發(fā)布時(shí)間：2023-05-29 16:03:33
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子政務(wù)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現(xiàn)是伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國(guó)際上往往認(rèn)為從上個(gè)世紀(jì)60年代起，計(jì)算機(jī)就對(duì)電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開的倫敦國(guó)際檔案會(huì)議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國(guó)際檔案會(huì)議上，也相繼對(duì)電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。二十一世紀(jì)初，國(guó)家質(zhì)檢部門頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個(gè)特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對(duì)來(lái)說(shuō)沒有固定的存儲(chǔ)位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲(chǔ)環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行，所以對(duì)其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無(wú)論是電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，由于計(jì)算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對(duì)就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來(lái)了一定的現(xiàn)實(shí)問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計(jì)算機(jī)硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會(huì)給檔案管理帶來(lái)安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來(lái)，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開放、共享和自由特性，誰(shuí)都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、、瀏覽，就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。
二、解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問題的措施
針對(duì)上述問題，為了有效地防范電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，可以通過以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務(wù)檔案出現(xiàn)的越來(lái)越多，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實(shí)情況，加強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細(xì)歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問題。
三是健全電子政務(wù)檔案管理相關(guān)法規(guī)。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子政務(wù)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容條款，解決電子政務(wù)檔案管理法治環(huán)境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理的法律效力。
1進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境
電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進(jìn)，主客觀原因均有。各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門要積極主動(dòng)、敢于參與到本部門的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機(jī)關(guān)檔案管理融為一體獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，要樹立五個(gè)意識(shí)：一要樹立創(chuàng)新意識(shí)和前瞻意識(shí)，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計(jì)原則；二要樹立市場(chǎng)意識(shí)，根據(jù)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)未來(lái)信息市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)中的作用，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)；三要樹立公眾意識(shí)，堅(jiān)持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會(huì)、政府對(duì)信息資源的需求；四要樹立效益意識(shí)，必須以能獲得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為前提，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙提高；五要樹立國(guó)際接軌意識(shí)。“他山之石，可以攻玉”，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，推動(dòng)與世界各國(guó)聯(lián)通，盡早實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。
2創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一
要改變目前政府機(jī)關(guān)檔案部門被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機(jī)關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價(jià)值取向和流向。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢(shì)，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。
3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作行為
關(guān)鍵詞：政務(wù)檔案資源；管理；開發(fā)；電子政務(wù)建設(shè)
電子政務(wù)是通過對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)等進(jìn)行科學(xué)化應(yīng)用，并共同多種技術(shù)之間的協(xié)調(diào)配合，來(lái)實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化以及工作流程的規(guī)范化，在超越時(shí)間、空間等限制上，促進(jìn)高效、廉潔且公平的政府運(yùn)作模式的建立，從而更好的向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)且規(guī)范的管理與服務(wù)。政務(wù)檔案資源是政務(wù)工作中的重要內(nèi)容，因此將政務(wù)檔案資源積極融入到電子政務(wù)建設(shè)過程中，促進(jìn)政務(wù)檔案資源開發(fā)與管理的順利開展，對(duì)于提高政務(wù)檔案子資源的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值具有重要的作用。
1 政務(wù)檔案資源管理開發(fā)對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的重要影響
