發(fā)布時間：2023-09-01 16:48:13
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財務(wù)檔案室要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；財務(wù)管理；企事業(yè)單位
中圖分類號：F253文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作的基本狀況
隨著經(jīng)濟(jì)社會和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機(jī)構(gòu)也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實際情況中，財務(wù)檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務(wù)檔案管理進(jìn)行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機(jī)構(gòu)對于財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經(jīng)濟(jì)活動的記錄來說是一種嚴(yán)重的資源浪費。
二、財務(wù)檔案管理方存在各方面的問題
1、財務(wù)檔案管理意識淡薄
財務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當(dāng)前各單位財務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下，對財務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。
2、財務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)
除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識，對于財務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3、會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應(yīng)歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應(yīng)包括納稅申報表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。
4、檔案室的設(shè)施不完善
有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5、管理制度不健全
多數(shù)財務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、提高財務(wù)檔案管理水平的措施
1、加強財務(wù)檔案管理組織建設(shè)
1.1單位應(yīng)高度重視財務(wù)檔案管理工作，并把財務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
1.2根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財務(wù)檔案管理隊伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊伍構(gòu)成的相對穩(wěn)定。
1.4單位應(yīng)適時的組織相關(guān)工作人員的財務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時展的步伐。
2、強化責(zé)任，大力提高財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。要想真正將財務(wù)檔案管理制度落到實處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點：第一，加強財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓(xùn)的實施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財務(wù)負(fù)責(zé)人會同相關(guān)管理部門對參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財務(wù)檔案管理納入到績效考核當(dāng)中，企業(yè)在績效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財務(wù)檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對相關(guān)管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財務(wù)檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案管理規(guī)定。
3、實現(xiàn)財務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎勵機(jī)制，對從事該項工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔資料及時錄入電腦。
5、加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
在當(dāng)今，信息化成為推動社會進(jìn)步、促進(jìn)社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動力之一。以電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會的各個領(lǐng)域迅猛展開，并對人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
財務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。
6、財務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)
對于一些小型企業(yè)可由一名財務(wù)人員專或兼職財務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務(wù)人員做這項工作，能很好的把握財務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務(wù)人員將財務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財務(wù)檔案管理工作做得更好。
7、加強硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機(jī)、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)，為提高財務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
結(jié)束語
