發(fā)布時(shí)間：2023-06-12 16:02:09
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的專業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一檔案管理專業(yè)教學(xué)存在的問題
檔案管理專業(yè)是高職院校文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養(yǎng)的文秘人員，是直接服務(wù)于社會(huì)的專業(yè)人員。目前社會(huì)需要文秘人員的單位既有黨政機(jī)關(guān)、大型企業(yè)，也有小型企業(yè)。在一些小型企業(yè)，文秘常常身兼數(shù)職，既是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，又是檔案管理者。而小型企業(yè)的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)部資料，又有相關(guān)人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規(guī)律、性質(zhì)和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點(diǎn)，就必須要在“檔案管理專業(yè)”中學(xué)好這門課。目前，我國(guó)的檔案管理專業(yè)在教學(xué)中還存在一些問題，阻礙著該專業(yè)的發(fā)展。首先，在教學(xué)方式上，目前的檔案管理教學(xué)還存在著填鴨式的教學(xué)方式。教師在講課時(shí)，只注重理論傳授，缺少與學(xué)生的互動(dòng)。更缺少學(xué)生的參與。檔案管理本來就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細(xì)心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學(xué)中如果用枯燥的方式進(jìn)行講授，很難使學(xué)生產(chǎn)生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業(yè)教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學(xué)的目標(biāo)是偏重于實(shí)用性，學(xué)生掌握了相關(guān)技能，就要馬上投入到工作實(shí)踐中。這樣的教材就和生活嚴(yán)重背離。理論性的教材內(nèi)容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學(xué)生很難掌握。并且這些概念性知識(shí)在以后的實(shí)際工作中，并沒有多少使用價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)的普及，當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點(diǎn)在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案管理已經(jīng)成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒有體現(xiàn)這一點(diǎn)。第三個(gè)問題是課程設(shè)置問題，目前的檔案管理課程偏重于理論學(xué)習(xí)，輕視了手工操作。檔案管理是個(gè)細(xì)心加耐心的復(fù)雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進(jìn)行訓(xùn)練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實(shí)際操作為主。如果只重視理論，將來學(xué)生走上工作崗位就會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。第四個(gè)問題是教師存在的問題，目前檔案管理專業(yè)的教師，大多數(shù)是文檔一體化之前的教師，他們對(duì)于這種與電腦相關(guān)的檔案管理黑沒有完全適應(yīng)，因此在教學(xué)中也不能將這種新操作方式傳給學(xué)生。一些學(xué)生常常在學(xué)校學(xué)不到這類知識(shí)，還是在實(shí)習(xí)階段自己通過實(shí)習(xí)，向從事這門技術(shù)的專業(yè)人員學(xué)來的。
二檔案管理專業(yè)改革的途徑探索
檔案管理專業(yè)的教學(xué)改革要從以下幾個(gè)方面做起。
（一）改善教學(xué)方式
進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國(guó)各行各業(yè)都重視對(duì)專業(yè)人才的使用。過去，一些小型企業(yè)的文秘工作，一般都是找個(gè)中學(xué)生來代替，或者是家族企業(yè)的家屬擔(dān)任。但進(jìn)入新世紀(jì)以來，企業(yè)管理越來越專業(yè)化，小型企業(yè)和家族企業(yè)也步入正規(guī)化。因此文秘人員的市場(chǎng)需求也越來越大，在教學(xué)方式方面，要將實(shí)用型人才的培養(yǎng)放在首位，而實(shí)用性就是要強(qiáng)調(diào)學(xué)生的動(dòng)手能力。在教學(xué)檔案管理這門課程時(shí)，要強(qiáng)調(diào)檔案的重要性。像我國(guó)目前就有很多與檔案有關(guān)的電視節(jié)目，如《國(guó)寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關(guān)，可以將這些內(nèi)容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學(xué)生明白檔案管理的重要性。在教學(xué)課程中，教師要鼓勵(lì)學(xué)生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關(guān)檔案，來強(qiáng)化他們的理論知識(shí)。
（二）改善教材內(nèi)容
高職教育是目前我國(guó)高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實(shí)用性掛鉤，編寫適用于高職學(xué)校使用的教材。增加實(shí)用性和現(xiàn)代化內(nèi)容，摒棄那些不適合時(shí)代的陳舊內(nèi)容，將動(dòng)手能力作為教材的主要部分。由于目前出現(xiàn)的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關(guān)內(nèi)容，這樣，學(xué)生走上社會(huì)就會(huì)利用自己掌握的技服務(wù)于社會(huì)。
（三）課程設(shè)置的改革
在課程設(shè)置上，也要將動(dòng)手能力的課程時(shí)間加大，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，這樣便于鞏固知識(shí)，也鍛煉了他們的實(shí)踐能力。動(dòng)手能力不僅是掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要通過實(shí)習(xí)，幫助企業(yè)制作檔案，這樣才能使學(xué)習(xí)和生活聯(lián)系在一起。閉門造車式的制作不能適應(yīng)社會(huì)需要。
（四）提高教師素質(zhì)
關(guān)鍵詞：教師專業(yè)化；檔案制度；內(nèi)驅(qū)力
在如何加快教師的專業(yè)化發(fā)展和如何提高專業(yè)指導(dǎo)作用等問題越來越受到關(guān)注的背景下，教師成長(zhǎng)檔案以其詳實(shí)、生動(dòng)的信息優(yōu)勢(shì)架起了指導(dǎo)者與被指導(dǎo)者之間、教師同伴之間溝通的橋梁。
一、創(chuàng)新教師成長(zhǎng)檔案管理，激發(fā)教師發(fā)展內(nèi)驅(qū)力
我們?yōu)榱耸姑课唤處熈私庾约簩I(yè)成長(zhǎng)的歷程，增強(qiáng)教師自我反思、主動(dòng)發(fā)展的意識(shí)和能力，改變以往計(jì)劃與實(shí)際工作脫離，只關(guān)注幾個(gè)骨干教師發(fā)展的普遍現(xiàn)象，實(shí)施全新的成長(zhǎng)擋案管理模式，以加快每一位教師的專業(yè)成長(zhǎng)。
1.起步階段
首先，園領(lǐng)導(dǎo)通過與每位教師面對(duì)面細(xì)致地分析與交流，對(duì)每位教師各自的特點(diǎn)有了詳細(xì)的了解；其次幼兒園通過自主申報(bào)與園方推薦相結(jié)合的方式，確立了勝任型、特長(zhǎng)型、骨干型三個(gè)板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系。
2.實(shí)踐措施
每學(xué)年初，每位教師根據(jù)各自選定的發(fā)展體系，結(jié)合幼兒園常規(guī)工作與特色工作內(nèi)容，制訂每學(xué)年的短期發(fā)展計(jì)劃。計(jì)劃內(nèi)容包括目標(biāo)、措施、預(yù)期成果三方面。在園領(lǐng)導(dǎo)有針對(duì)性的引導(dǎo)下，每位教師根據(jù)計(jì)劃扎實(shí)地實(shí)施，并及時(shí)做好相關(guān)資料積累。
二、明確成長(zhǎng)檔案目標(biāo)，促進(jìn)個(gè)性與特色協(xié)調(diào)發(fā)展
在確立了勝任型、特長(zhǎng)型、骨干型三個(gè)板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系后，每位教師制訂的每學(xué)年個(gè)人發(fā)展計(jì)劃更符合自身的發(fā)展特點(diǎn)了，目標(biāo)具體細(xì)致，措施扎實(shí)有效，成果追求不功利。每位教師把“走好每步，積累點(diǎn)滴”深入心中。
