發(fā)布時間：2023-05-16 10:36:05
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案規(guī)范化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：國有企業(yè)改革 企業(yè)檔案管理 規(guī)范化管理
一、前言
對于任何企業(yè)而言，檔案均是非常重要而且關(guān)鍵的信息資源，尤其是對于處于改革大潮中的國有企業(yè)而言，檔案既是總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗的重要參考，尤其是改革開拓創(chuàng)新的重要依據(jù)。在新的歷史形勢下，國有企業(yè)的戰(zhàn)略性改革與重組不斷地深化，面對日益復(fù)雜的國際形勢，其該組過程中必然充滿艱辛。相應(yīng)地，檔案管理作為企業(yè)管理的一個重要部分，它同樣需要解決當(dāng)前面臨的問題、順利未來的發(fā)展潮流，在企業(yè)的不斷改革中實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。
二、限制國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的因素
處于不斷改革中的國有企業(yè)，其檔案管理主要面臨著下述三個困境，即檔案管理功能弱化、日常管理人員不足以及高級管理人才流失。具體而言：
第一，檔案管理功能弱化。目前不少國有企業(yè)在改革的過程中逐漸弱化了檔案管理功能，不少規(guī)模不大的檔案管理機構(gòu)不是被裁撤便是被合并，某些國有企業(yè)的檔案管理機構(gòu)被合并到信息管理部門，成為其下屬的分支管理部門。另外，不少國有企業(yè)的規(guī)模均非常大，有的會有不少子公司分布在全國各地，因為裁撤了類似檔案處職能的管理機構(gòu)，使得檔案工作沒有辦法通過一個專用的、相對固定的渠道實現(xiàn)上通下達，不少工作問題無法得到及時有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢越加明顯。另外，在國有企業(yè)的集團總部會議上，類似檔案管理工作的規(guī)劃、安全、人員配置、經(jīng)費預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，甚至類似這種問題根本無法提上會議的議事日程，最終導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理功能被嚴重的弱化，某些企業(yè)已經(jīng)積重難返。
第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對檔案管理帶來的不利影響之一。當(dāng)前的國有企業(yè)進行改革的重要內(nèi)容之一便是“減員增效”，許多職能部門的管理人員和工作人員數(shù)量被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強市場競爭力，獲得高額利潤，不少國有企業(yè)將企業(yè)員工盡可能充實到一線環(huán)節(jié)，例如生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)。不少大型國有企業(yè)在進行改革的過程中，利用職能更加綜合化的部門取代了原有的檔案管理部門，將原有的檔案管理工作擴充為現(xiàn)在的集檔案管理、文字打印、文書收發(fā)、機要交通、辦公用品發(fā)放、秘書、接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門，因為人員不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進行檔案管理。
第三，高級管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門被功能更加多元化的職能部門取代之后，實質(zhì)上已經(jīng)等于檔案管理部門的等級被降低了一個乃至兩個級別，原本享有高級管理職稱的管理人員及其相應(yīng)待遇均被取消；另外，在實際工作中，檔案管理人員因為檔案管理無法實現(xiàn)直接促進企業(yè)盈利的目標(biāo)而備受冷落，不僅收入不高，而且增長幅度也不大，相對于其他管理部門差異非常顯著。這也直接導(dǎo)致了許多高級人員不愿意來檔案管理部門，或者借故調(diào)離，或者另尋他路，或者工作態(tài)度消極。綜合以上情況，許多責(zé)任心強、經(jīng)驗豐富、管理能力較高的高級管理人才流失嚴重，嚴重限制了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
三、國有企業(yè)實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的途徑
第一，確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開發(fā)利用方案。在信息化社會中，信息已經(jīng)成為市場一種非常重要的資源和財富，目前檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當(dāng)前市場上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進行決策的重要依據(jù)，非常有必要對其進行開發(fā)和利用。依照開發(fā)程度的深淺可以將國有企業(yè)檔案資源開發(fā)分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發(fā)，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發(fā)，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發(fā)。為了能夠充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須要重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時代的要求進行制度創(chuàng)新；其次，提高檔案室當(dāng)中檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開發(fā)和利用奠定堅實基礎(chǔ)；再次，通過制度建設(shè)、機制改革來提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。
