發(fā)布時間：2023-04-19 16:48:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個學校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術(shù)誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。
（二）管理標準和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網(wǎng)絡(luò)化對接時存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內(nèi)找出責任人。
（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對所需內(nèi)容進行生動、快捷地咨詢。
（二）出臺標準化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標準和規(guī)范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。
（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費列入年度財務(wù)預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。
（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術(shù)。身份驗證技術(shù)又稱身份識別技術(shù)，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)傳送時，發(fā)方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過自身起中介作用而保護內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術(shù)有進攻識別等功能。
（一）檔案意識欠缺
雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發(fā)揮其應有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不夠完整。
（二）管理機制缺乏
科學、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據(jù)。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數(shù)據(jù)丟失和不健全、不完整的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規(guī)范相關(guān)部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設(shè)施、技術(shù)等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規(guī)范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。
（三）無專業(yè)的管理人員
一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業(yè)人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經(jīng)過專門的培訓，導致檔案工作落后。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導致在以后的工作中無法很快的檢索到相關(guān)檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業(yè)水平不高因此忽視了對這部分資源的開發(fā)和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應該提高圖書館檔案人員應用現(xiàn)代化手段進行檔案管理的能力。
二、提高高校檔案管理的措施
（一）提高工作人員的管理意識
首先從高校的領(lǐng)導者開始，提高領(lǐng)導者的檔案管理意識后，讓領(lǐng)導者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統(tǒng)的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應保持相對穩(wěn)定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。
（二）提高檔案管理的規(guī)范性
檔案管理工作的規(guī)范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，圖書館應該加強自身的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規(guī)章制度來規(guī)范化管理。除此之外，館藏檔案的結(jié)構(gòu)也應該得到規(guī)范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業(yè)務(wù)流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據(jù)實際情況增加一些圖書館二級類目。
（三）加強工作人員的業(yè)務(wù)能力
首先從實際出發(fā)，讓檔案人員參加檔案專業(yè)培訓班，來提高工作人員的專業(yè)知識和經(jīng)驗。其次由于傳統(tǒng)的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的管理方式且適應檔案電子化的發(fā)展趨勢，從而實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。
三、提高高校檔案管理的必要性
（一）能反映出圖書館的管理水平
高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現(xiàn)出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現(xiàn)圖書館的管理水平。
（二）能夠滿足現(xiàn)實需求
高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經(jīng)驗，因此圖書館檔案管理具有現(xiàn)實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內(nèi)信息，并且?guī)椭渌麕熒J識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現(xiàn)實需求。
（三）檔案管理的特性決定必須提高
檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關(guān)的文件，而對于一些對圖書館毫無建設(shè)意義的檔案不應當納入圖書館檔案中，一些無關(guān)的檔案會造成圖書館檔案的過于復雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學校檔案的復制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。
四、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導應重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領(lǐng)導體制
近年來，凡申報考評的學校基本建立起相應的檔案工作領(lǐng)導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領(lǐng)導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學校將檔案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強隊伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學校已形成由學校領(lǐng)導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學校科研成果鑒定、基建項目竣工、設(shè)備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣摺n案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點。
