發(fā)布時(shí)間：2022-11-10 00:44:05
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案室工作計(jì)劃樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
民族醫(yī)學(xué)院校檔案工作是一種默默無聞的幕后輔工作，因而常常被人忽視，但檔案工作又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。隨著信息化社會的到來，檔案開放性要求越來越高，檔案工作內(nèi)容越來越細(xì)，從對傳統(tǒng)檔案的保護(hù)到新型載體的應(yīng)用，從檔案史料的分析研究到現(xiàn)代生活、工作需要的檔案咨詢，檔案工作不斷拓展，工作的空間越來越大[1]。如何使民族醫(yī)學(xué)院校檔案事業(yè)做到創(chuàng)新發(fā)展，是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任。我院綜合檔案室既是檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在履行檔案管理職責(zé)過程中經(jīng)常要與各職能部門發(fā)生關(guān)系，協(xié)調(diào)工作的好壞直接影響學(xué)院整體檔案工作計(jì)劃的實(shí)施。因此，筆者認(rèn)為協(xié)調(diào)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其水平高低直接制約著檔案事業(yè)的健康發(fā)展，在此淺談幾點(diǎn)建議措施。
1 不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)是提高協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)
現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，學(xué)院檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)學(xué)院發(fā)展。面對接收保管的檔案內(nèi)容、數(shù)量、種類、載體等越來越多，越來越復(fù)雜，檔案工作人員必須更新觀念，樹立創(chuàng)新意識，適應(yīng)時(shí)代變化的速度和節(jié)奏，最大限度地滿足利用者的檔案信息需求[2]。并加強(qiáng)創(chuàng)新學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，充實(shí)協(xié)調(diào)基礎(chǔ)，不斷提高檔案綜合管理技能。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)中修養(yǎng)語言藝術(shù)，提高個(gè)人素質(zhì)，在日常檔案管理工作中尤其重要。學(xué)院綜合檔案室主要面對教職工和學(xué)生，這一群體的特殊性，對檔案工作者在做好協(xié)調(diào)工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特別注意語言、語氣及禮貌用語，對到檔案室要求提供服務(wù)的人員，不論職位高低，都應(yīng)一視同仁，以熱情、誠懇的態(tài)度對待每一位查閱和咨詢者。并根據(jù)不同對象的喜好、個(gè)性，盡量用討論的語氣，在討論過程中做到真實(shí)、誠懇、和諧，使雙方感到滿意和信服。另外，電話聯(lián)系方式也是日常檔案管理工作中常用的方法之一，要堅(jiān)持用“您好”開頭、“請”字在中、“謝謝”結(jié)尾等禮貌用語，使對方理解和支持您的工作，有利于樹立檔案人員和檔案部門的良好形象。
2 發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神是提高協(xié)調(diào)能力的保證
堅(jiān)持為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)，為全院師生員工服務(wù)是學(xué)院綜合檔案室的根本指導(dǎo)思想。檔案工作是一項(xiàng)涉及全院各職能部門的專門性業(yè)務(wù)工作，檔案管理工作者要主動深入各部門熟悉情況、收集材料、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、對外交流等，不僅要和本單位的人打交道，而且還要經(jīng)常與各兄弟院校甚至機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位的同行探討業(yè)務(wù)及進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動。這就要求檔案人員要善于社會交往和靈活處理各方面的關(guān)系，增強(qiáng)協(xié)調(diào)和協(xié)作意識。比如在實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到部分職能部門領(lǐng)導(dǎo)及各處室兼職檔案員因工作變動的關(guān)系，由此出現(xiàn)工作步驟不協(xié)調(diào)，沒有按規(guī)定時(shí)間移交合格檔案，影響學(xué)院檔案工作計(jì)劃實(shí)施。這時(shí)專職檔案人員要深入調(diào)查，積極協(xié)助，解決職能部門的實(shí)際困難，使檔案部門和職能部門之間合作協(xié)調(diào)融洽。檔案室工作人員還必須在思想上和行動上統(tǒng)一起來，樹立服務(wù)、協(xié)作的意識，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極奉獻(xiàn)。要善于處理好個(gè)人和集體等關(guān)系，互相配合，互相支持，形成一個(gè)召之能來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的團(tuán)隊(duì)，使團(tuán)隊(duì)精神發(fā)揚(yáng)光大，協(xié)調(diào)能力增強(qiáng)，推進(jìn)學(xué)院檔案工作的健康發(fā)展。
3 實(shí)行目標(biāo)管理是提高協(xié)調(diào)能力的關(guān)鍵
檔案目標(biāo)管理為傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力，要實(shí)現(xiàn)檔案工作目標(biāo)管理，最根本的就是要依靠學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全院專兼職檔案人員的密切配合，制定出切實(shí)可行的檔案目標(biāo)管理工作方案，有了一個(gè)符合本單位、本部門發(fā)展的目標(biāo)，才能更好地組織和協(xié)調(diào)大家做好檔案工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性[3]。如果職能部門沒有實(shí)行檔案目標(biāo)管理，就很難統(tǒng)一大家的意志和步伐，有些人就可能會出現(xiàn)檔案意識薄弱，不思進(jìn)取的被動工作局面。實(shí)踐工作中認(rèn)為檔案目標(biāo)管理工作應(yīng)把握要點(diǎn)，從檔案形成部門的源頭抓起，因?yàn)闄n案來自各職能部門，產(chǎn)生于各項(xiàng)工作之中，只有從檔案形成部門的源頭抓起，才能使各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員個(gè)個(gè)明確目標(biāo)內(nèi)容各自要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，做到“千斤重?fù)?dān)層層挑，人人肩上有指標(biāo)”。人人樹立實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的中心意識與觀念，使每位工作人員心往一處想，勁往一處使，相互協(xié)調(diào)一致，團(tuán)結(jié)合作，避免在檔案管理工作各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)漏洞，使學(xué)院檔案工作由被動變?yōu)橹鲃?，提高了檔案部門的管理地位，促進(jìn)了學(xué)院檔案管理水平的全面提高。
4 建立健全規(guī)章制度是提高協(xié)調(diào)能力的源泉
要建立健全學(xué)院檔案綜合規(guī)章制度，制定好學(xué)院及各職能部門檔案工作崗位責(zé)任制，各崗位職責(zé)清楚、分工明確，力求把合理的分工和有效的協(xié)作統(tǒng)一起來，使每個(gè)部門檔案工作都圍繞著學(xué)院中心工作積極開展，始終圍繞中心，服務(wù)大局是做好協(xié)調(diào)工作的源泉。同時(shí)在日常檔案管理工作與各部門工作關(guān)系中，協(xié)調(diào)工作一定要貫徹平等合理的原則，所謂平等，就是要把自己、被協(xié)調(diào)對象以及參與協(xié)調(diào)各方擺在平等的位置上，以熱情、誠懇的態(tài)度進(jìn)行協(xié)調(diào)，堅(jiān)持協(xié)調(diào)通氣，商量為主，以理服人，才能把協(xié)調(diào)工作做好。同時(shí)檔案室協(xié)調(diào)工作既要堅(jiān)持原則性，又要注意靈活性，例如實(shí)行部門立卷是保證歸檔材料齊全和完整，提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵所在。而檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)賦予的權(quán)利，依法幫助兼職檔案員更多的了解黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，掌握文件材料形成、積累的規(guī)律，以及立卷歸檔的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料歸檔的部門與部門之間的協(xié)調(diào)工作，讓全體兼職檔案員都能共同遵守檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)院檔案工作在法制軌道上前進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 許桂清，王志.信息化變革的檔案管理探析[J].中國檔案，2006，389(3)：7-8.