第二，檔案新聞媒體適度報道一些企業(yè)檔案工作負而狀況，以期引起社會關(guān)注。全而反映企業(yè)檔案工作狀況，可以使檔案行政部門得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準確信息，實現(xiàn)科學(xué)決策，及時研究解決企業(yè)檔案工作存在的問題。同時，通過新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業(yè)檔案工作接受社會輿論監(jiān)督，可增大社會輿論對企業(yè)檔案工作的督導(dǎo)作用。
第三，理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。在檔案行業(yè)管理力度不斷弱化，一些行業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能逐漸喪失的情況下，在文教衛(wèi)生系統(tǒng)和越來越多的企業(yè)實行屬地管理的條件下，應(yīng)將實行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級檔案行政部門對企業(yè)檔案工作監(jiān)督渠道，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開展。
四、結(jié)束語
為了更好地適應(yīng)當(dāng)前的社會經(jīng)濟環(huán)境，國有企業(yè)不斷推進并深化了對自身的全方位改革。在改革的過程中，做好國有企業(yè)的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國有企業(yè)的檔案管理存在諸多不足，相信通過檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)可以促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：集團型企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化；集中管控
1 檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理是對各種檔案進行分類管理，為其使用人員提供便利服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員的工作是將數(shù)量眾多、種類不同的檔案按照企業(yè)的相關(guān)要求進行整理、分類、歸檔工作，使檔案具有系統(tǒng)性、整齊性，這也是社會對檔案管理工作賦予的要求。社會對檔案管理的要求是由企業(yè)自身的檔案管理水平?jīng)Q定的，并且隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展而不斷變化，并影響著人們對檔案的滿足度。我國的檔案管理工作的歷史可以追溯到幾千年前，檔案管理工作從雜亂無章到當(dāng)代社會的系統(tǒng)化管理，由簡單逐步走向復(fù)雜，從純?nèi)斯す芾戆l(fā)展到現(xiàn)在的計算機管理。在當(dāng)代社會，檔案管理已經(jīng)慢慢融入到人們的日常工作和生活中，在企業(yè)的發(fā)展中起著重要的作用。
檔案管理工作主要包括收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案、統(tǒng)計檔案以及使用檔案等方面內(nèi)容。一些企業(yè)的檔案管理工作只包括幾方面內(nèi)容，發(fā)展不全面，也存在一些小型企業(yè)的檔案管理工作只有保管檔案和使用檔案兩部分。目前，隨著我國經(jīng)濟的逐漸發(fā)展，社會大眾對檔案管理工作的要求逐漸嚴格，推動檔案管理工作朝向多層次管理方向發(fā)展。第一層次需要區(qū)分檔案管理的紙質(zhì)檔案管理和信息管理，紙質(zhì)檔案管理工作包括收集整理檔案、分辨真?zhèn)?、保管、統(tǒng)計等，信息管理包括對檔案相關(guān)信息進行錄入和輸出。
檔案管理的整個系統(tǒng)以及子系統(tǒng)在其進行正常運行的過程中都會自動的形成信息反饋機制。將檔案管理推向現(xiàn)代化，將會對于檔案管理在工作時的結(jié)構(gòu)發(fā)生某些方而的新的變化及影響，而為社會實踐中提供檔案信息服務(wù)是對檔案進行管理的最主要的目的，檔案管理的所有的在系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)上所產(chǎn)生的變化都是圍繞著這一目的而進行的，其中所進行的每一項工作都是不可或缺的，它們的存在都具有一定的價值和必要。
2 集團型企業(yè)的檔案管理方面所存在的不足
2.1 運維與管理需求
檔案信息化建設(shè)過程是需要不斷完善和發(fā)展的，集團企業(yè)的檔案管理工作開展的前提是建立檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)需要滿足集團企業(yè)內(nèi)部不同的需求、解決各種檔案相關(guān)問題。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的人員調(diào)動、職位變動、身兼數(shù)職都會給集團企業(yè)檔案管理工作增加一定難度，不利于檔案信息管理運維工作的順利實施。
2.2 分析檔案系統(tǒng)的部署模式
集團型企業(yè)無法集中、統(tǒng)一管理其檔案，只能分散管理企業(yè)名下的各個子公司，無法集中管控，所以無法發(fā)揮集團型企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)勢，不利于檔案信息開發(fā)和使用工作的開展，影響企業(yè)的正常運營。
2.3 利用和共享需求較為困難
在跨企業(yè)間的檔案資源利用和共享方面有效實現(xiàn)，能夠?qū)⒓瘓F公司的檔案資源整體價值有所提升，讓企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢。所以，被動服務(wù)的檔案系統(tǒng)要改變，檔案服務(wù)方面要進行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實現(xiàn)。
3 檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)
在檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)包含：對原文分散、目錄集中的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等問題解決。那么，將知識管理替代檔案管理能夠?qū)⒔ㄔO(shè)的總體目標(biāo)實現(xiàn)。也就是建立運維隊伍、制度體系以及內(nèi)容管理平臺。讓企業(yè)內(nèi)容的管理得以實現(xiàn)，最大程度的將企業(yè)中的不同文件材料適當(dāng)保存，對企業(yè)內(nèi)容的管理平臺有所構(gòu)建，還能夠?qū)⑿畔①Y源的共享實現(xiàn)。具體的工作可以分為以下兒個方面：第一，對檔案中進行利用、開發(fā)的水平要提升，對檔案利用的效率要進一步增強。第二，對標(biāo)準規(guī)范的檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一制定，這一方式能夠?qū)⑵髽I(yè)中檔案管理的業(yè)務(wù)流程進行系統(tǒng)性管理，讓流程保持一致。
檔案系統(tǒng)要對內(nèi)容的管理平臺合理依托，可以在線接收財務(wù)管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)而產(chǎn)生的文件，同時要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發(fā)利用的功能，便于知識管理。
3.1 內(nèi)容管理平臺
3.1.1 基礎(chǔ)服務(wù)層。對電子文件的管理平臺充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲等功能實現(xiàn)。
3.1.2 公共組件。內(nèi)容管理平臺較為成熟，能夠?qū)⑽臋n的管理便利性、安全性實現(xiàn)，對Lucene的使用，可以實現(xiàn)全文檢索，實現(xiàn)用戶的檔案檢索便利性。
3.2 業(yè)務(wù)模塊
3.2.1 業(yè)務(wù)應(yīng)用。持久層應(yīng)用架構(gòu)的采用，能夠?qū)/S的便利性以及C/S的架構(gòu)性能有所發(fā)揮，對Web服務(wù)和AJAX技術(shù)的使用，能夠?qū)⒂脩趔w驗和頁面無刷新的功能實現(xiàn)。還能夠?qū)n案業(yè)務(wù)密切的融合，開發(fā)檔案系統(tǒng)管理、利用、統(tǒng)計以及收集整編等功能。
3.2.2 客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業(yè)的客戶端，對系統(tǒng)中的不同業(yè)務(wù)功能進行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時，還具備信息、文檔協(xié)作以及交流討論等功能。
3.3 歸檔接口
3.3.1 基礎(chǔ)服務(wù)層。文檔的管理服務(wù)可以通過電子文件的管理平臺來實現(xiàn)。
3.3.2 在線接收。能夠在線接收財務(wù)、ERP、OA等系統(tǒng)而形成的文本型數(shù)據(jù)，以及結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)，同時能夠把這一系列的數(shù)據(jù)衍變成標(biāo)準格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統(tǒng)中存儲。統(tǒng)一形式的數(shù)據(jù)交換接口SOA是對數(shù)據(jù)交換總線服務(wù)的，XML、SOAP能夠?qū)⑾⒏袷浇y(tǒng)一。
4 集中管控模式下檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)
集團型的企業(yè)進行檔案信息管理的過程中需要以技術(shù)手段實現(xiàn)集中管控、分級管理的管理模式，在整個集團內(nèi)部建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)規(guī)范、制度、視圖、類別、流程等的統(tǒng)一管控，各分子公司在此基礎(chǔ)上，可進行個性化定制，以滿足本公司不同業(yè)務(wù)形態(tài)下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對檔案資源采用分布式存儲架構(gòu)，利用分布在各企業(yè)分公司本地的獨立服務(wù)器分散存儲負荷，不但解決了傳統(tǒng)集中式存儲中單純存儲設(shè)備的瓶頸問題，且規(guī)避企業(yè)與總部之間的網(wǎng)絡(luò)條件的制約?；诮y(tǒng)一的檔案管理平臺，可實現(xiàn)集團內(nèi)部檔案資源共享平臺，在權(quán)限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價值。
各企業(yè)的電子原文保存在企業(yè)本地平臺中，目錄等數(shù)據(jù)保存在企業(yè)本地緩存數(shù)據(jù)庫中，所有歸檔數(shù)據(jù)集中同步至總部，在總部核心系統(tǒng)內(nèi)對機構(gòu)、用戶等進行統(tǒng)一管理。各企業(yè)利用時不依賴總部至企業(yè)的骨干網(wǎng)。
檔案管理系統(tǒng)在總部分生產(chǎn)、支持兩個環(huán)境。其中生產(chǎn)環(huán)境滿足檔案管理系統(tǒng)的部署及運行，支持環(huán)境用于系統(tǒng)的開發(fā)、測試、項目管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)實際操作環(huán)境，確保企業(yè)日常檔案操作的真實、有效、可靠。
參考文獻
關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案工作；規(guī)范化管理
檔案資料是國有企業(yè)重要的生產(chǎn)成果和信息資源，是國有企業(yè)歷史的總結(jié)和相關(guān)經(jīng)驗的積累，更是創(chuàng)新發(fā)展的重要參考依據(jù)。在新時代背景下，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。因此檔案管理工作需要創(chuàng)新技術(shù)和方法，不斷推進規(guī)范化和制度化管理，適應(yīng)國有企業(yè)管理信息化要求，才能為國有企業(yè)發(fā)展提供助力。
一、當(dāng)前國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