財務(wù)管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務(wù)檔案管理，能有效提升財務(wù)管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。
參考文獻(xiàn)
第一條為加強財務(wù)部門未移交公司檔案室的會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案歸檔、使用行為，制定本制度。
第二章會計檔案的分類
第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料以及其他與財務(wù)管理、會計核算業(yè)務(wù)有關(guān)的各種資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，分類如下：
1．會計憑證。
（1）現(xiàn)金憑證。
（2）銀行存款憑證。
（3）轉(zhuǎn)賬憑證。
（4）材料領(lǐng)用單等單獨裝訂的憑證附件。
2．會計賬簿。
（1）總賬、明細(xì)賬：包括日記賬及各種明細(xì)分類賬。
（2）備查賬：包括應(yīng)收應(yīng)付票據(jù)備查賬以及銀行結(jié)算單據(jù)傳遞登記簿等各種備查賬、登記簿。
3．報表。
（1）會計報表：包括快報、月報、季報、年報等。
（2）成本報表。
（3）基建報表。
（4）預(yù)算報表。
（5）納稅申報表：包括各種稅費及出口退稅的納稅申報表。
（6）各子公司會計報表。
4．發(fā)票。
（1）發(fā)票存根：包括專用發(fā)票、普通發(fā)票、稅務(wù)收據(jù)等已開具發(fā)票的存根。
（2）抵扣聯(lián)。
5．合同。
（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流動資金借款、銀行承兌匯票等各種銀行貸款合同、抵押合同。
（2）技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢、服務(wù)等合同。
（3）購銷合同及加工、勞務(wù)合同。
（4）運輸合同。
（5）財產(chǎn)租賃合同。
（6）其他合同。
6．計算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)盤。
（1）計算機(jī)安裝盤、說明書。
（2）應(yīng)用軟件：包括“用友”財務(wù)軟件、預(yù)算軟件、決算軟件、企業(yè)基礎(chǔ)信息填報軟件、出口退稅填報軟件等各種應(yīng)用軟件。
（3）數(shù)據(jù)備份：會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)預(yù)算決算數(shù)據(jù)備份、企業(yè)基礎(chǔ)材料數(shù)據(jù)備份等各種計算機(jī)數(shù)據(jù)備份。
7．其他資料。
（1）工資表。
（2）應(yīng)收、應(yīng)付款項對賬資料。
（3）銀行存款對賬單及余額調(diào)節(jié)表。
（4）企業(yè)基礎(chǔ)材料。
（5）產(chǎn)權(quán)登記、變動、年檢資料。
（6）會計工作移交表。
第三章會計檔案的整理和裝訂
第三條“計算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)盤”類中的計算機(jī)安裝盤、說明書，以及各種應(yīng)用軟件由財務(wù)部門系統(tǒng)管理人員保管。
第四條會計報表、年度成本報表、預(yù)算報表除按保管期限交公司檔案室歸檔保管外，財務(wù)部門經(jīng)辦的各崗位會計人員還應(yīng)留存一份。
第五條以下資料各經(jīng)辦人可以留存，并應(yīng)報送會計主管留存保管。
1．上報集團(tuán)公司、三線辦等外單位及上級單位的各種材料。
2．各種債權(quán)債務(wù)訴訟糾紛的復(fù)印件。
3．各項資產(chǎn)財務(wù)會計制度，包括財稅部門、集團(tuán)公司以及公司的各項資產(chǎn)財務(wù)會計制度。
4．除貸款、抵押合同之外的各種與銀行貸款有關(guān)的資料，以及銀行貸款停計息掛賬優(yōu)惠政策等各種貸款資料。
5．涉稅文件，包括企業(yè)稅收優(yōu)惠政策、出口退稅政策等各種文件資料以及納稅檢查的各種資料。
6．各子公司除會計報表外的各種資料。
7．審計資料，包括集團(tuán)公司對工廠審計、內(nèi)部審計、工程審計以及其他專項審計材料。
第六條每年形成的財務(wù)資料應(yīng)及時匯集、整理，財務(wù)部門應(yīng)分門別類立卷裝訂成冊。
第七條原始憑證大于記賬憑證，應(yīng)將原始憑證逐張折齊于記賬憑證，防止原始憑證破碎損壞。
第八條根據(jù)記賬憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應(yīng)寫明憑證的起迄號、裝訂日期，并由會計主管蓋章。
第九條裝訂成冊、總賬、銀行和現(xiàn)金日記賬都應(yīng)有編號，在年度終了后，必須檢查有無缺頁或漏頁、錯號和重復(fù)號。
第十條在年終了后，活頁賬必須另行裝訂，裝訂前由記賬人員認(rèn)真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。
第四章會計檔案的移交
第十一條當(dāng)年財務(wù)檔案在年度終了后，暫時由財務(wù)部門保管一年，至第二年第一月，由財務(wù)部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。
第十二條財務(wù)部門與檔案室交接檔案時，必須認(rèn)真核對，做到賬物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。
第十三條財務(wù)部門必須按時將應(yīng)歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。
第十四條檔案室接收保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經(jīng)財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，會同原經(jīng)辦人共同拆封，以分清責(zé)任。
第十五條尚未履行完畢的合同，仍由經(jīng)辦會計人員保管，待履行完畢后交檔案管理人員保管。新晨
第五章會計檔案的查閱
第十六條查閱會計檔案，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，查閱完畢，查閱人應(yīng)按原歸檔位置放置。
第十七條凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，應(yīng)做好登記，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技術(shù)資料必須經(jīng)總經(jīng)理同意方可查閱。
第十八條本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦好手續(xù)，當(dāng)天歸還，如超過兩天以上者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后才能借出，但須如期歸還。
第十九條向外單位（包括公司其他部門）提供時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)會計主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。
