發(fā)布時(shí)間：2023-05-24 16:34:07
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的基建檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；信息資源；措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
原標(biāo)題：醫(yī)院基建檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策
收錄日期：2013年7月30日
基建檔案的管理是整個(gè)基本建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，已漸漸成為醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)?；n案不僅涉及到建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件及交付使用過(guò)程中的改建、裝修、設(shè)備安裝施工過(guò)程和結(jié)果的記錄等。為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項(xiàng)目在醫(yī)院工作的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整、長(zhǎng)期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基本建設(shè)檔案資料管理工作。
一、基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用
1、基建檔案為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供重要依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中的一項(xiàng)重要組成部分，又是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、擴(kuò)建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，因此為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供了重要依據(jù)。
2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫(yī)院要發(fā)展，就必然加大投入力度，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊區(qū)，還有日常的維修管理，經(jīng)常引起縱橫交錯(cuò)復(fù)雜矛盾，要解決好這些問(wèn)題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，從二部的建設(shè)到一部院內(nèi)住院部的改造裝修到營(yíng)養(yǎng)部、圖書(shū)館樓的改建到急門診的改擴(kuò)建，又到三部的建設(shè)，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要通過(guò)查考許多過(guò)去的相關(guān)資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設(shè)總體規(guī)劃。這樣不僅可以加快建設(shè)速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映了醫(yī)院基本建設(shè)的完整過(guò)程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子決策提供依據(jù)，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。
二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、檔案管理人員知識(shí)缺乏。從事檔案管理工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)基建檔案管理知識(shí)了解得不夠，導(dǎo)致對(duì)基建檔案管理重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠。在工作中發(fā)現(xiàn)相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有填寫(xiě)，或編號(hào)較亂，沒(méi)有編號(hào)或重復(fù)編號(hào)的等問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)?；n案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)技術(shù)知識(shí)和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
3、檔案管理制度不健全。基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，各部門沒(méi)有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”思想，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料出現(xiàn)分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
三、醫(yī)院基建檔案管理改進(jìn)措施
1、提高基建檔案管理人員素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，通過(guò)了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識(shí)，掌握基建檔案管理知識(shí)及整理規(guī)范操作方法，讓每個(gè)工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，做好基建檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平和基建工程建設(shè)水平。
2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，應(yīng)配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，細(xì)化各項(xiàng)制度，真正落實(shí)到部門和人員責(zé)任中。嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程。為此，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，依法治檔，按照國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。
隨著醫(yī)療事業(yè)改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，基建檔案隨之也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要。
