發(fā)布時(shí)間：2023-07-25 16:50:15
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校畢業(yè)生檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、高校畢業(yè)生檔案管理工作呈現(xiàn)的特點(diǎn)及產(chǎn)生的問題
一是高校畢業(yè)生數(shù)量多且連年持續(xù)增加。1997年我國(guó)高校招生制度改革，各高等學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量也隨之逐年增加。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2001年全國(guó)高校畢業(yè)生114萬(wàn)人，2016年高校畢業(yè)生高達(dá)765萬(wàn)人。高校畢業(yè)生總量多且數(shù)量的快速增長(zhǎng)，使得高等學(xué)校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時(shí)湊人手、拉隊(duì)伍，不少高校疲于應(yīng)付。
二是高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)工作時(shí)間上相對(duì)集中。由于高校畢業(yè)生工作的特殊性，高校畢業(yè)生檔案管理所涉及到的學(xué)校檔案整理、轉(zhuǎn)出，地方接收檔案、整理入庫(kù)等工作，從時(shí)間上看相對(duì)比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業(yè)生的檔案管理工作在時(shí)間上相對(duì)集中，階段性工作量突然增加，這一特點(diǎn)也無(wú)形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業(yè)生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時(shí)依然采取文字標(biāo)注信息的方式進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)。其二，大部分高等學(xué)校在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出后，都無(wú)法實(shí)時(shí)查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業(yè)生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業(yè)生檔案整理入庫(kù)時(shí)，亦多采用人工整理數(shù)據(jù)的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數(shù)地方檔案管理部門都已支持網(wǎng)頁(yè)查詢畢業(yè)生檔案去向，但查詢方式較為單一，當(dāng)前已廣泛普及的微信公眾號(hào)、手機(jī)APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業(yè)生檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）高等學(xué)校要提高檔案管理信息化水平
高等學(xué)校要改善檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，在不斷提高現(xiàn)有工作人員信息化水平的同時(shí)，也要注重吸納信息化專業(yè)技術(shù)人才加入檔案管理隊(duì)伍，加大專項(xiàng)資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對(duì)性的開發(fā)檔案管理軟件，本著有利于簡(jiǎn)化和規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標(biāo)注畢業(yè)生檔案信息，逐漸改變畢業(yè)生檔案信息標(biāo)注方式。高等學(xué)校要暢通畢業(yè)生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、手機(jī)APP等多種查詢方式，以方便畢業(yè)生實(shí)時(shí)掌握其檔案流向。
（二）地方要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提高服務(wù)水平
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各類信息化設(shè)備越來越多的應(yīng)用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質(zhì)量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的窗口部門，為服務(wù)對(duì)象提供檔案管理相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率，直接關(guān)系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率尤為重要，以信息化技術(shù)為核心的檔案管理智能化系統(tǒng)工程建設(shè)應(yīng)為“必修課程”，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面入手，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動(dòng)檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開展
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動(dòng)化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動(dòng)化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績(jī)，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對(duì)學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個(gè)性，既不能反映市場(chǎng)對(duì)人才所需求的綜合素質(zhì)，也無(wú)法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個(gè)方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個(gè)學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績(jī)單》，各個(gè)系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁(yè)或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對(duì)大學(xué)生在校期間成長(zhǎng)成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動(dòng)態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無(wú)法承擔(dān)的。
三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策思考
加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識(shí)。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對(duì)檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對(duì)檔案知識(shí)的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對(duì)檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫(kù)房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對(duì)自己的個(gè)人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。
真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。
（1）工作中主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。
加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。
有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時(shí)代，對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫(kù)尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時(shí)，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以網(wǎng)上招生錄取時(shí)學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時(shí)必須及時(shí)維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動(dòng)態(tài)地記錄每個(gè)大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程。