【關(guān)鍵詞】二級學(xué)院 教學(xué)檔案 管理
1 教學(xué)檔案管理的類型和內(nèi)容
1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達(dá)的教學(xué)指導(dǎo)材料；學(xué)校教學(xué)管理；學(xué)院教學(xué)會議記錄；教學(xué)管理制度；教師教研活動；教學(xué)工作計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；師資隊(duì)伍建設(shè)情況；教學(xué)管理隊(duì)伍情況等。
1.2專業(yè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案
包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及實(shí)驗(yàn)室的論證、評估、申報(bào)及審批材料、儀器設(shè)備的購置計(jì)劃、報(bào)告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。
1.3教學(xué)與實(shí)踐類檔案
包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；教學(xué)日歷；教案、多媒體課件；教學(xué)任務(wù)書；課表、學(xué)生測評；試卷管理；調(diào)課記錄；期末考試安排；學(xué)生成績；畢業(yè)論文；畢業(yè)實(shí)習(xí)考核表等。
1.4學(xué)生管理類檔案
包括專業(yè)學(xué)生名冊；學(xué)籍更改；各門課程成績冊；學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)位清冊；就業(yè)指導(dǎo)；畢業(yè)生去向；畢業(yè)生調(diào)查等。
2 教學(xué)檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它是全體師生員工在教學(xué)活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時(shí)，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料。高校在開展教學(xué)研究活動、編寫校史、查閱學(xué)生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)
一所學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。
2.3為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考
教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、從宏觀上明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計(jì)劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。
2.4教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流的有利工具
學(xué)校要發(fā)展，有時(shí)需要接受兄弟院校的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，要了解學(xué)校的規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等等。將這部分檔案進(jìn)行科學(xué)地集中統(tǒng)一管理后，勢必方便兄弟院校間的經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。
3 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題
3.1教學(xué)檔案材料收集不全面
二級學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層級歸檔機(jī)制不明，師生員工的檔案意識不強(qiáng)，不少教學(xué)檔案散存于部門或個(gè)人手中，沒有定時(shí)收集整理；檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重。
3.2數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，材料不規(guī)范
統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)繁多，相互間不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。諸如學(xué)生學(xué)籍異動、畢業(yè)論文答辯、科研獲獎統(tǒng)計(jì)、歷年考研學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一；有的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進(jìn)行規(guī)范。
3.3教學(xué)檔案服務(wù)方式落后
當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時(shí)代，但很多學(xué)院的教學(xué)檔案信息仍停留在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理策略
4.1樹立正確的教學(xué)檔案管理思想
教學(xué)檔案的管理應(yīng)由主管教學(xué)的院長具體領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。加強(qiáng)教學(xué)檔案工作應(yīng)從幾個(gè)方面著手:一是要建立教學(xué)檔案室，按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個(gè)人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理；二是要配備專職教學(xué)檔案管理人員；三是要把教學(xué)檔案工作真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度
制定嚴(yán)格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核及職務(wù)晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價(jià)值與保管年限，同時(shí)要從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實(shí)際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進(jìn)行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量兩方面保持動態(tài)平衡，以便于開發(fā)利用。
4.3提高教學(xué)管理人員素質(zhì)與水平
教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動服務(wù)、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強(qiáng)對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學(xué)檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。另外要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案材料的遠(yuǎn)程檢索與鑒定利用，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。
二級學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。
參考文獻(xiàn)
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一、新建本科院校教學(xué)評估檔案管理存在的主要問題
雖然教學(xué)檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：
（一）新建本科院校辦本科時(shí)間不長，教學(xué)檔案總體建設(shè)缺乏規(guī)范
新建本科院校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個(gè)或者兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類型相近學(xué)校組建升格而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，各校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問題，有的新建本科院校實(shí)行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實(shí)行分散管理。另外，由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)匱乏等原因，某些高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的管理與建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識，在重視教學(xué)工作以及其它管理工作的同時(shí)，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學(xué)檔案建設(shè)與管理存在管理不規(guī)范等一系列問題也暴露無遺，主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案的總體建設(shè)進(jìn)展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴(yán)重阻礙了新建本科院校教學(xué)管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。
（二）教學(xué)檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理
新建本科院校由于大多數(shù)辦學(xué)時(shí)間不長，硬件設(shè)施跟不上。組建合并前的原各學(xué)校，有的學(xué)校已配備專用的計(jì)算機(jī)，實(shí)行教學(xué)檔案機(jī)檢，有的學(xué)校特別是原來中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學(xué)檔案的場所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進(jìn)行操作處理，工作效率低，嚴(yán)重影響了評估檔案的有效利用。教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理。近幾年由于不斷擴(kuò)招，學(xué)校各院系教學(xué)評估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學(xué)校、各二級學(xué)院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制 ，沒有切實(shí)明確權(quán)責(zé)，建檔歸檔機(jī)制也不夠完善，從而導(dǎo)致了本科教學(xué)工作合格評估檔案存在材料重復(fù)歸檔和建檔，教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。
（三）教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低
1999年至2007年，教育部先后批準(zhǔn)建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學(xué)校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付基礎(chǔ)檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過程中 ，對學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)模式、人才培養(yǎng)等宏觀問題的認(rèn)識和做法會發(fā)生變化 ，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)也多次進(jìn)行整合變動 ，教學(xué)管理隊(duì)伍流動性大，導(dǎo)致造成教學(xué)檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學(xué)檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學(xué)檔案基本上由教務(wù)處人員和各院（部）教學(xué)秘書、教務(wù)員兼任，它們受過檔案專業(yè)知識 、專業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會較少，業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低。由于教學(xué)管理人員檔案意識淡薄，往往造成學(xué)校評估結(jié)束后，出現(xiàn)教學(xué)評估檔案支撐材料交接不清，被當(dāng)事人拿走（當(dāng)作私人財(cái)產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復(fù)印件存檔 ，造成教學(xué)工作合格評估檔案不完整而導(dǎo)致以后的評估復(fù)查的困難和利用不便。
二、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)評估檔案科學(xué)管理的措施
（一）以評估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建評估檔案管理的制度和體系
首先，高校教學(xué)工作合格評估工作既是對新建本科院校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)。要高度重視各部門教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校成立評建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將教學(xué)評估檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計(jì)劃，投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)檔案用房，不斷改善學(xué)校檔案室館舍和二級學(xué)院（部）檔案用房條件 ，適當(dāng)添置專用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備 ，符合本科教學(xué)工作合格評估對學(xué)校檔案館舍和二級學(xué)院（部）檔案用房硬件方面的要求。