第二十條經(jīng)會計主管批準(zhǔn)，可以向外單位提供原始憑證復(fù)制件，并應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。借出的檔案不得擅自復(fù)制、涂改、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理。
第二十一條凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件，一律不外借。
第六章附則
接到省局《關(guān)于對社會主義新農(nóng)村檔案管理情況的調(diào)查》（#檔發(fā)電<20__>6號）通知后,我局立即組織市、縣（區(qū)）檔案人員，對所轄范圍內(nèi)新農(nóng)村檔案的管理情況，采取交通沿線村與邊遠(yuǎn)山區(qū)村相結(jié)合，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)村與經(jīng)濟(jì)比較落后村相結(jié)合，檔案管理示范村與檔案管理較差村相結(jié)合的辦法。抽組16人，深入到365個行政村，進(jìn)行了現(xiàn)場查看、詢問和召開座談會等形式，開展了廣泛深入的調(diào)查?，F(xiàn)將調(diào)查情況報告予后。
一、目前新農(nóng)村檔案發(fā)展的基本現(xiàn)狀
我市轄6縣1區(qū)，102個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，1522個行政村。已建檔1496個村,占總數(shù)的98.3%，未建檔的26個村，占總數(shù)的1.7%。從建檔的標(biāo)準(zhǔn)看，標(biāo)準(zhǔn)比較高的檔案室262個，中間水平的1234個，較差的26個。從檔案的主要內(nèi)容看，有土地承包、林產(chǎn)林權(quán)、財務(wù)管理，計劃生育、戶籍管理、民政優(yōu)撫、“兩勉一補”、農(nóng)村低保、醫(yī)保、村委會記錄、照片、獎牌以及錦旗等檔案，總計22.1萬卷（件、冊、盒）,是一批真正反映“三農(nóng)”問題的寶貴財富，是直接記錄人民群眾生活、生產(chǎn)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)品和農(nóng)業(yè)科研的重要記錄，也是最直接為老百姓利用的重要服務(wù)載體。
它始建于建國初,是伴隨著社會主義制度誕生而產(chǎn)生的一級村級檔案室。它創(chuàng)建于合作化時期，停頓于“”期間，恢復(fù)整頓于改革開放初期，全面抓建于上世紀(jì)90年代至21世紀(jì)初，重點提高于“十一五”期間，走過了漫長曲折的57年歷程，積聚了一批龐大豐富的檔案群體，初步形成了有領(lǐng)導(dǎo)、有人員、有裝具、有管理的檔案管理雛形。它的發(fā)展?fàn)畲蠼?jīng)歷了五個階段：第一階段是1949年--1995年。這46年是農(nóng)村檔案自行發(fā)展的階段。第二階段是1995年--1996年。這兩年是農(nóng)村普遍開展摸底調(diào)查，初步提出新農(nóng)村建檔設(shè)想的階段。第三階段是1997年--1999年。這三年是農(nóng)村抓點示范，普遍推廣，促進(jìn)發(fā)展的起步階段。第四階段是20__年--20__年。這五年是實施整村推進(jìn)，全面抓建，推動農(nóng)村檔案全面發(fā)展的階段。第五階段是20__年至20__年。這四年是實施面上抓鞏固，點上抓提高，農(nóng)村檔案管理全面提升的一個重要階段。通過五個階段的工作，摸清了農(nóng)村檔案的現(xiàn)狀，理清了農(nóng)村檔案工作的發(fā)展思路，提出了發(fā)展的規(guī)劃，破解了發(fā)展中的難題，有力地促進(jìn)了農(nóng)村檔案工作的全面發(fā)展。在我市農(nóng)村出現(xiàn)了四種發(fā)展類型：第一類是培育了一批新農(nóng)村典型示范檔案室。這類檔案室是“十一五”期間采取“三幫”（幫助整理、幫助裝具、幫助制定管理）措施，重點抓建培育的一批示范檔案室，它普遍達(dá)到了“五有”（有獨立檔案室、有鐵質(zhì)檔案柜、有管理制度、有分管領(lǐng)導(dǎo)、有管理人員）、“四全”（檔案收集齊全、存放安全、檢索工具齊全、設(shè)備齊全）的標(biāo)準(zhǔn)。檔案的分類科學(xué)，期限劃分準(zhǔn)確，案卷整潔，排列整齊，微機(jī)管理，防火、防盜、防水、防塵、防鼠等設(shè)備配套完備，管理的檔案都在600卷以上。達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的示范性檔案室全市有262個村。如崆峒區(qū)柳湖村、涇灘村、靜寧縣小山村、華亭縣神峪村、涇川縣的康家村等一批檔案室，都建立起了約30平方米的檔案室，而且檔案室均三室（檔案室、查閱室、利用室）分開，管理的檔案都在600卷以上，而文書、財務(wù)、產(chǎn)權(quán)登記，戶籍、計生工作、“兩勉一補”的檔案收集齊全，特別是柳湖村管理的900多卷檔案，自1950年至今未斷檔，檔案管理的特別規(guī)范。這些村大部分經(jīng)濟(jì)條件都比較好，交通方便，也便于檔案部門派員指導(dǎo)。第二類是抓建了一批合格新農(nóng)村檔案室。這部分檔案室全市有1496個村，一般都是上世紀(jì)90年代中后期至21世紀(jì)初，根據(jù)國家檔案局、農(nóng)業(yè)部聯(lián)合制定下發(fā)的《關(guān)于做好農(nóng)村檔案工作的通知》精神，在農(nóng)村普遍推行村級建檔達(dá)標(biāo)規(guī)范化管理，集中抓建的一批合格檔案室。這些檔案室總體處于“四有四不高”的現(xiàn)象，即有檔案室卻標(biāo)準(zhǔn)不高，有檔案裝具卻規(guī)格不高，有檔案存放卻質(zhì)量不高，有制度上墻卻制作不精良，檔案管理處于一般化狀態(tài)。沒有獨立的檔案室，檔案室都在村部設(shè)立，柜子不統(tǒng)一，有鐵質(zhì)的、有木質(zhì)的，檔案室大部分是土木結(jié)構(gòu)修建的。檔案的收集不完整，檔案的整理、裝訂時好時壞，不太一致。一些防火、防水、防塵、防光、防鼠的措施不齊全，管理的檔案都在300卷左右。如莊浪縣的李莊村、靈臺縣的水泉村、涇川縣的#溝村等檔案室，盡管都修建了檔案室，也存放著檔案，但管理方面的一些措施不夠到位，利用率不高，檔案的管理制度都很不健全。這些村大部分經(jīng)濟(jì)條件一般化，交通也不是十確分便利，距縣城都在30公里左右，人均收入1500元，經(jīng)濟(jì)條件都處于中間狀態(tài)。第三類是較差的新農(nóng)村檔案室。這部分村全市有26個，檔案大部分是“家庭式”管理，基本上處于“三少三斷”的情況，即有形成的檔案，但在檔案室存放的很少，檔案年代斷接；有固定檔案室的很少，檔案隨人員更替分?jǐn)喙芾?；有檢索工具的很少，續(xù)號斷編。檔案管理隨著檔案人員在流動。檔案人員更替檔案卻不移交，甚至有的隨著檔案人員的更換檔案隨之流失，這類檔案室管理的檔案都在100卷左右，有個別村至今無檔案。如莊浪縣水洛鎮(zhèn)李碾村，解放至
