發(fā)布時(shí)間：2023-05-24 16:33:46
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
現(xiàn)在，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為辦公自動(dòng)化帶來(lái)了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)單位在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
1 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.1 積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
1.2 制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
1.3 及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。
1.4 及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
2 緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多單位開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
3 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。
4 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，電子檔案管理已成為越來(lái)越多的部門(mén)采取的檔案管理方式。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，不過(guò)實(shí)際的情況說(shuō)明，電子檔案也不是都是完美的，由于其對(duì)電子設(shè)備和電子系統(tǒng)依賴(lài)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)可變性大，相對(duì)于紙張檔案來(lái)說(shuō)，其風(fēng)險(xiǎn)更大，如不加以措施進(jìn)行防范，O易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被盜、篡改，因此，必須加強(qiáng)電子檔案的管理，減少或杜絕風(fēng)險(xiǎn)因素，這樣才能確保信息的安全。
一、影響電子檔案安全的因素
信息技術(shù)就是一柄雙刃劍，在給用戶(hù)帶來(lái)方便的同時(shí)，也給電子檔案的安全帶來(lái)更多的威脅。結(jié)合目前電子檔案的安全管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，影響電子案信息安全的因素主要包括環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素。
二、傳統(tǒng)電子檔案管理方式的弊端
就目前我國(guó)電子檔案?jìng)鹘y(tǒng)安全管理的實(shí)際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的保護(hù)方法，“以防為主，防治結(jié)合”，其主要的關(guān)注對(duì)象是電子檔案載體本身的安全，對(duì)其周?chē)h(huán)境及管理方面的影響涉獵較少，更接近于傳統(tǒng)保管措施針對(duì)數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢(shì)的一種延伸和改造，目前尚未建立一個(gè)完善的體系。具體情況分析，主要是存在著以下問(wèn)題：一是管理效率低下，對(duì)于電子檔案的保護(hù)成本過(guò)高，對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范并不能取得相應(yīng)的效果，兩者不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財(cái)力上的巨大浪費(fèi)。二是風(fēng)險(xiǎn)處置被動(dòng)。對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，囿于技術(shù)人員和檔案人員出現(xiàn)信息鴻溝，使電子檔案在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預(yù)防，只待風(fēng)險(xiǎn)成為現(xiàn)實(shí)之后，才采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救，出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。三是措施制度不完善。一方面電子檔案的安全管理在實(shí)施過(guò)程中缺乏完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)的保障，存在很大的操作隨意性。另一方面國(guó)家對(duì)于電子檔案安全管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。
三、電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制方向
電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，應(yīng)實(shí)現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別技術(shù)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)；當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種有效措施或解決方法快速做出反應(yīng)，緩解或減小風(fēng)險(xiǎn)造成的損失；在風(fēng)險(xiǎn)過(guò)后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)管理。從具體看，建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系，應(yīng)至少實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的前段控制、全程管理，完善險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制以及實(shí)行動(dòng)靜結(jié)合管理。
一是要進(jìn)行前端控制。前段控制是指從電子文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件從形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對(duì)文件形成和維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督。其實(shí)質(zhì)就是在電子文件形成時(shí)就采取保障措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提前防范。由于電子檔案和電子文件的同源性，對(duì)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)該在電子文件產(chǎn)生時(shí)就進(jìn)行，防止電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之間。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理，效率最高。
二是實(shí)行全程管理。全程管理就是指整個(gè)電子文件的形成、積累和管理機(jī)制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開(kāi)始就對(duì)電子檔案的整個(gè)生命周期進(jìn)行控制，實(shí)施全程檔案化管理，整個(gè)過(guò)程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動(dòng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展以及電子檔案成為電子檔案后能發(fā)揮應(yīng)有的證據(jù)價(jià)值，在電子檔案正式形成后的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程的任何一個(gè)階段和環(huán)節(jié)中，必須確保電子檔案信息內(nèi)容不允許有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中始終擁有相同的信息內(nèi)容，這也要求必須對(duì)電子檔案及歸檔進(jìn)行全程管理。全程管理對(duì)電子檔案生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有的管理活動(dòng)和管理要素統(tǒng)籌兼顧，能在一定程序上避開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患。
關(guān)鍵詞：電子信息；檔案；風(fēng)險(xiǎn)；控制；措施
