發(fā)布時(shí)間：2023-03-22 17:37:39
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
國(guó)內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長(zhǎng)的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問(wèn)者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。
2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來(lái)源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過(guò)檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對(duì)部分或者全部外包的形式對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫(kù)，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂(lè)、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過(guò)與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。
3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過(guò)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
一、合并高校檔案管理中存在的問(wèn)題及原因
1并校期間文書立卷、歸檔的問(wèn)題
合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問(wèn)題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問(wèn)題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。
2檔案的集中管理問(wèn)題
按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問(wèn)題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。
3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問(wèn)題
高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問(wèn)題。造成這一問(wèn)題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒(méi)有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。
4檔案排序、管理重新理順問(wèn)題
合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問(wèn)題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問(wèn)題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問(wèn)題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。
二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問(wèn)題
合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。
1強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理
前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔
總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過(guò)建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。
3合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒(méi)有人，檔案工作的各個(gè)方面均無(wú)從談起。因此，建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無(wú)疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。
4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢
（一）各大高校各自為政。我國(guó)高校電子檔案目前沒(méi)有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個(gè)學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰(shuí)有錢誰(shuí)建，誰(shuí)有技術(shù)誰(shuí)能建。對(duì)于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對(duì)較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國(guó)高校之最。而對(duì)于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對(duì)薄弱些。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致將來(lái)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接時(shí)存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無(wú)法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過(guò)程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。
（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。我國(guó)部分高校即使有安全保障體系，也沒(méi)有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國(guó)高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國(guó)家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來(lái)，形成全國(guó)高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過(guò)電子郵件、在線問(wèn)答等服務(wù)方式對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。
（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專門負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國(guó)的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。
（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。
（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對(duì)單位檔案資源的訪問(wèn)，采用身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)又稱身份識(shí)別技術(shù)，是指用戶通過(guò)使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來(lái)驗(yàn)證自己身份的過(guò)程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時(shí)，發(fā)方和收方使用成對(duì)的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問(wèn)控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問(wèn)控制層，這樣既可以防止外部對(duì)單位局域網(wǎng)的非法訪問(wèn)，也可以防止單位局域網(wǎng)對(duì)外網(wǎng)的不安全操作。訪問(wèn)控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測(cè)等，其中，防火墻是通過(guò)數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過(guò)濾等功能來(lái)來(lái)實(shí)現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過(guò)隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實(shí)現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過(guò)自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測(cè)技術(shù)有進(jìn)攻識(shí)別等功能。
目前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀很不樂(lè)觀，主要表現(xiàn)在：意識(shí)淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時(shí)，缺乏時(shí)效性；管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化。再結(jié)合筆者在高校的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入的思考，進(jìn)而產(chǎn)生一個(gè)設(shè)想，就是研究開發(fā)高效、安全、簡(jiǎn)便的管理系統(tǒng)。筆者通過(guò)調(diào)查、研究分析，對(duì)、SQLServer2005數(shù)據(jù)庫(kù)管理進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究，進(jìn)一步研究、開發(fā)科學(xué)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。
