序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)探索樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。

高校檔案是學(xué)校在日常管理、教學(xué)、招生、大賽、交流、科研、學(xué)生、財(cái)務(wù)、黨政活動(dòng)以及其他各項(xiàng)活動(dòng)開展過程中，形成的各種形式的歷史記錄，是高校歷史備以查考的真實(shí)憑證，承擔(dān)著特殊的神圣使命。目前檔案的存在形式易丟失、不容易存儲、不易管理，日益增長的需求對傳統(tǒng)檔案館提出了巨大挑戰(zhàn)，也推動(dòng)了檔案館數(shù)字化的產(chǎn)生。

1檔案館數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀和未來趨勢

目前，大部分高校的檔案主要包括紙質(zhì)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紙質(zhì)照片等，甚至有一些紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，紙張泛黃，數(shù)量多且無序，非常容易丟失損壞，導(dǎo)致檔案中大部分綜合性檔案都是在長期的封閉式管理中的，因此我國大部分高校中的檔案館意識低，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)弱，檔案資源結(jié)構(gòu)不合理，檔案采集模式和管理方式落后,檔案工作效率低，服務(wù)水平滯后。近幾年，當(dāng)?shù)卣捕啻斡“l(fā)文件要求檔案數(shù)字化，大力推進(jìn)建設(shè)新型檔案館。

2高校數(shù)字檔案館建設(shè)的意義

檔案館數(shù)字化建設(shè)是將傳統(tǒng)形式的學(xué)校檔案通過現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行數(shù)字化存儲，在經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)的加工，保存在電腦硬盤中，即解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞、難查找、易丟失等問題，提高了檔案的保存和查找利用效率，為高校檔案信息提供了規(guī)范平臺，提高了高校辦公的透明度。

3建設(shè)數(shù)字檔案館面臨的問題

3.1技術(shù)方面

檔案館數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的過程，在系統(tǒng)研發(fā)前期，高校開發(fā)人員要開展充分的校內(nèi)外調(diào)研，統(tǒng)計(jì)各方面的服務(wù)需求，設(shè)計(jì)檔案館數(shù)字系統(tǒng)的功能，建設(shè)集存儲、檢索、安全、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)為一體的，依托于學(xué)校CRP的集適應(yīng)高校一定時(shí)期內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺。并組織專項(xiàng)檔案人才隊(duì)伍，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化采集，導(dǎo)入系統(tǒng)，對系統(tǒng)進(jìn)行初步運(yùn)行。組織各類客戶對系統(tǒng)進(jìn)行訪問使用，對系統(tǒng)進(jìn)行測試和不斷完善。

3.2安全方面

檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中，不可缺少的就是檔案安全防范體系，這個(gè)體系中包括專業(yè)的檔案人員、信息化技術(shù)、專業(yè)設(shè)施、法律法規(guī)等，從各方各面，從源頭做好工作，保護(hù)檔案，杜絕破壞。（1）要制定檔案法律法規(guī)，對損壞檔案、丟失檔案的人進(jìn)行相應(yīng)處罰。（2）要建立應(yīng)急機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，確保有危險(xiǎn)時(shí)，能第一時(shí)間妥善處置。（3）要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)庫房，具備消毒、安保、溫濕度、消防等專業(yè)設(shè)施設(shè)備，延長保存年限，確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案安全。（4）要大力推進(jìn)人才培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)專人專崗專責(zé)，培養(yǎng)復(fù)合型、高技術(shù)人才隊(duì)伍。（5）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，配置數(shù)據(jù)服務(wù)器，建立安全保密系統(tǒng)，提高加密技術(shù)，設(shè)置檔案安全等級，建立安全保護(hù)體系，嚴(yán)禁數(shù)字檔案在網(wǎng)上隨意傳播或盜取，防止惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊。

3.3觀念問題

檔案館數(shù)字化建設(shè)是要分階段、有步驟的進(jìn)行，需要高校檔案館為主導(dǎo)，各系部、各處室共同參與。這就需要提高全體檔案人員的觀念，形成“人人參與，人人學(xué)習(xí)”的良好氛圍，才能推動(dòng)檔案館數(shù)字化建設(shè)。

4數(shù)字檔案館館內(nèi)建設(shè)