現(xiàn)階段電子計(jì)算機(jī)因其多種多樣的功能使得企業(yè)辦公發(fā)生翻天覆地的變革，企業(yè)不但節(jié)約了大量的成本，并且辦公更加方便更加快捷，極大提高了辦公質(zhì)量和效率。在信息技術(shù)時(shí)代，電子信息檔案是最前沿的最新的檔案管理方式，在高科技方面它對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重大的意義。然而從現(xiàn)實(shí)情況講，電子信息檔案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于傳統(tǒng)的紙張檔案，在傳輸和存儲(chǔ)電子信息技術(shù)的時(shí)候，具有一定的安全隱患，所以，有必要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制和防范，及時(shí)制定有效措施，不然就很容易使企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，遭受難以估量的損失。為了更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠，在使用電子信息檔案時(shí)，企業(yè)對(duì)信息的安全性必須注意，積極主動(dòng)的制定出一些避免風(fēng)險(xiǎn)的方法，從而使信息資源的安全性和可靠性獲得保證。
一、電子檔案的特點(diǎn)
隨著人類(lèi)社會(huì)的快速進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，涌現(xiàn)了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進(jìn)行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)就是檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化。
電子檔案的主要優(yōu)點(diǎn)在于：具有巨大的信息存儲(chǔ)量、快捷的傳遞方式、獨(dú)立的信息存儲(chǔ)空間、方便的操作手段、便于長(zhǎng)期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享、復(fù)制檔案的過(guò)程中不容易丟失信息，表現(xiàn)形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動(dòng)，復(fù)用性非常良好，它是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強(qiáng)的設(shè)備依賴(lài)性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實(shí)用技術(shù)缺乏穩(wěn)定性、較強(qiáng)的背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性，邏輯結(jié)構(gòu)與物理結(jié)構(gòu)存在復(fù)雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。
二、檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段
檔案工作開(kāi)展的一個(gè)重要步驟及基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)就是細(xì)致深入的分析研究風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的有效方案。對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟(jì)、最為有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段，在還沒(méi)有出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候就加以遏制，提前進(jìn)行預(yù)防，防患于未然，可以降風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴(yán)格，審批需要逐級(jí)別的進(jìn)行，針對(duì)信息內(nèi)容加以保存和管理，并對(duì)工作權(quán)限加以認(rèn)定；第二，嚴(yán)格的權(quán)限限制必須建立起來(lái)，只有在權(quán)限的范圍內(nèi)各個(gè)級(jí)別的工作人員才能進(jìn)行工作，使用檔案；第三，以使用的規(guī)范為準(zhǔn)則，確認(rèn)使用權(quán)限，為了防止信息泄露，有必要對(duì)備份的文件實(shí)施技術(shù)處理，對(duì)信息的整理復(fù)制備份要竭力避免出現(xiàn)。
三、檔案風(fēng)險(xiǎn)避免的手段
（一）引進(jìn)最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。在工作的時(shí)候計(jì)算機(jī)要將多種措施同時(shí)結(jié)合起來(lái)，而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)是風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的最佳選擇，先進(jìn)技術(shù)可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現(xiàn)代操作系統(tǒng)中比較經(jīng)常運(yùn)用的、很重要的方法就是密碼設(shè)置。第一，提升加密技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分層次、分級(jí)別的加密處理；第二，實(shí)施數(shù)據(jù)加密處理應(yīng)選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對(duì)用戶(hù)密碼的設(shè)置、訪問(wèn)的授權(quán)、安全的級(jí)別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。
（二）及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理是風(fēng)險(xiǎn)防范的首要措施。數(shù)據(jù)安全性的重點(diǎn)是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時(shí)候出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。有關(guān)企業(yè)針對(duì)在維修計(jì)算機(jī)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，需要加大力度，重點(diǎn)關(guān)注，有效的防范和控制可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并實(shí)施主動(dòng)的、有效的方案。
四、檔案風(fēng)險(xiǎn)分散的手段
在電子信息檔案管理中還有一種轉(zhuǎn)移策略是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避過(guò)程中經(jīng)常使用的手段，實(shí)質(zhì)上所謂的轉(zhuǎn)移策略就是分散風(fēng)險(xiǎn)，降低分散已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)到最低程度，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)到其他地方，實(shí)施修正風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的手段可以從多個(gè)角度開(kāi)展，如：購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、與提供商簽署服務(wù)合同、修改配置模式或者外包給其他機(jī)構(gòu)等等。通過(guò)這樣手段，我們簡(jiǎn)化了復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，再改進(jìn)優(yōu)化以前實(shí)施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統(tǒng)更加先進(jìn)。另外，通過(guò)與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，在滿(mǎn)足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應(yīng)商提供有效的安全服務(wù)。還有一點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)的是，風(fēng)險(xiǎn)在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標(biāo)準(zhǔn)不符合，導(dǎo)致的后果也會(huì)非常嚴(yán)重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，要認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守。
結(jié)語(yǔ)：總之，立足于實(shí)際需要，通過(guò)全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的主要手段，對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的手段進(jìn)行細(xì)致深入的探究，探討了風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段、風(fēng)險(xiǎn)避免的措施以及風(fēng)險(xiǎn)分散的方式等，努力以此為基礎(chǔ)，為有關(guān)工作的進(jìn)一步進(jìn)行與開(kāi)展，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；控制；措施
醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)的飯方方面面，同時(shí)也是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院更好的貫徹國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生政策有著重要的作用，也更好的適應(yīng)了人們的醫(yī)療衛(wèi)生需要，同時(shí)也是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展與建設(shè)的重要保障，做好這項(xiàng)工作有著非常重要的意義。
一、醫(yī)院檔案所包括的幾點(diǎn)內(nèi)容
醫(yī)院的檔案從內(nèi)容上來(lái)看主要可以分為六大類(lèi)，其中詳細(xì)內(nèi)容如下：
文書(shū)檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類(lèi)檔案為醫(yī)院工作計(jì)劃和決策提供可靠依據(jù)，為協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行作參考資料。有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更好的領(lǐng)會(huì)國(guó)家的方針政策來(lái)管理醫(yī)院，推動(dòng)醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
業(yè)務(wù)檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價(jià)值。
科技檔案包括：醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、藥品目錄檔案。其中財(cái)務(wù)檔案的管理是重要的一項(xiàng)。
醫(yī)療法定文書(shū)檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實(shí)物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動(dòng)的聲像資料、醫(yī)療教學(xué)教材聲像資料、實(shí)物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場(chǎng)，在特殊時(shí)期將會(huì)產(chǎn)生的特殊檔案，具有專(zhuān)門(mén)的研究和使用價(jià)值。其中有計(jì)劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專(zhuān)項(xiàng)治理檔案等。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題以及影響因素
首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時(shí)，在進(jìn)行管理工作中，檔案不能夠進(jìn)行更好的歸類(lèi)，另外，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，不是主要的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，在工作中缺少專(zhuān)業(yè)的高級(jí)管理人員，不能進(jìn)行科學(xué)的有效的管理，而由于檔案管理的設(shè)施和管理模式相對(duì)較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行和發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理相關(guān)的制度也相對(duì)較少，相對(duì)于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對(duì)較差的原因，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的問(wèn)題存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要原因。其次，檔案管理的具體內(nèi)容和目的不夠明確，在實(shí)施管理的過(guò)程中針對(duì)性不強(qiáng)，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應(yīng)用意識(shí)較差，對(duì)檔案的認(rèn)可程度相對(duì)較低。另外，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。
三、改進(jìn)檔案管理工作的具體方案
首先，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時(shí)還要培養(yǎng)出有效的專(zhuān)業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊(duì)伍當(dāng)中，讓其充分的得到足夠的重視和學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，獲得更好的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過(guò)程中，結(jié)合醫(yī)院的自身情況，更好的推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務(wù)發(fā)展到一個(gè)有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識(shí)和管理技術(shù)上有所提高，醫(yī)院對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對(duì)于檔案制度的建設(shè)要更加完善，同時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對(duì)管理設(shè)備的更新與使用的投入，從而保證實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，這樣也為未來(lái)的檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。
四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和控制工作
1、建立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的重要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要憑證，對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展也有著重要的作用，在新時(shí)期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據(jù)，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)的存在對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)有著重要的影響。因此，要建立起有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的問(wèn)題，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)
檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量、數(shù)字化設(shè)備數(shù)量和備份設(shè)備數(shù)量，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，備份設(shè)備數(shù)量有移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等。風(fēng)險(xiǎn)方面主要有：自然災(zāi)害（地震、海嘯、洪水、強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)電子脈沖等）；人為因素有責(zé)任心不強(qiáng)、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網(wǎng)等；環(huán)境因素有電源質(zhì)量差、溫濕度不適應(yīng)、無(wú)抗靜電、抗磁場(chǎng)干擾、硬件和軟件問(wèn)題有網(wǎng)絡(luò)安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等；社會(huì)安全事件有戰(zhàn)爭(zhēng)、國(guó)內(nèi)動(dòng)亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對(duì)醫(yī)院檔案依據(jù)分類(lèi)做出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
醫(yī)院檔案管理要根據(jù)前文敘述的六種檔案分類(lèi)分別做出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，把各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)按照其性質(zhì)、嚴(yán)重程度、可控性和影響范圍等因素進(jìn)行預(yù)警，把預(yù)警分為5級(jí)，分特別嚴(yán)重、嚴(yán)重、較重、一般、無(wú)危害。
4、 風(fēng)險(xiǎn)管理的控制實(shí)施
