發(fā)布時(shí)間：2023-07-18 16:40:20
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案如何管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】高校 檔案 現(xiàn)代化管理 檔案管理 檔案工作
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674－4810（2012）02－0041－01
一 目前高校檔案管理中存在的問題
1．對(duì)檔案的重視程度不夠
各級(jí)管理層面上的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)歸檔和建檔的意義重視不夠，高校各教學(xué)院（系）及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān)，但許多基層單位并沒有制訂和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則，缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于對(duì)檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致歸檔材料的不齊全或不完整。還有的在辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案材料嚴(yán)重丟失，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。
2．歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)展需求，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性
高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢(shì)，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號(hào)編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。
3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人的現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致檔案管理的不完整。
4．經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差
檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，一是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費(fèi)比重大，不重視檔案工作，對(duì)檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，有的高校根本沒有把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。
5．對(duì)檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識(shí)薄弱
由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會(huì)上影響不大，知名度不高，很多人對(duì)檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。
針對(duì)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，如何做好高校檔案管理工作，是目前亟待解決的問題。
二 對(duì)策
1．利用現(xiàn)代化管理手段，開展科學(xué)全新檔案管理新局面，建立網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化
高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng)，各部處為了工作的需要紛紛建立了本部門的主頁，網(wǎng)絡(luò)已真正成為了各類信息的傳遞中心。要充分利用合校后的有利條件，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出各類可行的軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)上建立檔案館檔案信息收存網(wǎng)站，內(nèi)容涵蓋高校所有所需存檔的材料，目的是讓學(xué)校有關(guān)人員可隨時(shí)將相應(yīng)的資料，通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館提供內(nèi)容全面、語言簡(jiǎn)練的信息，使學(xué)校檔案工作人員在接收各類存檔材料時(shí)，起到監(jiān)督和檢查的作用。
2．運(yùn)用高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化
現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學(xué)化和高效率，高校檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)化，高校檔案館應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，建立檔案編號(hào)系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計(jì)算機(jī)開發(fā)更多、更好的檔案管理軟件，達(dá)到信息交流網(wǎng)絡(luò)化，咨詢業(yè)務(wù)智能化，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作程序化。
三 提高高校檔案管理工作人員的知識(shí)能力
1．精于檔案管理專業(yè)知識(shí)檔案
檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上卻是一個(gè)具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性的工作。一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要透徹了解自己本專業(yè)的知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，提高自己的工作能力。
2．檔案管理人員必須具備廣博的知識(shí)
檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識(shí)，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對(duì)于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并要有一定的基礎(chǔ)進(jìn)行書寫編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認(rèn)，檔案管理的效果和意義也會(huì)大打折扣。
【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 加強(qiáng)
【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）10-0253-02
檔案管理也被稱之為檔案工作。檔案的管理工作涉及到高校教學(xué)的各方各面，無論是教學(xué)管理，還是教學(xué)實(shí)踐都會(huì)產(chǎn)生許許多多的檔案，檔案對(duì)于高校的科學(xué)研究以及各項(xiàng)決策都起著非常重要的借鑒作用，是高校管理事業(yè)中非常重要的組成部分。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案的管理工作也進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，在這個(gè)階段之中對(duì)于檔案管理工作的要求也不斷地提高，這就需要我們檔案管理人員不斷地提高，與時(shí)俱進(jìn)，然后推動(dòng)高校檔案管理工作的不斷提高和發(fā)展。
一、在高校檔案管理工作中存在問題
在檔案管理工作之中，高校的檔案管理意識(shí)在不斷地增強(qiáng)，各個(gè)部門對(duì)于檔案管理工作的重視也在不斷地提高，工作人員的素質(zhì)也得到比較明顯的提高，但是從整體上來看，在高校檔案管理工作中還存在著一些問題。
