發(fā)布時間：2023-07-02 09:43:16
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關(guān)鍵詞:檔案管理;行政事業(yè)單位;思路
現(xiàn)代社會對于行政事業(yè)單位的運作來說,建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度,對其生存與發(fā)展極為重要。所謂行政事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè),就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率,適應行政事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學化運行的需要,并便于監(jiān)督和評價。
一、行政事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀
1.檔案工作的重視程度不平衡
行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡,個別單位對檔案工作重視還不夠,檔案意識薄弱,監(jiān)督力度不強,未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證,雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃,也有專人負責抓落實,但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。
2.檔案室保管條件還比較差
多數(shù)單位還達不到檔案管理要求,與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室,設(shè)施設(shè)備老化,有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全,檔案柜也五花八門不統(tǒng)一,比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強,設(shè)施設(shè)備不完善,管理體制不到位,使部分檔案受到損害。
3.檔案人員業(yè)務素質(zhì)還相對薄弱
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作,還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作,檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì),才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業(yè)務不精,導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確,檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠,存在隨意應付了事思想,對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠,思想上存在著為難情緒。
二、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則
首先,規(guī)范與靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化。但這并不是說所有行政事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的,行政事業(yè)單位不僅規(guī)模不同,更有工作特點的差異,其管理方式與制度規(guī)范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié),建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。
其次,職責與權(quán)益兼顧。在制度的制定過程中,要把“職責”這一部分調(diào)整到崗位標準中,明確職責范圍及權(quán)限。例如,一個行政事業(yè)單位檔案部門的分管領(lǐng)導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時,應注意保護工作人員的合法權(quán)益。當前行政事業(yè)單位忽視工作人員權(quán)益的問題時有發(fā)生,這極大地影響工作人員的工作熱情,也必將影響到整個事業(yè)的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案工作制度必須把明確職責與保護權(quán)益放到同等重要的地位。
再次,制定與執(zhí)行并重。制度建設(shè)的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門的實際需要,制定一系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理規(guī)章制度。然而要想適合于單位的發(fā)展、有效調(diào)動工作人員積極性,更為關(guān)鍵的是制度的有效執(zhí)行。單位領(lǐng)導在管理單位的過程中,應更多地關(guān)注各項制度的落實情況,在實踐檢驗的基礎(chǔ)上不斷完善,使制度更加合理化、規(guī)范化。
最后,動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。制度一經(jīng)形成,便在一定時期內(nèi)保持不變,具有相對的穩(wěn)定性,這是事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。但是,制度并不是永不變化的。隨著時代的發(fā)展,行政事業(yè)單位的各項制度當然也要隨之改變。特別是我國各項事業(yè)逐步和世界接軌,行政事業(yè)單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言,應當積極學習國外的一些先進的檔案管理辦法,并結(jié)合自身情況,不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。
三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
1.健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應行政事業(yè)單位檔案管理的需要。第二,簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標,以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三,堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四,堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.加強組織領(lǐng)導,提高人事檔案管理水平
各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度,將其納入議事日程,首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導機構(gòu),定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際,建立起檔案管理達標升級考核機制,對檔案工作實行定性、定量考核,可按照分級分類指導的原則,通過等級升降來實施動態(tài)管理;同時應參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標準,建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況,研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標準,并積極組織實施,從而推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。