（1）長久以來，很多國有企業(yè)認為檔案管理并不重要，沒有直接的價值體現(xiàn)，所以對檔案工作也不重視。類似檔案管理的規(guī)劃、安全、人員配置，經(jīng)費預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，造成管理功能弱化，工作非?；靵y。（2）因為對檔案管理的不重視，在國有企業(yè)“減員增效”等改革背景的前提下，許多職能管理部門人員要求精簡，檔案部門往往就首當(dāng)其沖。如檔案部門并入綜合部門下，檔案工作從業(yè)人員幾乎沒有專業(yè)人員，都是兼職人員，沒有接受過正規(guī)教育與培訓(xùn)，缺乏專業(yè)化管理理論知識和操作技能，勢必出現(xiàn)許多問題，也一定程度上限制了檔案的管理水平。而且在人員的聘用上也較為隨意，只要能簡單的操作就可以錄用，這些人員在工作中都是按老方法，按部就班，不具備主觀能動性去推動檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，大大降低了檔案的利用效率。（3）檔案管理是一項比較復(fù)雜的工作，有許多管理環(huán)節(jié)，如檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等，每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)范化要求。許多國有企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)章制度，收集不齊全，歸檔混亂，紙質(zhì)資料存放不合理，借閱后不歸還，造成了檔案丟失，發(fā)霉受潮等情況，直接影響了檔案合理利用。（4）如今網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到國有企業(yè)日常管理工作中，但許多國有企業(yè)在檔案管理中還遵循著傳統(tǒng)的模式，缺乏現(xiàn)代化的管理工具，管理軟件功能滯后，加之沒有與企業(yè)辦公系統(tǒng)搭建起有效的網(wǎng)絡(luò)通道，導(dǎo)致目前國有企業(yè)檔案數(shù)字信息化水平偏低，檔案信息開發(fā)和充分利用也得不到深入，檔案的安全和保密也面臨挑戰(zhàn)。
二、提高檔案規(guī)范化管理的對策
1.納入公司制度，提高檔案意識
為了優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范化程度，首先是采取多種行之有效的措施，引導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)職工對檔案管理正確的認識和思想上的重視。將檔案工作納入本企業(yè)的工作計劃、目標(biāo)管理和相關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)，同企業(yè)各項工作同步發(fā)展。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機構(gòu)，統(tǒng)一制度，制定由領(lǐng)導(dǎo)分管、綜合部門領(lǐng)導(dǎo)主管管的綜合管理制度，并且列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，這樣才能解決檔案管理中的實際問題，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。
2.提升人員素質(zhì)，適應(yīng)信息化需求
國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高工作人員的素質(zhì)，實現(xiàn)專業(yè)化的操作和技能勢在必行。為此，在檔案專業(yè)人員的選用上，要嚴把關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強，操作能力強的人才。更要加強培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，指導(dǎo)檔案從業(yè)人員工作，逐步培養(yǎng)規(guī)范化和信息化管理意識，進而激發(fā)工作熱情，能主動掌握時代脈搏，樹立適應(yīng)形勢的主動服務(wù)理念。確保從業(yè)人員對資料信息的產(chǎn)生來源保持高度敏感，主動收集，調(diào)查了解用戶的潛在需要，針對性設(shè)計出不同的服務(wù)內(nèi)容和范圍，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平。
3.健全檔案制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理
在檔案的管理過程中，制度是確保規(guī)范化管理的基石，也是最強有力的保障。在每一個管理環(huán)節(jié)，都應(yīng)該構(gòu)建規(guī)范化與科學(xué)化的制度。在收集資料的過程中，要建立相應(yīng)的收集規(guī)范，明確部門和個人的職責(zé)，確保資料收集的完備；在資料的分類歸檔過程中，要建立詳細的分類法則，編號排序，這樣不但能清晰明確的把檔案分類完好，也便于以后的查閱利用；在檔案的保存過程中，完善檔案保管制度，加強庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的傷害；在檔案的應(yīng)用過程中，信息化時代前提下，檔案管理制度與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分的。在以國有企業(yè)良好的管理制度為依托，根據(jù)檔案信息化的要求，創(chuàng)新、規(guī)范化開發(fā)信息系統(tǒng)，積極主動整合檔案信息資源，保障其在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需要，從而才能發(fā)揮出檔案的最佳效能。
4.加強軟件開發(fā)，提升信息化水平
檔案管理的最終目的是檔案的開發(fā)和利用，是自身價值得以實現(xiàn)的直接手段和重要體現(xiàn)。新形勢下的檔案開發(fā)和利用，更是以信息資源的開發(fā)和利用得以實現(xiàn)的。應(yīng)重點做好檔案的編目、編研工作，編制適合國有企業(yè)實際情況的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整提供、滿足檔案利用工作的需求。國有企業(yè)應(yīng)通過定制開發(fā)適合自身文化的信息管理系統(tǒng)，借助軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作流程來支持、執(zhí)行和管理公司的各項職能業(yè)務(wù)活動。在國有企業(yè)定制開發(fā)信息管理系統(tǒng)的同時，建立具有國有企業(yè)特點、匹配自身需求的檔案管理軟件，與企業(yè)其他辦公軟件緊密結(jié)合，架構(gòu)起一個由網(wǎng)絡(luò)連接來實現(xiàn)的綜合數(shù)據(jù)庫，共享信息數(shù)據(jù)。