1.檔案管理體制建設(shè)不健全。雖然說高校的檔案管理工作是按照檔案法的要求進(jìn)行的，加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，并且按照國(guó)家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，但是還是存在一部分高校因?yàn)楦鞣N各樣的原因沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行管理工作，在制度建設(shè)上的步伐緩慢，無法跟上時(shí)代的發(fā)展，在高校檔案管理工作的投入不足，直接導(dǎo)致了高校檔案管理工作的低效率。除此之外還有一部分的高校檔案整理歸檔不及時(shí)，造成了檔案的不齊全，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率。
2.高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)相對(duì)落后?，F(xiàn)如今國(guó)家對(duì)于高等教育重視程度的提高，使得高等教育的建設(shè)也在進(jìn)行之中，這同時(shí)也為檔案管理工作帶來了一些新的內(nèi)容，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)的要求也不斷的提高。與高校發(fā)展的要求相比較，存在一部分的高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)建設(shè)投入相對(duì)不足，缺乏一些能夠安全保存檔案的專門庫房，一些基礎(chǔ)性的防火、防盜、防蟲等的必要的措施不足，現(xiàn)代化的一些軟件硬件設(shè)備落后，使得高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展緩慢，非常容易造成高校檔案的丟失及損毀，影響了高校檔案管理水平的提高。
1.3高校檔案管理人員素質(zhì)有待提高。首先，高校檔案管理人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員比較少，在專職檔案員中擁有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的工作人員比較少。其次，高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍來說比較低，不能夠滿足和適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的新的要求，高校對(duì)于檔案管理人員雖然進(jìn)行一定的調(diào)整，將文化結(jié)構(gòu)以及職稱結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改善，使其工作人員都具有大專以上學(xué)歷，但是隨著高校檔案工作范圍的拓展，這些工作人員的專業(yè)素質(zhì)還不能滿足工作的需要。最后缺乏復(fù)合型的專業(yè)性人才，制約了檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，影響了檔案管理工作的發(fā)展。
二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策
加強(qiáng)高校的檔案管理工作，首先需要從建設(shè)力度入手，建立高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，具體的來說就是需要做好以下幾點(diǎn)：
1.加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理對(duì)于高等院校來說是非常重要的，它能夠見證學(xué)校的發(fā)展，既能夠承載高校以前的發(fā)展，又標(biāo)志著高校未來的發(fā)展。想要加強(qiáng)高校檔案管理工作首先就要從提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開始，要讓高等院校的領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識(shí)到辦好學(xué)校的前提就是認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作的好壞能夠直接的影響到高等院校領(lǐng)導(dǎo)的決策?，F(xiàn)代的當(dāng)務(wù)之急就是改變高等院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，只是一個(gè)擺設(shè)、形同虛設(shè)的有錯(cuò)誤有偏差的看法，并且將高校的檔案管理工作納入到學(xué)校發(fā)展之中。
2.加強(qiáng)高校檔案的現(xiàn)代化管理工作。由于各種原因造成了高等院校的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，想要加強(qiáng)高校檔案管理工作就要加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極主動(dòng)的創(chuàng)造條件，不斷地提高高?，F(xiàn)代化檔案管理工作的水平，爭(zhēng)取讓檔案管理工作與高校的辦公自動(dòng)化水平同步的發(fā)展，同時(shí)對(duì)于檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便逐漸的推動(dòng)高校的檔案信息化管理進(jìn)程，同時(shí)還應(yīng)該制定比較完善的制度比如說檔案保存制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度等制度。另外，還要做好高校的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，按照網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，將學(xué)校的各類檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案的歸檔和檢索，掌握并且了解計(jì)算機(jī)電子檔案的操作規(guī)則，了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)，提升高校檔案管理人員的信息化和現(xiàn)代化的意識(shí)，讓搞笑的檔案管理工作也能夠與時(shí)俱進(jìn)，
3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。上文中提到，現(xiàn)如今高校檔案管理人員的素質(zhì)也是在加強(qiáng)高校檔案管理工作中遇到的比較大的問題，檔案管理人員的素質(zhì)在檔案工作的取得的成效方面起著決定性的作用。想要提高檔案管理人員的素質(zhì)主要應(yīng)該從三方面入手，一方面就是健全管理人員對(duì)，建立專職于兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍，按照國(guó)家的要求和規(guī)定裴丁比較穩(wěn)定同時(shí)具有較高的專業(yè)素質(zhì)的管理人員，確保高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且再根據(jù)自身的需要適當(dāng)?shù)脑黾踊驕p少工作人員，保證工作的穩(wěn)定性；另一方面就是要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃、有目的的對(duì)于高校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能夠了解和掌握檔案館中各種材料的鑒別、保管、整理、分類等不斷地提高管理人員的專業(yè)的整體素質(zhì)，提高高校檔案管理工作人員的現(xiàn)代化意識(shí)，積極的進(jìn)行觀念的更新，并且充分的領(lǐng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于檔案進(jìn)行分類，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)辦公，實(shí)現(xiàn)“無紙化”。最后一方面就是建立健全競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任能夠分配到每一位工作人員身上，實(shí)行量化考核，充分的調(diào)動(dòng)起高校檔案管理工作人員的積極性，為工作人員營(yíng)造一個(gè)積極向上的工作環(huán)境，有利于加強(qiáng)高校檔案管理工作。
三、結(jié)束語
由于時(shí)代和高校建設(shè)的要求，必須要重視高校檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，使用現(xiàn)代化的手段提高管理人員的專業(yè)組織，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，加強(qiáng)高校的檔案管理工作，為高校的發(fā)展提供助力。
參考文獻(xiàn)：
[1]何樹娟《加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析》[J].改革與開放，2010.05.25.