三、交流分享成長(zhǎng)檔案，滿足教師發(fā)展新需求
1.進(jìn)一步滿足教師個(gè)人的專業(yè)期待
在教師成長(zhǎng)檔案中，匯集的是教師自己的一系列作品樣本，它提供了教師進(jìn)步的信息，展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗(yàn)成功的同時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生自豪感和自信心，明確自己今后努力的方向，激發(fā)內(nèi)在的潛能，從而促進(jìn)自己的專業(yè)成長(zhǎng)。
2.進(jìn)一步拓展教師多元的學(xué)習(xí)信息
每個(gè)年齡段的教師都有各自的優(yōu)勢(shì)：老教師的敬業(yè)與奉獻(xiàn)；中年教師的干練與經(jīng)驗(yàn)；年輕教師的創(chuàng)新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長(zhǎng)檔案后而感受到，并在感受的同時(shí)激發(fā)互相學(xué)習(xí)的愿望。
3.進(jìn)一步提升教師的反思能力
教師經(jīng)常整理和檢視自己的成長(zhǎng)檔案，能促使自己不斷思考自己的進(jìn)步過程和方法。教師自我反思能力的提高，將有利于教師在預(yù)料自己教學(xué)行為后果的基礎(chǔ)上作出明智的決策和及時(shí)的調(diào)整，有利于克服困擾教師教育理論與實(shí)踐脫節(jié)的問題，從而促進(jìn)自己的專業(yè)成長(zhǎng)。如，“學(xué)習(xí)與反思”版面，對(duì)于特長(zhǎng)型與骨干型教師來說，指向的是活動(dòng)觀摩記錄與反思、聆聽講座與隨想等內(nèi)容。
綜上所述，教師成長(zhǎng)檔案就是教師專業(yè)成長(zhǎng)的記錄，它記錄著教師在專業(yè)成長(zhǎng)過程中的收獲與困惑、感悟與感動(dòng)、技能與情感、自我評(píng)價(jià)與他人評(píng)價(jià)。一個(gè)教師成長(zhǎng)檔案就是一段教師成長(zhǎng)歷程的縮影。教師成長(zhǎng)檔案就是教師“工作和思想的博物館”，展示著他們的成果、經(jīng)歷和夢(mèng)想。實(shí)踐證明，科學(xué)管理教師成長(zhǎng)檔案是促進(jìn)教師隊(duì)伍快速發(fā)展的有效途徑，從而達(dá)到提高保教質(zhì)量，加快幼兒園發(fā)展的目的。
（一）注重互動(dòng)，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作
這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，學(xué)生與教師之間的互動(dòng)。即通過實(shí)驗(yàn)去體會(huì)或感覺在理論授課過程中的某些知識(shí)點(diǎn)或程序，教師在課程實(shí)驗(yàn)中的作用相對(duì)比較突出。其二，學(xué)生與學(xué)生之間的互動(dòng)。應(yīng)用文科專業(yè)大部分都是與社會(huì)管理實(shí)踐活動(dòng)相關(guān)的專業(yè)，鍛煉學(xué)生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)急反應(yīng)能力成為課程實(shí)驗(yàn)主要訓(xùn)練的內(nèi)容。
（二）注重過程，強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)積累
應(yīng)用文科專業(yè)大部分課程的實(shí)驗(yàn)都是對(duì)某種專業(yè)管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)課的設(shè)置不僅要讓學(xué)生通過實(shí)驗(yàn)提升自身對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握能力以及訓(xùn)練相關(guān)專業(yè)技能，還培養(yǎng)學(xué)生對(duì)某些專業(yè)實(shí)踐活動(dòng)過程的了解與感受。也就是說應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)不僅是專業(yè)知識(shí)與技能傳授與演練的課程，更是教會(huì)學(xué)生了解、感受專業(yè)實(shí)踐過程的課程。
（三）注重應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)學(xué)以致用
與理工科專業(yè)實(shí)驗(yàn)注重培養(yǎng)學(xué)生科學(xué)研究方法與敏銳科學(xué)研究視角不同的是，應(yīng)用文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)的主要目的在于對(duì)學(xué)生某項(xiàng)專業(yè)技能的訓(xùn)練與培養(yǎng)，即通過實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)使學(xué)生具備某種專業(yè)技能，以此作為從事社會(huì)實(shí)踐，生存于社會(huì)的資本。而課程實(shí)驗(yàn)則是培養(yǎng)學(xué)生這種專業(yè)技能的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)更加注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的應(yīng)用性與實(shí)用性。
（四）注重引導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)躬親示范
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會(huì)應(yīng)用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業(yè)主要研習(xí)的是人文社會(huì)中的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和社會(huì)現(xiàn)象，因此在專業(yè)課程教學(xué)活動(dòng)中更加注重教師對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)行為的指引與指導(dǎo)。教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中的角色定位是應(yīng)用文科專業(yè)的特色之一，它擴(kuò)大了傳統(tǒng)文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)過程中教師的作用，更加強(qiáng)調(diào)教師躬親示范對(duì)學(xué)生把握專業(yè)知識(shí)的引導(dǎo)作用。
二、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)思路
（一）以能力為導(dǎo)向，增加實(shí)驗(yàn)課內(nèi)容的深度與廣度
首先，要對(duì)課程所涉及的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行拆解與細(xì)分，明確不同實(shí)驗(yàn)內(nèi)容所針對(duì)的知識(shí)點(diǎn)與技能點(diǎn)，充分對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的豐富程度與學(xué)生操作的難易度進(jìn)行論證；其次，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容設(shè)計(jì)要與學(xué)生專業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學(xué)生專業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進(jìn)的知識(shí)吸收規(guī)律；再次，注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動(dòng)手和思考結(jié)合，實(shí)驗(yàn)和實(shí)訓(xùn)結(jié)合。筆者在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容過程中，充分論證了學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)把握的程度，分門別類地對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要求、考核標(biāo)準(zhǔn)與所包含知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行組配，設(shè)計(jì)了5組12類共25次實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實(shí)驗(yàn)與實(shí)驗(yàn)之間的銜接，打造了文件與檔案管理實(shí)驗(yàn)體系，這在一定程度上增強(qiáng)了學(xué)生對(duì)文件與檔案管理知識(shí)與技能的整體了解與培養(yǎng)。
（二）以職業(yè)為導(dǎo)向，凸顯實(shí)驗(yàn)的專業(yè)性與職業(yè)性
