發(fā)布時(shí)間：2023-08-11 17:17:35
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理要求樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；管理；應(yīng)用
一、電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及問(wèn)題
電子檔案是指能夠由計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行處理保存的政府和企業(yè)形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，它不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，其儲(chǔ)存介質(zhì)是硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)和磁盤(pán)等。這也就要求不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對(duì)電子文檔有深刻的認(rèn)識(shí)，才能更好地完成電子文檔管理作業(yè)。
電子文檔是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是近幾年隨著信息技術(shù)的發(fā)展所興起的，所以相應(yīng)的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進(jìn)行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作所存在的問(wèn)題有清楚的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決方案。筆者通過(guò)研讀文獻(xiàn)及進(jìn)行調(diào)研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：
（一）電子檔案管理規(guī)章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對(duì)應(yīng)的制度和法律并不完善。這就造成了在對(duì)電子文件和電子文檔進(jìn)行管理時(shí)，沒(méi)有一個(gè)可靠統(tǒng)一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只需在收集、價(jià)值評(píng)定和保管時(shí)進(jìn)行妥善的管理和處理，其完整性和真實(shí)性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質(zhì)，如果在對(duì)電子文檔進(jìn)行處理的某一步驟出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)對(duì)其真實(shí)性和時(shí)效性產(chǎn)生威脅。因此，在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，應(yīng)該盡快加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)。
（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護(hù)。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，其安全性面臨的威脅來(lái)自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行全方位的保護(hù)。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應(yīng)該對(duì)電子文檔管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)以及加強(qiáng)其在日常操作過(guò)程中的監(jiān)督，以此來(lái)減少由于人為操作造成的對(duì)于電子文檔安全性的威脅。但是現(xiàn)在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進(jìn)行醫(yī)治的措施，導(dǎo)致了沒(méi)有充足的電子檔案安全保護(hù)能力。
（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應(yīng)軟件和制度還不夠健全以及運(yùn)行不夠標(biāo)準(zhǔn)。雖然一些有關(guān)的檔案管理部門(mén)對(duì)于本企業(yè)電子檔案的管理制定了專門(mén)的管理制度，但也僅僅只是針對(duì)電子檔案在某一環(huán)節(jié)的某一方面，尤其偏重于對(duì)于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導(dǎo)致了電子文檔的機(jī)密性不能得到很好的保障。
（四）缺乏專業(yè)的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件進(jìn)行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應(yīng)的對(duì)于電子檔案專業(yè)管理人員的培訓(xùn)課程設(shè)置還不夠完善和合理，也就導(dǎo)致了現(xiàn)在的電子檔案管理人員對(duì)于電子檔案管理的基本理論知識(shí)掌握的很扎實(shí)，但對(duì)于相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件并不能很好地進(jìn)行操作。專業(yè)的電子檔案管理人員是現(xiàn)在社會(huì)上的一大缺口。
二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
（一）降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計(jì)算機(jī)具有能夠同時(shí)快速處理一定數(shù)量的數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和操作的，相對(duì)于傳統(tǒng)文檔由人力做主導(dǎo)，這就大大的降低了工作人員的工作強(qiáng)度，工作人員現(xiàn)在只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就能夠完成之前需要很長(zhǎng)時(shí)間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。
（二）有效防止管理過(guò)程中的遺漏。因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理時(shí)，這些操作都是通過(guò)人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現(xiàn)此種情況時(shí)，檔案管理人員只能對(duì)已經(jīng)封裝好的檔案進(jìn)行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理時(shí)，文檔是服務(wù)器直接進(jìn)行處理，很難發(fā)生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補(bǔ)漏，檔案管理人員只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，就能完成相應(yīng)的操作，省時(shí)省力，提高了工作人員的效率。
（三）有效提高了文檔的保密性。之前對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔進(jìn)行查閱時(shí)，是將包含查閱內(nèi)容的整個(gè)問(wèn)卷提供給相應(yīng)人T，這就導(dǎo)致了其他與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文檔存在著泄密的危險(xiǎn)，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應(yīng)內(nèi)容并監(jiān)督查閱人員查閱，又相應(yīng)地增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。如果是電子檔案，就無(wú)需擔(dān)心這一問(wèn)題。在檔案查閱者請(qǐng)求查閱某一檔案時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過(guò)時(shí)才能進(jìn)行查閱，而且只能查閱其要求內(nèi)容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。