第一，要建立風(fēng)險(xiǎn)管理控制系統(tǒng)。第二，要定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估。對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與評(píng)估。一是確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)，確認(rèn)威脅、危險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)的問(wèn)題，二是確認(rèn)如何才能最好地管理這些風(fēng)險(xiǎn)，再開(kāi)始行動(dòng)。第三，要建立危機(jī)警報(bào)體系，確定危機(jī)級(jí)別，對(duì)檔案管理進(jìn)行危機(jī)定級(jí)，根據(jù)不同的危機(jī)級(jí)別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進(jìn)行模擬危機(jī)管理訓(xùn)練。
五、結(jié)語(yǔ)
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹(shù)立起良好的服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益?！?/p>
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵字：油田企業(yè)檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)分析與控制；信息化時(shí)代
我們都知道，油田企業(yè)在檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)具體是指油田企業(yè)在具體的生產(chǎn)過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)對(duì)可能遇到的各種有關(guān)檔案方面的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大的安全保障的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程我們也叫他為檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)過(guò)程。具體到我們要討論和研究的油田企業(yè)而言，油田企業(yè)的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國(guó)大多數(shù)油田企業(yè)的主要問(wèn)題之一，各個(gè)單位也在實(shí)踐的過(guò)程中積極探索和尋找有效的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個(gè)方面分析和闡述油田企業(yè)在檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析和控制的具體情況：
一、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析
就當(dāng)下油田企業(yè)而言的話(huà)，檔案管理是非常重要的一個(gè)工作，這個(gè)重要性首先體現(xiàn)在油田企業(yè)本身在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的重要性上，關(guān)系到國(guó)家戰(zhàn)略大局，再者就體現(xiàn)在普通意義上檔案管理的意義上。結(jié)合油田企業(yè)的實(shí)際情況可以說(shuō)油田企業(yè)的檔案管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是一個(gè)工作程序的問(wèn)題，它是這個(gè)程序中必要的一環(huán)，針對(duì)具體的油田檔案管理的工作特點(diǎn)，分析、評(píng)估、制定切實(shí)可行的防范措施，才能使檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降至最低限度。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)主要是檔案運(yùn)送和交接過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)，具體包括三個(gè)方面：
第一，交通隱患。油田之間相關(guān)的各個(gè)單位在地理位置上是相對(duì)相對(duì)分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預(yù)料和不可以預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)，所以一般而言交通風(fēng)險(xiǎn)是檔案運(yùn)送中的最大風(fēng)險(xiǎn)。
第二，檔案風(fēng)險(xiǎn)中多種意外傷害。在各個(gè)分散點(diǎn)之間傳遞檔案，其中可能會(huì)因?yàn)樽匀缓吞烊坏炔欢ㄒ蛩卦斐扇藛T的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經(jīng)常遇到的事例，發(fā)生幾率比較高。
第三，檔案可能會(huì)丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個(gè)油田企業(yè)在人員上普遍有基數(shù)大、人員情況復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，加上油田企業(yè)檔案的運(yùn)送和移交的程序比較多，那么在這個(gè)過(guò)程中就無(wú)形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，
當(dāng)然，油田企業(yè)檔案管理是個(gè)需要細(xì)心和責(zé)任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現(xiàn)人為地各種問(wèn)題，油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)是多樣的，必要比較常見(jiàn)的情況是各種檔案手續(xù)會(huì)出現(xiàn)不全甚至根本沒(méi)有的情況，特別是好多油田企業(yè)在信息化社會(huì)應(yīng)用電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，由于操作不當(dāng)?shù)仍蚩赡軙?huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失甚至泄露，危害油田企業(yè)集體的利益。
二、油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制
針對(duì)以上幾個(gè)方面對(duì)于油田企業(yè)檔案管理過(guò)程中相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)分析之后，相應(yīng)地預(yù)防措施是必要的，但是由于油田企業(yè)中的檔案管理是個(gè)復(fù)雜的系列工作，牽扯到油田企業(yè)各部門(mén)的工作態(tài)度和工作程序問(wèn)題，因此風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施也是需要從大方面、多角度去進(jìn)行，筆者結(jié)合已有研究成果，認(rèn)為就當(dāng)下油田企業(yè)檔案管理中預(yù)防措施主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去入手：
（一）提高認(rèn)識(shí)水平，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于油田企業(yè)的重要意義。我們都知道，意識(shí)決定行動(dòng)，對(duì)于檔案管理工作的意義有一個(gè)高度的、比較深刻的認(rèn)識(shí)，在這種認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上去投入到具體的實(shí)際工作當(dāng)中去，這是一種標(biāo)本兼治的方法，是油田企業(yè)應(yīng)該大力去抓的一個(gè)重要方面。因此廣大油田企業(yè)要積極通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等不同的方法和形式去加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的教育培訓(xùn)，使他們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)上達(dá)到一定的要求，繼而從具體的工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)。
（二）及時(shí)積極的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是重要保障，應(yīng)堅(jiān)持不懈。油田企業(yè)的檔案管理工作具體到實(shí)際工作中還是要通過(guò)不同的部門(mén)和不同的個(gè)人去完成的，因此在這個(gè)意義上加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)在檔案方面的評(píng)估是最有意義的工作，也是最能夠體現(xiàn)效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，各個(gè)部門(mén)的相關(guān)從業(yè)人員要接受相關(guān)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的具體方法和流程，定期進(jìn)行檢查，這是保證油田企業(yè)自身在檔案管理工作中萬(wàn)無(wú)一失的主要保障。
（三）完善相關(guān)制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強(qiáng)的措施來(lái)，并通過(guò)一定的途徑是這一套措施堅(jiān)決的在各個(gè)工作環(huán)節(jié)和部門(mén)實(shí)行開(kāi)來(lái)，保證檔案工作的正常有序。
