發(fā)布時(shí)間：2023-08-17 17:50:52
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案信息化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
任何一個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，都需要關(guān)注對(duì)檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法，比較適合小型企業(yè)，但對(duì)于快速增長(zhǎng)的大中型企業(yè)而言，運(yùn)用過(guò)往的檔案管理方法，肯定會(huì)造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無(wú)法達(dá)到最佳的狀態(tài)，甚至有可能出現(xiàn)影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)的問(wèn)題。為此，在今后的工作當(dāng)中，有必要將企業(yè)檔案信息化管理堅(jiān)持落實(shí)，既要將過(guò)往的各項(xiàng)問(wèn)題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)
經(jīng)過(guò)長(zhǎng)久的發(fā)展和積淀，我國(guó)的企業(yè)數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)，為國(guó)家所做出的貢獻(xiàn)是非常積極的。檔案管理工作是企業(yè)的重要組成部分，在很大程度上直接關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)久進(jìn)步，因此不能通過(guò)簡(jiǎn)單的模式來(lái)完成。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化技術(shù)得到了很大的鞏固，并且在執(zhí)行效果上、操作方法上都表現(xiàn)出了多元化的趨勢(shì)，基本上可以結(jié)合企業(yè)本身的規(guī)模和相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化合理的過(guò)渡。
（一）企業(yè)檔案信息化管理的開(kāi)展，能夠針對(duì)各個(gè)部門(mén)的多項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)予以有效的保留，作為日后工作的依據(jù)和不良事件的判斷標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)下的企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，需要面臨很多的壓力和外部、內(nèi)部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴(yán)重，則很容易造成強(qiáng)烈的隱患。信息化的開(kāi)展，幾乎可以將所有的檔案進(jìn)行分類管理，相關(guān)系統(tǒng)及平臺(tái)的搭建，也為工作的落實(shí)提供了足夠的支持，基本上很少出現(xiàn)嚴(yán)重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。
（二）對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理而言，其在積極的落實(shí)當(dāng)中，得到了檔案部門(mén)的認(rèn)可。信息化處理方法的速度非?？欤琺然在最開(kāi)始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數(shù)據(jù)、信息，全部轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臓顟B(tài)后，后續(xù)的工作將會(huì)更加的便捷，很少出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。階段性的檔案優(yōu)化工作，也能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，企業(yè)由此走向了上升的道路。
二、企業(yè)檔案信息化管理對(duì)策
（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，夯實(shí)基礎(chǔ)
從客觀的角度來(lái)分析，現(xiàn)下雖然已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，但是想要在企業(yè)檔案信息化管理層面上得到理想的結(jié)果，并不是一件容易的事情。很多企業(yè)僅僅是看到了信息化管理的優(yōu)勢(shì)，但卻沒(méi)有看到過(guò)程中需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)，以至于企業(yè)檔案信息化管理僅僅在表面上開(kāi)展，未產(chǎn)生實(shí)際的效果。建議在今后的工作中，應(yīng)積極按照統(tǒng)籌規(guī)劃、夯實(shí)基礎(chǔ)的內(nèi)容來(lái)完善。
1.企業(yè)檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統(tǒng)和平臺(tái)?，F(xiàn)如今的信息化研究機(jī)構(gòu)較多，企業(yè)應(yīng)該慎重的選擇，同時(shí)積極開(kāi)展調(diào)查分析，了解到信息化檔案管理需要采購(gòu)的設(shè)備、技術(shù)，需要聘請(qǐng)的人才，需要成立的部門(mén)等等，要將所有的準(zhǔn)備工作完成以后，才能將后續(xù)的企業(yè)檔案信息化管理合理的落實(shí)。
2.從傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)渡為企業(yè)檔案信息化管理，勢(shì)必需要花費(fèi)一定的時(shí)間，但絕對(duì)不能表現(xiàn)過(guò)長(zhǎng)。以往的部分企業(yè)，總是以過(guò)渡的借口，將傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現(xiàn)了很多的矛盾狀況，不僅沒(méi)有達(dá)到兼得效果，還針對(duì)固有的工作造成了很多的不利影響。多數(shù)企業(yè)都可以在較短時(shí)間內(nèi)完成過(guò)渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應(yīng)該積極推廣。
（二）科學(xué)配置軟件、硬件
企業(yè)檔案信息化管理的開(kāi)展過(guò)程中，軟件與硬件是兩個(gè)核心的內(nèi)容，如果在該方面表現(xiàn)出嚴(yán)重的問(wèn)題，那么后續(xù)的所有工作，都只能在理論上開(kāi)展，實(shí)踐方面的工作難以達(dá)到預(yù)期的效果，甚至?xí)斐蓸O大的不良反響。本文認(rèn)為，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，公司應(yīng)及時(shí)配置與之相適應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等。為此，一要合理調(diào)配現(xiàn)有軟、硬件設(shè)施資源；二要加大財(cái)力的投入，充分發(fā)揮信息科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案信息化工作做得好，利用效果顯著，公司就會(huì)從中嘗到甜頭，從而加大檔案信息化的投入。而檔案信息化投入的加大，為檔案信息化發(fā)展提供了有力保證，效益的產(chǎn)出也會(huì)相應(yīng)增大，這樣就形成了良性循環(huán)。
目前，檔案管理信息化能夠顯著提高企業(yè)檔案管理水平已成為共識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容電子信息化采集形成數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅可以提高檔案查閱效率，還可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)算對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，豐富了檔案利用的形式。燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理中引入信息化手段，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理能夠顯著提高燃?xì)馄髽I(yè)管理水平，提高供氣效率，降低供氣安全風(fēng)險(xiǎn)。
