發(fā)布時間：2022-04-29 18:47:46
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案文化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
高校學(xué)生檔案，是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的證明，對于學(xué)生未來在社會上的發(fā)展有著決定性作用，對于在校期間校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)也有至關(guān)重要的意義?？梢娙鏈?zhǔn)確的學(xué)生檔案信息對于高校未來發(fā)展有著很大影響，需要加以重視，才可讓高校信息系統(tǒng)更完善，后續(xù)將針對性進行討論。
關(guān)鍵詞：
高校教育；學(xué)生檔案；文化建設(shè)
高校時期是學(xué)生步入社會前的最后進修階段，也是為社會發(fā)展奠定基礎(chǔ)的沖刺階段，檔案則是能體現(xiàn)學(xué)生這一階段一言一行的重要參考依據(jù)。無論是對校內(nèi)教學(xué)管理工作來說，還是社會各大企業(yè)對學(xué)生的評鑒工作來說，都是十分重要的原始數(shù)據(jù)，特別是對校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)，更有不可或缺的重要意義，因此針對這一階段學(xué)生檔案作用的分析討論是十分必要的，下文將展開詳細討論。
一、高校檔案在校園文化建設(shè)中的內(nèi)涵
校內(nèi)檔案，是校方受人事部門任命，在管理工作中依據(jù)自身人事管理權(quán)限，以學(xué)生個人為基本單位不斷收集后形成的學(xué)生個人信息原始資料。其主要的作用是為校內(nèi)管理與鑒定工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，主要包括學(xué)生的學(xué)歷考核，政治成分考核、日常管理、獎懲決策、就業(yè)指導(dǎo)及校企信息互通等。是能夠全面反映出學(xué)生個人思想道德水平、信用記錄、作風(fēng)情況及學(xué)習(xí)與工作態(tài)度等多方面信息的重要資料，無論是在日常管理過程中還是校內(nèi)文化建設(shè)過程當(dāng)中，作為原始參考，學(xué)生檔案信息都有著十分重要的作用與意義，特別是在高校階段，校園文化建設(shè)關(guān)乎著學(xué)生的未來及校方在教學(xué)領(lǐng)域中的形象，所以檔案信息的重要性更是不言自明。高校的校園文化是校方教學(xué)方針與師生隊伍素養(yǎng)的體現(xiàn)，師生隊伍素養(yǎng)高、教學(xué)風(fēng)氣良好，即是有著良好的校園文化，這對于學(xué)生的管理培養(yǎng)以及校方的形象建立都有重要的意義，而校內(nèi)檔案則正是校內(nèi)文化建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)。可見這樣重要的人才信息來源，是促進校方持續(xù)發(fā)展的重要財富，也正是高校校園文化體系最主要的組成部分[1]。
二、高校檔案在文化建設(shè)工作中的應(yīng)用
1、利用檔案影響力，促進管理工作的改革
校內(nèi)管理工作是決定著學(xué)生能否約束自身養(yǎng)成積極性格的重要環(huán)節(jié)，也是建立正面校園風(fēng)氣，樹立良好校內(nèi)文化形象必要的因素?？梢姽芾砉ぷ髋c校方其他工作的緊密關(guān)聯(lián)以及對后續(xù)發(fā)展的重要作用，而檔案資料則正是能夠為管理工作提供理論依據(jù)的重要依據(jù)，教師應(yīng)當(dāng)懂得利用檔案，推進管理工作的改革，才能讓內(nèi)部管理工作的方向更加明確，且更具實效性。例如針對部分平日學(xué)習(xí)或工作態(tài)度不端正的學(xué)生或教師，充分利用檔案的影響力，便可以對其言行產(chǎn)生約束作用。校方在平日的管理工作實施過程中，應(yīng)當(dāng)更詳細的將校內(nèi)師生隊伍任何信用信息、道德信息、態(tài)度信息與成績信息都及時收錄在檔案當(dāng)中，讓檔案越來越豐滿，才能讓檔案的約束管理作用真正發(fā)揮出來，讓內(nèi)部師生了解到檔案對自身的影響，進而自主對自身的態(tài)度與言行進行約束。確保校內(nèi)風(fēng)氣得到改善，是高校文化建設(shè)工作的第一步[2]。
2、利用檔案信息直觀性，促進自我了解
檔案是在客觀評價后，通過多方思考，將個體表現(xiàn)體現(xiàn)出來的原始理論參考。檔案為校方工作及社會企業(yè)評鑒都能夠提供有效參考，這是眾所周知的，被忽略的是檔案對于記錄對象自身的參考作用。校內(nèi)師生雖然較比他人要對自身有更深的了解，但在校期間關(guān)乎學(xué)習(xí)工作的許多細節(jié)卻是師生自身都無法完全了解的，而檔案則正是能夠幫助校內(nèi)師生隊伍強化自我認(rèn)知的重要參考內(nèi)容。校方了解到這一點，應(yīng)當(dāng)針對性向校內(nèi)師生一定程度開放檔案，利用當(dāng)前應(yīng)用廣泛的信息技術(shù)建立起檔案庫，以便每個校內(nèi)相關(guān)人員都可隨時對自身的檔案內(nèi)容與檔案相應(yīng)變動進行查詢，才能更快加深對自身各方面評價的了解，進而有更明確的自我管理方向。針對檔案當(dāng)中對自身的評價進行針對性思考，找出自身需要改善的缺陷，才能夠更好的完善自身，提升素養(yǎng)，最終成為更加優(yōu)秀的個體。而校內(nèi)師生素養(yǎng)都得到提升，才能夠建立起更加積極正面的校園文化，進而改善校方形象。
3、利用檔案內(nèi)容的不斷完善，確保檔案實效性
檔案作為具有參考作用的原始資料，其是否完整，是否精細，是否全面，與其實際作用的體現(xiàn)有著密切關(guān)聯(lián)。一言蔽之，檔案內(nèi)容記錄細致，記錄項目能夠隨時得到更新，才能夠更好的體現(xiàn)出師生個體的各項信息，提供更可靠的參考。特別是高校學(xué)生與教師，作為已經(jīng)成年的獨立個體，會涉及更多信用行為，接觸到更多來自網(wǎng)絡(luò)上與社會上思潮的影響，所以對其各項情況進行更完整的記錄，才能確保檔案的客觀性，并在社會上各類企業(yè)對人才進行篩選時提供更合理、更真實的參考，更符合校方的發(fā)展需求及社會企業(yè)的評鑒需求，有助于提升校方在教學(xué)領(lǐng)域及社會上的評價。在當(dāng)前的信息化背景下，想要確保檔案的全面建設(shè)，信息技術(shù)的利用是十分重要的，校方應(yīng)當(dāng)充分利用信息平臺來完善檔案的建設(shè)，為檔案設(shè)立更多可供參考的子項目，例如信用卡記錄，借貸記錄等等，不斷充實檔案內(nèi)容，才能使檔案成為更有意義的資料，而不是為敷衍而匆忙記錄的[3]。
三、結(jié)語
檔案是為校方文化建設(shè)提供參考的重要資料，校方忽略其重要性，導(dǎo)致內(nèi)容不完整，評價不客觀，不但會影響到校內(nèi)各項工作的開展，更會對校方形象產(chǎn)生影響，不利于高校發(fā)展。因此校方只有加強重視，審時度勢根據(jù)自身發(fā)展需求與教育領(lǐng)域發(fā)展需求對檔案不斷進行完善，才能確保檔案實際作用的發(fā)揮，為各項工作提供更有利的借鑒。
作者：馬燕 單位：西京學(xué)院
參考文獻
[1]潘昕,李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2013,02:133-136.
【關(guān)鍵詞】高校檔案；校園文化；建設(shè)