關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理
高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。當(dāng)前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無(wú)用論”的觀點(diǎn)和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對(duì)檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務(wù)不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來了負(fù)面隱患和障礙。因此，在當(dāng)前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無(wú)論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)角度，還是加強(qiáng)人事檔案管理的角度，都應(yīng)是公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責(zé)。
1 人事檔案對(duì)高校畢業(yè)生的社會(huì)生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，在人們?nèi)粘Ｉ钪?，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策方面，在個(gè)人辦理報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評(píng)定以及出國(guó)手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門必須審查的材料之一。因此，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會(huì)、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。
自2002年以來，我國(guó)實(shí)行“勞動(dòng)者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進(jìn)就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國(guó)家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應(yīng)調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場(chǎng)就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營(yíng)企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務(wù)，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實(shí)積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務(wù)工作、踐行“政府促進(jìn)就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實(shí)。
2 當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
當(dāng)前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個(gè)別地方對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。
主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和原勞動(dòng)保障部門所屬公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的整合過程中，對(duì)社會(huì)化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機(jī)構(gòu)力量，不單獨(dú)建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴(yán)重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫(kù)房所必須的溫度計(jì)、干濕計(jì)、吸潮機(jī)等基本設(shè)備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅(jiān)持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴(yán)格的管理措施等。檔案管理指導(dǎo)思想僵化，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代的檔案管理思想嚴(yán)重，嚴(yán)重制約的檔案的利用和流動(dòng)。
二是部分民營(yíng)企業(yè)對(duì)人事檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。
三是部分高校畢業(yè)生對(duì)人事檔案的作用也缺乏應(yīng)有重視。
某學(xué)院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認(rèn)為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當(dāng)然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時(shí)期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學(xué)生又進(jìn)入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學(xué)習(xí)、工作情況，并為他購(gòu)買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補(bǔ)辦檔案里的各種證明，來補(bǔ)一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補(bǔ)回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬(wàn)份，實(shí)際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬(wàn)份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬(wàn) 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對(duì)自己人事檔案的淡漠心態(tài)。
以上情況的存在，導(dǎo)致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心管理保存的330萬(wàn)份人事檔案中，就有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動(dòng)。隨著人才流動(dòng)的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強(qiáng)制扣留了他們的人事檔案，導(dǎo)致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不作為，沒有及時(shí)提供檔案托管服務(wù)項(xiàng)目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進(jìn)更多高層次、高學(xué)歷、高水平人才，或?yàn)榱藛挝簧襁_(dá)標(biāo)，紛紛出臺(tái)各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點(diǎn)，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會(huì)信用。人事檔案關(guān)系到個(gè)人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學(xué)歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長(zhǎng)，獎(jiǎng)項(xiàng)越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報(bào)道的學(xué)歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實(shí)質(zhì)就是反映了社會(huì)公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業(yè)服務(wù)對(duì)人事檔案加強(qiáng)管理的措施建議
1、加強(qiáng)公共社檔服務(wù)的立法建設(shè)。一是從國(guó)家層面出臺(tái)高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國(guó)統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應(yīng)提供的涉檔服務(wù)機(jī)構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，山東省人力資源和社會(huì)保障廳在即將提報(bào)省人大常委會(huì)審議的《山東省人力資源市場(chǎng)管理?xiàng)l例》（草案），將檔案托管服務(wù)列為政府所屬公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，成為我國(guó)目前唯一對(duì)社會(huì)公共檔案管理服務(wù)進(jìn)行立法規(guī)范的省份，為我國(guó)社會(huì)公共檔案管理的社會(huì)化邁出了可喜一步。