（四）不斷完善油田企業(yè)在檔案使用過(guò)程中的規(guī)范性。這點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，各個(gè)部門(mén)也好，個(gè)人也好，在使用企業(yè)檔案的過(guò)程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請(qǐng)的申請(qǐng)，防止在使用過(guò)程中出現(xiàn)丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴(yán)格執(zhí)行，這也有利于在這方面出現(xiàn)問(wèn)題之后便于相關(guān)責(zé)任的查詢(xún)和追究，有力的保障油田企業(yè)檔案管理中的嚴(yán)肅性。
（五）加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案對(duì)于每一個(gè)單位和集體都是重要的，對(duì)于油田企業(yè)更是這樣的，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施就要有相應(yīng)的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設(shè)施一定要符合要求，相關(guān)的資料出項(xiàng)問(wèn)題的時(shí)候要有一套比較完備的報(bào)警和預(yù)防措施，在短時(shí)間之內(nèi)通知相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，努力把損失和危害降低到最小。
（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和操作是與時(shí)俱進(jìn)的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優(yōu)勢(shì)，有效地減輕相關(guān)部門(mén)的人員壓力，但同時(shí)如何做好電子檔案的管理工作也是個(gè)如影隨形的問(wèn)題，要積極防治相關(guān)信息的丟失和泄露，加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員在電子檔案方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，定期檢查和監(jiān)督他們的工作，保證電子檔案的有效運(yùn)行。
三、 結(jié)語(yǔ)
油田企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其中需要各個(gè)相關(guān)部門(mén)和各個(gè)相關(guān)涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業(yè)檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個(gè)十分迫切又重要的課題，我們一定要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，優(yōu)化方式，以靈活的工作把這項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出一份力。
房地產(chǎn)檔案是指有關(guān)行政管理部門(mén)對(duì)房地產(chǎn)證的登記、交易買(mǎi)賣(mài)、房屋拆遷等一系列活動(dòng)，再經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映產(chǎn)權(quán)人、房屋狀況和建筑用地情況，并將這些信息通過(guò)一定的方式（文字、圖紙、照片、錄像帶等）詳細(xì)的記錄下來(lái)，作為日后參考的依據(jù)。隨著我國(guó)的改革開(kāi)放的深入，人們對(duì)居住環(huán)境的需求也越來(lái)越大，更多的房地產(chǎn)事業(yè)應(yīng)景而生。在這一棟棟的高樓大廈的背后，是一項(xiàng)至關(guān)重要的房地產(chǎn)檔案管理工作，這項(xiàng)工作的存在促進(jìn)了房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，也是房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展過(guò)程中較為重要的環(huán)節(jié)之一。只有完善的房地產(chǎn)檔案管理，才能穩(wěn)步促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展。目前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作種類(lèi)很多，也逐漸改良了傳統(tǒng)的管理工作，但是仍舊會(huì)存在一些問(wèn)題。這個(gè)無(wú)法脫離房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展所帶來(lái)的根源影響。房地產(chǎn)檔案數(shù)量較大，并且具有一定的法律效益，對(duì)于其中的弊端和風(fēng)險(xiǎn)要做好必要的評(píng)估，才能保證房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
2房地產(chǎn)檔案管理工作存在的現(xiàn)狀
2.1房地產(chǎn)檔案收集信息的途徑單一。由于收集信息匯總成資料的途徑單一，受到收集信息不全面的影響，導(dǎo)致了目前房地產(chǎn)的現(xiàn)狀與所收集匯總的檔案記錄信息不符，導(dǎo)致了所有權(quán)信息對(duì)應(yīng)不上的問(wèn)題，造成了產(chǎn)權(quán)人無(wú)法受到合理的法律權(quán)利的保護(hù)。為了保證每個(gè)登記和變更過(guò)程文件資料的完整收集，必須要改變當(dāng)前單一的收集信息方式。2.2多載體產(chǎn)權(quán)檔案未受到重視。多樣化的載體管理，有利于保護(hù)檔案信息受不可控條件的影響，比如自然災(zāi)害這類(lèi)不可控的因素對(duì)檔案的工作造成遺失，信息的缺漏；同時(shí)更加有效地全面性真實(shí)記錄，增加記錄信息的可靠性。但是目前房地產(chǎn)的檔案載體也較為單一，通常都是以紙質(zhì)檔案為主，即使也有了磁盤(pán)等新媒介的加入，不過(guò)在實(shí)行的過(guò)程中并沒(méi)有廣泛的使用。2.3檔案管理工作鑒定不足。檔案管理工作的鑒定關(guān)系到檔案的存放時(shí)間以及銷(xiāo)毀時(shí)間和是否需要優(yōu)化檔案。目前存在的現(xiàn)狀是國(guó)家沒(méi)有明文規(guī)定房地產(chǎn)檔案的管理期限，導(dǎo)致了管理過(guò)程中工作得不嚴(yán)密性，可能會(huì)造成了檔案的損壞。比如檔案到了一定的年限是要被清除的，但是在后來(lái)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候缺有恰好失去了該檔案的真是記錄。隨著房地產(chǎn)檔案的日益增多，分類(lèi)也是不盡相同，若是不及時(shí)進(jìn)行有效的鑒定控制檔案的去留，很可能會(huì)發(fā)生檔案成堆的危機(jī)。2.4缺失復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才。在房地產(chǎn)檔案管理工作中需要復(fù)合型人才，不僅需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需要有專(zhuān)業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理知識(shí)，同時(shí)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展速度較慢就是因?yàn)槿笔Ь邆溆?jì)算機(jī)能力人才和復(fù)合型人才。如何快速的發(fā)展檔案管理工作，需要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)人才，留住人才，培養(yǎng)人才才是目前需要關(guān)心的重點(diǎn)問(wèn)題。2.5對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抗擊能力不足。目前房地產(chǎn)檔案工作還存在一個(gè)問(wèn)題就是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抗擊能力不足。檔案的管理一般會(huì)分為紙質(zhì)檔管理和電子檔管理，但是紙質(zhì)檔檔案容易收到環(huán)境和自然災(zāi)害的影響，比如天氣潮濕，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮，或者是洪水造成紙質(zhì)檔案的破壞等等；而電子檔案的管理工作可能會(huì)受到一些黑客的入侵、管理員的操作失誤以及病毒的入侵導(dǎo)致的信息缺失和破壞。若是抗擊風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)不高，信息安全很容易受到威脅。
3房地產(chǎn)檔案管理工作對(duì)策