主要參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的高等教育事業(yè)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，高等學(xué)校基建工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來(lái)越多。在高?；üこ淌┕ぶ?，基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行核查、審計(jì)、管理以及后期擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)，做好高?；n案管理工作具有十分重要的作用。但是，當(dāng)前高?；n案管理工作中存在著許多問(wèn)題，對(duì)其展開(kāi)探討十分必要。
一、高?；n案管理工作的特點(diǎn)
在高?；n案中因?yàn)榫哂卸嘀鼗芾砗投嘣顿Y主體的特點(diǎn)，致使高校檔案的管理工作具有社會(huì)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校管理工作的不斷進(jìn)步，使其對(duì)高?；n案的質(zhì)量、檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性有了更高的要求?；n案管理工作只有不斷地適應(yīng)時(shí)展的需求，才能充分發(fā)揮高?；n案管理工作的作用?；n案主要包含影像資料、聲像資料、紙質(zhì)檔案等形式，在基建過(guò)程中會(huì)連續(xù)不斷地產(chǎn)生各種資料。因此，如何有效、準(zhǔn)確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問(wèn)題[2]。
二、高校基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數(shù)高校中，使用者都是通過(guò)上門借閱的方式使用基建檔案，上門借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期、單一的使用原件，會(huì)使檔案原件發(fā)生字跡不清、頁(yè)面污漬等現(xiàn)象，嚴(yán)重的則導(dǎo)致檔案破損，甚至?xí)l(fā)生檔案遺漏或丟失等問(wèn)題，從而不能完好地保護(hù)基建檔案。（二）整理檔案不規(guī)范?；n案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，它要求基建檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和相關(guān)的基建工作專業(yè)知識(shí)。而在實(shí)際的高?；n案管理工作中，很多高?；n案管理人員并非專業(yè)出身，大多只具備一種專業(yè)技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過(guò)程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時(shí)，因?yàn)槭┕し胶捅O(jiān)理方等單位會(huì)源源不斷地連續(xù)提交各種資料，而管理人員由于專業(yè)管理知識(shí)的缺乏，嚴(yán)重影響了基建檔案的質(zhì)量。特別是在分類復(fù)雜的圖紙時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無(wú)章[4]。（三）書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范。在整個(gè)檔案管理工作中，當(dāng)然也包括在編制過(guò)程中的設(shè)計(jì)院、項(xiàng)目施工方、監(jiān)理方，他們?cè)跈n案編制過(guò)程中，因?yàn)椴灰?guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案資料，比如書(shū)寫(xiě)用筆的不規(guī)范，有需要手工書(shū)寫(xiě)的資料卻打印，需要打印的資料卻書(shū)寫(xiě)。因?yàn)楣P墨不耐久，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)發(fā)生字跡擴(kuò)散或脫落等現(xiàn)象，而需要特殊強(qiáng)調(diào)的字體顏色卻沒(méi)有正確使用，以致影響了資料的準(zhǔn)確性。不規(guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規(guī)范?；n案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設(shè)計(jì)方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時(shí)，檔案管理人員不仔細(xì)、疏忽大意地對(duì)待工作，會(huì)使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因?yàn)榛n案具有完整性、專業(yè)性和成套性的特點(diǎn)，而且它形成的周期長(zhǎng)、涉及的單位部門多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)的難度增大?；n案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內(nèi)部工程和地下管網(wǎng)資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內(nèi)，而隱蔽在地下、墻體內(nèi)的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或缺失。（六）單位部門間缺乏合作和溝通。因?yàn)楦咝n案管理工作人員缺乏專業(yè)的基建知識(shí)，使其不能主動(dòng)地協(xié)助、指導(dǎo)和督導(dǎo)基建部門對(duì)于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門因?yàn)樽约旱谋憷?，不?huì)主動(dòng)提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門留己私用。各單位部門缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時(shí)的收集、整理、移交。
三、提高高?；n案管理工作的策略
（一）建立具體的基建檔案系統(tǒng)。目前，大多數(shù)高校的基建檔案管理系統(tǒng)都存在局限性，沒(méi)有整體性和針對(duì)性的基建管理系統(tǒng)。筆者根據(jù)基建檔案的管理特點(diǎn)，提出建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因?yàn)榛n案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，可以及時(shí)地記錄檔案資料、清晰地分類檔案資料，實(shí)行分區(qū)管理檔案，避免管理人員的重復(fù)性工作。具體的基建檔案管理系統(tǒng)如圖1所示。（二）建立相應(yīng)的基建檔案管理制度?；n案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復(fù)使用和審批，致使在基建檔案的收集過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生文件移交和文件借閱的問(wèn)題。