發(fā)布時(shí)間：2023-03-22 17:37:39
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
國(guó)內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長(zhǎng)的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問(wèn)者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。
2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來(lái)源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過(guò)檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對(duì)部分或者全部外包的形式對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫(kù)，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂(lè)、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過(guò)與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。
3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過(guò)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開(kāi)發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
一、合并高校檔案管理中存在的問(wèn)題及原因
1并校期間文書(shū)立卷、歸檔的問(wèn)題
合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問(wèn)題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門(mén)尚未立卷歸檔的文書(shū)，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門(mén)檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；更有甚者，在部門(mén)調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問(wèn)題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門(mén)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。
2檔案的集中管理問(wèn)題
按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門(mén)類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問(wèn)題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。
3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問(wèn)題
高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問(wèn)題。造成這一問(wèn)題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒(méi)有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。
4檔案排序、管理重新理順問(wèn)題
合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?shū)類、科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問(wèn)題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問(wèn)題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門(mén)，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問(wèn)題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開(kāi)展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。
二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問(wèn)題
合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。
1強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理
前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門(mén)的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門(mén)或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔
總書(shū)記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門(mén)檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過(guò)建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門(mén)的日常工作，確保檔案工作有序開(kāi)展。
3合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒(méi)有人，檔案工作的各個(gè)方面均無(wú)從談起。因此，建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門(mén)兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門(mén)單槍匹馬，無(wú)疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。
4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開(kāi)展有的放矢
（一）各大高校各自為政。我國(guó)高校電子檔案目前沒(méi)有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個(gè)學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰(shuí)有錢(qián)誰(shuí)建，誰(shuí)有技術(shù)誰(shuí)能建。對(duì)于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對(duì)較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開(kāi)發(fā)軟件的能力也堪稱全國(guó)高校之最。而對(duì)于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對(duì)薄弱些。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致將來(lái)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接時(shí)存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無(wú)法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過(guò)程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。
（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。我國(guó)部分高校即使有安全保障體系，也沒(méi)有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國(guó)高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國(guó)家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來(lái)，形成全國(guó)高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開(kāi)放檔案；服務(wù)用戶還可以通過(guò)電子郵件、在線問(wèn)答等服務(wù)方式對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。
