發(fā)布時(shí)間：2023-05-29 16:03:38
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財(cái)務(wù)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。目前的狀況總的來說對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍不夠，往往是用到的時(shí)候強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，過后又忽略了，檔案管理工作經(jīng)常給別的工作讓位。殊不知有些資料具有原始性和不可替代性，如果當(dāng)時(shí)不及時(shí)收集整理，或保管不善，一旦遭破壞，事后是無法彌補(bǔ)的。因此各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)要始終關(guān)注檔案管理工作，并親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，常抓不懈，保持一貫性和持久性，同時(shí)在人員編制和設(shè)施配備方面給予適當(dāng)傾斜，為更好地開展檔案管理提供條件。企業(yè)根據(jù)國(guó)家法規(guī)制定企業(yè)檔案管理制度和檔案管理人員工作職責(zé)，使檔案管理工作有章可循，責(zé)任明確，便于操作，進(jìn)一步做到檔案管理規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化。作為檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《保密法》及其他相關(guān)政策法規(guī)，接受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)，樹立和增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)，杜絕檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要的狀況出現(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。
第二，提高業(yè)務(wù)能力，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應(yīng)是業(yè)務(wù)多面手，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。一名優(yōu)秀的檔案工作人員，應(yīng)該知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)精湛、經(jīng)驗(yàn)豐富、道德品質(zhì)高尚、敬業(yè)愛崗，要有強(qiáng)烈的求知欲望和創(chuàng)新精神。因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)造就一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理隊(duì)伍。崗位培訓(xùn)是提高會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的有效途徑，定期舉辦會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)和崗位操作技能，使會(huì)計(jì)檔案管理人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能。在加強(qiáng)政治思想教育的同時(shí)，必須要求檔案員真正做到業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍、兢兢業(yè)業(yè)、服務(wù)企業(yè)。同時(shí)，各職能部門也確定一名兼職檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證企業(yè)的各種檔案資料齊全完整。
第三，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，提高管理水平和工作效率。會(huì)計(jì)電子檔案是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，促使檔案管理工作信息化程度越來越高，采用計(jì)算機(jī)操作也越來越多，電子文件歸檔與管理中新問題將不斷出現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須認(rèn)真研究新情況，不斷學(xué)習(xí)接受新事物，采用先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理方法和技術(shù)成果，解決電子檔案歸集、保密、保存等問題。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護(hù)、收集整理、歸檔，到保管、開發(fā)利用、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)都有完善的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制。各崗位之間職責(zé)分明，相互間有一定的制約、監(jiān)督作用，采取不相容職責(zé)相分離的措施。采用多種技術(shù)，通過權(quán)限設(shè)置、加密、防寫處理等措施，防止隨意進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝，確保電子檔案的安全。會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)浞莺突謴?fù)是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施，管理人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行雙備份或多備份，并分地點(diǎn)保管，定期對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行檢測(cè)，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。歸集整理會(huì)計(jì)電子檔案要注意同時(shí)收集技術(shù)文檔，保證用戶對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作利用。采用全過程實(shí)時(shí)記錄系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行跟蹤記錄，對(duì)所有進(jìn)入系統(tǒng)的人員都有所監(jiān)督，同時(shí)系統(tǒng)日志文件以文本的形式記錄下財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時(shí)間，對(duì)保護(hù)會(huì)計(jì)電子檔案有重要價(jià)值，應(yīng)加強(qiáng)管理。
在信息化背景下，高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中的信息化建設(shè)能夠有效提高高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時(shí)，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)具有整體性與全局性特點(diǎn)的工作，要求高校能夠以推動(dòng)高校整體發(fā)展為視角來對(duì)高校財(cái)務(wù)管理工作開展科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過構(gòu)建高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度來為高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當(dāng)前眾多高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標(biāo)有待明確的問題，針對(duì)這些問題，高校需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)單位職責(zé)進(jìn)行明確，并確立高校檔案管理單位與財(cái)務(wù)單位在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的地位與作用，其中高校財(cái)務(wù)管理部門需要有序的開展財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財(cái)務(wù)管理部門密切配合以做好高校財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。其他相關(guān)的高校部門也應(yīng)當(dāng)積極參與，通過配合高校財(cái)務(wù)管理部門與檔案管理部門來做好財(cái)務(wù)檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上通過聯(lián)系實(shí)際、積極探索來對(duì)相關(guān)制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離制度、財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)制度與監(jiān)控制度等。
（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下，高校財(cái)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對(duì)與財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等。只有在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中具有一些具備較強(qiáng)信息處理能力、較大存儲(chǔ)功能的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機(jī)、使用具有較高安全性特點(diǎn)的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺(tái)。同時(shí)，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺(tái)，其中包括財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺(tái)以及軟件平臺(tái)的搭建中，高校要重視實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時(shí)要以高校財(cái)務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來對(duì)軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的開展，這是推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過程中做到及時(shí)與規(guī)范。在對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對(duì)具有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，財(cái)務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財(cái)務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識(shí)別與存儲(chǔ)。同時(shí)有必要對(duì)高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因?yàn)槿绱耍诟咝ｉ_發(fā)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個(gè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財(cái)務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，同時(shí)為財(cái)務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù)，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來為財(cái)務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù)，從而確保高校財(cái)務(wù)檔案信息在推動(dòng)高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
（四）高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)
