發(fā)布時間：2023-09-20 16:08:07
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校數(shù)字檔案館建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字檔案館；建設；問題；對策研究
伴隨著網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)以及數(shù)字通信技術(shù)的迅速發(fā)展以及普及應用，信息資源的數(shù)字化開發(fā)利用水平已經(jīng)成為國家信息基礎(chǔ)水平高低的重要標志之一，而檔案館作為社會各種本源性信息源，其數(shù)字化建設已經(jīng)發(fā)展成為國家信息建設的重要構(gòu)成部分。我國高校檔案館憑借其強大的技術(shù)以及人才優(yōu)勢，已經(jīng)發(fā)展成為數(shù)字建設最為活躍的機構(gòu)之一。面對這一發(fā)展趨勢，本文將在深入分析高校數(shù)字檔案館建設的相關(guān)理論的基礎(chǔ)之上，總結(jié)當前高校數(shù)字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對新形勢下更好地促進高校數(shù)字檔案館建設有所借鑒。
一、高校數(shù)字檔案館的概念
數(shù)字檔案館最早于上世紀90年代產(chǎn)生于美國，此后在英國、法國以及日本等發(fā)達國家陸續(xù)開始發(fā)展獨具特點的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展主要基于科學技術(shù)的高速發(fā)展而形成的一種區(qū)別于以往的新型檔案館，它是建立在計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展及普及的基礎(chǔ)之上，對分散的相關(guān)檔案資源進行數(shù)字化處理，并且將其以網(wǎng)絡化的方式進行連接，從而使檔案信息資源利用可以擺脫傳統(tǒng)檔案館的時空限制，更好地實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡共享。高校數(shù)字檔案館主要承擔著全校日常工作產(chǎn)生的各種檔案信息資源的數(shù)字化采集、儲存以及利用的重要職責。
二、高校數(shù)字檔案館的特點
（一）共享性。高校數(shù)字檔案館充分利用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)可以將分散在各個檔案館的信息資源聯(lián)為一體，從而實現(xiàn)檔案信息資源的跨國界、跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨單位的數(shù)字化傳輸和網(wǎng)絡服務，可以打破時空對于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享。
（二）再生性。新形勢下，我國高校數(shù)字化檔案館主要以收集數(shù)字化檔案信息材料為主，而數(shù)字檔案信息具有強大的備份以及復制能力，可以將其方便地儲存在相應介質(zhì)上且方便移動。即使一個數(shù)字化檔案因為發(fā)生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數(shù)字化檔案重新建立起來，從而保證檔案信息資源的永久性保存。
（三）現(xiàn)代性。高校數(shù)字化檔案館主要以計算機技術(shù)為主要支撐力量，如果工作人員對原始檔案資源進行數(shù)字化處理、輸入和存儲工作之后，就可以通過檢索管理系統(tǒng)對文字、圖片、音視頻方便地進行檢索、查找和管理，從而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，可以大大節(jié)約學校檔案館的人力、物力和財力。
三、當前我國高校數(shù)字檔案館建設存在的問題
（一）相關(guān)部門對數(shù)字檔案館建設不夠重視。高校檔案管理工作作為一項兼具管理性和服務性的基礎(chǔ)性工作，本身難以產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益，相對于學校其他工作而言難以引起學校領(lǐng)導以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據(jù)相關(guān)規(guī)定設立了專門的檔案機構(gòu)來負責數(shù)字化工作，但由于沒有得到足夠的重視和支持，使得相應的管理制度規(guī)章難以得到落實。另外，高校數(shù)字檔案館建設涉及到學校的多個部門，但相關(guān)部門的參與意識普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數(shù)字化過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持。
（二）高校復合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數(shù)字化建設水平的不斷提高，對于高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還需要熟練掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡信息技術(shù)以及多媒體技術(shù)。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業(yè)知識，又掌握先進技術(shù)的復合型檔案優(yōu)秀人才，盡管學?；ㄙM巨資購買先進的硬件設備，也因為人才缺乏而難以充分發(fā)揮應有的積極作用，進而影響到高校數(shù)字檔案館建設進程。
（三）高校數(shù)字檔案館建設經(jīng)費短缺。專業(yè)的軟硬件設施是新形勢下高校順利開展數(shù)字檔案館建設的重要技術(shù)支持，如果沒有配備先進的計算機軟件以及必要的計算機硬件設備的話，必然會影響到高校數(shù)字檔案館建設的順利開展。然而，在現(xiàn)實中由于各種主客觀因素導致學生不太重視檔案工作，相應的經(jīng)費投入嚴重滯后于數(shù)字檔案館建設資金需求，使得經(jīng)費短缺已經(jīng)成為當前影響我國高校數(shù)字檔案館建設全面推進的重要因素之一。
（四）高校數(shù)字檔案信息不能共享。目前，許多學校都意識到網(wǎng)絡化在學校教學科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應的辦公、教務、學生、后勤、人事、科研、財務等網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。然而各個系統(tǒng)之間卻是孤立存在的，沒有實現(xiàn)互聯(lián)互通，再加上由于沒有統(tǒng)一的數(shù)字化標準，使得各個系統(tǒng)之間的數(shù)字信息轉(zhuǎn)化難以順利實現(xiàn)，直接困擾著高校數(shù)字檔案館建設的健康發(fā)展。
四、高校建立數(shù)字檔案館的可行性分析
關(guān)鍵詞：高校；圖書檔案；數(shù)字化建設
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03
圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發(fā)利用及有效配置圖書檔案資源具有現(xiàn)實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，也是高校檔案系統(tǒng)中的一個要素，同時也是學校數(shù)字信息系統(tǒng)的重要組成部分。如何建設科學合理、實用方便的圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質(zhì)量，是高校圖書檔案適應數(shù)字信息化所面臨的一個重要課題，
一、高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀
1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數(shù)量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數(shù)據(jù)檔案，隨著圖書管理工作的快速發(fā)展，圖書檔案的服務范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質(zhì)圖書、數(shù)字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數(shù)量達數(shù)十萬卷，日趨增長的圖書檔案數(shù)量與存放空間的矛盾日益突出，傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關(guān)信息需求的矛盾逐漸顯現(xiàn)。
2.圖書檔案的利用頻率和數(shù)量日趨增長。隨著高校招生規(guī)模的快速發(fā)展，與圖書有關(guān)的業(yè)務，特別是數(shù)字化圖書資源，其利用率日趨增長，據(jù)高校各年度圖書檔案利用情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，前來咨詢、查詢、調(diào)閱、下載數(shù)字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復制圖書、期刊等數(shù)字化檔案資料的數(shù)量也在快速增長。
3.圖書檔案應用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務于高校的學生和教職工，以及為高校相關(guān)部門的科研服務等，隨著高校教學改革和發(fā)展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學生和教職工服務，也逐漸向其他高校學生提供服務，甚至延伸到相鄰社區(qū)，更多的為社會以及家庭個人服務，如我校的“學習在線”，主要面向社區(qū)的廣大人群提供必要的學習等信息檔案資源。
二、當前圖書檔案管理信息化建設中存在的問題
為了適應形勢的發(fā)展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。
1.傳統(tǒng)的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領(lǐng)導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數(shù)字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉(zhuǎn)變觀念，推動圖書檔案的數(shù)字化建設，滿足信息化發(fā)展的需求。
2.建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎(chǔ)設施欠缺。圖書檔案的數(shù)字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎(chǔ)設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數(shù)字化建設設施因經(jīng)費問題差距較大，軟件資源的開發(fā)和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質(zhì)圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數(shù)字化建設帶來了一定困難；基礎(chǔ)設施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式已經(jīng)不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數(shù)字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發(fā)與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務、為社會服務。
3.圖書檔案開發(fā)利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經(jīng)濟發(fā)展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。
4.圖書檔案的管理干部和專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關(guān)部門，具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應具備檔案專業(yè)技術(shù)知識，以及相應的計算機和網(wǎng)絡管理能力，掌握數(shù)字化信息的存儲、檢索技術(shù)，對圖書檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡資源進行有效地管理。但是，高?，F(xiàn)有的圖書檔案管理干部和專業(yè)技術(shù)人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應，已不能適應新形勢的發(fā)展需要。既懂管理又懂技術(shù)的干部和一專多能的專業(yè)技術(shù)人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數(shù)字化建設和發(fā)展。