關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化
一、高校檔案管理的重要意義
首先，高校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動(dòng)，對(duì)學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長(zhǎng)經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對(duì)學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對(duì)檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動(dòng)的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)?？傊?，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長(zhǎng)歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對(duì)學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進(jìn)行，高校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反映教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)輔導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。高校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)?？蒲?、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合。現(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
二、高校檔案管理存在的問題
（一）資料歸檔缺乏重視，網(wǎng)絡(luò)安全有隱患
隨著學(xué)校教學(xué)和科研活動(dòng)增加，以及學(xué)校管理工作進(jìn)一步細(xì)化，目前需要?dú)w檔的資料越來越多，包括學(xué)生戶籍資料、教學(xué)資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。但是很多部門對(duì)資料歸檔不夠重視，一些資料沒有及時(shí)歸檔，甚至被遺漏，直到有需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)沒有歸檔。另外，目前高校辦公自動(dòng)化程度進(jìn)一步提高，檔案信息很大一部分都是電子文檔，數(shù)字化的資料已經(jīng)成為檔案信息的重要組成部分。但是目前對(duì)于電子文件的管理還沒有明確要求，數(shù)字化的檔案管理工作沒有被足夠重視，很多先進(jìn)的管理技術(shù)沒有被采用，現(xiàn)在的數(shù)字化僅僅停留在電子版文件上。除此以外，網(wǎng)絡(luò)安全也給檔案信息管理留下了隱患?，F(xiàn)在高校都有校園網(wǎng)，多數(shù)電子文件都會(huì)存儲(chǔ)在個(gè)人計(jì)算機(jī)和學(xué)校服務(wù)器上，檔案管理也是依托學(xué)校的服務(wù)器。但是校園網(wǎng)的安全卻存在隱患，各種軟件病毒經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致小范圍的網(wǎng)絡(luò)故障，一些集體性的校園活動(dòng)，例如專業(yè)考試報(bào)名、評(píng)教活動(dòng)等等，都有可能導(dǎo)致服務(wù)器癱瘓，這給檔案資料帶來了極大威脅，對(duì)學(xué)校管理、個(gè)人信息以及科研成果都是一種威脅。
（二）檔案資料缺乏規(guī)范性，增加歸檔負(fù)擔(dān)
目前對(duì)于紙質(zhì)版文件的歸檔基本已經(jīng)有了明確的規(guī)范，相對(duì)而言是比較成熟的。但是由于資料電子化和數(shù)字化速度非?？?，而且各級(jí)辦公單位都樂于辦公自動(dòng)化，極大減輕了工作量，導(dǎo)致檔案資源進(jìn)一步數(shù)字化。校園網(wǎng)的建設(shè)也是學(xué)校各級(jí)單位之間的信息通道更加通暢，也使學(xué)校與上級(jí)單位，例如教育廳等聯(lián)系更加緊密與方便，現(xiàn)在很多文件的都是通過網(wǎng)絡(luò)，文件下達(dá)和上傳都是利用網(wǎng)絡(luò)，這樣也進(jìn)一步促進(jìn)信息交流數(shù)字化。但是無論是學(xué)校之間的文件交換還是上下級(jí)之間的下達(dá)上傳，目前都沒有明確的規(guī)范，很多文件在歸檔時(shí)也沒有統(tǒng)一處理，而且對(duì)于電子文件也沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔不規(guī)范。電子檔案不僅僅包括了傳統(tǒng)的電子版文件，還包括一些聲音圖片和視頻文件，這些也都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在高校對(duì)于這些歸檔資料的處理有很大的隨意性，造成很多文件在需要的時(shí)候無法使用，存檔也就沒有實(shí)際的意義。
（三）檔案管理忽視檔案的利用
