發(fā)布時間：2023-05-15 16:35:39
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)合同檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機關相比，一個完備的企業(yè)，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國合同法有關規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。
參考文獻
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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我國市場經濟的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態(tài)。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業(yè)經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經營。
2 合同檔案管理風險的主要類型
根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。
2.1 管理不善導致的風險
上文講過，長期計劃經濟思維和傳統(tǒng)經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：
①合同格式錯誤與內容缺失
雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。
②合同檔案整理方法不符合要求
在電子化辦公模式引入商業(yè)領域之后，傳統(tǒng)的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。
③只簽不存造成的混亂
在很多企業(yè)經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。
④“人治”取代合同檔案
中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的違約風險
一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。
2.3 保存過程中的安全風險
合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現(xiàn)代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。
3 合同檔案管理中規(guī)避風險的具體措施
上文對企業(yè)合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風險的措施。
關鍵詞：合同檔案管理
前言
合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規(guī)和規(guī)定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！倍滥壳皣鴥葢T例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務資料保管。當然,機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列?？梢?盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發(fā)掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業(yè)界的共識。積極開發(fā)合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實意義。
1.根據(jù)公司實際情況，建立合理的組織架構，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統(tǒng)化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強化合同管理職責分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規(guī)范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規(guī)范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業(yè)部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現(xiàn)風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業(yè)的角度對簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現(xiàn)在合同內控管理流程與管理、研發(fā)的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優(yōu)點，還應發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業(yè)務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經驗和教訓。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現(xiàn)場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現(xiàn)場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業(yè)務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對于不認真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現(xiàn)場檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經辦部門逐步重視對合同執(zhí)行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。
公司合同管理的每個環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環(huán)節(jié)進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。
二、結語
【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building
【中圖分類號】F462；G462 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02
1 引言
檔案指的是社會中的組織和個人在社會中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對企業(yè)以及各職能部門中的檔案進行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設來說，做好檔案管理工作，對未來核電項目的改進和發(fā)展都有著重要的參考作用。
2 檔案管理的重要性
檔案作為企業(yè)職能活動的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進行?Q策、計劃等活動的重要參考。對于核電建設來說，檔案能夠在工程驗收過程中發(fā)揮至關重要的作用，還能對核電站建設成果進行相關的記錄。在核電建設過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設的管理工作順利實施[1]。另一方面，將相關核電建設的文件進行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實、完整地記錄工程進行的整個過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時提供重要的維修參考。
3 核電建設檔案管理現(xiàn)狀
對于核電建設來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊的勞務人員進行兼職。進而，導致檔案管理工作混亂，相關管理工作無法順利實施。
4 檔案管理體系的構建
4.1 檔案管理機構建設
檔案管理機構的建設需要根據(jù)核電建設項目的實際情況，對相關事宜在統(tǒng)一指導的情況下進行。自上而下地建立檔案管理機構，在各核電建設的項目部門以及本部都需要建設檔案管理部門，最終建立一個符合實際情況的檔案管理機構。以此為基礎對整個核電建設工程的檔案進行管理，同時對整個核電建設項目的計劃制定、實施和反饋等相關內容進行跟蹤。實際的檔案管理機構如圖1所示。
4.2 檔案管理體系的內容
核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領導的基礎上，根據(jù)不同核電項目的實際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時，要兼顧分級管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責。并對檔案管理工作的操作流程進行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個層次：
①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規(guī)范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗收等方面。
②標準操作流程。檔案管理的操作流程要嚴格遵守檔案管理的相關準則，并根據(jù)核電建設的實際情況，對檔案進行科學、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財務類檔案管理等。
5 從體系上解決檔案與文件的轉換問題
就現(xiàn)階段我國的核電建設檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應有的關聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進行而來的。所以，大多數(shù)核電建設工程的文件轉化為檔案的工作都是在工程竣工后進行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時間和精力的大量浪費。核電工程的檔案管理工作，必須確保時效性和完整性，在工程進行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結合文件與檔案的共同點，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應該從以下幾個方面著手：
5.1 確定歸檔的范圍
文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務活動的內容，檔案管理體系的設計要以此為原則。并結合核電建設過程中的實際情況，對檔案的類別進行科學的劃分，可以分為以下七個類別：人事檔案、合同檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、工程檔案以及文書檔案。
5.2 確定歸檔的流程
要達到檔案管理工作細化的目的，需要對歸檔的流程進行適當?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時，在處理不同類型的文件和材料時，需要對文件材料進行充分的了解，按照文件的先后順序進行歸檔，并對歸檔流程中的要求進行明確，保證具體步驟的實施。