1.1 政務(wù)檔案資源的存在形式?jīng)Q定政務(wù)運(yùn)行效率
電子形式存在的政務(wù)檔案資源憑借現(xiàn)有信息技術(shù)，可以方便地進(jìn)行報(bào)表整理、圖形輸出等。利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以即時(shí)傳輸、采集、存儲(chǔ)、檢索和分析所有相關(guān)數(shù)據(jù)，快速把數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果、模型分析結(jié)果上報(bào)作為科學(xué)的決策依據(jù)，或?qū)崟r(shí)對(duì)外以提高政務(wù)的運(yùn)行效率。
1.2 政務(wù)檔案資源的管理制度決定電子政務(wù)建設(shè)的創(chuàng)新能力
從中國(guó)政府的管理與服務(wù)職能上來(lái)看，政務(wù)檔案資源管理的體制與政府組織機(jī)構(gòu)的劃分和業(yè)務(wù)內(nèi)容密切關(guān)聯(lián)，政務(wù)檔案資源的支配權(quán)與政府機(jī)構(gòu)權(quán)力劃分緊密結(jié)合，合理的權(quán)力劃分意味著政務(wù)檔案資源的合理分配。整合政務(wù)信息資源、建設(shè)政務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，必須打破政府部門之間對(duì)公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機(jī)構(gòu)之間、政府與企業(yè)、政府與個(gè)人之間信息資源的共享開放程度，共同對(duì)信息資源進(jìn)行開發(fā)、更新和維護(hù)。
1.3 政務(wù)檔案資源響應(yīng)速度決定政務(wù)服務(wù)滿意度
社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)滿意度的評(píng)價(jià)依據(jù)不僅包括政府的服務(wù)質(zhì)量，也包括與政府打交道所花費(fèi)的成本，如時(shí)間、精力等。電子政務(wù)的積極意義在于提高政府對(duì)企業(yè)和公眾的管理服務(wù)效率。合理的數(shù)據(jù)管理機(jī)制、數(shù)據(jù)管理信息化、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析結(jié)果等方而也間接影響政務(wù)服務(wù)滿意度。
2 電子政務(wù)建設(shè)環(huán)境下開展檔案資源管理與開發(fā)的有效方式
2.1 積極強(qiáng)化對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的認(rèn)知，自覺參與到電子政務(wù)建設(shè)中
現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一定程度上推動(dòng)了電子政務(wù)的發(fā)展，這就對(duì)政務(wù)檔案資源的管理與開發(fā)提出了更為嚴(yán)格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)中，是當(dāng)前電子政務(wù)建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，是檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，是加強(qiáng)電子政務(wù)信息資源管理，推進(jìn)政務(wù)系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要條件，對(duì)于檔案信息資源的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮存在著密切的聯(lián)系，有助于促進(jìn)檔案專業(yè)的自身發(fā)展。就實(shí)際情況來(lái)看，檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中，是檔案部門融入社會(huì)的重要機(jī)遇，是檔案部門實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的一個(gè)重要條件，若不能夠牢牢把握住機(jī)遇，就會(huì)拉大檔案專業(yè)與同時(shí)期的其他專業(yè)的差距，從而陷入到被動(dòng)處境當(dāng)中，對(duì)于未來(lái)發(fā)展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中，具有一定的緊迫性。與此同時(shí)，檔案信息是現(xiàn)代社會(huì)信息管理領(lǐng)域中的重要組成部分，檔案工作的性質(zhì)屬于信息管理，那么在電子政務(wù)信息資源的管理過程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中具有高度的可行性。
2.2 嚴(yán)格遵循電子檔案建設(shè)的規(guī)律，確保政務(wù)檔案資源管理開發(fā)的積極參與并善于參與到電子政務(wù)建設(shè)中
在電子政務(wù)建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極對(duì)政務(wù)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一性的規(guī)劃，嚴(yán)格按照國(guó)家辦公廳關(guān)于加強(qiáng)系統(tǒng)信息化建設(shè)的相關(guān)文件的精神內(nèi)涵來(lái)開展政務(wù)檔案資源的管理與開發(fā)工作，各地區(qū)檔案部門積極將檔案館納入到當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)總體規(guī)劃當(dāng)中。就宏觀層面來(lái)看，將檔案館納入到電子政務(wù)總體規(guī)劃中，能夠促進(jìn)黨委、政府部門機(jī)關(guān)文件的生成，并促進(jìn)電子檔案的形成，從而更好的為社會(huì)提供檔案信息資源服務(wù)。
在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)積極實(shí)現(xiàn)黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協(xié)調(diào)配合，積極加強(qiáng)對(duì)電子文件的生成以及流轉(zhuǎn)過程中的管理，促進(jìn)電子文件更加真實(shí)、完整的歸檔，從而保證政務(wù)檔案信息資源的準(zhǔn)確性和可靠性。就檔案資源開發(fā)與管理的實(shí)際情況來(lái)看，明確檔案部門在電子政務(wù)中的工作職責(zé)和工作位置并加以深化，能夠在積極推進(jìn)檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)上，為數(shù)字化檔案館的建立奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
當(dāng)前檔案資源的管理開發(fā)過程中面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何更好的實(shí)現(xiàn)與電子政務(wù)建設(shè)的同步改革和發(fā)展，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變并更新檔案資源的管理及開發(fā)理念，真正實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，加強(qiáng)職能改革，從而更好的為社會(huì)公眾服務(wù)。
2.3 創(chuàng)造條件，主動(dòng)服務(wù)
技術(shù)更新，改善基礎(chǔ)條件：參加并服務(wù)于電子政務(wù)需要一定的前期工作和物質(zhì)環(huán)境，因而有必要加緊進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)宇化檔案館建設(shè)。信息系統(tǒng)建設(shè)包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和紙質(zhì)檔案的數(shù)宇化工作。數(shù)宇檔案館建設(shè)則更為復(fù)雜，包括工作模式、流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，甚至包括責(zé)、權(quán)、運(yùn)行機(jī)制和經(jīng)費(fèi)等問題。
繼續(xù)教育，加快人才培養(yǎng)：電子政務(wù)工作的實(shí)施，需要大量的復(fù)合型技術(shù)人才，必須通過繼續(xù)教育培養(yǎng)人才和引進(jìn)技術(shù)人才并舉，以適應(yīng)不斷更新的新技術(shù)對(duì)人才的需求。