目前高校的檔案資料多是行政性的，基本上是為了上級(jí)的決策服務(wù)，檔案資料作為一種信息資源被極大的浪費(fèi)掉了。檔案資源僅僅服務(wù)學(xué)校和政府機(jī)關(guān)，就限制了其社會(huì)功能的發(fā)揮。而檔案管理部門長(zhǎng)期堅(jiān)持的上門才被服務(wù)的態(tài)度一直備受詬病。反觀一些發(fā)達(dá)國(guó)家的學(xué)校檔案，一部分作為公開文件對(duì)社會(huì)公布，作為監(jiān)督內(nèi)容。而一些學(xué)術(shù)性的資料在法律允許范圍內(nèi)無償提供給學(xué)生，而且多數(shù)資料可以在指定的網(wǎng)絡(luò)查看，或者在檔案室輕松拿到。，而不像國(guó)內(nèi)高校，查看檔案還需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示。檔案本身也是一種信息資源，僅僅保存在檔案館里是一種極大的資源浪費(fèi)。除此以外，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)一直都是老大難問題。
三、提升高校檔案管理質(zhì)量的措施
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長(zhǎng)期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。一方面檔案管理長(zhǎng)期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。
（二）完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程?？梢耘c學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。
（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵(lì)機(jī)制，員工得不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。
（四）提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)手段
高校檔案資源要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。這就要求必須使用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計(jì)算機(jī)管理檔案信息的必由之路。現(xiàn)在高校都普遍配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機(jī)進(jìn)行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學(xué)校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對(duì)于用戶來說仍需工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對(duì)卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計(jì)算機(jī)的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實(shí)體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們?cè)谖{信息的時(shí)空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞 高校;檔案工作;以人為本
中圖分類號(hào)C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708(2010)25-0054-01
科學(xué)發(fā)展觀對(duì)社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)都具有指導(dǎo)意義,科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本。具體運(yùn)用到高校檔案管理工作,我們更應(yīng)秉持以人為本的原則,發(fā)展好高校檔案的管理工作。
1 以檔案形成者為本
以檔案形成者為本,是做好高校檔案工作的前提和基礎(chǔ)。高校檔案來源于高校師生員工在工作、學(xué)習(xí)中形成的各類材料。它以文字、圖表等不同形式記錄著高校招生、教學(xué)、科研和管理活動(dòng)。高校師生員工是檔案的主要利用者和受益者。所以,高校檔案工作的前提和基礎(chǔ),是以高校師生員工為本。為實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的和促進(jìn)檔案工作的發(fā)展,檔案管理部門應(yīng)該把滿足檔案使用者的需要作為一切工作的起點(diǎn)和歸宿。只有這樣,才能促進(jìn)檔案工作的科學(xué)發(fā)展。高校檔案的保存不是為了館藏,其目的在于檔案的利用。保存沒有實(shí)際或潛在利用價(jià)值的材料是毫無意義的,檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和最終落腳點(diǎn)應(yīng)是滿足師生員工的工作、學(xué)習(xí)和生活需要。與此同時(shí),檔案工作對(duì)師生員工需求的滿足程度,直接影響到師生員工的檔案積累、歸檔意識(shí)的形成與提高。這些意識(shí)又會(huì)反過來影響檔案工作的開展和發(fā)展。如果高校檔案工作很好的滿足了廣大師生員工的利用需求,對(duì)解決事關(guān)他們切身利益的問題有所幫助,那么他們就會(huì)了解檔案和檔案工作的價(jià)值并給予重視。這樣,高校師生員工在平時(shí)的工作、學(xué)習(xí)和生活中會(huì)更加注重檔案材料的形成、積累和歸檔,這對(duì)推動(dòng)檔案工作的開展和發(fā)展,成就檔案工作的良性循環(huán)意義重大。