一、燃?xì)夤こ虣n案內(nèi)容
燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案主要包含以下幾方面內(nèi)容：
①燃?xì)饨ㄔO(shè)所涉及到的各類業(yè)務(wù)合同，如監(jiān)理合同、施工合同、市政工程開(kāi)挖恢復(fù)合同、設(shè)計(jì)合同及無(wú)損性探傷檢驗(yàn)合同等。②各類竣工資料，如施工藍(lán)圖、材料預(yù)算書(shū)、各類審批流程單、竣工資料及結(jié)算書(shū)等。③安全生產(chǎn)檔案，如安全教育培訓(xùn)記錄、安全管理設(shè)備臺(tái)賬、安全檢查整改材料、安全管理相關(guān)資格證書(shū)。④與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的賬冊(cè)信息，如合同編號(hào)、開(kāi)竣工時(shí)間、施工單位情況、工程價(jià)款、監(jiān)理費(fèi)用、設(shè)計(jì)費(fèi)用、質(zhì)保金。涉及到工商業(yè)用戶要注明燃?xì)庥?jì)量表型號(hào)數(shù)量，小區(qū)工程需要注明總戶數(shù)、合同戶數(shù)，管網(wǎng)工程需要注明管道直徑、管道長(zhǎng)度、閥門(mén)類型數(shù)量等相關(guān)信息。⑤與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的技術(shù)資料，如燃?xì)夤こ淌┕?guó)家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)技術(shù)書(shū)籍等。
二、實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化的具體辦法
對(duì)于工程檔案實(shí)現(xiàn)信息化，與一般文書(shū)檔案相比既有相同的共性，又具有其自身的獨(dú)特要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子信息化的基礎(chǔ)是將各類檔案信息轉(zhuǎn)化為電腦能夠識(shí)別存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，要實(shí)現(xiàn)這一目的，需要完成兩方面工作：其一，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)錄入，包括文件題目、文號(hào)、關(guān)鍵詞、摘要等;其二，用掃描儀對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描。工程檔案與普通文書(shū)檔案相比較，區(qū)別主要體現(xiàn)在于各類工程藍(lán)圖的數(shù)字化加工方面，一般文書(shū)檔案以及工程檔案中的諸如各類合同、合格證等文件檔案，在掃描錄入時(shí)只要使用一般掃描儀甚至數(shù)碼相機(jī)拍照即可，而圖紙檔案對(duì)于細(xì)節(jié)要求嚴(yán)格，必須用專用的大幅面掃描儀進(jìn)行掃描錄入。
天燃?xì)饩哂幸兹家妆约坝卸镜忍厥鈱傩?，因此安全生產(chǎn)在燃?xì)馄髽I(yè)運(yùn)營(yíng)管理中地位非常突出，而天燃?xì)夤艿烙稚盥裼诘乇碇率蛛[蔽，這就進(jìn)一步要求燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理中，在將各類工程的施工圖紙進(jìn)行電子信息化掃描錄入時(shí)必須保證電子檔案與原始檔案高度保真。為了達(dá)到這一目的，在進(jìn)行圖紙電子信息化掃描錄入時(shí)必須注意以下幾點(diǎn)：①必須使用專用的大幅面掃描儀，并匹配專用的掃描軟件。②在掃描前對(duì)圖紙檔案進(jìn)行整理，盡量保證圖紙整潔，對(duì)于褶皺不平的圖紙?jiān)阡浫肭氨仨氝M(jìn)行燙平處理，并拆除相應(yīng)裝訂物。對(duì)于比較陳舊有破損的老圖紙應(yīng)先裝入透明掃描套封進(jìn)行掃描。③掃描參數(shù)設(shè)定關(guān)系到掃描圖像的質(zhì)量也關(guān)系到掃描的效率，必須根據(jù)具體情況具體設(shè)定，如掃描分辨率越高，理論上掃描所得的圖像清晰度越高，與原始藍(lán)圖相比，更能保存原圖所含信息，但隨著分辨率的提高，掃描時(shí)間也大幅延長(zhǎng)，降低掃描工作效率也增大數(shù)據(jù)量，加重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的負(fù)擔(dān)，在實(shí)際工作中，一般選擇分辨率在100至200dpi之間即可。
三、工程檔案信息化促進(jìn)燃?xì)馄髽I(yè)管理水平提升
實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，依托網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)資源，可以有效的增大檔案存儲(chǔ)容量，提高檔案查閱利用效率。對(duì)于工程檔案，尤其是各類工程藍(lán)圖檔案，信息化技術(shù)在其管理利用中的應(yīng)用能夠帶來(lái)顯著的效益。通過(guò)對(duì)各類工程相關(guān)的技術(shù)資料、合同、證書(shū)以及臺(tái)賬等信息化采集并形成數(shù)據(jù)庫(kù)，既可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的聯(lián)網(wǎng)檢索提高效率，又可以減少因反復(fù)使用造成的檔案原件損壞。各類藍(lán)圖檔案作為燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案的主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠?yàn)槿細(xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來(lái)顯著變化。
第一，各類工程藍(lán)圖數(shù)量龐大，紙質(zhì)藍(lán)圖存檔數(shù)量巨大，保存以及查詢都十分不方便，再加上一些年代久遠(yuǎn)的圖紙磨損嚴(yán)重，更加大了圖紙管理的難度，同時(shí)也給圖紙的利用造成了困難。實(shí)現(xiàn)藍(lán)圖檔案數(shù)字化管理后，相關(guān)部門(mén)再查閱圖紙就不必翻閱原始圖紙，可以直接通過(guò)檔案管理系統(tǒng)直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索并調(diào)閱相關(guān)圖紙。而且由于網(wǎng)絡(luò)存在，相關(guān)部門(mén)在不同空間時(shí)間可以根據(jù)需要即時(shí)調(diào)閱圖紙，而不必前往檔案室。這在燃?xì)夤芫W(wǎng)搶修維護(hù)中顯得格外重要。
第二，圖紙檔案數(shù)字化利用有利于藍(lán)圖原件的保護(hù)。傳統(tǒng)的圖紙管理，因原圖被相關(guān)部門(mén)反復(fù)借閱使用，常在使用過(guò)程中造成原圖的污損破壞，可能造成重要信息的丟失。實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以在日常工作中不必查閱圖紙?jiān)?，有利于圖紙?jiān)拈L(zhǎng)期保管。
第三，可以加快工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)速度。城市燃?xì)夤芫W(wǎng)以及各類室內(nèi)管道在面臨升級(jí)改造時(shí)，一般只需要在原有管道系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，相關(guān)圖紙僅需要進(jìn)行局部修改。按照?qǐng)D紙檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理辦法，通常需要繪圖員重新畫(huà)一遍，工作量很大，而圖紙檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，面臨這一情況，只需要在原有圖紙的電子版上進(jìn)行修改，從而加快了出圖速度，提高工作效率。
1企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求
企業(yè)在創(chuàng)新過(guò)程中產(chǎn)生了很高的信息需求，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)才能更好地提供具有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，才能確定提供的服務(wù)是否有效、適用。企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1市場(chǎng)信息