行政辦公、生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)審批的工作流程與文檔一體化工作流程緊密集合起來，產(chǎn)生新的文件方式——電子文件，形成了一套從文件的生成、流轉(zhuǎn)到歸檔的全新流程，精簡工作冗余，提高工作效率，達到協(xié)同辦公的目的。在促進檔案管理工作的革新的同時，對檔案安全管理的要求也更加嚴苛，在硬件環(huán)節(jié)上，通過設(shè)置防護墻等技術(shù)手段，阻隔不安全因素保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行；在工作環(huán)節(jié)中，通過對工作流程、文件傳遞以及保管保密等方式加強管理，確保信息的安全可靠。綜上所述，在科技快速發(fā)展的今天，檔案資料的管理方式必須堅持與時俱進，革新管理的手段和技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量和利用效率，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理作為一個國有企業(yè)管理活動的不可或缺組成部分，只有不斷的重視，培養(yǎng)專業(yè)人才，建立完善的制度保障體系，應(yīng)用信息化系統(tǒng)提高檔案的開發(fā)和利用，實施檔案工作的常態(tài)化管理，不僅可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為國有企業(yè)的發(fā)展做出貢獻，這樣才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。
參考文獻
[1]顧玉紅.加快檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（22）：129-130.
隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關(guān)于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當(dāng)其沖的就是對我國的旅游行業(yè)的發(fā)展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫(yī)社會文明的不斷提高和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的全民旅游的思維已經(jīng)逐漸得到人們的認可，這也使得我國的旅游行業(yè)檔案的管理在旅游行業(yè)健康發(fā)展中占據(jù)的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業(yè)政策的全面實施，以及人們物質(zhì)生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業(yè)范圍擴大同時，旅游行業(yè)的參與人數(shù)劇增，這就勢必導(dǎo)致我國旅游行業(yè)檔案大量產(chǎn)生。不僅如此，由于我旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業(yè)人員具有流動性等特點，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業(yè)檔案加以規(guī)范化管理，這也是我國旅游行業(yè)發(fā)展的需要。
一、我國的旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題
（一）我國旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
我國的旅游行業(yè)檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進展的不同步。由于地域經(jīng)濟的發(fā)展問題，我國在各地的旅游行業(yè)進程不統(tǒng)一，同時由于經(jīng)濟地域的問題我國各地區(qū)的旅游行業(yè)人員的旅游行業(yè)檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在旅游行業(yè)檔案管理的工作進展是沒有達到同步平衡的。其二就是旅游行業(yè)檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對旅游行業(yè)檔案的認識不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把旅游行業(yè)的檔案管理當(dāng)做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業(yè)的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業(yè)檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對旅游行業(yè)的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業(yè)檔案檔案的管理要進行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業(yè)檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業(yè)政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進安全的計算機系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)旅游行業(yè)檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化的四個方面