機(jī)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)費(fèi)支持：隨著電子政務(wù)體系建設(shè)的發(fā)展，檔案館有可能需要調(diào)整內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，以適應(yīng)黨委、政府有關(guān)部門的工作。同時(shí)，由于電子檔案管理需要電子系統(tǒng)環(huán)境支持，而且隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而不斷更新，電子政務(wù)系統(tǒng)往往會(huì)追求新技術(shù)的應(yīng)用，這有可能迫使檔案館更新設(shè)備，取得穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)支持。
科研工作為政務(wù)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)：由于電子政務(wù)工作是新事物，沒有經(jīng)驗(yàn)可循。因此，有必要依托有關(guān)科研單位和檔案館，有計(jì)劃、分步驟、系統(tǒng)地開展研究工作。特別是針對(duì)電子政務(wù)工作引發(fā)的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實(shí)的收集、整理，研究長(zhǎng)期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務(wù)等等。
結(jié)束語(yǔ)
就整體情況來(lái)看，在電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境下，積極加強(qiáng)檔案資源的管理與開發(fā)是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要課題，如何更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源管理開發(fā)的改革和跨越式發(fā)展，并保持與電子政務(wù)建設(shè)的高度同步，從而更好的為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士所面臨的一項(xiàng)重要客體，仍然有待積極進(jìn)行探索?！?/p>
參考文獻(xiàn)
[1]冉朝霞.電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用[J].檔案管理，2014.
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代、電子檔案、管理
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境。
一、電子政務(wù)建設(shè)的重要性
電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進(jìn)，主客觀原因均有。各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門要積極主動(dòng)、敢于參與到本部門的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機(jī)關(guān)檔案管理融為一體獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，推動(dòng)與世界各國(guó)聯(lián)通，盡早實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。
1、力求機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一
機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢(shì)，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。
2、整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作行為
我國(guó)的檔案法規(guī)對(duì)有關(guān)機(jī)關(guān)檔案工作的基本職能有明確規(guī)定，但由于受生產(chǎn)力發(fā)展的局限和傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，一些機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)歸檔紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案比較熟悉，管理也比較到位，而對(duì)不同載體的電子檔案以及近幾年派生出的與機(jī)關(guān)檔案管理有密切關(guān)系的新事物，如文件中心、政務(wù)中心、電子商務(wù)等相對(duì)陌生。因此，必須進(jìn)一步整合拓展機(jī)關(guān)檔案管理職能:
第一，要參與信息數(shù)字化的設(shè)計(jì)和對(duì)歸檔電子文件的檢測(cè)等工作。第二，要為本機(jī)關(guān)政務(wù)服務(wù)，也要為全局政務(wù)服務(wù)。第三，拓展服務(wù)范圍，借助電子政務(wù)建設(shè)的成果，全方位、高效率地開展政府機(jī)關(guān)自身和政府機(jī)關(guān)之間的管理。第四，必須按數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的要求規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理的行為。第五，要按電子政務(wù)的政府管理方式、行政流程原則，不斷改善檔案管理的運(yùn)作模式，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理的行為，使得公眾可以通過不同渠道獲取政府的信息與服務(wù)。
二、 電子檔案的優(yōu)勢(shì)：
與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn):
（1）文件記錄方式多樣，變化性大。
（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。
（3）電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。
（4）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。
（5）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。
（6）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。
（7）電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。
三、加強(qiáng)檔案工作者的保密認(rèn)識(shí)
檔案工作者更要注意保護(hù)他人的隱私，不能因好奇心或別有用心地把檔案中涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容泄露于眾，否則是極不道德的，也是違法的。這就要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員職業(yè)道德的規(guī)范和約束，強(qiáng)調(diào)對(duì)服務(wù)對(duì)象隱私的保護(hù)。
在檔案信息服務(wù)中保護(hù)隱私權(quán)的意義不僅在于維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，滿足公眾對(duì)社會(huì)信息公開化需要的同時(shí)保障其隱私權(quán)，而且在于為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的社會(huì)氛圍，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮。這就要求檔案部門在實(shí)際工作中，尤其在檔案信息服務(wù)過程中絕不能忽視或輕視隱私權(quán)的保護(hù)，在宣傳貫徹檔案立法，保證檔案信息服務(wù)工作沿著法制化的軌道健康發(fā)展的同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案信息隱私權(quán)保護(hù)方面的教育，提高檔案信息隱私權(quán)的保護(hù)意識(shí)，使檔案信息能夠健康、安全地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于我們的生活。
四、做好電子檔案管理的措施