經(jīng)過(guò)一系列的調(diào)查研究，對(duì)于目前所存在問(wèn)題，需要從培養(yǎng)人才、加強(qiáng)數(shù)字信息化管理、收集信息規(guī)范化、添加風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、提高社會(huì)利用價(jià)值等方面入手。可以通過(guò)以下幾點(diǎn)改善：3.1加強(qiáng)人才培訓(xùn)，明確工作責(zé)任。由于房地產(chǎn)檔案管理工作的重要性和現(xiàn)代化信息建設(shè)發(fā)展，表明了需要一個(gè)專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)帶領(lǐng)。作為檔案管理工作的工作人員是至關(guān)重要的崗位，需要明確其工作職責(zé)，方能提高工作效率。同時(shí)，及時(shí)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出能為檔案管理工作付出的復(fù)合型人才。3.2增強(qiáng)數(shù)字信息化，采用多載體進(jìn)行存儲(chǔ)。房地產(chǎn)檔案管理工作受到現(xiàn)代信息化科技的影響，紛紛采用了信息化進(jìn)行檔案管理。通過(guò)信息化的檔案管理，更能收集到詳細(xì)的信息，進(jìn)行系統(tǒng)全面的整理，錄入系統(tǒng)，使得管理工作變得更加便捷。電子文件的記錄成為新形勢(shì)的錄入方式。同時(shí)要采用多種方式將收集的信息進(jìn)行整理記錄，現(xiàn)實(shí)檔案載體多樣化。由于采用了新形式的數(shù)字信息記錄，在查詢(xún)的時(shí)候可以有選擇的調(diào)出所需要的數(shù)據(jù)，大大的加強(qiáng)了信息的可查詢(xún)能力。3.3規(guī)范收集與鑒定的方式。房地產(chǎn)的收集信息工作是整個(gè)環(huán)節(jié)中最為重要的環(huán)節(jié)，收集信息的可靠性會(huì)直接影響到之后檔案錄入的真實(shí)性，若是收集工作處理不到位，很容易造成管理工作的損失。檔案管理工作的人員不能單一的局限在等級(jí)確權(quán)的環(huán)節(jié)，要對(duì)每一個(gè)變更的環(huán)節(jié)都要進(jìn)行跟蹤了解，將其工作職責(zé)規(guī)范化。檔案的鑒定工作是為了降低檔案的損失，那么就要形成科學(xué)系統(tǒng)的分析，對(duì)不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有效的判定，根據(jù)價(jià)值的大小確定保存的時(shí)間，盡可能的提高檔案的效益性。3.4增加風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。目前房地產(chǎn)檔案管理工作存在著大量的風(fēng)險(xiǎn)，比如信息化風(fēng)險(xiǎn)，人才風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)等，這些風(fēng)險(xiǎn)若未能形成統(tǒng)一的意見(jiàn)，很容易在今后的管理工作中爆發(fā)出危機(jī)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化，分析風(fēng)險(xiǎn)的大小，是否需要采取相應(yīng)的防御措施。3.5主動(dòng)服務(wù)，滿(mǎn)足客戶(hù)需求。房地產(chǎn)檔案管理工作不是坐在辦公室等待別人上門(mén)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出擊，加強(qiáng)宣傳力度，提高自身的影響力。一邊可以通過(guò)電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行宣傳房地產(chǎn)檔案的價(jià)值所在，一遍開(kāi)設(shè)咨詢(xún)服務(wù)，讓更多的人了解到檔案工作的重要性，才能促進(jìn)房地產(chǎn)檔案事業(yè)的擴(kuò)大和使用范圍，為社會(huì)提供更高的價(jià)值。
作者:周斌 單位:眉山市房地產(chǎn)管理局
參考文獻(xiàn)：
[1]石巧明.論土地測(cè)繪檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J].工程技術(shù)研究,2016,(7):237.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；生態(tài)系統(tǒng)；管理
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在快速變化的社會(huì)發(fā)展環(huán)境中必然會(huì)面臨各種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何保持自身的健康可持續(xù)發(fā)展，這不僅涉及經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、技術(shù)等制約數(shù)字檔案館發(fā)展的核心要素，而且，關(guān)切到未來(lái)國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，本文擬從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及生態(tài)管理等方面，初步探討如何加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理，保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。
1 戰(zhàn)略管理
戰(zhàn)略管理是“圍繞著戰(zhàn)略的制定、決策、實(shí)施和評(píng)價(jià)而采取的一系列手段和措施的動(dòng)態(tài)過(guò)程，對(duì)組織的發(fā)展方向具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、教育、科技等領(lǐng)域活動(dòng)中。目前，戰(zhàn)略管理已引入檔案事業(yè)發(fā)展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對(duì)電子文件管理這一歷史性挑戰(zhàn)，僅有戰(zhàn)術(shù)、方法的應(yīng)對(duì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要有面向全國(guó)的宏觀思維和戰(zhàn)略應(yīng)對(duì)，才能把這項(xiàng)事業(yè)推向前進(jìn)”[2]，“從國(guó)家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長(zhǎng)期性問(wèn)題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排，體現(xiàn)了一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理的基本態(tài)度和總體思路”[3]。國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)指出，“管理好電子文件，關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)歷史記憶的長(zhǎng)期保存，關(guān)系到人類(lèi)文明的傳承延續(xù)”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國(guó)家檔案局等相關(guān)部門(mén)為成員單位成立的國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室，標(biāo)志著我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略正式啟動(dòng)[5]。
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究立足于從整體性、系統(tǒng)性、平衡性、動(dòng)態(tài)性等生態(tài)學(xué)思想，觀察和思考數(shù)字檔案館的運(yùn)行與發(fā)展，其中隱含著戰(zhàn)略管理的思維。以戰(zhàn)略管理思維為指導(dǎo)，將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化發(fā)展以及信息技術(shù)發(fā)展等聯(lián)系起來(lái)，研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展態(tài)勢(shì)，制定具有全局性、前瞻性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的數(shù)字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，并依據(jù)所制定的戰(zhàn)略采取相應(yīng)的計(jì)劃、措施、步驟。實(shí)施數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理，能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的各種生態(tài)要素聯(lián)結(jié)起來(lái)，形成一個(gè)互相依存、互相制約的整體，保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，對(duì)于一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)而言，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)戰(zhàn)略管理將是一項(xiàng)跨機(jī)構(gòu)、跨部門(mén)的綜合管理，與國(guó)家（地區(qū)）信息化發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務(wù)戰(zhàn)略等密切配合，與相關(guān)組織機(jī)構(gòu)建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會(huì)組織系統(tǒng)、社會(huì)信息系統(tǒng)之間的關(guān)系，在激烈的生態(tài)位競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的社會(huì)使命與專(zhuān)業(yè)價(jià)值。
2 協(xié)同管理