其次，《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是新建本科院校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。沒有規(guī)矩難以成方圓，任何一項(xiàng)工作如果沒有相應(yīng)的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實(shí)發(fā)揮評估檔案管理的作用，促進(jìn)高校教學(xué)評估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系，切實(shí)建立健全高校教學(xué)評估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學(xué)評估檔案管理的體系，如教學(xué)檔案工作規(guī)范 、部門歸檔立卷制度、教學(xué)檔案實(shí)體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。
（二）規(guī)范教學(xué)評估檔案的整理，確保教學(xué)評估系統(tǒng)性與完整性
本科教學(xué)工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱?！坝u”學(xué)校要順利通過本科教學(xué)工作 合格評估 ，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案 （ 試行） 》，領(lǐng)會普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系內(nèi)涵，，圍繞“指標(biāo)體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。
一是要做好常規(guī)教學(xué)檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學(xué)評估中的作用非常重要，但同時(shí)對教學(xué)檔案管理工作也帶來不利影響。因?yàn)槌Ｒ?guī)的教學(xué)檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學(xué)工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標(biāo)體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機(jī) ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規(guī)教學(xué)檔案的時(shí)候要有意識地關(guān)注評估指標(biāo)體系中所需要的材料 ，需要復(fù)印的就復(fù)印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學(xué)檔案的需要，對那些原先在教學(xué)檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價(jià)值的材料應(yīng)補(bǔ)充到常規(guī)教學(xué)檔案中去，使得常規(guī)教學(xué)檔案內(nèi)容更加全面、豐富。
二是教學(xué)評估檔案應(yīng)評估指標(biāo)體系進(jìn)行模塊管理。教學(xué)評估檔案管理應(yīng)進(jìn)行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學(xué)院（部）評估檔案室管理 。在本科教學(xué)工作合格評估過程中很多指標(biāo)體所需檔案不在校級歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應(yīng)按照評估的實(shí)際需要，加強(qiáng)和完善二級歸檔的內(nèi)容，建立二級學(xué)院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設(shè)與日常教學(xué)檔案建設(shè)要求也存在差異，評估檔案建設(shè)具體回 應(yīng)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個(gè)問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學(xué)的工作狀態(tài)教學(xué)檔案，是以日常教務(wù)職能活動的寫真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。我們對于評估檔案類別號應(yīng)按評估指標(biāo) “一級指標(biāo) 、二級指標(biāo) 、觀測點(diǎn)”的順序進(jìn)行編號分類與編號設(shè)置，按照原始性、真實(shí)性、針對性、時(shí)效性的原則對佐證材料進(jìn)行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。
（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)
檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案管理人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)對教學(xué)管理人員，特別是教學(xué)秘書、教務(wù)員進(jìn)行不定期計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)方面的培訓(xùn) ，提高他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務(wù)水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務(wù)。
【關(guān) 鍵 詞】 教學(xué)；科研檔案；管理工作；信息資源
教學(xué)科研檔案是記錄和反映學(xué)校在“教”與“學(xué)”的實(shí)踐活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。它是從教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施到教學(xué)質(zhì)量檢查，從課堂教學(xué)到實(shí)驗(yàn)教學(xué)，從學(xué)生的思想政治工作到學(xué)籍管理，從師資培訓(xùn)到教學(xué)設(shè)備，從招考新生到新生入學(xué)的一系列過程，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點(diǎn)。教學(xué)、科研檔案是否科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)對學(xué)校教學(xué)改革和提高育人質(zhì)量有著極其重要的影響。
一、教學(xué)科研檔案管理普遍存在的問題
（一）思想重視不夠
檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校制定重大決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想。總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。學(xué)校個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)很清閑的活，只要平時(shí)按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培訓(xùn)。一些學(xué)校還時(shí)常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，那些因教學(xué)業(yè)務(wù)水平欠缺或是身體素質(zhì)不能適應(yīng)教學(xué)工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。
（二）財(cái)力保障欠缺
由于思想上認(rèn)識不到位，學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算對檔案保管設(shè)備配備、檔案工作人員的待遇落實(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等問題也缺少經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)。在這種情況下，學(xué)校教學(xué)、科研檔案工作完全是放任自流，全靠檔案人員的責(zé)任心干活。如此，何談檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確？何談檔案管理為學(xué)校教學(xué)教研的發(fā)展服務(wù)？何談檔案管理為學(xué)校制定重大決策服務(wù)？
（三）檔案資料不夠完整
由于思想上認(rèn)識不到位，科室工作人員的檔案意識普遍談薄，導(dǎo)致學(xué)校各處、組、室條塊分割，各自為政，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件都隨意處理。學(xué)校的各種工作無跡可尋，學(xué)校的優(yōu)秀之處無展示載體，學(xué)校的各種重復(fù)性工作時(shí)有發(fā)生。
（四）檔案管理方法陳舊落后
普通高中學(xué)校教學(xué)科研檔案工作的管理方法還非常陳舊落后。檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。即便文件立卷歸檔后，也未及時(shí)對其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。我們應(yīng)當(dāng)明白，學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。
二、利用已有資源，改進(jìn)工作策略
（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)制
提高和增強(qiáng)學(xué)校教職員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
（二）加強(qiáng)人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理。首先，要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律、有較好政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)。健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，對檔案管理的所需經(jīng)費(fèi)加大保障力度。
（三）進(jìn)行科學(xué)分類
學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案（包括財(cái)會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實(shí)物檔案。
教學(xué)科研類檔案因其地位特殊，還可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件（包括上級教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料等）；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理材料）；四是各類教學(xué)科研論文及獲獎情況；五是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；六是有關(guān)教研室活動的材料；七是優(yōu)秀教案、課件；八是師生獎懲材料；九是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；十是學(xué)生管理工作的文件材料。
確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個(gè)或若干個(gè)卷盒（或卷夾），并做好標(biāo)識，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。
（四）提高利用率
學(xué)校的教學(xué)、科研檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，教學(xué)、科研檔案對于正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價(jià)值體現(xiàn)的唯一途徑。也就是說，只有當(dāng)檔案服務(wù)于教學(xué)科研，發(fā)揮了它的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，它的重要性才會被充分地顯示出來，它的價(jià)值也才能得以實(shí)現(xiàn)。所以，學(xué)校檔案部門應(yīng)不厭其煩地向有關(guān)部門、老師解釋，我們對教學(xué)、科研檔案進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保管的目的只有一個(gè)，那就是更好地服務(wù)于教育教學(xué)、科學(xué)研究工作，服務(wù)于廣大教師、學(xué)生，服務(wù)于社會。我們之所以要對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，是因?yàn)檫@樣更有利于保護(hù)檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠?yàn)槔谜咛峁└娴男畔ⅰ?/p>
綜上所述，學(xué)校要切實(shí)重視教學(xué)、科研檔案工作，大力宣傳教學(xué)、科研檔案，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，注重對相關(guān)人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，關(guān)心檔案工作者的工作環(huán)境，優(yōu)化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個(gè)學(xué)校從綜合檔案室、教務(wù)處、教科室、教研組到課題組要建立一個(gè)完整的工作網(wǎng)絡(luò)，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、歸檔。根據(jù)學(xué)校實(shí)際，學(xué)校檔案部門應(yīng)組織相關(guān)人員科學(xué)地制訂教學(xué)、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時(shí)印發(fā)給學(xué)校教學(xué)部門、科研部門，召集相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并定期到教學(xué)、科研部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，逐步參與教學(xué)管理，使檔案部門成為學(xué)校教學(xué)、科研工作的信息咨詢部門，為學(xué)校的全面發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］ 張明嫣． 加強(qiáng)教學(xué)科研檔案的管理和利用［J］． 蘭臺世界：上半月，2004（9）．
一、 教學(xué)檔案概述
凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案，它是學(xué)校檔案的重要組成部分。成人高校根據(jù)成人教育的特殊性，教學(xué)檔案形成了自己特點(diǎn)：1．內(nèi)容豐富。起點(diǎn)不一的多層次脫產(chǎn)、函授、業(yè)余等學(xué)歷教育與各種培訓(xùn)班(崗位培訓(xùn)、校長培訓(xùn))、研究生課程班、繼續(xù)教育等非學(xué)歷教育的辦學(xué)形式，決定了成人高校教學(xué)檔案的內(nèi)容非常豐富。2．來源廣泛。成人高校由于辦學(xué)形式的多樣化，使教學(xué)檔案的來源十分廣泛。有來自上級教育部門下發(fā)的政策性、指令性文件；與兄弟院校合作辦學(xué)產(chǎn)生的材料；學(xué)校、分校、教務(wù)管理部門、招生部門產(chǎn)生的材料；還有來自教師在教學(xué)過程中，學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中直接形成的各種材料。3．形式多樣。成人高校教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，來源廣泛，載體形式也呈多樣化，除了單一的紙質(zhì)外，還有照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等不同載體。
按照教學(xué)檔案的特點(diǎn)并結(jié)合我院具體工作，我們有如下材料屬于歸檔范圍：1.在教學(xué)管理中形成的材料。如招生宣傳方面的材料、各種與教學(xué)有關(guān)的制度規(guī)定、教師進(jìn)修、培訓(xùn)材料、課堂教學(xué)、科研成果、課堂質(zhì)量測評、教學(xué)評估、工作量統(tǒng)計(jì)、課程進(jìn)度表、學(xué)生成績單、畢業(yè)分配方案、畢業(yè)生調(diào)查表等。2.在教學(xué)實(shí)踐活動中形成的材料。如教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、教案、講義、教學(xué)參考材料、自編教材、考試試卷、教育實(shí)習(xí)和社會實(shí)踐材料、教師論文、優(yōu)秀教學(xué)成果、各類獲獎證書、出版著作、電子講稿、幻燈片、教學(xué)錄像、錄音、照片、膠卷底片等與教學(xué)活動實(shí)踐有關(guān)的材料。
二、暢通渠道，全面收集整理工作
這么多的材料，收集起來是很繁瑣的。材料收集工作是整個(gè)檔案管理工作中極為重要的環(huán)節(jié)，收集工作質(zhì)量的好壞，及時(shí)與否，直接影響檔案的再利用效果，甚至影響整個(gè)檔案的管理水平。收集教學(xué)檔案材料不是某個(gè)檔案員自己能完成的，它涉及方方面面，牽扯教學(xué)工作的部門及人員，來源是分散的，但為了利用檔案，就要求一定得集中保存。這就要求檔案工作人員在認(rèn)真負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，還要暢通教學(xué)部門與職能部門之間的相互關(guān)系，保證材料收集的準(zhǔn)確、及時(shí)。要做到如下幾個(gè)方面工作：一是發(fā)文與收文的收集。發(fā)文主要是指本單位向上級或下級單位發(fā)送的文件，要及時(shí)登記存檔，傳閱的要及時(shí)收回，借閱要有登記。二是協(xié)調(diào)相關(guān)部門，收集參加會議或培訓(xùn)帶回的文件材料。這部分材料如果不及時(shí)收集，非常容易造成遺漏缺失。如參加國家教學(xué)工作會議、院校交流、教師培訓(xùn)等方面的材料。三是注意收集在教學(xué)實(shí)踐活動中形成的其他材料。如學(xué)生參加實(shí)習(xí)及社會實(shí)踐的影視圖像資料、教師優(yōu)秀課堂教學(xué)錄像、領(lǐng)導(dǎo)視察題字題詞、專業(yè)評估等。這些材料的形成都是非常寶貴的，重要的教學(xué)文件（如教師論文、專著、優(yōu)秀教材等）除原稿外，要酌加副本，盡可能做到全方位的收集，為檔案管理打下基礎(chǔ)。
教育規(guī)模的發(fā)展壯大，使收集的教學(xué)檔案范圍和數(shù)量也增大了，光收集不整理，勢必造成混亂和困難，也不能體現(xiàn)檔案歷史記錄的特點(diǎn)，不能完整地反映教學(xué)活動的內(nèi)在聯(lián)系和本來面貌，影響檔案的利用價(jià)值。因此，為了及時(shí)并系統(tǒng)整理檔案，使之進(jìn)一步科學(xué)化、條理化，必須進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之有規(guī)可循。
通常根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律及保持有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多又可分別組成若干卷，也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一、文件較少者按不同的內(nèi)容分別組成簿卷。
三、做好教學(xué)檔案管理工作的基本措施
為了最大效益發(fā)揮利用好教學(xué)檔案，使之為教學(xué)研究及改革服務(wù)，應(yīng)采取以下一些措施：
1．領(lǐng)導(dǎo)要重視。要把教學(xué)檔案工作納入教學(xué)工作計(jì)劃并列入學(xué)校的議事日程，要重視檔案工作的管理，尤其是實(shí)行微機(jī)化管理。
2．建立健全合理有效的教學(xué)檔案工作制度，保證教學(xué)檔案管理工作順利發(fā)展，做到有法可依，有規(guī)可循。
3．各系部都要了解《檔案法》，有檔案意識，應(yīng)設(shè)分管檔案工作的兼職人員，統(tǒng)一管理好教學(xué)文件材料，按期向?qū)W校檔案室辦理移交。
4．努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步參加教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。
5．逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。
關(guān)鍵詞高等藝術(shù)院校 藝術(shù)檔案 檔案管理
根據(jù)文化部、國家檔案局令第21號《藝術(shù)檔案管理辦法》中指出，藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。
高等藝術(shù)院校由于本身所具有的獨(dú)特性、藝術(shù)性，藝術(shù)檔案是這類學(xué)校教學(xué)、科研、創(chuàng)作實(shí)踐、藝術(shù)指導(dǎo)、藝術(shù)評價(jià)的現(xiàn)實(shí)反映，對學(xué)校日后的藝術(shù)教育和文藝活動起著依據(jù)和借鑒的作用，是積累教學(xué)資料、活動成果、工作經(jīng)驗(yàn)的重要手段，因此藝術(shù)檔案的管理和利用顯得尤為重要。
1 藝術(shù)檔案工作中存在的主要問題及原因
1.1 檔案意識模糊，藝術(shù)檔案難以及時(shí)、完整歸檔
高等藝術(shù)院校在日常教學(xué)、科研、校園活動的過程中均會產(chǎn)生大量藝術(shù)檔案，其中包括：學(xué)校組織各類文藝活動中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；師生在日常教學(xué)、科研、創(chuàng)作、演出、展覽等活動中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；師生參加校內(nèi)外比賽中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案等。雖然藝術(shù)檔案數(shù)量大，種類多，但是藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作遠(yuǎn)不如一般的文書檔案那樣受重視，學(xué)校檔案管理人員一方面對藝術(shù)檔案的產(chǎn)生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術(shù)檔案收集的重要性，認(rèn)為《高等院校檔案十大類實(shí)施辦法》中未對該問題作具體要求，便不重視收集，如學(xué)校舉行教師教學(xué)技能比賽、舉辦學(xué)生設(shè)計(jì)大賽、畢業(yè)生作品展覽等，在比賽、展覽中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案往往散落在各創(chuàng)作者手中，或長期存放在組織活動的教學(xué)部門，未能及時(shí)完整地歸檔到檔案管理部門。
1.2 藝術(shù)檔案歸檔問題復(fù)雜，缺少有力的收集手段
藝術(shù)檔案中的聲像、實(shí)物檔案的創(chuàng)作者往往認(rèn)為這些檔案歸屬個(gè)人所有，經(jīng)常會出現(xiàn)不愿意移交學(xué)校檔案管理部門的現(xiàn)象，尤其是當(dāng)今社會，人們的商品意識逐漸增強(qiáng)，不少師生認(rèn)為上交藝術(shù)作品會使自己受到經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)還擔(dān)心自己的作品存放不當(dāng)，會成為“永不見天的廢品”，而檔案管理人員認(rèn)為藝術(shù)檔案收集、保存起來難度大，存在畏難情緒，從而使藝術(shù)檔案收集工作在一定程度上處于放任自流的狀態(tài)，這一系列的因素，大大影響了藝術(shù)檔案的歸檔工作。
1.3 保管條件較差，藝術(shù)檔案難以長期保存
藝術(shù)檔案中的聲像、實(shí)物檔案由于其載體的特殊性，必須具備恒溫、恒濕、防蟲等保管條件，但很多學(xué)校均未能達(dá)到該要求，檔案管理人員對藝術(shù)檔案的重要性認(rèn)識模糊，造成很多美術(shù)作品、設(shè)計(jì)圖紙放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，未能存在專門的庫房里，由于保管條件不理想，往往會影響了藝術(shù)檔案的長期保存，如防潮工作未做好，會使書畫作品受潮、起皺、發(fā)生霉變，破壞了作品本身的完整性，以致部分藝術(shù)檔案無法利用。
2 加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的對策
2.1 提高對藝術(shù)檔案重要性的認(rèn)識
由于藝術(shù)檔案工作的進(jìn)步和完善離不開檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素質(zhì)，因此要對檔案管理人員的進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)對藝術(shù)檔案工作重要性和迫切性的認(rèn)識，并提高檔案管理人員自身素質(zhì)，讓檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能，同時(shí)具備一定的文化素質(zhì)和藝術(shù)鑒賞能力，積極做好藝術(shù)檔案的收集歸檔管理工作，為學(xué)校檔案管理部門做好接收、積累藝術(shù)檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。
另外，要提高廣大師生的檔案意識。在高等藝術(shù)院校，藝術(shù)檔案產(chǎn)生的源頭是組織、從事藝術(shù)活動的師生，如果他們檔案意識薄弱，就必定會造成藝術(shù)檔案的大量遺失。因此，在校內(nèi)開展檔案法制教育、傳授檔案知識非常必要，可以在校內(nèi)舉辦藝術(shù)檔案知識培訓(xùn)班、藝術(shù)藏品展覽等，通過宣傳教育，切實(shí)端正師生的思想認(rèn)識，牢固樹立起藝術(shù)檔案是高校檔案不可分割整體意識，才能從檔案產(chǎn)生的源頭把好關(guān)，不至于重要的檔案資料丟失，才能保障檔案的完整性。
2.2 完善藝術(shù)檔案管理制度
要改善藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀，必須建立和完善藝術(shù)檔案管理的規(guī)章制度，對藝術(shù)檔案的從收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，學(xué)校檔案管理部門還要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》、《著作權(quán)法》的有關(guān)制度，防止藝術(shù)檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術(shù)檔案歸檔質(zhì)量，使藝術(shù)檔案和其他檔案協(xié)調(diào)發(fā)展。
還要加大對藝術(shù)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，要將藝術(shù)檔案工作納入學(xué)校的工作計(jì)劃，并把其作為年度考核的重要內(nèi)容，將檔案工作擺到重要的位置，使之逐步變成自覺的行動，這樣才會使各相關(guān)部門和人員有意識地保存、上交藝術(shù)檔案材料。另外，學(xué)?？山o提供作品的教師和學(xué)生出具收藏證書和補(bǔ)償一定的制作成本費(fèi)用，檔案管理部門還可以不定期舉行優(yōu)秀藝術(shù)檔案展覽，讓師生的藝術(shù)作品在歸檔后可被更多人認(rèn)識，以提高師生上交檔案的積極性。
2.3 藝術(shù)檔案信息化管理
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的保存模式已經(jīng)不能滿足藝術(shù)檔案管理的需要，藝術(shù)檔案要長期保存，讓更多人共享，必須將其數(shù)字化。藝術(shù)檔案數(shù)字化對實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢，構(gòu)筑數(shù)字化檔案室，延長藝術(shù)檔案的壽命都有重要作用。學(xué)校檔案管理部門首先要利用多媒體技術(shù)對現(xiàn)有藝術(shù)檔案的原始資料進(jìn)行處理，借助掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤等手段，將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案數(shù)字化處理，尤其一些較為老舊的書畫作品和聲像作品更要抓緊處理，盡早用先進(jìn)的科技手段保存其原貌；同時(shí)，建立藝術(shù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于藝術(shù)檔案的檢索和查閱，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案信息化管理；還要將藝術(shù)檔案的電子數(shù)據(jù)保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，讓廣大師生在網(wǎng)絡(luò)上可以自由檢索、查閱藝術(shù)檔案，最大程度上實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮和提升藝術(shù)檔案在高校師生中的參考借鑒的作用。
藝術(shù)檔案記錄著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史，記錄著學(xué)校以往教育教學(xué)過程中的優(yōu)秀成果，要充分認(rèn)識藝術(shù)檔案的重要意義，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，做好藝術(shù)檔案的歸檔、管理、共享工作，最大限度地向師生開放，融入學(xué)校的日常教學(xué)、科研、創(chuàng)作中，為師生提供最便利最優(yōu)質(zhì)的藝術(shù)參考，這才是高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案的發(fā)展態(tài)勢。
參考文獻(xiàn)
[1]陳興宇.藝術(shù)檔案管理研究[j].黑龍江科技信息,2010.7.