1、要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)
首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
2、要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全
由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。
3、應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
4、 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍
在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。
一、當(dāng)前城建檔案管理模式的現(xiàn)狀與問題分析
城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作，無(wú)論是早期只能對(duì)館藏檔案進(jìn)行目錄管理的單機(jī)運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)，還是對(duì)城建檔案館內(nèi)各項(xiàng)工作和檔案資料進(jìn)行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動(dòng)化處理以及數(shù)字化檔案的初步要求，但它僅僅是實(shí)現(xiàn)了一些新技術(shù)的運(yùn)用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計(jì)算機(jī)技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行的，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。主要體現(xiàn)在：
（一）電子文件這一新型載體的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了的極大沖擊
20世紀(jì)90年代以來(lái)，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”“數(shù)字城市”建設(shè)日新月異，信息技術(shù)在行政機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)中，在城市規(guī)劃管理建設(shè)過程中廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了新型載體文件-電子文件，整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化?！半娮游募漠a(chǎn)生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，是近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，文書、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念”。
（二）電子政務(wù)的加快推行，對(duì)傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)
2002年初國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，決定把電子政務(wù)建設(shè)作為我國(guó)信息化工作的重點(diǎn)。隨著各級(jí)政府機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺(tái)，作為政務(wù)信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務(wù)的建設(shè)者、以及實(shí)際工作者共同關(guān)注。
2002年8月，國(guó)務(wù)院在部署全國(guó)政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)建設(shè)工作時(shí)，明確提出了加強(qiáng)“電子公文的歸檔”的工作任務(wù)，同年國(guó)家檔案局制定《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》強(qiáng)調(diào)檔案部門要積極參與電子政務(wù)建設(shè)，把電子公文歸檔管理作為電子政務(wù)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)納入其總體設(shè)計(jì)框架。
檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學(xué)的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實(shí)體”的狹小的實(shí)踐范圍，進(jìn)入到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實(shí)體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設(shè)記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現(xiàn)代檔案學(xué)理論，為我們實(shí)際工作提供了指導(dǎo)方向。
（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀，對(duì)改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求
城建檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會(huì)”，以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢(shì)，不會(huì)輕易退出歷史舞臺(tái)。同時(shí)電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會(huì)在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將。
現(xiàn)實(shí)與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應(yīng)新的需求，面對(duì)實(shí)體檔案、電子檔案并存，面對(duì)社會(huì)需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來(lái)面對(duì)的重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。從傳統(tǒng)的管理模式到檔案信息化管理是一場(chǎng)歷史性的轉(zhuǎn)變，是城建檔案部門發(fā)展的必由之路。
城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念，從對(duì)檔案館人員需求的多樣性，和變化性出發(fā)，培養(yǎng)一只高素質(zhì)人才隊(duì)伍。才能從更本上保證新的管理模式的順利實(shí)施。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理
從最近幾年社會(huì)的發(fā)展形式來(lái)看，信息化技術(shù)處速發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。不同的行業(yè)處于這種大環(huán)境之下認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，把這項(xiàng)技術(shù)廣泛的應(yīng)用到實(shí)踐中來(lái)，檔案管理行業(yè)也順應(yīng)時(shí)展，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。檔案在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中具有重要價(jià)值和作用，不論是企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)是否能夠正常運(yùn)行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國(guó)目前階段，檔案管理是發(fā)展過程中為不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在我國(guó)信息化發(fā)展過程中，電子政務(wù)所占地位越來(lái)越重要，為檔案管理信息化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。但是我們也要看到，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，這個(gè)過程是漫長(zhǎng)而艱難的，而且需要不斷的創(chuàng)新。