檔案管理部門應(yīng)為師生員工提供便利的查閱、利用檔案的條件和途徑,以滿足他們的需要。應(yīng)在高校建立完備的檔案工作網(wǎng)絡(luò),以便更好的收集檔案材料,更好的聯(lián)系和溝通檔案材料形成者。
2 以檔案管理者為本
以檔案管理者為本,是做好檔案工作的關(guān)鍵。知識(shí)和人才是發(fā)展的核心,尤其在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)環(huán)境,為保持檔案事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展,檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)十分重要。檔案管理者肩負(fù)著檔案的接收、管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等諸多責(zé)任,不僅要建造和維護(hù)檔案信息庫,而且起著溝通和連接檔案信息資源與利用者的重要作用。因而,建設(shè)一支具有高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案管理者隊(duì)伍是高校檔案管理事業(yè)健康發(fā)展的根本保證。為此,檔案管理部門應(yīng)以人為本,給檔案管理者創(chuàng)造更好的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作和生活條件,給檔案管理者創(chuàng)造良好的成長(zhǎng)環(huán)境。逐步改變檔案管理者隊(duì)伍低學(xué)歷、高年齡的局面,充分引進(jìn)高學(xué)歷的專門人才從事檔案管理工作。對(duì)待自己和檔案工作,檔案管理者必須堅(jiān)持發(fā)展的觀點(diǎn),不斷充實(shí)和完善自己。檔案管理者應(yīng)居安思危,不斷適應(yīng)形式的變化。
首先,檔案管理者要進(jìn)一步解放思想,更新觀念,提高創(chuàng)新能力,要打破常規(guī),超越傳統(tǒng),勇于創(chuàng)新。檔案管理者應(yīng)具備科學(xué)的思維和態(tài)度,總結(jié)和掌握高校檔案工作中的規(guī)律。在工作方法上也要注意創(chuàng)新,要把上級(jí)要求和學(xué)校具體相結(jié)合,理論聯(lián)系實(shí)際,歸納和提煉科學(xué)有效的工作方法;其次,檔案管理者應(yīng)有意識(shí)的提高自身專業(yè)素質(zhì),提高自身現(xiàn)代化檔案管理能力。努力學(xué)習(xí)和掌握信息化管理的知識(shí)和技能,做到能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的形勢(shì)。要培養(yǎng)解決實(shí)際問題的能力,將以人為本的科學(xué)發(fā)展觀貫徹到高校檔案管理中來。在檔案管理工作中運(yùn)用新理論新技術(shù),并結(jié)合實(shí)際情況,把握形勢(shì)變化,創(chuàng)造新的方法解決新的問題。此外,高校檔案管理者必須圍繞培養(yǎng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的高素質(zhì)人才展開工作,不斷提高服務(wù)能力,把師生員工的需求和滿意度作為衡量檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)。從而實(shí)現(xiàn)檔案工作為師生服務(wù),為教學(xué)和科研服務(wù),為社會(huì)服務(wù)的功能。
3 以檔案操作者為本
以檔案操作者為本,是做好檔案工作的起點(diǎn)和歸宿。操作是檔案的價(jià)值,不能進(jìn)行操作的材料不能稱之為檔案。正因?yàn)闄n案操作是檔案工作的最終目的和價(jià)值所在,是檔案工作的最終落腳點(diǎn),所以做好檔案利用工作體現(xiàn)著檔案管理部門的自身價(jià)值,這也是檔案管理者的職責(zé)所在。只有把檔案利用工作擺到檔案工作的核心地位,才能確立和提高檔案管理部門的地位和價(jià)值,才能使檔案工作或得發(fā)展。在宣傳檔案的利用價(jià)值的過程中,宣傳檔案工作,贏得廣大師生員工的認(rèn)可,培養(yǎng)他們的檔案意識(shí)。這有助于檔案工作的開展和發(fā)展,有助于檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的良性循環(huán)。說到底,就是要求檔案管理部門以檔案利用者為本,做好檔案管理工作。這是因?yàn)樵诶脵n案的過程中,檔案利用者的滿意度直接關(guān)系到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn),進(jìn)而影響人們對(duì)人們檔案工作的認(rèn)可度。這種認(rèn)可在一定程度上決定著檔案部門和檔案管理者在高校的地位和影響力,尤其是檔案利用者或檔案形成者居于關(guān)鍵地位時(shí),這種影響更為明顯。檔案管理部門和檔案管理者在高校中的地位和影響力會(huì)反過來影響檔案工作的開展和發(fā)展,這種效應(yīng)顯而易見。所以,從某種意義上來說,對(duì)檔案利用者需求的滿足,不僅關(guān)系到利用者的個(gè)人利益,而且在更大層面上關(guān)系到檔案管理部門、學(xué)校乃至社會(huì)的利益。這種“一榮俱榮,一損俱損”的內(nèi)在關(guān)聯(lián)會(huì)在長(zhǎng)期的檔案管理工作中顯現(xiàn)出來。
參考文獻(xiàn)
[1]秦捷英.試論高校檔案管理工作[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué) 報(bào),2010(2).