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置是以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。由此，準(zhǔn)確的職業(yè)定位和專業(yè)的職業(yè)導(dǎo)向是專業(yè)課程體系建設(shè)過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要凸顯職業(yè)性，即實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)保持一致；其次，豐富實(shí)驗(yàn)課程的授課形式，突出專業(yè)的職業(yè)特色，如實(shí)驗(yàn)課程可邀請(qǐng)專業(yè)從業(yè)人員進(jìn)行講解與指導(dǎo)，或?qū)嶒?yàn)課程直接開設(shè)在專業(yè)的從業(yè)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)課程的仿真感；再次，定期利用實(shí)驗(yàn)課程對(duì)學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃進(jìn)行指導(dǎo)，增強(qiáng)學(xué)生的專業(yè)感與職業(yè)感。
（三）以活用為導(dǎo)向，提高學(xué)生的專業(yè)技能
課程實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)要遵循“感受—理解—鞏固—應(yīng)用”四階段的教學(xué)規(guī)律，并在實(shí)際教學(xué)過程中，有目的、有計(jì)劃地應(yīng)用這一教學(xué)規(guī)律，使學(xué)生各種專業(yè)技能在不同課程的實(shí)驗(yàn)中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補(bǔ)充，要引導(dǎo)學(xué)生在課程實(shí)驗(yàn)過程中去驗(yàn)證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養(yǎng)成學(xué)生專業(yè)思考能力；其次，課程實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的設(shè)計(jì)要具有實(shí)用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學(xué)生專業(yè)基礎(chǔ)能力與實(shí)際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要突出學(xué)生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計(jì)多樣化的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，鼓勵(lì)學(xué)生在專業(yè)實(shí)踐范疇內(nèi)自主選擇安排實(shí)驗(yàn)，完成實(shí)驗(yàn)。
（四）以體驗(yàn)為導(dǎo)向，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)同感
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要設(shè)計(jì)以專業(yè)體驗(yàn)為核心的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學(xué)生直接與專業(yè)人士接觸、對(duì)話和工作，這種職業(yè)體驗(yàn)的方式不但能夠增進(jìn)學(xué)生與一線工作者的交流，更能營(yíng)造課程學(xué)習(xí)的氛圍，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)情感。筆者在課程實(shí)驗(yàn)中增加了對(duì)黑龍江大學(xué)檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實(shí)地參觀和職業(yè)體驗(yàn)的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對(duì)檔案職業(yè)魅力的認(rèn)知，增強(qiáng)了其對(duì)檔案學(xué)專業(yè)的歸屬感。
三、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)的策略
（一）實(shí)景模擬，現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)注重理論成果的實(shí)踐轉(zhuǎn)化，即學(xué)生通過課程實(shí)驗(yàn)來體會(huì)、把握理論課講授的知識(shí)點(diǎn)，但傳統(tǒng)的文科實(shí)驗(yàn)課程相對(duì)枯燥、呆板，實(shí)驗(yàn)互動(dòng)性不強(qiáng)，缺少一定的專業(yè)實(shí)踐的真實(shí)性與層次感。應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要注重開發(fā)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)知潛力，通過模擬專業(yè)工作現(xiàn)場(chǎng)或搭建實(shí)景演練場(chǎng)所的方式，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)景的逼真性，以此提高課程實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量。同時(shí)，教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中要積極引導(dǎo)學(xué)生展開互動(dòng)，通過實(shí)景模擬和現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)的方式，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，提高學(xué)生理論知識(shí)的實(shí)踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實(shí)景模擬實(shí)驗(yàn)條件的課程，可采取專業(yè)實(shí)習(xí)或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實(shí)驗(yàn)，以此彌補(bǔ)課程實(shí)驗(yàn)資源方面的不足。筆者在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)實(shí)踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學(xué)生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書處理實(shí)驗(yàn)和檔案整理實(shí)驗(yàn)，非參與學(xué)生對(duì)模擬過程進(jìn)行挑錯(cuò)、打分的形式展開互動(dòng)。
（二）豐富實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，注重課程間的銜接
在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)過程中，教師首先要對(duì)課程實(shí)驗(yàn)從整體上進(jìn)行把握，并分成相互獨(dú)立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實(shí)驗(yàn)；其次，要對(duì)單節(jié)實(shí)驗(yàn)之間的銜接關(guān)系進(jìn)行分析，在理論授課過程中把握實(shí)驗(yàn)課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學(xué)”與“檔案管理學(xué)”課程分為兩個(gè)學(xué)期開設(shè)，“文書學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)要求學(xué)生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進(jìn)行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學(xué)期“檔案管理學(xué)”課程將對(duì)上學(xué)期制作的文件進(jìn)行檔案整理的一系列實(shí)驗(yàn)。同時(shí)筆者根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)將“檔案管理學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)細(xì)分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實(shí)地參觀等7個(gè)專題實(shí)驗(yàn)，通過前后兩個(gè)學(xué)期的實(shí)驗(yàn)，學(xué)生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個(gè)人與團(tuán)隊(duì)實(shí)驗(yàn)穿插，注重培養(yǎng)個(gè)人能力與團(tuán)隊(duì)意識(shí)