1分析現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展中的問題
1.1檔案管理的安全意識(shí)對(duì)其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙
不論處于哪個(gè)時(shí)期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時(shí)期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國(guó)社會(huì)同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。
1.2目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化
客觀的看待我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個(gè)方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國(guó)政府部門的情況來(lái)看，對(duì)于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時(shí)所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。②從具體情況來(lái)看，政府級(jí)別不同或者部門不同，對(duì)于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。③我們所處的時(shí)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動(dòng)態(tài)變化之中，這對(duì)系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時(shí)效性較強(qiáng)，如果失去時(shí)效性將會(huì)不利于平臺(tái)的建設(shè)。
1.3檔案管理應(yīng)對(duì)電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)
電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期，從其內(nèi)容來(lái)看復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代性。但要認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)并非獨(dú)立存在，而是與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面的問題：①安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。②建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。
2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑
2.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)
為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢。
2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化管理手段
為了使檔案信息化應(yīng)用達(dá)到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要認(rèn)識(shí)到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動(dòng)提供資源信息，檔案信息管理向著科技術(shù)和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價(jià)值的信息內(nèi)容提供給社會(huì)。還要注意的是企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，要把電子軟件應(yīng)用于其中，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理的安全性和使用的有效性。
2.3根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革
由于社會(huì)的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動(dòng)態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對(duì)管理人員提出更高的要求，要順應(yīng)時(shí)代的變化和要求，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等服務(wù)。在部門機(jī)構(gòu)創(chuàng)新改革過程中，要處理好人員調(diào)整的問題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺(tái)，使檔案管理工作人員能夠利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動(dòng)作用，從發(fā)展的角度來(lái)看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺(tái)階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。
參考文獻(xiàn)
[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，14（5）：115-116.
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，在這種形勢(shì)背景下，電子政務(wù)逐漸取代了傳統(tǒng)的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的發(fā)展成果。電子文件大量產(chǎn)生，這給檔案工作帶來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇，也使其面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?？梢哉f(shuō)，電子政務(wù)對(duì)檔案工作的影響不僅僅體現(xiàn)在載體改變方面，還涉及工作觀念、工作模式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的改變。充分借助電子政務(wù)這個(gè)良好契機(jī)推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。
2電子政務(wù)給檔案工作帶來(lái)的積極影響
2.1對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的積極影響
在電子中勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件的儲(chǔ)存、運(yùn)行、傳遞和使用方式都與紙質(zhì)文件有著很大的區(qū)別，電子文件的采集、鑒別、整理和保管方式也與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著一定的差異性。從收集角度而言，電子檔案的收集工作瞬間即可完成；從整理角度而言，電子政務(wù)語(yǔ)境下的檔案整理工作可以多路徑、高效率地完成；從鑒別角度而言，電子政務(wù)文件在歸檔的同時(shí)也要進(jìn)行細(xì)致鑒定。這一切變化都使得檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)入新的發(fā)展歷程，使傳統(tǒng)工作模式發(fā)生根本改變。
2．2對(duì)檔案信息處理方式的影響
電子政務(wù)尚未實(shí)施以前，各類政務(wù)文件浩如煙海、泛濫成災(zāi)，檔案室承受著巨大的保存文件與載體介質(zhì)的壓力。但是電子政務(wù)辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷普及，為檔案部門辦公自動(dòng)化技術(shù)的運(yùn)用帶來(lái)了良好的機(jī)遇。各部門在辦公過程中產(chǎn)生的政務(wù)文件可以與計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)有機(jī)結(jié)合。信息用戶只需要在相關(guān)操作界面上點(diǎn)擊鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)獲得所需要的信息。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，政務(wù)文件的形成中可參雜多種信息媒體技術(shù)，滿足不同使用者的需求。