三、圖書檔案數(shù)字化建設的原則
高校圖書檔案的數(shù)字化建設對學校的資源建設和發(fā)展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學習和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)。
高校圖書檔案的數(shù)字化建設，應根據(jù)各地區(qū)高?？傮w發(fā)展規(guī)劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。
1.標準規(guī)范原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設必須遵循標準化和規(guī)范化原則，這是實現(xiàn)圖書檔案服務自動化和信息共享網(wǎng)絡化的前提。圖書檔案數(shù)量、種類繁多，在數(shù)字化建設過程中存在著一系列數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)存儲標準和規(guī)范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實施，為圖書檔案的數(shù)字化建設的標準和規(guī)范從技術(shù)和管理層面提供了具體的指導，如：它規(guī)定紙質(zhì)檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數(shù)據(jù)庫模式等，圖書檔案的數(shù)字化標準和規(guī)范應貫穿于圖書檔案數(shù)字化建設管理的全過程，如案卷目錄的標引格式標準、著錄項目標準、目錄與圖像的鏈接技術(shù)以及網(wǎng)絡傳輸、共享模式標準等，從而規(guī)范圖書檔案的數(shù)字化建設，確保圖書檔案數(shù)字化建設目標的實現(xiàn)，全面提升圖書檔案的數(shù)字化管理水平。
2.開放共享原則。高校圖書檔案數(shù)字化的目標之一是使檔案信息資源準確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務、為高校的科研服務；在圖書檔案數(shù)字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠?qū)熒蜕鐣_放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數(shù)字化資源及時上傳到相關(guān)網(wǎng)站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網(wǎng)，實現(xiàn)省校和市校、縣校甚至是鄉(xiāng)鎮(zhèn)成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網(wǎng)站建立方便快捷的查詢、下載系統(tǒng)，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復制圖書檔案信息資源等。
3.安全可靠原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設是一項長期性、持續(xù)性的基礎(chǔ)工作，大量的數(shù)字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數(shù)字化建設和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數(shù)字化建設過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設備設施的安全可靠，如建設符合標準的、規(guī)范的圖書檔案存儲建筑和設施、購置高性能且能滿足需要的服務器以及網(wǎng)絡終端設備、數(shù)據(jù)信息傳輸、存儲設備等；二是相關(guān)軟件的安全可靠，根據(jù)高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發(fā)相應的軟件管理系統(tǒng)；三是數(shù)字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網(wǎng)絡安全環(huán)境、操作人員權(quán)限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數(shù)據(jù)庫之間的鏈接和數(shù)據(jù)交換等安全防范體系，從而建立健全相關(guān)的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數(shù)字化建設安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。
4.成本效益原則。數(shù)字化建設使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數(shù)字化管理和建設的趨勢，而且需要投入相應的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數(shù)字化建設過程中應該堅持成本效益的原則，既要保證數(shù)字化建設成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設成本，統(tǒng)籌規(guī)劃，避免浪費，做到經(jīng)濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優(yōu)先，圖書檔案的數(shù)字化建設最終目的還是為了師生學習、研究的需要，向信息需求者提供服務，體現(xiàn)圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發(fā)揮其社會效益的基礎(chǔ)上，兼顧圖書檔案數(shù)字化建設的經(jīng)濟效益和成本，實現(xiàn)效益最大化。
5.協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數(shù)量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關(guān)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員；數(shù)字化建設需要相應的人力、物力和財力，包括管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的調(diào)配、硬件設備的采購、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、網(wǎng)絡信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關(guān)資源的整合，如圖書檔案管理信息系統(tǒng)與系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)的相互鏈接、轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數(shù)字化建設應統(tǒng)一領(lǐng)導，建立相應的宏觀調(diào)控機制和管理協(xié)調(diào)機制，各職能部門和相關(guān)人員做到分工協(xié)作、相互配合、協(xié)調(diào)一致，積極參與數(shù)字化建設，全面提升圖書檔案數(shù)字化管理水平。
四、圖書檔案數(shù)字化建設的探索
數(shù)字化和信息化是當今社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的圖書檔案管理已難以適應圖書管理工作，數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設和應用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數(shù)字化建設工作。
1.加強制度建設，規(guī)范檔案管理。制定相應的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調(diào)閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責、考核監(jiān)督管理辦法、檔案管理量化考核指標等；規(guī)范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質(zhì)檔案的歸檔；與此同時，檔案的數(shù)字化信息的導入、網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)、歸檔同步進行，以提高工作效率，規(guī)范檔案管理。
2.明確數(shù)字化建設目標，統(tǒng)籌安排數(shù)字化檔案進程。高校圖書檔案數(shù)字化建設的目的是通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發(fā)揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數(shù)字化建設進行投入產(chǎn)出效益分析，分輕重緩急、統(tǒng)籌安排。首先，對經(jīng)過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數(shù)字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數(shù)字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數(shù)字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數(shù)字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數(shù)字化工作，加快實現(xiàn)數(shù)字化建設目標。
3.樹立服務意識、轉(zhuǎn)變服務理念，發(fā)揮圖書檔案的使用價值。傳統(tǒng)的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態(tài)，咨詢、利用率不高，實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應適應數(shù)字化管理的需要，改變服務意識和觀念，從被動服務變?yōu)橹鲃臃?；根?jù)不同用戶的特點，開發(fā)用戶需求導向的數(shù)字信息資源，通過計算機網(wǎng)絡將圖書檔案資源信息以及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學化管理，整合不同類型、不同載體的數(shù)字化資源，為實現(xiàn)圖書的優(yōu)化配置提供信息依據(jù)，提高圖書檔案利用率和使用價值。
4.建立風險安全控制機制。圖書檔案的數(shù)字化建設需要持續(xù)的資金投入、相關(guān)人員的調(diào)配以及網(wǎng)絡數(shù)字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產(chǎn)生一定的風險，如：組織管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員的變動導致軟件系統(tǒng)開發(fā)的中斷；資金預算不足或超支導致相關(guān)硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換過程中的泄密風險；圖書檔案數(shù)字化資源在查詢下載、網(wǎng)絡共享和在線傳播等可能產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風險等。因此，必須分別建立安全風險控制機制，如協(xié)調(diào)財務、政府采購、技術(shù)保障等部門共同論證項目資金預算，保障數(shù)字化建設的持續(xù)性運行；通過確定相關(guān)協(xié)議、合同、購買版權(quán)資源等，控制知識產(chǎn)權(quán)風險。為了保障圖書檔案資源網(wǎng)絡信息安全，必須采取相應的安全管理控制措施，如權(quán)限管理，對管理人員和訪問用戶，根據(jù)不同級別賦予相應的管理權(quán)限和訪問權(quán)限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風險，此外，結(jié)合身份證識別技術(shù)和信息加密技術(shù)等網(wǎng)絡安全技術(shù)，實現(xiàn)對網(wǎng)絡安全風險的控制。
五、結(jié)語
在信息社會條件下，圖書檔案已經(jīng)步入信息網(wǎng)絡化、存儲數(shù)字化和服務自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數(shù)字化建設過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發(fā)進行數(shù)字化建設，忽略了圖書檔案為社會服務的功能以及數(shù)字化的網(wǎng)絡共享、開放便捷等特征以及網(wǎng)絡風險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應根據(jù)圖書的總體規(guī)劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統(tǒng)籌兼顧，快捷高效地實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化建設目標。