總結(jié)一：2016年檔案工作總結(jié)
xx年我局檔案工作服從、服務(wù)大局，認(rèn)真落實(shí)市局和縣局黨組以及縣檔案局的部署，較好地完成了年度各項(xiàng)任務(wù)。
一、精心布置安排xx年工作
年初，我局根據(jù)局辦公室和縣委檔案局的要求，將研究部署檔案工作列入局長辦公會議議事日程，在總結(jié)回顧xx年工作的基礎(chǔ)上，研究安排了xx年工作的目標(biāo)任務(wù)及主要措施，提出堅(jiān)持發(fā)展主線，堅(jiān)持服務(wù)主題，鞏固檔案法制、檔案業(yè)務(wù)、檔案干部隊(duì)伍建設(shè)成果，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，抓好檔案庫基本建設(shè)，繼續(xù)保持省標(biāo)榮譽(yù)。按照這個(gè)總體要求，我們將任務(wù)作了細(xì)化安排，采取有力措施，精心謀劃，抓緊落實(shí)計(jì)劃任務(wù)，保證了檔案工作各項(xiàng)建設(shè)取得新的成績。
二、積極推進(jìn)檔案資源建設(shè)
全年共接收進(jìn)庫檔案xxx卷。同時(shí)，我們又從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持做好保管利用工作，積極開展搶救破損褪變檔案，鑒定到期檔案和編寫檔案史料，做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)前期準(zhǔn)備工作，年內(nèi)共接待查閱利用x人次，提供檔案x卷次，編寫檔案史料近x萬字。完成了局機(jī)關(guān)百年發(fā)展史編撰工作。
三、加快檔案信息化建設(shè)
我局黨組將檔案信息化列入年度工作重點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，不斷加大督促檢查力度。在堅(jiān)持辦好《xxxx信息》的同時(shí)，我們還不斷充實(shí)新內(nèi)容，體現(xiàn)自己的特色。利用現(xiàn)有設(shè)備，組織人力開展館藏檔案文件錄入，完成x條，累計(jì)已錄入xxx卷。試用了檔案管理軟件，購置初期設(shè)備，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，從重要全宗開始錄入庫藏檔案文件。
四、依法督促面上檔案工作
按照"統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理"的原則，局黨組進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)職能，除經(jīng)常安排業(yè)務(wù)人員到外地參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)外，分管領(lǐng)導(dǎo)還經(jīng)常深入到辦公室，與有關(guān)負(fù)責(zé)人員面對面研究工作，幫助協(xié)調(diào)解決室?guī)旖ㄔO(shè)、文明創(chuàng)建、信息化建設(shè)和工作經(jīng)費(fèi)等問題和困難，年內(nèi)，僅主要領(lǐng)導(dǎo)深入辦公室研究檔案工作就達(dá)x次，強(qiáng)化了檔案行政監(jiān)督管理職能。
五、圍繞中心工作搞好服務(wù)
開展社會主義法治理念教育活動是今年我局開展的一項(xiàng)重大教育活動。按照職能要求，我們及時(shí)與局"教育"辦研究，行文安排做好相關(guān)檔案工作。督促指導(dǎo)了教育辦建檔、規(guī)范檔案建設(shè)，目前教育辦已完成基礎(chǔ)檔案歸檔工作近xx余冊。
總體看來，xx年我局的檔案工作發(fā)展健康，成效明顯，特點(diǎn)突出，整體水平有新的提高。但回顧一年來的工作，我們認(rèn)為仍存在一些不足，主要有：一是個(gè)別部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員對檔案工作認(rèn)識不夠到位，依法履職的自覺性不強(qiáng)，檔案歸檔上報(bào)不及時(shí)等問題仍不同程度存在；二是檔案信息化建設(shè)相對滯后，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔管理工作力度還不足。這些問題還需要我們在今后的工作中認(rèn)真加以解決。
總結(jié)二：鄉(xiāng)鎮(zhèn)2016年檔案工作總結(jié)
今年以來，我鎮(zhèn)的檔案工作在縣檔案局和鎮(zhèn)黨委政府的關(guān)心、支持、指導(dǎo)下，緊緊圍繞強(qiáng)化檔案職能、加快檔案工作規(guī)范化管理這個(gè)重點(diǎn)，較好地完成了年度目標(biāo)任務(wù)?，F(xiàn)將一年來的工作情況總結(jié)如下：
一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展要求，切實(shí)加強(qiáng)對全鎮(zhèn)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，我鎮(zhèn)成立了以鎮(zhèn)長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組。同時(shí)，我鎮(zhèn)在年初把檔案工作列入鎮(zhèn)目標(biāo)考核，列入全鎮(zhèn)工作重要議事日程，逐步規(guī)范鎮(zhèn)綜合檔案管理。積極向廣大干部職工宣傳有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，并收到較好的效果，例如干部職工都能自覺配合檔案管理工作人員提交有關(guān)資料、信息等，站辦所都能將各自的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中我們深深地體會到，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。
二、健全制度，規(guī)范管理
為使我鎮(zhèn)檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。我鎮(zhèn)結(jié)合實(shí)際情況，建立健全了檔案管理工作制度。制定了檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。我們在實(shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度，保證了我鎮(zhèn)檔案工作的有序開展。使我們更加清晰地認(rèn)識到檔案工作的重要性。
三、強(qiáng)化措施，抓好落實(shí)
繼續(xù)加強(qiáng)工作人員崗位職責(zé)的建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，增強(qiáng)各部門工作人員的檔案意識。依照相關(guān)法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使我鎮(zhèn)的檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。我們制定并實(shí)施了較為有效的措施：一方面，加強(qiáng)對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參加檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，保證為各項(xiàng)工作提供優(yōu)良的服務(wù)；嚴(yán)格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。主動接受主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。
我們充分認(rèn)識到檔案工作的最終目的是為了提供利用，今年我們繼續(xù)堅(jiān)持檔案工作為全鎮(zhèn)發(fā)展服務(wù)的宗旨，遵循檔案資料查（借）閱制度，主動對外界提供服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證作用。
四、存在問題
1、檔案意識淡薄，思想未到位。盡管現(xiàn)在把檔案列入我鎮(zhèn)責(zé)任制考核中，但部分人員對檔案工作意識仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開展。
2、檔案收集不齊全。鎮(zhèn)里許多召集會議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料，各自存放，特別是一些專業(yè)檔案和照片檔案易散落在各個(gè)辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
3、檔案人員專業(yè)知識不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定。一直以來沒有專業(yè)檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員變動頻繁，檔案工作缺乏連續(xù)性，致使檔案管理質(zhì)量不高。
五、整改措施
1、進(jìn)一步加大《檔案法》的宣傳教育工作，使全鎮(zhèn)職工樹立"依法治檔"的意識，把檔案法制化建設(shè)抓好做實(shí)。
2、把檔案工作列入政府年終考核的目標(biāo)責(zé)任，統(tǒng)盤安排，認(rèn)真落實(shí)。
3、加大對檔案管理的投入。積極向上級各部門爭取資金改善檔案硬件設(shè)施，配齊配強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員，逐步使我鎮(zhèn)的檔案工作走上規(guī)范化、制度化軌道。
4、進(jìn)一步開發(fā)和利用好檔案。積極主動為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證。同時(shí)積極對檔案信息資源加以開發(fā)，使之為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
5、加強(qiáng)自身檔案知識修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。積極參加上級部門組織的培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案方面的知識，勇于創(chuàng)新，注重工作實(shí)效。
6、充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的作用，注意做好涉及廣大群眾切身利益的人事編制法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)政策的公開工作，全心全意為人民服務(wù)。
總結(jié)三：2016年學(xué)校檔案室工作總結(jié)
檔案館自06年成立以來在學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為師生服務(wù)的精神，團(tuán)結(jié)協(xié)作積極進(jìn)取，在檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各方面都取得了比較大的進(jìn)展。檔案館于xxxx年5月8日正式成立，屬教輔機(jī)構(gòu)處級建制，與圖書館合署辦公。由學(xué)校副校長分管。建立了全校的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案館對全校各系處（部）檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能檔案館?，F(xiàn)有職工7人，其中館長1人、各部門職工6人。檔案館使用面積350余平方米，09年新建了150平方米的密集庫房，目前合計(jì)500平米，基本滿足了館藏空間的需要。