因此，需要建立相應(yīng)的基建檔案管理制度，規(guī)范文件移交和文件借閱等手續(xù)，實(shí)時(shí)掌控檔案資料的完整性，防止發(fā)生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設(shè)立專門的管理部門?；n案管理工作涉及的單位部門廣泛，必須得到校領(lǐng)導(dǎo)和基建處領(lǐng)導(dǎo)的支持，由具備專業(yè)檔案管理知識(shí)和專業(yè)基建知識(shí)的工作人員進(jìn)行基建檔案管理工作，并設(shè)立專門的基建檔案管理部門，嚴(yán)格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)。在基建檔案管理部門必須配備專業(yè)的基建檔案管理軟件和硬件，對(duì)檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)提供便利。（四）對(duì)檔案實(shí)施分類模式。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣泛，容易導(dǎo)致在管理工作中發(fā)生失誤。因此，要對(duì)基建檔案實(shí)施分類模式，保證檔案資料可以及時(shí)地收集和分類整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體的檔案分類模式如圖2所示?；n案的資料包括名稱、編號(hào)、日期、批準(zhǔn)部門、發(fā)文部門，對(duì)基建檔案必須依照時(shí)間進(jìn)行順序排列，在編制基建檔案時(shí)實(shí)施分冊(cè)立卷、歸類排序。由于在高?；n案的移交環(huán)節(jié)，管理人員必須按照校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館的移交要求進(jìn)行不同的分類編制。因?yàn)楸仨殞⒒n案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項(xiàng)目竣工的資料；工程建設(shè)全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個(gè)基建工程項(xiàng)目的全部資料。因此，在編制基建檔案時(shí)，可以分為大型工程的分期分項(xiàng)模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項(xiàng)模式圖1基建檔案管理系統(tǒng)大型的工程檔案編制由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位進(jìn)行，在編制過(guò)程中，以工程的總體規(guī)劃為主線，以分期工程為索引、以分項(xiàng)工程為基點(diǎn)，對(duì)整個(gè)工程資料進(jìn)行編制。以整個(gè)工程主體進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)每期每項(xiàng)工程進(jìn)行檔案編制，化繁為簡(jiǎn)。而具體的檔案名稱則根據(jù)每期、每項(xiàng)的名稱進(jìn)行編制。2.單體工程模式因?yàn)閱误w工程比較獨(dú)立，資料比較清晰明確，只需要根據(jù)常規(guī)的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應(yīng)的單位部門即可。而校檔案館常規(guī)的編制要求是使用學(xué)校規(guī)定的文件盒對(duì)檔案進(jìn)行分類分冊(cè)按項(xiàng)目名稱編號(hào)并保存。城建檔案館常規(guī)的編制要求是工程竣工結(jié)束四方驗(yàn)收后，由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位共同完成編制工作，按照?qǐng)D紙和文檔進(jìn)行分類分冊(cè)保存。（五）對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式。在高?；n案的移交過(guò)程中，檔案必須移交到校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館。高?；n案包含工程竣工檔案和工程建設(shè)全套檔案，其中工程竣工檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館，工程建設(shè)全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會(huì)存在項(xiàng)目資金問(wèn)題、項(xiàng)目難易問(wèn)題、項(xiàng)目工程大小問(wèn)題等，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批到項(xiàng)目竣工使用的時(shí)間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時(shí)完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應(yīng)的單位部門。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因?yàn)榇笮偷幕üこ探ㄔO(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，需要分時(shí)間段進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致資料的收集和整理也需要分時(shí)間段進(jìn)行。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員必須實(shí)時(shí)地收集和整理資料，當(dāng)完成與工程對(duì)應(yīng)時(shí)間段的檔案后，需將此檔案進(jìn)行及時(shí)的移交歸檔。對(duì)每個(gè)時(shí)間的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，分期分項(xiàng)排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲(chǔ)空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對(duì)所有資料是否準(zhǔn)確完整，確認(rèn)無(wú)誤后，將全部檔案資料進(jìn)行集中移交歸檔。將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，使檔案規(guī)則系統(tǒng)。
綜上，目前高?；n案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規(guī)范、書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范、檔案資料收集難度大、單位部門間缺乏合作和溝通等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統(tǒng)、建立相應(yīng)的基建檔案管理制度、設(shè)立專門的管理部門、對(duì)檔案實(shí)施分類模式、對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式等策略，以期提高高?；n案管理工作的質(zhì)量和效率。
作者:黃海鏗 單位:潮州廣播電視大學(xué)
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院基建檔案；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展