1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國(guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財(cái)務(wù)管理的問題及解析
(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案管理；現(xiàn)狀
一、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀審視
（1）認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人并沒有從根本上認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性，覺得無關(guān)緊要，在潛意識(shí)中存在應(yīng)付思想。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的認(rèn)知觀念無形中會(huì)影響著干部職工對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的態(tài)度，同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案工作出現(xiàn)人員缺少、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊等不利局面，在很大程度上制約了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案工作的有效發(fā)展。（2）財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全，落實(shí)不到位。一般來說，大多數(shù)醫(yī)院都比較重視內(nèi)部管理制度的建設(shè)，建立了較為完備的醫(yī)院管理制度體系，但涉及財(cái)務(wù)檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財(cái)務(wù)檔案管理制度，使得醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理松散無序，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。（3）財(cái)務(wù)檔案沒有配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。許多醫(yī)院沒有設(shè)置專職人員管理財(cái)務(wù)檔案，由會(huì)計(jì)人員兼管的現(xiàn)象較為普遍，會(huì)計(jì)人員雖然熟悉會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，但大多未經(jīng)檔案專業(yè)知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，容易導(dǎo)致整理出的財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，難以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，不符合檔案管理的要求，更談不上進(jìn)行科學(xué)化的管理。財(cái)務(wù)檔案管理人才素質(zhì)不高成為制約醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。（4）經(jīng)費(fèi)投入少，管理落后。財(cái)務(wù)檔案管理不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，由于經(jīng)費(fèi)不足，財(cái)務(wù)檔案管理部門無法購(gòu)置好的硬軟件，設(shè)備得不到及時(shí)的更新。這也造成了目前部分醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段運(yùn)用很少。這種管理很難適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，財(cái)務(wù)檔案管理難為醫(yī)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動(dòng)服務(wù)。（5）財(cái)務(wù)檔案開發(fā)利用率低。財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)史料，目前財(cái)務(wù)檔案部門的管理職能僅停留在收集保管與提供簡(jiǎn)單利用方面，而對(duì)于檔案的開發(fā)利用幾乎沒有展開，難以真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，這直接影響了人們對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，不利于財(cái)務(wù)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國(guó)家財(cái)務(wù)部門對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號(hào)召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家財(cái)務(wù)部門的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財(cái)務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來，隨著我國(guó)高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)來快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來看，部分高校財(cái)務(wù)部門并沒有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎(jiǎng)懲制度來調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會(huì)計(jì)檔案管理的專職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案?jìng)浞菽軌蜓娱L(zhǎng)檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。
參考文獻(xiàn)：
[1]黃萍.關(guān)于高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)的探討[J].文存閱刊，2019
[2]胡苗.從內(nèi)部控制視角談高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019
[3]王利榮.淺析高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].內(nèi)蒙古師大學(xué)報(bào)(哲社漢文版)，2018
[4]周愛蘭.從內(nèi)部控制視角談高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)[J].智庫時(shí)代，2018
[5]張紫蓓.完善會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制制度策略分析[J].卷宗，2016
[6]黃金玲.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2020
[7]張小光.淺談高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].卷宗，2019
[8]孔莉.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制制度建設(shè)分析[J].中國(guó)新通信，2020
[9]卿春莉.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存在的問題及其解決思路探討[J].現(xiàn)代交際，2020
[10]馬明欣.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用分析[J].納稅，2020
[11]孔利娟.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)探究[J].卷宗，2020
［關(guān)鍵詞］ 高等學(xué)校； 財(cái)務(wù)檔案； 信息化建設(shè)； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號(hào)］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國(guó)目前高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。
1 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲(chǔ)存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲(chǔ)存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。那么，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下3點(diǎn)。
1．1 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程
全面有效地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，我們需要從兩方面逐步進(jìn)行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個(gè)方面著手：① 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
1．2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實(shí)施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，為使用者管理和運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各項(xiàng)資源的程序帶來一定的方便和效率，而應(yīng)用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應(yīng)用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。
1．3 加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時(shí)所需要的技術(shù)支持。對(duì)于未來設(shè)備的升級(jí)和前后的銜接應(yīng)當(dāng)充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，將空間和余量提前留好。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，針對(duì)信息保密工作和資源共享工作需要全面地進(jìn)行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進(jìn)一步加以健全完善，正確地認(rèn)識(shí)到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的高效利用。
2 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
2．1 建設(shè)目標(biāo)不夠明確
目前我國(guó)還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)于此項(xiàng)建設(shè)在行動(dòng)上還略顯滯后遲緩。高校財(cái)務(wù)檔案的管理工作，需要學(xué)校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上學(xué)校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個(gè)明確目標(biāo)。
2．2 隊(duì)伍整體素質(zhì)不高