主要工作
1、年度歸檔和日常性查檔服務(wù)工作
歸檔文件材料基本齊全、完整。檔案整理的質(zhì)量基本符合要求。按照分類方案進(jìn)行分類、組卷；檔號編制正確；裝訂整齊、卷內(nèi)無有金屬物；卷面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范；分類細(xì)致；案卷標(biāo)題擬寫簡明、準(zhǔn)確。檔案存放排列有序，編號科學(xué)規(guī)范，庫房整潔衛(wèi)生。
具體來說我館現(xiàn)存有太原科技大學(xué)綜合檔案共十大門類15300余卷，還有人事檔案2200余卷，學(xué)生檔案20370余卷，試卷檔案4000余卷，共計(jì)26570余卷，各種目錄100余冊。全年為校內(nèi)外，單位與個(gè)人提供查檔服務(wù)上萬人次。
2、學(xué)校重大活動的檔案保障工作
檔案館肩負(fù)著校內(nèi)、外的各項(xiàng)服務(wù)，對校內(nèi)職稱評定、教學(xué)評估、學(xué)生考研、出國、補(bǔ)辦畢業(yè)證、編寫校友通訊錄、更改校名、校慶、校舍翻修、查找各種憑證等提供了大量的重要依據(jù)。近幾年，查閱檔案的部門和個(gè)人逐年遞增，由于大家齊心協(xié)力、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、服務(wù)熱情周到，受到了學(xué)校各方面的一致好評。通過檔案利用的增多，增強(qiáng)了大家的檔案意識，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供了可靠依據(jù)發(fā)揮了積極作用。
xxxx年在迎接本科教學(xué)評估、07在學(xué)校申報(bào)博士點(diǎn)，等重大活動中，工作細(xì)致，服務(wù)到位，多次加班查檔及整理大量資料。為各相關(guān)部門提供了大量檔案資料，為全力配合與保障其他同志隨時(shí)待命，確保有隨機(jī)性任務(wù)能夠及時(shí)到位。能夠站在學(xué)校全局角度，不怕麻煩，工作不打折扣，做到在學(xué)校的重大活動中既要按工作需求全力保障，服務(wù)到位，又使檔案原件在人員經(jīng)手多，周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜情況下的無丟失，無損壞，確保檔案的安全。
3、加強(qiáng)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)。
檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，它的工作涉及到學(xué)校的方方面面，要想做好檔案工作，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全，有一套科學(xué)、規(guī)范的管理體制，同時(shí)，要建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。我校于1995年成立了檔案工作委員會，并由學(xué)校副校長分管領(lǐng)導(dǎo)，確定了各部門的兼職檔案人員34名。我館還建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并制作了檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖，確保了檔案工作開展的順利進(jìn)行。我館還做到崗位分工，責(zé)任到人，并且制作了檔案工作的規(guī)章制度匯編并制成手冊下發(fā)到學(xué)校各系處（部）相關(guān)人員手中，人手一冊。加強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范。
進(jìn)一步完善和落實(shí)了檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，各類職責(zé)及各項(xiàng)工作制度；規(guī)范了業(yè)務(wù)，全面執(zhí)行新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；是進(jìn)一步加強(qiáng)和落實(shí)安全管理，對庫房安全工作進(jìn)行了重點(diǎn)檢查，及時(shí)更新，補(bǔ)充了新型滅火器，防潮（殺蟲）劑，要求每個(gè)同志都能掌握新型滅火器的使用方法；加強(qiáng)了對庫房溫，濕度的監(jiān)控。安全性符合檔案"十防"的工作要求。
4、積極參加調(diào)研學(xué)習(xí)，明確工作新思路
升館后，必須轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識，以新的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，才能符合學(xué)校對檔案工作的新要求。我們一是加強(qiáng)了與上級業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系和交流；二是通過網(wǎng)上了解全國一些特色高校檔案館工作開展情況，并對部分高校進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。07年5月，檔案館派人到福建大學(xué)，廈門大學(xué)等省內(nèi)外部分高校檔案館進(jìn)行了調(diào)研學(xué)習(xí)，xx年6月派人到大連參加全國高校檔案管理學(xué)習(xí)班，xx年12月參加高校檔案協(xié)會的常務(wù)理事會，學(xué)習(xí)教育部第27號令制定的背景、意義和主要內(nèi)容，通過學(xué)習(xí)交流，開闊眼界和思路，了解掌握新的信息和動態(tài)，為檔案館今后的發(fā)展打下了基礎(chǔ)。
5、文檔一體化管理，檔案數(shù)字化，信息化工作逐步實(shí)施
文檔一體化，檔案數(shù)字化，信息化管理是近年來檔案工作發(fā)展的趨勢和方向，為了更好的體現(xiàn)檔案館的服務(wù)宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案館設(shè)計(jì)并且完成了檔案館的網(wǎng)頁，力求拓寬服務(wù)領(lǐng)域。網(wǎng)頁也于09年正式試運(yùn)行，起到了宣傳檔案館作用的同時(shí)也提高了檔案查詢的效率，進(jìn)行了檔案知識的普查，如果能配配合上檔案全面數(shù)字化，將大大提高檔案的利用率的同時(shí)保護(hù)原始檔案。拓寬檔案服務(wù)的領(lǐng)域，全方位立體式的方便檔案查閱者。
通過研究考察，將檔案管理軟件的引進(jìn)納入了工作計(jì)劃。目前正在積極開展工作，以選擇標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推廣效果好的檔案管理軟件及相關(guān)配套硬件，同時(shí)也需要學(xué)校的大力支持，隨后逐步建立和充實(shí)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，加快信息化建設(shè)步伐。
主要業(yè)績
人事檔案xxxx年7月通過省組織部的審核驗(yàn)收合格，一次性通過，在全省高校中僅有幾家。xxxx年10月迎接了教育廳對全省檔案工作的檢查我校獲得優(yōu)秀，名列前茅。我校的檔案工作達(dá)標(biāo)后，檔案工作逐步走上系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，全校教職工的檔案意識日益增強(qiáng)，認(rèn)識不斷提高，檔案工作不斷強(qiáng)化，各部門材料基本上都能主動向檔案部門移交，使檔案的收集難基本得到解決，檔案的利用逐年遞增，使檔案的利用在學(xué)校的教育、改革發(fā)展、管理、建設(shè)等方面發(fā)揮了重要的作用，檔案工作的規(guī)范化管理水平，促進(jìn)檔案信息資源更好地為高校的發(fā)展服務(wù)，使我們高校檔案工作能夠邁上一個(gè)新臺階。
今后的方向
當(dāng)然我們的工作中仍然有不足。
1、兼職檔案人員變動頻繁，給檔案的收集、整理工作帶來諸多不便。
2、理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文，檔案工作人員每天忙于工作，又加上經(jīng)費(fèi)少，很少有機(jī)會外出考察學(xué)習(xí)，造成工作人員理論提高不夠。在今后需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。
3、檔案現(xiàn)代化管理工作需加強(qiáng)
隨著時(shí)代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。目前學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段。一方面，學(xué)校需加大投入，另一方面，我們必須做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮各部處各單位積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮，達(dá)到為學(xué)校改革和發(fā)展提供高水平服務(wù)的目的。
檔案工作平時(shí)默默無聞，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。我檔案館工作者本著對學(xué)校高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不計(jì)名利得失，默默工作著。今后的檔案工作規(guī)范化管理中，我館全館工作人員更要統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識、腳踏實(shí)地、勤奮工作、不斷學(xué)習(xí)來提高自身素質(zhì)，認(rèn)真履行職責(zé)，盡快把我校的檔案館建成一個(gè)高效的、現(xiàn)代化管理的檔案館，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。一流大學(xué)要有一流檔案，這正是我們科大檔案工作者的今后的奮斗目標(biāo)。
總結(jié)四：2016年檔案管理員工作總結(jié)
從6月份，公司倡導(dǎo)創(chuàng)建"誠信自律"班組活動以來，我與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)建"誠信自律"班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運(yùn)行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班"誠信自律"班組申報(bào)材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的"毫無頭緒"到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時(shí)我還肩負(fù)著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時(shí)刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時(shí)性和真實(shí)性。在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅(jiān)持正確的宣傳原則，對在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報(bào)導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報(bào)道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報(bào)道中被評為"硫酸廠宣傳報(bào)道先進(jìn)個(gè)人".