應(yīng)用文科課程實(shí)驗(yàn)強(qiáng)調(diào)學(xué)生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學(xué)生個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作兩種。所謂個(gè)體參與，是指學(xué)生在教師的引導(dǎo)下自行參與實(shí)驗(yàn)的過程；所謂團(tuán)隊(duì)協(xié)作，是指學(xué)生以3—4人的團(tuán)隊(duì)形式開展實(shí)驗(yàn)的過程。應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要結(jié)合實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，設(shè)計(jì)由個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作組成的課程實(shí)驗(yàn)體系，一方面通過學(xué)生個(gè)體參與，提高學(xué)生自己對(duì)知識(shí)的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高學(xué)生的角色意識(shí)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，使學(xué)生就業(yè)后能盡快適應(yīng)工作團(tuán)隊(duì)的環(huán)境與要求。在教學(xué)實(shí)踐過程中，筆者在學(xué)生個(gè)體參與的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容基礎(chǔ)上，開發(fā)并設(shè)計(jì)了三個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作實(shí)驗(yàn)，即“文件收文與發(fā)文處理實(shí)驗(yàn)”“檔案鑒定與銷毀實(shí)驗(yàn)”“檔案編研與出版實(shí)驗(yàn)”，學(xué)生以小組形式，分工協(xié)作按照實(shí)驗(yàn)要求自主設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會(huì)實(shí)踐
［關(guān)鍵詞］疾控機(jī)構(gòu);專業(yè)技術(shù)人員;業(yè)務(wù)檔案;管理工作
疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱疾控機(jī)構(gòu))是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的公益性事業(yè)單位，專業(yè)技術(shù)人員是單位的主體。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案指專業(yè)技術(shù)工作人員在疾病防治工作和學(xué)術(shù)活動(dòng)過程中形成的，能動(dòng)態(tài)、真實(shí)地反映本人專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、科研能力等發(fā)展?fàn)顩r的信息［1］。做好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作不僅能夠?yàn)閭€(gè)人評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、疾控機(jī)構(gòu)選拔優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才提供重要依據(jù)，還能為疾控機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系的良好運(yùn)行提供保障，在疾病控制工作中具有重要的意義?，F(xiàn)通過對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作的梳理，結(jié)合查閱相關(guān)資料，分析了專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作中的難點(diǎn)問題，并以此提出相應(yīng)的思路與對(duì)策。
1專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作概述
1.1專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)涵
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是人事檔案的延續(xù)與補(bǔ)充，凡不屬于文書檔案，確屬反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)的材料，都應(yīng)歸入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的范圍，具體主要包括:個(gè)人基本情況;學(xué)歷學(xué)位證書;培訓(xùn)、進(jìn)修結(jié)業(yè)證書;執(zhí)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、聘書;質(zhì)量控制關(guān)鍵崗、重點(diǎn)崗任職批文;專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育證書與學(xué)分登記表;高層次人才證書以及各類學(xué)術(shù)組任職批文或證書;論文、論著、科研成果等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作是對(duì)以上檔案材料的收集、整理、保管和提供利用的整個(gè)流程。其有效開展有以下優(yōu)點(diǎn):①能為充分利用現(xiàn)有人才資源提供有說服力的、快速的、完整的資料;②能夠督促和促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員提高理論知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，為疾控機(jī)構(gòu)全面、準(zhǔn)確、多方位培養(yǎng)各類專業(yè)技術(shù)人員提供明確的目標(biāo)［2］;③有利于促進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系建設(shè)，滿足社會(huì)需求和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證認(rèn)可工作要求。
1.2專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)
專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案具有專業(yè)性、廣泛性、連續(xù)性、真實(shí)性、保密性等特點(diǎn)，使得其管理工作具有一些與其它檔案管理工作不同的地方:①工作內(nèi)容的協(xié)調(diào)性。這是由專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料的專業(yè)性、廣泛性決定的。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的收集必須是以在業(yè)務(wù)活動(dòng)中自然形成的文件材料為前提，材料的來源廣泛而且分散，它并不是僅僅產(chǎn)生某一個(gè)單位或部門，而是產(chǎn)生于與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的所有單位或部門，因此僅靠檔案管理部門收集資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。②工作效率的及時(shí)性。這是由專業(yè)技術(shù)工作的階段性決定的。專業(yè)技術(shù)人員從事的科研課題研究、進(jìn)修學(xué)習(xí)培訓(xùn)都是發(fā)生于某段時(shí)間，短則幾天，長(zhǎng)則幾個(gè)月、幾年。從事科研工作的團(tuán)隊(duì)往往都是臨時(shí)性的、來自不同的單位與部門，工作結(jié)束后，人員也就自然解散。因此，檔案管理工作對(duì)效率有較高的要求，如果檔案工作者未能對(duì)其相關(guān)材料進(jìn)行及時(shí)有效地收集整理，就會(huì)增大后期檔案收集的難度，甚至導(dǎo)致檔案材料的損壞或散失［3］。
2專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的難點(diǎn)
鑒于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)，原有的人事檔案管理工作方法在一定程度上并不完全適用，在具體工作中難免遇到一些困難。
2.1組織管理上，如何落實(shí)參與機(jī)制
疾控機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容集各項(xiàng)專業(yè)工作、科研探索、衛(wèi)生管理為一體，相互滲透、相互融合，疾控機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案都是以個(gè)人為單位進(jìn)行，而每個(gè)人過往的業(yè)務(wù)經(jīng)歷都是各不相同的，內(nèi)容也是多方面的，因此資料收集過程也是多個(gè)環(huán)節(jié)共同作用的。雖然很多疾控機(jī)構(gòu)都制定了專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理辦法，并以文件形式下發(fā)以至各部門，并將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理納入中心整體質(zhì)量管理系統(tǒng)之中，明確規(guī)定了相關(guān)部門和個(gè)人有義務(wù)向人事處及時(shí)提供技術(shù)檔案歸檔資料。然而在實(shí)際中，該機(jī)制的落實(shí)情況并不樂觀。一種情況是，很多單位原先都沒有規(guī)范地歸檔，檔案處于一種零散、存入無序的狀態(tài)，查閱不方便，無專人負(fù)責(zé)，即便有專人管理，平時(shí)也無人過問和查閱，一般都是專業(yè)人員要晉升職稱或進(jìn)行某項(xiàng)工作檢查、評(píng)審時(shí)才突擊與相關(guān)部門和個(gè)人聯(lián)系，進(jìn)行收集和整理。另一種情況是專業(yè)技術(shù)人員不相信檔案管理部門，認(rèn)為自已保管更安全，尤其是一些論文、著作等涉及個(gè)人重大榮譽(yù)的東西，不愿意上交保管［4～10］。