為了配合醫(yī)療改革的發(fā)展，醫(yī)院的基建檔案管理工作也需要積極地展開(kāi)創(chuàng)新，使其能夠?yàn)獒t(yī)療事業(yè)提供更加便捷、高效的服務(wù)，只有不斷的創(chuàng)新能夠跟上時(shí)展的步伐，具體的創(chuàng)新工作應(yīng)該從細(xì)節(jié)入手，醫(yī)院基建檔案的創(chuàng)新發(fā)展能夠提升實(shí)際的工作效率，基建檔案得到更加充分的利用，在今后的發(fā)展中需要注重對(duì)基建檔案管理中的不足進(jìn)行改進(jìn)，為其創(chuàng)新發(fā)展提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)條件。
一、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新的意義
從一定意義上來(lái)看，醫(yī)院的基建檔案反映的是建筑物的演變與發(fā)展歷程，是醫(yī)院某個(gè)時(shí)期建設(shè)活動(dòng)最原始的資料，能為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛及科研提供素材。由此可見(jiàn)，基建檔案所具備的服務(wù)價(jià)值是非常長(zhǎng)遠(yuǎn)、重要的。對(duì)醫(yī)院基建檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新可以更好地為醫(yī)院的未來(lái)計(jì)劃、建設(shè)提供完整、真實(shí)的參考依據(jù)，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義。另外，醫(yī)院基建檔案管理也是時(shí)展的一種內(nèi)在要求，對(duì)于醫(yī)院中檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的提升有著重要的促進(jìn)作用。分析醫(yī)院基建檔案管理的內(nèi)容可見(jiàn)，這一工作主要就是借助合理的管理方法將基建檔案所具備的價(jià)值功用充分地發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)院其他工作的順利開(kāi)展提供支持，這也說(shuō)明了，醫(yī)院基建檔案管理工作的不斷創(chuàng)新是非常必要的一項(xiàng)工作。具體的醫(yī)院基建檔案管理的創(chuàng)新，需要相關(guān)管理人員不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提升管理能力，為基建檔案管理工作的順利開(kāi)展打好基礎(chǔ)。
二、醫(yī)院基建檔案管理的不足
（一）專業(yè)的管理人員及管理設(shè)備不足。醫(yī)院基建檔案包含醫(yī)院內(nèi)部的各種重要的資料與信息，是醫(yī)院研究工作的重要參考，但是許多醫(yī)院忽略了基建檔案管理工作的重要性。大部分醫(yī)院更愿意將預(yù)算支出安排在專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代上，而對(duì)檔案管理設(shè)備的更新則比較忽視，這使得檔案管理設(shè)備的功能嚴(yán)重弱化，在檔案的查找過(guò)程中只是能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索，稍微復(fù)雜的操作都不能完成，更不用說(shuō)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)的分類了，最終造成了檔案查找效率的低下。另外，醫(yī)院配備的檔案室管理人員通常都缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)與能力，有的醫(yī)院因?yàn)橄嚓P(guān)人員的缺乏，還會(huì)安排醫(yī)院的醫(yī)生到檔案室進(jìn)行值班，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)的人員缺乏實(shí)際的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有正確的檔案分類管理意識(shí)，容易降低檔案管理的實(shí)際效率，有的情況下還可能會(huì)出現(xiàn)重要檔案的遺失等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了檔案規(guī)范化管理的進(jìn)步。
（二）系統(tǒng)的檔案管理制度不完善。醫(yī)院對(duì)基建檔案管理工作的開(kāi)展缺乏足夠的重視，相關(guān)的檔案管理制度也不夠完善，這也給醫(yī)院其他工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了一定的不利影響。比如，在對(duì)病人的資料進(jìn)行管理的時(shí)候沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的管理機(jī)制，同一個(gè)病人在不同科室檢查后產(chǎn)生的病例資料不能集中進(jìn)行存放，這樣容易出現(xiàn)病例遺失的情況，對(duì)以后病人病例資料的查閱工作帶來(lái)了困難。另外，因?yàn)闄n案管理制度上的缺陷，各個(gè)科室的資料通常都會(huì)存放在自己的科室里，這種存放方式容易出現(xiàn)資料遺失的情況，還會(huì)阻礙醫(yī)院形成系統(tǒng)化的資料查閱機(jī)制。所以，為了能夠正確地解決資料查閱過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，就需要形成一個(gè)完善的資料存放與管理制度。
（三）檔案管理模式封閉，只注重病例檔案。醫(yī)院對(duì)送交保管的資料，尤其是病人資料和診斷病例資料都是要求保密保管的，所以，檔案管理人員一般不會(huì)對(duì)送交保管的資料進(jìn)行審閱，只是依據(jù)送管者的描述進(jìn)行分類存放。這種情況下，服務(wù)對(duì)象是比較單一的，而且按照保密的相關(guān)要求，檔案不能對(duì)外開(kāi)放，這樣很多優(yōu)秀的治療方法就不能及時(shí)地被發(fā)現(xiàn)，這對(duì)于醫(yī)療的進(jìn)步是一種損失，長(zhǎng)久之后也就形成了一種封閉式的管理模式。病人的病歷檔案在了解病人的病情、制定治療方案等工作中都有著重要的作用，通過(guò)病例上的信息就可以掌握病人在醫(yī)院就診的全部過(guò)程，并且還能詳細(xì)的看到病人的真實(shí)治療過(guò)程，可以在評(píng)價(jià)醫(yī)院的治療水平上發(fā)揮重要的參考意義。病例資料中所記載的各種新型治療方法也可以為醫(yī)學(xué)的進(jìn)步提供確切的依據(jù)。一部分醫(yī)院也已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到了病例資料的重要性，并且設(shè)置了專門的存放科室，但是對(duì)其他類型資料的存放依然缺乏完善的制度。
三、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新策略