3從推進程度分析其實施過程的難點
“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內(nèi)容涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標管理”的設(shè)置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學校的整體規(guī)劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發(fā)機關(guān)與教育行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響
【關(guān)鍵詞】高校；檔案信息化；管理
一、引言
隨著我國進入信息化網(wǎng)絡(luò)科技時代，人們生活水平的上升，經(jīng)濟的全面增長，讓高校檔案管理工作趨向信息化管理方向發(fā)展?？墒菑娜缃竦那闆r來看，高校檔案管理工作信息化發(fā)展，還只是處在一個開始的階段，其中有著多種多樣的問題需要各個高校進行解決。所以，這也就需要高校對檔案管理工作進行綜合性的分析。
二、檔案信息化管理
高校檔案信息化管理一般是采用檔案自動化和智能方式進行管理，且這樣的信息化管理不但可以進一步提高管理工作的效率，還能完成檔案資源共享。首先，對于提升管理工作的效率，管理工作人員采用計算機以及網(wǎng)絡(luò)來登記檔案信息資料和數(shù)據(jù)、對檔案進行檢索和使用，采集電子檔案，只要登記一次檔案相關(guān)數(shù)據(jù)就可以進行多次使用，而且還能完成數(shù)據(jù)資料共享。相關(guān)工作人員把檔案登記在計算機以后，就可以對檔案信息進行簡單的加工，這樣就不需要進行兩次文獻信息加工，在很大程度上減少了加工的時間，且還可以很快地進行二次出版，這樣就可以提升檔案管理工作效率以及檢索效率。其次，對于完成信息資源共享的問題，一般而言，檔案信息化創(chuàng)建最主要的就是創(chuàng)建資源，然后使用信息技術(shù)提升檔案管理的水平，進而完成資源共享。但相關(guān)人員進行檔案信息化管理，就能夠在很大程度上提高信息資源的使用次數(shù)，進而擴展檔案服務(wù)的范疇。
三、檔案信息化管理存在的不良問題
（一）投入費用高，籌集費用比較困難。從目前的高校檔案信息化管理來看，要想籌集足夠的費用是比較困難的，這也是大部分高校檔案信息化管理需要解決的一個問題。高校要做好信息化管理工作，不單單需要購買對應的計算機和掃描儀等，與此同時，還需要對應的網(wǎng)絡(luò)體系和安全體系作為支撐，可是要獲取這些東西，需要投入較高的成本費用。除去這一部分，因為電子產(chǎn)品更新速度非常快，且使用期限短，而設(shè)施維修與更新費用很高，所以就需要進行持續(xù)的資金投入才能確保檔案信息化管理工作正常運行。（二）工作任務(wù)繁重，取得良好的效果比較難。由于相關(guān)工作人員進行檔案管理工作的時候，要對已有的檔案資料進行登記和整理，然后經(jīng)過掃描等方法，把各種各樣的照片、書籍、文本等載體轉(zhuǎn)化成電子文檔。且還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定采用文檔處理軟件把各種數(shù)據(jù)資料做一個規(guī)范性的整理和歸納，這樣才可以便于使用者進行查詢。除此以外，信息化管理要對客戶提供信息資源共享的服務(wù)平臺，就需要相關(guān)工作人員把遠程信息服務(wù)方面的工作做到位，尤其是安全方面的問題。要做好這些工作，需要投入大量的時間和精力，就需要進行長時間的系統(tǒng)健全，假如費用和技術(shù)等不能保證，就不能取得預期的效果。
四、檔案信息化管理策略
（一）增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備。高校檔案應當把檔案信息化管理放在高校整體發(fā)展計劃之中，并且應當確保資金和政策方面，進而增強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備。提升檔案信息化管理部門與工作人員的網(wǎng)絡(luò)計算機水平，發(fā)揮檔案信息化體系的最大作用。此外，高校應當創(chuàng)建內(nèi)部局域網(wǎng)，完成檔案管理體系以及別的辦公網(wǎng)絡(luò)相互連接，從而完成各個部門向高校檔案管理部門遠程歸檔，這樣可以進一步推動檔案管理信息化發(fā)展。（二）對檔案信息化管理制度進行有效創(chuàng)新。高效應當對檔案管理信息化制度進行有效的創(chuàng)新，這樣就可以確保檔案信息化正常運行。高校需要根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，對高校內(nèi)部以及外部關(guān)系進行簡單的調(diào)節(jié)，尤其需要調(diào)整好部門的上下級關(guān)系和部門與部門之間的關(guān)系，這樣才能有效確保信息化檔案管理制度可以成為高校管理當中的一個核心部分。采用制度對高校檔案管理的方法與工作流程進行一定的約束，以此讓檔案管理工作成為其他工作的有力支撐。除此之外，高校檔案管理部門應當強化網(wǎng)絡(luò)信息安全工作方面的探索，進而提升檔案信息化管理安全性。（三）把檔案管理工作理念進行有效創(chuàng)新。高校開展檔案信息化管理工作的過程中，一定要根據(jù)自身的發(fā)展需求，借助國內(nèi)以及外國的先進管理理念與技術(shù)。可是高校必須注意到一個問題，就是不能進行生搬硬套，不對其進行創(chuàng)新。檔案信息化管理應當盡可能防止重復性管理，且不可以只關(guān)注到檔案管理體系軟件和服務(wù)器的創(chuàng)建，一定要根據(jù)自身的檔案管理工作實際情況進行管理工作。與此同時，高校還應當兼顧信息技術(shù)更新與進步的趨勢，創(chuàng)新檔案信息化管理工作。
五、結(jié)語
開展高校檔案信息化管理工作，應當結(jié)合高校檔案管理工作的實際情況，制定出相應的策略，解決管理工作中存在的不良問題。做好高校檔案信息化管理工作，可以提升檔案管理工作效率，充分利用高校檔案資源，發(fā)揮其最大的作用。
作者:陳丹 單位:孝感廣播電視大學
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;現(xiàn)代化
隨著經(jīng)濟、信息與科技的發(fā)展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務(wù)領(lǐng)域也由原來的高校內(nèi)部逐步向社會諸多領(lǐng)域擴展。社會發(fā)展需要高校加速以自動化、信息化、社會化建設(shè)為主的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。因而,高校檔案開放式的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理與服務(wù),已成為高校廣大檔案工作者共同關(guān)注的課題。
一、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容與意義
高校檔案一般有文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會計檔案、人事檔案等,有的學校劃分的類別更細。這些檔案都是師生在工作、學習中產(chǎn)生的,應視為一個整體,實行統(tǒng)一管理。每一類檔案的管理、每一個環(huán)節(jié)的工作都有其專業(yè)要求。業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管就是要使每一類檔案業(yè)務(wù)工作的開展都在學校檔案機構(gòu)的督促、檢查之下,即嚴格要求檔案工作人員按照不同的業(yè)務(wù)規(guī)范要求,認真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術(shù)保護等各個方面達到檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的要求,有效地為高等學校各項工作服務(wù)。