2.2檔案收集上，如何保證完整性和真實(shí)性
隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，其業(yè)務(wù)檔案資料也在不斷更新當(dāng)中，受3個(gè)方面的因素影響，檔案資料的完整性真實(shí)性待改善。①在資料收集方面，由于內(nèi)容繁多，其中專業(yè)年度考核、晉升考評(píng)等通過組織審查鑒定的文件材料容易收集，但有相當(dāng)一部分材料，如各類學(xué)習(xí)進(jìn)修情況、各類刊物發(fā)表的論文、論著、科研情況記錄等，這些需要專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人平時(shí)積累的材料收集較為困難。②由于部分檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，在工作上墨守成規(guī)，沒有積極性，坐等材料上門，對(duì)上交的材料不嚴(yán)格審核，以至所收集的材料不完整，不真實(shí)。③專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保管條件簡(jiǎn)陋，恒溫恒濕難以保障，管理人員變動(dòng)頻繁，交接過程中存在疏漏等原因，也會(huì)造成檔案材料的損壞和遺失。
2.3檔案利用上，如何運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法
要想實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的最優(yōu)化利用，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理方法非常必要。目前疾控機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)檔案仍沿用傳統(tǒng)的繁瑣、紙質(zhì)、單一的管理模式，難以對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行有效分析。
3專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策
3.1完善信息收集制度，改進(jìn)工作方式方法
①按照歸口管理的原則，建立一套完整的檔案信息收集管理制度，確定所收集信息的內(nèi)容、時(shí)間截點(diǎn)、數(shù)據(jù)格式，并在制度中明確各類信息的負(fù)責(zé)部門，明確各部門的職責(zé)與工作分工，使各種信息能夠準(zhǔn)確及時(shí)的由各個(gè)負(fù)責(zé)部門完整的收集整理。②加大對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案重要性的宣傳力度，加深專業(yè)技術(shù)人員對(duì)建檔的認(rèn)識(shí)和理解，使職工理解自己既是本單位專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的形成者，又是檔案的利用者。只有職工的檔案意識(shí)提高了，才能與檔案員密切配合，按質(zhì)按量完成歸檔工作。③利用日常工作進(jìn)行收集。從新進(jìn)的大、中專以上畢業(yè)生入單位時(shí)就要求將其個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書，英語等級(jí)證書等有關(guān)資料上交，建檔。定期向業(yè)務(wù)科室發(fā)放收集技術(shù)檔案的通知，在收集的同時(shí)，切實(shí)做好入檔登記制度。④圍繞中心工作收集。首先利用個(gè)人專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘工作進(jìn)行收集，其次是通過專業(yè)技術(shù)人員核工作收集年終個(gè)人總結(jié)。⑤要利用質(zhì)量管理機(jī)制促進(jìn)檔案的收集。認(rèn)真落實(shí)質(zhì)量控制體系細(xì)則，從明確各級(jí)的職責(zé)入手，將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案納入中心的質(zhì)量管理制度之中，納入到科室職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位職責(zé)之中，納入到質(zhì)量控制考核工作之中［11］。
3.2建立科學(xué)的檔案編排方案和管理原則
①建立科學(xué)又切合本單位實(shí)際的分類方案，以人建檔，組卷采取一人一卷及盒裝形式，編排先按職稱從高到低，后按姓氏分類排列。②為了避免和人事檔案沖突，凡屬人事檔案歸檔材料，如證書、聘書等，應(yīng)以復(fù)印件入檔。③對(duì)所有專業(yè)技術(shù)材料進(jìn)行分類后，按時(shí)間順序排列。每卷有卷內(nèi)目錄，每份材料標(biāo)有目錄順序號(hào)。④專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保管期限為50年，檔案存放于綜合檔案室，由檔案室統(tǒng)一調(diào)用。⑤對(duì)調(diào)出或調(diào)入人員，原單位應(yīng)將專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)至新單位，避免因檔案轉(zhuǎn)移還是及時(shí)產(chǎn)生“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象，防止編造、篡改檔案等行為［12］。
3.3利用信息化的手段，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的開發(fā)與利用
一、血站業(yè)務(wù)檔案的基本特點(diǎn)
(一)記錄種類繁多
血站業(yè)務(wù)檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)。包括獻(xiàn)血者個(gè)人資料，獻(xiàn)血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等。
(二)記錄量大、面廣
隨著無償獻(xiàn)血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對(duì)采供血工作質(zhì)量要求提高，原始記錄越來越多，越來越細(xì)。獻(xiàn)血信息被各個(gè)環(huán)節(jié)反復(fù)利用，每份血液或血液成分經(jīng)過多個(gè)部門互相交接、配合完成，工作流程長(zhǎng)、材料形成分散、數(shù)量大，使用頻率高。
(三)記錄存在高污染的隱患
原始記錄可能被污染有以下幾種情況：
1.來自工作環(huán)境的污染。帶有各種病原體的血液長(zhǎng)時(shí)間接觸儀器、工作臺(tái)面和工作人員，而工作人員穿著防護(hù)衣，戴著手套進(jìn)行工作，隨時(shí)隨手登記的原始記錄卻完露擺放在這些開放的環(huán)境中。
2.工作過程中的污染。由于穿刺、試管破損，血袋離心破裂飛濺等，造成原始記錄沾有血跡的情況時(shí)有發(fā)生，通過消毒液浸泡、酒精擦拭可以解決儀器或工作臺(tái)面上的血液污染，卻不能適用于紙質(zhì)的原始檔案。
3.醫(yī)療廢物記錄是最大的污染源。按照衛(wèi)生部質(zhì)量管理規(guī)范要求，采供血過程中的醫(yī)療廢物記錄至少保存10年以上，這些記錄包括采血用一次性針頭、一次性吸頭、報(bào)廢血液、含血液樣本的試管、一次性用品等。醫(yī)療廢物本身就是高危的感染源，在集中處置過程中，記錄需要登記、反復(fù)核對(duì)并保存，這些都形成對(duì)業(yè)務(wù)檔案工作者的隱性污染。
業(yè)務(wù)檔案工作人員長(zhǎng)期接觸這些存在隱患的原始記錄，如果黏膜和皮膚有破損，加上檔案室?guī)旆肯鄬?duì)密封，容易形成職業(yè)上的損害風(fēng)險(xiǎn)。
二、加強(qiáng)對(duì)經(jīng)血液傳播疾病的認(rèn)識(shí)及防范
血站常規(guī)檢測(cè)項(xiàng)目是經(jīng)血傳播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人類免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋體)等。這些病毒潛伏期通常在14天以上，多見于輸血、注射、傷口接觸等。沒有破損的皮膚和黏膜接觸血液被傳染的機(jī)會(huì)是很少的。
(一)乙肝
HBV存在于血液、體液及各種分泌液中，主要通過血液和日常生活的密切接觸而傳播。我國(guó)是乙肝高發(fā)區(qū)，被乙肝病毒感染的人高達(dá)lO％。乙肝病毒在常溫下存活期非常長(zhǎng)，沒有特殊原因不會(huì)自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6個(gè)月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很強(qiáng)，能耐受60℃4小時(shí)及一般濃度的消毒劑。經(jīng)過100℃煮沸10分鐘、65℃10小時(shí)或高壓蒸汽消毒可以將HBV滅活。