（一）加強(qiáng)觀念創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理理念現(xiàn)代化。正確的基建檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)于醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作與醫(yī)院信息化發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，基建檔案工作面臨著電子檔案的普及、信息技術(shù)的應(yīng)用、新檔案載體的保管等挑戰(zhàn)?；n案管理人員在這種要求之下需要不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的手工型管理模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，突出資源優(yōu)勢(shì)，建立公共檔案管理的新思想。在實(shí)際的基建檔案管理人員的發(fā)展中需要以現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，使自身的工作素質(zhì)及水平得到提升，使得醫(yī)院基建檔案信息的存儲(chǔ)、傳遞及共享工作得到進(jìn)一步的強(qiáng)化，借助資源優(yōu)勢(shì)理念，發(fā)揮出檔案信息在管理、創(chuàng)新中所具備的深遠(yuǎn)的潛力。另外，醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作人員需要不斷提升自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，確立檔案管理工作為醫(yī)院中心工作服務(wù)的使命，實(shí)現(xiàn)觀念上的更新，讓基建檔案管理能夠在創(chuàng)新中獲得發(fā)展。
（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)基建檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。通過(guò)計(jì)算機(jī)去管理醫(yī)院基建檔案能夠方便對(duì)資料的查找及利用，節(jié)省人力、物力，提高工作效率，也能減少檔案占用的空間，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)大量的檔案文件信息，而且能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，信息的檢索過(guò)程也非?？旖莺?jiǎn)單。因此，在基建檔案管理的創(chuàng)新中，需要積極進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的更新，在檔案室配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、自動(dòng)化的管理，充分發(fā)揮出高新科技所具備的優(yōu)勢(shì)，提升工作質(zhì)量水平，使得醫(yī)院基建檔案管理能夠朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在創(chuàng)新中還應(yīng)該采用與醫(yī)院檔案管理相適應(yīng)的軟件類型，對(duì)管理人員進(jìn)行必要的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)技能的培訓(xùn)，使其能夠快速地適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展模式。
（三）完善規(guī)章制度，構(gòu)建規(guī)范的基建檔案管理體系。醫(yī)院基建檔案管理工作的創(chuàng)新也離不開(kāi)相關(guān)規(guī)章制度的不斷完善，制定質(zhì)量體系及管理程序相關(guān)的文件，并且定期對(duì)其開(kāi)展內(nèi)審與外審工作。使得基建檔案管理工作的各項(xiàng)制度、電子文檔的收集歸檔制度等都能夠得到持續(xù)的完善，基建檔案的管理應(yīng)該與檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容相一致，其分類、編號(hào)、目錄等的設(shè)置也需要符合要求。在基建檔案管理的工作全過(guò)程之中，都應(yīng)該做到條理清晰、分類明確，最大程度地確保檔案的完整性，防止出現(xiàn)遺漏或丟失檔案的問(wèn)題。使基建檔案管理能夠真正地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。
四、結(jié)束語(yǔ)
在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到基建檔案創(chuàng)新工作開(kāi)展具備的重要意義，形成整體性的創(chuàng)新意識(shí)，在這種氛圍之下，基建檔案的創(chuàng)新建設(shè)才能更加順利地開(kāi)展，通過(guò)創(chuàng)新使得基建檔案的發(fā)展空間更加廣闊，工作效率也會(huì)得到顯著提升，與醫(yī)院的發(fā)展步伐保持一致，滿足醫(yī)院相關(guān)工作開(kāi)展的內(nèi)在需求，提升管理工作水平以及服務(wù)能力。
【參考文獻(xiàn)】
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
[中圖分類號(hào)] R-331 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-7210（2008）10（a）-165-02
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說(shuō)閉著眼睛都能說(shuō)出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來(lái)，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來(lái)，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對(duì)于我們來(lái)說(shuō)都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過(guò)程，但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。
2.2檔案知識(shí)缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有寫(xiě)；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒(méi)有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒(méi)有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。
3對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開(kāi)展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹(shù)立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
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【關(guān)鍵詞】高校；基建檔案；管理工作；制度建設(shè)；溝通協(xié)作