（四）大大提高了檔案質(zhì)量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價(jià)值的文檔，就必須提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存檔時(shí)， 是根據(jù)檔案管理人員或相關(guān)部門(mén)人為設(shè)定一些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，很難對(duì)檔案的整理和歸檔制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就造成檔案的質(zhì)量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價(jià)值。而且在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時(shí)間，使得檔案管理人員沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)提升自身的素質(zhì)，使得檔案的質(zhì)量受到了很大的影響。但是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作卻有效解決了檔案的質(zhì)量問(wèn)題，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案的價(jià)值設(shè)定全面的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選操作，大大提高了檔案的質(zhì)量，而且使得工作人員從復(fù)雜的工作中抽取出來(lái)，有更多的時(shí)間和精力提高自己的工作素質(zhì)。
三、如何做好電子檔案管理應(yīng)用
（一）建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應(yīng)該建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。在對(duì)電子檔案管理的制度進(jìn)行制定時(shí)，首先應(yīng)該將文件管理和電子文檔兩者進(jìn)行統(tǒng)一的管理，因?yàn)殡娮游募请娮游臋n的基礎(chǔ)組成部分，只有先從基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范操作，才能更有效地保證電子文檔的規(guī)范、正確和真實(shí)。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門(mén)的職責(zé)，在統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督下確保文檔的整個(gè)操作環(huán)節(jié)的規(guī)范。最后，檔案接收部門(mén)也應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檢測(cè)規(guī)范，保證電子文檔的原始和真實(shí)。
（二）嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換性。由于電子文檔是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換。所以電子檔案的可轉(zhuǎn)換性是保證電子檔案能夠得到長(zhǎng)期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內(nèi)容既使被修改也毫無(wú)痕跡的特點(diǎn)，且對(duì)電子文檔只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的復(fù)制和粘貼工作就能夠做到對(duì)其內(nèi)容的傳播，從而使電子文檔的真實(shí)和原始無(wú)法得到充分保障。這就需要我們對(duì)電子文檔進(jìn)行更復(fù)雜和高級(jí)的操作。而且電子文檔的承載介質(zhì)存在著易老化的缺點(diǎn)，這就需要在一定時(shí)期之后對(duì)電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。以上這些，都對(duì)電子文檔的轉(zhuǎn)換性提出了更高的要求。
（三）做好管理過(guò)程中的管控。要想做好對(duì)電子檔案管理的操作，不僅應(yīng)在其他外部條件上加強(qiáng)規(guī)范，也需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定出一套更加適用于本企業(yè)電子檔案管理的制度，以此來(lái)規(guī)范電子檔案管理過(guò)程中的操作，做好過(guò)程控制。首先，應(yīng)該設(shè)定檔案管理權(quán)限，即規(guī)定哪些人或哪些部門(mén)對(duì)哪些內(nèi)容有相應(yīng)的操作或查閱權(quán)限。然后，要做好文檔傳播過(guò)程的監(jiān)控，保證文檔不能進(jìn)行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用過(guò)程中的監(jiān)控，對(duì)文檔信息的安全等級(jí)進(jìn)行分層次加密，而且要對(duì)文檔查閱有紀(jì)錄，方便日后的查閱監(jiān)控。
（四）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。在電子檔案發(fā)展越來(lái)越快速的今天，企業(yè)和社會(huì)的首要任務(wù)就是培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人才。可以從以下兩個(gè)方面入手，一方面，各大高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代下的電子檔案人才的培養(yǎng)，從根本上解決人才缺失的問(wèn)題；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人員的引進(jìn)，來(lái)保證現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業(yè)又要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部原有檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業(yè)和社會(huì)應(yīng)該根據(jù)信息化需要，改變單一型的檔案管理結(jié)構(gòu)，建立一支適用信息時(shí)代的高素質(zhì)、高技能的電子檔案管理人才隊(duì)伍，來(lái)保證電子檔案管理的高效進(jìn)行。
四、結(jié)語(yǔ)
電子檔案管理把推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化和高效化作為其工作的主要目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質(zhì)特點(diǎn)，還要加快電子檔案管理相關(guān)的技術(shù)和硬件建設(shè)，建立完整的電子檔案管理制度，培B高素質(zhì)的信息化電子檔案管理人才，加強(qiáng)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程的相互銜接以及加強(qiáng)電子檔案管理有關(guān)部門(mén)的高效和及時(shí)溝通。只有這樣，才能在信息化高速發(fā)展的今天，快速準(zhǔn)確地向社會(huì)和國(guó)家提供更有價(jià)值的檔案。
【參考文獻(xiàn)】
[1]唐雪妍.淺談電子檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2006（15）.