2、加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強(qiáng)社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級(jí)人力資源管理機(jī)構(gòu)，按照可按每管理萬(wàn)冊(cè)檔案數(shù)額，科學(xué)確定專兼職工作人員編制。加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務(wù)開展所需經(jīng)費(fèi)需要。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案 問題 對(duì)策
高校畢業(yè)生人事檔案是高校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案管理，對(duì)深化教學(xué)改革，提高教育質(zhì)量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括:中學(xué)信息、學(xué)生登記表、軍訓(xùn)登記表、高考報(bào)名表、在校成績(jī)表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團(tuán))材料、大學(xué)期間在校表現(xiàn)、體檢表、報(bào)到證等。
1 高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀分析及其消極影響
據(jù)調(diào)查，對(duì)檔案無(wú)所謂的大部分是自謀職業(yè)者，跳槽頻繁的他們認(rèn)為，商業(yè)社會(huì)中，用人單位不會(huì)太重視你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，只要有完成某項(xiàng)工作的能力，用人單位是不會(huì)管你檔案到底怎么樣的。
據(jù)廣州市人才中心負(fù)責(zé)人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業(yè)生眼中的“雞肋”，主要是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具?，F(xiàn)在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進(jìn)了人才流動(dòng)，同時(shí)，也導(dǎo)致了個(gè)人在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中，由于檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁雜而不再理會(huì)個(gè)人人事檔案。按照規(guī)定，代管檔案是收費(fèi)的有償服務(wù)。不理會(huì)人事檔案者有一個(gè)重要的心理就是，在人才市場(chǎng)存放要產(chǎn)生費(fèi)用。
有關(guān)專家介紹，如果一個(gè)人遺棄自己的個(gè)人檔案，會(huì)產(chǎn)生許多消極的影響。第一，影響個(gè)人利益。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)。無(wú)論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。許多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。有的畢業(yè)生自大學(xué)畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響;有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調(diào)動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔?，F(xiàn)在自費(fèi)、出國(guó)留學(xué)人數(shù)與日俱增，但當(dāng)許多學(xué)子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無(wú)意間做了幾年“無(wú)業(yè)人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見習(xí)期滿一年時(shí)，通過辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因?qū)n案存進(jìn)街道，導(dǎo)致干部身份丟失，影響自己的職業(yè)生涯。
2 高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(2)檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(3)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在用新方法、新技術(shù)管理檔案方面還缺乏新思路。作為當(dāng)代檔案職業(yè)管理人員，不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能，還要具有信息技能。特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)，為檔案現(xiàn)代化管理提供準(zhǔn)確快捷服務(wù)。
3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)從以下幾方面入手:
(1)規(guī)范高校學(xué)生人事檔案管理制度，提高大學(xué)生人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生的檔案觀念教育。高校必須對(duì)學(xué)生人事檔案的價(jià)值重新定位，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位，暫未就業(yè)的要及時(shí)向相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)送達(dá)，杜絕隨意擱置。各高校要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的檔案意識(shí)教育，樹立起重視個(gè)人檔案、保護(hù)自身利益的觀念。
(2)創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先，要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。其次，要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前，計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。高校畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理，是指在檔案管理的生命周期內(nèi)，注重管理活動(dòng)的前后銜接和相互影響，體現(xiàn)全程與全方位的管理思想，強(qiáng)調(diào)管理過程的延續(xù)性和科學(xué)性，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，輔助現(xiàn)有信息技術(shù)，不斷進(jìn)行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)，產(chǎn)生最佳的效果。高校畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點(diǎn)和方法在檔案管理活動(dòng)中的具體運(yùn)用。應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理模式，以期達(dá)到目標(biāo)與過程的統(tǒng)一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的實(shí)行，畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實(shí)行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴(kuò)大，在繼續(xù)做好“個(gè)人”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事政策，并制定對(duì)畢業(yè)生實(shí)行人事的優(yōu)惠政策，對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”;二是人事的內(nèi)容進(jìn)一步完善，對(duì)畢業(yè)生的干部身份、轉(zhuǎn)正定級(jí)、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面實(shí)行全方位，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。
參考文獻(xiàn)