協(xié)同管理是“運(yùn)用協(xié)同學(xué)自組織原理，通過(guò)建立‘競(jìng)爭(zhēng)—合作—協(xié)調(diào)’的協(xié)同運(yùn)行機(jī)制，把系統(tǒng)中價(jià)值鏈形成過(guò)程的各要素組成一個(gè)緊密的‘自組織’體系，共同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，使系統(tǒng)利益最大化的管理體系”[6]。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，要積極實(shí)施協(xié)同管理，使得各生態(tài)因子之間密切協(xié)作、互動(dòng)開(kāi)放，建立和諧共存、協(xié)調(diào)運(yùn)行的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理體系，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展，其內(nèi)涵主要表現(xiàn)為：
一是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主體之間關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強(qiáng)檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯(lián)系，建立有效的協(xié)同合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效收集、科學(xué)管理和充分利用，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)數(shù)字資源管理活動(dòng)的良性運(yùn)行。
二是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主客體之間的關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)，充分發(fā)揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動(dòng)性，將生態(tài)系統(tǒng)中各生態(tài)因子組成一個(gè)緊密的協(xié)調(diào)運(yùn)行體系，調(diào)動(dòng)各種生態(tài)因子的作用關(guān)系，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館生存環(huán)境的均衡發(fā)展與和諧共生。
三是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)客體之間的關(guān)系，突出表現(xiàn)為內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)。內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制、信息資源、基礎(chǔ)設(shè)施、組織文化等生態(tài)因子之間的關(guān)系，建立良性的運(yùn)行機(jī)制，保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行；提高檔案信息資源質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源管理體系；強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)數(shù)字檔案館保障能力；創(chuàng)建和諧文化氛圍，提升數(shù)字檔案館工作者的內(nèi)聚力、向心力，使數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)微觀環(huán)境功能最優(yōu)化。外部環(huán)境協(xié)調(diào)主要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)宏觀環(huán)境和中觀環(huán)境中各生態(tài)因子之間的關(guān)系，激活數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)外部環(huán)境各生態(tài)因子的功能。通過(guò)協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等社會(huì)環(huán)境以及地質(zhì)環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然環(huán)境之間的關(guān)系，創(chuàng)造社會(huì)穩(wěn)定、政治民主、經(jīng)濟(jì)富足、文化繁榮、科技發(fā)達(dá)、自然生態(tài)和諧的環(huán)境氛圍；通過(guò)協(xié)調(diào)檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案行業(yè)協(xié)會(huì)、傳統(tǒng)檔案館以及其他信息機(jī)構(gòu)等之間關(guān)系，提升檔案行政管理能力與協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢(shì)，與其他信息機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)合作，拓展數(shù)字檔案館生存發(fā)展空間。
3 風(fēng)險(xiǎn)管理
目前，風(fēng)險(xiǎn)管理廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，特別是在企業(yè)管理、信息管理等領(lǐng)域應(yīng)用突出。在檔案學(xué)研究中，風(fēng)險(xiǎn)管理思想和方法也被關(guān)注和重視。近年來(lái)，檔案學(xué)界高度關(guān)注電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理，認(rèn)為由于“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜嚴(yán)格性、電子文件受損所造成后果的嚴(yán)重性，要求我們建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》專(zhuān)著中，全面探究了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的成因、規(guī)劃、監(jiān)控、識(shí)別、評(píng)估以及應(yīng)對(duì)等內(nèi)容[8]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上，積極采用相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，規(guī)避和化解數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理要強(qiáng)化“安全第一”戰(zhàn)略，突出檔案安全意識(shí)，主要包括實(shí)體安全和信息安全。
3.1 實(shí)體安全。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)體安全主要體現(xiàn)在檔案載體安全與檔案庫(kù)房安全兩方面。在傳統(tǒng)檔案館或傳統(tǒng)檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫(kù)房管理和檔案保護(hù)的重點(diǎn)內(nèi)容。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，數(shù)字檔案載體安全成為新的課題，數(shù)字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內(nèi)容無(wú)法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數(shù)字檔案載體受損，確保館藏?cái)?shù)字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。
檔案庫(kù)房安全一直存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，如“檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)不規(guī)范、檔案庫(kù)房安全管理制度空泛、檔案庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案缺失”[9]等，這些都對(duì)檔案館庫(kù)房安全管理帶來(lái)潛在威脅。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，庫(kù)房安全增添了新的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)機(jī)房安全、數(shù)字存儲(chǔ)實(shí)體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)，不斷完善、健全檔案庫(kù)房安全管理制度，制定數(shù)字檔案館庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案，注重與相關(guān)部門(mén)之間的應(yīng)急聯(lián)動(dòng)，在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)最大限度地保護(hù)檔案實(shí)體安全，減少檔案損失。
3.2 信息安全。“數(shù)字檔案館的安全，涉及電子文件與數(shù)字檔案在生命運(yùn)動(dòng)周期各個(gè)階段的安全保護(hù)，包括電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)”[10]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)信息安全主要包括檔案信息內(nèi)容安全和檔案信息系統(tǒng)安全兩方面。