我國的旅游行業(yè)檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業(yè)檔案進行信息化管理。對我國的旅游行業(yè)檔案信息化那就是要利用計算機的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的旅游行業(yè)檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機信息庫，這樣又能做到旅游行業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確旅游行業(yè)檔案職責(zé)任務(wù)，強化旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國的全民旅游行業(yè)檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國的旅游行業(yè)檔案價值作用。因此，我國的政府以及旅游行業(yè)的相關(guān)單位必須運用科學(xué)的原則和方法，強化對相關(guān)單位對我國的的旅游行業(yè)檔案工作的監(jiān)管，而能夠為我國的旅游行業(yè)檔案工作服務(wù)以及為我國的和諧社會建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。這也就是說在旅游行業(yè)檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業(yè)檔案的職責(zé)的任務(wù)，其次就是強化我國的旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的建設(shè)，去做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第三，堅持面向“三個服務(wù)”，做好旅游行業(yè)檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務(wù)那就是第一要堅持為旅行社和旅客服務(wù)。這是作為旅游行業(yè)檔案規(guī)范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為決策服務(wù)。這是旅游行業(yè)檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點。第三那就是堅持為旅游行業(yè)的穩(wěn)健運行服務(wù)。這個是旅游行業(yè)檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅持這三個服務(wù)，做好我國的旅游行業(yè)檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化。
第四，加強設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。旅游行業(yè)檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個重要點構(gòu)成。為此，首先我國的旅游行業(yè)中檔案的管理部門在旅游行業(yè)檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國的旅游行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國的旅游行業(yè)檔案工作其專業(yè)性強而且對旅游行業(yè)的業(yè)務(wù)要求高特點，所以，在我國的旅游行業(yè)工作方面，那么就應(yīng)該要加強我國的旅游行業(yè)檔案人員隊伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國旅游行業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)，增強旅游行業(yè)檔案管理道德干部隊伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國日漸昌盛的旅游行業(yè)檔案管理的新的要求。
三、結(jié)術(shù)語
規(guī)范化管理的含義是通過思考構(gòu)建出一套完善、可行性高的管理體系,并將其運用于管理實踐的過程,其重點在于這一套完善的體系的構(gòu)建。事業(yè)單位的檔案管理一般是指對于事業(yè)單位內(nèi)部的人員及事務(wù)的檔案進行收集、封存與整合,以期提升對于單位內(nèi)部人員及事務(wù)的管理水平。目前我國事業(yè)單位檔案管理情況仍然存在一定的不足,尤其體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范性方面。
首先,事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員沒有認識到檔案管理的重要性,檔案管理的存在是為了提升單位內(nèi)部的運行效率,由于其工作性質(zhì)特殊,短期內(nèi)不會為事業(yè)單位帶來顯著收益,且耗資較大,投放人力、物力較多,因此很多單位為了節(jié)省成本,會忽視檔案管理工作的存在。其次,事業(yè)單位內(nèi)部配備的檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過必備培訓(xùn),職業(yè)素質(zhì)有待提升,由于沒有意識到檔案管理工作的重要性,并且缺乏管理知識與經(jīng)驗,導(dǎo)致管理工作效率低下。最后,由于單位內(nèi)部對于檔案管理工作的不重視,難以形成規(guī)范化的管理體系,由于缺乏科學(xué)先進的管理方式,導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。
2 提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化的具體辦法
為了提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性與完備性,單位必須結(jié)合自身具體情況從多個方面著手,對于檔案管理進行規(guī)劃,提升單位內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量,形成規(guī)范化的管理程序。具體工作可從以下幾個方面展開。
2.1 提升對于檔案規(guī)范化工作的重視
首先,要向事業(yè)單位全員明確檔案規(guī)范化管理工作的重要性,為了使單位內(nèi)部的全體員工重視此項工作,首先,單位領(lǐng)導(dǎo)需要做好表率作用,每個單位領(lǐng)導(dǎo)的重視需要上級單位的指導(dǎo),對檔案規(guī)范化工作的重視是一個自上而下的過程,端正的態(tài)度是提升檔案規(guī)范化水平的基石。
其次,由于檔案規(guī)范化工作具有特殊性,該工作不會在短期內(nèi)為事業(yè)單位帶來明顯的利潤,因此易被忽視,但是作為管理者,要做到著眼長遠,及提升單位的綜合實力,所以管理層要加大經(jīng)費投入,對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)以提升員工素質(zhì),完善檔案管理辦公室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),隨著現(xiàn)代化管理手段的推進,檔案管理的硬件設(shè)施必須滿足要求。
