發(fā)布時(shí)間：2023-06-22 09:32:20
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事信息檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一.用互聯(lián)網(wǎng)的視角優(yōu)化人事檔案信息化管理的模式
時(shí)展到今天，可以說，人類已經(jīng)完全進(jìn)入到了信息化時(shí)代，任何人、任何部門都無法拒絕甚至回避互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，那么，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也必須需要與時(shí)俱進(jìn)，大膽地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引進(jìn)、應(yīng)用到人事檔案管理工作中來。這就需要我們大膽運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)視角努力優(yōu)化人事檔案管理模式。首先，建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會(huì)，完善委員會(huì)工作職能和檔案管理員的工作職責(zé)，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理體系。此外，分類整理、管理人事檔案，建立更為科學(xué)而嚴(yán)密的管理體系，建立公開透明與嚴(yán)格保密相結(jié)合的管理體系等等。
二.努力升級(jí)人事檔案信息化管理的技術(shù)
信息大爆炸時(shí)代，各種信息紛繁蕪雜，即便是人事檔案信息也不可回避這一非常嚴(yán)肅的問題，比如學(xué)歷造假、簡歷造假、獎(jiǎng)勵(lì)與榮譽(yù)造假等等。如果僅憑有限的管理人手用傳統(tǒng)的管理方法一一甄別，先不用說其浩大的工作量，就是工作質(zhì)量也足以令管理者望而卻步了。那么，我們只有勇于正視這一客觀存在的問題，積極面對(duì)，同時(shí)大膽引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，用先進(jìn)的技術(shù)甄別處理，比如運(yùn)用比軟件比對(duì)相關(guān)的人事檔案信息，或者借助類似于微信等智能技術(shù)適度公開一些信息以接受社會(huì)的監(jiān)督。與此同時(shí)，我們還要加大相關(guān)的硬件建設(shè)力度，比如計(jì)算機(jī)硬件的升級(jí)換代，比如提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營速度，比如優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)查閱功能等等?？傊?，既然我們生活在現(xiàn)代信息社會(huì)里，不能回避也不可能拒絕現(xiàn)代信息技術(shù)，那么就叫我們雙手擁抱它，并且努力運(yùn)用它為我所用。
三.盡快建立人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)規(guī)范，并以此規(guī)避我們管理工作的不足
（一）信息公開有利于發(fā)展人事檔案管理工作。人事檔案的信息公開指得是接收、加工、輸出與運(yùn)用人事檔案信息的過程。信息公開使人事檔案信息的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)，從而成為了人事檔案管理工作的一種重要手段。人事信息的公開幫助檔案管理人員從反饋信息中及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，然后對(duì)工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有的放矢地整改。人事信息的公開還可以促進(jìn)人事檔案中基礎(chǔ)工作的建設(shè)，使人事檔案的利用效率得到顯著提高。
（二）信息公開有利于建設(shè)人才隊(duì)伍。檔案信息記錄了人才在社會(huì)實(shí)踐中的各項(xiàng)典型活動(dòng)，反映了人才的社會(huì)縮影，用人單位可以從人事檔案中看出人才的基本概況、社會(huì)經(jīng)歷和專長愛好。信息公開為各級(jí)部門、組織了解及考察人才提供了非常便捷的方式，提高了人事管理工作的效率，讓人才的聰明才智在合適的工作崗位上得到充分發(fā)揮，進(jìn)而體現(xiàn)了其人生價(jià)值。
（三）信息公開有利于全社會(huì)人才資源共享。當(dāng)今社會(huì)，人才數(shù)量眾多，人力資源管理工作需要真實(shí)、全面和準(zhǔn)確的人事檔案信息，為國家和地方的有關(guān)部門提供有效的人事檔案信息開展統(tǒng)計(jì)分析工作。信息公開有利于人力資源的共享，方便有關(guān)單位快速了解到某個(gè)地區(qū)乃至全國的人才情況，進(jìn)而根據(jù)人才的具體信息制定長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。
二、信息公開給人事檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)
（一）信息公開對(duì)傳統(tǒng)人事檔案觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理的人事檔案信息歸人力資源管理部門或相關(guān)人事部門所有，具有高度保密性，個(gè)人不得查閱利用相關(guān)的人事檔案信息，因此，無法滿足公民開放利用人事檔案信息的需求。信息公開無疑打破了這種傳統(tǒng)的人事檔案觀念，使公民逐漸意識(shí)到人事檔案信息資源的所有權(quán)在本質(zhì)上應(yīng)該屬于廣大民眾，同時(shí)，也讓公民感受到共享人事信息資源的重要性。
（二）信息公開對(duì)傳統(tǒng)人事檔案體制的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理工作以集中統(tǒng)一與分層負(fù)責(zé)的管理體制為主，并以人的職務(wù)、身份來進(jìn)行劃分，即黨政干部的人事檔案是按照職務(wù)、身份的級(jí)別劃分后由不同的組織部門進(jìn)行分類管理的。這樣“人才壁壘”式的管理體制，使人力資本無法得到合理的流動(dòng)，也降低了開發(fā)人力資源的力度。信息公開有利于傳統(tǒng)人事檔案體制的改革，改變了行政控制的局面，讓公民能夠平等享受到應(yīng)有的權(quán)益。
（三）信息公開對(duì)傳統(tǒng)人事檔案法規(guī)的挑戰(zhàn)。為使人事檔案信息得以公開化，必須調(diào)整傳統(tǒng)的一些人事檔案法規(guī)，這樣才能滿足人事檔案信息公開性的客觀需求。例如，個(gè)人應(yīng)該有權(quán)查閱或借用本人及其直系親屬的檔案信息，并且擁有監(jiān)督本人檔案信息利用過程的權(quán)利。
三、信息公開在人事檔案管理工作中的可行性對(duì)策
（一）增強(qiáng)社會(huì)人事檔案管理的開放意識(shí)。通過加大社會(huì)輿論宣傳，增強(qiáng)社會(huì)人事檔案管理的開放意識(shí)。在人事檔案管理工作中，重視人事檔案信息的開放性，為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使公民能夠更加自由地利用檔案信息，營造有利于提高人事資源利用效率的良好氛圍，從而實(shí)現(xiàn)全社會(huì)人才資源共享。
（二）建立有利于人事檔案信息公開的法規(guī)制度體系。信息公開給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，為了確保人事檔案信息的真實(shí)性與安全性，應(yīng)該建立有利于人事檔案信息公開的法規(guī)制度體系；在制定相關(guān)法律法規(guī)時(shí)，要充分考慮到保障公民知情權(quán)等方面的問題。
同一所學(xué)校實(shí)行兩種不同的工資制度，不同的崗位實(shí)行不同的工資級(jí)別，學(xué)校就要實(shí)行完善的考核制度，根據(jù)教師、管理等技能崗位的不同特點(diǎn)，在分配中堅(jiān)持多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的政策，重點(diǎn)向一線教師、骨干教師和做出突出成績的其他工作人員傾斜，隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步勢在必行。