（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專門(mén)負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國(guó)的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。
（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤(pán)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。
（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對(duì)單位檔案資源的訪問(wèn)，采用身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)又稱身份識(shí)別技術(shù)，是指用戶通過(guò)使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來(lái)驗(yàn)證自己身份的過(guò)程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時(shí)，發(fā)方和收方使用成對(duì)的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問(wèn)控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問(wèn)控制層，這樣既可以防止外部對(duì)單位局域網(wǎng)的非法訪問(wèn)，也可以防止單位局域網(wǎng)對(duì)外網(wǎng)的不安全操作。訪問(wèn)控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測(cè)等，其中，防火墻是通過(guò)數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過(guò)濾等功能來(lái)來(lái)實(shí)現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過(guò)隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實(shí)現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過(guò)自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測(cè)技術(shù)有進(jìn)攻識(shí)別等功能。
目前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀很不樂(lè)觀，主要表現(xiàn)在：意識(shí)淡薄，缺乏開(kāi)放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時(shí)，缺乏時(shí)效性；管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化。再結(jié)合筆者在高校的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入的思考，進(jìn)而產(chǎn)生一個(gè)設(shè)想，就是研究開(kāi)發(fā)高效、安全、簡(jiǎn)便的管理系統(tǒng)。筆者通過(guò)調(diào)查、研究分析，對(duì)、SQLServer2005數(shù)據(jù)庫(kù)管理進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究，進(jìn)一步研究、開(kāi)發(fā)科學(xué)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。
2相關(guān)內(nèi)涵界定
所謂教師業(yè)務(wù)檔案，通常情況下是指教師個(gè)人在教育、教學(xué)和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價(jià)值，通過(guò)這些材料記錄可以進(jìn)一步反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)等。教師業(yè)務(wù)檔案一方面可以真實(shí)地反映教師的個(gè)人情況，另一方面可以展現(xiàn)學(xué)校的整體素質(zhì)、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平等，為高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)、教育教學(xué)改革、職稱評(píng)審、學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估等工作提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。
3系統(tǒng)功能需求分析
對(duì)于高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統(tǒng)管理員。其中，教師的功能表現(xiàn)為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時(shí)可以對(duì)本人的登錄密碼進(jìn)行修改。對(duì)于系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)，其功能需求主要表現(xiàn)為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠注冊(cè)新用戶，并且可以對(duì)用戶進(jìn)行刪除操作等。對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲(chǔ)教師信息，并且教師可以添加、更新個(gè)人的信息，同時(shí)可以設(shè)定和修改密碼；對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新、刪除、添加等操作。在設(shè)計(jì)方面，利用模塊化方式對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，將整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)功能劃分為若干個(gè)模塊，通過(guò)對(duì)模塊進(jìn)行開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)，完成系統(tǒng)的修改與更新，同時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。根據(jù)需求分析該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了以下功能模塊：教師個(gè)人信息、任課信息、科技項(xiàng)目信息、論文信息、著作信息、社會(huì)兼職信息、學(xué)術(shù)團(tuán)體兼職信息、國(guó)內(nèi)進(jìn)修學(xué)習(xí)信息、出國(guó)（境）學(xué)習(xí)工作信息、專家信息、教師教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考評(píng)信息、教師實(shí)踐經(jīng)歷和管理工作信息。
4系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路
高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)零客戶端。采用瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的分層體系結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)該系統(tǒng)，無(wú)需安裝相應(yīng)的客戶端，進(jìn)而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數(shù)據(jù)的安全性與交互性，系統(tǒng)采用SQLServer2005，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存、檢索和維護(hù)等管理。該系統(tǒng)具有良好的兼容性，同時(shí)能夠容納大量的專業(yè)知識(shí)，在安全性、準(zhǔn)確性、運(yùn)行速度等方面表現(xiàn)得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。前臺(tái)的開(kāi)發(fā)工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開(kāi)發(fā)語(yǔ)言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開(kāi)發(fā)平臺(tái)具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略性，Microsoft公司所有的編程語(yǔ)言的開(kāi)發(fā)環(huán)境被框架統(tǒng)一起來(lái)，并且可以創(chuàng)建、配置和運(yùn)行Web服務(wù)以及Windows平臺(tái)，可以很好地連接SQLServer2005。