[2]于中.開(kāi)發(fā)建設(shè)圖書(shū)館專題數(shù)據(jù)庫(kù)[J].情報(bào)雜志，2010（11）.
[3]路玲.余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)?社會(huì)科學(xué).2009（07）.
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語(yǔ)
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
（一）方便、高效、快捷
檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案?jìng)鬟f成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過(guò)程中遺漏的可能性較小，電子存儲(chǔ)時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來(lái)較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來(lái)對(duì)提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略
（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度
為了使電子檔案管理走出無(wú)序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無(wú)法進(jìn)行集中管理?？梢?jiàn)，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。
（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境
事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過(guò)程中，設(shè)備升級(jí)換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對(duì)于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來(lái)有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。
（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過(guò)于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。
（四）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理
電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開(kāi)軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來(lái)源的系統(tǒng)。在具體使用過(guò)程中，要具備高度的安全意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級(jí)工作。
（五）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問(wèn)題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來(lái)?yè)p壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，要進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行完善，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，從而為電子檔案信息的安全奠定良好的基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術(shù)
隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。通過(guò)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問(wèn)題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。
一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門(mén)別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)無(wú)痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無(wú)痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過(guò)程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。
（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲(chóng)蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過(guò)程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問(wèn)題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)與文件信息生成部門(mén)加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。
（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開(kāi)展。電子檔案有效的解決了這一問(wèn)題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過(guò)程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理?yè)p耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開(kāi)展。
二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性
（一）檔案管理信息的完備性一致。無(wú)論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過(guò)程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過(guò)是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。
（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過(guò)是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過(guò)是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。
（三）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的擴(kuò)充與發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相伴而來(lái)的是信息資源的爆炸式增長(zhǎng)，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長(zhǎng)，因此必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時(shí)展的要求，更是檔案管理工作進(jìn)一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛，最大限度的擴(kuò)充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴(kuò)充檔案信息資源的同時(shí)，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過(guò)相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作水平的不斷提升。
電子檔案在提高工作效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性，而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對(duì)檔案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校電子檔案管理的內(nèi)容
高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學(xué)校制度性的電子文件、高校主頁(yè)網(wǎng)站信息及重大活動(dòng)中所形成的照片或視頻資料、學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的信息資料、學(xué)生的學(xué)籍及成績(jī)等，按照類別大致可以分為:學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財(cái)務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實(shí)上，高校為應(yīng)對(duì)種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門(mén)來(lái)管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個(gè)部門(mén)由專人兼職管理檔案材料。其中教學(xué)及科研檔案因?yàn)橛性u(píng)估和考核的需要，相對(duì)較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。