市場(chǎng)信息在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中起著引領(lǐng)技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)、促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵作用。企業(yè)從事技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)，其著眼點(diǎn)在于進(jìn)入和占領(lǐng)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，獲取市場(chǎng)信息則是開(kāi)拓市場(chǎng)的強(qiáng)有力手段。
1.2政策信息
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)依托于國(guó)家的國(guó)情國(guó)力和國(guó)際創(chuàng)新趨勢(shì)等大環(huán)境，受到國(guó)家有關(guān)政策的調(diào)控和約束。了解政策信息是企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
1.3技術(shù)信息
為避免因信息閉塞造成重復(fù)開(kāi)發(fā)、結(jié)構(gòu)趨同和防止因技術(shù)上難以逾越的困難而導(dǎo)致創(chuàng)新的失敗，技術(shù)創(chuàng)新必須有技術(shù)信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來(lái)前景難斷的創(chuàng)新項(xiàng)目轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒υ谖盏目煽毓こ獭?/p>
1.4管理信息
管理信息是促進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的鑰匙。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新不僅僅是技術(shù)問(wèn)題，更是管理問(wèn)題。一方面建立現(xiàn)代企業(yè)制度需要信息技術(shù)的支持，另一方面企業(yè)信息化的實(shí)施也將推動(dòng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革。
1.5人才信息
經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是人才數(shù)量和質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中，人才是一個(gè)至關(guān)重要的因素。沒(méi)有創(chuàng)新人才，技術(shù)創(chuàng)新就無(wú)從談起。企業(yè)的人才信息檔案應(yīng)能夠反映各種人才的基本情況，如簡(jiǎn)歷、專長(zhǎng)、教育背景等。
在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中，企業(yè)檔案是一項(xiàng)重要的信息資源。檔案是保存與延續(xù)企業(yè)文化的載體，展示和傳播企業(yè)文化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的目的。檔案資源只有通過(guò)信息化，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和使用價(jià)值，使檔案信息服務(wù)體系滿足企業(yè)創(chuàng)新的要求，最大限度地為企業(yè)提供準(zhǔn)確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。
檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的一部分，企業(yè)內(nèi)部某個(gè)部門(mén)的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進(jìn)程中要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門(mén)的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，如“手冊(cè)報(bào)關(guān)核銷系統(tǒng)”、“人力資源管理系統(tǒng)”、“訂單管理系統(tǒng)”、“生產(chǎn)管理系統(tǒng)”等，采取統(tǒng)一的軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達(dá)到我們所需要的企業(yè)高層與部門(mén)管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息資源的深度開(kāi)發(fā)和廣泛應(yīng)用，不斷提高生產(chǎn)、管理、決策的效率和水平，讓企業(yè)中高層電腦用戶能夠在輕松的人機(jī)對(duì)話中完成計(jì)算機(jī)任務(wù)的管理與決策，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
2企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)
檔案信息服務(wù)就是為了讓人們能夠在特定時(shí)間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務(wù)措施。企業(yè)，作為專門(mén)的信息用戶，滿足其創(chuàng)新過(guò)程中的信息需求的關(guān)鍵是通過(guò)一切可能的途徑提供適當(dāng)?shù)母鞣N形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)部門(mén)應(yīng)該充分運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強(qiáng)服務(wù)手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)體系發(fā)揮科技信息服務(wù)的有效支撐作用。筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：
2.1檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)服務(wù)
在為企業(yè)提供文獻(xiàn)檔案信息服務(wù)時(shí)，檔案信息服務(wù)部門(mén)擁有的豐富的信息資源不可能原封不動(dòng)地傳遞給企業(yè)，因此應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)配備交換機(jī)和操作平臺(tái)，建立有系統(tǒng)、完整的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便向用戶提供特色服務(wù)。例如可以建立文件級(jí)開(kāi)放目錄中心，首先由企業(yè)確定出需要包含檔案信息數(shù)據(jù)源的范圍，然后根據(jù)用戶需求，從國(guó)內(nèi)外專利數(shù)據(jù)庫(kù)中套錄企業(yè)需要的所有專利信息，制成專利數(shù)據(jù)文件和圖片，最后根據(jù)開(kāi)放檔案的有關(guān)辦法對(duì)文件數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審查，編制開(kāi)放檔案目錄，把專利文件轉(zhuǎn)換成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（包括摘要和全文信息）提供給用戶。
應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門(mén)也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定，就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門(mén)也能查找到檔案信息了。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
2.2定題信息服務(wù)