它以構(gòu)件化方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一了接口，并且訪問(wèn)簡(jiǎn)單、升級(jí)容易、易擴(kuò)充等，在一定程度上迎合了當(dāng)今IT技術(shù)的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)的客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)出B/S (Browser/Server)模式的三層架構(gòu)模式，這一模式具有嚴(yán)格的分層定義，首先對(duì)整個(gè)軟件系統(tǒng)進(jìn)行分解，將其分成相對(duì)簡(jiǎn)單的小分塊，每一層只實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)相應(yīng)層的功能，相鄰層對(duì)應(yīng)的功能模塊通過(guò)相互調(diào)用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統(tǒng)功能利用三層架構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在一定程度上為系統(tǒng)提供一個(gè)可行性方案，對(duì)于程序設(shè)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，可以方便地將該方案轉(zhuǎn)換為實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)功能的B/S模式，這一計(jì)算方式由傳統(tǒng)的C/S發(fā)展起來(lái)。對(duì)應(yīng)于三層架構(gòu)的多層結(jié)構(gòu)，其含義是一樣的，只是細(xì)節(jié)有所不同。三層分別是：表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。三層之間的關(guān)系主要表現(xiàn)為：通過(guò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)操作層提供的接口，業(yè)務(wù)邏輯層可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作層進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)于同樣的數(shù)據(jù)庫(kù)操作層來(lái)說(shuō)，訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)層則是通過(guò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)層提供的接口來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于客戶端來(lái)說(shuō)，通過(guò)界面層對(duì)業(yè)務(wù)邏輯層進(jìn)行訪問(wèn)。在三層架構(gòu)之間派生類去實(shí)現(xiàn)接口，對(duì)派生類的方法和屬性進(jìn)行調(diào)用，并且三層之間可以相互調(diào)用。
5結(jié)束語(yǔ)
有利于提高高校檔案的服務(wù)水平傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費(fèi)大量的人力，也會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動(dòng)量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時(shí)間很長(zhǎng)，而且手續(xù)非常繁瑣。加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，可以利用現(xiàn)代化先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對(duì)等高校檔案進(jìn)行加工、整理，只要通過(guò)信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進(jìn)行統(tǒng)一編目建立一個(gè)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開(kāi)發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
2加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議
2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即是指在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而有機(jī)組合高校檔案管理的各項(xiàng)工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應(yīng)該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理發(fā)展趨勢(shì)制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準(zhǔn)則。比如，文獻(xiàn)索引標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、通訊標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立標(biāo)準(zhǔn)等。通過(guò)科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進(jìn)各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
2.2加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時(shí)會(huì)花用很多時(shí)間，導(dǎo)致每年高校檔案管理費(fèi)用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點(diǎn)，長(zhǎng)時(shí)間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問(wèn)題，在很大程度上會(huì)損壞檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)為平臺(tái)，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復(fù)制，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢(shì)。
2.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)在高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，安全保密問(wèn)題也是需要重視的問(wèn)題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)以及技能。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時(shí)、有效防范計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等不安全因素。
2.4加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，同時(shí)要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的員工培訓(xùn)管理制度，不僅應(yīng)豐富檔案管理人員的信息化管理知識(shí)，也要提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，應(yīng)建立合理的考核機(jī)制，定期對(duì)檔案人員的實(shí)踐操作技能進(jìn)行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵(lì)檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。
3結(jié)語(yǔ)
1.1樹(shù)立檔案信息化意識(shí)，完善檔案工作條件
對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無(wú)論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹(shù)立信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平