今未存一卷檔案，都隨著人員的變動，檔案自行銷毀。大多數(shù)村管理的檔案是“袋袋型”、“捆捆型”檔案，既沒有科學(xué)分類，也沒有期限劃分，以捆綁代替組卷裝訂。這類村大多數(shù)屬于偏僻山區(qū)，交通不便，經(jīng)濟(jì)落后，檔案人員的文化程度偏低，如莊浪縣上洼村、涇川縣下梁村、靈臺縣清山村等少數(shù)村，一般距縣城50-60公里，非常閉塞，形成的檔案很少。第四類是在新農(nóng)村中產(chǎn)生了一批新檔案。主要有五個方面，一是土地流轉(zhuǎn)承包過程中產(chǎn)生的合同資料。二是農(nóng)村合作醫(yī)療工作中產(chǎn)生的農(nóng)合會工作會議資料、與重點醫(yī)療機(jī)構(gòu)簽訂的目標(biāo)管理責(zé)任書、農(nóng)會工作現(xiàn)場督查紀(jì)錄、新農(nóng)合政策宣傳資料、參加農(nóng)合農(nóng)民花名冊。三是在新農(nóng)村建設(shè)中產(chǎn)生的實施方案、村莊建設(shè)規(guī)劃、人畜飲水、林果基地、綠化造林，沼氣池建設(shè)。四是林權(quán)改革產(chǎn)生的荒山荒溝承包合同。五是農(nóng)村勞動力轉(zhuǎn)移方面產(chǎn)生的勞務(wù)輸出統(tǒng)計表，勞務(wù)培訓(xùn)花名冊等一批新檔案。二、目前農(nóng)村檔案存在的主要問題
1、對農(nóng)村檔案缺乏應(yīng)有的重視和支持。農(nóng)村檔案工作中存在的問題比較多，主要是農(nóng)業(yè)部門不抓,主管部門不管。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級主管部門對農(nóng)村檔案從不提及、不要求、不督促、放任自流。作為檔案部門力量不足，加之村級檔案不進(jìn)館，在指導(dǎo)上也有輕視思想。致使農(nóng)村檔案發(fā)展50多年來，起步維艱，進(jìn)展緩慢，工作難度較大。
2、農(nóng)村檔案發(fā)展不夠平衡。平?jīng)?.1萬平方公里，農(nóng)村占地面積0.9萬平方公里，其分布著1522個行政村。它們各自的經(jīng)濟(jì)條件、自然條件、交通條件和人們的文化程度都相比差距較大，致使農(nóng)村檔案千差萬別。一些比較偏遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)困難的村，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案的管理設(shè)施比較差；有些村的檔案隨著文書人員的流動，沒有集中管理，檔案的管理條件很差；有的村檔案收集不全，斷代斷號，殘缺不全，甚至有的捆綁亂堆，造成農(nóng)村檔案管理不規(guī)范、不統(tǒng)一。
3、農(nóng)村檔案管理缺乏經(jīng)費保障。村級檔案室數(shù)量大，分布范圍廣，相距較遠(yuǎn)。多年來，農(nóng)業(yè)部門和主管部門在經(jīng)費上不投入，主要靠村委會自籌資金解決設(shè)備，修建檔案室，檔案部門又無經(jīng)費幫助。這樣造成經(jīng)濟(jì)條件差的村也無法改變現(xiàn)有條件，只能靠“家庭式”存放管理。這是農(nóng)村檔案發(fā)展緩慢的主要原因。
4、農(nóng)村檔案人員業(yè)務(wù)不熟。農(nóng)村檔案人員更替頻繁，文化素質(zhì)低，長期存在著培訓(xùn)工作跟不上的問題，加之國家近幾年對文件整理歸檔變動快，造成業(yè)務(wù)生疏，管理工作跟不上。
三、今后應(yīng)加強農(nóng)村檔案工作的意見
農(nóng)村檔案資料是覆蓋農(nóng)村所有被檔案記載過的人，也是建立方便所有農(nóng)村人民群眾想利用的重要檔案體系。它是加強農(nóng)業(yè)農(nóng)村建設(shè)的重要智力支助，是保證農(nóng)民政治、經(jīng)濟(jì)、生活權(quán)力的重要證據(jù)，也是村務(wù)、政務(wù)公開的主要場所。今后加強農(nóng)村檔案工作，應(yīng)從三個方面著手：
1、應(yīng)從政策上給予有力支持。國家和省檔案部門要與農(nóng)業(yè)部門一起制定下發(fā)新農(nóng)村建檔的具體政策規(guī)定，把農(nóng)村檔案納入新農(nóng)村建設(shè)規(guī)劃的總體布局，把農(nóng)村檔案室和文化室提到相同的位置，明確新農(nóng)村檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的一項重要職責(zé)建立抓農(nóng)村檔案工作的新機(jī)制，列為年度工作目標(biāo)的考核體系，經(jīng)常督查、考核、加大管理。
2、應(yīng)從經(jīng)費上給予保障。新農(nóng)村建檔應(yīng)從新農(nóng)村建設(shè)的專項經(jīng)費中解決。農(nóng)業(yè)部門具體提出實施的計劃，明確修建農(nóng)村檔案室、配備裝具、防護(hù)措施的具體規(guī)定和經(jīng)費開支專項辦法，這才是解決農(nóng)村檔案工作的根本保證。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動的歷史記錄。檔案工作的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理如何跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，更好的服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研，應(yīng)成為醫(yī)院管理者十分關(guān)注的問題。在衛(wèi)生部制定的等級醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定三級醫(yī)院檔案管理必須達(dá)到科技事業(yè)單位檔案國家二級標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理在醫(yī)院管理中具有十分重要的地位。醫(yī)院建立綜合檔案室，就是將分散保存在不同職能部門的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案室，實現(xiàn)檔案資源的集中與整合，從而達(dá)到“多檔合一”，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率。筆者就此談一些思考，與同行共同探討。
一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理格局
1.室藏結(jié)構(gòu)不合理，服務(wù)層面單一
醫(yī)院檔案室保存的絕大部分都是文書檔案，其主要來源于各級黨委、政府及其各個部門，這樣就導(dǎo)致了檔案室的主要利用對象大都是黨政職能科室工作人員，醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)院服務(wù)的主體——患者及其家屬很少來查閱檔案，正是由于檔案室保存的檔案類型過于單一，與醫(yī)院主體以及服務(wù)主體息息相關(guān)的檔案數(shù)量太少，造成醫(yī)院檔案室服務(wù)層面單一。
2.各門類檔案分散保管，各自為政