高校檔案客觀、真實的記錄了高校發(fā)展的歷史進程，為高校的進步與發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。高校檔案管理工作也是高校各項工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作，是衡量一所高校教學(xué)、科研、管理和其他各項工作水平的重要標(biāo)志之一。如何能發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用，是每一位高校檔案工作者所面臨最緊要的問題?？茖W(xué)認(rèn)識高校檔案在大學(xué)校園文化建設(shè)中的作用是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。
一、高校檔案與校園文化的涵義
高校檔案是高校校建設(shè)和發(fā)展以及從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它客觀、真實的記錄了高校建設(shè)的創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的全部歷程和精神風(fēng)貌，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。它既具有真實性、憑證性、查考性和備忘性的特征，又蘊涵記憶和延續(xù)高校自然形成的傳統(tǒng)文化精神作用。高校檔案不僅是高校校史文化的具體表現(xiàn)，也是高校大學(xué)校園文化的重要組成部分。
高校檔案蘊涵著高校教學(xué)、科研、管理、思想政治教育及學(xué)校各個歷史時期發(fā)生的重大事件、出現(xiàn)的重要活動。高校檔案真實地記載了高校光榮的歷史和創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的全過程和全貌，它是高校文化的積淀，是珍貴的文化財富，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。做好檔案管理工作，對總結(jié)、探索和改革高校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平具有十分重要的意義。
校園文化是學(xué)校辦學(xué)理念和文化底蘊的一種體現(xiàn)，是學(xué)校在長期辦學(xué)過程中形成的物質(zhì)財富和精神財富的總和。是學(xué)校全體師生在長期的辦學(xué)過程中培育形成并共同遵守的最高目標(biāo)、價值標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范。美國著名教育家杜威認(rèn)為：“所謂人的成長，就是在與環(huán)境相互作用的過程中更新自己。
隨著高等教育的改革與發(fā)展，校園文化的內(nèi)涵更為寬泛，其獨有的時代性、互動性、滲透性、傳承性、開放性特征，確立了其在高校育人中的特殊地位。大學(xué)校園文化一般由三方面組成：一是物質(zhì)文化，物質(zhì)文化是指具有文化信息的物質(zhì)設(shè)施和物質(zhì)環(huán)境，也是大學(xué)校園文化的物質(zhì)形態(tài)，它包括校園內(nèi)可見的客觀存在的物質(zhì)。二是制度文化，制度文化是指學(xué)校全體師生員工在長期辦學(xué)過程中形成并共同遵守的各種規(guī)章制度、工作守則和行為規(guī)范等。三是精神文化，精神文化是指學(xué)校師生員工在長期教育教學(xué)實踐中積淀起來的具有自身特色的價值理念、辦學(xué)理念等得到共同認(rèn)可的一種群體意識。
二、高校檔案與校園文化建設(shè)之間的關(guān)系
1、高校檔案與校園文化密不可分
高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴文化資源，二者關(guān)系密不可分。高校檔案和校園文化同屬于社會文化范疇，兩者的教育對象和教育目標(biāo)是一致的，都是以校園為基礎(chǔ)，以傳播科學(xué)知識、文化知識、社會知識，提高學(xué)生綜合素質(zhì)為目，培養(yǎng)全面發(fā)展的大學(xué)生為宗旨，引導(dǎo)大學(xué)生樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀。
高校檔案也是高校文化傳播的重要媒介，其真實性、客觀性、直觀性、社會性等特點決定了它必將是新時期校園文化建設(shè)中最具吸引力和有效形式的載體。高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展可以促進校園文化的發(fā)展和完善，是校園文化建設(shè)中必不可缺的重要部分，也是加強校園文化建設(shè)最有效途徑。
2、高校檔案與校園文化的育人功能
育人是高校的中心任務(wù)，高校的一切育人活動都必須圍繞培養(yǎng)適應(yīng)當(dāng)今社會所需人才的目標(biāo)而進行。樹立科學(xué)發(fā)展觀，貫徹“以人為本”、“以生為本”的育人理念，著力提高教育質(zhì)量，積極探索內(nèi)涵式發(fā)展道路，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才是人才培養(yǎng)基地的高等學(xué)校所肩負的重要使命。因此，利用好高校檔案與校園文化的育人功能，認(rèn)識檔案與校園文化育人功能的重要性認(rèn)識，重視相關(guān)工作，充分挖掘和發(fā)揮檔案文化和教育作用，提升檔案與校園文化的育人功能，使高校檔案成為校園文化的有力支撐。
（1）高校檔案是良好的德育教材和生動的育人資源。
高校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展史，校史是高校檔案的一個重要的組成部分，記錄學(xué)校創(chuàng)建、發(fā)展、變遷，珍貴的歷史資料，展示學(xué)校人才培養(yǎng)、師資隊伍、教學(xué)成果、科研成果，凝聚著學(xué)校的辦學(xué)精神、辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)理念。利用各種各種的宣傳活動和校史學(xué)習(xí)，豐富校園文化活動，為廣大學(xué)生營造優(yōu)良濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，開展以校史為主題的演講比賽、知識競賽、作文大賽，在學(xué)生中選出優(yōu)秀的學(xué)生，擔(dān)任校史講解工作。在不同時期舉行校史圖片展、校史影視展，開展校史文化宣傳周、校史刊物征文等。利用豐富多彩的活動，調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)校史的積極性，使學(xué)生能夠真實感受學(xué)校發(fā)展的歷史，讓學(xué)生近距離了解學(xué)校一代代耕耘者，一步步由艱苦創(chuàng)業(yè)走向輝煌的歷程。
（2）充分發(fā)揮校園文化的教育功能。
校園文化建設(shè)是重要的育人途徑。通過優(yōu)化人文環(huán)境，堅持以科學(xué)的理論武裝人，以正確的輿論引導(dǎo)人，以高尚的情操塑造人，以優(yōu)秀的作品鼓舞人，使學(xué)生從中得到美好的享受和陶冶，得到人生和智慧的啟迪，不斷完善品格。通過組織各豐富多彩的校園文化活動，為學(xué)生搭建各種平臺，使學(xué)生充分展現(xiàn)自己，增強自信，不但滿足了學(xué)生個性特長發(fā)展的需要，也能激發(fā)學(xué)生對科學(xué)藝術(shù)的興趣，提升他們的綜合素質(zhì)。對于即將畢業(yè)，走向社會的畢業(yè)生來說，也是他們得到鍛煉，提高個人組織能力、人際交往能力和心理承受能力，從而培養(yǎng)出全面發(fā)展的高素質(zhì)優(yōu)秀人才。