檔案管理信息庫的重要性。人事檔案來源于人事、人力資源管理活動(dòng)，又反過來為人事、人力資源管理服務(wù)，它是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事、人力資源管理活動(dòng)中形成的記錄和反映教師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人信用等內(nèi)容，以教師個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗洝Ｈ耸聶n案又是使用干部的重要依據(jù)，也是人事部門為各類人才提供服務(wù)的主要依據(jù)。隨著新的形勢下工資制度的出臺(tái)，健全每一個(gè)人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關(guān)重要，每一年的崗位變動(dòng)、崗變薪變，生動(dòng)地體現(xiàn)出了每一個(gè)教職工的成長軌跡圖，也從中體現(xiàn)出人生的全部價(jià)值。
健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量。人事檔案最大的特點(diǎn)是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實(shí)施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)，作出有效分析，針對(duì)每一個(gè)人每一組信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行合同時(shí)效分析、培訓(xùn)分析、獎(jiǎng)懲分析等。
關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 用人機(jī)制 檔案管理
客觀而論，當(dāng)下社會(huì)正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代與信息時(shí)代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時(shí)代的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時(shí)代人事檔案的管理要求
信息化時(shí)代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實(shí)性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算時(shí)，能夠有針對(duì)性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門更為積極地開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的員工資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，及時(shí)更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見性的決斷。
二、信息時(shí)代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時(shí)代對(duì)人事檔案的安全要求主要有下述兩點(diǎn)：第一，檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，有來自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受嚴(yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對(duì)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時(shí)，同樣容易造成人事檔案運(yùn)作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會(huì)給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過云端存儲(chǔ)、通過計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、甚至點(diǎn)對(duì)面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對(duì)外泄露和公開的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想
（一）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個(gè)人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)；同時(shí)，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說，一方面需要政府加大財(cái)政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位
只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時(shí)，也隱藏了一定的風(fēng)險(xiǎn)，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識(shí)，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級(jí)和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。
（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系
信息化時(shí)代展開的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對(duì)數(shù)據(jù)庫管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競爭上崗的重要考評(píng)依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個(gè)人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會(huì)發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項(xiàng)事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實(shí)際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會(huì)廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實(shí)人才引進(jìn)制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級(jí)檔案管理職稱的人才納入旗下，儲(chǔ)備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時(shí)，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其他會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對(duì)于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結(jié)與建議
人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對(duì)人員信息，剔除無效、虛假信息，對(duì)員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。
目前，我國現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，再由法制部門呈送給國家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門報(bào)備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
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【關(guān)鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創(chuàng)新
