發(fā)布時(shí)間：2023-05-28 09:40:13
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)員工檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實(shí)、個(gè)人養(yǎng)老金不能按時(shí)發(fā)放等問題屢見不鮮。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)職工檔案管理
1當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ),是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會(huì)保障情況的重要憑證。在新的形勢(shì)下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級(jí)等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放，簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對(duì)所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。
1.2企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式嚴(yán)重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
1.3企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
2加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業(yè)職工檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門認(rèn)定后，具備保管條件的的用人單位，二是當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心。嚴(yán)禁職工個(gè)人或他人保管檔案，民營中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對(duì)有單位接收的人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接；對(duì)臨時(shí)未落實(shí)單位人員，歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理，待落實(shí)單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對(duì)解除勞動(dòng)關(guān)系的人員，其檔案歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理；對(duì)下崗人員的檔案，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時(shí)使用。
2.2強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用報(bào)紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動(dòng)保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對(duì)有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)，工作實(shí)踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。
關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)制；科研檔案管理；四同步；信息化
科研院所的轉(zhuǎn)制是我國科技體制改革的重要內(nèi)容，毫無疑問，也是在科技體制改革的推動(dòng)下開始的一個(gè)“自我革命運(yùn)動(dòng)”。2003年，按照江蘇省委、省政府的要求，江蘇省蘇微微生物研究有限公司完成了從應(yīng)用型科研機(jī)構(gòu)向股份制企業(yè)的轉(zhuǎn)制。隨著科研體制改革的實(shí)施，研究、開發(fā)活動(dòng)已變成市場行為。其所承擔(dān)的課題來源嚴(yán)格按技術(shù)合同制執(zhí)行，國家下達(dá)項(xiàng)目也實(shí)行面向社會(huì)公開招標(biāo)和簽訂承包合同的辦法。其基本收入的主要來源是通過承包國家計(jì)劃項(xiàng)目、接受委托研究、咨詢服務(wù)為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的過程中獲得。轉(zhuǎn)制后的科研院所的管理工作范圍已不再局限于該單位的科研工作，而逐步擴(kuò)大到與企業(yè)、與外單位合作工作的管理。為此，科研管理方式、手段將隨著研究機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)軌、轉(zhuǎn)制而改變，科研管理方式的變化對(duì)科技檔案管理也產(chǎn)生了一定的影響。
科研檔案是指在科學(xué)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源和知識(shí)寶庫，是國家的寶貴財(cái)富。因此，在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中應(yīng)加強(qiáng)科研檔案的管理，樹立積極利用檔案資料為科研工作服務(wù)的檔案觀顯得尤為重要。
一、當(dāng)前科研檔案管理中存在的問題
（一）歸檔難，歸檔材料不齊全
根據(jù)國家科委和國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第七條的規(guī)定，科研文件材料經(jīng)歸檔轉(zhuǎn)化為科研檔案的內(nèi)容和種類有：一是科研準(zhǔn)備階段文件?？蒲姓n題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同、基金申報(bào)文件、研究計(jì)劃等。二是研究實(shí)驗(yàn)階段文件。各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件、重要的來往技術(shù)文件、計(jì)算機(jī)軟件和課題階段總結(jié)等。三是總結(jié)鑒定實(shí)驗(yàn)階段文件。工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。四是成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段文件。成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。五是推廣應(yīng)用階段文件。推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、生產(chǎn)定型鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。六是其他有關(guān)文件。目前，科研項(xiàng)目歸檔材料不全、質(zhì)量不高的問題顯得尤為突出。一方面是由于課題研究過程中由于某些程序的省略而有一些材料根本沒有形成，這是客觀原因。另一方面就是科研人員對(duì)科研項(xiàng)目檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。有些研究人員重視科研過程、成果的形成及由此帶來的現(xiàn)實(shí)需要，而輕視科研項(xiàng)目檔案的歸檔工作?？蒲腥藛T對(duì)科研成果倍加珍愛，為方便今后深入研究查考之需，或?qū)ψ约旱某晒芊竦玫接行ПＷo(hù)存在疑慮，部分科研人員不愿將科研材料示人。一部分科研人員將科研成果視為個(gè)人財(cái)富，忽視了該成果中單位、領(lǐng)導(dǎo)及同事的集體勞動(dòng)的作用，人為地封鎖關(guān)鍵性科研材料，以至造成科研材料歸檔不全或缺少核心材料，使歸檔的科研檔案質(zhì)量不高。
另外，在科研機(jī)構(gòu)改革中，新的研究模式是科研機(jī)構(gòu)、高等院校與企業(yè)相結(jié)合，研究開發(fā)與生產(chǎn)相結(jié)合。實(shí)施“產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合工程”以來，企業(yè)、高校、科研院所的科技合作開始向全方位、多模式、深層次、規(guī)范化方向發(fā)展。合作、共建模式給科研單位形成了新的科研管理模式，對(duì)科研檔案的收集更加困難，涉及到很多關(guān)聯(lián)的單位與科研工作者，協(xié)調(diào)起來也相當(dāng)麻煩。往往是一個(gè)課題結(jié)束后，直到鑒定評(píng)審時(shí)臨時(shí)性地把材料東拼西湊，應(yīng)付了事，最終是該課題從頭到尾的原始材料沒有一家單位能完整地拿出來。
（二）紙質(zhì)材料多、電子檔案少、檔案室設(shè)備簡陋等問題，不能有效地開發(fā)和利用科研檔案材料
于是，在科研檔案管理中出現(xiàn)了四多四少現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了科研檔案的收集、整理工作，以及科研檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。就江蘇省蘇微微生物研究有限公司而言，目前的科研檔案管理難以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，特別是檔案管理目前還停留在手工管理上，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔管理工作力度還不夠。
（三）利用率低