(二)高校電子檔案管理的問(wèn)題
目前發(fā)現(xiàn)多數(shù)研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實(shí)性較低的問(wèn)題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規(guī)范、專業(yè)人員技術(shù)需提高等問(wèn)題。
1．電子檔案建立過(guò)程和查閱過(guò)程缺乏制度規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
一方面電子檔案的存儲(chǔ)制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善，歸檔程序不明確，對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選沒(méi)有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過(guò)不同部門(mén)才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過(guò)程中，一些檔案管理人員沒(méi)有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，各部門(mén)各自為政，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導(dǎo)致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲(chǔ)存，要么就會(huì)出現(xiàn)缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒(méi)有備份資料留存，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，難以復(fù)原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。
2．電子檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)技能需加強(qiáng)。
高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門(mén)人員兼職管理，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過(guò)程對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能提出更高要求，各部門(mén)專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，難免會(huì)降低檔案收集的質(zhì)量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。
3．對(duì)檔案電子化過(guò)程中投入的資金不足。
部分高校對(duì)電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠，有關(guān)規(guī)范性要求落實(shí)不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省，觀念上的疏忽嚴(yán)重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，制約了電子檔案的發(fā)展。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理的措施
(一)強(qiáng)化管理人員專業(yè)意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)技能
要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化的必然趨勢(shì)。從電子檔案的收集整理開(kāi)始，建立規(guī)范化的電子檔案管理流程機(jī)制及監(jiān)督管理機(jī)制，出臺(tái)相應(yīng)的績(jī)效考評(píng)辦法，考評(píng)專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、工作效率和業(yè)務(wù)水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對(duì)從事檔案管理的專、兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面是檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，另一方面是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。電子檔案的收集、積累等基礎(chǔ)工作不同于紙質(zhì)檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質(zhì)檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復(fù)處理、保管保密對(duì)管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)職能部門(mén)的兼職檔案收集人員的培訓(xùn)力度，提供多種教育培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。
(二)開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，加大資金投入
部分高校已開(kāi)發(fā)了電子檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng)平臺(tái)，建成了按檔案公開(kāi)級(jí)別和訪問(wèn)人員類別的網(wǎng)絡(luò)查詢、查閱系統(tǒng)。這一系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)(輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī))和軟件系統(tǒng)(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制、錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等這些硬件設(shè)備需要直接購(gòu)買(mǎi)投入使用，管理及查詢端的軟件需要設(shè)計(jì)投入。因此，這些設(shè)施的配置需要高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。
(三)提高安全管理意識(shí)，保證文檔真實(shí)有效
【關(guān)鍵詞】檔案；電子檔案；問(wèn)題；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）09-0046-01
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理方式的創(chuàng)新與變革，其中電子檔案管理的出現(xiàn)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，表現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢(shì)與發(fā)展?jié)摿Α?/p>
一、我國(guó)電子檔案的管理模式
在我國(guó)電子檔案管理中，主要以機(jī)構(gòu)自行分散管理和檔案館集中管理兩種模式為主，主要采用雙套制電子檔案管理方式，也就是同時(shí)將電子與紙質(zhì)兩種檔案歸檔、保存、管理。
機(jī)構(gòu)自行分散管理的電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于能夠很好的保證電子檔案的完整性與可識(shí)性，同時(shí)還能減輕檔案館的資金與技術(shù)負(fù)擔(dān)，但該模式的缺點(diǎn)也是明顯的，即文件實(shí)體分散、部分有價(jià)值的檔案管理欠妥。
檔案館集中管理的電子檔案管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理，使檔案實(shí)體置于妥善的管理之下，能夠有效避免刪改、修改檔案的情況發(fā)生，有利于保障電子檔案的真實(shí)性與可靠性。
二、電子檔案管理存在的問(wèn)題
我國(guó)的檔案管理正在逐步走向數(shù)字化、現(xiàn)代化，但在電子檔案管理的實(shí)踐中仍然發(fā)現(xiàn)了一些突出的問(wèn)題：
（一）電子檔案的“本來(lái)面目”極易改變
電子檔案管理實(shí)踐表明，電子檔案極易遭到破壞。首先，原始性難以保證。電子檔案在內(nèi)容上與形式上呈現(xiàn)相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，內(nèi)容易變，且無(wú)固定形式，加之電子檔案生成、傳輸、接受狀態(tài)完全一致，這便為電子檔案原始性的鑒定造成困難。
（二）電子檔案安全管理面臨隱患