7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個(gè)真誠、理性、執(zhí)著、堅(jiān)毅的我。平時(shí)我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項(xiàng)工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時(shí)間內(nèi)熟悉各項(xiàng)檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個(gè)清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，再接再厲把工作做的更好。
總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進(jìn)步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。在以后日子里，我將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個(gè)新水平。
總結(jié)五：2016年檔案管理工作總結(jié)
時(shí)光流逝，歲月匆匆，轉(zhuǎn)眼間，2016年上半年即將過去，回顧半年工作歷程，我歷歷在目。結(jié)合本人工作實(shí)際情況，現(xiàn)將個(gè)人半年工作總結(jié)如下
一、半年工作情況匯報(bào)：
半年來，在兩位站長的正確領(lǐng)導(dǎo)下、在站長和各位師傅的關(guān)心幫助下，2016年我肩負(fù)著本站檔案管理員、生活管理員、基建員的重任。在工作任職期間，本人能夠嚴(yán)格要求自己，認(rèn)真遵守站內(nèi)各種規(guī)章制度，按時(shí)完成站內(nèi)交辦的工作任務(wù)。
標(biāo)準(zhǔn)化檔案整理情況：按照縣公司統(tǒng)一要求，2015年檔案已分類裝訂，煙農(nóng)戶籍化檔案已填寫完畢。2015年檔案除暫時(shí)還未能夠整理的情況下，其他檔案進(jìn)行了整理歸檔并分類裝入檔案盒妥善保管，做到了電子、紙質(zhì)同步。根據(jù)縣煙葉分公司第二次標(biāo)準(zhǔn)化檔案檢查，結(jié)合本站實(shí)際所存在的問題，正在進(jìn)行全面的整改。
生活開支情況：結(jié)合站內(nèi)實(shí)際情況，做到細(xì)開支、精開支，避免一些不合理開支，并把每月的日常用品和食堂原料開支總額情況，以報(bào)賬形式，通過兩位站長審核票據(jù)、簽字審批后，并在站內(nèi)每月工作例會上進(jìn)行公布通報(bào)，接受大家監(jiān)督，做到帳目清楚、公開透明。
基建情況：今年，根據(jù)國家煙草局提出地"以減少面積、提高煙葉質(zhì)量為主"地工作方針，2016年基本無其他基建項(xiàng)目。除開需對以前建設(shè)的密集式烤房設(shè)施設(shè)備、管網(wǎng)、水池、水窖等加強(qiáng)管護(hù)外，組織協(xié)調(diào)煙葉大棚建設(shè)。
二、腳踏實(shí)地，認(rèn)真做好本職工作：
半年來的工作實(shí)踐使我體會到，做好任何一項(xiàng)工作，都需要付出辛勤的勞動汗水。在工作中，我努力從每一件事情上進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質(zhì)量，因?yàn)樽约菏切峦?，在工作和其他方面?jīng)驗(yàn)不足，平時(shí)我能夠做到虛心向師傅們學(xué)習(xí)，吸取他們的長處，反思的自己不足，就能不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。我認(rèn)為干好工作并不是一件容易的事，在干好工作的同時(shí)就要首先清楚自己所處的位置，清楚自己所具備的職責(zé)和應(yīng)盡的責(zé)任。擺正位置，嚴(yán)格遵守職責(zé)。只有把位置任準(zhǔn)，把職責(zé)搞清，從小事做起，踏實(shí)做事、誠實(shí)做人，克服各種困難，腳踏實(shí)地工作，才能做好本職工作。
三、加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，努力提高工作業(yè)務(wù)水平：
我越來越深刻地認(rèn)識到知識的欠缺，平時(shí)多向書本學(xué)習(xí)、向周圍的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，向同事學(xué)習(xí)，這樣下來感覺自己半年來還是有了一定的進(jìn)步。只有抓緊一切可利用的時(shí)間努力學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據(jù)工作實(shí)際情況，努力用理論指導(dǎo)實(shí)踐，解決自己在工作中出現(xiàn)的問題。
四、工作中存在的問題與困難：
一、因本人業(yè)務(wù)水平不是很高，導(dǎo)致公司環(huán)節(jié)檢查時(shí)因部分檔案整理不齊全，影響了整體工作效益，需在以后工作中加強(qiáng)改進(jìn)；
二、業(yè)務(wù)水平和工作效益有待進(jìn)一步提高；
三、需加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)和工作業(yè)務(wù)水平；
四、因每次在站內(nèi)工作例會中，各位師傅們的匯報(bào)材料上交不及時(shí)或未上交，從而導(dǎo)致檔案檢查扣分原因之一；
五、今后工作努力方向：
Abstract： Library archive is the basis for leaders' decision making， the reference for teaching and research， the evidence of growth track and the foundation of healthy development. In order to make higher vocational library serve regional economy and meet people's satisfaction， this paper proposes to regulate library archive work from the following aspects： to improve the archive awareness of library staff， to establish an archive system， to optimize archive structure， and to realize informatization and modernization of archive management.