2.2 完善檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)
檔案管理工作者是直接接觸檔案規(guī)范化管理工作的人員,因此管理工作是否規(guī)范順利,主要取決于工作人員的態(tài)度與素質(zhì)。首先,檔案管理人員的選拔應(yīng)嚴格,被選拔上的人員應(yīng)德才兼?zhèn)?無私奉獻,具有責(zé)任感,并且對于檔案管理這種需具備較強條理性的工作具有耐心。其次,被選拔的人員應(yīng)擅長于歸檔及整理,并且熟悉整套檔案管理流程,主動積極參與單位所進行的培訓(xùn)課程中。最后,單位領(lǐng)導(dǎo)也需要對于檔案管理的工作人員給予一定的支持,例如保持經(jīng)常的溝通交流,實行一定的獎懲制度,讓檔案管理工作人員感受到來自上級對于工作的關(guān)注,在單位內(nèi)部形成良好的管理氛圍。
2.3 完善檔案管理規(guī)范化制度
單位需形成一套完整的檔案管理制度供檔案管理人員參考與遵守,其中必須列明規(guī)范化與標(biāo)準化的前提,強調(diào)其重要性,尤其是在細節(jié)方面也要做出相關(guān)規(guī)定,如檔案用紙、電子設(shè)備、歸檔方法等。并且管理制度本身應(yīng)保證格式規(guī)范,在制定過程中做長久考慮,樹立管理制度的權(quán)威性,避免漏洞。
在檔案規(guī)范化管理的制度中,應(yīng)強調(diào)檔案管理的安全性是管理的出發(fā)點。由于檔案具有可復(fù)制等特殊性,要做好保密工作,保證檔案安全。另外,還需保證檔案存放的時間,注意存放室內(nèi)的安全隱患與溫度濕度等的控制及檔案借閱與歸還的流程。規(guī)范化的管理制度需要對每一個細節(jié)做出明確規(guī)定,才能為檔案管理提供一套行之有效的制度標(biāo)準。
2.4 明確工作目的,推進規(guī)范化管理長足發(fā)展
檔案管理的目的是在實踐中進行開發(fā)與利用,在現(xiàn)代社會,我們要依托電子科技,加大對檔案的開發(fā)力度,針對不同群體的不同需求,開發(fā)多種服務(wù)方式和渠道,加快民生檔案的建立,努力提升檔案管理部門的創(chuàng)新力度,根據(jù)群眾需求進行檔案管理建設(shè),在保證規(guī)范性的前提條件下開展群體差異,既保證服務(wù)質(zhì)量也保證工作的規(guī)范性,從而形成合理有效的檔案管理機制。
摘要：對于事業(yè)單位來講，會計的基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理是保證單位健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要因素。本文簡要論述了事業(yè)單位進行會計基礎(chǔ)規(guī)范化管理的重要性，分析了目前事業(yè)單位會計工作存在的不足，并提出具體的改進建議，目的在于更好的提高事業(yè)單位會計管理質(zhì)量，增強事業(yè)單位市場競爭能力。
關(guān)鍵詞 ：事業(yè)單位；會計；基礎(chǔ)；規(guī)范化
事業(yè)單位中對會計基礎(chǔ)工作進行規(guī)范化管理是保證會計信息安全、精確的重要環(huán)節(jié)。結(jié)合各級財政機構(gòu)公開的檢查報告及事業(yè)單位平時的工作情況進行分析發(fā)現(xiàn)，目前事業(yè)單位的會計基礎(chǔ)性工作內(nèi)容較多，過程較復(fù)雜，存在很多不足之處，相關(guān)從業(yè)者需要對其進行改進與完善，從而更好發(fā)揮會計管理能力。
一、事業(yè)單位對會計基礎(chǔ)性工作進行規(guī)范管理的意義
（一）對會計基礎(chǔ)性工作進行規(guī)范管理有助于維持財經(jīng)紀律
在規(guī)范化管理會計基礎(chǔ)性工作期間，對會計部門的崗位設(shè)定及從業(yè)者聘用都提出了新的要求，同時也明確為會計管理者、從業(yè)者及出納等員工制定了工作要求，確保會計的職能可以在組織結(jié)構(gòu)上得到具體發(fā)揮，更好的落實會計的監(jiān)管職能，預(yù)防各種違法、違紀行為。所以，想要更好的維持財經(jīng)的紀律，就需要加大對會計基礎(chǔ)性工作的管理力度，保證其向著規(guī)范化方向發(fā)展。
（二）對會計基礎(chǔ)性工作進行規(guī)范化管理有助于提高事業(yè)單位的財務(wù)管理水平
利用會計工作能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)的各項資金費用運轉(zhuǎn)進行精確、及時的了解與控制，借助會計機構(gòu)所提供的各項信息，能夠?qū)κ聵I(yè)單位財務(wù)的收支情況及執(zhí)行預(yù)算情況進行反應(yīng)，從而為管理者的決策提供重要的參考標(biāo)準。對會計的基礎(chǔ)工作進行規(guī)范管理，能夠讓初始憑據(jù)的內(nèi)容、表格的編訂、審核的手續(xù)等會計處理工作更加規(guī)范、細致，從而更好的提高財務(wù)管理質(zhì)量及效率。
（三）對會計基礎(chǔ)性工作進行規(guī)范化管理有助于確保會計工作的質(zhì)量
想要保證會計的基礎(chǔ)性工作管理規(guī)范化，需要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，對基礎(chǔ)工作期間的薄弱環(huán)節(jié)進行改善與健全，例如：針對會計填寫憑據(jù)的工作、登記賬簿的工作、整理檔案的工作等進行明確規(guī)定。讓會計的處理行為得到提高，增強企業(yè)內(nèi)部整體會計工作的質(zhì)量及效率。
二、目前事業(yè)單位在進行會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理期間存在的不足
（一）核算部門落實相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準的力度較弱
當(dāng)前，事業(yè)單位的核算部門在落實有關(guān)會計管理法規(guī)標(biāo)準時力度較弱，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，不遵照法規(guī)標(biāo)準從事工作。雖然我國已經(jīng)頒布了如《會計法》、《預(yù)算法》等，限制了會計核算不規(guī)范的活動及弄虛造假的行為，但是，因為后續(xù)法律制裁的力度較弱，導(dǎo)致很多事業(yè)單位的核算機構(gòu)經(jīng)常出現(xiàn)有法不依的問題，相關(guān)標(biāo)準形同虛設(shè)，為會計核算工作的不標(biāo)準行為提供了空隙；其二，認知不到位。因為法律宣傳的力度相對較弱，在加上一些財務(wù)從業(yè)者自身能力較低，綜合素養(yǎng)較差，對法規(guī)標(biāo)準缺少了解，觀念淡薄，從而造成了違法違規(guī)情況出現(xiàn)；其三，監(jiān)管水平較差。事業(yè)單位本身、社會各界人士及國家三類監(jiān)管配合與協(xié)調(diào)能力較差，無法實現(xiàn)有效的合力監(jiān)管。