關(guān)鍵詞：高職院校；兩地辦學(xué)；檔案；管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
引言：
黨的十報(bào)告中提到建設(shè)學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型的執(zhí)政黨。作為高職院校的檔案管理人員，如何做好兩地辦學(xué)后的學(xué)校檔案管理工作，為構(gòu)建和諧校園、為全校師生做好服務(wù)工作是我們面臨的新問題。前幾年教育體制改革，高校擴(kuò)招、兩地辦學(xué)、幾校合并成為高校改革的重要模式。一塊牌子，兩地辦學(xué)可滿足辦學(xué)之需，開拓發(fā)展空間，擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模和服務(wù)領(lǐng)域，提升學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力，為學(xué)校未來發(fā)展帶來機(jī)遇，同時(shí)也給檔案收集、管理和利用等工作帶來了影響。面對(duì)這些新問題，兩地辦學(xué)后學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采取行之有效的措施，確保檔案工作順利進(jìn)行，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
1.兩地辦學(xué)后學(xué)校檔案工作存在的問題
1.1兩地辦學(xué)期間形成的文件材料和單地辦學(xué)的檔案材料存在散失現(xiàn)象。在兩地辦學(xué)期間，人們關(guān)注的更多是通過機(jī)構(gòu)和人員的調(diào)整來實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物等資源重新優(yōu)化配置，而對(duì)檔案部門及其檔案的特殊性認(rèn)識(shí)不清，工作不穩(wěn)定，工作不能按常規(guī)辦理，給檔案部門的收集和管理工作增加了難度，甚至在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，導(dǎo)致一些珍貴檔案材料該移交的沒有移交或丟失，影響檔案的完整性。
1.2難以做到集中管理。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“對(duì)學(xué)校分立或合并，其檔案應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管”。而事實(shí)上，兩地辦學(xué)的學(xué)校校區(qū)處在不同地理位置，兩地辦學(xué)過程中由于面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生住宿保障等一系列問題，加之兩地辦學(xué)前檔案管理水平、人員素質(zhì)不同，使兩地辦學(xué)后檔案難以做到集中管理。
1.3兩地辦學(xué)后檔案工作網(wǎng)絡(luò)不暢通。兩地辦學(xué)后人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員發(fā)生了變化，新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)因校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案人員與綜合檔案管理人員之間聯(lián)系困難等因素使新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在不暢通等一系列實(shí)際問題。
1.4檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，影響檔案工作的日常維護(hù)?，F(xiàn)今整個(gè)社會(huì)環(huán)境人才流動(dòng)成了一個(gè)大趨勢(shì)，這是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，但是檔案管理隊(duì)伍的人才流動(dòng)卻嚴(yán)重影響到日常管理工作，大多數(shù)人員還來不及上手就換工作崗位，導(dǎo)致許多應(yīng)及時(shí)歸檔的材料累積，最后甚至流失，造成檔案的不完整。
1.5檔案利用受限。長(zhǎng)久以來，檔案主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策，為機(jī)關(guān)各部門工作提供參考服務(wù)，而為教學(xué)服務(wù)科研服務(wù)則相對(duì)較弱。一些檔案利用受地域的限制，利用面變狹窄，查閱起來特別困難，既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。而且目前多數(shù)高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層上，游離于先進(jìn)信息技術(shù)之外，雖然配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄著錄，檔案利用無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，更談不上在網(wǎng)上查閱利用檔案。管理工作的滯后，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。
2.兩地辦學(xué)后如何管理學(xué)校檔案工作
2.1制訂科學(xué)的檔案管理制度，做到依法管檔。重新制訂適應(yīng)本單位檔案管理制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是兩地辦學(xué)后高職院校做好檔案工作的關(guān)鍵。一是要用制度規(guī)范檔案工作；二是用制度保障檔案管理工作，確保檔案工作有序開展。
2.2增強(qiáng)檔案意識(shí)，自覺維護(hù)檔案的齊全完整。檔案文件材料未能及時(shí)收集歸檔的重要原因是部分領(lǐng)導(dǎo)及教職工思想不夠重視。因此，兩地辦學(xué)后高職院校將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為做好檔案工作的重要前提。通過學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)、制度與宣傳工作，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職工的檔案意識(shí)，使之充分意識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展和重要條件，是不可再生和替代的信息資源。因而動(dòng)員廣大教職工根據(jù)《檔案法》的要求，自覺維護(hù)檔案的完整與安全，積極支持學(xué)校檔案部門的工作，使重要的、具有保存價(jià)值和文件材料及時(shí)歸檔，便于檔案的集中保管和利用。
2.3合理配備、增加檔案人員，加強(qiáng)檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)、精通業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員隊(duì)伍，是兩地辦學(xué)后高職院校檔案管理工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先建立好檔案室的工作隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，力求這支隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面都比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次大力加強(qiáng)檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，使校內(nèi)的資源充分共享。檔案工作涉及到學(xué)校各個(gè)部門、各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。兩地辦學(xué)后，要根據(jù)高職院校檔案工作的發(fā)展需求，建立新的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確兩校區(qū)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、各立卷部門分管負(fù)責(zé)人及兼職檔案人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案員的工作水平。
2.4明確檔案工作目標(biāo)。一方面是明確檔案工作目標(biāo)，即明確檔案工作總的發(fā)展方向，可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，通過避部?jī)?yōu)化，使具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；另一方面，明確檔案工作止標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。根居確定的新目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身建設(shè)，提升自身綜合素質(zhì)，完善各種配套的管理措施，并注重調(diào)查研究，不斷解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。
2.5不斷創(chuàng)新、提高檔案利用的方法和技術(shù)。檔案部門長(zhǎng)期以來所提供的諸如閱覽服務(wù)、提供復(fù)制件、制發(fā)證明材料、檔案編研服務(wù)、參考咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)服務(wù)方式，為滿足檔案利用者的各類利用需求提供服務(wù)。但在現(xiàn)代化技術(shù)比較發(fā)達(dá)的當(dāng)下，傳統(tǒng)的利用方式方法已難以滿足檔案用戶的需要，檔案利用需提供多樣性。為了更好地滿足檔案利用者的檔案需求，高職院校應(yīng)該根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，適時(shí)推出特色服務(wù)項(xiàng)目，以滿足特定檔案利用者的需求。如加快由實(shí)體檔案管理到電子檔案管理的過渡，開通寬帶互聯(lián)網(wǎng)、電腦查閱、電話服務(wù)等工作，做到主動(dòng)提供服務(wù)，千方百計(jì)為師生提供方便，這樣做不僅使檔案利用范圍擴(kuò)大了，查找速度加快了，利用者可享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)，而且利用效果十分明顯。
