務(wù)，方便用戶信息查找的途徑。
第五，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著社會(huì)發(fā)展和人民群眾的檔案法律意識(shí)水平逐年增加，在這個(gè)階段，越來越多的企業(yè)已經(jīng)經(jīng)歷了重組、合并和轉(zhuǎn)移，工人需要保護(hù)自己的合法權(quán)益，并希望能夠更方便地了解政策信息，這些都需要企業(yè)的檔案部門進(jìn)行完善。
三、充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資源共享的創(chuàng)新
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文檔的廣泛使用，都對(duì)新時(shí)期企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)更加需要檔案管理部門提供各種信息，檔案部門也需要快速、廣泛的收集信息，這些都要求檔案管理工作必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，使檔案資源實(shí)現(xiàn)最大限度地共享。這就要求檔案工作者要改變傳統(tǒng)的檢索方法，逐步過渡到使用標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類和編目工作中，發(fā)展收集數(shù)據(jù)庫的功能，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的檔案信息資源共享。
第一，電子文件的自動(dòng)上傳收集。
信息網(wǎng)絡(luò)化使檔案信息的收集更加快速。新時(shí)代的檔案管理部門，可以在自己的網(wǎng)頁上設(shè)置自動(dòng)上傳電子文檔窗口，在網(wǎng)頁上創(chuàng)建檔案室，可以將新的檔案信息存檔到服務(wù)器里。這就需要一個(gè)新的信息化管理的系統(tǒng)，目前國內(nèi)外有很多相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的工作原理大致差不多，都是企業(yè)相關(guān)人員通過網(wǎng)站發(fā)送自己單位的非機(jī)密性文件的文本到企業(yè)的檔案室的網(wǎng)頁上，企業(yè)的檔案室通過信息系統(tǒng)進(jìn)行分類歸檔。這樣就可以省去發(fā)送檔案人員的時(shí)間，再需要檔案的時(shí)候也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢以及電子郵件和其他服務(wù)的方式，實(shí)現(xiàn)與檔案室的網(wǎng)上信息交流，使服務(wù)更快捷。檔案室對(duì)檔案的歸檔也可以采用光盤、硬盤、電子文檔、紙質(zhì)文檔等多種形式，保證檔案材料的真實(shí)性和保存價(jià)值。
第二，檔案信息開發(fā)創(chuàng)新發(fā)展。
檔案信息的開發(fā)和利用是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，好的檔案管理服務(wù)，是對(duì)企業(yè)管理的有效補(bǔ)充，檔案管理可以為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好檔案信息的開發(fā)和利用對(duì)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著重要的意義。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用更多的采用電子文檔的形式，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行的深層次的知識(shí)管理和發(fā)展，增加文件信息，促進(jìn)企業(yè)的每一名員工和決策者實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、知識(shí)交流，在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中促進(jìn)知識(shí)的重要性。
四、結(jié)語
1 概念界定
1.1 大數(shù)據(jù)的概念。大數(shù)據(jù)又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。“大數(shù)據(jù)”是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合，是基于云計(jì)算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，通過數(shù)據(jù)的整合共享，交叉復(fù)用，形成的智力資源和知識(shí)服務(wù)能力。
1.2 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)?！按髷?shù)據(jù)”的英文翻譯是“Big Data”，是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)成為核心的資產(chǎn)，對(duì)各行業(yè)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式形成挑戰(zhàn)，如果不能運(yùn)用大數(shù)據(jù)理解用戶需要并高效分析作出判斷，將對(duì)事業(yè)發(fā)展、行業(yè)決策、業(yè)務(wù)流程形成巨大的阻礙力量。一是數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）。當(dāng)前，典型個(gè)人計(jì)算機(jī)硬盤的容量為TB量級(jí)，而一些大企業(yè)的數(shù)據(jù)量已經(jīng)接近EB量級(jí)。二是數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數(shù)據(jù)被分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。除了以文本為主的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，包括網(wǎng)絡(luò)日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力提出了更高要求。三是價(jià)值密度低（Value）。如何通過強(qiáng)大的機(jī)器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價(jià)值“提純”成為目前大數(shù)據(jù)背景下亟待解決的難題。四是處理速度快（Velocity）。這是大數(shù)據(jù)區(qū)分于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘的最顯著特征。在如此海量的數(shù)據(jù)面前，處理數(shù)據(jù)的速度和效率就是行業(yè)的生命。
1.3 電子檔案的概念。電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案是具備數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多特征的數(shù)據(jù)集合。
1.4 電子檔案的建設(shè)目標(biāo)。一是以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。二是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來，形成與應(yīng)用無關(guān)的、不可更改的、能夠直接閱讀的、具有法律效力的文檔。一言概之，就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。
1.5 電子檔案建設(shè)環(huán)境的功能設(shè)計(jì)。理想中的電子檔案環(huán)境應(yīng)是為各類檔案提供統(tǒng)一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現(xiàn)、應(yīng)用的平臺(tái)。
1.5.1 統(tǒng)一電子檔案入口。能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，并保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和可追溯性。
1.5.2 對(duì)采集的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程管理與監(jiān)控。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程的后臺(tái)日志進(jìn)行記錄查詢等操作，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。