3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè),提高人事檔案利用效率
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案服務于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學技術(shù)手段應用于檔案管理,以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先,各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準確、及時地傳輸信息;其次,要對檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三,要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務,以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
4.加強行政事業(yè)單位檔案保密工作
首先,檔案的庫房管理是檔案保密的重點,從總體上講,檔案庫房應按照國家有關(guān)規(guī)定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。
其次,做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作,確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。
總之,行政事業(yè)單位檔案工作地存在一些問題,影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下,行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展的新任務、新特點、新要求。行政事業(yè)單位檔案工作要創(chuàng)造性地開展,推進檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步,這是時展的必然要求,也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現(xiàn)。
參考文獻:
[1]王德俊,當前國際檔案界學術(shù)新動態(tài)新觀點[J].北京檔案,2005(1)
[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風,2008(24)
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案；問題；對策
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A
原標題：淺談行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策
收錄日期：2013年11月6日
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務主體經(jīng)濟活動的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料、存儲有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。
行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料證據(jù)，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務管理的質(zhì)量和水平。加強和規(guī)范行政事業(yè)單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業(yè)單位的會計檔案管理制度。
一、存在的主要問題
（一）相關(guān)人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關(guān)的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領(lǐng)導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關(guān)手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。
（二）會計檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。
（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設(shè)施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設(shè)施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執(zhí)行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務素質(zhì)不高的問題。
（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設(shè)案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關(guān)”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。
二、主要原因分析
（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關(guān)人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構(gòu)也很少進行相關(guān)業(yè)務指導，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會計檔案管理人員和責任對象沒有規(guī)范的檔案法制意識；二是沒有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術(shù)脫節(jié)；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節(jié)，責任心不強。
（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對業(yè)務工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財務工作業(yè)務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領(lǐng)導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。
（三）經(jīng)費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費投入，一般是由單位領(lǐng)導臨時安排，沒有例行的經(jīng)費預算提供保障；另一方面很多單位領(lǐng)導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業(yè)性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。
（四）會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢要事項的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
三、對策建議