科研檔案的實(shí)際價(jià)值不能充分體現(xiàn)，科研檔案的利用率無論在利用人次還是利用卷次上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他類檔案。一方面是由于部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質(zhì)量不高，利用價(jià)值不大；另一方面是由于部分科研成果檔案涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題，使檔案管理人員不得不對(duì)所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用?？蒲腥藛T不能有效地將檔案應(yīng)用于科研生產(chǎn)，造成檔案的浪費(fèi)；同時(shí)檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。
二、提高科研檔案管理水平的對(duì)策
（一）建立和完善新型的科研檔案管理制度
科技檔案應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一集中管理的基本原則，按照完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效利用的基本要求，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合該公司實(shí)際情況，制定和完善科研檔案積累和科研歸檔的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立健全科研檔案管理制度，理順檔案部門、科研檔案形成部門之間的工作關(guān)系，共同形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約、相互滲透的聯(lián)合體。
（二）轉(zhuǎn)變觀念，重視科研檔案管理工作
檔案管理關(guān)鍵是要統(tǒng)一思想，統(tǒng)一觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，互相協(xié)作，克服科研檔案管理工作中的落后思想和傳統(tǒng)觀念，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門和科技人員真正認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)保證和促進(jìn)科研工作所起到的重要作用；要充分認(rèn)識(shí)到科研檔案的作用是多方面的。一是要認(rèn)識(shí)到科研檔案管理也是一門科學(xué)，不是所謂一般性的行政雜事，科研檔案管理的好壞、利用的程度及反饋效益的大小都直接反映了公司的科技管理水平和利用效率。二是不要片面地強(qiáng)調(diào)科學(xué)實(shí)驗(yàn)及研究工作的重要性，以及獲得科研成果的重要性，而忽視了科研檔案基礎(chǔ)性工作的重要性和作用，從而導(dǎo)致對(duì)科研檔案工作投入的力度不足。同時(shí)科研檔案工作的理念也要不斷創(chuàng)新，要樹立科學(xué)的科研檔案觀。要認(rèn)識(shí)到在科研中查閱檔案資料對(duì)提高科研工作的重要性。要通過各種途徑，勤于對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行積累和妥善保管，使檔案資料要有一定的深度，能發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展、變化的規(guī)律性，以拓展科研思路，能為科研活動(dòng)的開展激發(fā)創(chuàng)造的靈感。
（三）提高科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)
科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)的軌道，將會(huì)使科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
具體措施有：一是在科研項(xiàng)目（課題）立項(xiàng)之初，項(xiàng)目（課題）組應(yīng)指定專人全程負(fù)責(zé)科研材料的管理，并按科研類檔案歸檔要求擬制立卷類目。二是檔案管理部門應(yīng)改變我們的行為方式，將觀念徹底轉(zhuǎn)變過來，從抓服務(wù)入手，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，樹立檔案部門良好的形象。主動(dòng)服務(wù)就是檔案部門主動(dòng)了解科研部門的需求情況，然后從大量的檔案材料中有目的地進(jìn)行選擇加工，把靜態(tài)分散的材料變成動(dòng)態(tài)集中的資料，直接有效地為研究部門提供服務(wù)。通過主動(dòng)服務(wù)，對(duì)科研項(xiàng)目（課題）組進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，幫助其做好平時(shí)歸檔工作。三是在項(xiàng)目研究過程中，從立項(xiàng)到結(jié)尾的全程都孕育著檔案，其間形成的相關(guān)材料均應(yīng)按“規(guī)矩”行事，不得違背相關(guān)程序，任意增刪平時(shí)歸檔材料或暫歸檔材料；科研項(xiàng)目檔案形成后，在查閱和開發(fā)利用過程中也應(yīng)依法行事，保護(hù)集體或個(gè)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵害。只有這樣，才能調(diào)動(dòng)科研人員材料歸檔的積極性，切實(shí)做好科研檔案工作。
（四）理順科研檔案歸檔程序，嚴(yán)格“四同步”管理
科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。實(shí)行“四同步”，是科研檔案工作的一條基本原則。首先，在課題立項(xiàng)，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)書時(shí)，檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案的形成、積累、整理、保管等方面的指導(dǎo)，以使科研人員在工作中主動(dòng)按照檔案的規(guī)范要求形成并保管好科研檔案材料。其次，在階段檢查時(shí)，可以對(duì)已經(jīng)形成的文件材料數(shù)量與質(zhì)量進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)及時(shí)提出修改意見。再次，當(dāng)項(xiàng)目完成準(zhǔn)備評(píng)價(jià)成果鑒定或交用戶驗(yàn)收前，對(duì)全部科研檔案材料進(jìn)行審查，以確保檔案的齊全完整。同時(shí)，檔案人員應(yīng)參加成果鑒定會(huì)，利用對(duì)科研文件形成情況熟悉的便利，協(xié)助鑒定委員會(huì)審查鑒定材料，在遇到問題時(shí)可以進(jìn)行必要的合理的說明。最后，在申報(bào)成果和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)階段，將檔案部門出具的歸檔證明作為決定科研項(xiàng)目是否申報(bào)成功和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)成功的重要依據(jù)。這從另一方面可以確保未歸檔的科研文件材料歸檔，提高科研檔案的歸檔率。必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
針對(duì)多方聯(lián)合承擔(dān)課題的檔案歸檔我們提出了新的要求，即從收集本單位的科研檔案為主轉(zhuǎn)向以項(xiàng)目為單元的收集方式（不論單位多少，只追求某個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性）。一般情況下，研究階段的科研檔案在研究所，按科研程序和歸檔制度做好收集工作。而開發(fā)（包括共同開發(fā)）階段的科研材料除研究所自行開發(fā)的項(xiàng)目外，有的屬于合作雙方共有，有的屬于合作方。對(duì)這類科技材料的收集，采用聯(lián)合建檔的收集方法及管理制度，大家都擁有一套完整的檔案。
（五）加快檔案信息化工作，使科研檔案得到充分開發(fā)利用
檔案工作已進(jìn)入了信息時(shí)代，我們必須抓住歷史機(jī)遇，切實(shí)做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作。由于計(jì)算機(jī)在科研工作中的廣泛采用，所形成的科研檔案材料應(yīng)盡量采用電子文檔形式，如計(jì)算機(jī)編制的技術(shù)方案、程序、繪制的電子版圖紙、計(jì)算機(jī)處理的數(shù)據(jù)和圖表、實(shí)驗(yàn)結(jié)果以及鑒定報(bào)獎(jiǎng)等文檔材料等。同時(shí)建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙套管理機(jī)制。以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，體積小、信息量大、檢索迅捷，但其局限性也很明顯；紙質(zhì)檔案雖具有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點(diǎn)。所以必須實(shí)行雙套保存。雙套保管可以融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)。另一行之有效的解決方法就是檔案管理部門與歸檔部門協(xié)作，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)新形成的科研文件材料實(shí)行在線歸檔，確保檔案信息的真實(shí)性。目前檔案部門最緊要的工作就是加強(qiáng)和開發(fā)利用好自己的軟件系統(tǒng)，在確保科技機(jī)密和檔案安全的情況下，實(shí)行網(wǎng)上檔案信息資源共享，建立健全科技檔案信息資源管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)公司廣大科技人員的檔案意識(shí)，做好科研檔案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓科研檔案為科研工作再出成果和推動(dòng)公司的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的積極作用。
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1、張紅.高?？萍紮n案及其管理的地位與作用[J].孝感學(xué)院學(xué)報(bào),2002(6).