2．3對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的影響
鑒于電子政務(wù)涉及到政府部門的政務(wù)核心，所以針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是必需的。這樣一來(lái)，各種系統(tǒng)方能在信息平臺(tái)中有序運(yùn)作，使得資源共享更加便捷。同時(shí)，由于電子政務(wù)當(dāng)中所使用的傳輸格式和數(shù)據(jù)格式都是標(biāo)準(zhǔn)化的，還能根據(jù)原有的數(shù)據(jù)和信息增加新的功能模塊，所以電子政務(wù)的不斷推行，可以對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)起到推波助瀾的作用，使得檔案部門的檔案工作擁有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，從檔案形成、收集再到儲(chǔ)存、利用，都有章可循，有據(jù)可依。
3電子政務(wù)給檔案工作帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)
電子政務(wù)給檔案工作帶來(lái)良好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使其面臨著一系列挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
3.1意識(shí)問題
毫無(wú)疑問，電子政務(wù)的發(fā)展不可能一蹴而就，在此形勢(shì)背景下形成的檔案管理信息化也是不斷發(fā)展的。所以檔案工作者必須意識(shí)到，在電子政務(wù)環(huán)境下進(jìn)行檔案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作戰(zhàn)”的心態(tài)。
3.2管理問題
在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案基本采取集中統(tǒng)一管理的方式，但是電子檔案的管理模式還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，雖然檔案工作者做了諸多探索，但是與實(shí)際要求還存在一些距離。
3．3法律問題
檔案的法律約束性主要體現(xiàn)于它的原始性和真實(shí)性，但是電子檔案的可更改性、內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子檔案在生成與傳播過程中存在一些不利因素，給鑒定文件的真實(shí)性帶來(lái)一定困難。綜上所述不難發(fā)現(xiàn)，電子政務(wù)對(duì)檔案工作的影響是一把雙刃劍。需要檔案工作者理性看待電子政務(wù)的發(fā)展，抓住有利契機(jī)促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。
4發(fā)揮電子政務(wù)對(duì)檔案工作積極影響的對(duì)策
4.1大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
在電子政務(wù)時(shí)代中，檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)至關(guān)重要，對(duì)電子政務(wù)的實(shí)施效果起著重要作用。有鑒于此，檔案部門要抓住電子政務(wù)的發(fā)展契機(jī)，大力推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)于電子文件的歸檔與管理，要使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從電子文件的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，必須制定和完善具體的管理辦法、實(shí)施細(xì)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。使得電子檔案走上規(guī)范化管理的道理，使檔案工作有據(jù)可依。
4.2提升檔案工作服務(wù)社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)力
在電子政務(wù)環(huán)境下，部門與部門之間的距離越來(lái)越小，各部門產(chǎn)生的電子檔案應(yīng)該積極發(fā)揮為社會(huì)服務(wù)的能力。誠(chéng)然，檔案工作是一項(xiàng)公益性事業(yè)，其存在的價(jià)值就是便于社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息資源的利用，多方面滿足社會(huì)需求，使檔案使用者能夠足不出戶就能在網(wǎng)絡(luò)終端上查詢、使用在權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源。檔案部門可以通過開展信息溝通、決策咨詢、技術(shù)服務(wù)等活動(dòng)，積極促進(jìn)政府與社會(huì)之間的知識(shí)流動(dòng)，加強(qiáng)技術(shù)轉(zhuǎn)移，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為社會(huì)進(jìn)步做貢獻(xiàn)。還可以舉辦主題展覽、成立教育基地等方式，發(fā)揮檔案館的教育、文化功能，使得檔案館的信息服務(wù)走向開放化，發(fā)揮在電子政務(wù)環(huán)境下的積極作用。
4.3采取措施確保檔案信息安全
檔案部門要貫徹落實(shí)檔案信息安全保護(hù)機(jī)制，在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)軟件和加工數(shù)據(jù)的過程中，高度重視檔案信息安全問題，配置獲得國(guó)家保密局認(rèn)可的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。在系統(tǒng)集成過程中，要選擇獲得國(guó)家保密局頒發(fā)的《涉及國(guó)家秘密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成資質(zhì)》證書的廠商進(jìn)行承建。還要對(duì)檔案信息安全進(jìn)行定期檢查，遏制不安全因素，保護(hù)檔案信息不受自然和人為有害因素的侵襲。比如在網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面，要采取漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件等技術(shù)；在軟件安全保護(hù)方面，要采取防動(dòng)態(tài)跟蹤、防靜態(tài)分析、防拷貝加密等技術(shù)；在數(shù)據(jù)安全保護(hù)方面，要采取數(shù)據(jù)加密、壓縮、備份等技術(shù)。
4．4加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的能力建設(shè)
在電子政務(wù)視域下，檔案部門要高度重視人才培養(yǎng)質(zhì)量，這樣才能從容應(yīng)對(duì)電子政務(wù)環(huán)境對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)。一方面，促使工作人員樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，安排他們參加繼續(xù)教育培訓(xùn)活動(dòng)，使他們接受新理念、新方法。另一方面，在內(nèi)容方面，要對(duì)工作人員加強(qiáng)新設(shè)備、新技術(shù)和新方法的培訓(xùn)，對(duì)工作人員重點(diǎn)培訓(xùn)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，比如檔案管理軟件應(yīng)用知識(shí)、文字處理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等。
4.5加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作
1檔案查閱者的實(shí)踐操作
1.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