(二)丙肝
HCV是通過輸血或血制品、血透析、單采血漿還輸血球、腎移植、靜脈注射、性傳播、母嬰傳播和家庭日常接觸等傳染引起的。丙肝分布較廣，更容易演變?yōu)槁?、肝硬化和肝癌。?guó)外30％～90％輸血后肝炎為丙型肝炎，我國(guó)輸血后肝炎中丙型肝炎占1/3。對(duì)獻(xiàn)血者進(jìn)行抗HCV篩查，可排除85％具有傳染性的獻(xiàn)血員，從而降低輸血后丙型肝炎的發(fā)病率。
HCV對(duì)一般化學(xué)消毒劑敏感，100℃5分鐘或60℃10小時(shí)、高壓蒸汽和甲醛熏蒸等均可滅活病毒。
(三)梅毒
TP通過性途徑傳播約占95％以上，也可以通過輸注血液、接吻、哺乳和接觸患者日常用品間接傳染，梅毒是人類獨(dú)有的疾病，這種厭氧菌，在體內(nèi)可長(zhǎng)期生存繁殖，在體外卻不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒劑(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易將它殺死。
(四)艾滋病
艾滋病病毒非常脆弱，離開人體，如果暴露在空氣中，幾分鐘就會(huì)死亡。HIV不能通過空氣、一般的社交接觸或公共設(shè)施傳播。在室溫下，液體環(huán)境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天內(nèi)有傳染性。近年來，一些研究機(jī)構(gòu)證明，離體血液中HIV病毒的存活時(shí)間決定于離體血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情況下，即使在室溫中放置96小時(shí)，仍然具有活力。即使是針尖大小的一滴血，如果遇到新鮮的淋巴細(xì)胞，艾滋病病毒仍可在其中不斷復(fù)制，仍可以傳播。病毒含量低的血液，經(jīng)過自然干涸2小時(shí)后，活力才喪失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小時(shí)，一旦放入培養(yǎng)液中，遇到淋巴細(xì)胞，仍然可以進(jìn)入其中，繼續(xù)復(fù)制。所以，含有HIV的離體血液可以造成感染。盡管艾滋病病毒見縫就鉆，但是它們只能在血液和體液中活的細(xì)胞中生存，不能在空氣中、水中和食物中存活，離開了這些血液和體液，這些病毒會(huì)很快死亡。只有帶病毒的血液或體液從一個(gè)人體內(nèi)直接進(jìn)入到另一個(gè)人體內(nèi)時(shí)才能傳播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液檢測(cè)查不到艾滋病病毒抗體，結(jié)果呈陰性。窗口期的長(zhǎng)短個(gè)體有差異，一般6周到6個(gè)月，平均為3個(gè)月。
HIV非常脆弱，液體中的HIV加熱到56度10分鐘即可滅活。如果煮沸，可以迅速滅活；37度時(shí)，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福爾馬林、35％異丙醇、0.5％來蘇水和0.3％過氧化氫等消毒劑處理10分鐘，即可滅活HIV。
三、加強(qiáng)血站檔案工作人員的職業(yè)暴露預(yù)防的有關(guān)措施
血站采供血業(yè)務(wù)人員存在著經(jīng)血液傳播疾病的危險(xiǎn)性被普遍認(rèn)同。國(guó)內(nèi)有報(bào)道對(duì)2002-2007年313328名獻(xiàn)血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液檢測(cè)陽性率平均值為1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，幾項(xiàng)總不合格率4.80％。這一數(shù)據(jù)表明，在一百名獻(xiàn)血者人群中，就有5人屬于經(jīng)血液傳播疾病的高危人群。而采血記錄、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)記錄、成分制備記錄等均來源于采供血一線，收集和整理原始記錄的檔案人員同樣面臨著污染。以上任何滅活病毒的物理和化學(xué)方法，適用于物表而非紙張，檔案人員長(zhǎng)期接觸受
污染的記錄，存在著職業(yè)暴露危險(xiǎn)不容忽視。
(一)樹立自我防護(hù)意識(shí)
廣東屬潮濕、悶熱氣候，容易滋生細(xì)菌，特別是通風(fēng)不暢的環(huán)境，室內(nèi)容易忽視的污染源。室內(nèi)流感、霉菌、塵螨等細(xì)菌病菌引起的交叉感染。蟲、霉接觸，導(dǎo)致皮膚過敏和呼吸道疾病。國(guó)家檔案局于2007年7月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(檔案蟲霉防治一般規(guī)則)》(DA/T35-2007)，提出了對(duì)檔案蟲、霉預(yù)防除治工作規(guī)范及技術(shù)指標(biāo)。作為從事采供血業(yè)務(wù)檔案的工作人員，積極參加生物安全培訓(xùn)，加強(qiáng)防范意識(shí)，不僅要了解蟲、霉對(duì)檔案實(shí)體和人體的影響，更要正確認(rèn)識(shí)經(jīng)血液傳播疾病病毒的可防可控。
(二)不斷改善檔案庫內(nèi)的環(huán)境條件
檔案庫房?jī)?nèi)建筑、裝飾材料，如油漆涂料、黏合劑、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物質(zhì)，若甲醛、苯等揮發(fā)性含量低于0.08mg／立方，嚴(yán)重的情況可以導(dǎo)致白血病。因此，庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度穩(wěn)定，在室外空氣質(zhì)量較好的天氣盡量給檔案庫房通風(fēng)換氣，保證庫房?jī)?nèi)的環(huán)境質(zhì)量。
(三)養(yǎng)成良好習(xí)慣
平常加強(qiáng)自身的鍛煉，定期體檢。減少職業(yè)暴露危險(xiǎn)，工作期間盡量穿工作服；勤洗手；接觸高危記錄時(shí)不要揉眼睛；皮膚有傷口時(shí)，戴一次性手套操作。
(四)建立專業(yè)檔案進(jìn)庫前的消毒處理制度
目前，血站實(shí)驗(yàn)室還沒有辦法檢測(cè)出原始記錄紙張上是否存在經(jīng)血液傳播病毒的依據(jù)。專業(yè)檔案進(jìn)人庫房前應(yīng)該進(jìn)行徹底消毒，高溫、低溫以及化學(xué)方法都會(huì)嚴(yán)重影響原始記錄的紙張和字跡。除接觸相關(guān)檔案時(shí)采取戴手套等保護(hù)措施外，還可以使用物理微波和放射線輻照方法解決病毒和病菌的滅活。如安裝臭氧消毒機(jī)進(jìn)行消毒處理，或者在專業(yè)科室通過紫外線照射(保持在3米的有效范圍內(nèi))對(duì)檔案進(jìn)行消毒后，再進(jìn)行移交。
［論文摘要］高校教學(xué)檔案建設(shè)日趨完善，但專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集尚略感不足。為了提高專業(yè)建設(shè)和教學(xué)質(zhì)量水平，應(yīng)該從專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、課程體系與結(jié)構(gòu)、科目課程、教學(xué)環(huán)節(jié)、專業(yè)素質(zhì)教育、教學(xué)環(huán)境、產(chǎn)學(xué)研合作、教學(xué)改革與建設(shè)、師資隊(duì)伍、學(xué)生素質(zhì)、學(xué)生就業(yè)、專業(yè)特色等方面加強(qiáng)專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
專業(yè)建設(shè)是高校教學(xué)工作的中心任務(wù)之一，是提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。論證專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)規(guī)格與社會(huì)需求的符合程度，專業(yè)教學(xué)條件與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的符合程度，專業(yè)實(shí)際培養(yǎng)效果與原定培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)規(guī)格的符合程度，判斷專業(yè)人才培養(yǎng)工作水平，揭示學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想和專業(yè)辦學(xué)特色，客觀反映學(xué)校辦學(xué)資源、條件與利用水平以及專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理、人才培養(yǎng)水平。簡(jiǎn)而言之，專業(yè)剖析著重從“三個(gè)符合度”的角度，分析評(píng)價(jià)專業(yè)建設(shè)現(xiàn)代，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，指出存在的不足，進(jìn)一步理清思路，優(yōu)化方案，進(jìn)而形成特色，建成精品專業(yè)。為此，高校應(yīng)該抓好以下幾個(gè)方面的專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
一、專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面的資料的收集