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新
企業(yè)的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統(tǒng)的記錄員工的身份、資歷、工作表現(xiàn)以及業(yè)務(wù)技能等內(nèi)容，可以說人事檔案代表了一個(gè)人的人生軌跡。同時(shí)人事檔案還與員工的切身利益相關(guān)，比如薪資待遇、組織關(guān)系、職稱評(píng)定以及勞動(dòng)保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對(duì)企業(yè)人事檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新，如此才能夠最大限度的發(fā)揮出人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好的為企業(yè)發(fā)展提供人才保障。
一、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的意義
（一）加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障
人事檔案所包含的關(guān)于人才基本信息，是社會(huì)各個(gè)行業(yè)人才在企業(yè)從事生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，如果企業(yè)中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實(shí)、全面的反映出人才的所做所為，這勢(shì)必會(huì)影響到企業(yè)對(duì)人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業(yè)的檔案管理水平落后，毫無創(chuàng)新意識(shí)，必然會(huì)使企業(yè)人事檔案管理陷入混亂，甚至?xí)?dǎo)致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業(yè)無法真實(shí)的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)管理有效進(jìn)行的重要保障，也是企業(yè)核心競爭力提升的重要基礎(chǔ)。
（二）檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容
人事檔案部門是企業(yè)諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業(yè)信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發(fā)展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業(yè)的發(fā)展歷史。通過對(duì)人事檔案的挖掘，我們可以從中發(fā)現(xiàn)每一位員工對(duì)于企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)，當(dāng)我們將有代表性的人物、事件進(jìn)行報(bào)道、宣傳之后，從中凝結(jié)出的精神與力量就成為了企業(yè)文化的重要組成部分。加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠?qū)T工所做出的貢獻(xiàn)全程記錄。所以說，檔案管理創(chuàng)新也是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求
檔案管理工作是黨和政府了解企業(yè)人才發(fā)展?fàn)顩r的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會(huì)對(duì)人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規(guī)律，從而制定有利于人才成長的發(fā)展規(guī)劃，提高社會(huì)人才的素質(zhì)與數(shù)量。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，需要我們加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的進(jìn)程，這已經(jīng)成為我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。同時(shí)，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，體制外的從業(yè)人數(shù)將會(huì)大于體制內(nèi)的從業(yè)人數(shù)，面對(duì)規(guī)模如此巨大的檔案量，就需要企業(yè)切實(shí)做好檔案管理的創(chuàng)新工作，使企業(yè)人事檔案管理工作水平邁入一個(gè)新的階段。
二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的措施
（一）提高員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
只有員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，構(gòu)建檔案咨詢服務(wù)體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時(shí)通過咨詢服務(wù)還能夠認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作的不足之處，從而彌補(bǔ)檔案管理工作的不足之處。其次，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，使他們能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。創(chuàng)新工作模式與方法，提高業(yè)務(wù)技能，特別是對(duì)虛假信息的甄別能力，將不真實(shí)的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，規(guī)范的管理流程是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的重要保障。企業(yè)人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉(zhuǎn)遞制度、核對(duì)制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業(yè)健全這些管理制度之后，要堅(jiān)持“三不轉(zhuǎn)”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（三）增加投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)
經(jīng)費(fèi)是企業(yè)開展人事檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新就成為了一句空話。目前，多數(shù)企業(yè)都存在著檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問題，這與社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關(guān)聯(lián)。企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，保證經(jīng)費(fèi)到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護(hù)以及搶救工作。企業(yè)還需要為檔案部門提供單獨(dú)的檔案室，購置檔案管理必備的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業(yè)，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機(jī)、監(jiān)視器等設(shè)備，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。
（四）逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必然趨勢(shì)。檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并且運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同單位之間的數(shù)據(jù)傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強(qiáng)，所以企業(yè)可以最大限度的收集員工的個(gè)人信息，比如學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能、社會(huì)關(guān)系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時(shí)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，能夠快速有效的對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，比如及時(shí)對(duì)工作成果、業(yè)務(wù)技能更新等等，與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統(tǒng)能夠更及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的展開員工的個(gè)人信息。可以幫助相關(guān)人員更為迅速的了解員工的實(shí)際情況。