（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業(yè)單位應高度重視會計檔案管理業(yè)務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續(xù)教育培訓的重要內(nèi)容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎(chǔ)業(yè)務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎(chǔ)工作；其次，檔案主管機關(guān)要從規(guī)范管理的角度，對行政事業(yè)單位開展會計檔案管理的業(yè)務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構(gòu)內(nèi)部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術(shù)、好的經(jīng)驗認真?zhèn)鞒小?/p>
（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結(jié)合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。
（三）加大經(jīng)費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關(guān)設(shè)施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案保管的責任機構(gòu)，由財務部門將相關(guān)經(jīng)費列入本單位年度預算，保障檔案管理經(jīng)費有穩(wěn)定可靠的來源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設(shè)施并嚴格執(zhí)行相關(guān)制度。
（四）規(guī)范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作
1、規(guī)范會計檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會計業(yè)務的內(nèi)容、會計檔案的數(shù)量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設(shè)案卷；二是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。
2、規(guī)范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續(xù)。
3、建立嚴格執(zhí)行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責任明確、內(nèi)容完整、時間清楚；二要嚴格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關(guān)法規(guī)，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結(jié)時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執(zhí)行由相關(guān)部門監(jiān)銷制度。
（五）加大會計檔案管理的監(jiān)管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業(yè)務檢查時，應將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要利用價值。單位內(nèi)部應將會計檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財政財務管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。
以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規(guī)范化的軌道。
主要參考文獻：
1 行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題
1.1 思想不夠重視
目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對會計檔案工作中，很多財務人員甚至是單位領(lǐng)導都不夠重視，對該項工作缺乏充分的認識，工作應付性較強，認為會計檔案管理工作是一項費時費力又不討好的工作，并且會計檔案工作與會計業(yè)務工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會計檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會計檔案管理人員對檔案管理工作缺乏經(jīng)驗，或沒有進行過檔案業(yè)務知識的培訓，對檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導致檔案管理不規(guī)范、不標準。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會計檔案管理方面沒有制定相關(guān)的管理制度，只作為財務管理中的一個分支，而部分單位雖然對檔案管理制度也詳細的進行了制定，但是在制度的落實方面存在較大問題。
1.2 資料收集不全
在對會計檔案資料進行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對報表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進行收集歸檔，而對會計磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導致會計檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會將會計信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對光盤、磁盤等管理不當，導致信息極易丟失。其次，在已交單位會計檔案的時候，沒有嚴格進行清點，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導致檔案查找難度較大。最后，隨著會計電算化技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級，而諸多單位對軟件系統(tǒng)沒有進行升級換代，造成部分會計電算化檔案無法調(diào)取使用。
1.3 檔案管理不細致
部分單位對會計憑證不能及時裝訂，導致會計憑證以及丟失；在對一些活頁賬簿進行裝訂的時候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進行裝訂成冊，對會計報表也是分散存放，未按月裝訂。在對會計檔案立卷時，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對保密性過分強調(diào)，嚴格限制了會計檔案人員的身份，會計檔案的作用也無法發(fā)揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過保管期的會計檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權(quán)限，即便是已經(jīng)超過保管期間，也沒人敢對檔案進行銷毀。
1.4 監(jiān)管力度不足
行政事業(yè)單位對會計業(yè)務進行審計與檢查工作中，對會計檔案往往不作為檢查與管理的重點。而且在單位內(nèi)部，財政財務管理中也很少將會計檔案管理工作真正融入，沒有將會計檔案管理作為會計工作的固有環(huán)節(jié)對待，會計檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒有形成相互促進、相互制約的監(jiān)管機制，對會計檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來不利影響，對會計檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。
2 加強行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的對策
2.1 建立健全會計檔案管理工作制度