三、高校檔案在校園文化建設(shè)中的積極作用
1、著力加強檔案工作，豐富館藏檔案資源
高校檔案工作人員要增強檔案意識，做好檔案工作。要真實地、客觀地、準(zhǔn)確地、及時地記錄下學(xué)校各方面的工作，重視檔案工作，提升檔案品位。經(jīng)常組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識和科學(xué)文化知識，積極開展檔案研編和校史研究工作，通過研編，不斷挖掘檔案資源。緊密圍繞學(xué)校教學(xué)科研等中心工作，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、報告、展覽等方式開展以檔案內(nèi)容為主體的教育活動，體現(xiàn)檔案的時代精神、歷史精神和人文精神，大力弘揚校園文化。
2、著力加強特色檔案建設(shè)，適應(yīng)校園文化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強專業(yè)化意識。加強檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機構(gòu)獨立、人員獨立、管理獨立、經(jīng)費獨立、業(yè)務(wù)獨立的檔案館?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負責(zé)檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進技術(shù)與設(shè)備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實現(xiàn)“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進行培訓(xùn)，及時對軟件和系統(tǒng)進行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊伍是實現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國家規(guī)定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊伍應(yīng)該懂得電子計算機操作和軟件設(shè)計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等?！睘榇耍訌娢臅鴻n案管理專業(yè)化隊伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學(xué)歷、年齡、知識、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、建設(shè)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟
1、通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展據(jù)統(tǒng)計，至1998年底，我國已建成的公用電話網(wǎng)的裝機總?cè)萘恳堰_到了6134萬門，長話線路已發(fā)展到35萬條；中國公用數(shù)字網(wǎng)CHINADDN和中國公用分組交換網(wǎng)CHINAPAC已經(jīng)相繼開通，我國目前已有全國性、地方性的專用電話網(wǎng)300多個，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模已排在世界電訊網(wǎng)的第六位，成為應(yīng)用最廣的聯(lián)網(wǎng)工具。
90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CERnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet）并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于“211工程”和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，其余800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2、高校檔案館自動化建設(shè)初見成效自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自八十年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。
3、經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
二、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源可共享。
4、經(jīng)費保障率低目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
5、人員整體素質(zhì)低弱在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求--不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
三、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1、建立高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃高校檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標(biāo)，以對全國高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源共享。
2、加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機讀格式、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各高校在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3、開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。
4、增加經(jīng)費投入檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護均需要大量資金，學(xué)校應(yīng)加大投資。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領(lǐng)導(dǎo)反映網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性，把網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來抓，把檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到校園網(wǎng)建設(shè)的總體規(guī)劃和預(yù)算之中，從而加快檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。此外還應(yīng)利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為社會服務(wù)，獲得一定的收益，并把它們投入到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費不足的問題。