2相關(guān)內(nèi)涵界定
所謂教師業(yè)務(wù)檔案，通常情況下是指教師個(gè)人在教育、教學(xué)和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價(jià)值，通過(guò)這些材料記錄可以進(jìn)一步反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)等。教師業(yè)務(wù)檔案一方面可以真實(shí)地反映教師的個(gè)人情況，另一方面可以展現(xiàn)學(xué)校的整體素質(zhì)、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平等，為高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)、教育教學(xué)改革、職稱評(píng)審、學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估等工作提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。
3系統(tǒng)功能需求分析
對(duì)于高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統(tǒng)管理員。其中，教師的功能表現(xiàn)為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時(shí)可以對(duì)本人的登錄密碼進(jìn)行修改。對(duì)于系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)，其功能需求主要表現(xiàn)為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠注冊(cè)新用戶，并且可以對(duì)用戶進(jìn)行刪除操作等。對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲(chǔ)教師信息，并且教師可以添加、更新個(gè)人的信息，同時(shí)可以設(shè)定和修改密碼；對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新、刪除、添加等操作。在設(shè)計(jì)方面，利用模塊化方式對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，將整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)功能劃分為若干個(gè)模塊，通過(guò)對(duì)模塊進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)，完成系統(tǒng)的修改與更新，同時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。根據(jù)需求分析該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了以下功能模塊：教師個(gè)人信息、任課信息、科技項(xiàng)目信息、論文信息、著作信息、社會(huì)兼職信息、學(xué)術(shù)團(tuán)體兼職信息、國(guó)內(nèi)進(jìn)修學(xué)習(xí)信息、出國(guó)（境）學(xué)習(xí)工作信息、專家信息、教師教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考評(píng)信息、教師實(shí)踐經(jīng)歷和管理工作信息。
4系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路
高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)零客戶端。采用瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的分層體系結(jié)構(gòu)開發(fā)設(shè)計(jì)該系統(tǒng)，無(wú)需安裝相應(yīng)的客戶端，進(jìn)而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數(shù)據(jù)的安全性與交互性，系統(tǒng)采用SQLServer2005，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存、檢索和維護(hù)等管理。該系統(tǒng)具有良好的兼容性，同時(shí)能夠容納大量的專業(yè)知識(shí)，在安全性、準(zhǔn)確性、運(yùn)行速度等方面表現(xiàn)得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。前臺(tái)的開發(fā)工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發(fā)語(yǔ)言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發(fā)平臺(tái)具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略性，Microsoft公司所有的編程語(yǔ)言的開發(fā)環(huán)境被框架統(tǒng)一起來(lái)，并且可以創(chuàng)建、配置和運(yùn)行Web服務(wù)以及Windows平臺(tái)，可以很好地連接SQLServer2005。它以構(gòu)件化方式進(jìn)行開發(fā)，統(tǒng)一了接口，并且訪問(wèn)簡(jiǎn)單、升級(jí)容易、易擴(kuò)充等，在一定程度上迎合了當(dāng)今IT技術(shù)的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)的客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上研究開發(fā)出B/S (Browser/Server)模式的三層架構(gòu)模式，這一模式具有嚴(yán)格的分層定義，首先對(duì)整個(gè)軟件系統(tǒng)進(jìn)行分解，將其分成相對(duì)簡(jiǎn)單的小分塊，每一層只實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)相應(yīng)層的功能，相鄰層對(duì)應(yīng)的功能模塊通過(guò)相互調(diào)用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統(tǒng)功能利用三層架構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在一定程度上為系統(tǒng)提供一個(gè)可行性方案，對(duì)于程序設(shè)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，可以方便地將該方案轉(zhuǎn)換為實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)功能的B/S模式，這一計(jì)算方式由傳統(tǒng)的C/S發(fā)展起來(lái)。對(duì)應(yīng)于三層架構(gòu)的多層結(jié)構(gòu)，其含義是一樣的，只是細(xì)節(jié)有所不同。三層分別是：表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。三層之間的關(guān)系主要表現(xiàn)為：通過(guò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)操作層提供的接口，業(yè)務(wù)邏輯層可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作層進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)于同樣的數(shù)據(jù)庫(kù)操作層來(lái)說(shuō)，訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)層則是通過(guò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)層提供的接口來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于客戶端來(lái)說(shuō)，通過(guò)界面層對(duì)業(yè)務(wù)邏輯層進(jìn)行訪問(wèn)。在三層架構(gòu)之間派生類去實(shí)現(xiàn)接口，對(duì)派生類的方法和屬性進(jìn)行調(diào)用，并且三層之間可以相互調(diào)用。
5結(jié)束語(yǔ)
高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對(duì)高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會(huì)需要。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是:長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)大部分高校的檔案部門在檔案的知識(shí)管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專業(yè)人員和兼職人員，大多沒(méi)有受過(guò)檔案專業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒(méi)有達(dá)到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落到實(shí)處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對(duì)高校檔案進(jìn)行知識(shí)管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識(shí)技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾•庫(kù)克在《培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》一文中說(shuō):“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)算和成本利潤(rùn)分析等，這些知識(shí)是任何一位合格的專業(yè)檔案人員所具備的。”