總結(jié)：
綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用是不言而喻的，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進(jìn)行文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時(shí)還是我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)；完善管理制度；增加投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)；逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等方面入手，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】檔案管理；員工利益；企業(yè)發(fā)展；管理水平
一、引言
隨著社會(huì)改革的不斷深入，企業(yè)也在不斷地轉(zhuǎn)型與升級(jí)。新時(shí)期，人們對(duì)公作的要求不斷提高，企業(yè)也在人員配備方面不斷改進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)人員流動(dòng)也在增加。企業(yè)的改革與發(fā)展使企業(yè)管理也在不斷升級(jí)，原有的檔案管理工作顯現(xiàn)出很多問題，已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)期下企業(yè)的管理水平，因此企業(yè)摸索并建立一套符合自身情況的檔案管理制度意義重大。
二、企業(yè)職工檔案管理存在的問題
（一）缺乏專業(yè)檔案管理人員。目前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。另外，隨著檔案管理人員的離職與變動(dòng)，交接過程導(dǎo)致檔案管理混亂，有時(shí)甚至導(dǎo)致檔案丟失等情況。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，導(dǎo)致檔案存放錯(cuò)亂，人員變動(dòng)時(shí)不能夠及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)出或調(diào)入，不僅影響了員工的利益，也對(duì)企業(yè)的管理產(chǎn)生了不利影響。（二）檔案管理渠道多樣化。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)職工的檔案一般都存放在企業(yè)內(nèi)部，由企業(yè)管理，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，人員流動(dòng)逐漸加大，企業(yè)員工的檔案也不再只存在于企業(yè)內(nèi)部，部分職工的檔案由勞動(dòng)行政部門、專業(yè)的中介部門以及人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，必將導(dǎo)致管理不夠規(guī)范，當(dāng)員工或企業(yè)需要調(diào)動(dòng)員工檔案時(shí)，困難重重，直徑影響著檔案調(diào)動(dòng)的進(jìn)度，給企業(yè)和職工帶來了一定的不便。（三）缺乏統(tǒng)一的管理制度，意識(shí)淡薄。部分企業(yè)檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有花費(fèi)精力建立一套明確的職工檔案管理流程，導(dǎo)致檔案管理混亂。由于部分企業(yè)忽視了職工檔案管理，導(dǎo)致職工流動(dòng)時(shí)，檔案交接的滯后性，有時(shí)員工離職需要調(diào)走檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案還未調(diào)入公司的檔案管理部門，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及員工的發(fā)展帶來了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系統(tǒng)落后。隨著社會(huì)科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的管理工作，給企業(yè)管理帶來了很大的便利。但是目前很多企業(yè)，尤其是小型企業(yè)，忽略了職工檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，仍然采用原有的紙質(zhì)材料保存文檔，雖然一定程度也能夠滿足企業(yè)對(duì)職工檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費(fèi)大量的人力資源和空間資源。
三、新時(shí)期加強(qiáng)職工檔案管理的建議
經(jīng)濟(jì)體制不斷改革的新形勢(shì)下，企業(yè)的管理也應(yīng)該實(shí)行正規(guī)的管理制度，職工檔案管理要遵守《憲法》和《勞動(dòng)法》等基本法規(guī)，各級(jí)勞動(dòng)部門也應(yīng)該加強(qiáng)職工檔案管理公作的監(jiān)督，促使企業(yè)建立一套完整的、快速有效的檔案的管理制度，確保企業(yè)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)及調(diào)出時(shí)，檔案管理能夠快速做出回應(yīng)，切實(shí)保護(hù)企業(yè)和員工的基本利益。新時(shí)期下，企業(yè)加強(qiáng)職工檔案管理應(yīng)做到以下四點(diǎn)內(nèi)容。（一）提高職工檔案管理人員專業(yè)技能。專業(yè)的檔案管理人員具有管理方法效率高、管理制度統(tǒng)一而明確的特點(diǎn)。對(duì)于企業(yè)而言，首選的應(yīng)該是聘用專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行企業(yè)職工檔案管理，并且應(yīng)該成立專門的檔案管理部門。有的企業(yè)由于規(guī)模較小，人員較少，為了節(jié)省人力資源，往往采用非專業(yè)的檔案管理人員或者采用其他崗位的員工兼職檔案管理員，這種情況下應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并借鑒已經(jīng)成形的管理方法，使其掌握最基本的檔案管理技術(shù)，確保檔案管理不給企業(yè)拖后腿。（二）加強(qiáng)企業(yè)之間檔案管理工作交流。由于部分中小企業(yè)并不把檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，而一直沒有形成一套完整的職工檔案管理體系，隨著企業(yè)的改革以及規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作出現(xiàn)了一定的落后性，一定程度上影響企業(yè)的發(fā)展。這種情況下，應(yīng)該建立與同行業(yè)關(guān)于職工檔案管理公作的交流，借鑒其管理方面的優(yōu)點(diǎn)，并完善自身的檔案管理體系。（三）加強(qiáng)檔案管理工作的重視和宣傳。職工入職時(shí)由于對(duì)企業(yè)還不夠了解，有時(shí)甚至忽視了配合企業(yè)做好檔案管理工作的重要性。企業(yè)和職工應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)職工進(jìn)行檔案管理工作重要性教育。對(duì)于新入職的職工企業(yè)應(yīng)該派專人對(duì)其進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)接的指導(dǎo)，并印刷統(tǒng)一的檔案交接流程發(fā)到其手中。企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，在企業(yè)的報(bào)刊欄以及企業(yè)的網(wǎng)站應(yīng)該有關(guān)于檔案管理工作的宣傳，并在網(wǎng)站上建立檔案管理制度的網(wǎng)頁，使職工能夠通過不同手段了解相關(guān)制度。（四）建立并完善檔案管理制度。企業(yè)想要形成完整的檔案管理體系，必須建立明確的檔案管理制度，使檔案管理人員有章可循，按規(guī)范工作，積極做好檔案材料的收集及核實(shí)。制度中應(yīng)該明確檔案轉(zhuǎn)入、檔案轉(zhuǎn)出需要的各種材料以及轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出具體的流程，還應(yīng)該明確檔案登記的具體時(shí)間限制，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理效率。
四、結(jié)語
新時(shí)期下，隨著企業(yè)改革步伐的加快，建立并完善企業(yè)的職工檔案管理制度越來越重要。完善的職工檔案管理制度不僅關(guān)系到每一個(gè)員工的切身利益，明確的檔案管理制度還可以為職工在企業(yè)的表現(xiàn)提供有力證據(jù)。企業(yè)職工檔案管理水平直接影響著企業(yè)的管理，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立能夠滿足企業(yè)改革需求的檔案管理制度，使檔案管理與企業(yè)改革相輔相成，這樣企業(yè)才會(huì)更好更快發(fā)展。