基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。近年來，社會各界科技化進程不斷加快，檔案管理也是如此。高校檔案信息化管理對以往的檔案管理理念和方法產(chǎn)生了顛覆性的影響，它將檔案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校檔案信息化管理有利于檔案資源的開發(fā)與利用，另一方面相關(guān)管理人員也要不斷加強相關(guān)計算機知識，不斷提高自身的計算機本領(lǐng)，適應(yīng)新時代的檔案管理要求。
1 高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)指的是在檔案建設(shè)和管理的過程中加入計算機文件管理的相關(guān)因素，從而提高檔案的利用率同時更加方便地管理檔案資料，保護資料安全。高校檔案信息化建設(shè)要求相關(guān)高校的計算機設(shè)備達到相關(guān)技術(shù)的要求，相關(guān)檔案管理人員的管理素質(zhì)和軟件使用能力也要達到要求。高校檔案信息化建設(shè)是以使用者為中心，建設(shè)一種更方便于使用者使用的檔案知識服務(wù)體系。這種體系更強調(diào)服務(wù)而不是檔案管理，也就是說，相關(guān)檔案部門是提供了一個信息查閱的平臺供使用者使用，而并不單單是對高校師生的檔案進行簡單管理。因此，該行業(yè)也漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N帶有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變舊觀點，將高校檔案信息化管理做到實處。
高校檔案信息化建設(shè)對于社會的發(fā)展也大有益處。將檔案以電子化的形式儲存、管理起來，在當(dāng)今倡導(dǎo)綠色環(huán)保的大環(huán)境下，這種信息化建設(shè)是節(jié)省紙張的環(huán)保行為。高校檔案信息化也使資源可以共享，減少成本的浪費，檔案管理更加規(guī)范，同時也使檔案的管理更加系統(tǒng)化，提升高校檔案管理水平。
2 高校檔案信息化建設(shè)中運用文檔一體化管理的意義
文檔一體化可以使高校檔案工作更為方便，同時高校檔案工作也為文檔一體化的實現(xiàn)提供了地點和場所，所以兩者是相輔相成的，在不斷的適應(yīng)中互相融和發(fā)展。具體來說，文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)的意義表現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 符合社會發(fā)展的客觀需求
隨著人口越來越多，高校不斷擴招，畢業(yè)生的就業(yè)問題不斷增大。文檔一體化管理可以為就業(yè)單位提供一個隨時隨地查詢畢業(yè)生在校成績、獎懲記錄、特長、師長評語的平臺，這樣方便用人單位更加直接了解該畢業(yè)生，可以從全方位評價該畢業(yè)生是否可以錄取。同時，學(xué)生的信息可以被用人單位查詢，從某一方面來說也同時增加了學(xué)生的就業(yè)機會。文檔管理一體化也讓學(xué)生可以在相關(guān)網(wǎng)站查詢到自己的信息或者自己需要的信息、資源，為學(xué)生和教師以及用人單位都提供了方便。
2.2 提高檔案管理工作的效率
在高校，檔案有許多種類，不僅有學(xué)生檔案、還有教師以及學(xué)校不同崗位上的工作人員的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足如此多的檔案的管理工作要求，同現(xiàn)代社會的快節(jié)奏更是不適應(yīng)，文檔一體化管理的提出正是解決這個問題的關(guān)鍵。文檔一體化管理可以讓文檔管理工作人員將文檔管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，比起傳統(tǒng)的文檔管理工作來，查閱更方便，儲存更長久。同時，檔案的歸類和登記可以在網(wǎng)上進行，一定程度上減輕了檔案管理者的工作強度。利用相關(guān)軟件對檔案的歸納整理實現(xiàn)了檔案管理的模式化、規(guī)范化，可以提高檔案管理工作的效率。
2.3 實現(xiàn)資源的共享
由于種種原因的影響，以前各高校的檔案都是采取封閉模式來管理的，顯而易見，面對當(dāng)今這個“世界村”大環(huán)境來說，用傳統(tǒng)的封閉模式來管理檔案當(dāng)然是行不通的。文檔一體化管理正是將傳統(tǒng)的檔案管理同信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，為檔案管理提供了一個新的平臺，使不同的學(xué)生資源可以在同一個信息平臺上出現(xiàn)，能夠做到平均分配資源，增加了資源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一時間查詢到信息，并在一定程度上增加減輕了信息查找的繁瑣性，為各項工作的順利進行提供了方便。
3 加強高校文檔一體化管理的途徑
3.1 實施標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化文件管理
通過文檔一體化管理，使文件管理和檔案管理二者結(jié)合在一起，兩者在同一個綜合管理系統(tǒng)之中互相影響，互相聯(lián)系。因此，文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化勢必也會影響到檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化。在文件管理的相關(guān)工作中，對于文件內(nèi)部以及外部的各種信息數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格規(guī)范，促進文件一體化管理的推行，為文檔一體化管理建設(shè)提供有利條件和相關(guān)技術(shù)支持。
3.2 建立相關(guān)管理機構(gòu)
文件和檔案具備實行一體化管理的基礎(chǔ)。首先，我國當(dāng)前的文件和檔案是有機的整體。從文檔管理史上來說，其存在的內(nèi)容主題與形態(tài)是一致的，唯一的區(qū)別只是時間的差別——現(xiàn)行文件或者歷史文件。從另一角度上說，文書處理工作和檔案管理工作只是對于同一文件在不同時間段進行處理的工作。其次，在文件被頒布時由文書處理工作的相關(guān)人員進行管理，當(dāng)文件上規(guī)定的工作已經(jīng)被實施，該文件就成為了歷史文件，由檔案管理部門進行管理和維護，方便以后查閱。這樣有益于文檔系統(tǒng)的整體發(fā)展，也有助于高校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。對高校這個文檔異常豐富的地方來說，建立一個組織專門對文檔進行管理和儲存就顯得尤為重要了。