在組織開(kāi)展學(xué)生檔案信息化管理工作的過(guò)程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對(duì)此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開(kāi)發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開(kāi)發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開(kāi)發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機(jī)制，對(duì)多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理
高校利用多媒體技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施管理的過(guò)程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門(mén)之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結(jié)論
1、有利于紙質(zhì)檔案保存。傳統(tǒng)的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問(wèn)題外，還存在檔案宜損壞問(wèn)題。每當(dāng)有查詢?nèi)藛T查詢時(shí)，都要翻閱紙質(zhì)檔案，時(shí)間一久，不論多么小心都會(huì)有損壞，在無(wú)形中也縮短了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，對(duì)其長(zhǎng)期保存不利，而信息化人事檔案管理，對(duì)于這些問(wèn)題都避免了。因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成，不用再多次重復(fù)查閱紙質(zhì)檔案，降低使用率的同時(shí)延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，為檔案長(zhǎng)期保存提供了保障和創(chuàng)造了有利條件。
2、有利于檔案修改調(diào)整。高校的干部級(jí)別跨度較大，從副科級(jí)到廳級(jí)或是省部級(jí)。高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)也非常多，所以高校干部隊(duì)伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學(xué)校工作需要等，對(duì)干部調(diào)整的頻率十分高。又因高校處級(jí)以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會(huì)給干部人事檔案管理帶來(lái)非常大的工作量。唯有通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)應(yīng)對(duì)上述干部變化帶來(lái)的人事檔案調(diào)整工作，效率更高、錯(cuò)誤率更低，充分保障干部調(diào)整工作的順利進(jìn)行。
二、高校干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀和問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。人員不夠?qū)I(yè)，受傳統(tǒng)觀念的影響，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)知，還是處于最基礎(chǔ)的那一層，對(duì)于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒(méi)有把干部人事檔案工作擺在應(yīng)有的位置，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和法律知識(shí)。現(xiàn)在的檔案管理人員由于領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有合理的對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進(jìn)程。
2、經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案經(jīng)費(fèi)不足，達(dá)不到檔案信息化工作的需求，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該嚴(yán)格按照干部檔案的工作條例，投入財(cái)力物力，同時(shí)增添必要設(shè)備。首先從硬件建設(shè)上提供有力的保障，再?gòu)母＠鎏嵘确矫婵紤]，充分激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)不夠完整。一個(gè)建全完整的數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵。一是原來(lái)的數(shù)據(jù)不完整，不準(zhǔn)確，查全率查準(zhǔn)率大大的打了折扣；二是各個(gè)人事部門(mén)分別各用一個(gè)軟件，彼此不兼容，數(shù)據(jù)通用性差，數(shù)據(jù)信息很難達(dá)到共享；三是更新速度慢，不能反映現(xiàn)實(shí)情況。
三、高校干部人事檔案信息化建設(shè)的措施
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)費(fèi)投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)中心等諸多部門(mén)，需要加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，按照不同時(shí)期的建設(shè)目標(biāo)，保證項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)費(fèi)足額到位。與此同時(shí)，注重高校干部人事檔案信息化管理應(yīng)用與產(chǎn)出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)總體目標(biāo)全面實(shí)現(xiàn)。
2、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。高校干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數(shù)據(jù)；二是建立電子檔案；三是建立數(shù)字檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案的完整保存有利，還能延長(zhǎng)其壽命，使檢索更加便捷。
在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學(xué)材料，并繼承已有的教學(xué)成果，借鑒前人優(yōu)秀的教育經(jīng)驗(yàn)和教育思想的情況下，才能夠有節(jié)奏、有秩序、高效率地運(yùn)行教育教學(xué)管理。當(dāng)然，前人的研究成果和教育教學(xué)思想就是源自學(xué)校的教學(xué)檔案。
因此，高校應(yīng)當(dāng)充分注重教學(xué)檔案的重要作用，致力于將教學(xué)檔案的管理工作滲透到教學(xué)管理活動(dòng)當(dāng)中，建立并完善教學(xué)檔案的管理制度。同時(shí)，高校教學(xué)規(guī)劃的制定與改進(jìn)、教材的選取與運(yùn)用、專業(yè)以及專業(yè)課程的開(kāi)設(shè)等的依據(jù)也是源自教學(xué)檔案，這些依據(jù)將對(duì)教學(xué)質(zhì)量的高低和教學(xué)活動(dòng)的成敗造成直接影響?？傊咝＝虒W(xué)檔案是教學(xué)管理的重要資源，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用和指導(dǎo)意義。
二、管理高校教學(xué)檔案應(yīng)該注意的問(wèn)題
（一）更新高校教學(xué)檔案的管理觀念
在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識(shí)時(shí)，樹(shù)立起良好的服務(wù)觀念以及開(kāi)發(fā)檔案的新觀念。高校的教學(xué)檔案管理必須要樹(shù)立起良好的服務(wù)意識(shí)，不能在停留在原來(lái)的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對(duì)知識(shí)以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)教學(xué)知識(shí)、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過(guò)渡到檔案信息中心的工作模式上來(lái)，并在此過(guò)程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，促進(jìn)高校教學(xué)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）改進(jìn)高校教學(xué)檔案的收集工作