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁(yè)面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的SQL語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)基于平臺(tái)開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計(jì)采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用Access,通過編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫(kù)連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫(kù)等,由于代碼較為冗長(zhǎng),在此不一一贅述。
關(guān)鍵詞：高職院校；畢業(yè)生；檔案管理
一 高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢現(xiàn)狀
1.高職院校檔案管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學(xué)生的教學(xué)、管理、教育工作作為一項(xiàng)主要任務(wù)來抓，而對(duì)于學(xué)生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對(duì)學(xué)生檔案的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作的觀念就更為淡??；其次，高職院校學(xué)生檔案管理人員的重視程度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)輔工作，工作質(zhì)量好壞對(duì)學(xué)生整體教學(xué)質(zhì)量高低不會(huì)產(chǎn)生很大的影響，學(xué)生在畢業(yè)以后，只需要把他們的檔案轉(zhuǎn)遞出去。
2.高職院校學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)參差不齊及崗位變動(dòng)較快。在高職院校學(xué)生檔案管理工作中，普遍認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作只是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案管理人員雖然作為學(xué)校教學(xué)服務(wù)中的重要組成部分，但是其隊(duì)伍建設(shè)卻一直沒有得到應(yīng)有的重視。大多數(shù)高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經(jīng)配備了相關(guān)專門管理人員，但是人員沒有進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)水平，而且崗位變動(dòng)較快，特別在近幾年擴(kuò)招的情況下，檔案管理人員的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校檔案管理需求。
3.高職院校對(duì)畢業(yè)生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學(xué)生都不知道自己在畢業(yè)以后，檔案要進(jìn)行轉(zhuǎn)交，甚至認(rèn)為自己轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)檔案和自己工作沒有多大關(guān)系，在其簽約協(xié)議上的檔案轉(zhuǎn)交單位和地址，學(xué)生也沒有給予應(yīng)用的關(guān)注。大多數(shù)的高職院校學(xué)生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學(xué)生明白自己在畢業(yè)以后，需要將自己的檔案轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業(yè)生轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致各個(gè)高職院校學(xué)生檔案管理體制的不一致，學(xué)生檔案管理工作就成為高職院校的某個(gè)行政部門的附屬品，給高職院校畢業(yè)生學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程極為不規(guī)范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，有的是采取學(xué)校匯總寄出，有的是由學(xué)生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權(quán)利，而給另外一個(gè)部門去郵寄，在學(xué)校檔案寄出的時(shí)候，其選擇途徑也不盡一致，有的學(xué)校是采用機(jī)要傳遞，有的學(xué)校采取特快專遞，有的學(xué)校是采用掛號(hào)信寄出。
5.高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢的管理方式還較為落后，大多數(shù)是采用手工填寫的方式，例如檔案轉(zhuǎn)交等級(jí)和檔案轉(zhuǎn)交傳單都是通過手寫區(qū)完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執(zhí)單，查詢耗力也費(fèi)時(shí)，如果遇到畢業(yè)離校已經(jīng)有二十多年的學(xué)生查找檔案轉(zhuǎn)交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財(cái)力，而且也導(dǎo)致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對(duì)策研究
綜上所述，目前高職院校畢業(yè)生檔案管理工作已經(jīng)跟不上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)認(rèn)真研究高職院校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產(chǎn)生問題的根本原因，及時(shí)找到解決問題的對(duì)策。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案意識(shí)教育，切實(shí)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的基礎(chǔ)工作。高職院校檔案工作者在就業(yè)指導(dǎo)課以及平時(shí)的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識(shí)，讓畢業(yè)生認(rèn)識(shí)檔案、走近檔案。高職院校要有計(jì)劃地開設(shè)相關(guān)的選修課程，或舉辦短期培訓(xùn)班、講座等，讓學(xué)生獲得檔案重要性的知識(shí)和信息。要讓畢業(yè)生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據(jù)的個(gè)人證明等手續(xù)就會(huì)受阻。
2.認(rèn)真做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。在畢業(yè)生與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業(yè)生派遣的去向，學(xué)校應(yīng)安排專職人員通過機(jī)要方式盡早為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的快、準(zhǔn)、齊。
3.及時(shí)查詢畢業(yè)生檔案接收情況。在畢業(yè)生離校前，應(yīng)通過多種途徑給學(xué)生培養(yǎng)關(guān)注檔案動(dòng)態(tài)流向的思維模式，同時(shí)明確檔案的去向與報(bào)到證派遣的關(guān)系，知道報(bào)到證派遣到哪里，人事檔案將由學(xué)校轉(zhuǎn)往何處，并且通過學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)可以及時(shí)查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)國(guó)家人事政策和法規(guī)，接收單位和個(gè)人委托，對(duì)其人事業(yè)務(wù)、人事檔案及相關(guān)事宜進(jìn)行集中、規(guī)范、統(tǒng)一的社會(huì)化管理。是目前高校畢業(yè)生檔案和相關(guān)人事管理的主要選擇。從本質(zhì)上講，就是由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代表行政部門對(duì)流動(dòng)人才實(shí)行社會(huì)化管理。而對(duì)流動(dòng)人才實(shí)行管理的依據(jù)和基礎(chǔ)就是對(duì)人事檔案的管理，因而加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，最終目的是為了更好推動(dòng)人事服務(wù)工作的開展。隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的實(shí)行，畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實(shí)行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業(yè)指導(dǎo)工作者"的理念，以服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)工作大局，以畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對(duì)于畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進(jìn)行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起高職院校的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