當(dāng)前，電子檔案管理人員對(duì)于檔案的安全性并未引起足夠的重視，安全防范措施不到位。電子檔案以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，在電子信息的收發(fā)、保存、歸檔過(guò)程中面臨著病毒感染、被盜、泄密、偽造、篡改等一系列風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，由于電子檔案更易被修改、覆蓋，原稿易被破壞，以致電子檔案利用時(shí)面臨著諸多安全隱患。
（三）檔案管理軟件研發(fā)明顯滯后
與信息技術(shù)迅速發(fā)展相比，電子檔案管理軟件的研發(fā)明顯滯后，無(wú)法充分滿足電子檔案管理、查閱、利用、傳輸?shù)榷喾矫嬉?。同時(shí)，由于各地區(qū)發(fā)展存在差異，重視程度又多有不同，以致電子檔案管理系統(tǒng)多有不同，對(duì)電子檔案的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)構(gòu)成了制約。
（四）管理人員的管理水平參差不齊
當(dāng)前，我國(guó)電子檔案管理人員的管理水平梯度明顯，業(yè)務(wù)素質(zhì)差距較大，導(dǎo)致各電子檔案管理單位的管理現(xiàn)狀差距明顯。如部分單位將紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并將電子檔案掛接入檔案專用服務(wù)器并與系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)連接，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案全文搜索及一體化管理，但有的單位目前仍然停留在將發(fā)文時(shí)的電子版底稿保存或只是部分實(shí)現(xiàn)檔案目錄管理。
三、完善電子檔案管理的策略
電子檔案將越來(lái)越成為未來(lái)檔案管理的主要形式，而這一趨勢(shì)的推進(jìn)還需要采取積極的策略加以完善。
（一）改進(jìn)技術(shù)手段保持電子檔案的“本來(lái)面目”
電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性難以保證，就失去了電子檔案應(yīng)有的價(jià)值，因此就需要通過(guò)改進(jìn)技術(shù)手段加以避免：
首先，采集背景信息和元數(shù)據(jù)。形成電子檔案的同時(shí)，應(yīng)利用先進(jìn)技術(shù)采集描述電子檔案的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，旨在為未來(lái)檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性及完整性提供依據(jù)。
（二）完善電子檔案的安全體系
在電子檔案管理中，如何保障其安全性是至關(guān)重要的，這也是電子檔案管理中較為常見(jiàn)的問(wèn)題，因此，應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的安全體系建設(shè)：
首先，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。為有效克服網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全隱患，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)建設(shè)，保證即使出現(xiàn)安全性事故也能有效恢復(fù)關(guān)鍵、重要信息數(shù)據(jù)。
其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理?？梢酝ㄟ^(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令、限制訪問(wèn)以及安裝病毒防殺軟件防止病毒和黑客的惡意破壞。
再次，針對(duì)重要文件施用“雙重“歸檔法。鑒于電子文件載體及信息技術(shù)的易修改性，為保障數(shù)據(jù)安全，可以將之制成硬拷貝存檔。由于簽署和印章是文件生效的主要標(biāo)志，故而應(yīng)充分利用現(xiàn)代技術(shù)，以紙質(zhì)的形式將具有憑證作用和法律效力的文件保存下來(lái)。
（三）研發(fā)電子檔案管理軟件
因?yàn)殡娮訖n案管理工作具有特殊性，這就需要通過(guò)強(qiáng)大的軟件平臺(tái)開(kāi)展工作。電子檔案管理軟件，應(yīng)當(dāng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，并且具備良好的兼容性，以適應(yīng)當(dāng)前以及未來(lái)一段時(shí)間電子檔案管理工作的需要。
（四）加強(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員
檔案管理員作為電子檔案管理的實(shí)施者，直接決定著檔案管理的成效。面對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的狀況，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理人員的培養(yǎng)、培訓(xùn)力度。
首先，提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。電子檔案的管理工作要求管理人員必須很好掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件技術(shù)以及日常電子檔案維護(hù)工作。這就需要培訓(xùn)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，助其更好適應(yīng)電子檔案管理工作。
其次，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)。檔案管理人員在開(kāi)展管理工作時(shí)，必須要具備強(qiáng)烈的安全意識(shí)和高度的工作責(zé)任感，以使其能夠真正履行自己的職責(zé)，而這都是需要在平時(shí)就要加強(qiáng)培養(yǎng)的。
總之，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前電子檔案管理工作面臨的問(wèn)題，并及時(shí)采取有效的解決方案，不斷提升電子檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]電子信息化；檔案管理；應(yīng)用研究
一、電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)
電子技術(shù)的高速發(fā)展使檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式推進(jìn)，計(jì)算機(jī)普及和使用，為檔案的信息化管理提供可能，信息技術(shù)給當(dāng)前檔案工作帶來(lái)了前所未有發(fā)展機(jī)遇，使檔案工作由傳統(tǒng)管理信息向信息化管理邁進(jìn)。而檔案管理信息化，是我們檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)和新目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于改善檔案工作管理水平，提高管理效率；更是提高檔案服務(wù)社會(huì)，服務(wù)未來(lái)的必然要求。
一是電腦的普及為檔案的信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)做為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)重要分枝更是突飛猛進(jìn)，成熟的計(jì)算信息管理技術(shù)已普及到各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用也是發(fā)展的必然。目前，檔案管理部門(mén)基本上都配備有計(jì)算機(jī)，擁有熟練的操作人員，使檔案管理部門(mén)以更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為各級(jí)黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。
二是信息化管理檔案，提高檔案工作管理水平。隨著我國(guó)社會(huì)，經(jīng)濟(jì)改革不斷深化，給檔案管理水平提出更高的要求，這就要求檔案工作者積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統(tǒng)落后的手工管理方式，建立起與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的檔案管理方式方法，而電子信息化與檔案管理有機(jī)結(jié)合，不僅為提高檔案管理水平提供了可能，更是未來(lái)檔案管理水平發(fā)展的一個(gè)新的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案材料整理輸入電腦，這就為檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案動(dòng)態(tài)管理。