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二十一世紀是信息社會，任何一個領(lǐng)域都離不開信息。信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展已經(jīng)是世界可以發(fā)展的最前沿。近幾年大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)等信息產(chǎn)業(yè)的不斷興起，使信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展進入了一個新的時代。圖書館和檔案館的發(fā)展更離不開信息產(chǎn)業(yè)支持，將信息產(chǎn)業(yè)引入到圖書館和檔案館的建設中，是最近幾年的一個新的課題，本文探討了數(shù)字化建設在高校館藏圖書檔案的原則分析，期望此文可以使信息技術(shù)能夠引入高校館藏圖書館的建設當中，為我國的圖書館和檔案館的發(fā)展提供一些新的發(fā)展思路。
1圖書館建設數(shù)字化的基本原則
當今知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，便捷、高效是人們對于信息的要求，當然圖書館和檔案館的信息查詢更是要便捷，高效，方便讀者查詢。在大數(shù)據(jù)時代，將圖書館的資料電子化是信息化社會的發(fā)展趨勢，電子化的資源人們可以快速的利用。但是在數(shù)字化的過程中對于數(shù)據(jù)我們要堅持以下原則：
1.1效益的原則
將所有的圖書和檔案運用信息化的技術(shù)保存起來就是要將這些資料掃描后保存在電腦當中，利用電腦的系統(tǒng)將這些資料歸檔后方便查閱，這樣會使信息從收藏、整理、存儲、查閱等各個方面都更加的便捷。但是在數(shù)字化系統(tǒng)的建設當中，效益是放在第一位的，利用最少的資金建設最為完善、合理資料庫，將有限的資金合理運用，確?？梢栽谟邢薜馁Y金支持下建成一個合理的數(shù)字圖書館，讓老師和同學都能夠使用。
1.2 一致性原則
我國有眾多的高效，將這些高校的圖書館資源數(shù)字化是一項龐大的工程，它涉及到所有學科、所有門類，要將這些資源眾多，形式多樣，內(nèi)容龐雜的數(shù)據(jù)整合在一起是一項非常復雜的工程，這些資源涉及到了所有學科、所有門類的技術(shù)人員及與其相關(guān)的管理人員，若要實現(xiàn)所有這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化，則所有的這些人員必須統(tǒng)一起來，聯(lián)合起來，根據(jù)相關(guān)的標準，所有人聯(lián)合起來進行數(shù)字化建設。從上層的國家圖書館、國家檔案館、到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村上的圖書室、檔案室，徹底將這些所有的資源全部共享起來，并且所有的共享資源要與高校圖書館的數(shù)據(jù)保持一致。因此圖書館的數(shù)字化建設當中必須建立起統(tǒng)一的領(lǐng)導機構(gòu)進行協(xié)調(diào)，領(lǐng)導機構(gòu)制定出合理的規(guī)劃和具體的建設步驟，由該領(lǐng)導機構(gòu)進行規(guī)范化建設。
1.3 安全性原則
數(shù)字化圖書館的建設是一項復雜的，持久的，基礎(chǔ)性建設工程，而且是最近幾年新興的一項系統(tǒng)工程，它并沒有以前的建設經(jīng)驗可以應該，在建設時只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能將數(shù)字圖書館建設好。但是在建設時，由于建設人員的不小心，就很有可能造成大量的數(shù)據(jù)丟失、甚至泄密，這將對于?底只?圖書館的建設造成毀滅性的打擊，損失是沒有辦法估算的。因此在建設數(shù)字化圖書館時，安全性是第一位的。在建設的過程當中，（1）要考慮資料的保密，確保任何資料不能外泄。（2）需要考慮數(shù)字化圖書檔案的安全，這就包括了計算機軟硬件系統(tǒng)的安全，其中計算機硬件系統(tǒng)的安全包括計算機存儲設備，服務器，網(wǎng)絡系統(tǒng)終端，移動終端等安全，軟件系統(tǒng)安全則包括服務軟件，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全，在整個檔案數(shù)字化管理后，要注意所有檔案的安全。
2高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設思路
當今社會是信息時代，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案保存，借還已經(jīng)無法滿足當前社會對于檔案的管理要求，圖書館、檔案館的數(shù)字化建設是當今社會信息化建設的必然發(fā)展形態(tài)，利用數(shù)字化的管理檔案即實現(xiàn)了檔案的管理的效率的提升，也實現(xiàn)了管理的責任更加明確，因此，檔案館和圖書館作為一個服務單位，為使這些單位能夠更加發(fā)揮出自身的服務作用，建設數(shù)字化的檔案館和圖書館就非常有必要，在建設時我們要從多個角度進行考慮。
（1）建立健全相關(guān)的高校圖書館檔案館的風險控制制度。在建設時首先需要大量的資金作為保障，在數(shù)字化圖書館的建設過程中，國家政策、資金的調(diào)整、人員的調(diào)整等各類因素當中都會出現(xiàn)相應的風險，這些風險主要包括： 計算機軟硬件開發(fā)人員的變化可能造成軟件項目突然中止。 上級撥付的資金不到位，或者由于資金問題造成了設備保障不到位，在一些專業(yè)設備的購置上造成了一定延遲。 圖書館內(nèi)部一些機密級資料泄露，這就造成了不可估量的損失。 在將資料進行數(shù)字化建設的過程當中，因為一些特殊原因造成的知識產(chǎn)權(quán)的糾紛等問題。基于以上原因，我們必須建立相應的風險控制制度，確保資源的安全。
（2）加快轉(zhuǎn)變圖書館服務讀者的理念上的轉(zhuǎn)變，增強工作人員的責任意識，確保圖書館資源的利用率發(fā)揮到最大。在數(shù)字化圖書館和檔案館建成以后，學校內(nèi)任何一名師生，都可以通過任何一個無限終端輕松的訪問到圖書館的數(shù)字化資源，迅速、方便將是數(shù)字化圖書館今后的一個最為重要的特征。因此轉(zhuǎn)變圖書館的服務理念，在數(shù)字館建成以后，管理人員應根據(jù)讀者需求，切實滿足讀者的需求，根據(jù)需求定制服務，這樣數(shù)字圖書館的服務功能才能徹底的發(fā)揮。
（3）合理的對于圖書館的檔案的數(shù)字化建設進行規(guī)劃，全面推動學校數(shù)字化圖書館和檔案館的建設，數(shù)字化館的建設可以徹底發(fā)揮出對于學校師生的服務功能，且真正的讓學校的師生體驗到數(shù)字館的好處。圖書館還必須要根據(jù)圖書館的數(shù)字化建設需求對圖書館的未來的發(fā)展合理的部署。 對于瀕危的，具有很強收藏價值的圖書進行數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作 對于永久性檔案及處于長期保存的秘密檔案進行數(shù)字化。 使用頻率較高的檔案和書籍加緊進行數(shù)字化。 對于一些有特色的資料要加快數(shù)字化。
關(guān)鍵詞：云計算 高校 數(shù)字化 檔案管理 實現(xiàn)和應用模式
1.高校數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中面臨的主要問題
高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實踐面臨的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構(gòu)的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數(shù)據(jù)的存儲帶來了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎(chǔ)設施建設的負擔，還使對海量數(shù)據(jù)信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構(gòu)的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化檔案的存儲和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權(quán)保護等問題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權(quán)限設定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價值的發(fā)揮與利用。
2.云計算在高校數(shù)字化檔案管理中應用的優(yōu)勢
云計算在高校數(shù)字化檔案管理和應用中有以下優(yōu)勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平?；谠朴嬎銟?gòu)建的數(shù)字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務訪問向云端遷移，實現(xiàn)一站式服務，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數(shù)字檔案館職能不斷改變，實現(xiàn)以用戶為中心的服務模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務器組成的數(shù)據(jù)存儲中心，由數(shù)據(jù)中心對數(shù)字化檔案資源進行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。
3.基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式
云計算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式。
3.1基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架
云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點就是實現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統(tǒng)的服務進行整合，提供開放的API接口，實現(xiàn)統(tǒng)一的認證服務[2]。從邏輯結(jié)構(gòu)上看，把云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎(chǔ)設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。
3.2基于云計算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制
針對高校數(shù)字化檔案的業(yè)務特點，云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制可以采用“云+端”的形式?？擅枋鋈缦拢骸霸啤倍擞煞植嫉木W(wǎng)絡、計算、存儲等基礎(chǔ)設施構(gòu)成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡接入“云”，經(jīng)驗證授權(quán)后，即可使用云中的檔案資源。
3.3基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲機制
大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術(shù)轉(zhuǎn)化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務訪問功能。在高校數(shù)字化檔案館的應用中，采用典型的網(wǎng)絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現(xiàn)[3]。
4.結(jié)束語
高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，論文的研究對于高校數(shù)字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。
參考文獻：
[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下
Abstract: This article introduces the development of digitized archives in the country, realizes its significance in the western high college. It proves that digitized archives can supply a range of services, which are 24 hours, cross-regional, boundless, automatic and digital. It definitely realizes the feasibility of its use in the western high college. The article introduces the goal, content and technique in digitized archives.