（一）學(xué)生檔案內(nèi)容單一
學(xué)生檔案應(yīng)該是對(duì)學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，但是在部分高校的學(xué)生檔案管理工作中，內(nèi)容比較單一，僅是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)以及個(gè)人基本狀況的記載，而對(duì)于參加社會(huì)實(shí)踐、科技創(chuàng)新活動(dòng)、職業(yè)技能考核以及心理狀況等沒有詳細(xì)的記載?；诰蜆I(yè)背景下，用人單位通過學(xué)生檔案無(wú)法獲取有價(jià)值的信息，無(wú)法對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行判斷，由此檔案對(duì)于學(xué)生就業(yè)沒有起到任何作用。
（二）檔案材料歸檔格式不規(guī)范
學(xué)生檔案管理應(yīng)該遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，不僅便于管理，同時(shí)也為后期的開發(fā)利用提供方便。但是部分高校的學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的格式要求，檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。用人單位在參考學(xué)生檔案時(shí)，無(wú)法提取到有價(jià)值的信息，并且為以后的轉(zhuǎn)出工作造成一定的制約。
（三）畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱
檔案是跟隨學(xué)生一升的資料，但是仍有部分高校畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學(xué)生畢業(yè)后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場(chǎng)，或者有些畢業(yè)生就檔案自己保管，這對(duì)于就業(yè)后的職稱、出國(guó)政審等造成了很大的影響。
（四）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范
在學(xué)生畢業(yè)后，檔案會(huì)隨學(xué)生一起轉(zhuǎn)出，原則上檔案是跟隨學(xué)生轉(zhuǎn)到用人單位，但是目前很多學(xué)生在中小企業(yè)、外資企業(yè)或者私營(yíng)企業(yè)工作的居多，但是這些企業(yè)大部分不具備檔案接收權(quán)。而學(xué)生由于不了解檔案管理制度，在就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫工作單位，在學(xué)校審查不嚴(yán)的情況下，就會(huì)造成檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失，這是高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞面臨的重要問題。
（五）高校學(xué)生檔案管理制度不健全
高校學(xué)生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務(wù)，沒有單獨(dú)的人員管理。有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生工作管理部門或者學(xué)工處；有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個(gè)學(xué)院（系），實(shí)行分散管理。畢業(yè)期間由于短時(shí)間內(nèi)要將全部學(xué)生檔案材料完成歸檔，時(shí)間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)造成時(shí)間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。
二、提高高校學(xué)生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導(dǎo)功能
（一）完善高校學(xué)生檔案信息收集內(nèi)容
高校學(xué)生檔案除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價(jià)值的檔案材料。學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)采取積極主動(dòng)的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實(shí)性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實(shí)，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。
（二）強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)
高校學(xué)生是否具備檔案意識(shí)，影響到高校能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書館的優(yōu)勢(shì)，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報(bào)聯(lián)合起來，既拓展學(xué)生的知識(shí)面，又增加學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。另一方面在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識(shí)。
（三）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)
畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門的機(jī)構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學(xué)生畢業(yè)時(shí)，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒有機(jī)要權(quán)限，檔案就會(huì)退回來，退回來的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確無(wú)誤。
（四）實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作的信息化管理
高校招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進(jìn)一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
中國(guó)新聞網(wǎng)訊 我國(guó)今年高校畢業(yè)生將達(dá)到280萬(wàn)人，比去年增加68萬(wàn)人，加上2003年尚未就業(yè)的，就業(yè)難度加大。勞動(dòng)和社會(huì)保障部部長(zhǎng)鄭斯林表示，我國(guó)高度重視大學(xué)生的就業(yè)問題，制定出臺(tái)了一系列解決大學(xué)生就業(yè)問題的政策措施。
鄭斯林說，高校畢業(yè)生的就業(yè)工作，是全國(guó)就業(yè)工作的重要組成部分。在全國(guó)整體就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻的同時(shí)，高校畢業(yè)生的就業(yè)問題也開始顯現(xiàn)出來。2003年全國(guó)高校畢業(yè)生達(dá)212萬(wàn)人，比2002年增加67萬(wàn)人。今年2月底，82.1%以上已實(shí)現(xiàn)就業(yè)，尚有一部分人還未能實(shí)現(xiàn)就業(yè)。為此，政府將采取一系列措施解決大學(xué)生就業(yè)問題。
進(jìn)一步深化教育體制改革。按勞動(dòng)力市場(chǎng)需求調(diào)整專業(yè)結(jié)構(gòu)和人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)，深化高校畢業(yè)生就業(yè)制度和社會(huì)用人制度等方面的改革，建立市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生和用人單位雙向選擇的就業(yè)機(jī)制。
加強(qiáng)對(duì)大學(xué)畢業(yè)生提供政策咨詢、職業(yè)指導(dǎo)、職業(yè)介紹以及檔案管理等“一條龍”服務(wù)。實(shí)施好高職院校職業(yè)資格培訓(xùn)工程，對(duì)未就業(yè)的高職院校畢業(yè)生進(jìn)行職業(yè)資格培訓(xùn)，實(shí)行學(xué)業(yè)證書和職業(yè)資格證書并重的制度。
加強(qiáng)對(duì)失業(yè)高校畢業(yè)生的管理和服務(wù)。畢業(yè)半年以上仍未就業(yè)并要求就業(yè)的高校畢業(yè)生，進(jìn)行失業(yè)登記，納入社會(huì)失業(yè)人員統(tǒng)籌管理。制定青年見習(xí)和創(chuàng)業(yè)的具體措施和辦法，指導(dǎo)各地建立見習(xí)制度。通過見習(xí)，幫助青年學(xué)生增加工作經(jīng)驗(yàn)，掌握職業(yè)技能，提高市場(chǎng)就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。