在這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，高校的建設(shè)越來越重要，對(duì)人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來，高校人事管理工作在進(jìn)行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應(yīng)該采取新的相關(guān)措施來增強(qiáng)人事檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。
一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性
隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化已逐漸成為衡量一個(gè)國家綜合國力的標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內(nèi)容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量。使高校人事檔案信息的存儲(chǔ)更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據(jù)。
（一）為高校人才的選拔提供參考。
隨著高校的建設(shè)發(fā)展，人才的流動(dòng)量加大，檔案信息也更為復(fù)雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領(lǐng)導(dǎo)更為直接快捷地了解到相關(guān)人員各方面的信息。如對(duì)員工最基本的業(yè)務(wù)能力、興趣愛好、目標(biāo)追求、專業(yè)特長等做一個(gè)全方位的了解。
（二）高校人事檔案管理工作能有效促進(jìn)檔案信息的完整與準(zhǔn)確。
在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時(shí)更新各種數(shù)據(jù)、檔案信息，以確保信息更為準(zhǔn)確、完整。能夠快速地統(tǒng)計(jì)分析出各類人事檔案信息，提高工作效率。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
（一）對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、重視程度不夠。
在人事檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項(xiàng)輔的工作，并不能為高校的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。而高校也沒有對(duì)人事管理工作引起重視，忽視了其對(duì)人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認(rèn)為，人事檔案只要沒有損壞、丟失、泄密，對(duì)工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對(duì)它的重視度。并且由于認(rèn)識(shí)上的不足，管理者并不重視對(duì)人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
（二）管理模式還很落后，效率較低。
許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲(chǔ)存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強(qiáng)、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲(chǔ)存起來不方便等。很多高校并沒有對(duì)此引起重視，沒有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實(shí)性等方面，工作人員也沒有進(jìn)行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實(shí)等，對(duì)日后的各項(xiàng)工作的開展帶來很大的麻煩。
（三）缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)及管理人員。
在部分高校的人事管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對(duì)專門的人事管理部門的設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。高校沒有形成科學(xué)專業(yè)的人事管理隊(duì)伍，也不設(shè)置專門的管理部門和專業(yè)的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項(xiàng)工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現(xiàn)各種問題。
三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新
（一）提高對(duì)人事檔案管理的重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作
的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關(guān)系著高校對(duì)人才選拔的重要性，它對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著重要作用。人事部門可通過各種方式進(jìn)行傳播，加大宣傳的力度，提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教職工對(duì)它的重視。
（二）提高管理人員的素質(zhì)，改進(jìn)管理模式。
人事檔案管理人員自己要先重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展。
（三）加大對(duì)人事檔案管理工作的人力物力投資。
對(duì)檔案管理工作給予物質(zhì)上的支撐，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，保證人事管理工作順利進(jìn)行，解決檔案管理工作中財(cái)力方面的問題。
四、結(jié)束語
總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對(duì)于高校的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進(jìn)高校和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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1 檔案管理信息化、數(shù)字化是創(chuàng)新發(fā)展的必由之路
科技要?jiǎng)?chuàng)新，體制要?jiǎng)?chuàng)新，檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)為“至寶”，視專家和權(quán)威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對(duì)于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會(huì)發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會(huì)。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動(dòng)力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來。
2 當(dāng)前的應(yīng)對(duì)措施
（1）檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。