(一)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化是指應用現(xiàn)代科學技術(shù)的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,通過計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制行動,合理地使用檔案系統(tǒng)的人力、財力、物力,以最小的投入實現(xiàn)最大的服務(wù)功能。檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容包括檔案管理觀念的現(xiàn)代化、檔案管理裝備的現(xiàn)代化、檔案管理人員素質(zhì)的高級化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學化。
1.檔案管理思想現(xiàn)代化
在科學發(fā)展觀思想指導下,創(chuàng)新高校檔案的建設(shè)、管理和改革工作,使這項工作有責任、有秩序、上水平、提質(zhì)量,使其真正成為領(lǐng)導的智囊?guī)臁⒅\部,為各項工作和“史”、“志”工作打下良好的堅實基礎(chǔ)。要使這項工作達到四有,即有人員、有館舍、有設(shè)備、有制度。要對檔案人員定期或不定期地進行以檔案專業(yè)為基本內(nèi)容的培訓、考核,提高檔案管理人員的檔案管理意識、管理水平和素質(zhì)。
檔案管理人員要專業(yè)化、知識化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺和不怕苦累的敬業(yè)精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進取,積極主動,善于采訪、收集、積累各類素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。
2.檔案管理組織現(xiàn)代化
實現(xiàn)高校檔案組織管理,這是時代的要求。我國檔案部門從20世紀80年代初開始探討計算機管理檔案,目前已取得了長足進展。
實現(xiàn)高校檔案自動化管理,購置設(shè)備、開發(fā)軟件,僅是必備的基本條件。在實施自動化管理的過程中,還必須處理好大量的數(shù)據(jù)輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數(shù)字化處理的檔案數(shù)量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來,如此循環(huán)往復,數(shù)據(jù)準備工作將顧此失彼。
3.檔案管理方法現(xiàn)代化
目前,針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況,通過建立教學檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的辦法,改進高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強教職工及有關(guān)領(lǐng)導的檔案管理意識。(2)運用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。(3)及時收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度,同時堅持開放檔案文件,方便師生檢索查詢,發(fā)揮檔案的資料價值。(4)加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中,不規(guī)范、不系統(tǒng),安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。
4.檔案管理手段現(xiàn)代化
檔案管理手段現(xiàn)代化是指運用現(xiàn)代科學技術(shù)管理檔案,達到優(yōu)化目的,取得最佳效益的過程。高校檔案管理的現(xiàn)代化主要包括三個方面:一是觀念現(xiàn)代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現(xiàn)代化。
要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現(xiàn)代化管理相適應的政策、法規(guī)、管理體制和運行機制。三是技術(shù)現(xiàn)代化。要用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,對檔案信息資料進行收集、整理、利用,提高檔案的服務(wù)水平。建設(shè)現(xiàn)代化還必須有進行現(xiàn)代化建設(shè)的理念、現(xiàn)代化的技能,尤其需要的是堅持科學發(fā)展觀,充分調(diào)動方方面面的積極性,保持高校檔案事業(yè)各項工作全面協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速、健康的發(fā)展,從而為學校和社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使學校檔案現(xiàn)代化管理、信息化建設(shè)總體上達到國際先進水平,更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
5.檔案管理人才現(xiàn)代化
高校檔案是反映學校歷史面貌和發(fā)展變化軌跡的真實記錄,是一個重要的信息源,是學校的寶貴財富。因此,建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、作風過硬、一專多能、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的檔案人員隊伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發(fā)展的需要。根據(jù)高校檔案管理的具體要求和發(fā)展需要,高校檔案管理人才隊伍建設(shè)有以下策略:爭取領(lǐng)導重視,保障檔案管理人才隊伍的建設(shè);更新觀念,提高高校檔案管理人才隊伍的創(chuàng)新意識;強化激勵機制,穩(wěn)定高校檔案管理人才隊伍;加強繼續(xù)教育,提高檔案管理人才隊伍的素質(zhì)。
(二)加強高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意義
高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案信息資源的利用率,通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享,減少重復勞動,提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于提高檔案管理水平,增強服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進,更好地為社會大眾服務(wù);高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于實行檔案標準化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作;高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有利于實行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。
二、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題
近幾年,全國高校加強了對檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現(xiàn)代化建設(shè)進程并取得了一定的成績。
但是,目前大多數(shù)高校檔案管理對計算機的應用單一、功能簡單、利用低效。各高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進展十分不平衡,經(jīng)費緊張,檔案信息化建設(shè)滯后,管理人員綜合素質(zhì)低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復的狀態(tài),造成了財力、物力、人力的巨大浪費,—105—致使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進程緩慢。