高校要建立文檔管理機構(gòu)，首先，要建立全校性的文書及檔案管理工作組織，并由該組織負責(zé)全校整體的文書與檔案工作，搭建一個文檔同步的有效領(lǐng)導(dǎo)體制，由此組織負責(zé)協(xié)調(diào)文檔工作，并檢查、監(jiān)督高校內(nèi)部各部門檔案管理工作，保證其工作合乎規(guī)范性。該部門還要定期組織會議或者以其他形式商討檔案管理相關(guān)事宜，并對重大的文檔工作進行決策。其次，高校必須明確規(guī)定相關(guān)管理部門的職責(zé)。例如，檔案室的主要職責(zé)就是制定檔案管理規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，檢查指導(dǎo)檔案管理的相關(guān)工作。然而，高校目前檔案室的職責(zé)仍然在檔案的整理、管理和分類上，這樣就造成了分工不明確，職責(zé)不明朗，大部分工作時間被浪費在不是職責(zé)所在的地方。最后，各部門要明確自己的職責(zé)所在。這樣就能將被動地聽從上級的檔案管理工作變成主動履行自己工作，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，為文檔一體化的深入發(fā)展打下基礎(chǔ)。
3.3 加強文檔一體化規(guī)范條例的制定
建立高校檔案管理系統(tǒng)需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建設(shè)過程中各項工作必須按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣就為以后的資源共享和文檔一體化提供了必要的基礎(chǔ)。此外，文檔建立所用到的卷宗紙張、檔案盒要嚴(yán)格按照國家規(guī)定來設(shè)置，屆時統(tǒng)一編號，方便管理。對相關(guān)管理人員要進行培訓(xùn)，加強他們應(yīng)用文檔一體化的自覺性，使其掌握相關(guān)工作技能，對領(lǐng)導(dǎo)者也要進行培訓(xùn)，增加領(lǐng)導(dǎo)對于文檔一體化的重視程度，使他們從根本上認(rèn)識到文檔一體化的重要性和必然發(fā)展趨勢，這樣從上當(dāng)下重視起來，對于文檔一體化的實施有很大的促進作用。
3.4 加強軟件開發(fā)工作
目前，文檔管理工作中存在的問題主要是不同部門使用軟件不同，不能相互對文件進行對調(diào)，因此，要加快對文檔一體化軟件的開發(fā)。在軟件開發(fā)的過程當(dāng)中要注意軟件的兼容性能，保證其可以在不同的系統(tǒng)中運行，這樣可以形成一個滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化技術(shù)保障體系，使不同部門之間文檔的運轉(zhuǎn)傳遞更加方便快捷。
【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 對策
近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進高職院校檔案信息化建設(shè)的進程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項重要課題。
一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性
（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進管理平臺。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。
（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進行目錄檢索再到庫房查找，有時候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費較長時間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計算機上輕松查找，節(jié)省了時間，提高了工作效率。同時，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時間、空間的限制就可以進入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。
（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。
二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難
（一）檔案工作經(jīng)費投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館?！备鶕?jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對檔案工作投入太多。
（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費事費力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時需求。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。
（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機拍攝時容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計算機“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護，將造成重大損失。
三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策
（一）加大對檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計算機、數(shù)碼照相機、掃描儀等。
（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進。
（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進的高?；蛘咂髽I(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進經(jīng)驗，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實可行的計劃，要按照先新后老、先重點后一般的原則，分步驟對檔案信息進行數(shù)字化。
（四）加強數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計算機病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進的存儲設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個可靠安全的存儲環(huán)境。
參考文獻：
[關(guān)鍵詞]高校檔案;信息化建設(shè);問題;對策
高校檔案建設(shè)工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)，而推進檔案建設(shè)工作，實現(xiàn)信息化是必然途徑。檔案信息化建設(shè)主要是指利用一系列的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、傳遞、儲存的一體化，實現(xiàn)高校檔案信息數(shù)字化和信息化，提高資源利用率、降低資源收集、保存、傳遞帶來的成本。
一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性
高校檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理實踐活動中形成的重要材料，通過文字、圖像、音像等不同的形勢保存下來，對于推動學(xué)校的發(fā)展，維持學(xué)校的穩(wěn)定、維護學(xué)校的權(quán)益等方面具有重要意義。就當(dāng)前形勢而言，高校信息化建設(shè)不僅僅是高校檔案管理中不可缺少的部分，更是反映高校管理水平高或低的標(biāo)尺。