作者:謝娟娟 單位:貴陽市食品藥品監(jiān)督管理局食品藥品檢驗(yàn)檢測中心
【參考文獻(xiàn)】
1.人事檔案意識(shí)薄弱。我認(rèn)為企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是企業(yè)管理者對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，一是員工個(gè)人的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用，對(duì)該項(xiàng)工作持漠視態(tài)度，未投入足夠的時(shí)間、精力、人力來進(jìn)行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識(shí)的影響下，檔案管理勢(shì)必缺乏必要的規(guī)范。從調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的人事檔案存在著內(nèi)容缺失、信息不完善的問題，甚至還有員工真實(shí)情況與檔案記錄嚴(yán)重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進(jìn)行信息記錄時(shí)只是簡單地將姓名、年齡、文化程度、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等納入檔案當(dāng)中，員工的業(yè)務(wù)能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時(shí)的更新，動(dòng)態(tài)資料不完善，使人事檔案缺乏反應(yīng)員工真實(shí)情況的能力。人事檔案內(nèi)容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn)，使斷檔現(xiàn)象屢見不鮮。
3.管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，直接影響到檔案管理崗位的人員安排，使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)，只有一名員工負(fù)責(zé)全公司的人事檔案管理工作，難免兼而不顧。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位安排時(shí)隨意性過大，不顧及人員的實(shí)際檔案管理能力，使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下，質(zhì)量難以保障。
4.檔案利用價(jià)值不高。通過調(diào)查走訪，我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會(huì)開展檔案管理，但檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高，往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關(guān)系，檔案反映不了員工的實(shí)際情況，自然就不會(huì)被當(dāng)做考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)，失去利用價(jià)值。其次，企業(yè)將精力都放在員工的績效考核上，但相應(yīng)的績效記錄卻沒有跟上，人員實(shí)際工作情況與檔案信息存在較大差距，影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識(shí)。作為新時(shí)代的企業(yè)，必須全面提升檔案意識(shí)，重視起對(duì)人才的管理。我建議企業(yè)應(yīng)該首先樹立起依法管檔的理念，從制度上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質(zhì)較高的管理人才，將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要工作。只有先從意識(shí)上給予足夠的重視，后續(xù)工作的推進(jìn)就會(huì)更加順利。作為員工個(gè)人也要意識(shí)到檔案的重要性，關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作，在變更工作單位時(shí)，要從原單位起走個(gè)人檔案，保證檔隨人走，確保個(gè)人檔案的完整性。
2.著力加強(qiáng)硬件建設(shè)。要促使檔案管理更加規(guī)范，我建議大小企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術(shù)手段來進(jìn)行檔案記錄可以大大提升工作效率，使管理工作更加科學(xué)易行。對(duì)于經(jīng)常變更的人事信息，管理者可以將它們及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到個(gè)人電子檔案當(dāng)中，方便快捷，自動(dòng)化程度較高。通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要途徑，使檔案管理工作更加符合時(shí)代要求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
3.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡單，對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求是比較高的。我認(rèn)為主要有以下三個(gè)方面：首先管理者要具備法律意識(shí)，依據(jù)《檔案法》來維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、保密性。其次，管理者要有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)嚴(yán)格遵守制度，盡職盡責(zé)地管理好企業(yè)人事檔案，以便為企業(yè)提供真實(shí)全面的人事信息。第三，人事檔案的管理人員必須有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，并能用理論知識(shí)來指導(dǎo)實(shí)際工作，保證檔案管理的質(zhì)量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。
4.提高檔案利用價(jià)值。我認(rèn)為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價(jià)值，要對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。人事檔案記錄著每個(gè)員工的個(gè)人信息，在一定程度上反映了員工的能力，企業(yè)完全可以通過科學(xué)的檔案分析來進(jìn)行人才選拔，選擇有能力的員工進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層，給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息處理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的參考資料。使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
6.建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)。功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化
中圖分類號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸顯現(xiàn)出社會(huì)化的發(fā)展需求。由于近幾年來，政府信息公開制度的不斷建立健全，我國很多單位的檔案館逐漸開始公開現(xiàn)行文件和檔案的工作。
1實(shí)行企業(yè)檔案管理的必要性
檔案是社會(huì)管理中人事信息的重要載體和信任憑證，不科學(xué)的檔案管理制度容易造成檔案管理的無序化管理、檔案任意流通的現(xiàn)象。我國企業(yè)數(shù)量劇增，對(duì)高素質(zhì)人才的需求量越來越大，做好檔案管理是保證人才各項(xiàng)利益的重要措施，傳統(tǒng)不合理的檔案管理制度造成檔案可信度的下降，這就影響了企業(yè)高素質(zhì)人才的引進(jìn)。