數(shù)字檔案信息內(nèi)容具有易消逝性和易修改性等特點(diǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)大。2009年起，國(guó)家檔案局就要求“各級(jí)國(guó)家檔案館要通過(guò)建立異地備份庫(kù)等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全”[11]；2010年，國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)再次強(qiáng)調(diào)，“確保電子文件的齊全完整、真實(shí)有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個(gè)需要特別注意的重大問(wèn)題和特別需要解決的根本問(wèn)題，不建設(shè)好檔案安全體系，今天的電子文件和數(shù)字檔案在若干年后將無(wú)法讀取，信息空白的慘劇將無(wú)法避免”[12]。
檔案信息系統(tǒng)安全是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館面臨的新的安全風(fēng)險(xiǎn)，給數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)帶來(lái)了不可忽視的安全隱患。2010年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出“數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患”[13]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)須高度重視信息系統(tǒng)安全，采用多維管理與控制體系，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高安全管理意識(shí)；加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)措施，提高系統(tǒng)安全防范能力，確保軟硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠；建立網(wǎng)絡(luò)安全管理與防護(hù)體系，利用各種手段和措施，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)免疫力，保障網(wǎng)絡(luò)不被攻擊，有效維護(hù)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)安全。
4 生態(tài)管理
生態(tài)管理于20世紀(jì)70年代起源于美國(guó)，它“運(yùn)用生態(tài)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)和社會(huì)學(xué)等跨學(xué)科的原理和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)管理人類(lèi)行動(dòng)對(duì)生態(tài)環(huán)境的影響，力圖平衡發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護(hù)之間的沖突，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和生態(tài)環(huán)境的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”[14]。隨著生態(tài)管理的應(yīng)用和發(fā)展，其內(nèi)涵得到進(jìn)一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態(tài)倫理等，都成為生態(tài)管理的重要內(nèi)容。通過(guò)生態(tài)管理，能夠?yàn)閿?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等之間和諧發(fā)展。
4.1 低碳管理。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)低碳管理，重點(diǎn)反映在檔案管理成本的節(jié)約和檔案利用成本的節(jié)約上，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理高效化，優(yōu)化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，提升工作效率，節(jié)約管理成本，降低管理能耗。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)通過(guò)運(yùn)用信息、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代技術(shù)手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實(shí)現(xiàn)“一站式”檢索、在線(xiàn)利用、全天候服務(wù)，避免用戶(hù)奔波之苦，減少交通成本；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以打破時(shí)空限制，隨時(shí)隨地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.2 建筑生態(tài)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建筑生態(tài)體現(xiàn)在數(shù)字檔案館庫(kù)房建設(shè)上，強(qiáng)調(diào)以生態(tài)建筑意識(shí)為指導(dǎo)，建造環(huán)保、節(jié)能、綠化且符合檔案保護(hù)要求的數(shù)字檔案館庫(kù)房。一方面，數(shù)字檔案館建筑設(shè)計(jì)要遵循“適用、經(jīng)濟(jì)、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數(shù)字檔案館，與周邊環(huán)境和諧共處；通過(guò)庫(kù)房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫(kù)房管理成本。另一方面，數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)密度高，同紙質(zhì)檔案相比，大幅度節(jié)省存儲(chǔ)空間，減少存儲(chǔ)庫(kù)房；否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識(shí)、信息爆炸帶來(lái)的存儲(chǔ)壓力。
4.3 資源生態(tài)。目前，數(shù)字檔案館數(shù)字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設(shè)，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的多樣化需求；同時(shí)，數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)各異，數(shù)字檔案信息資源來(lái)源廣泛，數(shù)字檔案信息異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，避免數(shù)字檔案館重復(fù)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，保持信息生態(tài)平衡。
4.4 生態(tài)倫理。生態(tài)倫理要求“把倫理關(guān)懷作為開(kāi)發(fā)、利用和改造自然（環(huán)境）的經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的一個(gè)行為準(zhǔn)則，樹(shù)立一種全新的、與環(huán)境承載能力相適應(yīng)的價(jià)值觀念和生活方式，促進(jìn)人與自然的協(xié)調(diào)發(fā)展”[15]。運(yùn)用生態(tài)倫理思想和倫理道德對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)施調(diào)控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責(zé)任意識(shí)和自律意識(shí)；另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的破壞，強(qiáng)化主體的自律和約束，達(dá)到生態(tài)平衡。數(shù)字檔案館生態(tài)倫理突出表現(xiàn)在檔案保密與檔案信息開(kāi)放上。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，檔案管理者需要強(qiáng)化保密意識(shí)，遵守《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，保護(hù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)檔案信息的安全，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生；同時(shí)，要處理好保密與開(kāi)放之間的關(guān)系，克服“保密保險(xiǎn)、利用危險(xiǎn)”的工作意識(shí)，杜絕以保密為借口、以未開(kāi)放為借口、以無(wú)館藏為借口等理由不提供檔案信息服務(wù)，阻礙檔案的開(kāi)放利用。
注：本文為國(guó)家社科基金項(xiàng)目《數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究》（編號(hào)08BTQ040）研究成果之一
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