我國(guó)高校從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財(cái)務(wù)檔案管理信息化知識(shí)技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個(gè)主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對(duì)于檔案管理工作在思想上的認(rèn)識(shí)比較簡(jiǎn)單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；②沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員前瞻意識(shí)不強(qiáng)；③雖然有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺(tái)過，但是在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中沒有實(shí)際運(yùn)用。因?yàn)槿魏我凰咝Ｔ谶M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候都是從零開始，從無到有的一個(gè)過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)范例，在建設(shè)實(shí)施的時(shí)候會(huì)遇到很多麻煩。所以，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細(xì)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實(shí)施中遇到更多的困難。
3 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略
3．1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
高校管理人員需要在思想上深刻認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，財(cái)務(wù)檔案管理工作在具體的實(shí)施過程中需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力的支持推動(dòng)，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要及時(shí)地更新檔案管理理念和樹立科學(xué)的管理觀念，對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性要充分地加以認(rèn)識(shí)，在信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財(cái)務(wù)檔案管理信息化納入到工作計(jì)劃當(dāng)中，并進(jìn)行考核評(píng)估。
3．2 提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識(shí)技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識(shí)技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對(duì)于知識(shí)的更新以及技能培訓(xùn)的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學(xué)合理的配置形式，最終形成多層次復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，從而全面推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。
3．3 提高財(cái)務(wù)檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強(qiáng)度可以得到有效的緩解，而且對(duì)于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強(qiáng)；②可以向?qū)?yīng)群體提供遠(yuǎn)程公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，還可以開展利用電子郵件對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠更加快捷方便地進(jìn)行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將人力和財(cái)力資源進(jìn)行有效的整合，全面有效地提升財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。
3．4 建立健全高校財(cái)務(wù)檔案管理制度
安全是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中最為重要的內(nèi)容之一，對(duì)于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進(jìn)行檔案資源利用，利用當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)除保密信息外的財(cái)務(wù)信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財(cái)務(wù)檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實(shí)施。
主要參考文獻(xiàn)
［1］ 侯賢祥． 高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對(duì)策略［J］． 財(cái)會(huì)研究，2011（10）．
［2］ 郭生華． 高校檔案的信息化建設(shè)與服務(wù)管理功能的關(guān)系初探［J］． 青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2010（5）．
［3］ 王顥． 強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)的策略分析［J］． 南京審計(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（4）．
［4］ 劉迎春． 完善高校財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)設(shè)想［J］． 廣西民族學(xué)院學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2004（S2）．
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率
所謂的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料(指合同、養(yǎng)老金繳納清冊(cè)、工資冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、原始始票據(jù)存檔等)所形成的資料，是一個(gè)單位收入、支出的重要憑證。事業(yè)單位是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)獲取利潤(rùn)，而是提供公共服務(wù)，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強(qiáng)硬的賬務(wù)隊(duì)伍和可行的實(shí)施辦法。
一、目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在幾個(gè)問題
(一)制度的不健全勢(shì)必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會(huì)計(jì)檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。(二)正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會(huì)計(jì)檔案人員大多由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)；其次，沒有專門的會(huì)計(jì)檔案庫房，所謂的會(huì)計(jì)檔案只是一摞摞裝入箱子的會(huì)計(jì)憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。(三)會(huì)計(jì)電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會(huì)計(jì)運(yùn)用在會(huì)計(jì)檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。(四)單位從上到下對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。
二、針對(duì)財(cái)務(wù)檔案中存在的幾個(gè)問題，提出如下建議
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案、電算化、檔案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
引言
隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，手工會(huì)計(jì)下所采用的檔案管理辦法己不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策。
一、會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)分析
在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。
各級(jí)企事業(yè)一單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范田和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
2、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
3、會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
4、電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
5、電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和質(zhì)量。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案工作策略探討
1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，實(shí)行電子簽單制度，建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制等，保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、收集好會(huì)計(jì)檔案
財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷傳與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。
3、做好檔案的管理與保存
在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，貼上保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。
4、做好檔案的整理和利用
在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。
三、電算化會(huì)計(jì)下檔案管理注意事項(xiàng)分析
1、注意做好備份工作
備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所；雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、重視計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件維護(hù)
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行，將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)人損失。
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)攤個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范。
3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)最如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，都是不行的。因此，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻，隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問:采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)各故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜}H財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
參考文獻(xiàn)