高校檔案信息化可以帶來明顯的社會效益和經(jīng)濟效益。目前，我國高校不斷擴大辦學(xué)規(guī)模，增加招生人數(shù)，專業(yè)學(xué)科也在逐漸豐富當(dāng)中，不斷增長的師生人數(shù)、教學(xué)內(nèi)容導(dǎo)致信息的增長，從而使檔案的內(nèi)容變得充實、材料來源廣，使用落后的人工方式來收集、整理檔案是遠遠不能滿足高校教育的發(fā)展。檔案信息化成為高校適應(yīng)社會發(fā)展，滿足自身需求的必然選擇。
二、高校檔案信息化建設(shè)中中出現(xiàn)的問題
（一）對高校信息化建設(shè)的認(rèn)識存在問題
隨著時代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案信息化建設(shè)事業(yè)已經(jīng)逐步進入正軌，部分管理人員意識到其重要性。但是，還是存在高校管理對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識程度不深，推動積極性低的問題，由于信息化建設(shè)需要投入相應(yīng)的人力、設(shè)備和經(jīng)費，部分高校資金和人員本就吃緊，致使高校領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的認(rèn)識片面，認(rèn)為大量的投入?yún)s沒有為學(xué)校帶來明顯的效益。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的不完善
專業(yè)的設(shè)備和完善的設(shè)施是推進高校檔案信息化建設(shè)水平的基本條件，硬件部分包括計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、打印設(shè)備等，軟件包括收集、處理、傳遞、保存信息的相關(guān)軟件。從高校的實際配置情況來看，出現(xiàn)了三中常見的設(shè)備問題：一是硬件設(shè)施組合配置不合理，認(rèn)為計算機就是一切，有了計算機就可以很好的實現(xiàn)檔案信息化;二是軟件配置不合要求，軟件相對于硬件來說花費的成本較低，高校在配置時不按照自身需求，均進行配置，不僅浪費資源，也浪費檔案管理人員的時間。
（三）檔案信息建設(shè)過程有問題
高校檔案種類紛繁復(fù)雜，關(guān)系到黨政、教學(xué)、科研、財務(wù)等方面的信息，具有一定的綜合性。雖然初衷是保證為師生領(lǐng)導(dǎo)提供的信息及時、準(zhǔn)確、有效，但是往往結(jié)果不盡人意，主要有幾個方面的問題：
1、檔案收集、處理、歸檔不及時，某些部門形成的文件沒有及時上交，無法得到及時的處理，不能形成可存儲的檔案信息，最終導(dǎo)致檔案無法歸檔，形成的文件不能得到有效的保存，或者失效或者消失，其中還存在檔案收集不全、檔案出現(xiàn)重復(fù)、檔案補充不及時等問題。
2、檔案安全出現(xiàn)隱患，高校檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，由于工作人員的疏忽和社會中存在惡意的人群，導(dǎo)致高校檔案信息庫出現(xiàn)中毒、信息被盜、信息被更改甚至是存儲的數(shù)據(jù)被損毀等問題，為高校檔案信息化建設(shè)帶來阻力。
3、沒有統(tǒng)一的管理制度，這是指高校與高校之間沒有統(tǒng)一管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，影響高校之間對檔案信息化建設(shè)的交流，不利于高校對信息的開發(fā)。
（四）檔案管理人員管理技巧水平較低
目前，高校檔案管理人員管理檔案的技巧整體水平不高，專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較低。管理者對于檔案管理科學(xué)知識的掌握度低，部分高校的管理人員年齡偏大，遇事無法做出正確、靈活的決斷。部分人員計算機水平不達標(biāo)，無法完全掌握計算機的基本技能，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進程。
三、推進高校檔案信息化建設(shè)的策略
（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和深度
高校檔案信息化建設(shè)的成功需要學(xué)校管理者對其有正確、客觀的認(rèn)識。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識到對檔案信息化建設(shè)投入的專業(yè)人才、建設(shè)經(jīng)費等與高校的發(fā)展是呈正比的，這項任務(wù)才能順利開展。
（二）加強硬件軟件設(shè)施的建設(shè)
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校當(dāng)前的狀況，增加或完善現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備?；A(chǔ)設(shè)施齊全才能推進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
（三）加強檔案建設(shè)的管理工作
檔案信息化建設(shè)的過程中，首先把分散的材料和文件進行統(tǒng)一的收集、歸類，然后利用計算機信息技術(shù)對檔案進行整理，最后由管理人員進行提交、分類、存檔。根據(jù)流程走，使每一個過程中的信息都是完整的、正確的、及時的，保證信息工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。同時，在檔案信息化建設(shè)中要加強對數(shù)據(jù)庫的安全性能監(jiān)管，及時更新數(shù)據(jù)庫的安全功能，對數(shù)據(jù)進行備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀等問題。
（四）提高管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)的提高對高校信息化建設(shè)的進程具有重要意義，是規(guī)范信息管理的關(guān)鍵部分。只有提高管理團隊的素質(zhì)，才能使管理的水平得到提升。首先提高管理人員的政治認(rèn)識高度和對信息建設(shè)工作的熱情以及責(zé)任感，樹立正確的社會主義人生觀和價值觀。其次，要對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，增強他們的專業(yè)技能。三要加強檔案管理人員之間的交流，相互交流管理心得、分享理論知識，借鑒別人的經(jīng)驗以此提高個人的管理水平，從而促進檔案信息化將建設(shè)的發(fā)展。
四、結(jié)束語
信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的主流，是高校檔案建設(shè)的必然選擇。在建設(shè)過程中，不斷的探索、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗，保持檔案信息化建設(shè)這項工作的長久性和穩(wěn)定性，使高校檔案信息化的工作不斷發(fā)展，為廣大師生以及社會帶來方便。
參考文獻：
[1]亓正.高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及實施策略[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2013，（27）.