專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)概況（含專業(yè)沿變、專業(yè)背景、人才培養(yǎng)情況等）；（2）專業(yè)目錄；（3）新增專業(yè)、精品專業(yè)申報(bào)材料；（4）相關(guān)行業(yè)、企業(yè)人才需求現(xiàn)狀分析及未來需調(diào)研報(bào)告等原始材料；（5）專業(yè)設(shè)置論證報(bào)告與培養(yǎng)目標(biāo)調(diào)研報(bào)告；（6）專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)（含知識(shí)、能力、素質(zhì)要求）；（7）專業(yè)實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃；（8）專業(yè)建設(shè)年度計(jì)劃、中長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；（9）用人單位對(duì)專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。
二、課程體系與結(jié)構(gòu)方面資料的收集
課程體系與結(jié)構(gòu)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）制訂專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的原則意見；（2）教學(xué)計(jì)劃修訂的有關(guān)規(guī)定；（3）專業(yè)培養(yǎng)方案與實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃；（4）專業(yè)建設(shè)與各項(xiàng)教學(xué)改革的思路與措施；（5）專業(yè)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況（含各學(xué)期進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)書、課程表）；（6）課程體系與結(jié)構(gòu)改革情況。
三、科目課程方面資料的收集
科目課程方面資料的收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實(shí)施的規(guī)定；（2）教學(xué)大綱、實(shí)訓(xùn)大綱和考試大綱；（3）專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課教材；（4）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書；（5）CAI課件；（6）專業(yè)課程建設(shè)情況（含規(guī)劃和總結(jié)）；（7）精品課件建設(shè)情況（含規(guī)劃、總結(jié)、教案、課件、課堂教學(xué)錄相等相關(guān)資料）；（8）專業(yè)課程成果及原始資料；（9）課程實(shí)踐教學(xué)情況。
四、教學(xué)環(huán)節(jié)方面資料的收集
教學(xué)環(huán)節(jié)方面的資料收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實(shí)施的有關(guān)規(guī)定；（2）學(xué)校關(guān)于授課計(jì)劃制定與實(shí)施的有關(guān)規(guī)定；（3）每學(xué)期授課計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)程表教學(xué)日志；（4）每門課程教案及備課筆記；（5）每學(xué)期學(xué)生考勤表；（6）每學(xué)期每門課程教學(xué)總結(jié)；（7）每學(xué)期每門課程期末試卷及試卷分析報(bào)告；（8）實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)報(bào)告及總結(jié)；（9）教研室教學(xué)研究計(jì)劃、教研活動(dòng)記錄和工作總結(jié)；（10）畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題目錄、選題要求、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、答辯工作安排及記錄、成績(jī)分析表；（11）教學(xué)檢查記錄、學(xué)生座談會(huì)記錄、聽課評(píng)課記錄、專業(yè)教師學(xué)生測(cè)評(píng)表等。
五、專業(yè)素質(zhì)教育方面資料的收集
專業(yè)素質(zhì)教育的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校全面實(shí)施素質(zhì)教育工作的整體方案；（2）科技文化活動(dòng)的原始資料（含計(jì)劃、內(nèi)容、小結(jié)）；（3）社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始資料（含計(jì)劃、過程、內(nèi)容、總結(jié)）；（4）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)的原始資料；（5）學(xué)生心理咨詢工作的原始資料；（6）向?qū)W生開設(shè)的各類學(xué)術(shù)報(bào)告、講座講稿及圖片等原始資料；（7）學(xué)生參加各類知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，文化活動(dòng)的通知、獲獎(jiǎng)情況及證書復(fù)印件。
六、教學(xué)環(huán)境方面資料的收集
教學(xué)環(huán)境方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)實(shí)踐教學(xué)管理規(guī)章制度（2）專業(yè)可利用教學(xué)資料情況（含圖書資料、電子圖書資料、校園網(wǎng)建設(shè)及運(yùn)行情況、機(jī)房、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地、教學(xué)儀器設(shè)備等）；（3）專業(yè)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)規(guī)劃；（4）專業(yè)實(shí)訓(xùn)基地利用率、實(shí)驗(yàn)開出率情況（實(shí)驗(yàn)室使用情況登記表、實(shí)驗(yàn)情況登記表、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)情況記錄簿、教學(xué)儀器設(shè)備使用記錄、開放實(shí)驗(yàn)室情況記錄表）；（5）校外實(shí)習(xí)基地協(xié)議書或校企合作協(xié)議；（6）教學(xué)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入。
七、產(chǎn)學(xué)研合作方面資料的收集
產(chǎn)學(xué)研合作方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）院系產(chǎn)學(xué)研合作領(lǐng)導(dǎo)小組及專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)成員名單；（2）專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要；（3）校企合作協(xié)議書、合同書；（4）從企業(yè)或行業(yè)聘請(qǐng)的兼職教學(xué)人員名單及證書，聘書復(fù)印件；（5）專業(yè)教師企業(yè)實(shí)踐鍛煉的相關(guān)資料；（6）院系教師為企業(yè)、行業(yè)開展技術(shù)培訓(xùn)的通知、計(jì)劃、講稿、圖片等資料；（7）教師承擔(dān)或參與企業(yè)科研課題研究及有關(guān)技術(shù)協(xié)作、項(xiàng)目推廣的協(xié)議書、合同書；（8）為解決技術(shù)難題、開發(fā)新產(chǎn)品方面新創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益的證明材料、技術(shù)報(bào)告、科研任務(wù)書（結(jié)題報(bào)告）、成果鑒定證書等；（9）校企人員互兼互聘協(xié)議書、聘書及工作情況；（10）校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地共建協(xié)議書及資料共享方面的材料；（11）專業(yè)教師與企業(yè)（或行業(yè)）有關(guān)人員合作、論著等材料。
八、教學(xué)改革與建設(shè)方面資料的收集
教學(xué)改革與建設(shè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)教學(xué)模式與課程改革方案，實(shí)施過程、工作總結(jié)等方面的原始資料；（2）教學(xué)方法、教學(xué)手段改革等方面的原始資料；（3）院系教學(xué)工作，教學(xué)管理文獻(xiàn)；（4）學(xué)生學(xué)分制實(shí)施細(xì)則；（5）學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況；（6）教學(xué)改革方案、實(shí)施過程、階段小結(jié)及原始資料。
九、師資隊(duì)伍方面資料的收集