一方面，檔案的分散保管不利于檔案實體的保護(hù)。由于歷史以及體制的原因，醫(yī)院檔案大都由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)保管，而不是由檔案室統(tǒng)一保管。文書檔案由檔案室保管、人事檔案由人事科保管、病案檔案由病案室保管，科技檔案由科教科保管、財會檔案由財務(wù)科保管等。由于各部門的保管條件不同，檔案的保管情況不容樂觀。例如，有的部門依舊使用鐵皮柜保存檔案；有的部門檔案室位于地下室，陰暗潮濕，未采取有效的除濕措施，給檔案的實體保護(hù)帶來極大的挑戰(zhàn)等，由于保管條件的參差不齊，必然會導(dǎo)致檔案實體保護(hù)水平的不同。另一方面，檔案的分散保管不利于檔案的提供利用。作為基層檔案部門，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各類檔案給提供利用帶來了極大地不便，可能查找關(guān)于同一問題的檔案需要經(jīng)過很多部門才能查找齊全，費時費力，同時由于檔案人員的工作能力不同，給用戶提供的服務(wù)也會有所區(qū)別，這可能會給查檔工作帶來一些阻滯，不利于檔案的提供利用。
3.條線歸口多元，職能區(qū)分重疊
一當(dāng)面，醫(yī)院各類檔案歸口管理部門五花八門，例如文書檔案歸口在院長辦公室、病案檔案歸口在醫(yī)務(wù)科；另一方面，醫(yī)院檔案職能區(qū)分相互交叉，功能重疊，容易造成相互推諉，例如執(zhí)業(yè)醫(yī)師檔案，大多數(shù)醫(yī)院職業(yè)醫(yī)師的管理職能主要體現(xiàn)在醫(yī)務(wù)科，但是職業(yè)醫(yī)師檔案包含的相關(guān)材料又與人事檔案重疊，在提供利用的時候，容易相互推諉，給查找利用工作帶來不便。
二、建立醫(yī)院綜合檔案室探討
醫(yī)院綜合檔案管理就是集中統(tǒng)一管理全院所有檔案，實現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)整合、檔案資源共享、檔案功能優(yōu)化。
1.實體集中存放
整合醫(yī)院各類檔案機(jī)構(gòu)，實現(xiàn)檔案實體集中存放，就是將醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、財會檔案、人事檔案、病案檔案等類型的檔案統(tǒng)一納入檔案實體管理，成立“綜合檔案室”，在統(tǒng)一的保管標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備配置情況下，分門別類地對各類檔案進(jìn)行存放和保管，以維護(hù)檔案實體安全、完整。尤其是對于一些新建醫(yī)院，在規(guī)劃和設(shè)計之初，就可以把檔案中心納入一并考慮，節(jié)約成本，便于提供利用。
2.信息資源共享
醫(yī)院建設(shè)逐步向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理水平也與之相適應(yīng)。檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會效率[1]。因此，需要加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)投入，構(gòu)建基于B2C平臺的網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理平臺，配備符合要求的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)通過Web網(wǎng)頁直接訪問并進(jìn)行信息檢索。對不同類別的檔案，按照既有的檔案分類方案，通過紙質(zhì)文件數(shù)字化和電子文件檔案化的信息化處理手段，實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，并根據(jù)權(quán)限在內(nèi)部局域網(wǎng)直接訪問檔案服務(wù)器，查閱檔案目錄和全文，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案工作效率，降低管理成本。
3.管理職能分工
從管理學(xué)上講，對任何組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計，都要既明確規(guī)定其職責(zé)范圍，又要賦予其完成職責(zé)所必須的權(quán)限。因此，在建立綜合檔案室的同時，也應(yīng)該設(shè)立“虛體”檔案職能機(jī)構(gòu)——檔案處，實行兩塊牌子、分頭管理的管理體制，因為基層檔案管理部門尤其是醫(yī)院檔案管理部門，提供利用服務(wù)是第一位的，是基礎(chǔ)工作，信息服務(wù)職能是體現(xiàn)醫(yī)院檔案部門存在價值的重要手段，而不應(yīng)該糾結(jié)于傳統(tǒng)管理體制的局限。檔案處可以虛擬存在，其內(nèi)部管理職能的體現(xiàn)依舊依托相關(guān)職能部門，例如病案檔案在條線歸口上依舊屬于醫(yī)務(wù)科管理，這并不影響其檔案部門作用的體現(xiàn)和職能的發(fā)揮；而檔案職能機(jī)構(gòu)的對外職能，可以通過“虛體”檔案職能機(jī)構(gòu)——檔案處來實現(xiàn)[2]，這與檔案行政管理部門對醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理部門的要求不謀而合。
三、醫(yī)院建立綜合檔案室的意義
1.有利于檔案資源的合理配置，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)。
目前，醫(yī)院檔案室保存的基本上都是文書檔案，而將其他門類的檔案也集中保存，不僅優(yōu)化了室藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大了檔案室的用戶來源，大大豐富了室藏資源，也更有助于檔案信息資源的開發(fā)。
2.有利于更好地維護(hù)檔案實體的安全、完整，便于提供利用
以統(tǒng)一的保存標(biāo)準(zhǔn)，購置統(tǒng)一的保管設(shè)備，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的工作培訓(xùn)等，必將有利于維護(hù)檔案的實體安全、完整；將多種門類的檔案集中保管，可以使檔案的管理更加統(tǒng)一、規(guī)范、有效，有利于提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
3.有利于節(jié)約成本，提高工作效能
各種門類的檔案集中保管，可以有效地避免重復(fù)投資和重復(fù)建設(shè)，避免重復(fù)購置辦公設(shè)備和檔案裝具以及檔案室保存利用必需的檔案專用設(shè)備，可以將有限的經(jīng)費用在最需要的地方，從而節(jié)約行政管理開支，實現(xiàn)效益最大化的同時也可以提高檔案工作效能。
醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)與醫(yī)院管理工作的本質(zhì)是一樣的，即便于“利用”。對于醫(yī)院而言，各項管理工作都是為了更好地為患者服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，而醫(yī)院檔案管理工作則是為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作服務(wù)，更好地滿足廣大人民群眾的健康需求，就方向而言，可謂殊途同歸。實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理體制束縛，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為廣大醫(yī)護(hù)人員、患者及其家屬提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，符合醫(yī)院檔案管理工作的宗旨，也是醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代管理模式的內(nèi)在要求。