改革開放以來，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，企業(yè)人員逐漸由企業(yè)人逐漸轉(zhuǎn)變成社會(huì)人，人員的自由度增加。企業(yè)眾生雇傭制逐漸瓦解，員工的流動(dòng)性非常大，相應(yīng)地檔案的流動(dòng)性比較大，這樣以來企業(yè)的人事制度比較繁瑣，。但是檔案是明確員工身份的重要材料，檔案工作如果不到位的化就容易出現(xiàn)各種人事糾紛。員工自由度的增加了企業(yè)檔案管理的工作量，所以創(chuàng)新企業(yè)檔案管理迫在眉睫。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化可以保證人力資源的科學(xué)流通并且實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事管理的科學(xué)化。另外，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化可以保證檔案信息的真實(shí)、安全，即實(shí)現(xiàn)人員的檔案的公正性以及客觀性。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理公平性明顯不夠，很多企業(yè)為了留住人才，就利用檔案挾制員工，員工與單位的矛盾越積越深，最后嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作質(zhì)量，而員工的發(fā)展也因此受到影響。企業(yè)的科技檔案以及設(shè)備檔案等內(nèi)容越來越多，單純地靠企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理無法滿足企業(yè)對(duì)檔案管理科學(xué)性以及合理化的要求。
企業(yè)檔案管理社會(huì)化可以有效解決上述問題，為企業(yè)檔案管理提供科學(xué)合理的解決方法。
2檔案管理工作社會(huì)化的可行性分析
2.1技術(shù)支持
在檔案社會(huì)化管理的進(jìn)程中，服務(wù)和被服務(wù)單位之間如何進(jìn)行信息傳遞和溝通是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。信息技術(shù)的快速發(fā)展為我國檔案管理工作的社會(huì)化提供了重要的技術(shù)保證和支持。當(dāng)單位內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員無法滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需求時(shí)，單位必須要借助一些外部力量來完成檔案管理工作。被服務(wù)的企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時(shí)了解服務(wù)企業(yè)中的檔案信息，并通過反饋機(jī)制，及時(shí)將信息進(jìn)行反饋。提供服務(wù)檔案的中介組織人員也能夠通過網(wǎng)絡(luò)來了解并掌握服務(wù)對(duì)象的檔案工作動(dòng)態(tài)。通過此種形式的交流和溝通，能夠良好的完成檔案管理工作，為單位的檔案管理社會(huì)化提供條件和支持。
2.2 手段支持
隨著新型經(jīng)營管理方式的不斷提出，業(yè)務(wù)外包逐漸進(jìn)入到人們的視線中。業(yè)務(wù)外包源自于歐美企業(yè)，目前已經(jīng)在全球范圍內(nèi)得到了廣泛的使用。隨著檔案工作內(nèi)容的不斷增多，管理工作和人力資源之間的矛盾日益嚴(yán)重，因此單位必須要采取一些措施來緩解這樣的矛盾，業(yè)務(wù)外包無疑是最簡單、最有效的措施。
2.3 市場支持
隨著國家和地方對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定陸續(xù)出臺(tái)，為檔案中介服務(wù)市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。另外，隨著檔案中介機(jī)構(gòu)不斷拓寬市場，增加服務(wù)內(nèi)容、手段和層次，在為需求方提供高質(zhì)量服務(wù)的同時(shí)，也提升了中介組織自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和服務(wù)水平。
3企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)
3.1集中統(tǒng)一管理
企業(yè)檔案管理的社會(huì)化最明顯的表現(xiàn)就是所有檔案的集中統(tǒng)一管理，這也是檔案管理社會(huì)化的第一步。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，相比傳統(tǒng)檔案管理模式有很大的不同。以往的檔案管理中，員工的檔案主要有企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)機(jī)構(gòu)管理。在管理過程中，依據(jù)員工的級(jí)別和文化程度進(jìn)行檔案所屬機(jī)構(gòu)的劃分，這樣的管理模式容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理社會(huì)化實(shí)現(xiàn)了員工檔案由企業(yè)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)集中管理，員工檔案由相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化。
3.2檔案管理的科學(xué)化
企業(yè)檔案管理社會(huì)化要以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一準(zhǔn)，確保實(shí)現(xiàn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全。企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視度不夠高，在管理中沒有制定合理的管理方案，檔案管理不夠科學(xué)。檔案管理社會(huì)化完全規(guī)避了這種問題。相關(guān)機(jī)構(gòu)為了提高檔案管理的準(zhǔn)確性，在檔案管理工作中實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)據(jù)化管理，這樣就大大提高了檔案管理的工作效率以及科學(xué)化。另外，部分企業(yè)由于自身特點(diǎn)存在一部分流動(dòng)比較大的員工，這增加了員工人事檔案管理的工作量和繁瑣度。企業(yè)檔案管理社會(huì)化，為流動(dòng)人員提供了方便的檔案管理服務(wù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)管理技術(shù)的引進(jìn)大大簡化了人員流動(dòng)檔案管理的程序。
3.3拒絕自帶檔案的現(xiàn)象存在
這主要是針對(duì)人事檔案而言的。自帶檔案容易造成檔案的流失并且為人員檔案管理帶來很大的困難。很多企業(yè)在錄用人員時(shí)，對(duì)人員的檔案重視程度不夠，員工的檔案留存在員工手中，出現(xiàn)了很多棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。但是檔案對(duì)于一個(gè)人來說非常重要，無論是職位升遷還是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理都要以檔案作為相關(guān)依據(jù)。企業(yè)檔案管理社會(huì)化有效規(guī)避了自帶檔案現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)通過檔案托管普查確保無一例員工自帶檔案。
4加快檔案管理社會(huì)化的建議
4.1 強(qiáng)化意識(shí)
要?jiǎng)?chuàng)造多途徑、高層次、多平臺(tái)的服務(wù)機(jī)制，加大開放檔案的工作力度，定期進(jìn)行檔案目錄和信息的公開開放，擴(kuò)大檔案向社會(huì)開放的范圍，拓寬服務(wù)的領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)技術(shù)手段。針對(duì)不同的人群需要，做好檔案管理社會(huì)化的服務(wù)工作。另外，可以通過開展一些檔案互通社區(qū)、檔案交流平臺(tái)等，強(qiáng)化檔案的服務(wù)質(zhì)量和范圍，將一些平臺(tái)、活動(dòng)作為載體，逐步樹立起服務(wù)的品質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)的意識(shí)。
4.2 構(gòu)建平臺(tái)
可以將政府基礎(chǔ)信息網(wǎng)絡(luò)作為依托或是載體，建立起統(tǒng)一的平臺(tái)或數(shù)據(jù)庫，采取安全有效的控制手段，對(duì)各個(gè)單位的檔案室和綜合檔案館進(jìn)行結(jié)合，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，例如采用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓各個(gè)檔案管理部門之間能夠進(jìn)行交流和溝通，再如定期組織一些檔案管理交流會(huì)議或是講座等，讓各個(gè)檔案管理工作者能夠參與其中，共同進(jìn)行交流和討論，不僅能夠提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，而且也能夠通過交流學(xué)習(xí)，掌握一些檔案管理工作中的策略和技巧，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。通過對(duì)各個(gè)企業(yè)和單位瀏覽、接收檔案進(jìn)行記錄和備份，向檔案利用者提供無縫集成的查詢服務(wù)，來保證檔案信息的安全。
4.3開展信息公開建設(shè)
要逐步完善政府信息和現(xiàn)行文件的報(bào)送、利用機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)黨務(wù)信息公開工作進(jìn)行研究和探索，拓寬業(yè)務(wù)服務(wù)途徑，簡化利用手續(xù)，逐步完善檔案信息的查閱、復(fù)制等服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，盡最大努力為公眾獲取信息、公開文件、公開信息、查詢信息提供方便，將檔案館建設(shè)成為真正為百姓服務(wù)的機(jī)構(gòu)，讓百姓能夠通過檔案館了解到政府的相關(guān)政策和信息。