首先，應該對財務檔案歸檔制度進行監(jiān)督，對歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學的管理方法和先進的管理手段對會計檔案進行管理，保證檔案不會出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對管理人員的職責進行明確；第三，對會計檔案管理工作責任制度進行建立健全，對各責任人的職責進行明確，保證會計檔案管理各項工作都能落到實處；第四，制定會計檔案管理獎懲制度，對會計檔案管理工作定期進行檢查，對管理人員的管理能力進行評價，通過精神獎勵、物質(zhì)獎勵及處罰措施配合應用，提高會計檔案管理工作的水平。
2.2 提高會計檔案管理人員的素質(zhì)
作為單位領(lǐng)導而言，首先要認識到會計檔案管理的重要性，要在領(lǐng)導的工作日程中加入會計檔案管理工作，從法律的高度來對會計檔案進行管理。對會計檔案管理工作人員也要加強培訓，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對檔案管理人員進行技能培訓，在工作過程中，也要定期進行培訓，使會計檔案管理人員的執(zhí)行力及責任心得到強化。在會計檔案工作硬件設(shè)施方面，也應適當加大投入，改善硬件設(shè)施，對檔案室的部分設(shè)備要進行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機、計算機、掃描儀及去濕機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)信息化的會計檔案管理需求。
2.3 規(guī)范會計檔案整理歸檔工作
在會計檔案管理日常工作中，對會計憑證要及時進行整理裝訂，對封粘、簽章要進行規(guī)范，會計檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會計檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對會計憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財務報告、會計賬簿及其它會計檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、報表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進行打印裝訂并存檔，并且要進行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進行檢查。對會計檔案保管進行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財會部門可對會計檔案保存一定時間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財會部門由專人對會計檔案進行妥善保管。
2.4 強化會計檔案的開發(fā)利用
對會計檔案查閱利用手續(xù)進行嚴格制定，確保各個環(huán)節(jié)都要詳細記錄，明確各環(huán)節(jié)時間、責任人等。對檔案案卷、專題、文號等目錄進行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計算機快速實現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財務檔案統(tǒng)計臺賬，如文書檔案匯總、財務檔案查閱、財務檔案數(shù)量統(tǒng)計、財務檔案移交清冊等登記簿及臺賬。對單位的預算執(zhí)行能力及財務運行中的不足與特點等可利用財務基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進行分析總結(jié)，并針對性的提出預防的措施，為單位領(lǐng)導的決策提供依據(jù)。對會計檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴格執(zhí)行。與財會部門一起，會計檔案管理人員對會計檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價值的會計檔案，對已經(jīng)失去價值的檔案可大膽銷毀，而對一些已經(jīng)過了保管期，但是還存在債權(quán)債務等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨的項目的進行保管，在保管清冊及銷毀清冊備注欄內(nèi)注明檔案情況。
2.5 強化會計檔案監(jiān)督管理
審計、財政及檔案部門對相關(guān)業(yè)務進行檢查時，其工作的內(nèi)容之一也要針對會計檔案規(guī)范化管理進行檢查，才能使單位會計檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會計檔案管理工作的價值才能發(fā)揮出來。將會計檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴格遵循，將單位會計檔案管理工作作為一項長效工作來抓。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理工作；改革；電子政務發(fā)展；探討
在信息時代背景下，事業(yè)單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發(fā)展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業(yè)檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發(fā)展電子政務，提高事業(yè)單位檔案管理水平已成為新時期社會發(fā)展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構(gòu)，但在日常工作中，領(lǐng)導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。檔案管理是一項系統(tǒng)而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設(shè)備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設(shè)備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設(shè)備，辦公設(shè)備落后，已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價值。
二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略
1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務建設(shè)的重中之重，需要統(tǒng)一領(lǐng)導與協(xié)調(diào)，使相關(guān)的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務流程，和電子政務建設(shè)相融合，不斷促進事業(yè)單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業(yè)單位要對檔案管理信息進行數(shù)字化設(shè)計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎(chǔ)上，需要和對應的政務中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關(guān)文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優(yōu)勢，對事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領(lǐng)域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護作用。在實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關(guān)的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標準。