定題信息服務(wù)，是檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)一定范圍內(nèi)的用戶對(duì)某領(lǐng)域的信息需求，確定服務(wù)主題，然后圍繞主題進(jìn)行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員在廣泛調(diào)查企業(yè)創(chuàng)新信息需求的基礎(chǔ)上，選擇適用面廣的主題作為服務(wù)課題，然后主動(dòng)與用戶聯(lián)系，根據(jù)用戶需求，建立信息用戶服務(wù)檔案，從而針對(duì)性地提供信息服務(wù)；或者根據(jù)企業(yè)用戶的個(gè)性化需求，及時(shí)有效地向用戶推送實(shí)用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一系列難題。當(dāng)用戶將自己所需要的檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)提交以后，由專職的信息服務(wù)人員確定檢索詞，搜尋相關(guān)網(wǎng)站，經(jīng)過(guò)初步的分析、篩選、歸納、總結(jié)，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語(yǔ)言格式進(jìn)行有序化整理，編輯成一個(gè)或多個(gè)方案，并通過(guò)E-mail發(fā)送到用戶郵箱中，或者上傳到服務(wù)人員個(gè)人主頁(yè)、定題信息服務(wù)主頁(yè)等，方便用戶直接上網(wǎng)瀏覽、下載、打印課題最新文獻(xiàn)。
2.3檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)
情報(bào)研究和咨詢服務(wù)是科技信息服務(wù)最主要的服務(wù)模式之一，也是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新信息服務(wù)中應(yīng)重點(diǎn)發(fā)展的一項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容。檔案信息服務(wù)部門(mén)應(yīng)該利用自身優(yōu)勢(shì)，不斷跟蹤、編譯世界各國(guó)重大科技計(jì)劃、政策、管理、創(chuàng)新與發(fā)展戰(zhàn)略等方面的最新資料，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行基礎(chǔ)性情報(bào)資料的積累與分析，為開(kāi)展信息咨詢與情報(bào)研究工作奠定基礎(chǔ)。進(jìn)而結(jié)合企業(yè)自身情況，進(jìn)行不同層次的研究與開(kāi)發(fā)，包括項(xiàng)目跟蹤研究、技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)研究、評(píng)估研究、發(fā)展對(duì)策研究等，直接參與企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，起到企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業(yè)創(chuàng)新機(jī)制的加強(qiáng)，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)力度在不斷加大，企業(yè)檔案信息服務(wù)部門(mén)要相應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科技檔案和知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保護(hù)，積極為企業(yè)自主創(chuàng)新服務(wù)。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的最終目的是促使企業(yè)形成持續(xù)自主的技術(shù)創(chuàng)新能力，是培育企業(yè)的持續(xù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而有效利用信息情報(bào)在技術(shù)創(chuàng)新中相當(dāng)重要，信息情報(bào)的收集、整理、分析和預(yù)測(cè)已成為技術(shù)創(chuàng)新的必要手段。企業(yè)檔案信息服務(wù)部門(mén)應(yīng)調(diào)整自身的工作方法和方式，圍繞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所關(guān)注的科技、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展問(wèn)題，開(kāi)展調(diào)查，提高分析水平，為企業(yè)決策提供服務(wù)。
2.4提供培訓(xùn)服務(wù)
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；服務(wù)能力；提升
隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)必不可少的戰(zhàn)略資源，人類對(duì)檔案信息的需求和依賴越來(lái)越大，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求，是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)。
國(guó)資委提出檔案信息化是中央企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的一項(xiàng)革命性和基礎(chǔ)性工作，要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體方案中，同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施，促進(jìn)檔案工作逐步向自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。因此，傳統(tǒng)粗放式檔案管理系統(tǒng)建設(shè)模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展以及國(guó)家對(duì)央企的要求，信息化建設(shè)是落實(shí)國(guó)資委和國(guó)家檔案局要求的積極步驟，而數(shù)字檔案館建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)的根本途徑。
做好數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)于整合企業(yè)信息資源，滿足企業(yè)檔案工作長(zhǎng)足發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力具有以下幾個(gè)方面的重要意義：
一、打破各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)壁壘的需要
近年來(lái)，中央企業(yè)信息化建設(shè)取得長(zhǎng)足發(fā)展，管理水平顯著提高，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力和效能發(fā)揮得到了較大的提升。但是，由于各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對(duì)此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數(shù)字檔案恰恰是解決這一問(wèn)題的有效手段。通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項(xiàng)目總體規(guī)劃中，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的集中統(tǒng)一橫向融合管理和高效開(kāi)發(fā)利用。
二、建設(shè)基于大數(shù)據(jù)的知識(shí)管理平臺(tái)的需要
企業(yè)推行的信息化項(xiàng)目的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)陸續(xù)上線并運(yùn)行后，需要?dú)w檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長(zhǎng)的階段。如果沒(méi)有檔案系統(tǒng)管理，隨之而來(lái)的就是信息數(shù)據(jù)的無(wú)序、滯漲問(wèn)題，不僅是信息化建設(shè)管理上的難題，而且對(duì)數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略也將大打折扣。