這是邁克爾•庫(kù)克在20世紀(jì)末期對(duì)所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時(shí)間進(jìn)入到21世紀(jì)的今天，對(duì)高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對(duì)高校檔案管理人員的知識(shí)化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化背景下社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案知識(shí)管理的新要求。具體到我國(guó)高校這個(gè)層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護(hù)者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡(jiǎn)單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫作學(xué)以及計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等基礎(chǔ)知識(shí)，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識(shí)，提高對(duì)檔案文獻(xiàn)的研究分析能力，提高對(duì)檔案材料的鑒別能力，提高語(yǔ)言文字讀寫能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，不具備相應(yīng)的文化知識(shí)修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無(wú)法正確認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，高校檔案文化資源的開發(fā)和文化管理也不可能真正實(shí)現(xiàn)。
二、高校檔案知識(shí)管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)
(一)知識(shí)組織對(duì)高校檔案館而言，知識(shí)組織是檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行知識(shí)管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過(guò):“對(duì)數(shù)字檔案館而言，知識(shí)組織就是通過(guò)知識(shí)挖掘?qū)︷^藏文檔信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識(shí)單元，并對(duì)其進(jìn)行集合組織的過(guò)程。”［4］這段話說(shuō)明:檔案管理人員是高校檔案知識(shí)組織的主體，通過(guò)他們的知識(shí)化的組織行為給予檔案以知識(shí)化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無(wú)可比擬的歷史性和真實(shí)性，是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，具有豐富的文化、知識(shí)、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進(jìn)行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源?？梢哉f(shuō)，對(duì)人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對(duì)其進(jìn)行充實(shí)和完善時(shí)，要針對(duì)高校人物的不同家庭情況，首先要重點(diǎn)組織易分散、易損毀和遺失的資料，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)對(duì)檔案資源的知識(shí)組織過(guò)程。高校檔案的知識(shí)組織工作的發(fā)揮無(wú)疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識(shí)素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識(shí)組織的質(zhì)量。事實(shí)上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時(shí)宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅(jiān)守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對(duì)檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識(shí)組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻(xiàn)，對(duì)這種浪費(fèi)資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時(shí)期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實(shí)際，突出檔案管理者的知識(shí)組織作用，強(qiáng)化檔案管理者的知識(shí)素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時(shí)，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在此前提下進(jìn)行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識(shí)組織優(yōu)越性的分類、整理和編研的環(huán)節(jié)。
(二)知識(shí)開發(fā)如果說(shuō)知識(shí)組織是對(duì)檔案資源進(jìn)行的分類管理和整合規(guī)劃，那么，知識(shí)開發(fā)就是在知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案的知識(shí)資源的深加工，有目的、有針對(duì)性的創(chuàng)造出社會(huì)和個(gè)人所需要的知識(shí)解決方案和知識(shí)產(chǎn)品。因此，知識(shí)開發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進(jìn)行的獨(dú)具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強(qiáng)大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國(guó)內(nèi)和國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進(jìn)行教學(xué)、科研工作的全部?jī)?nèi)容，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績(jī)等內(nèi)容。對(duì)這些檔案材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對(duì)高校檔案的知識(shí)開發(fā)就是每一個(gè)高校必須要高度重視并切實(shí)實(shí)行的重要的工作。
(三)知識(shí)傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚(yáng)文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識(shí)傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會(huì)公眾宣傳高校的核心價(jià)值觀。價(jià)值觀具有濃郁的時(shí)代特征，是高校一切工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿，可以說(shuō)是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過(guò)高校長(zhǎng)期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實(shí)存在。這種通過(guò)宣傳由社會(huì)公眾所賦予的大學(xué)形象無(wú)疑會(huì)在高校競(jìng)爭(zhēng)中處于重要的地位。高校檔案具有真實(shí)性、直觀性和歷史性的特點(diǎn)，是高校文化向內(nèi)部和外部進(jìn)行知識(shí)傳播的重要媒介、有效形式和載體。經(jīng)過(guò)知識(shí)組織和知識(shí)開發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發(fā)等方式來(lái)體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會(huì)關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會(huì)展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)影響力的有效措施。此外，通過(guò)高校檔案的知識(shí)傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚(yáng)光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識(shí)傳播對(duì)于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚(yáng)，對(duì)全社會(huì)的文化貢獻(xiàn)具有十分重要的作用。