關(guān)鍵詞： 數(shù)字化；檔案館；研究開發(fā)
Key words: digitization；archives；research & development
中圖分類號：G47 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）01-0291-01
0引言
進入21世紀，高校檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式過渡到數(shù)字化管理已呈必然趨勢。要建立數(shù)字化檔案館,就要從檔案館結(jié)構(gòu)、館藏、現(xiàn)行文件數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫、檔案編目檢索統(tǒng)計利用、檔案信息與實時采集等方面著手進行建設。因此，研究與開發(fā)數(shù)字化檔案館管理系統(tǒng)就成為推進高校檔案館向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變的重要一環(huán)?，F(xiàn)階段人類正處在一個前所未有的數(shù)字化時代，數(shù)字符號越來越成為人類信息傳播與交流通用符號，數(shù)字化風潮正席卷全球。知識經(jīng)濟呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論是從社會發(fā)展的目標需要、科技發(fā)展的實現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大的社會效益和經(jīng)濟效益，我們既應該認識到建設數(shù)字化檔案館是一項高投入、高回報、高收益的高科技工程，同時更應認識到建設數(shù)字化檔案館也是一項功在當代、利在千秋的偉大事業(yè)，是時代使然，大勢所趨，勢在必行。
1數(shù)字化檔案館研究開發(fā)的目標與內(nèi)容
數(shù)字化檔案館研究開發(fā)的目標是一個通過計算機互聯(lián)網(wǎng)絡有序處理和集成管理在結(jié)構(gòu)各異的多種信息平臺上產(chǎn)生的、多樣化的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數(shù)字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現(xiàn)上述信息資源跨庫共享的超大規(guī)模、分布式和可擴展的數(shù)字信息系統(tǒng)。
主要研究內(nèi)容如下：
1.1 數(shù)字檔案館應具有傳統(tǒng)檔案輔助管理功能。數(shù)字檔案館是從傳統(tǒng)檔案館發(fā)展而來，因此，數(shù)字檔案館必須具有輔助管理傳統(tǒng)檔案的功能，而且這些管理功能在數(shù)字檔案館中應得到極大的優(yōu)化，使管理更為科學、有效。
1.2 集成管理分布式存儲的、具有多樣性和異構(gòu)性的電子文件。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。對數(shù)字檔案館而言，集成可以分為三個層面，即系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成和服務集成。“系統(tǒng)集成”指的是形成、運行、管理、儲存和輸出電子文件的系統(tǒng)平臺相互之間的集成；“數(shù)據(jù)集成”指的是多樣性的電子文件（包括源數(shù)據(jù)）以及其他信息資源在內(nèi)的集成。
1.3 通過集成管理和建立電子文件實時捕獲和共享機制，消除信息孤島現(xiàn)象，根據(jù)特定權(quán)限和保密規(guī)定有效實現(xiàn)為整個社會提供現(xiàn)行文件服務以及檔案信息資源的共享，并能夠為不同類型的用戶群體提供有效的檔案信息資源服務。
2數(shù)字化檔案館的研究方法
數(shù)字化檔案館是立足高校檔案的數(shù)字化建設，應用最新的數(shù)字檔案管理理念。但在信息技術(shù)的掌握和應用等兩方面都存在著不少待解決的關(guān)鍵問題，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：
2.1 復雜的信息環(huán)境這種信息環(huán)境的復雜性集中體現(xiàn)在電子文件系統(tǒng)的分布式和異構(gòu)性。需要調(diào)研和周密的分析，工作量很大。
2.2 多樣化的管理對象數(shù)字檔案館不僅僅是館藏得到數(shù)字化以及管理工作實現(xiàn)了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質(zhì)上是一個通過計算機互聯(lián)網(wǎng)絡有序處理和集成管理在結(jié)構(gòu)各異的多種信息平臺上產(chǎn)生的、多樣化的電子文件、檔案以及其他信息。
針對需要解決的關(guān)鍵問題，擬采取的研究方法是基于現(xiàn)有成熟技術(shù)，借鑒以往項目開發(fā)經(jīng)驗，總結(jié)、優(yōu)化并升華開發(fā)體系。靈活運用項目管理知識，裁減合適的質(zhì)量管理方針。技術(shù)路線和實驗方案如下：第一，采用B/S的開發(fā)模式。加強對網(wǎng)上檔案的身份認證服務、科技論案查詢服務、高校人事查詢服務、實例的開發(fā)。第二，通過項目管理和質(zhì)量管理來控制體系的系統(tǒng)開發(fā)。綜合使用UML建模技術(shù)、XML技術(shù)、PDF等等技術(shù)。
基本的設計流程框架如圖1所示。
3存在的技術(shù)難點和擬采用的解決途徑
3.1 技術(shù)難點
3.1.1 由于檔案信息本身具有其特殊性，需要正確處理好檔案開放與保密關(guān)系，在不違反《檔案法》、《保密法》及《著作權(quán)法》有關(guān)規(guī)定的前提下，保證有關(guān)檔案信息能及時上網(wǎng),供網(wǎng)上用戶查詢將是一項艱巨的任務。
3.1.2 由于檔案管理人員本身對項目開發(fā)不是很了解，所以他們在需求分析階段對信息的描述可能有所出入。
3.2 擬采用的解決途徑
3.2.1 學習了解《檔案法》、《保密法》及《著作權(quán)法》有關(guān)規(guī)定。
1.1基礎(chǔ)設施
基礎(chǔ)設施是信息化建設的前提，信息化必備設備館均擁有量最多的是計算機和打印機，人均分別達1.24臺和0.7臺，數(shù)量基本能滿足需求，但質(zhì)量還有一定差距（如貴州大學檔案館雖有35臺電腦，但有15臺是幾乎不能用的淘汰機）。另外，其他設備如掃描儀、傳真機、復印機等，部分檔案室至今仍沒有。相比之下，重慶、四川館均擁有量略高于貴州、云南，但總的來看，部分檔案館（特別是檔案室）基礎(chǔ)設施仍較落后，離檔案信息化要求還有一定的距離。表1為四省/市信息化主要設備配置情況統(tǒng)計表。
1.2人才隊伍
人才是信息化建設的關(guān)鍵。就調(diào)查來看（結(jié)果見表2），一是人員嚴重缺編。館均5.89人（最多18人），最低估計，35個館（室）僅綜合檔案館藏量平均在3萬卷左右，最低應配8人，加上人事檔案應配10人左右（按綜合檔案1萬卷以內(nèi)配3～4人，每增加5000卷增加1人，人事檔案千卷1人計），但目前僅1～3人的有14個館（個別館是處級館），達10人以上的僅8個。如貴州大學檔案館有綜合檔案約6萬卷、人事檔案4000余卷，應配18人，再加校史館4人，最少應配22人，但實際僅15人。二是人員隊伍學歷、職稱結(jié)構(gòu)基本合理。碩士（含有學位無學歷人員）、本科、大專及以下人員比例，高、中、初級職稱比例均呈兩頭小、中間大（即本科學歷、中級職稱人員居多），基本合理，但正高職稱人員極少，部分還是教授或圖書系列的研究館員（如貴州12個館室59人中僅2人，且1人是圖書系列），這極不利于高校檔案館研究工作的開展。三是人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不夠合理，所需人才缺乏。其他學科專業(yè)人員館（室）均達4.5人，但檔案專業(yè)人員館均不足1人，計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)人才嚴重匱乏（館均0.43人）。在信息技術(shù)日新月異的今天，建設數(shù)字檔案館已是大勢所趨，但部分館（室）至今仍沒有現(xiàn)代信息技術(shù)人才；再加之部分現(xiàn)有人員的信息技術(shù)應用能力較弱，對計算機等現(xiàn)代化設備的功能使用較單一，不能物盡其用。這必將嚴重影響其檔案數(shù)字化，阻礙信息化進程。