數(shù)字化檔案館項(xiàng)目建設(shè)的最終目標(biāo)正是在當(dāng)今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過(guò)建立一個(gè)依托“大數(shù)據(jù)”背景下的統(tǒng)一界面、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案館，對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行有效梳理和歸攏管理，實(shí)時(shí)歸檔，主動(dòng)科學(xué)收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機(jī)制。在海量的電子文件中，由數(shù)字檔案系統(tǒng)判定其中哪些電子文件應(yīng)該形成電子檔案、應(yīng)該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)范圍與業(yè)務(wù)功能的全面覆蓋和深度融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全過(guò)程、全要素、動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)收集和歸檔，強(qiáng)化知識(shí)的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創(chuàng)造檔案信息資源的潛在價(jià)值，真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的決策支持。
三、提升企業(yè)文化建設(shè)的需要
檔案的信息化建設(shè)為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘、提煉精華、數(shù)據(jù)分析，經(jīng)過(guò)梳理和價(jià)值判斷、規(guī)范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規(guī)律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過(guò)辦展陳、微電影、歷史紀(jì)錄片、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等多種多樣的形式，再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示獨(dú)有的文化魅力?！八罊n案”會(huì)變成“活教材”，在滿足企業(yè)多樣性文化需求的同時(shí)，向社會(huì)展示優(yōu)秀的企業(yè)文化，為打造良好的央企形象作出貢獻(xiàn)。
四、有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務(wù)能力
數(shù)字檔案館的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用，從而將促進(jìn)檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息化社會(huì)中的服務(wù)能力。
決策的及時(shí)正確、管控措施是否得當(dāng)，要靠信息的完整、準(zhǔn)確和快速的綜合分析能力來(lái)保證，數(shù)字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數(shù)字檔案館與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對(duì)于支持決策有著天然的優(yōu)勢(shì)。
五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平
以數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件管理建設(shè)項(xiàng)目為龍頭，大力推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，提高檔案信息資源的共建共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使檔案信息在為用戶服務(wù)時(shí)不受空間、地域的限制，這是檔案信息實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)。同時(shí)加強(qiáng)電子文件管理，按照統(tǒng)一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數(shù)字檔案館相適應(yīng)的電子文件存儲(chǔ)備份中心，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案?jìng)浞荼４娴碾p保險(xiǎn)，推進(jìn)文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理信息化；建設(shè)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）09-0-01
信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，管理信息化是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要作用，對(duì)提高工作效率，提升管理質(zhì)量具有積極的意義。本文結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.更好的收集和管理檔案。企業(yè)每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實(shí)的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供有利的借鑒。實(shí)行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。同時(shí)，企業(yè)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲(chǔ)和充分共享利用，使得檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限得到全安控制、檔案利用方式更加簡(jiǎn)單方便，也從整體上提升了企業(yè)信息化。在這樣的條件下，能促進(jìn)檔案信息進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障。
2.可用詳實(shí)的檔案信息支持企業(yè)決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。企業(yè)只有做到與時(shí)俱進(jìn)，并高效地開(kāi)發(fā)與利用檔案信息，才能為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策依據(jù)。
3.提高檔案利用效率，降低企業(yè)管理成本。從企業(yè)來(lái)講，檔案信息化管理是企業(yè)管理信息化的重要部分。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)將為企業(yè)培養(yǎng)各類人才打下很好的基礎(chǔ)，也為企業(yè)積累推進(jìn)整體管理信息化的經(jīng)驗(yàn)，有利于企業(yè)推進(jìn)信息化管理提供了科學(xué)的參照方法。從而降低企業(yè)的管理成本，企業(yè)整體管理成本的降低，將為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤(rùn)增長(zhǎng)空間。通過(guò)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)流程和管理流程中所必需的紙質(zhì)材料和檔案進(jìn)行電子化，有效節(jié)省了日常管理工作中的紙張等購(gòu)買(mǎi)材料成本，也節(jié)省了庫(kù)房和文檔保管設(shè)備成本開(kāi)支，更可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對(duì)其采取人工修復(fù)而產(chǎn)生的資金費(fèi)用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本，也提高了檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.制定企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析企業(yè)自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)企業(yè)信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。