(一)缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)
網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容,但受高校管理體制和運行機制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
(二)標準化水平偏低
由于歷史的原因,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。目前,研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件都沒有遵循國際標準,功能單一,標準化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準,各館的發(fā)展存在著較大的盲目性。
(三)數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大都自建自用,規(guī)模小,標準化程度低,類型單一,數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,社會服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享。
(四)人員素質(zhì)較低
目前,高校檔案人員隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低,不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境,檔案管理工作嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復合型人才,不適應檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
三、加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點建議
(一)抓好檔案管理標準化
檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提。沒有標準化,就沒有現(xiàn)代化。所以,在當前和今后一段時期,加強標準化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。這是應用計算機技術(shù)的重要前提,也是一項十分艱巨和細致的工作。
(二)加快檔案信息化建設(shè)
檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實體數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為中心,目標在于實現(xiàn)檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),是實現(xiàn)這一目標的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網(wǎng)絡(luò)條件的高校,檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)在于制作各種接口,在自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁上建立各種數(shù)字化的檔案資料庫,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸。
(三)促進檔案信息利用的社會化
高校檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大高校檔案工作者既要強化服務(wù)意識,打破只為學校內(nèi)部黨政管理、教學、科研服務(wù)的思維定式,還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。
(四)加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施
建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前,高校自身對檔案管理部門的投入仍然有限,成為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。加大經(jīng)濟投入,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進行的先決條件。在硬件方面,高校應給予財力上的支持;在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面,高校檔案部門應發(fā)揮教育網(wǎng)、高校校園網(wǎng)的平臺作用,吸引和運用校內(nèi)計算機、信息等學科的技術(shù)、人才力量,以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。
(五)優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)并提高人員素質(zhì)
檔案人員的素質(zhì)高低,是影響檔案管理現(xiàn)代化的重要原因之一。要解決這一問題,人才開發(fā)是關(guān)鍵。一方面通過高等院校培養(yǎng)高層次檔案現(xiàn)代化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優(yōu)勢,培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設(shè)定檔案信息化建設(shè)研究方向,本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程分量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。另一方面通過繼續(xù)教育的形式,普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作,使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時通過崗位培訓,使檔案信息管理知識成為入門必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。
總之,加強高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加速檔案管理規(guī)范化、科學化的客觀要求,也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此,高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項長期、系統(tǒng)、艱巨的工程。除了高校自身的重視和努力,還需要國家和高校檔案主管部門的宏觀調(diào)控及信息部門的大力支持。
參考文獻:
結(jié)合新形勢下對檔案管理工作的要求，在上述觀點的基礎(chǔ)上對檔案管理工作進行梳理，才能更好地做好對自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點認識：第一，高校工作的核心是教學。高等院校的工作是通過教育和培養(yǎng)我國社會人才，從而促進我國的可持續(xù)的發(fā)展。而要完成高校的人才培養(yǎng)工作，其根本的方法就是通過教學活動。當前高校人才培養(yǎng)的分類中，包括教學型、研究型和教學研究型。上述三種類型其都貫穿著教學任務(wù)，只是在教育教學中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務(wù)于高校教學工作。高校工作的核心是做好教學工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學而展開的。高校教學和檔案兩者之間存在著非常密切的聯(lián)系。如學生檔案、科研檔案等。通過這些材料可查看學生和教師的歷史記錄，同時也是對教學管理的重要部分。通過檔案管理，為教學工作服務(wù)，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學工作。而當前針對高校檔案工作的被邊緣化的問題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對檔案管理的深層次的開發(fā)。對基礎(chǔ)論觀點的持有者在對檔案的管理方面也普遍存在該類認識，知識將檔案工作看做最為基礎(chǔ)的工作，而沒有見做好對檔案的管理作為一個戰(zhàn)略性的任務(wù)。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當前針對高校工作很多將其分為基礎(chǔ)性和非基礎(chǔ)性。很多的學者在此處將檔案工作分為非基礎(chǔ)性的工作，對此我認為單純的將檔案工作劃分為非基礎(chǔ)或者基礎(chǔ)，其都不正確。我認為檔案管理是對高?；A(chǔ)性與非基礎(chǔ)性工作的記錄，對此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對學?？蒲小⒔虒W的記錄，沒有檔案信息，就沒有對這個過程完整的描述。前面所闡述的基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)，其本質(zhì)就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說明非基礎(chǔ)性工作一直不重要。因此，在基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)方面兩者是相互轉(zhuǎn)化的。