1.3檔案信息資源
數(shù)字化資源是信息化建設的核心。35個調(diào)查館（室）中有23個館已開始數(shù)字化工作，19個館建立了案卷級目錄庫，18個館建立了文件級目錄庫，還有部分館建立了全文、多媒體及其他專題庫。而開展數(shù)字化工作較好的是四川省，調(diào)查館已全部開展數(shù)字化工作；較差的是貴州省，僅3個館開展?？梢?，貴州省與全國甚至西南其他省/市高校相比，均存在較大差距。表3為檔案信息化建設及利用情況統(tǒng)計表。
1.4檔案管理系統(tǒng)
系統(tǒng)是共享的支撐條件，使用檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡版的有23個館（占65.71％，其中13個館用的南大之星，其余為其他系統(tǒng)或自行開發(fā)的），5個館是單機版。許多館雖然購置了管理系統(tǒng)，但其軟件應用水平和利用效率均不高，很多功能還未利用，提供互聯(lián)網(wǎng)查詢目錄級數(shù)據(jù)庫的僅占25.71％，絕大多數(shù)局限于本校、本館（室）內(nèi)查詢，利用十分有限。另外，由于部分館自行開發(fā)的管理系統(tǒng)沒有更多地考慮與其他系統(tǒng)的兼容性以及以后的升級等，因此，存在管理系統(tǒng)使用少、不統(tǒng)一、效率低、發(fā)揮作用有限等問題。
1.5檔案網(wǎng)站
網(wǎng)站是共享的前提條件，目前仍存在一些問題：一是有網(wǎng)站的單位少，35個館中僅17個建立了自己獨立的網(wǎng)站，最少的是貴州（僅3個）。二是網(wǎng)站質(zhì)量普遍不高。許多網(wǎng)站主頁設計大都結(jié)構(gòu)呆板、單一，趨于雷同；網(wǎng)站欄目較為簡單，欄目數(shù)量少、覆蓋面小，欄目內(nèi)容較少、更新慢、名稱缺乏趣味性與親和力，等等。這既不利于同行之間的溝通交流，使其更好地吸收借鑒別人先進的經(jīng)驗發(fā)展自己，同時也會阻礙本館（室）檔案信息化進程和資源共享。
1.6安保措施
安全保障措施是數(shù)據(jù)安全的保障，已開展數(shù)字化工作的檔案館大多采取多種安全保障措施，常用的有權(quán)限控制、密鑰管理、防火墻以及數(shù)據(jù)備份。但仍有少數(shù)館（室）防范不力，安全措施不力，備份方式單一（多采用本機或光盤備份，極少數(shù)采用異質(zhì)、異地或?qū)崟r在線方式），檔案數(shù)據(jù)資源存在一定的安全隱患。
2檔案信息化發(fā)展建議
（1）加大投入，完善基礎(chǔ)設施。基礎(chǔ)設施制約著檔案信息化建設的發(fā)展水平。只有加大基礎(chǔ)設施的投入力度，配置高效、完善的設施設備，才能加快檔案信息化進程。為此，建議各高校加大投入，把檔案信息化建設納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，有計劃地購置檔案信息化所需設施設備并定期更新，以保持良好的運行狀態(tài)，較好地滿足時展對檔案信息化的需求，確保檔案信息化與學校信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。（2）重視隊伍建設，提高人員素質(zhì)。檔案信息化具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性、機密性，要求檔案工作者不僅應具備良好的職業(yè)道德，強烈的事業(yè)心和責任感，一定的檔案、法律、知識產(chǎn)權(quán)保護等知識，還需具備信息技術(shù)應用、系統(tǒng)維護以及數(shù)字化加工與管理等方面能力。這就要求：一是有關(guān)領(lǐng)導應重視隊伍建設，建立科學的引才育才機制，引進和培養(yǎng)信息化所需的各類人才；采取多種措施開展繼續(xù)教育，提高人員的業(yè)務水平和現(xiàn)代信息技術(shù)應用能力。二是檔案工作者應自覺更新自己的知識結(jié)構(gòu)，積極主動學習相關(guān)知識，提高自己的業(yè)務能力，特別是計算機、網(wǎng)絡技術(shù)等應用能力，努力使自己成為一專多能的高素質(zhì)復合型人才。此外，隨著科技的發(fā)展、檔案載體的日趨豐富，還要求檔案工作者要勤于思考、敢于創(chuàng)新，推動檔案工作在創(chuàng)新中的發(fā)展?？傊?，應努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案隊伍，以較好地適應時展對檔案工作的新要求。（3）重視資源建設，加快數(shù)字化步伐。只有將檔案數(shù)字化，建設完整的數(shù)字檔案庫，才能更好地保存、存續(xù)、傳播、利用檔案，體現(xiàn)檔案的價值。為此，建議各高校根據(jù)國家檔案局《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，真正重視檔案信息化建設工作，努力做到應收盡收、應歸則歸，按照存量檔案分步數(shù)字化、增量電子化的原則，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。同時，在檔案管理系統(tǒng)購置（或開發(fā)）時，還應考慮與本單位其他管理系統(tǒng)的銜接，以達到自動接收采集學校各部門業(yè)務系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，以盡快建成數(shù)字檔案館。（4）重視網(wǎng)站建設，發(fā)揮窗口作用。網(wǎng)站既是資源共享的前提，又是宣傳、展示自己的窗口，以及同行之間溝通、交流的平臺。因此，建議充分應用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立、健全檔案網(wǎng)站，著重反映網(wǎng)站特色，揭示自身工作亮點、創(chuàng)新點，并及時更新內(nèi)容，充分發(fā)揮網(wǎng)站的宣傳、教育等功能，實現(xiàn)全校、全省乃至全國范圍內(nèi)全文信息查詢，不斷提高檔案檢索、利用效率和質(zhì)量，更好地起到宣傳檔案工作、開展檔案信息服務、發(fā)揮檔案價值的重要窗口作用。（5）加快平臺建設，促進資源共享。檔案信息化建設的最終目的是實現(xiàn)資源共享。檔案信息服務建設“十二五”規(guī)劃中明確指出，“未來五年的主要任務之一是實施公共檔案信息資源共享服務工程，打造‘一站式’檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務”。2014年國家檔案局又在“關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見”中明確提出，“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源共享”，可見，建立檔案信息資源共享平臺已是大勢所趨。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各高校已陸續(xù)使用檔案管理系統(tǒng)，但由于多數(shù)只關(guān)注于本部門需求，缺乏在區(qū)域或行業(yè)層面的統(tǒng)一標準，導致使用系統(tǒng)不統(tǒng)一，存在信息孤立，給區(qū)域或行業(yè)內(nèi)各部門檔案信息的協(xié)同訪問，跨區(qū)域、跨系統(tǒng)信息訪問和信息處理帶來困難。為提高服務能力，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)或行業(yè)內(nèi)各部門能及時、有效、準確地獲取各高校的檔案信息，建立靈活、高效、安全、穩(wěn)定的區(qū)域性或行業(yè)內(nèi)檔案信息資源共享平臺，勢在必行。為此，部分省市綜合檔案館已率先建立起自己的共享平臺，如：青島市建成啟用了基于互聯(lián)網(wǎng)、金宏網(wǎng)的青島數(shù)字檔案館；煙臺市在市直機關(guān)推廣使用政務網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；萊蕪市建設完成了全市數(shù)字檔案在線管理系統(tǒng)［3］，等等。