發(fā)布時間：2023-06-06 15:56:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理基礎(chǔ)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準(zhǔn)地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻：
[關(guān)鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵
相對于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調(diào)一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。
二、加強培訓(xùn)，掌握新技能
就整體而言，要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術(shù)人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻身于檔案工作的專業(yè)人才隊伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術(shù)運用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學(xué)問題，放到一個重要的位置?？傊?，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學(xué)生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識、又懂得新技術(shù)運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。
第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質(zhì)量。
現(xiàn)代高科技的運用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術(shù)革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應(yīng)工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎(chǔ)知識
1.檔案學(xué)概論
了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學(xué)
了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。
3.檔案保護技術(shù)學(xué)
了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測指標(biāo)及方法，掌握造紙原料質(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。
4. 文書學(xué)
了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計算機應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識
1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科
學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識和物質(zhì)運動規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。
2. 微電子技術(shù)
微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門學(xué)科是電子計算機技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識，為學(xué)習(xí)電子計算機和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。
3. 電子計算機技術(shù)
學(xué)習(xí)電子計算機技術(shù)，目的是了解與電子計算機技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設(shè)備等，掌握電子計算機的基礎(chǔ)知識和工作原理。
4. 電子計算機軟件技術(shù)
目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現(xiàn)代通信及電子計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
如果說建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計算機是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設(shè)計（CAD）技術(shù)
電子計算機在國家機關(guān)、社會團體及生產(chǎn)設(shè)計、制造等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設(shè)計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設(shè)計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。
7. 電子計算機技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用知識
電子計算機在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù)，而大量使用電子計算機技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經(jīng)過多年的實踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計算機在檔案部門的應(yīng)用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應(yīng)達到國家規(guī)定的中級以上水平。
8. 設(shè)備維護知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計算機及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對這些設(shè)備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計算機技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實際操作技能。
9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
［關(guān)鍵詞］電子檔案；管理；信息化技術(shù)
1電子檔案管理的作用
1.1電子檔案可以大大提高工作效率
針對目前的實際情況來看，在長期的社會發(fā)展過程中，各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也得到了進一步的優(yōu)化與完善。檔案數(shù)量的增加，使檔案管理工作面臨著更大的問題。相對于傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理具有更高的效率，能夠有效地減少工作量，對于檔案管理工作效率與水平的提升，起著重要的促進作用。
1.2電子檔案便于查詢
傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案的查詢十分費力，且紙質(zhì)檔案堆積如山，需要耗費大量的人力、物力。但是電子檔案則不同于紙質(zhì)檔案，僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實現(xiàn)快速借閱。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與普及，進一步提升了電子檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的重視程度。為此，應(yīng)當(dāng)對電子檔案信息化進行不斷的研究、調(diào)查和總結(jié)，在已有基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，并且規(guī)范操作流程、完善制度及優(yōu)化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。
2現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題
2.1管理水平相對較低
由于電子檔案管理在我國起步較晚，導(dǎo)致其目前仍然處于初步發(fā)展階段，管理水平較低。再加上對檔案管理人員培訓(xùn)教育的欠缺，導(dǎo)致其在進行軟件的選購時缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)代化管理技術(shù)不能充分發(fā)揮出其自身的重要作用。
2.2安全隱患相對較高
隨著網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)的普及，人們可以任意地進入因特網(wǎng)中獲取信息與數(shù)據(jù)，這也就導(dǎo)致許多文件通過網(wǎng)絡(luò)來與流轉(zhuǎn)，而在實際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現(xiàn)泄密問題。
2.3電子文檔的真實性易被破壞
從本質(zhì)上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應(yīng)的操作，來將其存貯到辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享。這樣一來，就會導(dǎo)致電子檔案很容易被復(fù)制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導(dǎo)致電子檔案原本的形式特征與內(nèi)容不復(fù)存在，真實性與完整性受到嚴重的影響。
3提高電子檔案管理有效性的對策
3.1加強電子檔案信息的安全性
相關(guān)的檔案管理部門必須強化自身的安全意識，并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進行合理的運用，以此來提高網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全性。此外，因為電子檔案信息一般都是存儲在相關(guān)的介質(zhì)上，然后通過對介質(zhì)的安全保管，來實現(xiàn)對信息的安全管理。所以說，在進行電子檔案的安全管理時，要求管理人員必須建立一個適合于光盤與磁盤等介質(zhì)的保管環(huán)境，來提高信息管理的安全性。
3.2完善電子檔案信息服務(wù)體系
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并通過對各項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用，來實現(xiàn)對電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化整合，開展企業(yè)檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。與此同時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進行良好的歸檔處理，促進數(shù)據(jù)資源的科學(xué)共享。此外，還要進一步加強對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來為電子檔案的科學(xué)管理，提供最有力的技術(shù)保障。
3.3規(guī)范操作流程，完善管理制度
在電子檔案管理過程中，需要重視網(wǎng)絡(luò)安全性操作、管理工作人員職業(yè)道德及綜合素質(zhì)等諸多問題，并且對相關(guān)工作人員進行定期培訓(xùn)，加強工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點，從而在一定程度上提高管理工作效率，節(jié)約工作時間，與此同時，應(yīng)該結(jié)合實際情況，進一步完善內(nèi)部管理制度。
3.4加強對電子檔案管理人才的培養(yǎng)
相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與管理部門，必須加強檔案管理工作，并通過加強對管理人員的技能培訓(xùn)，來為企業(yè)的檔案管理，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理人才。與此同時，還要優(yōu)化對人員招聘與隊伍建設(shè)，為企業(yè)儲備更多優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理人才，以此來為企業(yè)的電子檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。
3.5優(yōu)化工作人員服務(wù)方法
首先，檔案管理工作人員要對內(nèi)部信息有充分的了解，并且能夠挖掘、發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息資源，合理地對資源進行處理加工，使之與光盤制作、電子化及多媒體等技術(shù)相融合。其次，及時儲存電子信息，奠定良好的管理工作基礎(chǔ)。最后，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)秉承“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度，為所有人員提供“微笑式”服務(wù)，當(dāng)然，最重要的一點是構(gòu)建先進網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供電子檔案的在線咨詢服務(wù)。
4結(jié)語
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。企業(yè)要不斷地規(guī)范電子檔案操作流程、制度，優(yōu)化電子檔案，并對管理工作進行全面的創(chuàng)新與完善，以此來促進電子檔案管理安全性的全面提升，并進一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。
主要參考文獻
［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用［J］.露天采礦技術(shù),2010(4).