參考文獻(xiàn)：
1.1對歸檔的科技材料,由檔案室按照檔案分掣鑫編號排列辦法進(jìn)行分類、編目、立卷,輸人科技檔案管理系統(tǒng)并進(jìn)行標(biāo)識工作,便于保管和利用。
1.2歸檔工作由項目負(fù)責(zé)人按各設(shè)計階段的依據(jù)性文件及工程地質(zhì)勘察、勘測、預(yù)可、工可、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、申報優(yōu)質(zhì)工程成果獎等階段,按歸檔范圍收集,分階段整理、分類、裝訂成冊,按規(guī)定時間和歸檔質(zhì)量要求歸檔。
1.3與工程項目有關(guān)的來往公文、函電材料,由綜合辦公室于次年三月底按順序歸檔。
1.4與外單位簽訂的協(xié)議或合同及分承包合同,由生產(chǎn)經(jīng)營室于次年三月底歸檔。
1.5每個工程項目在項目完成后(不包括預(yù)算),必須在圖紙出版后45天內(nèi),將技術(shù)履歷簿內(nèi)各項要求填寫好,以及整理相應(yīng)階段的質(zhì)量記錄一起歸檔,填寫標(biāo)準(zhǔn)移交表一式兩份,一份由本部門保存?zhèn)洳?一份連同文件材料歸檔。
1.6外業(yè)測量資料在相應(yīng)階段的設(shè)計文件出版后10天內(nèi)歸檔。工程地質(zhì)資料在工程地質(zhì)報告出版后45天內(nèi)歸檔。
1.7各階段文件材料歸檔填寫表格見相關(guān)記錄。
1.8初步設(shè)計和施工圖設(shè)計各階段出版文件、竣工圖及分承包項目的文件在文件出版后10個工作日,由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)一式兩份歸檔。
1.9招、投標(biāo)文件在開標(biāo)后10個工作日由生產(chǎn)經(jīng)營室一式一份歸檔。
1.10創(chuàng)“優(yōu)”材料由生產(chǎn)經(jīng)營室于材料上報后10個工作日內(nèi)歸檔。
1.11委托分承包方測繪的各種比例地形圖、導(dǎo)線測量成果,由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)將測繪資料歸檔,時間要求同外業(yè)測量要求。
1.12凡需歸檔的計算書、原始記錄等,應(yīng)用不褪色的純黑墨水鋼筆書寫,字跡要清楚端正、準(zhǔn)確,不許涂改;如需更正,原始記錄人可在錯誤數(shù)據(jù)上劃兩條水平線,再將正確數(shù)據(jù)填在旁邊。非原始記錄人不得更改原始記錄;不準(zhǔn)用鉛筆和圓珠筆記錄(外業(yè)測量記錄薄和地質(zhì)勘探班報表除外)。
1.13各生產(chǎn)部門從國土部門或水文站所購買收集的水準(zhǔn)點、水文資料,使用完后歸檔。
二、聲像檔案歸檔時間及要求
2.1照片由攝影者或承辦人整理,并編寫說明,如有關(guān)工程技術(shù)或工藝的,應(yīng)隨該工程項目一同在規(guī)定時間內(nèi)歸檔;22底片與照片的影像要做好標(biāo)識,并一一相符;文字說明要齊全,字跡要工整。歸檔后由檔案室統(tǒng)一編號,分別列冊;
2.3照片的分類,一般按年、生產(chǎn)部門或工程項目進(jìn)行分類,分類應(yīng)保持前后一致,不能隨意改動;24文字說明的內(nèi)容要包括事由、時間、地點、人物、背景、攝像者等六要素。
三、借閱管理
3.1借閱手續(xù):到檔案室辦理登記借閱。
3.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))歸還時,生產(chǎn)經(jīng)營室應(yīng)注意驗收。
3.3技術(shù)人員借閱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))的時間一般為半年,借閱人員應(yīng)按時歸還。不歸還者,即停止借閱,丟失者按有關(guān)要求賠償。歸還或賠償之后,才允許再借。工作有需要急用時,生產(chǎn)經(jīng)營室有權(quán)隨時調(diào)回借出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))。
3.4每人限借技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))、圖書累計10本。
3.5對復(fù)本較少的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))實行限時閱覽,特殊情況可外借3一5天。凡已發(fā)給個人的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))和發(fā)給部門的標(biāo)準(zhǔn)圖,不再辦理借閱,特殊情況須生產(chǎn)經(jīng)營室主任批準(zhǔn)。
3.6使用人員要愛護(hù)借出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī)),不能涂寫、損壞等。
3.7不能以別人的名義借閱。
3.8院技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī)),一般不向外單位人員借閱。特殊情況須憑介紹信及證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可在檔案室查閱或借閱。
3.9退休人員或調(diào)離院的技術(shù)人員在離開院時應(yīng)將所借技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))歸還。
3.10生產(chǎn)經(jīng)營室應(yīng)定期清點館藏標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī))。對于遺失及作廢處理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(法規(guī)),應(yīng)在檢索工具上注明。
四、保密要求
4.1借閱的檔案資料,要妥善保管,并只限本人使用,不得復(fù)制,也不得外借和私自轉(zhuǎn)讓。
42檔案管理人員必須認(rèn)真執(zhí)行國家和本院保密規(guī)定,維護(hù)檔案的完整和安全,檔案材料的借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)要履行登記,做到事事有手續(xù),件件有落實。檔案管理人員不得擅離職守,不得未按規(guī)定辦理即提供任何檔案材料,不得擅自攜帶檔案材料離開檔案室,違者追究責(zé)任。43檔案人員要自覺地遵守有關(guān)保密制度,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,對檔案材料安全、保密絕對負(fù)責(zé),不能泄密、失密,未經(jīng)批準(zhǔn)不能私自抄錄和復(fù)制,不得將檔案材料轉(zhuǎn)借他人或擅自將材料帶出本院到外面擴(kuò)散,違者追究責(zé)任。