1.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘：申請(qǐng)歸檔’和申請(qǐng)記錄查看”。
1.2.1歸檔申請(qǐng)。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請(qǐng)頁(yè)面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁(yè)面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請(qǐng)時(shí)間、文檔名稱、文件格式、文件密級(jí)等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請(qǐng)歸檔操作。
1.2.2查看申請(qǐng)記錄。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請(qǐng)歸檔的記錄信息的頁(yè)面，檔案查詢者可以在“申請(qǐng)檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時(shí)，也可以在頁(yè)面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請(qǐng)查詢
1.3.1申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)查詢”，進(jìn)入查詢頁(yè)面。查詢者在查詢申請(qǐng)?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請(qǐng)信息(如申請(qǐng)人、查詢方式、申請(qǐng)組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕完成申請(qǐng)查詢的操作。
1.3.2申請(qǐng)記
錄查看。點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請(qǐng)查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級(jí)、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。
2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作
2.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
2.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”，進(jìn)入審核中請(qǐng)歸檔記錄頁(yè)面。此時(shí)，頁(yè)面加載的是所有申請(qǐng)記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來(lái)查詢申請(qǐng)記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁(yè)面，如檔案管理員可以看到申請(qǐng)記錄的相關(guān)信息，如申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過申請(qǐng)”、“拒絕申請(qǐng)”的審核操作。
2.2.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁(yè)面顯示的是所有申請(qǐng)歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。
2.3檔案申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)查詢”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁(yè)面顯示的是所有在審核的申請(qǐng)查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁(yè)面。在審核頁(yè)面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請(qǐng)的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請(qǐng)”或者足“拒絕中請(qǐng)”進(jìn)行處理。
2.3.2申請(qǐng)記錄查看。
具體操作與上述“申請(qǐng)記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請(qǐng)查閱檔案申請(qǐng)記錄。
2.4檔案申請(qǐng)銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)銷毀”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請(qǐng)”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.4.1銷毀申請(qǐng)。
選擇“銷毀申請(qǐng)”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請(qǐng)銷毀頁(yè)面。進(jìn)入頁(yè)面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請(qǐng)歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請(qǐng)銷毀”，進(jìn)入到申請(qǐng)銷毀頁(yè)面，檔案管理員填寫申請(qǐng)銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請(qǐng)銷毀。
2.4.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請(qǐng)記錄查看”頁(yè)面，該頁(yè)面顯示的是檔案管理員所有的申請(qǐng)銷毀記錄。
3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺(tái)系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁(yè)面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。
3.1.1查看。
點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會(huì)在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。
3.1.3刪除：
管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要?jiǎng)h除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請(qǐng)歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請(qǐng)歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要?jiǎng)h除記錄。
3.2.1查看檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請(qǐng)歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄管理”進(jìn)入申請(qǐng)記錄管理頁(yè)面，頁(yè)面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
選擇要?jiǎng)h除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。
3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。
此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對(duì)檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級(jí)、檔案密級(jí)、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級(jí)管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級(jí)哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的等級(jí)進(jìn)行添加和刪除操作。
參考文獻(xiàn)
[1]張?jiān)?高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.