關(guān)鍵詞： 圖書館檔案；檔案信息化建設(shè)；高職院校
Key words： library archive；archive informatization construction；higher vocational colleges
中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）25-0134-02
0 引言
在人類社會中，檔案真實(shí)的記錄著各項(xiàng)實(shí)踐活動，它承載著歷史。圖書館館藏檔案在圖書館管理工作中的作用至關(guān)重要，照片、文字、聲像電子文檔均屬于不同載體的資料，它們驗(yàn)證了圖書館歷年的實(shí)踐工作成果，同時(shí)為以后的工作提供了指導(dǎo)和參考價(jià)值。
1 圖書館檔案的重要意義
1.1 發(fā)展高職圖書館需要以圖書館檔案作為參考和依據(jù)。做決策時(shí)以信息為基礎(chǔ)，圖書館檔案記錄著圖書館的活動，同時(shí)反映的圖書館的各項(xiàng)工作信息都是真實(shí)可靠的。因此這些檔案信息反映出來的圖書館的活動規(guī)律和發(fā)展進(jìn)程均是及時(shí)、準(zhǔn)確和全面的。圖書館的領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)這些檔案信息作出決策，制定政策和對圖書館的未來做出了規(guī)劃。圖書館發(fā)展建設(shè)過程中起決定作用的是圖書館的人力資源建設(shè)，圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)詳細(xì)的檔案信息決策內(nèi)部職務(wù)的認(rèn)定，考評圖書館員職稱，對人員進(jìn)行規(guī)劃和培訓(xùn)。圖書館業(yè)務(wù)檔案是對圖書館業(yè)務(wù)活動真實(shí)客觀的反映，包括記錄了圖書館的日常管理，還收集了各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)表，是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)分析的原始資料。
1.2 圖書館科學(xué)管理的中介和載體是圖書館檔案。它為科學(xué)的管理圖書館提供了一個(gè)平臺。由于它能夠總結(jié)出圖書館的活動規(guī)律及工作特點(diǎn)，并能全面地反映管理工作中的成果教訓(xùn)。此外，利用圖書館檔案來對圖書館進(jìn)行科學(xué)的管理，它是圖書館科學(xué)管理的組成部分。對檔案資料標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，這樣管理者可以充分發(fā)揮檔案的有利條件，以提高圖書館實(shí)際工作水平。
1.3 為圖書館建設(shè)和圖書情報(bào)理論的研究提供資料保障。圖書館檔案擁有豐富的資料數(shù)據(jù)，從而為圖書情報(bào)事業(yè)提供了真實(shí)可靠的信息，因此它能夠促進(jìn)圖書館自身的發(fā)展建設(shè)研究以及影響著圖書情報(bào)學(xué)和情報(bào)事業(yè)。
2 高職院校圖書館檔案工作現(xiàn)狀
2.1 檔案意識淡薄，檔案管理不受重視?，F(xiàn)在，大部分高職院校圖書館沒有把圖書館檔案管理工作歸納到基礎(chǔ)工作之列，對檔案管理意識還很淡薄，不夠重視。主要表現(xiàn)就是忽視圖書館的檔案管理工作，沒有這方面意識。另一個(gè)就是沒有專門的檔案室和檔案員，沒辦法統(tǒng)一集中的進(jìn)行檔案管理工作。導(dǎo)致檔案凌亂、殘缺，檔案管理工作的系統(tǒng)和連續(xù)性受到影響。
2.2 檔案管理制度不健全，職責(zé)分工不明確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，圖書館檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的操作流程。該歸檔保存的很多沒有收集；檔案收集之后保管人員不明確；無法有效落實(shí)檔案借閱、入藏等制度；圖書館檔案分類體系不科學(xué)、系統(tǒng)導(dǎo)致各種類型的檔案混雜；檔案管理部門工作人員的職責(zé)不明確。
2.3 不合理的檔案結(jié)構(gòu)。一些工作計(jì)劃總結(jié)和年鑒一般會作為高職院校圖書館檔案的收藏重點(diǎn)。收藏日常管理和業(yè)務(wù)的內(nèi)容較少。并且檔案載體以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案所占比重較小。因此，目前不合理的收藏結(jié)構(gòu)和中心，將阻礙圖書館事業(yè)的發(fā)展。
2.4 資源多閑置，開發(fā)利用率低。圖書館實(shí)行半封閉或封閉管理模式，導(dǎo)致大量檔案資源被閑置，而這些檔案資源只有圖書館工作人員和檔案管理人員才能使用。圖書館檔案數(shù)字化進(jìn)程的滯后，也限制了開發(fā)利用圖書館檔案資源，讀者無法使用到有價(jià)值的檔案信息。阻礙圖書館檔案充分開發(fā)利用的是管理模式的落后和單一的紙質(zhì)檔案載體。
2.5 檔案具有單一的服務(wù)方式，其服務(wù)層次較低。在高職院校，很少加工圖書館檔案資源，其圖書館檔案服務(wù)方式主要是被動服務(wù)。僅僅進(jìn)行單純的收集檔案，保管檔案，為讀者提供較低層次的借閱服務(wù)，不能為圖書館和院校發(fā)展提供高層次、多途徑的服務(wù)。
3 規(guī)范圖書館檔案工作的具體措施
3.1 提升圖書館人員檔案意識。新形勢下要求圖書館檔案管理人員要增強(qiáng)檔案意識，檔案管理工作要從自身做起。圖書館檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作相互影響著，可以作為評估的依據(jù)，有利于圖書館相關(guān)工作效率和質(zhì)量的提高，有助于更高效和深層次地服務(wù)于讀者。
3.2 科學(xué)分類，建立系統(tǒng)的檔案體系。目前，圖書館檔案包括業(yè)務(wù)和綜合兩類，具體有業(yè)務(wù)類、文書類、設(shè)備類、人事類及其他。①業(yè)務(wù)檔案是形成于圖書館業(yè)務(wù)工作的不同載體的文件材料，其保存具有一定的目的性，它直接來源于圖書館本身。業(yè)務(wù)檔案主要包括以下幾項(xiàng)：規(guī)劃圖書館的發(fā)展情況、報(bào)告各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況、統(tǒng)計(jì)和總結(jié)報(bào)表；文獻(xiàn)館藏量、歷年經(jīng)費(fèi)變化、購書及借閱情況等一些相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)能夠反映圖書館的工作情況；匯報(bào)材料、論文、著作及其原件和工作研究的專題資料、科研成果。②文書檔案主要有：圖書館的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃以及內(nèi)部問題的調(diào)查資料；圖書館年度總結(jié)計(jì)劃材料及其工作的會議電話記錄；由上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的講話記錄和材料。③設(shè)備檔案主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：關(guān)于隨儀器設(shè)備的文件；登記圖書館的各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備；在接收、引進(jìn)、使用、維修和改進(jìn)儀器設(shè)備時(shí)產(chǎn)生的文件材料等。④人事檔案包括兩大類：讀者檔案以及圖書館工作人員檔案。⑤其他。主要包括：圖書館建筑圖紙、照片及館名的題字等；圖書館舉辦各種活動的材料；館際協(xié)作協(xié)調(diào)活動的各種材料；圖書館自編的學(xué)術(shù)刊物及內(nèi)部交流資料等。
3.3 檔案的結(jié)構(gòu)需要優(yōu)化，檔案內(nèi)容需要多樣化的形式來豐富。首先，檔案工作需將實(shí)物、音像、數(shù)字檔案等這些非文字材料的收集與整理作為工作的重點(diǎn)，當(dāng)前載體具有多樣化和形式化多樣化的特點(diǎn)，根據(jù)此特點(diǎn)來進(jìn)行歸檔，其中歸檔有獎杯、音像、光盤、照片、獎狀等多種形式。這部分檔案保證了圖書館檔案的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)使記錄更具體、更形象、更真實(shí)，是最有價(jià)值、最難得的佐證資料。再次，歷史性材料是以文字的形式來反映和記錄重要活動、大事件的文字材料，然后對其記錄存檔。歷史性材料的整理與收集應(yīng)該受到足夠的重視，這是因?yàn)樵谝院箴^史和年鑒的編纂工作中，歷史性材料能為其提供可靠的基礎(chǔ)資料。
3.4 在建設(shè)圖書館檔案信息化的過程中，為實(shí)現(xiàn)文檔操作模式的一體化，首先結(jié)合檔案管理與文件處理這兩個(gè)過程，進(jìn)而將其歸入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中。這種一體化的操作模式有兩方面的作用，第一，提高工作效率，避免重復(fù)勞動；第二，提升檔案管理水平。在文件處理過程中，一次性完成大量的文件輸入有利于共享信息資源，同時(shí)也能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)文件的缺陷，這是由于電子文件傳遞與處理是通過標(biāo)準(zhǔn)化文件格式完成的，從而提供給各級檔案工作者一個(gè)真實(shí)的操作平臺，進(jìn)而為圖書館檔案管理工作帶來了實(shí)質(zhì)性進(jìn)步：檔案管理工作更直接和具體，檔案查考更快捷和方便，促進(jìn)了工作效率的提高，同時(shí)對圖書館的檔案管理工作走向科學(xué)化規(guī)范化軌道起到了關(guān)鍵作用。
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