師資隊(duì)伍方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）師資隊(duì)伍基本狀況（含學(xué)歷、職稱、年齡、學(xué)緣情況）；（2）教師科研、教研活動(dòng)情況（含參加各類科研、教研學(xué)術(shù)會(huì)議、科研教研課程立項(xiàng)項(xiàng)目及結(jié)題報(bào)告、、出版專著、主編參編教材、獲獎(jiǎng)情況）；（3）教學(xué)效果測(cè)評(píng)情況；（4）師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃；（5）教師培訓(xùn)進(jìn)修情況；（6）教學(xué)管理隊(duì)伍和學(xué)生管理隊(duì)伍情況（含培訓(xùn)進(jìn)修內(nèi)容、效果和經(jīng)費(fèi)投入等）；（7）人才引進(jìn)情況；（8）教學(xué)管理隊(duì)伍和學(xué)生管理隊(duì)伍情況（含管理人員、業(yè)績(jī)）；（9）省級(jí)、校級(jí)專業(yè)帶頭人申報(bào)材料及批復(fù)；（10）優(yōu)秀教師申報(bào)、評(píng)審及批復(fù)；（11）教學(xué)、科研骨干基本情況。
十、學(xué)生素質(zhì)方面資料的收集
學(xué)生素質(zhì)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）；（2）學(xué)生參加計(jì)算機(jī)、英語等級(jí)考試情況及證書復(fù)印件；（3）學(xué)生課外活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)計(jì)劃、過程和總結(jié)（含文字材料、圖片資料）；（4）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)情況。
十一、學(xué)生就業(yè)方面資料的收集
學(xué)生就業(yè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)生就業(yè)機(jī)構(gòu)及人員情況；（2）就業(yè)工作的政策文件；（3）開展就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)情況及原始資料；（4）畢業(yè)生初次就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表和學(xué)生就業(yè)單位一覽表；（5）畢業(yè)生跟蹤調(diào)查報(bào)告及原始資料。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動(dòng)化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動(dòng)化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績(jī)，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對(duì)學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個(gè)性，既不能反映市場(chǎng)對(duì)人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個(gè)方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個(gè)學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績(jī)單》，各個(gè)系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對(duì)大學(xué)生在校期間成長(zhǎng)成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動(dòng)態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔(dān)的。
三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策思考
加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識(shí)。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對(duì)檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對(duì)檔案知識(shí)的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對(duì)檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對(duì)自己的個(gè)人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。
真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。
加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。
有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時(shí)代，對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時(shí)，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時(shí)學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時(shí)必須及時(shí)維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動(dòng)態(tài)地記錄每個(gè)大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程。
1 水文行業(yè)檔案電子化的特點(diǎn)
水文行業(yè)除與建筑、電力、機(jī)械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機(jī)關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類科研項(xiàng)目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的電子文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)修改等有關(guān)文件?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計(jì)單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計(jì)文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗(yàn)收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報(bào)道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時(shí)以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對(duì)于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對(duì)于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應(yīng)根據(jù)電子檔案特點(diǎn)，對(duì)電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。
2 水文行業(yè)電子檔案的移交
在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因?yàn)楣獗P既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動(dòng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并且不能被修改。存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號(hào)、形成時(shí)間、電子檔案份數(shù)、歸檔時(shí)間等。
3 電子檔案的利用
根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應(yīng)采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動(dòng)硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時(shí)間。
4 水文行業(yè)檔案電子化的長(zhǎng)處與不足
電子文件實(shí)現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時(shí)間，提高生產(chǎn)，同時(shí)減少對(duì)紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動(dòng)量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時(shí)間就出現(xiàn)新的電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(zhǎng)久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對(duì)照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。
5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用