高等院校在基建管理工作和基建工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文檔、圖紙、報(bào)告、圖表及聲像載體等材料統(tǒng)稱為基建檔案?；n案不僅是高校對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)、過(guò)程管理、施工監(jiān)理、監(jiān)督審計(jì)、驗(yàn)收啟動(dòng)的重要材料，也是在未來(lái)的發(fā)展中進(jìn)行運(yùn)行維修、擴(kuò)建改造的重要依據(jù)，同時(shí)也是法律糾紛中維權(quán)的有力證據(jù)。在普及高等教育的大潮中，各個(gè)院校不斷的擴(kuò)大招生規(guī)模、反復(fù)進(jìn)行新校區(qū)的建設(shè)和擴(kuò)建，使各個(gè)高等院校基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，基建任務(wù)持續(xù)增加。同時(shí)，基建檔案的數(shù)量成倍增加，對(duì)基建檔案的管理提出了更高的要求，需要我們的檔案管理更加科學(xué)、更加規(guī)范、更加高效。因此如何更加科學(xué)、有效、規(guī)范地做好基建檔案管理工作，是需要我們認(rèn)真思考和探索的問(wèn)題。
一、基建檔案的特點(diǎn)
高?；n案具有顯著的特點(diǎn)，它所記載的事物非常具體，根本的特點(diǎn)是記錄保存原始性。具體特點(diǎn)有：
1、檔案產(chǎn)生具有階段性
項(xiàng)目工程在不同的階段形成不同的檔案，這是基建檔案的一個(gè)基本特點(diǎn)。在編制計(jì)劃書(shū)階段、施工地點(diǎn)的選擇階段、地質(zhì)勘測(cè)檢測(cè)階段、施工計(jì)劃施工準(zhǔn)備階段、工程施工監(jiān)理階段、工程驗(yàn)收階段等都形成不同類型的原始檔案和原始材料。
2、檔案的完整性
基建工程具有相對(duì)的獨(dú)立性，整個(gè)建設(shè)是一個(gè)不可分割的整體，在進(jìn)行基建檔案歸檔的時(shí)候，必須把一個(gè)獨(dú)立的工程在不同階段產(chǎn)生的原始材料作為一個(gè)完整的整體進(jìn)行歸檔立卷。各個(gè)階段的檔案既具有階段的獨(dú)立性，同時(shí)各個(gè)階段涉及的基建程序和專業(yè)技術(shù)又有相互聯(lián)系、相互依托，所以這些檔案材料缺一不可，共同構(gòu)成一套完整的檔案材料。
3、檔案內(nèi)容的專業(yè)性
高?；n案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，而基建活動(dòng)是按照專業(yè)分工進(jìn)行的，其中包括：地質(zhì)勘探、地質(zhì)分析、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、建筑施工、裝飾裝修、消防公安、綜合布線等，涵蓋了地質(zhì)、設(shè)計(jì)、材料、施工、監(jiān)理、信息技術(shù)等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域。
4、檔案利用的現(xiàn)實(shí)性
檔案館的其他文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，但基建檔案則在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。在實(shí)際的使用中，需要對(duì)教室、校舍、食堂等基礎(chǔ)設(shè)施不斷進(jìn)行維修維護(hù)，甚至擴(kuò)建，期間不同專業(yè)的工程人員通過(guò)查閱相關(guān)的檔案材料來(lái)組織施工維修，所以檔案的使用具有一定的現(xiàn)實(shí)性。
5、檔案歸檔周期性長(zhǎng)
每一個(gè)工程項(xiàng)目從籌建到竣工都要經(jīng)過(guò)計(jì)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，往往需要一年以上甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。前期形成的檔案材料只有等到工程竣工驗(yàn)收后才能收集齊全，加上工程使用期長(zhǎng)，時(shí)間跨度不可預(yù)見(jiàn)。
二、基建檔案管理中的問(wèn)題分析
1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，從領(lǐng)導(dǎo)到普通的教工對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏檔案意識(shí)，加上檔案部門的宣傳力度也不夠，導(dǎo)致大家認(rèn)為檔案可有可無(wú)、可多可少、可粗可細(xì)。領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就會(huì)放松對(duì)檔案建設(shè)的管理，造成管理制度不完善。而有些負(fù)責(zé)基建部門的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于基建檔案重要性認(rèn)識(shí)也不夠，重點(diǎn)抓建設(shè)，忽視檔案建設(shè)，眼里只有工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程成本、工程驗(yàn)收，卻忽略檔案資料的收集工作，對(duì)于基建歸檔材料的數(shù)量質(zhì)量，不聞不問(wèn)，不積極主動(dòng)，導(dǎo)致一些重要的檔案材料漏歸、遺失。
2、歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量不高
無(wú)論是管理部門還是工程建設(shè)施工單位，由于普遍存在檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)歸檔重視程度不高，歸檔立卷的水平參差不齊，對(duì)檔案的收集、編制隨意性很大。在施工的過(guò)程中，工程技術(shù)人員也會(huì)用不同顏色、不同類型的筆來(lái)書(shū)寫(xiě)，對(duì)更改和說(shuō)明的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，甚至有些部分用復(fù)印件代替。有些圖紙?jiān)谑褂眠^(guò)程中，保管不善造成磨損、污染嚴(yán)重、破舊不堪的現(xiàn)象，不能準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況，造成歸檔材料極不規(guī)范。
3、缺乏有效歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制
基建項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、建設(shè)工作量大、涉及的專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多，通常要經(jīng)過(guò)申報(bào)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)施工、質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收等階段，從而造成收集、歸類、整理工作量大、難度大、管理復(fù)雜。加上基建會(huì)由多個(gè)部門參與完成，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一有效調(diào)控手段和協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致歸檔不到位，消極應(yīng)對(duì)，歸檔滯后。