結(jié)束語：
企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史記載者。企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供了分析資料。無論是人事檔案、設(shè)備檔案以及技術(shù)創(chuàng)新檔案都與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，為了保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理社會(huì)化是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的創(chuàng)新形式。企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)越來越多，企業(yè)檔案工作的難度相應(yīng)增加，，社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是企業(yè)檔案管理的科學(xué)以及精細(xì)化的重要形式。推行企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是我國企業(yè)檔案發(fā)展的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；發(fā)展
人事檔案是記錄員工基本情況的載體，它記載了企業(yè)每個(gè)員工的具體經(jīng)歷以及他們的綜合能力等資料。企業(yè)可以通過準(zhǔn)確全面的員工人事檔案，對(duì)員工進(jìn)行全方位的考察，從而確定用人機(jī)制。企業(yè)人事檔案具有一定的法律效力，它對(duì)員工職稱的評(píng)比以及干部的選拔工作有著非常大的影響。總的來說，人事檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中有著不可忽視的地位。本文闡述了人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了現(xiàn)行管理制度中存在的一些問題，并就如何發(fā)展人事檔案管理進(jìn)行了一些探討。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
企業(yè)在人事管理活動(dòng)中，形成了人事檔案。它是以個(gè)人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業(yè)對(duì)個(gè)人的一些考察活動(dòng)。人事檔案能夠全方位真實(shí)的記載員工的基本信息，反映員工的個(gè)人經(jīng)歷和綜合能力。
人事檔案主要包括以下幾方面的內(nèi)容：員工的成長經(jīng)歷、家庭情況和社會(huì)關(guān)系；學(xué)歷和專業(yè)技能等材料，得到的獎(jiǎng)勵(lì)和處分的材料；員工在職務(wù)提升或工作調(diào)動(dòng)的時(shí)候得到的一些評(píng)價(jià)或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對(duì)企業(yè)來說，完整的人事檔案是考察和評(píng)價(jià)員工的依據(jù)。對(duì)人事部門來說，管理好人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)合理任用員工提供依據(jù)。對(duì)企業(yè)員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實(shí)的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對(duì)企業(yè)還是對(duì)個(gè)人都有很重要的意義。
目前，企業(yè)在人事檔案的管理工作中，還存在著很多的問題。很多單位特別是民營私營單位，在選拔人才時(shí)不注重檔案的審核工作，認(rèn)為檔案沒有用，懷著對(duì)人事檔案無所謂的態(tài)度，有的企業(yè)甚至沒有設(shè)立檔案管理部門。有些企業(yè)雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是該部門不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以在管理方面很松懈。很多企業(yè)對(duì)于國家頒布的人事管理規(guī)定都不能嚴(yán)格的執(zhí)行，形成不了企業(yè)自己的實(shí)施制度。此外，有些企業(yè)沒有獨(dú)立的人事檔案管理室，使得人事資料不完整。一些企業(yè)，由于缺少人事檔案管理軟件，使得檔案的整理很被動(dòng)。還有很多的企業(yè)，對(duì)于人事管理只流于形式，沒有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，發(fā)揮不了人事管理在人力資源開發(fā)中的功能。
二、發(fā)展人事檔案管理的措施
1.使企業(yè)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性
我們應(yīng)該加大宣傳力度，使企業(yè)尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。我們可以通過不同的渠道，對(duì)企業(yè)進(jìn)行這方面知識(shí)的宣傳工作，使領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的好處，使其意識(shí)到人事檔案對(duì)員工的重要性。
2.建立制度化和現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷改變，人事制度的改革也將隨之改變，這就給人事檔案的管理工作提出了新的要求。檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的管理理論和方法，提出適合企業(yè)的管理制度，使得人事檔案的管理更為制度化。通過一些標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得該管理工作給企業(yè)帶來一定的效益。
此外，我們還應(yīng)該加強(qiáng)人事管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，采用先進(jìn)的管理技術(shù)以使得管理工作更具現(xiàn)代化。人事管理工作不斷發(fā)展的同時(shí)，也帶來了一系列的問題，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代通訊設(shè)備能夠很好的解決出現(xiàn)的一些問題，同時(shí)還能夠減少管理這些資料時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間，提高了工作質(zhì)量。
3.對(duì)人事資源進(jìn)行共享
人事檔案管理的目的是實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享，這就要求檔案的管理向信息化邁進(jìn)。而要想達(dá)到信息化的目的，就必須利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行一些數(shù)據(jù)庫的建立，以實(shí)現(xiàn)資源共享。
4.關(guān)于組織人事檔案的管理內(nèi)容與意義
組織人事檔案是企業(yè)員工在工作中各項(xiàng)表現(xiàn)和能力的直觀反映，比較詳細(xì)的記錄了員工的工作技能和社會(huì)關(guān)系，通過它可以對(duì)某一位員工做出比較清晰的了解考察，便于企業(yè)上級(jí)部門對(duì)員工做出正確的業(yè)務(wù)能力判斷。從而為以后工作中的人員選拔和任用提供必要的參考和依據(jù)。
5.要求管理人員具備專業(yè)方面的知識(shí)
隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)有必要建立一個(gè)具有現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)的團(tuán)隊(duì)，他們不僅要具備較高的素質(zhì)，還要懂得計(jì)算機(jī)方面的一些專業(yè)知識(shí)，以便能夠獨(dú)立的進(jìn)行操作，同時(shí)還要對(duì)人事管理方面有很深厚的基礎(chǔ)素養(yǎng)。所以，在管理人員的錄用時(shí)，應(yīng)該采用競爭上崗的方式，選擇更優(yōu)秀的人來任職。
三、總結(jié)
總的來說，做好人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，能給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)管理者應(yīng)該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)，為企業(yè)在用人方面提供準(zhǔn)確真實(shí)的依據(jù)。我們應(yīng)該在企業(yè)中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來一定的效益。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】人事管理；檔案管理；改進(jìn)策略