2.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行無(wú)紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
3.建立科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，數(shù)據(jù)庫(kù)是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過(guò)程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止信息化管理的漏洞出現(xiàn)。檔案生成后應(yīng)及時(shí)和數(shù)據(jù)庫(kù)建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對(duì)新檔案的主要內(nèi)容、生成時(shí)間、保密級(jí)別、維護(hù)要求進(jìn)行詳細(xì)的登記，生成序列號(hào)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變革保存方式，形成以傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，對(duì)檔案實(shí)行掃描和著錄，完成數(shù)字化存儲(chǔ)，方便日后查閱。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅要重視檔案本身反映的信息知識(shí)，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、歸納、提取。通過(guò)分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識(shí)庫(kù)。
4.檔案信息資源利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案網(wǎng)站是企業(yè)的檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給企業(yè)員工提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無(wú)須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無(wú)疑帶來(lái)了極大的方便，對(duì)異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然也會(huì)大大提高檔案室的工作效率和檔案的利用率。
三、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一些建議
1.企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和大力推動(dòng)。首先企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持檔案信息化建設(shè)工作，在資金、設(shè)備、人員等方面予以大力支持，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)的綜合工作計(jì)劃范圍內(nèi)，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中出現(xiàn)的困難和存在和問(wèn)題。只有這樣，才能提高全員意識(shí)，從而把檔案信息化建設(shè)各方面的工作真正落到實(shí)處。
2.要加大對(duì)企業(yè)檔案工作信息化的投入。投資是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，資金可以幫助企業(yè)添設(shè)新型的機(jī)械設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設(shè)的保證。
3.要加大對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。要做好檔案信息化建設(shè)工作，檔案管理人員的素質(zhì)是最重要的因素之一。必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足時(shí)代的需要。檔案信息化管理的核心是計(jì)算機(jī)技術(shù)的在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，必須學(xué)會(huì)把現(xiàn)代化手段應(yīng)用于檔案信息管理的技能。
4.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)以外，信息化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的類別、與企業(yè)信息化管理系統(tǒng)對(duì)接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從信息化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使企業(yè)上下協(xié)同一致，共同在新的管理標(biāo)準(zhǔn)下開(kāi)展工作。
5.注意新舊管理方式的轉(zhuǎn)變。推行檔案信息化管理必然會(huì)存在一個(gè)由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程，在此過(guò)程中必須確保日常檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因?yàn)檫^(guò)渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理模式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的模式能正常運(yùn)行為止。這樣做無(wú)疑會(huì)增加檔案室的工作量，但為了保證過(guò)渡的順利進(jìn)行這個(gè)過(guò)程是必要的。
6.保證檔案信息的安全。實(shí)行檔案信息化管理必然存在各種安全問(wèn)題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質(zhì)（光盤(pán)）的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等。還有檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過(guò)不同方式被外界獲取等。前一種問(wèn)題主要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，例如設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)，光盤(pán)備份異地存放等。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我們既要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對(duì)她的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)造條件，采取有力措施適時(shí)逐步推進(jìn)檔案信息化管理，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案信息化發(fā)展的必要性
檔案材料如果不經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的管理，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個(gè)部門(mén)保管或者掌握在個(gè)人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會(huì)把單位重要的信息資源帶走，輕則會(huì)使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對(duì)過(guò)去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開(kāi)的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對(duì)單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，尤其是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會(huì)輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）企業(yè)檔案信息化?J識(shí)不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對(duì)企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門(mén)積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)展要求，對(duì)于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個(gè)人工作效率、提高企業(yè)部門(mén)的整體職能效率，還有利于對(duì)企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國(guó)企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)下屬各企業(yè)積極開(kāi)展檔案信息化工作，提高對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。