二、基于檔案管理定位的思路創(chuàng)新
因此，通過上述對檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點就是如何做好檔案工作，如何拓展其內(nèi)容從而發(fā)揮檔案工作在高校管理當中的作用，從而才能更好的對檔案進行定位。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學校的文件流轉(zhuǎn)中心。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化成為當前發(fā)展的主要趨勢，高校文件流轉(zhuǎn)周期短、流轉(zhuǎn)快等特點也將越來越明顯。對此，在信息化條件下實現(xiàn)對信息的共享，成為當前各個高校發(fā)展的共同的要求。因此，在信息化時代，高校檔案管理人員要充分結(jié)合當前的形勢，積極主動的探索檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，主動轉(zhuǎn)變服務(wù)的觀念，并承擔更多的相關(guān)職能，從而實現(xiàn)其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。通過信息化使得高校在獲取相關(guān)信息的途徑和渠道增多。檔案部門可通過網(wǎng)絡(luò)獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門建成全校信息共享的中樞，改變傳統(tǒng)的以提供保管和紙質(zhì)版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學生共同努力的結(jié)果，是對學校發(fā)展記錄，也對高校發(fā)展的歷史沉淀。通過高校檔案部門對這些文化營造記錄，體現(xiàn)著高校在不斷追求進步的途中，其文化傳承的脈絡(luò)，同時也是對高校文化記載的驛站，為高校的人文建設(shè)提供強有力的借鑒和參考。由此，檔案部門要廣泛針對高校文化建設(shè)的材料進行收集，將高校在發(fā)展過程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會中傳承，通過高校檔案部門擴大高校在社會當中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實現(xiàn)對自身功能的創(chuàng)新。
三、結(jié)語
1.1完整性要求維護醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復制技術(shù)、視聽技術(shù)等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務(wù)對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務(wù)，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調(diào)查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關(guān),責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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三、建設(shè)大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構(gòu)設(shè)置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構(gòu)的檔案工作。”第八條第一款規(guī)定：高校檔案機構(gòu)的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作。”目前，全國各高校檔案管理機構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨立檔案館，一般列為學校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構(gòu)，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權(quán)力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應的管理職權(quán)卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對本單位的內(nèi)部管理。只有職責，沒有職權(quán)的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費現(xiàn)象。《辦法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用”；《辦法》還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。”但是，《辦法》已經(jīng)頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關(guān)收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統(tǒng)一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費標準。類似現(xiàn)象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領(lǐng)導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關(guān)心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構(gòu)職能設(shè)置不科學和職責與權(quán)力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構(gòu)就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業(yè)收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調(diào)研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統(tǒng)一，不規(guī)范問題。
對策3：單位領(lǐng)導的檔案意識對檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。
大檔案管理是一個長期、系統(tǒng)、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關(guān)部門和社會的支持與關(guān)注。只要堅持科學發(fā)展觀，從實際出發(fā)，把《辦法》的各項規(guī)定落到實處，才能實現(xiàn)大檔案管理目標，把高校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。