1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節(jié)省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節(jié)省大量的人力及財力。此外，實現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析
2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進程
電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關(guān)人員實現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護體系是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護功能，保證在關(guān)鍵時刻信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案
相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設(shè)計方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計管理系統(tǒng)所運用的技術(shù)方案時，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計系統(tǒng)時可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。
【關(guān)鍵詞】檔案信息；應(yīng)用
【中圖分類號】G2 【文獻標(biāo)識碼】A
【文章編號】1007-4309（2012）07-0100-1.5
為了增強數(shù)據(jù)存儲能力，方便科研人員查閱、借閱有關(guān)地質(zhì)和科研成果資料，我單位引進了侏羅紀公司研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。為管理人員提供了掌握地質(zhì)及勘探開發(fā)成果情況的瀏覽平臺，使大批量的資料信息一次入庫成為現(xiàn)實，對科學(xué)決策和快速指揮，解決科研和生產(chǎn)上的問題，降低檔案人員的勞動強度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個多小時才能找到，而今自己用鼠標(biāo)點擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫房現(xiàn)場的借閱工作現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)樵谵k公室的一臺電腦前操作幾步即可完成。
一、檔案信息管理系統(tǒng)概述
檔案信息管理系統(tǒng)是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等，對地質(zhì)成果數(shù)據(jù)勘探開發(fā)科研報告進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，產(chǎn)生有利于科研開發(fā)的資料檔案信息，支持企業(yè)高層決策，中層控制，基層運作的集成化人機系統(tǒng)。
二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，進一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點，收集大量的科研成果和單機數(shù)據(jù)光盤，并對電子檔案進行處理轉(zhuǎn)輸上傳服務(wù)器，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的目的，其基本功能如下：1.網(wǎng)上應(yīng)用板塊：在研究院主頁信息管理欄“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”進行登陸，可查詢研究院已歸檔資料目錄；在線填寫檔案資料借閱申請；下載檔案資料專用瀏覽器在線閱讀；實現(xiàn)了在線查詢、借閱和瀏覽的功能，達到資源共享。2.數(shù)據(jù)管理板塊：對各類檔案進行著錄、轉(zhuǎn)輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時還可以對所著資料目錄進行維護，提高資料錄入的適時性、準(zhǔn)確性。3.數(shù)據(jù)上傳板塊：在著錄完成的第一時間將電子數(shù)據(jù)上傳，使數(shù)據(jù)可以及時存入服務(wù)器，既避免了單機數(shù)據(jù)存儲過多、電子光盤損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，又方便了科研人員及時查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線辦理借閱審批手續(xù)，查看登記的在借用戶、待借用戶和催還用戶的信息，及時了解資料借閱和出庫情況。5.查詢統(tǒng)計板塊：可以進行檔案庫統(tǒng)計、借閱庫統(tǒng)計、銷毀庫統(tǒng)計的工作，具體細化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷毀記錄的統(tǒng)計功能。6.系統(tǒng)管理板塊：包括檔案管理系統(tǒng)維護、用戶管理、角色管理、數(shù)據(jù)訪問規(guī)則管理、主題詞管理、模版庫管理。各板塊的應(yīng)用使資料保密安全工作有了保障。
三、檔案管理系統(tǒng)存在的問題
我單位的檔案管理系統(tǒng)雖然取得了一定的成績，但是仍然存在一些問題，下面就現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進行分析。
檔案管理軟件缺乏通用性。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統(tǒng)，制約了檔案信息電子化管理的進程，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享，從而重復(fù)歸檔，浪費人力物力；還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，電子檔案的準(zhǔn)確性、可靠性有多少？不確定；標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，我單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息化建設(shè)。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)；統(tǒng)計報表功能還不能完全滿足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中熟悉檔案和計算機的復(fù)合型人才就更奇缺。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、解決檔案管理的對策方法
制訂統(tǒng)一的地質(zhì)成果、科研成果等電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實有效地維護電子文件的真實性、完整性、有效性，保證電子檔案內(nèi)容齊全、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致，確保電子檔案得到科學(xué)保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規(guī)范；檔案部門必須制訂歸檔原數(shù)據(jù)、移交原數(shù)據(jù)、日志文件數(shù)據(jù)、內(nèi)容留痕數(shù)據(jù)、留真信息數(shù)據(jù)、存儲和利用格式等多項細致的標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的研究和制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來，充分考慮檔案信息化的應(yīng)用水平。
確立有效的電子檔案管理運行機制，必須實現(xiàn)檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運行機制。在新機制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門的事情，更需要整個企業(yè)明確相關(guān)責(zé)任者的職責(zé)。