1.5.3 系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)檔案流程的自定義。使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。流程管理工具應(yīng)滿足自定義需求。當(dāng)電子檔案流程變化時(shí)，檔案員能夠自行通過平臺(tái)增加、刪除或修改流程。并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)，滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。
1.5.4 能夠功能拓展?jié)M足新業(yè)務(wù)加載需求。統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)搭建好后，并在其上加載常規(guī)檔案管理業(yè)務(wù)（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持多類別檔案的業(yè)務(wù)加載，檔案員根據(jù)新增工作需求，能夠使用平臺(tái)提供的工具，自行實(shí)現(xiàn)其他門類電子檔案（如，專題檔案、業(yè)務(wù)檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉(zhuǎn)換成通用格式，或?qū)⑾嚓P(guān)軟件一并收集，并注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
1.5.5 實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。規(guī)范的制度、工作程序、可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施、安全保密規(guī)定和防范對(duì)策是必要條件。一方面，應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的憑證性、依據(jù)性和法律價(jià)值。另一方面，要保證電子檔案封裝、傳輸過程，整理、歸檔過程，保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。從電子文件形成開始全流程對(duì)所有處理操作環(huán)節(jié)進(jìn)行登記記錄，保證處理過程透明公開合規(guī)。
1.5.6 實(shí)現(xiàn)靈活放權(quán)、方便管理。系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)檔案系統(tǒng)不同的程度、不同的保管期限劃定、不同的閱讀人群，適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。安全可靠、適時(shí)記錄的操作日志將是靈活放權(quán)的技術(shù)保障。
2 電子檔案建設(shè)的政策依據(jù)
2013年5月，河南省信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組印發(fā)了《2013年河南省信息化建設(shè)專項(xiàng)方案的通知》。通知要求：推進(jìn)數(shù)字圖書館、數(shù)字博物館、電子閱覽室等公益性文化信息化基礎(chǔ)設(shè)施共建、共享、共用。推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件中心建設(shè)，逐步建立檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化。
2012年12月25日，國家檔案局楊冬權(quán)局長在全國檔案局館長會(huì)議上的講話要求：加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案科技的驅(qū)動(dòng)力。各級(jí)檔案館、室都要把數(shù)字化作為主要業(yè)務(wù)，以數(shù)字化為龍頭，帶動(dòng)檔案信息化與檔案服務(wù)體系深度融合，從2013年開始搭建全國開放檔案與政府公開信息資源共享平臺(tái)，今后每年，每個(gè)省級(jí)副省級(jí)市檔案館要上傳2萬件以上的開放檔案全文。
河南省檔案局要求全省各級(jí)綜合檔案館加快數(shù)字化進(jìn)程，省檔案館每年完成70萬、各省轄市檔案館完成40萬頁，各縣（市、區(qū)）檔案館每年完成6萬頁的數(shù)字化掃描任務(wù)，到2020年實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)綜合檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字總量比2012年翻兩番的目標(biāo)，同時(shí)抓好新增檔案的雙載體接收。
在“寬帶中國”的信息戰(zhàn)略引導(dǎo)和“大數(shù)據(jù)”撲面而來的時(shí)代背景下，檔案信息化得到了前所未有的發(fā)展環(huán)境和載體支撐。如何順勢(shì)而上、乘勢(shì)而為，考驗(yàn)著檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、檔案專業(yè)技術(shù)人員的智慧和執(zhí)行力。良好的環(huán)境如何創(chuàng)造一流業(yè)績，如何在國家支持信息產(chǎn)業(yè)大發(fā)展的契機(jī)中完成檔案信息化的加速度發(fā)展？是各級(jí)檔案工作者不可掉以輕心的重大課題。
3 電子檔案建設(shè)的保障措施
3.1 建立以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系。各級(jí)檔案部門進(jìn)一步統(tǒng)一思想，凝聚力量，在“寬帶中國”的部署實(shí)施中，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案信息化推進(jìn)過程中的重大問題。積極與各級(jí)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務(wù)和民生信息化建設(shè)中，新技術(shù)研發(fā)、新成果推廣盡快應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)中，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化的新突破和新發(fā)展，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的交換與共享。
3.2 加大檔案信息化的資金投入。按照國家檔案局、河南省信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組要求，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極向財(cái)政部門反映，要求落實(shí)有關(guān)資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標(biāo)考核要求，出臺(tái)政策，強(qiáng)力推進(jìn)，為檔案信息化順利推進(jìn)創(chuàng)造條件。
3.3 嚴(yán)格信息化體系建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。建立各級(jí)數(shù)字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的、監(jiān)管、通報(bào)、防控一體化。按照公安部有關(guān)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)安全工作的要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指標(biāo)，啟用測(cè)評(píng)軟件，完善信息安全測(cè)評(píng)體系，制訂各級(jí)各單位的檔案信息化應(yīng)急預(yù)案，實(shí)施模擬演練，確保檔案信息化安全發(fā)展。認(rèn)真貫徹落實(shí)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，盡快出臺(tái)《數(shù)字檔案館評(píng)估指標(biāo)體系》，做好電子檔案接收與保存的試點(diǎn)工作。
3.4 了解“大數(shù)據(jù)”動(dòng)態(tài)，跟進(jìn)“大數(shù)據(jù)”腳步，用處理“大數(shù)據(jù)”的技術(shù)視野推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。越來越廣泛的信息應(yīng)用改變了各行各業(yè)決策的速率和準(zhǔn)確率。大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅數(shù)據(jù)量大，更新迅速，使用更具隨機(jī)性，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)異常復(fù)雜，80%以上都是諸如文本、視頻、音頻、郵件、圖片等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)格式之間互不兼容，給數(shù)據(jù)的提取、分析、應(yīng)用帶來很多困難。