3.總結(jié)
21世紀(jì)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，若不能及時(shí)把握機(jī)遇，發(fā)展的腳步便會(huì)滯后，因此，兩地辦學(xué)的高職院校檔案管理工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢(shì)，立足跨區(qū)域辦學(xué)的現(xiàn)狀，采取積極有效措施，促進(jìn)檔案工作新里程。
參考文獻(xiàn)：
[1]張智濤,談檔案工作如何為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)，《管理學(xué)》2009年12月.
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關(guān)鍵詞：檔案管理 利用 校學(xué)
一、提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
1、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。
2、加強(qiáng)檔案管理觀念工作是服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的需要
學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場(chǎng)，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。
二、學(xué)校檔案的分類及管理制度
學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。
文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價(jià)值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、總結(jié)工作、制定計(jì)劃的可靠信息資料。
教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。它是從教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實(shí)驗(yàn)教學(xué)，從學(xué)生的思想政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)到教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)的一系列過程，是衡量一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志，又是進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)科研不可缺少的依據(jù)和參考評(píng)比。
基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級(jí)管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，有規(guī)可循，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理工作的縝密性，避免無序化?？梢哉f檔案的準(zhǔn)確分類和健全的管理制度對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)具有重要作用。
三、健全學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法
1、學(xué)校檔案的收集
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔，利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值、需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
2、學(xué)校檔案的整理
整理工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中的主要環(huán)節(jié)，要強(qiáng)化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補(bǔ)充，應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達(dá)到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學(xué)、學(xué)籍、財(cái)會(huì)、基建、聲像六大類和各項(xiàng)活動(dòng)過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性；按照學(xué)校檔案的來源時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，使之保持其系統(tǒng)性，便于學(xué)校檔案的安全保管和方便利用。
3、學(xué)校檔案的鑒定
檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學(xué)校檔案鑒定的主要任務(wù)是：通過對(duì)已過保管期限的檔案材料的價(jià)值進(jìn)行審查，以區(qū)分重點(diǎn)，使學(xué)校有價(jià)值的重要檔案得到重點(diǎn)保護(hù)，對(duì)已失去價(jià)值的檔案予以剔除銷毀。學(xué)校檔案鑒定要堅(jiān)持按內(nèi)容、作者、時(shí)間和需要確定價(jià)值的原則，逐卷逐件進(jìn)行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜的學(xué)校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。
4、學(xué)校檔案的保管
檔案保管工作是檔案工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。學(xué)校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)學(xué)校檔案的損毀，切實(shí)保護(hù)學(xué)校檔案的完整和安全，不斷提高學(xué)校檔案管理的科學(xué)性。學(xué)校檔案保管要堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。
5、學(xué)校檔案的統(tǒng)計(jì)
要以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示學(xué)校檔案與檔案工作的有關(guān)情況。其主要內(nèi)容包括學(xué)校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況；認(rèn)真填報(bào)上級(jí)教育行政部門印發(fā)的有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
6、學(xué)校檔案的利用
學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作，強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。
7、努力實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理
1 高校基建工程檔案的內(nèi)容
（一）綜合性文件。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料等。
（二）土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
（三）竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程、強(qiáng)電弱電工程、通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。
2 高校基建檔案管理中存在的主要問題
（一）管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。雖然國(guó)家頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。
（二）檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高。在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，基建存在許多問題上。首先，歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，不追朔原件、蓋章都不全、失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一。個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署漏缺嚴(yán)重，竣工圖章不符規(guī)格，存檔圖紙不全和被嚴(yán)重磨損，不能真實(shí)準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況。不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為常見。
（三）紙字檔案利用存在弊端。基建檔案的材料套數(shù)多及復(fù)雜性，在長(zhǎng)期利用中提供檔案原件和復(fù)印件時(shí)，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個(gè)項(xiàng)目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。
（四）“人才短板”成為基建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。目前大多數(shù)高校都在進(jìn)行“新校區(qū)”建設(shè)，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴(yán)重不足，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應(yīng)能在了解基建工作流程的基礎(chǔ)上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因?yàn)椤靶滦^(qū)”建設(shè)工程浩大，沒有相應(yīng)地信息化管理手段易導(dǎo)致資料的遺失，這一點(diǎn)普遍存在于建設(shè)單位和施工單位。
3 高?；n案管理的對(duì)策