建設(shè)電子檔案中心。電子檔案中心是科研和生產(chǎn)的重要組成部分，是加強科研信息資源管理的共享性、基礎(chǔ)性工程，是在檔案電子化發(fā)展的成熟階段，建立電子檔案成果共享體系的法定載體，是數(shù)字檔案館的初級階段與核心主體，是在信息時代對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案館功能的繼承、發(fā)展和延伸。有利于各部門資源共享，有利于規(guī)避數(shù)字檔案散失和損毀的風(fēng)險，有利于以較小成本維護科研成果信息資源的安全。對未來的總體設(shè)想：電子檔案中心是以綜合檔案信息資源為處理核心，利用數(shù)字化手段，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)倉庫，是當(dāng)前數(shù)字檔案館不可缺少的重要組成部分，屬于數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。宜采用核心層、中間層和基礎(chǔ)層三層傘形分布式結(jié)構(gòu)，通過聯(lián)合檢索的分布式索引技術(shù)，各層電子檔案數(shù)據(jù)庫互為組成，實現(xiàn)了電子檔案信息總量的增值。必須強調(diào)的是電子檔案中心的關(guān)注點在永久保存數(shù)字檔案信息資源。為解決網(wǎng)絡(luò)、平臺等重復(fù)建設(shè)問題，利用數(shù)據(jù)管理中心構(gòu)建的數(shù)據(jù)交換平臺，在線收集和移交具有保存價值的電子檔案，作為流轉(zhuǎn)后在歸檔范圍內(nèi)電子檔案的著落地。
一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點
1、紙質(zhì)檔案管理
紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業(yè)在工作時的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質(zhì)檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關(guān)聯(lián)性操作，實現(xiàn)了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢
對于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時實現(xiàn)遠距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢
一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進行檔案處理時比較強調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據(jù)。在中國甚至今后很長一段時期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合
隨著現(xiàn)在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進行不斷的發(fā)展，這就對有關(guān)的檔案管理必須進行細致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢比較強，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環(huán)節(jié)嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯(lián)系，并對電子檔案進行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.
3、建立一套科學(xué)合理的管理制度
由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應(yīng)貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計算機技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個計算機和檔案管理基礎(chǔ)知識都比較扎實的專業(yè)人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發(fā)展。
檔案管理信息化的終極目標(biāo)是實現(xiàn)信息資源的社會共享。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國家信息網(wǎng)。檔案管理信息化的內(nèi)容：
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。 檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
1.2 信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，對其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實效所在。
1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，是電子檔案管理以及檔案信息的資源標(biāo)識，是描述、存儲、查詢、交換、管理、使用等內(nèi)容的一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
1.4 應(yīng)用體系建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。
1.5 人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發(fā)展起著決定性作用。
2 檔案管理信息化現(xiàn)狀
2.1 對檔案管理信息化重要性認識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管,重保管輕利用”的思想。
2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 檔案管理的硬件條件薄弱。檔案管理部門的計算機內(nèi)存和所使用的軟件??；硬盤容量與本部門的檔案的擁有數(shù)量不相當(dāng)，沒有達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。
2.4 檔案管理人員信息化專業(yè)水平低。很多檔案管理人員計算機操作能力較低，不能夠熟練掌握有關(guān)使用的命令和使用技巧。從紙質(zhì)管理改變成電子化、無紙化管理，更需要相對專業(yè)的管理人才。
3 檔案信息化管理的對策
3.1 提高對檔案信息化管理的認識。建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節(jié)省能源和時間。一次性投入即可，實現(xiàn)多次產(chǎn)出，完全改變經(jīng)費限制的局面。
3.2 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴格控制電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數(shù)字化，并根據(jù)具體要求實現(xiàn)進一步的信息加工。
3.3 加大檔案資源開發(fā)力度。檔案資源的信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心要素。在進行數(shù)字化時，不僅要把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息數(shù)字化。
3.4 提高安全意識和防范意識。嚴格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權(quán)用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。
關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；電子檔案；管理；精細化
2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進步的基石，所以加強學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐
1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。
5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰
進行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務(wù)水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
參考文獻：
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[4]李倩.圖紙類紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.