由于檔案管理信息化是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作任務(wù)，其需要檔案管理人員具備一定的操作能力。對(duì)此，我們需要高度重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。對(duì)此我們需要做好以下幾方面的工作：首先，積極引進(jìn)檔案管理信息化人才，保證檔案管理人員素質(zhì)的提高；其次，以檔案管理信息化建設(shè)為培訓(xùn)內(nèi)容，針對(duì)檔案管理人員展開信息化知識(shí)的講解，不斷提高其信息化操作能力；最后，將檔案管理信息化建設(shè)的成果納入到個(gè)人績效考核中去，給予檔案管理人員升職，加薪的機(jī)會(huì)，以此激發(fā)其檔案管理工作的積極性。
（2）檔案管理信息化硬件建設(shè)投入。
檔案資料無論是從從管理內(nèi)容還是管理形式上來看，工作都顯得較為繁瑣和復(fù)雜多變，每天產(chǎn)生的檔案資料也非常的多，如果在采用人工和有紙化作業(yè)的話，勢必會(huì)跟不上形勢的變化，滿足不了企事業(yè)單位發(fā)展的需求。檔案資料的信息化建設(shè)是新形勢下檔案資料管理的必經(jīng)之路。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及與使用，為檔案資料的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。在檔案資料的管理中，要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)還必須采購配套的檔案資料管理和工作設(shè)備，比如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案資料的管理系統(tǒng)等。檔案資料管理的信息化建設(shè)需要方方面面的支持，硬件設(shè)備是必備的基礎(chǔ)設(shè)施，需要采購齊全，發(fā)揮他們的作用。檔案資料管理程序較為復(fù)雜，并且隨著管理規(guī)模和數(shù)量的增加，檔案資料在信息化構(gòu)建的過程中還要加快各種設(shè)備之間的整合，發(fā)揮整合的力量。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，以及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、各種通訊設(shè)備等技術(shù)的應(yīng)用，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。
（3）、檔案管理信息化思維模式的培養(yǎng)。
專職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動(dòng)找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
（4）創(chuàng)新工作模式
我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
（5）練就過硬技能。
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3 提升檔案管理的信息化服務(wù)水平
當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識(shí)更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
參考文獻(xiàn)
一、醫(yī)院人事檔案管理信息化重要性
1.醫(yī)院人事檔案是全面、歷史、客觀反應(yīng)醫(yī)院員工情況的個(gè)人材料，是各醫(yī)療單位集中保存的特殊檔案，醫(yī)院人事檔案管理是人事管理的一個(gè)重要組成部分。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，做到人盡其才，才盡其用，才能保障醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實(shí)施，使檔案服務(wù)為醫(yī)院的人才建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
2.醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事安排、薪資調(diào)整和職稱評(píng)定等相關(guān)工作開展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用醫(yī)院專業(yè)和行政干部的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性不斷加大，醫(yī)院人事檔案管理工作需要以信息化來適應(yīng)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展需要。
3.傳統(tǒng)的人事檔案工作一直采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，工作效率也很難提高。通過將信息化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升醫(yī)院人事檔案的利用率，同時(shí)，人事檔案管理成本也得以降低。此外，通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息設(shè)備對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息整合，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案信息、館藏資料進(jìn)行收集、管理，由傳統(tǒng)、落后的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化，提升醫(yī)院人事檔案管理效率。
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題
1.基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配備不健全。由于一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，使得硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后，往往采取“因陋就簡”、“因地制宜”的辦法，融辦公、閱檔、倉庫為一間，沒有專用的檔案閱覽室、整編室和檔案庫房，還有的醫(yī)院檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀等。人事檔案管理，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，離不開設(shè)備支持，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，目前許多醫(yī)院檔案室技術(shù)設(shè)備尚不完善，醫(yī)院不愿投入更多資金，增加檔案管理設(shè)備，阻礙了人事檔案管理的信息化進(jìn)程。
2.缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)。目前我國檔案信息化工作中，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后的問題十分突出。雖然我國在紙質(zhì)文件和檔案的管理中形成了一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，但是在電子文件、電子檔案管理等檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定工作方面仍處于起步階段，與國際先進(jìn)水平存在一定差距。在醫(yī)院人事檔案信息化工作中，為了保證檔案信息的質(zhì)量，需要制定操作性強(qiáng)的人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)際人事檔案管理工作中，醫(yī)院人事檔案信息化還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，因此也就無法實(shí)現(xiàn)資源共享。
3.醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)還有待提高。