5.3 定期歸檔制度
歸檔時間是歸檔工作中最重要的參考標準。在考慮定制時間時，要考慮的問題很多，既要保證運行時間內各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時間應該與相關部門提前溝通，制定合理的歸檔時間。歸檔時間的確定，需要參考文件的種類、實際施工流程、工作責權以及具體時間這幾個角度。實現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時間過長導致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項目中檔案的完整，最終實現(xiàn)文件向檔案的方向轉化的目的。
關鍵詞：工程建設；建設合同；合同管理
中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A
一、工程合同的作用
（一）工程合同是安排項目施工的指導性文件
項目負責班子要根據(jù)工程規(guī)模和難易程度來進行施工組織、設計、計劃、報表、竣工結算等。而這些內容則全部詳細的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。
（二）工程合同是進行索賠的依據(jù)
合同索賠主要包括以下內容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進行室外作業(yè)等。
（三）工程合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據(jù)
合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據(jù)預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結算打下基礎。
（四） 工程合同為轉移風險提供可能
《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險、擔保等轉移風險條款，如能將這些內容進行協(xié)商并寫進合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發(fā)生的一些意外傷害向第三方轉移。
二、工程合同履行中的管理對工程造價的影響
工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價控制目標的實現(xiàn)具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產生法律效力，雙方必須嚴格執(zhí)行條款約定的權利和義務，加強合同管理，避免違約產生糾紛和索賠導致突破投資造價目標。
（一）變更的管理問題
從大量的工程實踐和經驗總結，合同履行中的造價控制主要應嚴格控制施工中出現(xiàn)的有關變更，即應盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業(yè)主在設計初期工作不到位，應在設計階段解決的問題直到開工后才發(fā)現(xiàn)，使得設計發(fā)生變更，造價大幅調整。二是設計圖紙的質量問題，設計圖紙粗糙、錯誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應健全有關變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時，應按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，進行工程量及造價增減分析，有效控制工程造價。
（二）履行中工程款支付的管理
合同支付管理也是一項非常敏感而難度較高的工作，付款不及時或未按規(guī)定數(shù)額付款，將可能導致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動局面，還會引發(fā)其它很多問題。因此必須加強合同的支付管理，為此應做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應建立工程款支付計劃臺賬，并與工程的形象進度計劃相結合；其次應按照合同支付計劃確保資金落實到位；第三應按合同的規(guī)定支付工程備料款和形象工程進度款以及屆時扣減備料款等。
三、加強工程合同管理的措施
（一）增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。
（二） 建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。
（三） 加強合同信息化建設
伴隨現(xiàn)代化科學技術的飛速發(fā)展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。
（四） 加強專業(yè)知識的培訓
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內容、特點、規(guī)律和方法，又要學習了解相關的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責任心和使命感。
（五） 嚴格控制竣工驗收關
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發(fā)揮出來。
關鍵詞：電力企業(yè)；現(xiàn)代化；檔案管理；措施
1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內容
目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。
1.1 電力企業(yè)資料案卷
我國企業(yè)文書立卷的有關規(guī)定指出，各個企業(yè)必須及時對本企業(yè)在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實反映企業(yè)的社會面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。
1.2 定期歸檔
出于最大程度地實現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統(tǒng)化分類安置，進行一一歸檔。
1.3 對檔案的保護
很多電力企業(yè)由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。
2 對電力檔案安全風險的評估
2.1 在部門內建立專門的評估小組
高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監(jiān)督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節(jié)都安排好，每一個人的責任都落實。
2.2 制定合理的評估標準
在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環(huán)境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。
2.3 加強對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進行
明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現(xiàn)實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。
3 加強電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個問題的答案。下面我們結合現(xiàn)代化需求，提出四點優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。
3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊伍
其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進行新知識傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識?；蛘咄ㄟ^活動的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創(chuàng)新意識。
其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業(yè)的檔案進行專業(yè)、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質也是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業(yè)道德素質。
其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況?；蛘哌M行定期的檔案人員技能培訓，提高企業(yè)檔案管理效率和質量。
3.2 運用科技對企業(yè)檔案進行信息化管理
其一，檔案的資源網絡體制建設是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業(yè)應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。
其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務于企業(yè)的一切生產和發(fā)展，促進企業(yè)的經濟效益。因此，電力企業(yè)應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業(yè)的檔案進行有效長期管理。
3.3 通過合同的形式強化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責任和義務的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業(yè)的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統(tǒng)一性、權威性和準確性。同時，電力企業(yè)還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規(guī)定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應該與企業(yè)內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。
3.4 加大投資，切實保護電力企業(yè)檔案資源
遵照國家相關檔案保護的規(guī)定對企業(yè)機密檔案進行保護。首先，電力企業(yè)應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業(yè)還應當重點落實好檔案中牽連到企業(yè)知識產權和企業(yè)機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監(jiān)督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。
4 結束語
一方面，一個電力企業(yè)只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個電力企業(yè)必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。
參考文獻
[1]段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發(fā)與經濟，2010，06：175-177.