五、檔案鑒定與銷毀
5.1本院檔案鑒定小組,由分管院領(lǐng)導(dǎo)、總工程師、檔案管理員、專業(yè)技術(shù)人員、財務(wù)人員組成,負(fù)責(zé)對本院檔案的鑒定。
5.2對失去保存價值的檔案,檔案室提出初步鑒定意見,列出銷毀清冊,經(jīng)本院檔案鑒定小組鑒定核準(zhǔn)后,由總工程師審查,經(jīng)院長批準(zhǔn),銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字,并在場監(jiān)銷,才能銷毀。
5.3檔案銷毀清冊由檔案室長期保存。
2結(jié)語
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標(biāo)管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平，列入了機(jī)關(guān)工作的重要議事日程，對檔案工作進(jìn)行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進(jìn)行認(rèn)真的部署安排，促進(jìn)工作的落實。同時從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項規(guī)章制度，加強檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調(diào)對檔案的管理、使用和愛護(hù)，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。
三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)，4個單位達(dá)到了國家二級管理標(biāo)準(zhǔn)。
局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進(jìn)集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進(jìn)集體。
四、加大投入，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設(shè)備，達(dá)到檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標(biāo)是，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點做好以下幾項工作：
1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機(jī)化。
XX年檔案管理工作總結(jié)
XX年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰(zhàn)略，加快推進(jìn)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標(biāo)，不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)。現(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：
一、高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)
今年以來，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強對機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機(jī)打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務(wù)檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、 積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。XX年上半年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。 由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
摘 要：加強行政事務(wù)單位財務(wù)和預(yù)算管理隊伍的建設(shè)，充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性，認(rèn)真分析檔案管理中存在的問題，并且能夠找到其中存在的缺陷和不足，為了能夠順利進(jìn)行檔案管理工作探討出進(jìn)一步的解決對策。只有這樣才能充分的認(rèn)識到行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的重要性，以及為財政事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步作出了貢獻(xiàn)。本文首先簡要介紹了財務(wù)檔案管理的重要性，然后對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題和完善策略進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務(wù)檔案；管理措施
1 財務(wù)檔案管理的重要性
我國現(xiàn)在是一個發(fā)展中國家，在現(xiàn)代化建設(shè)的途中，對于資金投入的需求量很大，在近幾年，盡管我國的財政收入和原來相比較提高了一些，但是還是沒有達(dá)到該達(dá)到的要求。對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，不僅能明確記載真實收入與支出的情況之外，對財務(wù)檔案進(jìn)行歸類分檔時，在進(jìn)行預(yù)算編制、進(jìn)行制定工作時，也可以將其作為參考資料。除此之外，對我國的事業(yè)單位進(jìn)行財務(wù)檔案管理時，也可以為等級的財政部門的財政進(jìn)行管理供應(yīng)有關(guān)數(shù)據(jù)；對事業(yè)單位而言，財政撥付款本來是做社會公益的，可惜的是，在現(xiàn)在生活中常常會挪用辦公室經(jīng)費。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因是沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理，甚至都不進(jìn)行建檔，還有的在記錄上弄虛作假。所以，這樣不僅浪費了國家有限的財政資源，還讓人走上了歧途。
2 財務(wù)檔案管理中常遇到的問題
2.1 財務(wù)檔案管理制度不健全
制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。
2.2 財務(wù)檔案管理的重視程度