高校的綜合檔案室要對(duì)學(xué)校的檔案工作進(jìn)行定期的、整體的、系統(tǒng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學(xué)校各教學(xué)部門(mén)的工作規(guī)律，了解他們工作的具體內(nèi)容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據(jù)分析、了解的結(jié)果制定出相應(yīng)的教學(xué)檔案的收集計(jì)劃，力爭(zhēng)做到教學(xué)檔案的收集工作有步驟、有計(jì)劃、有實(shí)效。同時(shí)，檔案室工作人員還需要對(duì)各立檔部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)有一個(gè)及時(shí)、準(zhǔn)確的了解，幫助解決他們的實(shí)際困難。另外，教學(xué)檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規(guī)范，立卷質(zhì)量較高的部門(mén)，組織其它部門(mén)參觀學(xué)習(xí)，互相借鑒，共同提高。
（三）建設(shè)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化
近年來(lái)，新的教育理念使各高校在辦學(xué)方式、辦學(xué)理念以及學(xué)科領(lǐng)域的建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展特色，這就使得高校的教學(xué)檔案的種類越來(lái)越多，也越來(lái)越復(fù)雜。因此，在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、收集、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)為依據(jù)，有效實(shí)施科學(xué)化的管理，使檔案管理工作的每一個(gè)方面和每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到規(guī)范化；同時(shí)，依據(jù)指標(biāo)體系的要求，對(duì)于教學(xué)檔案相關(guān)的支撐材料進(jìn)行有針對(duì)性的、有目的的收集與整理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教育管理教學(xué)活動(dòng)教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，從而形成具有實(shí)用價(jià)值的、準(zhǔn)確性和權(quán)威性較強(qiáng)的信息材料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
（四）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識(shí)管理型人才。檔案信息所具備的知識(shí)性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識(shí)性的勞動(dòng)。檔案工作人員的素質(zhì)會(huì)直接的影響到檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種教學(xué)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的教學(xué)檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創(chuàng)造出一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。同時(shí)還必須要注意引進(jìn)新鮮血液，聘請(qǐng)那些具備良好的的綜合素質(zhì)能力的檔案管理工作人才進(jìn)高校從事教學(xué)檔案管理工作。
三、高校教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的途徑
（一）對(duì)高校教學(xué)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富、改善
要使得檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作能夠順利有效的開(kāi)展，就必須要要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門(mén)類，使得檔案數(shù)量更加充足、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加的合理。從檔案室來(lái)說(shuō)，需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行改善，對(duì)單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)則需要堅(jiān)持館藏教學(xué)檔案的數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，在合理擴(kuò)大接收范圍的同時(shí)，還需要對(duì)所接收的教學(xué)檔案的質(zhì)量進(jìn)行甄別、控制。
需要對(duì)檔案補(bǔ)充機(jī)制進(jìn)行完善，要廣泛地開(kāi)展檔案征集的工作，必須要想方設(shè)法地對(duì)散存在社會(huì)和個(gè)人中的檔案資料進(jìn)行收集。同時(shí)還需要對(duì)館藏結(jié)構(gòu)中文書(shū)檔案占主體的單一局面進(jìn)行改變，并加強(qiáng)與各個(gè)專業(yè)檔案館、圖書(shū)館、博物館等之間的聯(lián)系，以此來(lái)促進(jìn)教學(xué)檔案資源的共享。
（二）積極拓寬高校教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的范圍
高校的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立起競(jìng)爭(zhēng)的觀念、積極服務(wù)的理念、市場(chǎng)理念以及協(xié)同合作的觀念等先進(jìn)的觀念和理念，并以此為基礎(chǔ)，做好三方面的工作：一是要切實(shí)關(guān)注學(xué)校以及廣大師生對(duì)教學(xué)檔案信息的實(shí)際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的常規(guī)范圍，利用各種方式有效擴(kuò)大檔案室在學(xué)校中的影響力；三是注重開(kāi)發(fā)檔案室的新的社會(huì)功能，以擴(kuò)大和提升教學(xué)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的積極影響。
（三）加強(qiáng)各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用
高校的檔案館(室)應(yīng)該積極的根據(jù)自身的館藏特色建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)不僅僅是檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，它同時(shí)還是對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。通過(guò)建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以大大的提高查詢速度，進(jìn)而方便用戶，同時(shí)提高檔案信息的管理水平。
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓高校的教學(xué)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）加強(qiáng)建設(shè)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化
隨著不斷推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，教學(xué)檔案有了新的形式，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐漸減少，而以光盤(pán)、磁盤(pán)為載體的現(xiàn)代化教學(xué)檔案在整個(gè)教學(xué)檔案材料中所占有的比例越來(lái)越大。不管是在內(nèi)容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學(xué)檔案管理都無(wú)法滿足現(xiàn)在的需求。在教育走向現(xiàn)代化的今天，為適應(yīng)信息時(shí)代管理的特點(diǎn)和需要，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，還要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在教學(xué)檔案的管理上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)光盤(pán)、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢等服務(wù)，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優(yōu)勢(shì)，使我們所得到的相關(guān)信息重新達(dá)到優(yōu)化組合的目的，發(fā)揮出更大的利用效益。