關鍵詞 創(chuàng)新 物業(yè)檔案 服務民生
一、物業(yè)檔案的主要內容
1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內容包括：（1）業(yè)主辦理進住手續(xù)的委托書；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時房屋鑰匙的交接驗收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗收清單、收樓工作流程確認單；（5）物業(yè)管理服務合同、房屋電卡、燃氣卡交接簽收單；（6）房屋室內裝飾裝修管理服務協(xié)議、裝修施工注意事項、裝修管理手冊、施工隊的保證書、防水改動責任書、裝修施工證，施工人員臨時出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產權人及其他變更資料等。
2.物業(yè)基建和設備類的科技檔案。開發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設備設施等驗收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關的技術文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（2）設施設備安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料；（3）物業(yè)質量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。
3.物業(yè)文書檔案。在物業(yè)文書歸檔過程中，應及時收集物業(yè)各項管理服務的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報修登記表、零維修服務分戶臺帳，接待、回訪復查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設備設施日巡檢維修記錄和維護保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。
4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務書面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費用及定期檢驗協(xié)議；（3）房屋及設備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。
二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務
1.著眼長遠，物業(yè)公司早期介入開發(fā)建設項目。物業(yè)公司早期介入開發(fā)項目管理是為業(yè)主把好質量驗收關，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎。目前，有許多物業(yè)管理單位沒有提前介入到開發(fā)建設時期，物業(yè)接手后給使用和管理服務帶來很多缺憾，物業(yè)服務質量不盡如人意的事情時有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴重影響了業(yè)主的生活質量，直接導致服務投訴的增加，業(yè)主往往將找開發(fā)商解決不了的問題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。
2.立足當前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內，有部分業(yè)主反映夜里睡覺時經常被較強烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時委派了技術人員。為查找問題的根源，技術人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設備相關的檔案資料，并與設備一一核對，結果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經過與物業(yè)檔案的對比研究，技術人員改裝了電磁閥自動進水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區(qū)高層斷水時有發(fā)生，居民時有投訴。為解決這一問題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術檔案資料。經過認真仔細調研，找出了斷水的原因，即變頻器經常死機。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時做出了突出貢獻。
三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務
1.強化檔案意識，把物業(yè)檔案全面納入物業(yè)管理工作之中。住宅小區(qū)的物業(yè)檔案在城市規(guī)劃建設管理中起著重要的作用。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產生的。在物業(yè)管理工作中，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況、收取管理費用、開發(fā)經營活動都離不開物業(yè)檔案。物業(yè)管理工作的好壞很大程度上依賴于物業(yè)檔案。因此，物業(yè)管理企業(yè)應該把加強檔案的管理作為一項重要的工作來抓。將檔案工作納入企業(yè)的物業(yè)管理活動之中，健全物業(yè)檔案的各項規(guī)章制度；從小區(qū)前期物業(yè)的決策論證、規(guī)劃、設計、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區(qū)管理有關的資料都要及時收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準確，發(fā)揮其應有的作用；明確物業(yè)檔案管理的崗位職責，實施全方位管理，保證檔案的質量，促進物業(yè)管理和服務水平的提高；培養(yǎng)物業(yè)企業(yè)員工的檔案意識；實施物業(yè)檔案的網絡化管理；改善檔案的管理條件，加大人、財、物的投入，為提高物業(yè)管理服務質量提供保障。