（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開(kāi)信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門(mén)的應(yīng)盡職責(zé)。同時(shí)，隨著我國(guó)各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的信息化人才。雖然我國(guó)信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長(zhǎng)，但這些人才基本上分布在電信、研究開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對(duì)較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門(mén)也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國(guó)企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡(jiǎn)單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門(mén)根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來(lái)或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅(jiān)定企業(yè)檔案信息化的決心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過(guò)渡。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門(mén)要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責(zé)任感、樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。
（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門(mén)要加大對(duì)現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請(qǐng)信息化專業(yè)人員不定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。
（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國(guó)企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。
一、企業(yè)檔案管理者要具備信息化建設(shè)理念
企業(yè)檔案管理水平低，信息資料少，開(kāi)發(fā)利用不好，主要原因是企業(yè)的管理者不了解檔案的信息化建設(shè)，平時(shí)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和各種活動(dòng)記錄不及時(shí)，對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)檔案管理工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不清，檔案意識(shí)淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進(jìn)行一場(chǎng)革命，實(shí)際上是以轉(zhuǎn)變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。很多企業(yè)的檔案管理者還習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法。有的企業(yè)即使搞了信息化，也沒(méi)有什么實(shí)際改變，或者成為一種擺設(shè)，趕時(shí)髦。真正方便、快捷的計(jì)算機(jī)檢索體系沒(méi)有完全建立起來(lái)，致使檔案數(shù)據(jù)缺乏完整性和準(zhǔn)確性。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源最大限度的利用和共享。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案管理者要以開(kāi)放式的現(xiàn)代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
二、努力提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)科技水平
企業(yè)檔案管理多年來(lái)是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發(fā)展的今天，這種狀況已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求，不能滿足企業(yè)管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現(xiàn)有的企業(yè)檔案信息資源，開(kāi)發(fā)和建設(shè)檔案信息工程的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。要進(jìn)行必要的投資，發(fā)展計(jì)算機(jī)信息處理、光電閱讀、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)字檔案館技術(shù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，充分發(fā)揮硬件功能及信息系統(tǒng)的綜合能力，使企業(yè)各部門(mén)可以依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，企業(yè)檔案信息資源的保存利用是長(zhǎng)期的，這樣就要求資源建設(shè)的過(guò)程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準(zhǔn)的，非通用的、非標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)會(huì)導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來(lái)無(wú)法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費(fèi)。
三、實(shí)施企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化管理
全面思考企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)際是一個(gè)龐雜的體系，涉及方方面面。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，檔案信息化的規(guī)范管理，科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的體系，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作快速、持續(xù)、有效、健康發(fā)展的重要保障。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)主要包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的內(nèi)容，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立，各項(xiàng)規(guī)章制度要健全。加快推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐，把企業(yè)檔案管理信息化工作落到實(shí)處，就必須抓好企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。所以，建立健全企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，是信息化工作科學(xué)、有效開(kāi)展的重要保障。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 檔案 信息化 建設(shè) 探討