三是信息化管理檔案，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。檔案是一種重要的信息資源，而我們不僅是信息資源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責(zé)之一是為人們服務(wù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和社會(huì)改革開(kāi)放的不斷深入，人們生活水平的普遍提高，人們生活方式的不斷進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人們獲得信息的主要渠道從過(guò)去紙質(zhì)書(shū)到現(xiàn)在電子書(shū)轉(zhuǎn)變，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下人們對(duì)檔案工作需求，通過(guò)服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、改善服務(wù)環(huán)境、規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)能力，使得檔案工作可以更加貼近社會(huì)、貼近群眾、貼近生活，為社會(huì)廣大人民群眾提供更加高效的檔案信息資源，在服務(wù)社會(huì)群體中爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀。為了提高服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)是必然要求。
二、電子信息化檔案管理中常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題
一是電子信息化檔案管理中安全問(wèn)題突出。由于在電子信息化環(huán)境中，檔案資料信息很容易被復(fù)制、更改，而且不容易被人發(fā)現(xiàn)。加之，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊能力也越來(lái)越強(qiáng)，使得檔案信息資料的重要數(shù)據(jù)更容易被破壞。同時(shí)，由于電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短。
二是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平較低。檔案管理電子信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作不足，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的錄入相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件也不能滿足需要；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施。
三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，例如，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以電子文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電子形式存在。由此看來(lái)，檔案管理電子信息化是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了更好的推進(jìn)檔案管理電子信息化的程度，我們應(yīng)該開(kāi)展以下工作。
一是建立和完善電子信息化檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)紙質(zhì)文件和電子文件各自的特點(diǎn)，建立電子文件和紙質(zhì)文件“雙保險(xiǎn)”制度，將兩者進(jìn)行同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的有關(guān)數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補(bǔ)作用。同時(shí)要建立電子信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全制度。由于在電子信息化環(huán)境中，檔案資料信息更容易被復(fù)制、更改，很容易泄密，而且電子介質(zhì)之間復(fù)制更簡(jiǎn)單、快捷，并且不容易被人發(fā)現(xiàn)，所以安全問(wèn)題就顯得更為重要了。設(shè)立一套安全有效的安全制度，通過(guò)加強(qiáng)權(quán)限管理，設(shè)置多層密碼，加強(qiáng)密碼設(shè)置的安全性，安裝正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法訪問(wèn)和竊取。
摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別?？紤]到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實(shí)效性，就要立足電子檔案管理實(shí)際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實(shí)效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容?；陔娮訖n案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對(duì)滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過(guò)程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。
二、電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念
對(duì)于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實(shí)效性，在電子檔案管理過(guò)程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)
在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開(kāi)展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實(shí)際，電子檔案具有存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)信息量大以及管理過(guò)程簡(jiǎn)單等特點(diǎn)，在實(shí)際管理中對(duì)保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實(shí)際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過(guò)程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實(shí)效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對(duì)管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。
三、電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)管理模式
（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式
由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異?；谶@一認(rèn)識(shí)，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法
電子檔管理過(guò)程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對(duì)電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對(duì)性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對(duì)性是十分必要的。
四、電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)?；谶@一認(rèn)識(shí)，電子檔案管理要想提高實(shí)效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）增加對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能
在電子檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理效果有著直接影響?；谶@一現(xiàn)實(shí)需要，電子檔案管理應(yīng)增加對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對(duì)性
在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實(shí)效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。
（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對(duì)檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評(píng)價(jià)
基于檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評(píng)價(jià)，對(duì)不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
五、結(jié)論
通過(guò)本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對(duì)滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過(guò)程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.