但高校仍多為封閉式管理，檔案部門之間缺乏橫向聯(lián)系、信息交流共享等，至今仍沒有建立行業(yè)內(nèi)或區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享平臺。為此，建議各高校應以管理手段的創(chuàng)新和升級為目的，打破高校檔案信息“孤島”和“各自為政”的局面，運用現(xiàn)代信息技術(shù)和傳媒手段，并按照國家標準建立高校信息資源共享中心，實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。如可將名人檔案、有合作關(guān)系高校相關(guān)檔案，因拆分、合并等歷史原因存放在其他高校的檔案，規(guī)章制度、編研成果等在一定范圍內(nèi)共享；同處大學城的學校，因地理位置較近，工作同質(zhì)化程度較高，可通過建立資源共享中心，對有關(guān)檔案進行信息整合，實現(xiàn)檔案整理、保管、利用、數(shù)字化處理等業(yè)務的共享，提升檔案管理層次和服務質(zhì)量，使檔案的潛在價值得以充分發(fā)揮，較好地適應大數(shù)據(jù)時代對檔案信息的需要（因為大數(shù)據(jù)的一個重要理念就是數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性產(chǎn)生價值。檔案作為一種數(shù)據(jù)信息，如果處于分散狀態(tài)，其潛在價值就無法發(fā)揮［4］）。同時，還應加大檔案開放鑒定力度，定期開展檔案鑒定和開放鑒定工作，把應開放的檔案盡可能開放；建立健全檔案信息公開保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查［5］，以確保公開的檔案信息不涉及學校秘密和個人隱私。（6）強化安保措施，確保資源安全。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案工作的重中之重。
[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案；服務需求；服務水平
隨著我國政治體制改革和經(jīng)濟體制改革的推進，出現(xiàn)了新的工作領(lǐng)域和工作方式，人們對檔案信息的需求發(fā)生了變化。開放、自由的信息化社會需要開放、便捷的檔案信息服務，這就對數(shù)字檔案的服務工作提出了更高的要求。檔案工作來源于社會需求，服務于社會需求。如何做好數(shù)字檔案服務工作，更好地服務于社會，已成為檔案工作人員當前需要思考的重要問題。
一、數(shù)字檔案服務工作存在的問題
數(shù)字檔案館要求檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作到應用現(xiàn)代新技術(shù)的轉(zhuǎn)變，服務方式要求由以本館（室）為基礎(chǔ)的有限被動服務轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡資源為主的無限主動服務；由以傳統(tǒng)的靜態(tài)、間接服務轉(zhuǎn)向以提供參考咨詢和開展編研工作等多種服務方式為主的動態(tài)、直接、快捷的高層次服務。但是目前數(shù)字檔案服務工作還存在諸多問題：
（一）檔案利用主體需求的提高與數(shù)字檔案服務內(nèi)容貧乏之間的矛盾
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會發(fā)展日益多元化與個性化，檔案利用主體日益龐大起來。從之前的黨政機關(guān)及其工作人員，逐步擴展到教育與科研工作者、各類經(jīng)營者和普通居民。信息化社會環(huán)境下，公眾對信息需求的加大，對自由、平等的利用檔案信息的要求的迫切。人與人之間信息交流也更為頻繁，對政治、經(jīng)濟和文化信息的了解、知情的渴望也更強烈，公眾對信息需求面越來越廣，需求點越來越深。在網(wǎng)絡迅猛發(fā)展的時代，人們開始享受高科技帶來的便利，效率、便捷、公眾滿意度成為衡量服務行業(yè)成功與否的重要指標。數(shù)字檔案館是為社會公眾提供普遍信息憑證與傳遞的服務的中介，人們希望在此能夠很方便地獲取自己所需的信息。
檔案服務工作日益成為社會公共服務事業(yè)，然而數(shù)字檔案服務還處于初步發(fā)展階段，暫時不能滿足廣大利用者多角度、多層次的需要。目前數(shù)字檔案服務工作顯然是不盡人意。無論在內(nèi)容上，還是形式上都存在著單一、落后的問題，缺乏對檔案信息深度加工的高品質(zhì)產(chǎn)品，難以滿足大眾的需求。一些檔案的目錄雖然已經(jīng)上網(wǎng)，但大多數(shù)只有條目，沒有任何的說明文字和圖片，更沒有全文，這樣只能起到提供線索的作用，不能滿足利用者即點即利用的需要。而且數(shù)字檔案的服務內(nèi)容還沒有形成體系，很多利用者根本看不到自己所需要的材料，有些能找到相關(guān)內(nèi)容的，但沒有相關(guān)的專題，這樣讓廣大的利用者需要花更多的時間來查找自己想要的材料，帶來諸多不便，降低了查檔效率。另外，數(shù)字檔案服工作仍處于“以我為主”的局面，建立的絕大多數(shù)檔案網(wǎng)站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。利用者在網(wǎng)上接觸到的一般是有關(guān)檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關(guān)情形的介紹，很少有與利用者互動的情況。數(shù)字檔案服務工作中很少有反饋制度，檔案部門不關(guān)心具體的利用效果，不存在與外界的溝通。筆者點擊了一些經(jīng)濟較發(fā)達城市的檔案信息網(wǎng)，有的沒有設置互動的欄目，有的設了在“與我聯(lián)系”、“給我留言”等這些網(wǎng)頁，但是利用者發(fā)表的意見、看法很少，這種狀況沒有很好地體現(xiàn)數(shù)字檔案服務工作的功能，沒有充分體現(xiàn)數(shù)字檔案服務工作的優(yōu)勢。在服務制度上，不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時，也影響了數(shù)字檔案的服務效果。
（二）檔案信息服務難度的增加與檔案服務技術(shù)力量薄弱之間的矛盾
傳統(tǒng)的檔案信息服務只是手工翻閱檢索工具和查閱案卷的簡單手工過程。而數(shù)字檔案服務是基于局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)管理的工作，數(shù)字檔案管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進行的。檔案中文件檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這要求工作人員要會對檔案信息數(shù)據(jù)庫及檔案網(wǎng)頁的建設、維護與更新，要會完成檔案數(shù)據(jù)庫與檔案信息查詢管理工作，檔案信息的網(wǎng)上傳輸、下載、原文檢索、查閱等工作。數(shù)字檔案服務工作人員在網(wǎng)絡信息技術(shù)方面受到了挑戰(zhàn)。工作人員不僅要精通檔案業(yè)務，而且必須掌握數(shù)字檔案管理的相關(guān)知識，這樣才能做好數(shù)字檔案的服務工作，發(fā)揮數(shù)字檔案的信息化功能。調(diào)研顯示，目前檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)遠遠不能適應數(shù)字檔案館建設的需要。盡管他（她）們或多或少地經(jīng)過了數(shù)字化方面的培訓，檔案數(shù)字化意識已大大加強，但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓練，在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面十分欠缺。目前檔案工作人員中“技術(shù)型”和“中間性”人才嚴重不足。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前檔案工作隊伍中具有信息技術(shù)專業(yè)背景（大、中專以上學歷）人員的比例還不到5%，數(shù)字檔案館建設需要一支既懂得數(shù)字化技術(shù)又懂得檔案專業(yè)知識的“中間性”隊伍。然而，用浙江省檔案局副局長韓李敏的話說：“在檔案信息化建設中，最缺的就是那種處于檔案專業(yè)和計算機專業(yè)中間地帶，精通計算機同時又非常了解檔案專業(yè)的‘溝通人’，這種人在檔案部門非常難得，也非常需要”。如筆者打開某一檔案部門網(wǎng)站的“聲像檔案”后，發(fā)現(xiàn)僅有幾張圖片，沒有任何聲音，與人們期待的在線音頻、在線視頻相差甚遠，也與建設一個與“e”時代相稱的高效的數(shù)字檔案服務差距甚大。