4、基建檔案管理設(shè)備建設(shè)滯后
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案載體呈多樣化發(fā)展，紙質(zhì)檔案只是檔案的一個(gè)重要組成部分，很多檔案已經(jīng)數(shù)字化成電子檔案。傳統(tǒng)的檔案管理存在借出易，歸還難，查找不便，效率低下等問(wèn)題。但新的數(shù)字化電子檔案必須要有與之相匹配的硬件設(shè)備支持，而硬件設(shè)備的滯后導(dǎo)致管理水平不高，效率低。
5、基建部門缺乏專職、專業(yè)的檔案人員
高?；ú块T在進(jìn)行人員配置的時(shí)候，很少考慮配備專職的檔案人員，基建檔案的歸檔立卷工作，由辦公室一般人員來(lái)完成。再加上基建項(xiàng)目參建單位的檔案管理團(tuán)隊(duì)不專業(yè)、不穩(wěn)定，導(dǎo)致基建交工后的檔案不完整、不規(guī)范，甚至很多重要基建資料被施工單位帶走。
三、加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策
1、宣傳和普及與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)全體教工的檔案意識(shí)
檔案意識(shí)是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，主要在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案的重視程度，也是強(qiáng)化檔案意識(shí)，做好宣傳工作的關(guān)鍵。高校首先要利用各種形式、渠道廣泛宣傳檔案法規(guī)，提高人們對(duì)基建檔案歸檔的自覺(jué)性。使全校員工貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，做到依法治檔。其次，重點(diǎn)要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，從學(xué)院的高層到中層都要層層滲透，真正落實(shí)檔案工作與其他工作并重，檔案制度建設(shè)與學(xué)校制度建設(shè)同步。
2、規(guī)范基建檔案管理，建立科學(xué)的基建檔案制度
為保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，基建檔案的建設(shè)要做到“三同步、三規(guī)范”，即基建工程與基建檔案開(kāi)始同步、過(guò)程同步、驗(yàn)收同步；基建原始材料規(guī)范、歸檔立卷規(guī)范、檔案的驗(yàn)收移交規(guī)范。同時(shí)，高等學(xué)校要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，制定適應(yīng)本單位基建檔案收集、整理、保管、利用制度，對(duì)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、范圍劃分、時(shí)間約定、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和歸檔過(guò)程做出具體要求，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
3、搞好部門之間的協(xié)作，確保及時(shí)歸檔
檔案部門、基建管理部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個(gè)單位要取得相互的支持和理解，通過(guò)有效的協(xié)調(diào)機(jī)制和溝通渠道，相互協(xié)作，共同做好基建檔案的歸檔整理。任何一方單憑指令式的工作方法，只能造成對(duì)方心理上的逆反，不利于歸檔工作的展開(kāi)。檔案人員只有和歸檔部門的人員建立信任，才能在此基礎(chǔ)上順利開(kāi)展歸檔工作，密切合作，提高歸檔的效率和質(zhì)量。
4、運(yùn)用信息化技術(shù)，提高管理質(zhì)量，提高管理效率
隨著信息技術(shù)發(fā)展和檔案載體的多樣化，舊模式的手工收集、整理編目、查詢利用已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。電子檔案、數(shù)字載體、數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)挖掘等不斷的發(fā)展，給檔案管理技術(shù)的發(fā)展提供了技術(shù)支持和保障，只有真正做到與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷加快高校檔案工作前進(jìn)的步伐，才能開(kāi)創(chuàng)高?；n案管理的新局面。
【參考文獻(xiàn)】
基建檔案指的是各種工程項(xiàng)目在建設(shè)期間產(chǎn)生的有參考價(jià)值和使用價(jià)值的文字、視頻、工程圖紙、項(xiàng)目文件等重要資料?；n案一般是需要進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，要確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，以便后續(xù)有效、系統(tǒng)地進(jìn)行利用。通過(guò)檔案，我們可以更好地了解過(guò)去，通過(guò)對(duì)以往資料的總結(jié)和理解，把握好現(xiàn)在和未來(lái)，基建項(xiàng)目檔案包含的是項(xiàng)目工程建設(shè)中最為重要的成果，對(duì)未來(lái)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，同時(shí)也是連接過(guò)去和現(xiàn)在、未來(lái)的樞紐。
1 基建檔案管理的重要意義
有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項(xiàng)目建設(shè)的成本及進(jìn)程。許多城市在建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)都將基建檔案作為驗(yàn)收的內(nèi)容之一，基建檔案是否完整，關(guān)系著項(xiàng)目工程驗(yàn)收的順利與否。另外，一個(gè)單位或者工程建設(shè)基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負(fù)責(zé)人以及管理人員水平有著緊密的關(guān)系。
第一，檔案是項(xiàng)目工程管理中重要的歷史依據(jù)。項(xiàng)目建設(shè)工程在完成交付后，如果出現(xiàn)任何的非人為因素導(dǎo)致的問(wèn)題，都可以通過(guò)翻查當(dāng)時(shí)的基建檔案來(lái)進(jìn)行分析排查，查明問(wèn)題出現(xiàn)的原因以及部位，歸屬的責(zé)任方，以便及時(shí)維修、修復(fù)以及追究責(zé)任方責(zé)任，進(jìn)行賠償，以避免發(fā)生不必要的糾紛。