4.構(gòu)建有效平臺，實現(xiàn)資源有效整合。
事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺基礎(chǔ)上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統(tǒng)一的關(guān)系，需要嚴格按照檔案管理流程、業(yè)務內(nèi)容等進行，并遵循相關(guān)的原則，比如，動態(tài)原則、拓展原則，對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個發(fā)展平臺具有的作用，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。
5.重組檔案管理組織架構(gòu)。
在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構(gòu)體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡信息技術(shù)人才納入到對應的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業(yè)單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優(yōu)質(zhì)的服務。
結(jié)語
總而言之，在新時代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經(jīng)濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長遠的發(fā)展道路。
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在全球各行業(yè)機構(gòu)實施信息化管理、加強科技智能化管理的大背景之下，我國的行政事業(yè)單位也改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的模式，不斷引進信息管理方法，建立自身的信息體系。但是，如何進行科學設(shè)置，促進各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，同時完善和處理各項文書、人事、公務等信息檔案仍然標準不一，最終影響了資源的配置效率。 具體包括如下幾點：
（一）資產(chǎn)運用效率低，擱置耗費現(xiàn)象嚴重。對行政事業(yè)單位而言，通常想方設(shè)法要求更多的資金，占有太多的國有資產(chǎn)，極少考慮到各部門的實際現(xiàn)狀和需求。在這種情況下，通常會?е鹵熱綹韃棵擰⒏饜姓?要職人員的互相攀比，最終使資產(chǎn)配置不合理，同時實行信息化管理的過程存在很多疏漏和不完善的地方，各部門人員的溝通脫節(jié)，難以真正實現(xiàn)信息化。
（二）信息化管理范疇廣，難以及時彌補信息錯誤。在我國的大多行政事業(yè)，就性質(zhì)和類別而言，通常規(guī)模較大，這使信息化的普及和統(tǒng)一化的實現(xiàn)存在較大的難度，容易導致信息化管理存在散布性、混亂，難以實現(xiàn)標準業(yè)務操作流程。行政事業(yè)單位建立信息管理系統(tǒng)的本意，原是為了提升行政事業(yè)單位的檔案管理能力，使各項數(shù)值和數(shù)據(jù)信息能夠及時而迅速地反饋當前單位存在的問題，包括業(yè)務信息、資產(chǎn)現(xiàn)狀、人事情況、經(jīng)費開支消耗等等，但在行政單位及各部門的規(guī)模、人員數(shù)量較多且復雜的情況下，極易使信息化管理出現(xiàn)問題，難以實現(xiàn)有效的信息反饋與對接，從而為合理配置資源及資產(chǎn)帶來了不良影響。
（三）難以實現(xiàn)統(tǒng)籌與集中一體化管理。進行信息化管理有利于幫助行政事業(yè)單位加強對自有資產(chǎn)的了解，隨時掌握資產(chǎn)情況，減少資金流失。為改變傳統(tǒng)落后滯納的紙媒辦公形式，改變?nèi)斯さ怯浌芾硇畔⑺鶐淼某鲥e率與不良影響，就應跟著技術(shù)潮流的趨勢改革，加強對內(nèi)部的公務、人事、技術(shù)信息管理，做好資源整合，使行政事業(yè)單位對大數(shù)據(jù)的處理、管理能力，以及辦公效率全面得以提升，這是它的真正本意與運行宗旨。然而，目前在實際的管理過程中，大多數(shù)行政事業(yè)單位仍然不具備成熟的技術(shù)管理策略。通常內(nèi)部信息采集效率、數(shù)據(jù)管理效率仍然十分低下，要在本質(zhì)上改善這個問題，就要給信息化管理構(gòu)建一個嚴謹而科學的平臺。
二、如何提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理水準
信息化建設(shè)將會隨著全球?qū)π畔⒓夹g(shù)的需求，變得越來越標準化和嚴格。無論是普通小微企業(yè)，或是大型行政事業(yè)單位，構(gòu)建一個健康的信息平臺，引進智能系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施資源，這已經(jīng)是一種全球性的潮流趨勢。對此，應注意遵從如下原則來解決問題：
（一）統(tǒng)籌計劃，統(tǒng)一運作。推進行政事業(yè)單位實現(xiàn)信息一體化管理，實現(xiàn)信息對接、部門聯(lián)結(jié)，完善系統(tǒng)信息體系的各項功能，建立強大的數(shù)據(jù)管理，并要使信息系統(tǒng)對儲存機密檔案、大型數(shù)據(jù)有兼容性，方便及時進行信息提取，也方便進行統(tǒng)一管理，保障各項信息資源的安全。
（二）做好標準信息化的建設(shè)，優(yōu)化現(xiàn)有的信息體系。信息化的標準化管理是硬性要求，是結(jié)合技術(shù)規(guī)范與標準的管理章程?；谛姓聵I(yè)單位有規(guī)模、業(yè)務較大，內(nèi)部人事人員較為密集復雜的情況，因此，在構(gòu)建信息平臺信息系統(tǒng)之時，可引進西方國家的相關(guān)管理經(jīng)驗及技術(shù)方法，并結(jié)合自身的實際情況及法律框架，構(gòu)建一套能幫助自身實現(xiàn)集中統(tǒng)一化管理的運行機制。
（三）優(yōu)化信息管理隊伍，建立有效的監(jiān)督管理體系。技術(shù)人才為現(xiàn)代行政事業(yè)單位核心人才之一，實現(xiàn)信息化檔案管理，就要有具有資質(zhì)的技術(shù)人才、管理人才，才能優(yōu)化內(nèi)部的智能化管理績效。對此，同時要制訂長遠的有效運作方針，并建立對應的監(jiān)督管理方法。要確認信息化進展戰(zhàn)略，以及結(jié)合其具體運行機制，全面推動行政事業(yè)單位日常對檔案信息的管理，使之更為法制化、常態(tài)化、科學化、正規(guī)化，從而才能樹立科學嚴明的管理秩序。
1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
檔案是社會發(fā)展過程中所形成的重要資料，包括很多類別，比如單位經(jīng)營檔案、物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案、科技檔案等，事業(yè)單位檔案的收集、整理和應用，是社會發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，是為社會發(fā)展、教育發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展提供必要的資源和信息支持的重要途徑。當前事業(yè)單位檔案管理過程中還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理目標不明確。在事業(yè)單位檔案管理過程中，應該要有一個明確的目標，檔案管理人員應該要明確檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對檔案管理工作理念要?M行創(chuàng)新。當前有的事業(yè)單位的檔案管理目標不夠明確，因此導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到影響。