（三）數(shù)字檔案服務工作開展與資金缺乏之間的矛盾
要做好數(shù)字檔案服務工作，必須配備一定的設備。如：計算機、服務器、安全操作系統(tǒng)、安全硬件平臺、安全數(shù)據(jù)庫、PKI/CA 、PMI、VPN等。要購買這些設備需要有一定的資金支持。目前有些經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)，基本沒有開展數(shù)字檔案服務工作，這些地區(qū)不可能象青島市、深圳、紹興市等檔案館那樣把數(shù)字檔案服務工作搞得有聲有色，資金缺乏成了這些檔案部門實現(xiàn)數(shù)字檔案服務工作的瓶頸。還有些部門實現(xiàn)了數(shù)字檔案館，由于相應的配套硬件和技術(shù)人員，檔案數(shù)字服務工作跟不上。目前我國的檔案數(shù)字服務工作由于經(jīng)濟的差異，各地區(qū)發(fā)展很不均衡，有些開展得很好，有些沒有開展，有些開展了但比較粗糙，技術(shù)水平發(fā)展不夠等問題。
要做好數(shù)字檔案服務工作，還必須有計算機能力較強的工作人員。目前檔案部門自身由于受經(jīng)費或管理體制的影響，也很少能給檔案工作人員有激勵的政策。在市場經(jīng)濟的沖擊下，人們的思想觀念和價值取向發(fā)生了變化，對職業(yè)的選擇更多地趨向于對物質(zhì)利益的追求。面對經(jīng)濟待遇或發(fā)展前景更好的外資企業(yè)、實權(quán)機關(guān)、高等院校等的競爭，“清水衙門”的檔案部門對高素質(zhì)技術(shù)人才缺乏吸引力。計算機專業(yè)的畢業(yè)生很少將檔案部門作為就業(yè)的首選單位。雖然各高校檔案專業(yè)近年來針對檔案數(shù)字化建設的需要培養(yǎng)出了一大批管理與技術(shù)人才，然而，即使是這些“定制”的檔案數(shù)字化人才，畢業(yè)后選擇檔案職業(yè)的也并不多。據(jù)調(diào)查，中國人民大學檔案學院、四川大學檔案學院等畢業(yè)的大學生，畢業(yè)后真正從事檔案工作的人很少。即使不得已暫時選擇了檔案部門工作，也往往是“人在曹營心在漢”，一有機會就會另謀高就，導致在檔案數(shù)字化建設過程中真正能夠起到“主導”、“溝通”作用的雙料人才少之又少。
二、提升數(shù)字檔案服務工作水平的對策
鑒于當前數(shù)字檔案服務水平存在的問題，筆者認為應從以下三方面入手，提高其服務水平。
（一）加大宣傳力度，增加經(jīng)費的投入，增加技術(shù)資源
由于政府或?qū)W校絕大多數(shù)人認識不到檔案的價值，認為檔案是可有可無的東西，是一堆“故紙”，檔案的價值被忽略，不受重視，檔案被利用的深度和廣度不夠。這樣的結(jié)果使檔案事業(yè)被社會冷落，處于邊緣化的地帶。一般地方政府和學校不太重視公共產(chǎn)品（包括檔案館）領(lǐng)域的建設，當各種利益沖突時檔案館又成為了犧牲品。在經(jīng)費問題上也不象給其它部門那么大方。檔案部門（特別是縣級市檔案部門）要加大宣傳，增強廣大民眾的檔案意識。利用圖書、刊物、網(wǎng)絡等宣傳讓人們明白是一種不可替代的，不可再生的社會資源，具有不可替代的重要價值，通過一些鮮活的例子使民眾認識到檔案是具有潛在和現(xiàn)實作用的寶貴財富，讓全社會認識到檔案存在著巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。而數(shù)字檔案服務工作可以隨時、隨地為人們和社會提供他們需要的信息，這樣能刺激人對檔案的需要，人們對檔案和檔案工作的依賴性就越強，可以使地方政府和學校有更多的積極性投資到數(shù)字檔案館建設中來，面對數(shù)字檔案服務工作發(fā)展不平衡的形勢，檔案部門必須加大宣傳力度爭取建設數(shù)字檔案服務工作所需要經(jīng)費的支持，力求使數(shù)字檔案服務工作發(fā)展得平衡而又快速。
檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，如檔案部門可以效仿南京大學的做法，可充分利用館藏資源，為廣大師生開展有償服務，一方面方便廣大師生，另外也為本館創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益。例如：可通過開展為畢業(yè)生拍攝學位照歸檔，為畢業(yè)生拍攝電子畢業(yè)照歸檔；為學生進行學籍翻譯、畢業(yè)證書翻譯；幫助教師編輯出版著作或成果匯編；開發(fā)檔案管理、學籍翻譯和有關(guān)軟件系統(tǒng)等等方式，進行有償服務。檔案工作人員也可以積極申報國家、省、市和學校的科研項目，獲得資金支持，增強檔案館自身的造血功能。
有了經(jīng)費的支持，檔案館就可以配置適當?shù)男畔⒓夹g(shù)設施，為數(shù)字檔案的服務提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。
（二）提高數(shù)字檔案服務的人力資源
數(shù)字檔案服務是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案服務模式的創(chuàng)新，它給檔案部門的服務工作帶來了活力，也給檔案工作人員帶來了挑戰(zhàn)。它不僅要求工作人員會上網(wǎng)、打字，它還要求工作人員懂得網(wǎng)絡管理技術(shù)、應用管理技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)和網(wǎng)絡安全技術(shù)等。數(shù)字檔案服務不僅要求檔案服務工作者掌握檔案專業(yè)知識，還要掌握計算機技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡資源，能獨立完成檔案信息資源的提取、鑒別選擇、提煉加工、制作目錄、網(wǎng)上傳輸，最后制作出用戶可直接利用的電子刊物、數(shù)據(jù)文件等可視資料。
要做好數(shù)字檔案服務工作，很關(guān)鍵的一點是不斷提高檔案工作人員的數(shù)字化素質(zhì)。筆者認為應從以下兩方面著手：一是檔案部門在招新人時可以采用檔案工作人員職業(yè)準入考試制度，對想進入檔案部門工作的人員進行崗前培訓和上崗資格考試?？己朔秶c考核要求必須規(guī)范化，考核結(jié)果及證書頒發(fā)應公開透明，取得準入資格證書后方能從事檔案工作。其中，檔案信息化基礎(chǔ)知識、檔案信息化基本技能和檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識作為考核的基本內(nèi)容。職業(yè)準入考試制度，不僅提高了檔案工作人員的信息化整體水平，而且可克服用人上的隨意性。對既精通計算機同時又非常了解檔案專業(yè)的人才要加大引進力度，實施優(yōu)惠政策，加強對其的吸引力。二是要加強檔案工作人員的交流和培訓。大部分檔案工作人員是不可能有時間和機會到學校進行系統(tǒng)學習的，檔案部門應該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與數(shù)字檔案服務做得好的部門進行交流。研討和交流的形式應不拘一格，可以通過專題會議、網(wǎng)上討論、現(xiàn)場觀摩、聯(lián)合研究、同行部門之間的訪問交流等。通過開展各種形式的、定期或不定期的研討、交流，可以拓展視野、豐富知識、推廣經(jīng)驗、認識不足，努力進取，提升現(xiàn)有高校檔案工作的信息化素質(zhì)，提高信息化背景下的檔案服務工作質(zhì)量。對于省里組織的數(shù)字檔案培訓，盡量讓工作人員去參加。為了提高培訓的效率，培訓必須制度化、全員化。所有工作人員要定期參加各種類的培訓，并要將參加的培訓情況列入考績、評審的范圍。檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)提高了，相應地數(shù)字檔案的服務功能也就增強了。
（三）建立以利用者為焦點的服務體系，建立良好的關(guān)系資源