4.1數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是根據(jù)各類客戶需求，充分依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)平臺或校內(nèi)CRP，利用專門的軟件硬件設(shè)備，開發(fā)符合高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了在線歸檔、在線存儲、查詢、管理等功能，提供高質(zhì)量、規(guī)范化檔案服務(wù)。

4.2檔案館數(shù)字化的建設(shè)內(nèi)容

4.2.1數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺。檔案館數(shù)字化建設(shè)最基本最基礎(chǔ)的工作就是建立一個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺，該平臺的功能要以各類客戶的需求出發(fā)，設(shè)置安全保護(hù)、檔案采集、加工、管理、應(yīng)用、恢復(fù)等功能，要有較高的可靠性、安全性、可用性、可操作性，能為高校檔案工作服務(wù)。其次，該系統(tǒng)平臺也可以依托于當(dāng)?shù)鼗蚋咝１居械木W(wǎng)絡(luò)平臺，比如電子政務(wù)平臺、學(xué)校CRP等，來建立軟硬件設(shè)施。4.2.2建設(shè)數(shù)字檔案信息資源。檔案館數(shù)字化建設(shè)最核心的工作是建設(shè)數(shù)字檔案資源，通過掃描、電子文件接收、視頻圖像收集等各種方式，對實(shí)物檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)存儲，然后通過檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)處理加工，分類存儲和科學(xué)管理已經(jīng)規(guī)范化、有序化、有價(jià)值意義的、合理的、科學(xué)的數(shù)字檔案。4.2.3建立保障體系。為了保障檔案館的正常運(yùn)行，不可缺少的就是建立相應(yīng)的保障體系。（1）建立專項(xiàng)專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍，通過培訓(xùn)和實(shí)踐等手段不斷提高業(yè)務(wù)水平，大力培養(yǎng)適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的各類人才。（2）建立安全保障體系，加大資金投入，保證專款專用，購買設(shè)置專業(yè)軟硬件設(shè)施設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊，防止檔案數(shù)字資源丟失、損壞等事件發(fā)生。（3）制定緊急預(yù)案，確保危急時(shí)刻，對檔案進(jìn)行拯救和保護(hù)。（4）制定法律法規(guī)，健全體制機(jī)制，制定檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格實(shí)施，是檔案工作有序合理的進(jìn)行。

4.3數(shù)字檔案館的功能需求

通過系統(tǒng)軟件開發(fā)前，開發(fā)人員要對高校檔案服務(wù)的各類客戶進(jìn)行需求調(diào)研，從而統(tǒng)計(jì)出檔案館數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)平臺應(yīng)該具備“采集、加工、存儲、管理、安全、保存、應(yīng)用”六項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能。檔案采集功能主要包括接收、征集、寄存三種形式，按照制定的接收制度，采用多形式的采集方式，認(rèn)真嚴(yán)格篩，將各類各種形式的檔案進(jìn)行集中。檔案加工功能是必不可少的，采集的檔案有的不符合存儲標(biāo)準(zhǔn)，就需要檔案管理人員在系統(tǒng)平臺中對檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換和處理。檔案數(shù)字化建設(shè)的核心就是檔案管理，就是要對檔案信息資源進(jìn)行增刪改查，還要對系統(tǒng)日志、檔案資源庫的處理、檔案用戶權(quán)限等等進(jìn)行規(guī)范管理。檔案安全功能主要是網(wǎng)絡(luò)安全和恢復(fù)功能等。應(yīng)用功能是檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的目標(biāo)，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)查詢、、統(tǒng)計(jì)、打印等操作。保存要符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式，還要具有檢測、備份和遷移等功能。

5結(jié)論

檔案服務(wù)十分重要，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，信息化不斷發(fā)展的新趨勢，依據(jù)當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)平臺或高校CRP平臺，運(yùn)用信息技術(shù)建立具有“采集、加工、存儲、管理、安全、保存、應(yīng)用”等功能的信息管理系統(tǒng)，使館藏?cái)?shù)字化檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、有序化、可靠化、可操作化，更好提升高校檔案服務(wù)水平。檔案館數(shù)字化建設(shè)需要高校上下各個(gè)部門、各個(gè)系部、各個(gè)處室共同整合，人人參與，是一項(xiàng)長期工作任務(wù)，也是未來不久必然發(fā)展的趨勢。

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[5]張淑霞.數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理研究[J].中國檔案,2018(06).

作者:景燕敏 單位:德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院