第二，信息化水平不高。當前很多事業(yè)單位檔案管理過程中信息化程度不高，導致檔案管理過程中出現(xiàn)各種錯誤，例如檔案不規(guī)范、檔案丟失等，對于事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。
第三，事業(yè)單位檔案管理體系和制度不健全。我國的檔案管理工作有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，一般各個單位會根據(jù)自身的實際情況對檔案管理工作進行變通，很多事業(yè)單位檔案管理過程中缺乏明確、嚴格的檔案管理制度，管理標準比較混亂，沒有制定統(tǒng)一的收檔制度，使得事業(yè)單位檔案管理過程中問題頻出，對于事業(yè)單位檔案信息的查詢和利用會產(chǎn)生嚴重影響。
2 事業(yè)單位檔案管理策略
2.1 制定科學合理的管理目標
在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，科學合理的管理目標對于事業(yè)單位的管理模式的創(chuàng)新改革有一定的導向性，在事業(yè)單位不斷改制的過程中應該要對事業(yè)單位的各項管理任務進行重新布局，確定各項管理工作的具體目標，從而使得事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，有條不紊。在新時期，事業(yè)單位管理者應該要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標，對檔案管理工作加以重視，對于檔案管理工作而言，要進行系統(tǒng)性規(guī)劃，單位的檔案管理部門要結(jié)合單位的發(fā)展目標，對檔案管理目標進行制定，首先要制定階段性目標，如在一定時期內(nèi)要對事業(yè)單位的所有檔案進行歸類整理、實現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標進行工作調(diào)整，對檔案管理過程中存在的各種問題和障礙進行解決。其次，要制定整體目標，檔案管理的整體目標要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展目標，對當前事業(yè)單位發(fā)展過程中的問題進行分析，并且從檔案管理角度著手，提出解決建議和方案，促進事業(yè)單位的快速發(fā)展。
2.2 提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平
信息化管理已經(jīng)在很多行業(yè)中都有應用，是提高管理效率，減少管理過程中的出錯率的重要途徑。在檔案管理過程中也應該要加強對信息化管理模式的應用，首先要加強對信息化管理技術(shù)的推廣，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的完善，并且加強培訓教育，使得檔案管理人員能夠加強對信息技術(shù)的認知，并且在檔案管理過程中應用各種信息技術(shù)和通信技術(shù)，對檔案進行全面收集、整理、存儲、分享。其次，要加強對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。在檔案管理信息化發(fā)展過程中，要加強計算機設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等方面的建設(shè)，為檔案管理信息化發(fā)展提供必要的支持。
2.3 完善檔案管理制度
建立科學合理的檔案管理體制，是提高檔案管理工作效率的重要措施，在事業(yè)單位檔案管理過程中，應該要不斷健全、完善檔案管理制度，使得檔案管理人員具有現(xiàn)代化管理意識，對檔案管理過程中的各種問題進行解決。在新時期，事業(yè)單位檔案管理制度的完善可以從以下方面著手：第一，建立良好的溝通機制。應該要加強對各個部門的協(xié)調(diào)與溝通，事業(yè)單位檔案管理部門要獲取單位發(fā)展過程中的各種檔案信息，則必須要與各個部門進行溝通，各個部門要對部門內(nèi)的信息、檔案等進行匯總，并且將其傳遞給檔案管理部門，從而對檔案內(nèi)容進行完善。第二，要加強檔案管理過程的控制。檔案的收集和整理就是為了更好地使用各種檔案，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中不僅要加強對檔案的搜集整理，還應該要加強對各種信息的利用，對于信息化管理系統(tǒng)，要設(shè)置相應的權(quán)限，便于員工對檔案信息進行查詢。
檔案管理工作是事業(yè)單位運營的最基本工作，做好這一項工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進行完善和改革，是新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。
二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性
數(shù)字化時代的到來讓很多數(shù)據(jù)的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發(fā)展方向，應用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過對檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時代下，各項信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會各個領(lǐng)域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應當將新的技術(shù)運用到工作中，適應社會的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。
三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對檔案管理工作認識不到位
受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來經(jīng)濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業(yè)單位的發(fā)展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]
（二）檔案管理方式不科學
現(xiàn)代的科學技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計算機技術(shù)的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計算機系統(tǒng)來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。
（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高
檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業(yè)素質(zhì)都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]
四、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施
（一）完善檔案管理的業(yè)務流程
完善檔案管理的業(yè)務流程指要對檔案管理的流程進行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個環(huán)節(jié)的設(shè)計和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務流程改革也要從本質(zhì)上進行。