財務(wù)檔案管理工作中首先表現(xiàn)出來的問題就是事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理的不重視以及財務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)存在的偏差。從重視程度來看，有兩個方向的偏差點。第一點是日常維護(hù)和管理檔案的人員不夠重視，他們通常法律意識比較薄弱，責(zé)任心不夠強又或者說是職業(yè)道德水平偏低。第二個偏差點屬于事業(yè)單位高層的不重視，而這個不重視往往和領(lǐng)導(dǎo)階層的作風(fēng)有關(guān)系，其具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層上面的宣傳力度不夠和長期性出錯方針的影響。
2.3 網(wǎng)絡(luò)安全存在很大隱患
會計電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。
2.4 管理人員素質(zhì)的偏差
從當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化政治背景來看，整體上領(lǐng)導(dǎo)層的作風(fēng)明顯改善，并朝著較好的方向發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層方面通過“各種換血”會越來越保持其積極作用，而反觀基層檔案管理人員的整體素質(zhì)卻不能得到很大程度上的改變，這是由于事業(yè)單位工作特性所決定的。常態(tài)性的工作造就了很多素質(zhì)偏低的財務(wù)管理人員，一方面他們的文化整體偏低，只有很少人的學(xué)歷超過大專；另一方面是他們的職業(yè)技能偏低，如有的是會計人員兼職管理檔案，有的檔案管理人員不具備會計從業(yè)資格，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財務(wù)會計檔案管理量的增大，檔案管理人員的綜合素質(zhì)必定備受關(guān)注。
3 提升財務(wù)檔案管理水平的措施
3.1 建立健全完善的事業(yè)單位會計檔案制度
《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識入手，充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作對本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會計檔案管理步入正規(guī)化管理。
3.2 做好數(shù)據(jù)備份和網(wǎng)絡(luò)安全管理
對于會計電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時備份進(jìn)行保存，防止會計數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，并指定專業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對財務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。
3.3 加強崗位人才的培訓(xùn)力度
現(xiàn)在絕大多數(shù)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高，學(xué)歷較低、知識水平較差者比比皆是，這對事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展來說十分不利。對此，事業(yè)單位管理人員必須要予以高度重視，加強檔案管理在職人員的教育和培訓(xùn)，定期開展相關(guān)活動，平時多多組織學(xué)習(xí)的機(jī)會，充分利用各種有效資源加大在職人員的培訓(xùn)力度，幫助他們不斷提高專業(yè)水平與自我修養(yǎng)。使其更好的在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱。
3.4 提升事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督管理力度
事業(yè)單位的財務(wù)監(jiān)督管理過程中，由于內(nèi)部監(jiān)管力度匱乏導(dǎo)致財務(wù)資金使用過程中存在著較大的隨意性。要對于事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)管力度以加強，就需要對于財務(wù)人員的各項管理工作以高度重視，且將財務(wù)監(jiān)督管理納入事業(yè)單位管理制度中，不斷調(diào)整和完善財務(wù)監(jiān)管機(jī)制，實施財務(wù)監(jiān)管體系的科學(xué)化管理，以將各項財務(wù)管理環(huán)節(jié)落實到位，發(fā)揮監(jiān)督管理的科學(xué)性。特別是事業(yè)單位處于資金使用權(quán)限的有限性，就更需要財務(wù)監(jiān)管人員配合審計人員對于事業(yè)單位的財務(wù)實施監(jiān)督管理，以提升財務(wù)監(jiān)管的控制力度。
3.5 加強財務(wù)檔案保密工作
首先是務(wù)檔案室的選址和建造，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定做好財務(wù)檔案室的選址工作，實現(xiàn)財務(wù)檔案室與辦公區(qū)域的分離，財務(wù)檔案室與閱覽室的分離。財務(wù)檔案室要做好門窗加固工作，做好防盜防潮工作。其次是由專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的看管，無關(guān)人員不得進(jìn)入，需要利用財務(wù)檔案資料的必須依據(jù)相應(yīng)的程序登記進(jìn)出。
3.6 建設(shè)并完善財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)
計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理的日常工作中扮演者越來越重要的角色，建立符合自身發(fā)展需求的財務(wù)管理的信息系統(tǒng)實在是大勢所趨的一件事。與傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)相區(qū)別的是現(xiàn)有信息化檔案管理系統(tǒng)不再是以紙張為媒介，來實現(xiàn)信息的儲存于傳遞，傳統(tǒng)檔案管理也正在向數(shù)字化檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。而建立完善的財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)不僅可以充分利用有限的勞動力資源，更能在源頭保證信息序列的完整化，大幅提高財務(wù)檔案管理的工作效率。
與此同時，在財務(wù)檔案綜合運用時，良好的信息化系統(tǒng)可以通過對遠(yuǎn)程檢索和公共使用目錄的預(yù)設(shè)來加強檔案的調(diào)動和利用性能。在經(jīng)過長時間的建設(shè)和完善后，采取多媒體、多終端、線上線下的信息查詢功能，更可以拓寬檔案信息的利用率。
結(jié)束語：
總之，這是一個信息化計算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時代，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時代迅速邁進(jìn)的腳步。
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