（二）有關(guān)部門管理者對財務(wù)工作缺乏重視
一些事業(yè)單位的管理者對財務(wù)疏于管理，法規(guī)觀念淡薄，為了獲取個人利益，鉆法律及管理的空子，經(jīng)常在會計核算工作上大做文章，一些不可以報銷的內(nèi)容變成了可以報銷的項目，編造虛假的票據(jù)等，從而嚴重損害的國家的經(jīng)濟利益，不利于單位的未來發(fā)展。
（三）缺少電算化的能力
一些事業(yè)單位的財務(wù)從業(yè)者及會計人員缺少電算化的能力，并不了解電算化軟件的操作方法，生成的會計資料也無法弄懂，缺少應(yīng)用電算技術(shù)管理會計基礎(chǔ)工作的能力，忽略管理光、磁等介質(zhì)的檔案。進而造成一些光磁介質(zhì)的會計資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容不符，無法及時入檔等問題，降低了會計信息的精確性，對單位造成嚴重影響。
三、事業(yè)單位對會計基礎(chǔ)工作進行規(guī)范管理的具體方法
（一）不斷改進并完善會計有關(guān)標(biāo)準法規(guī)，加大落實力度
想要更好的提高會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，就需要從以下幾方面入手：其一，在建設(shè)法規(guī)系統(tǒng)方面，應(yīng)保證其具備良好的科學(xué)性、實用性、操作性，同時配備相關(guān)的配套設(shè)施，確保各標(biāo)準的銜接，防止在落實期間發(fā)生混亂問題；其二，應(yīng)加大監(jiān)管、檢查的力度。財政機構(gòu)、審計部門等國家業(yè)務(wù)管理單位在對事業(yè)單位實施檢查期間，需要嚴格遵照《會計法》等標(biāo)準法規(guī)，以此作為參考依據(jù)及標(biāo)準，加大對會計工作質(zhì)量的監(jiān)管力度，防止出現(xiàn)基礎(chǔ)工作不符合法規(guī)標(biāo)準、私自設(shè)立賬外賬的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，不僅要整改有關(guān)部門，同時還需要追究責(zé)任人的責(zé)任，對其進行嚴懲。
（二）加大教育培訓(xùn)力度，增強從業(yè)者的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)
第一，應(yīng)加大對會計從業(yè)者職業(yè)道德的教育力度。使財會從業(yè)者能夠熟練掌握相關(guān)法規(guī)標(biāo)準，樹立強烈的責(zé)任觀念，可以主動遵守職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)，遵照法規(guī)辦事，形成公正的崗位形象；第二，應(yīng)不斷增強財會從業(yè)者的專業(yè)知識學(xué)習(xí)水平。應(yīng)關(guān)注財會從業(yè)者的職后教育，應(yīng)有組織、有規(guī)劃的對財會從業(yè)者進行培訓(xùn)，讓員工能夠盡快了解稅收、財會等方面的內(nèi)容，提升整體會計隊伍的能力及素養(yǎng)；第三，落實好財會從業(yè)者持證上崗的標(biāo)準。會計基礎(chǔ)性工作的規(guī)范程度與從業(yè)者的專業(yè)能力存在緊密的關(guān)聯(lián)，因此，應(yīng)保證從業(yè)者可以持證上崗，增強事業(yè)單位的市場競爭能力，推動社會經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展。
（三）改進并健全電算化會計信息的管理，增強檔案管理的能力
應(yīng)明確規(guī)定事業(yè)單位的電算化信息保存條件、方式、從業(yè)者的工作職能等內(nèi)容，同時要求人員嚴格落實。需要對紙質(zhì)檔案及電子化檔案進行分類管理，電子化檔案采用只讀形式保管，做好備份工作，防止電子檔案丟失。另外，因為電子檔案較為特殊，管理從業(yè)者需要定期對電子檔案進行檢查、備份，防止信息損壞。
結(jié)束語
會計工作的規(guī)范程度反應(yīng)著會計管理水平的高低，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷提高自身的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)，深入對會計基礎(chǔ)工作進行研究，勇于嘗試、大膽創(chuàng)新，從而更好的提高事業(yè)單位的會計管理水平，推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。因此，對事業(yè)單位會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理的相關(guān)內(nèi)容進行分析是值得深入探究的事情。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
2 社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
培訓(xùn)也是必不可少的。為了做好社保業(yè)務(wù)檔案整理、歸檔工作，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區(qū)）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員全面、系統(tǒng)地了解檔案專業(yè)知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導(dǎo)。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經(jīng)，通過現(xiàn)場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業(yè)人員，針對社保業(yè)務(wù)檔案的具體情況，手把手地從應(yīng)歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場指導(dǎo)，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
2 社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