素質(zhì)是一個(gè)人才智、能力和內(nèi)在涵養(yǎng)的綜合體現(xiàn)，是一種辦事、行動(dòng)、思考等的綜合能力，基本要素包括德、能、勤、廉等諸方面。檔案管理人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的所決定的。醫(yī)院是救死扶傷，治病救人、服務(wù)大眾的特殊服務(wù)行業(yè)。目前，醫(yī)院人事檔案工作從業(yè)人員工作崗位調(diào)動(dòng)頻繁，大部分水平參差不齊，受檔案專業(yè)教育程度大部分偏低，整體知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，年齡結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)更新緩慢，與快速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會(huì)極不相符，人事檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。
三、人事檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策
1.樹立先進(jìn)管理觀念，完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制。醫(yī)院人事檔案的信息化，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，因此，為了保障人事檔案信息化工作的順利進(jìn)行，必須建立完善的檔案信息化管理制度，依據(jù)信息化的需要對(duì)各項(xiàng)管理流程進(jìn)行有效的規(guī)范和控制。還要建立檔案信息化安全管理制度，防止電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提高檔案信息化管理工作的有效性。必須建立專人負(fù)責(zé)、管理層主管與部門分管的體系，實(shí)行多層次運(yùn)行，做到分工明確，責(zé)任到人，建立科學(xué)的醫(yī)院人事檔案信息化管理模式。
2.針對(duì)醫(yī)院人事檔案的專業(yè)特點(diǎn)，制定人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。通過建立醫(yī)院人事檔案信息化相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。在今天改革開放的社會(huì)發(fā)展過程中，醫(yī)院人員流動(dòng)性較大，醫(yī)院人事檔案信息資料量較大，動(dòng)態(tài)變化性較大，需要建立科學(xué)的醫(yī)院人事檔案信息庫，將醫(yī)院人事檔案信息庫與醫(yī)院人事檔案管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息的統(tǒng)一，確保醫(yī)院人事檔案利用過程中信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。此外，還要建立干部個(gè)人電子檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。一般人事檔案數(shù)據(jù)庫在個(gè)人信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、及干部名冊(cè)和表格的快速生成方面有較大的優(yōu)勢，但是在對(duì)人事干部進(jìn)行提拔及考察時(shí)，需要對(duì)其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進(jìn)行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要建設(shè)醫(yī)院人事檔案全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)人事檔案信息資源的共享。同時(shí)，還要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，使人事檔案可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè) 問題對(duì)策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲(chǔ)器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎(jiǎng)懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對(duì)策。中國
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對(duì)人事檔案管理
人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來的機(jī)會(huì)幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)淡薄。所以工作中對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對(duì)于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時(shí)整理歸檔，檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實(shí)情況卻是有些檔案員檔案意識(shí)淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時(shí)，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專職人員管理，單獨(dú)存放。但實(shí)際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號(hào)。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時(shí)展對(duì)檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
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二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對(duì)檔案工作及時(shí)檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎(jiǎng)懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。中國
2、加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這是需要資金做基礎(chǔ)的，加大對(duì)檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時(shí)要注意電子檔案的安全保密工作，因?yàn)殡娮游淖中薷暮笫遣涣艉圹E的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點(diǎn)，其工作性質(zhì)是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。涉及到個(gè)人的隱私和一個(gè)人的成長、工作、遵紀(jì)守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個(gè)崗位上。對(duì)于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實(shí)際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時(shí)期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調(diào)人、獎(jiǎng)懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會(huì)服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?，充分發(fā)揮檔案的作用。
三、結(jié)束語
事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也促進(jìn)了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業(yè)務(wù)人員，加快檔案的信息化建設(shè)，開發(fā)檔案的利用價(jià)值，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考。中國
參考文獻(xiàn)：
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