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，以單位集中保存的歷史記錄，是單位管理人才的重要資料。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式出現(xiàn)了許多新的問題，已不能適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的要求。根據(jù)人事制度改革與市場經(jīng)濟(jì)要求，研究單位人事檔案管理中的問題，探討改善人事檔案管理的策略，有助于為企業(yè)加強(qiáng)人力資源管理提供參考。
一、單位人事檔案管理中的問題
1.檔案內(nèi)容質(zhì)量較低。我國人事檔案工作歷經(jīng)多年積累發(fā)展，取得較豐富的經(jīng)驗(yàn)，隨著社會(huì)的發(fā)展變化，新的社會(huì)環(huán)境為企業(yè)的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。人事制度改革的深化使人事檔案管理的作用更加重要。人事檔案能詳細(xì)反映員工的各方面情況，而現(xiàn)實(shí)中許多單位的人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高，檔案材料空洞同質(zhì)，一些材料缺少定量描述，組織意見等內(nèi)容空乏。無法全面公正評(píng)價(jià)員工的情況。2.人事檔案管理模式落后。市場經(jīng)濟(jì)的建立與人事體制的改革使傳統(tǒng)的人事檔案管理體制出現(xiàn)新的問題。目前我國企業(yè)人事檔案管理模式存在嚴(yán)重的分散性，具體表現(xiàn)在人事檔案多頭管理，人事檔管部與業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)聯(lián)系不緊密[1]。檔管人員較少參與行政管理部門組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的流動(dòng)情況掌握不夠及時(shí)全面。市場經(jīng)濟(jì)體制的改革推進(jìn)使政治體制做出相應(yīng)改革，許多企業(yè)人難以保證必要的檔管庫房設(shè)施條件，導(dǎo)致人事檔案材料發(fā)生損毀丟失等現(xiàn)象。分散的管理體制破壞了人事檔案內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，難以及時(shí)的為人事管理部門提供全面的檔案信息。隨著企業(yè)人事制度改革推行，企業(yè)普遍實(shí)行全員勞動(dòng)合同制，使得企業(yè)員工身份界限逐漸淡化。員工檔案應(yīng)根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理體系單一，人事檔案未形成自身管理系統(tǒng)，目前企業(yè)人事檔案管理普遍存在重政績輕業(yè)績的情況，使得很多人事檔案中不能客觀全面反映員工的全貌。3.人事檔案管理方式陳舊。企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，崗位人才流動(dòng)頻繁，使得企業(yè)的人事管理情況日益復(fù)雜，目前許多單位普遍采用傳統(tǒng)落后的人事檔管模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與企業(yè)改革需要。一些單位管理人員素質(zhì)較低，不能正確使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事管理工作，導(dǎo)致人事管理工作效率低下。一些小型基層單位在人事管理方面投入較少，影響了企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
二、改善人事檔案管理的策略
1.加強(qiáng)人事檔案材料質(zhì)量管理。企業(yè)人事管理檔案工作中出現(xiàn)大量問題的根源在于人事部門及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理缺乏重視，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與人力資源管理部門對(duì)人事檔案管理的重視，是提高企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的根本途徑。人事檔案從業(yè)工作人員應(yīng)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。檔管人員是人事檔案管理工作的主體，加強(qiáng)人事檔案工作質(zhì)量，要提高人事檔管人員的政治文化素養(yǎng)及職業(yè)道德修養(yǎng)。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其滿足人事檔案管理工作發(fā)展的新要求[2]。人事檔案管理工作者必須改變傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，及時(shí)了解組織人事部門的現(xiàn)實(shí)需求，更好的服務(wù)于人事管理工作。企業(yè)人事檔管部門在建設(shè)人事檔案材料內(nèi)容中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，注意補(bǔ)充反映員工個(gè)性的檔案材料，補(bǔ)充反映其全面素質(zhì)，個(gè)人業(yè)績等方面的材料。要加強(qiáng)人事檔案工作依法管理，必須建立健全相關(guān)規(guī)章制度，各單位應(yīng)結(jié)合本單位的具體情況制定本單位的人事檔案信息收集補(bǔ)充制度，交接轉(zhuǎn)遞制度等，堅(jiān)決按各種制度規(guī)定手續(xù)辦理業(yè)務(wù)。加大對(duì)各種利用檔案造假的現(xiàn)象打擊力度。人事檔管部門要與相關(guān)人事部門建立聯(lián)系制度，確保檔案內(nèi)容符合單位人員流動(dòng)情況。要建立嚴(yán)格的人事檔案登記制度，加強(qiáng)控制檔案轉(zhuǎn)遞保管工作中的漏洞。在人事調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)單位要及時(shí)向人事檔管部門提交當(dāng)事人的任免通知。確保檔案信息完整有效。無頭檔案的處理工作關(guān)系到對(duì)員工的使用管理問題，處理無頭檔案，應(yīng)鑒別檔案資料的保存價(jià)值，對(duì)重要的人事檔案加強(qiáng)保管。通過人事檔案形成管理部門，當(dāng)事人原單位等線索進(jìn)行查詢檔案資料，處理無線索檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定轉(zhuǎn)讓當(dāng)事人原籍檔案館進(jìn)行保存。要打破以往多頭管理的模式，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理。建立與現(xiàn)代人檔案管理制度，將人事檔案管理納入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)員工級(jí)別變化較大，人事檔案管理靈活性較大，應(yīng)實(shí)行適當(dāng)分級(jí)管理。企業(yè)的人事檔管工作應(yīng)實(shí)行集中管理模式，以減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，避免出現(xiàn)因企業(yè)環(huán)境條件較差造成損毀人事檔案的情況。根據(jù)各類人事檔案內(nèi)容的不同，構(gòu)成有機(jī)的管理方法。2.推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化管理。信息化是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化的快速發(fā)展對(duì)企業(yè)的人事檔管工作提出了新的要求。企業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)人事檔管的現(xiàn)代化，必須在人事檔案管理中運(yùn)用當(dāng)代科技新成果，提高人事檔管工作效率水平。加大對(duì)人事檔案工作的投入，加強(qiáng)對(duì)人事檔管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理能力水平。使企業(yè)人事檔管工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。
結(jié)語
人事檔案是人事組織等部門對(duì)人員考核管理中形成的檔案，具有真實(shí)性，動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，是聯(lián)系人才與市場的橋梁紐帶。應(yīng)加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，補(bǔ)充全面的人事檔案材料，不斷提高企業(yè)人事檔案材料質(zhì)量。重點(diǎn)預(yù)防處理無頭檔案，加快人事檔案工作信息化管理。使企業(yè)人事檔管工作更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。
參考文獻(xiàn)：
[1]王英瑋,周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊,2017(01):12-15.