(四)知識(shí)服務(wù)“公共檔案館”是近年來(lái)隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要?！懊嫦蛏鐣?huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機(jī)構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路。”［5］高校檔案館作為全國(guó)檔案館的的一個(gè)分支，毫無(wú)疑問(wèn)也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會(huì)和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會(huì)的關(guān)注，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任。“知識(shí)服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專業(yè)人員的知識(shí)積累和專業(yè)貢獻(xiàn)，也彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺?！保?］因此，高校檔案的知識(shí)服務(wù)應(yīng)該以管理人員對(duì)檔案的知識(shí)創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過(guò)知識(shí)加工后的知識(shí)資源在高校與社會(huì)各界建立聯(lián)系時(shí)，可以極大地增強(qiáng)高校的知名度、美譽(yù)度，提高高校的社會(huì)影響力。加強(qiáng)高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識(shí)服務(wù)能力，首先要強(qiáng)化知識(shí)服務(wù)意識(shí)，重視和把握社會(huì)需求及其發(fā)展趨勢(shì)。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來(lái)，主動(dòng)對(duì)接各種對(duì)高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，使全社會(huì)共享對(duì)高校檔案的知識(shí)開發(fā)成果。
三、結(jié)語(yǔ)
1.1樹立檔案信息化意識(shí)，完善檔案工作條件
對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無(wú)論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹立信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平
在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過(guò)程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對(duì)此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機(jī)制，對(duì)多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理
高校利用多媒體技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施管理的過(guò)程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結(jié)論
1、有利于紙質(zhì)檔案保存。傳統(tǒng)的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問(wèn)題外，還存在檔案宜損壞問(wèn)題。每當(dāng)有查詢?nèi)藛T查詢時(shí)，都要翻閱紙質(zhì)檔案，時(shí)間一久，不論多么小心都會(huì)有損壞，在無(wú)形中也縮短了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，對(duì)其長(zhǎng)期保存不利，而信息化人事檔案管理，對(duì)于這些問(wèn)題都避免了。因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成，不用再多次重復(fù)查閱紙質(zhì)檔案，降低使用率的同時(shí)延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，為檔案長(zhǎng)期保存提供了保障和創(chuàng)造了有利條件。
2、有利于檔案修改調(diào)整。高校的干部級(jí)別跨度較大，從副科級(jí)到廳級(jí)或是省部級(jí)。高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)也非常多，所以高校干部隊(duì)伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學(xué)校工作需要等，對(duì)干部調(diào)整的頻率十分高。又因高校處級(jí)以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會(huì)給干部人事檔案管理帶來(lái)非常大的工作量。唯有通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)應(yīng)對(duì)上述干部變化帶來(lái)的人事檔案調(diào)整工作，效率更高、錯(cuò)誤率更低，充分保障干部調(diào)整工作的順利進(jìn)行。
二、高校干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀和問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。人員不夠?qū)I(yè)，受傳統(tǒng)觀念的影響，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)知，還是處于最基礎(chǔ)的那一層，對(duì)于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒(méi)有把干部人事檔案工作擺在應(yīng)有的位置，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和法律知識(shí)。現(xiàn)在的檔案管理人員由于領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有合理的對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進(jìn)程。
2、經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案經(jīng)費(fèi)不足，達(dá)不到檔案信息化工作的需求，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該嚴(yán)格按照干部檔案的工作條例，投入財(cái)力物力，同時(shí)增添必要設(shè)備。首先從硬件建設(shè)上提供有力的保障，再?gòu)母＠鎏嵘确矫婵紤]，充分激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)不夠完整。一個(gè)建全完整的數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵。一是原來(lái)的數(shù)據(jù)不完整，不準(zhǔn)確，查全率查準(zhǔn)率大大的打了折扣；二是各個(gè)人事部門分別各用一個(gè)軟件，彼此不兼容，數(shù)據(jù)通用性差，數(shù)據(jù)信息很難達(dá)到共享；三是更新速度慢，不能反映現(xiàn)實(shí)情況。
三、高校干部人事檔案信息化建設(shè)的措施
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)費(fèi)投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)中心等諸多部門，需要加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，按照不同時(shí)期的建設(shè)目標(biāo)，保證項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)費(fèi)足額到位。與此同時(shí)，注重高校干部人事檔案信息化管理應(yīng)用與產(chǎn)出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)總體目標(biāo)全面實(shí)現(xiàn)。
2、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。高校干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數(shù)據(jù)；二是建立電子檔案；三是建立數(shù)字檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案的完整保存有利，還能延長(zhǎng)其壽命，使檢索更加便捷。
(一)存在問(wèn)題
1．思維觀念脫節(jié)長(zhǎng)期以來(lái)，社會(huì)上普遍認(rèn)為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對(duì)外界宣傳，加上單位忽視了對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育，致使其檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動(dòng)，觀念與時(shí)代的脫節(jié)帶來(lái)的是行動(dòng)短板。進(jìn)入信息化社會(huì)以來(lái)，環(huán)境與市場(chǎng)需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機(jī)制在高校開啟了探索之路，服務(wù)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)成為市場(chǎng)制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢(shì)的要求成為必然。
2．知識(shí)結(jié)構(gòu)單一受知識(shí)水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫、編排和裝訂，無(wú)法勝任知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問(wèn)題，專業(yè)人員知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)單一、學(xué)歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導(dǎo)致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級(jí)階段，精通人事管理又擅長(zhǎng)信息技術(shù)的人員匱乏。
(二)改進(jìn)路徑
1．更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí)和強(qiáng)化服務(wù)的理念，用高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平、高起點(diǎn)的服務(wù)意識(shí)和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動(dòng)適應(yīng)動(dòng)態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的憂患意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識(shí)，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)。