一、當(dāng)前高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的必要性
1、高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。高校檔案真實地記錄了高校歷年來艱苦創(chuàng)業(yè)曲折發(fā)展的實踐過程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等活動中積累的寶貴經(jīng)驗和重要的知識信息，具有文化屬性。校園文化建設(shè)是高校校園育人文化環(huán)境的建設(shè)，離不開對歷史經(jīng)驗的學(xué)習(xí)和借鑒。因此，檔案部門不僅要整理好、保管好檔案資料，更重要的是要做好檔案信息資源的開發(fā)工作，有針對性地進行整理、挖掘，為學(xué)校文化建設(shè)提供系統(tǒng)的具有參考價值的檔案資料，努力做到學(xué)校文化事業(yè)發(fā)展需要什么檔案資料，就能提供什么檔案資料。高校檔案作為高校先進文化的載體，參與和指導(dǎo)校園“文化品位”建設(shè)便是高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。
2、高校檔案是校園文化建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案既是一種寶貴的文化資源，又是高校文化傳播的重要媒介，其真實性、直觀性、社會性特點決定了其是新時期校園建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案不僅能為本單位服務(wù)，還是對外服務(wù)的重要的信息和文化資源。充分利用這種資源可以提高學(xué)校的聲譽，擴大學(xué)校的社會影響力，便于高校與社會各界建立廣泛的聯(lián)系，增強學(xué)校的知名度、信譽度，從而提升校園文化品位。
二、高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的主要作用
高校檔案不僅在人們的道德修養(yǎng)、文化學(xué)習(xí)等方面具有啟迪、教化作用，而且還能為高校科研、文化、教育等項工作提供素材，在營造高雅、和諧、有序、充滿活力的文化環(huán)境中發(fā)揮獨特的作用,是校園文化建設(shè)的生動素材和有力工具。
1、拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。
高校檔案是高校文化的記錄者和承載者，蘊含了豐富的科學(xué)文化知識，是高校教育和文化發(fā)展創(chuàng)新所必需的營養(yǎng)，具有重要的學(xué)習(xí)和研究價值。如果充分拓展檔案館（室）傳播社會文化知識、信息的功能和社會文化教育的功能，將檔案的開發(fā)利用放在突出位置，把檔案館（室）建成一個檔案文化研究和學(xué)習(xí)的基地，就能拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為繁榮高校文化，傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。這樣，學(xué)生不僅可以在教室、圖書館、實驗室學(xué)到知識，而且可以到檔案館（室）接受文化和知識的熏陶。
2、優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)，是實現(xiàn)檔案“服務(wù)育人”的重要保障。
高校檔案館（室）如果充分利用現(xiàn)有設(shè)施，根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)的規(guī)定全面清理館（室）藏檔案，對能公開的檔案大膽嘗試采用像圖書館的開架書庫、查閱大廳等類似的公開查閱檔案的方式，盡可能簡化手續(xù)為師生利用提供便利，建立一個開放式的檔案利用服務(wù)體系，并且檔案館員在接待學(xué)生利用檔案時，應(yīng)以親和的語言、耐心細致地為查詢者提供服務(wù)，處處體現(xiàn)人文關(guān)懷。檔案人員言行舉止所表現(xiàn)出的高尚的職業(yè)道德、強烈的愛崗敬業(yè)精神和良好的個人修養(yǎng)，以及嫻熟的技能和厚實的專業(yè)基礎(chǔ)知識，會讓學(xué)生切實感受到檔案的魅力。
3、高校檔案為開展校園文化建設(shè)活動提供豐富的素材。
(1)前輩賢圣的示范教育素材。利用高校檔案館保存的大量歷史名人的珍貴資料,以名人的人生經(jīng)歷感染和教育當(dāng)代大學(xué)生。我校通過舉辦校友中國工程院院士鄭皆連的專題展覽，為學(xué)生學(xué)習(xí)樹立了榜樣和楷模，得到師生的一致好評。(2)愛國、勤奮、敬業(yè)的文化教育素材。高校的良好校風(fēng)有著豐富的愛國榮校的教育內(nèi)容,是進行德育教育的模范讀本。同時,高等學(xué)校在長期辦學(xué)實踐中積淀形成的帶有強烈自身特色的良好校風(fēng)、學(xué)風(fēng)是一種群體氣質(zhì)、作風(fēng)的反映,它對青年學(xué)生養(yǎng)成良好的操行和樹立正確的價值觀具有潛移默化的導(dǎo)向作用。(3)學(xué)校成就的激勵教育素材。