第一要優(yōu)化業(yè)務流程，完善檔案管理內(nèi)部部門之間的業(yè)務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務流程關(guān)系，動員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監(jiān)管工作，對每個環(huán)節(jié)都要進行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發(fā)展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]
（二）擴展檔案管理服務能力
首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數(shù)只是對信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術(shù)進行擴展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數(shù)據(jù)倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發(fā)展。
（三）構(gòu)建檔案管理平臺
構(gòu)建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺，結(jié)合檔案管理的職責設(shè)計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業(yè)單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標的平臺。第二方面是實現(xiàn)對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現(xiàn)對檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。
五、結(jié)語
前言：事業(yè)單位是我國行政機構(gòu)的重要組成部分。檔案資料管理在事業(yè)單位工作中占據(jù)著重要的位置，它關(guān)系到每個工作人員的切身利益，是領(lǐng)導考察，選拔干部的主要依據(jù)。但由于事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作體系不健全，檔案管理技術(shù)水平不高，使如今，在檔案管理工作過程中存在許多遺留的問題，如何規(guī)范檔案管理管理工作，實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的工作重點。因此，事業(yè)單位要完善檔案管理體系，提高人事管理人員的業(yè)務水平，深刻意識到檔案管理的重要性。
一、檔案管理人員處理工作時存在的現(xiàn)象
1.管理人員對檔案管理工作的忽視
現(xiàn)事業(yè)單位普遍存在一種現(xiàn)象，檔案管理工作得不到事業(yè)單位領(lǐng)導足夠充分的重視，管理人員對檔案管理不重視，管理水平不到位。這造成事業(yè)單位檔案管理體系不夠完善，檔案管理人員在人事管理體系中不能充分地發(fā)揮作用，給事業(yè)單位的人事管理工作帶來不可避免的損失。
2.檔案管理人員的專業(yè)技能水平不強
由于檔案管理部門領(lǐng)導對檔案管理的忽視，檔案管理人員自身素質(zhì)能力有限，沒有專業(yè)，統(tǒng)一系統(tǒng)化的管理方法，使得人事檔案管理制度不規(guī)范，因此導致檔案資料的丟失，整理混亂等問題。要健全事?I單位檔案管理體制，需強化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平，進一步學習和掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，不斷總結(jié)，認真做好自己的本職工作[1]。
3.檔案管理體制缺乏創(chuàng)新
檔案管理工作無法給單位帶來直觀的效益，同時，檔案管理工作繁瑣復雜，需要投入足夠的時間和人力資源，因此，得不到事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視，導致管理體制不健全。要完善檔案管理體制，需嚴格落實管理工作人員的職責任務，分工合理，充分發(fā)揮利用各個職責人員將工作內(nèi)容落實到每個人頭上，科學地布置任務，將管理進行網(wǎng)絡化，將所涉及的各個資料進行準確的管理，嚴格遵守事業(yè)單位檔案管理制度，創(chuàng)新健全檔案管理工作體系，提升檔案管理水平。事業(yè)單位的檔案管理工作應根據(jù)自身是實際情況，制定出符合自身發(fā)展需求的管理體系，要求管理人員嚴格地依據(jù)管理制度進行檔案管理工作，不得擅自違背其規(guī)章制度，統(tǒng)一遵守檔案管理部門制定的任務，制定明確的工作計劃，實施高效的管理措施，全方位地健全事業(yè)單位檔案管理制度，能夠合理，有效的開展今后的工作。
二、創(chuàng)新事業(yè)單位在檔案管理工作的制度管理
1.提高單位領(lǐng)導對檔案管理的重視度
由于事業(yè)單位現(xiàn)存條件有限，沒有完善的檔案管理設(shè)施，使得原有檔案資料存在缺失，沒有統(tǒng)一的歸納整理，資料分散。隨著社會發(fā)展的不斷需求，檔案資料逐漸體現(xiàn)其重要性，它記載著事業(yè)單位的工作內(nèi)容，主要事件，對以后工作的發(fā)展起到借鑒、促進和指導作用。事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度關(guān)系到檔案管理工作的開展進度，因此，事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理引起必要的重視，才能夠在時間和人力資源上得到充分的支持，激勵人事管理人員對工作的熱情和積極的態(tài)度。
2.增化管理人員的自身素質(zhì)、提升管理技能水平
為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的高效性，管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平勢必成為重要條件。創(chuàng)建擁有高學歷和專業(yè)化的管理團隊力量，提高整個管理團隊的綜合素質(zhì)。相對于檔案管理者來說，事業(yè)單位檔案資料管理不僅僅是簡單對資料進行整理封存，檔案管理員應進行專業(yè)素質(zhì)教育的培養(yǎng)，提高其業(yè)務水平，能夠結(jié)合本單位的自身性質(zhì)進行歸納總結(jié)和整理。同時，需要加強經(jīng)濟投入，引進先進的設(shè)備，不斷增強提高職員的操作水平和專業(yè)技能。規(guī)劃資料管理人員的職責權(quán)限，強化管理人員對檔案管理的意識，充分了解檔案資料現(xiàn)有的收集、記錄和整理情況，進而能夠和其他部門進行有效的準確的溝通與交流[2]。
3.進一步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化、系統(tǒng)化
全球一體化發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛的運用，有效避免了因紙張丟失，管理漏洞而引起的信息不完善，資料不準確等問題，從而加快了檔案管理工作的進展。要想對現(xiàn)有的問題得以充分的改善，需要進行專業(yè)化、現(xiàn)代化、科學化的管理理念?，F(xiàn)如今，電腦是實用性很高的工具設(shè)備，可充分利用電腦軟件系統(tǒng)來提高工作效率，實現(xiàn)信息化管理。要加快檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化進程，需不斷提高檔案管理人員的業(yè)務能力和操作技能水平，增強檔案信息化觀念的意識。檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，對事業(yè)單位的發(fā)展起到積極發(fā)展的作用，加快檔案管理建設(shè)的步伐使檔案管理得到充分的開發(fā)利用是現(xiàn)檔案資料管理工作者的工作重點[3]。