數(shù)字檔案服務較之傳統(tǒng)檔案服務的優(yōu)點是有網(wǎng)絡作為媒介提供服務，檔案部門應該利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，建立以利用者為焦點的服務體系。因為信息技術(shù)的進步為檔案服務工作創(chuàng)造了一個美好的新天地，檔案部門有條件進入一個動力十足的新型運作模式，使得數(shù)字檔案服務既有效率又方便快捷。首先檔案部門要花精力采集各類有用檔案的信息，而且要擴大到現(xiàn)行文件、資料、社會公眾服務信息、數(shù)字圖書館等，再是將這些豐富的資源數(shù)字化，建成館藏目錄查詢系統(tǒng)，給利用者提供大量的信息可以查閱和分享?！扒蓩D難為無米之炊”，一個具備很好的數(shù)字化設備和技術(shù)人員的檔案館，沒有豐富的檔案信息，它的服務功能就無從談起。再站在廣大利用者的需求立場上，對豐富的館藏進行歸類，提煉出大眾所需的檔案信息知識產(chǎn)品，盡可能地對檔案信息內(nèi)容進行濃縮、提煉，做成專題，以引導利用者在海量信息世界中，快速找到自己真正需要的檔案信息。檔案部門在網(wǎng)絡上不僅提供目錄、索引、全文等文字信息，還應包括音頻、視頻、圖像等多媒體信息，給利用者提供全方位、高質(zhì)量的信息檢索查詢服務，以滿足利用者的多元化需求。
檔案部門要借助網(wǎng)這一數(shù)字平臺，通過其提供的多種傳播手段，網(wǎng)上檔案原文傳遞、數(shù)據(jù)庫在線閱覽、讀者者論壇等，這樣檔案部門與利用者之間提供了可進行即時溝通與交流的 “公共話語”的空間。利用者可以通過網(wǎng)頁中的“用戶留言”框、電子郵件等即時性通訊工具向檔案信息傳播者發(fā)表自己瀏覽網(wǎng)頁信息后的想法，檔案部門也可以做出反饋，可以大大提高利用者的滿意度。數(shù)字檔案服務的咨詢系統(tǒng)設立自我服務和幫助系統(tǒng)，可以提供利用者與服務人員的互動平臺和自動引導利用者如何查找資料，還可以讓檔案部門及時了解利用者的服務需求和期望，及時調(diào)整相應的服務手段和方式，讓數(shù)字檔案服務的水平得到不斷地完善和提高。檔案部門還應加強外部門的聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的信息。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，更好地滿足社會多方面的需要，同時也提高檔案館自身在社會中的影響和作用。
在信息化的時代，網(wǎng)絡媒介為檔案信息傳播與服務提供了全新的技術(shù)手段，同時對檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)也提出了全新的挑戰(zhàn)。各檔案部門應該充分利用自身的網(wǎng)絡資源優(yōu)勢，充分尊重利用者的需求，創(chuàng)新服務手段，讓數(shù)字檔案服務水平和能力更上一個臺階。
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引言
高校的檔案部門開展信息化工作面臨最大的問題是人才問題，從檔案部門來講，要既懂檔案業(yè)務，又能精通計算機技術(shù)方面的人才是非常缺乏的，而云計算在某種程度上可以緩解檔案人才缺乏的問題。從檔案管理的基礎(chǔ)設施方面，從投入上還是比較欠缺的，在這一方面應該說云檔案管理能幫助解決問題。對電子文件檔案來說，它的這種長期可用性、安全性，應該說和紙制文件相比，可能比紙制文件更容易損壞，保護程度更差。針對這樣的情況，云計算的引入可以解決這些相應的問題。
1 云技術(shù)的概念
云計算（cloud computing）是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務的增加、使用和交付模式，通常涉及通過互聯(lián)網(wǎng)來提供動態(tài)易擴展且經(jīng)常是虛擬化的資源。云計算是分布式計算技術(shù)的一種，其最基本的概念，是透過網(wǎng)絡將龐大的計算處理程序自動分拆成無數(shù)個較小的子程序，再交由多部服務器所組成的龐大系統(tǒng)經(jīng)搜尋、計算分析之后將處理結(jié)果回傳給用戶。透過這項技術(shù)，網(wǎng)絡服務提供者可以在數(shù)秒之內(nèi)，達成處理數(shù)以千萬計甚至億計的信息，達到和“超級計算機”同樣強大效能的網(wǎng)絡服務。狹義云計算指it基礎(chǔ)設施的交付和使用模式，指通過網(wǎng)絡以按需、易擴展的方式獲得所需資源；廣義云計算指服務的交付本文由收集整理和使用模式，指通過網(wǎng)絡以按需、易擴展的方式獲得所需服務。這種服務可以是it和軟件、互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)，也可是其他服務。
2 云檔案的特點
2.1云計算提供了最可靠最安全的數(shù)據(jù)存儲中心，用戶不用再擔心數(shù)據(jù)丟失、病毒入侵等麻煩。很多人覺得檔案信息只有保存在自己看得見摸得著的電腦里才最安全，其實不然，你的電腦可能會因為自己不小心而被損壞，或者被病毒攻擊，導致硬盤上的數(shù)據(jù)無法恢復，而有機會接觸你電腦的不級法之徒則可能利用各種機會竊取你的數(shù)據(jù)。反之，將檔案信息存儲在檔案館提供的云檔案平臺上時，立檔部門就再也不用擔心檔案信息的丟失或損壞。因為在云的另一端，有檔案館及校信息辦的專業(yè)團隊來幫助管理檔案信息，校信息辦先進的數(shù)據(jù)中心來幫助保存數(shù)據(jù)同時，嚴格的權(quán)限管理策略可以幫助立檔部門放心地與他人共享數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作由校信息部門統(tǒng)一完成，大大降低了立檔單位的管理成本。
2.2云計算對用戶端的設備要求最低，使用起來也最為方便、快捷。立檔單位只要有一臺可以上網(wǎng)的電腦上有需要用到的軟件，那么所有用戶就都可以共享這個軟件而不需要其他額外的安裝，就可以在瀏覽器中直接編輯存儲在云的另一端的檔案信息，再也不用擔心檔案軟件是否是最新版本，云平臺為各大門類檔案系統(tǒng)提供標準的詳。
3 高校云檔案管理的模型設計
云計算數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要是由云計算數(shù)字檔案管理應用程序數(shù)字管理節(jié)點，計算機專用網(wǎng)絡安全防火墻公用和私有的硬件設施等構(gòu)成。云計算的數(shù)字檔案館的檔案信息是分布式的，以數(shù)據(jù)流的形式分布存儲在各個數(shù)字檔案節(jié)點上的。在基于云的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)里面，核心的還是數(shù)字檔案信息的組織形式，也是基于云計算下的一個基本的組織模式。
這是檔案云的一個基本架構(gòu)，主要是和前面說的云計算的基礎(chǔ)架構(gòu)差不多，主要分基礎(chǔ)設施軟件、服務平臺和客戶端，另外有評估標準和咨詢進行系統(tǒng)支撐。引入云計算這項技術(shù)，對提升檔案管理的水平，解決檔案管理中存在的問題，有這么幾方面的好處：一是能夠減少投入，減少對硬件設備的投入，減少對傳統(tǒng)管理模式上的投入。二是共享性更高，不同設備之間的數(shù)據(jù)和應用共享，通過互聯(lián)網(wǎng)或者移動互聯(lián)網(wǎng)提供面向海量信息的處理模式，共享性更高。三是信息更加安全，剛才前面已經(jīng)提到，云計算在信息安全方面有它的考慮，當然對于安全的理解，不同的人在不同的角度有不同的理解，對于云計算帶來的問題也有很多的顧慮。四是在客戶端用戶端負載更低，不需要為一次性任務或罕見的負載狀況準備大量設備。五是工作效率更高。六是使用更方便，通過用戶存儲的信息網(wǎng)絡鏈接在云平臺上為用戶提供權(quán)限和安全保障服務個性、定制服務等專門的服務。七是為檔案館信息查詢窗口電子、文件中心提供檔案安全保障。五位一體的建設提供更先進、便捷、有效的服務、檔案云的一些特點：通過虛擬化技術(shù)實現(xiàn)基礎(chǔ)設施和基礎(chǔ)服務的統(tǒng)一管理可以實現(xiàn)動態(tài)的可伸縮的架構(gòu)，滿足應用和用戶規(guī)模的需要可以節(jié)約信息化基礎(chǔ)設施的投資，避免重復建設、可以充分利用。