【中圖分類號(hào)】G275.9
【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
【文章編號(hào)】1672-5158（2012）12-0373-01
隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容種類和數(shù)量不斷增加，給檔案檢索、保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。改變了以往傳統(tǒng)的檔案管理體制和方法，檔案信息化管理成為企業(yè)檔案管理的最佳技術(shù)手段和必然趨勢(shì)。下面談一下企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理中存在的問(wèn)題及檔案信息化建設(shè)
1 網(wǎng)絡(luò)信息化管理中存在的問(wèn)題
企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是為企業(yè)和社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率檔案信息的一個(gè)綜合型系統(tǒng)工程，在建設(shè)高效網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到它存在的一些問(wèn)題，并應(yīng)對(duì)其采取一些有效的解決辦法。
1.1 檔案的原始性和完整性存在問(wèn)題？網(wǎng)絡(luò)化管理后的電子檔案雖便于歸檔、查詢和閱讀，但電子檔案的原始性界定卻比較困難。因?yàn)殡娮游募囊赘男院托畔⑴c載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過(guò)程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電子文件是否與原來(lái)一樣，存在著認(rèn)定上的困難。
1.2 電子文件的特殊勝問(wèn)題？網(wǎng)絡(luò)信息化管理后，檔案文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于光磁介質(zhì)中，是一種以數(shù)字代碼形式存在的觀念型非直讀型信息，它必須完全依靠存儲(chǔ)介質(zhì)和相關(guān)的電腦軟硬件系統(tǒng)才具有生命力，因此受自然外界的干擾和人為操作的影響極大。電子數(shù)據(jù)對(duì)其設(shè)備和操作環(huán)境的依賴程度很高，于是產(chǎn)生了電子文件在保管安全上的特殊要求。同傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管相比較，其信息的安全性除受到自然損耗和當(dāng)事人保護(hù)不當(dāng)?shù)挠绊懲?，電子文件還存在著一些特有的安全隱患。首先，電腦病毒和網(wǎng)上黑客的侵?jǐn)_，都將會(huì)給電子文件帶來(lái)災(zāi)難性后果，其侵?jǐn)_破壞帶突發(fā)性和隱蔽性，防不勝防。防止電腦病毒的侵?jǐn)_，比防止普通紙張的霉?fàn)€或蟲(chóng)蛀更加困難。其次，任何數(shù)據(jù)載體的物理?yè)p傷以及設(shè)備出現(xiàn)技術(shù)故障等也都會(huì)危及電子文件的安全和正常運(yùn)用。因此，電子文件比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的保管更特殊，難度更大。
2 如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的歷史記憶，是企業(yè)最可靠、最系統(tǒng)、最有價(jià)值的信息資源，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、信.鼠查詢與服務(wù)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要的作用。因此，應(yīng)加快企業(yè)檔案信鼠化建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源。
2.1 充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性
在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，具有特殊的地位和作用。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信.鼠化工程的一部分，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2 努力做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)對(duì)信用檔案、反傾銷檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化檔案等企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理；加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動(dòng)；注重檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫(kù)。
檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門(mén)可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業(yè)檔案主要是傳統(tǒng)載體檔案，數(shù)字檔案信息很少；為此，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信.鼠資源總量。
2.3 加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定
信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，因而對(duì)數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數(shù)字化，還是電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動(dòng)力機(jī)制的完善。
2.4 不斷加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)
檔案信息數(shù)字化涉及到計(jì)算機(jī)軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，決不是只懂得某方面知識(shí)就能勝任的，所以企業(yè)檔案管理人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理科學(xué)、法律、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)信息化建設(shè)要求；企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，面向市場(chǎng)，探索企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用服務(wù)方式，主動(dòng)出擊開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案中的有用信息，變“檔案守護(hù)者”為“檔案信息開(kāi)發(fā)者”。企業(yè)檔案部門(mén)要大力引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的高素質(zhì)專門(mén)人才，從資金上、技術(shù)上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門(mén)人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