（一）完善基建檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到 “有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度 化前提。高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行約束和指導(dǎo)。堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確管理職責(zé)，深化職能，落實(shí)到人，嚴(yán)格按照基建檔案的管理程序做好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。
（二）增強(qiáng)檔案歸檔意識(shí)，提高基建部門歸檔檔案的質(zhì)量是關(guān)鍵。做好基建檔案管理工作必須要建立以基建處（室）為責(zé)任主體的組織機(jī)構(gòu)，明確基建檔案管理人員職責(zé)?；ㄌ帲ㄊ遥┳鳛榛ü芾碚吆突n案形成者，應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。從基建工程初始就與建立檔案同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣式材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。提前介入隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，減少檔案材料分散時(shí)間，達(dá)到每階段工程完成及時(shí)收集歸檔。
（三）加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化是目標(biāo)。隨著辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對(duì)高校基建檔案收集的質(zhì)量、查找利用上都提出了更高的要求。怎樣把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，加大設(shè)備配備上的投入力度，添置和更新計(jì)算機(jī)、工程復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，是進(jìn)行高?；n案信息化管理的前提。引進(jìn)配備合適的檔案信息管理軟件和計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員是保障。加快對(duì)基建檔案綜合性文件；土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件；竣工圖進(jìn)行數(shù)字掃描轉(zhuǎn)換工作，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化和利用現(xiàn)代化。
（四）加強(qiáng)基建隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)化管理水平是保障。首先對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的管理崗位，逐步實(shí)行持證上崗制度。加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)。對(duì)重要崗位應(yīng)實(shí)行輪崗制，基建部門負(fù)責(zé)人應(yīng)實(shí)行5年一輪崗，基建部門內(nèi)部的其他工作人員也要?jiǎng)?chuàng)造條件，定時(shí)進(jìn)行崗位輪換。其次是引進(jìn)高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計(jì)算機(jī)管理人才，推動(dòng)高校基建檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程。
總之，基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)。因此，我們作為檔案的管理者，必須把嚴(yán)好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使{校檔案為我們國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現(xiàn)狀；措施
辦公室檔案管理工作在一個(gè)單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯(lián)系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，改善和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和智能化管理，有利于促進(jìn)檔案管理工作跟上時(shí)展的步伐。
1 辦公室檔案管理存在的問題
1.1 管理意識(shí)淡薄，管理方式落后
我國(guó)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進(jìn)行管理工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對(duì)日常資料的保存和搜集相對(duì)欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時(shí)展的步伐。
1.2 管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高
現(xiàn)在培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，管理人員的管理專業(yè)知識(shí)欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，運(yùn)用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。
1.3 辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)
隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來越復(fù)雜，因此對(duì)管理人員的要求也隨之提高。針對(duì)不同時(shí)段、不同種類的檔案信息，要進(jìn)行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時(shí)，檔案管理行政機(jī)構(gòu)沒有合理規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機(jī)狀態(tài)，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。
2 如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率
2.1 健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系
在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個(gè)重要的管理方面，同時(shí)兩個(gè)方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過程中，這兩項(xiàng)工作內(nèi)容需要結(jié)合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進(jìn)行檔案的管理，有利于促進(jìn)單位辦公室檔案管理的體系化。
2.2 增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念
現(xiàn)階段，單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴(yán)重的滯后性，對(duì)辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并促使檔案管理理念的更新，該項(xiàng)工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對(duì)于辦公室檔案管理的意識(shí)也需要采取有效的措施進(jìn)行完善，并需要滿足社會(huì)發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅(jiān)持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識(shí)需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識(shí)中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責(zé)任制強(qiáng)化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強(qiáng)改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識(shí)得到強(qiáng)化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。
2.3 加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進(jìn)行管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和培養(yǎng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和技能，從而提高檔案專業(yè)化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動(dòng)的參與到檔案專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，從而提高專業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上和對(duì)檔案管理專業(yè)人才的要求前提下，對(duì)單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。
2.4 強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作。
結(jié)束語
綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對(duì)單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而促進(jìn)辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
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