2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機(jī)制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡(jiǎn)單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹立績(jī)效理念;注重對(duì)人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅(jiān)持以人為本，努力實(shí)現(xiàn)個(gè)人的自身價(jià)值。打造人文化管理機(jī)制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制和有效的激勵(lì)與競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。
3．創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強(qiáng)、專業(yè)化水平高的檔案管理隊(duì)伍。這就必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預(yù)測(cè)能力，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項(xiàng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識(shí)的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計(jì)人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)高校人事檔案管理的新要求。
二、管理機(jī)制急需科學(xué)發(fā)展
應(yīng)盡可能滿足用戶對(duì)信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化開放式管理，積極實(shí)行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場(chǎng)革命，要實(shí)施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達(dá)到柔性與剛性管理有機(jī)結(jié)合、寬嚴(yán)相濟(jì)。
(一)存在問(wèn)題
1．管理意識(shí)滯后人事檔案管理制度相對(duì)落后，人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，對(duì)管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其對(duì)于信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就導(dǎo)致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對(duì)落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。
2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動(dòng)日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，無(wú)法有效實(shí)行人力資源優(yōu)化配置。
(二)改進(jìn)路徑
1．創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色需求決定服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識(shí)導(dǎo)航員與信息咨詢專家轉(zhuǎn)換，從信息文獻(xiàn)提供者向信息組織管理專家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓(xùn)練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對(duì)人事檔案信息的各項(xiàng)需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。
2．剛?cè)嵯酀?jì)，科學(xué)發(fā)展柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強(qiáng)制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說(shuō)服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X(jué)行動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對(duì)管理對(duì)象信賴的一種管理。柔性管理并非是對(duì)剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒(méi)有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無(wú)，它需要真正的柔性制度與其配套實(shí)施，實(shí)施柔性管理，必須堅(jiān)持剛?cè)嵯酀?jì)，才能相得益彰、相互促進(jìn)。人事檔案管理工作是一種奉獻(xiàn)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對(duì)待用戶，并與之進(jìn)行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對(duì)性、特色性、實(shí)用性。統(tǒng)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學(xué)校人事決策提供科學(xué)保障和依據(jù)，保證“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段實(shí)現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)人事信息的共享。對(duì)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，加強(qiáng)開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。
三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新
經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，沒(méi)有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的、先進(jìn)的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺(tái)，營(yíng)造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來(lái)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求，進(jìn)而滿足多元化用戶的個(gè)性化需求。
(一)存在問(wèn)題
1．基礎(chǔ)投入不足隨著信息數(shù)字化的來(lái)臨，高校人事檔案建設(shè)相形見(jiàn)絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡(jiǎn)陋，多數(shù)達(dá)不到人事檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
2．技術(shù)裝備落后在人事檔案管理信息化過(guò)程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進(jìn)程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級(jí)人事檔案的信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，購(gòu)買電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫(kù)房，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時(shí)建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。
(二)改進(jìn)路徑
1．加大信息化建設(shè)投入力度物質(zhì)基礎(chǔ)是項(xiàng)目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)信息化管理基建的重視，完善計(jì)算機(jī)的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴(yán)格要求，啟用標(biāo)準(zhǔn)配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。
2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺(tái)面對(duì)電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨(dú)善其身。檔案管理數(shù)字化平臺(tái)意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴(yán)格管理權(quán)限，認(rèn)真維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺(tái)發(fā)展進(jìn)程中，由于對(duì)技術(shù)因素的過(guò)度強(qiáng)調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問(wèn)題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺(tái)應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點(diǎn)，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。
四、結(jié)語(yǔ)