通過展覽展現(xiàn)學(xué)校的精神風(fēng)貌和傳統(tǒng)特色,突出學(xué)校的歷史地位和取得的重要成就,使大學(xué)生了解教育的發(fā)展史、學(xué)校的發(fā)展史和學(xué)科的發(fā)展史,激發(fā)大學(xué)生熱愛母校的思想感情,增強主人翁責(zé)任感,提高大學(xué)生的審美情趣、文化品位、人文素養(yǎng)和科學(xué)素質(zhì)。(4)知識創(chuàng)新教育素材。高校檔案忠實記錄了學(xué)校教學(xué)工作的全部內(nèi)容,如教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、招生情況、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)評估,教師考評、教學(xué)改革、教學(xué)設(shè)備,學(xué)生學(xué)籍成績、畢業(yè)生工作情況反饋等等。這些記錄經(jīng)過總結(jié)、提煉,可以上升轉(zhuǎn)化為教育理論,成為新的知識信息點和成果。
三、高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的途徑
1、強化服務(wù)意識，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。
檔案管理部門和檔案管理者要改變過去默默無聞的被動狀態(tài),從后臺走向前臺,充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢,創(chuàng)新檔案文化,打造檔案文化品牌。通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、櫥窗、宣傳板等途徑,專題講座、報告等方式宣傳特色檔案信息，自覺把檔案工作納入校園文化建設(shè)的軌道,樹立檔案文化建設(shè)理念,把靜態(tài)無聲資料開發(fā)成聲文并茂、形式新穎、貼近校園文化建設(shè)實際、賦有震撼力的宣傳材料。
2、進一步充實館藏檔案，豐富檔案編研資料。
高校檔案是高校文明進程最重要的記錄載體，它以其原始性和真實性較好地反映了高校文化的發(fā)展變化，是直接參與校園文化建設(shè)的生動素材。高校檔案館（室）利用檔案編研的各種資料，如我校編制的財務(wù)制度匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、校志、年鑒、優(yōu)秀教案集、優(yōu)秀論文集、優(yōu)秀成果集等具有豐厚底蘊的檔案文化作品，充分挖掘了高校歷史文化的內(nèi)涵。通過檔案編研，參與校園文化建設(shè)，弘揚學(xué)校優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)，為師生開闊視野，深入研究提供基礎(chǔ)。
3、舉辦校史展覽，提升校園文化品位。
高校檔案館（室）中的實物檔案、照片檔案、聲像檔案濃縮了高校的發(fā)展歷史。通過對這些材料的巧妙組合與設(shè)計，舉辦高規(guī)格的校史展覽，真實生動地再現(xiàn)高校創(chuàng)業(yè)的艱苦歷程及發(fā)展中所取得的輝煌成就，展示學(xué)校的美好形象，反映學(xué)校的精神風(fēng)貌，將是提升校園文化品位的有效措施。校史展覽不僅能加深學(xué)生對學(xué)校歷史的了解，增進愛國、愛校思想，而且展出中名人所取得的杰出成就、突出貢獻更能激勵學(xué)生的集體榮譽感和奮發(fā)圖強的奮斗精神。我校在50周年校慶時，通過舉辦校史展覽，使上萬名校友更加全面地了解了學(xué)校，為他們以后的工作提供了強大的動力，激發(fā)了他們?yōu)閷W(xué)校、為祖國爭光的強烈斗志。
4、利用檔案展現(xiàn)高校的良好形象。
高校檔案館（室）通過學(xué)校公布的各項教學(xué)管理制度以及校史館、博物館建設(shè),挖掘?qū)W校的人文精華,增加文化特色,把高校檔案館建成校園文化建設(shè)的基地。很多高校通過著書立說、舉辦展覽、開發(fā)多媒體宣傳軟件等方式,利用各種圖表、照片、錄像建立了展廳基地和網(wǎng)上宣傳基地,使學(xué)生在全面發(fā)展的校園環(huán)境和文化氛圍中了解學(xué)校的成就,接受多種知識和美的熏陶。同時,校史館、博物館等學(xué)校文化場所還有助于社會了解高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量、水平和過程,通過公眾效應(yīng)促進檔案館教育功能的增強，展示其良好的對外形象。
5、利用檔案中的學(xué)術(shù)研究成果，為高?？茖W(xué)研究提供信息保障。
檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，高校學(xué)術(shù)檔案記載了高校師生歷年來的學(xué)術(shù)論文、著作等學(xué)術(shù)成果，記錄了他們在教學(xué)、科研活動中形成的大量有價值的事實、數(shù)據(jù)，總結(jié)了他們在科研教學(xué)活動中成功和失敗的經(jīng)驗，蘊藏著豐富的知識資源，是知識繼承和創(chuàng)新的基本條件。它不僅能幫助研究者了解科研的進展情況和已有的項目成果，使研究者得到啟發(fā)，避免重復(fù)研究，而且還能提供實驗、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。
參考文獻:
1、鄔雪軍：《發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用》，《檔案與建設(shè)》，2003年第6期。