第二，工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)上具有一定的增值效益。在各工程建設(shè)中，對(duì)基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時(shí)間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關(guān)于建筑工地中線路管道、隱形環(huán)節(jié)以及各種器材的承重力等的重要資料和數(shù)據(jù)，在后續(xù)對(duì)該工程項(xiàng)目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對(duì)工程的擴(kuò)建、改建以及修復(fù)工作提供著關(guān)鍵的參考依據(jù)。
第三，基建檔案對(duì)未來(lái)項(xiàng)目工程的發(fā)展具有良好的參考價(jià)值。完整有序的基建檔案可以為未來(lái)進(jìn)行相似類型工程建設(shè)提供一定的參考和借鑒。在進(jìn)行類似的項(xiàng)目工程建設(shè)時(shí)，工作人員可以通過(guò)對(duì)相關(guān)的基建檔案，了解項(xiàng)目建設(shè)的可行性、方案設(shè)計(jì)、投資經(jīng)費(fèi)等方面的情況，充分對(duì)歷史材料進(jìn)行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進(jìn)度。
2 基建檔案管理中存在的問(wèn)題
基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)一般表現(xiàn)為一次性、唯一性、系統(tǒng)性和固定性等特點(diǎn)，因而基礎(chǔ)建設(shè)的檔案除這幾點(diǎn)外，還有專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性、實(shí)用性及滯后性等專有特性。隨著改革開(kāi)放，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)也在飛快地發(fā)展，同時(shí)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目也伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展得到了進(jìn)一步的發(fā)展，一般城市的基礎(chǔ)建設(shè)多以企業(yè)及各單位改善員工住宿條件而建設(shè)的經(jīng)濟(jì)型適用房、舊房改建、商業(yè)住宅房的開(kāi)發(fā)等為主，在為城市發(fā)展做出大規(guī)模改造的同時(shí)，也為工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理提出了新的要求。目前，我國(guó)在基建檔案管理中的問(wèn)題也日益浮現(xiàn)在人們的眼前。
2.1 對(duì)建立基建檔案意識(shí)不強(qiáng)
由于一些工期原因，有些負(fù)責(zé)人只重視工程的成本，而忽略了對(duì)項(xiàng)目檔案的建立，導(dǎo)致基建檔案資料收集困難，無(wú)法開(kāi)展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續(xù)工作。在工程建設(shè)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不完備、不規(guī)范等情況，例如：注重工程圖紙的設(shè)計(jì)，在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒(méi)有移交相關(guān)資料；較大的工程項(xiàng)目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時(shí)等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。
2.2 檔案工作管理人員不重視
目前，大部分管理檔案的工作人員對(duì)自身工作的重視程度不深，對(duì)檔案的保護(hù)不到位，有些工作人員年齡淺、經(jīng)驗(yàn)較少、對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)識(shí)程度不深。從專業(yè)的角度來(lái)看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)工程建設(shè)方面的知識(shí)了解不足，不熟悉項(xiàng)目建設(shè)流程；然而，項(xiàng)目工程人員和施工人員雖然對(duì)基建工作非常擅長(zhǎng)，但是對(duì)于檔案工作不熟悉，缺少對(duì)檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進(jìn)行有效的溝通和及時(shí)的交流，很容易影響檔案工作的順利開(kāi)展。
2.3 資料收集難度大，信息不完整
基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問(wèn)題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業(yè)性等特點(diǎn)，使得檔案資料搜尋歸納工作開(kāi)展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來(lái)看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標(biāo)注日期；有些無(wú)簽名和章印，檔案資料不完整、不準(zhǔn)確。
2.4 檔案文件缺少原件
現(xiàn)如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復(fù)印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎(chǔ)工程建設(shè)中最為重要一個(gè)證據(jù)，雖然材料內(nèi)容是一樣的，但是原件與復(fù)印件的價(jià)值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關(guān)鍵時(shí)候，復(fù)印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長(zhǎng)期管理，更會(huì)給今后的工作帶來(lái)諸多麻煩。
3 對(duì)策分析
3.1 重視基建檔案管理工作
要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案的嚴(yán)格管理是在保護(hù)企業(yè)和單位重要材料的工作。其次要鼓勵(lì)全體人員積極配合，一起完成對(duì)工程建設(shè)的檔案管理這項(xiàng)基本工作。
第一，通過(guò)集中學(xué)習(xí)等方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，營(yíng)造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該積極鼓勵(lì)工作人員加入到基建檔案管理工作中，優(yōu)化基建材料收集有關(guān)流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時(shí)地移交有關(guān)材料，以保證工作可以有效推進(jìn)。
第二，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視基建檔案管理工作，將其增添到會(huì)議日程和工作匯報(bào)中，可以制定一定的考核制度和獎(jiǎng)懲規(guī)則，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)管理工作的硬件設(shè)施投放，以確保工作的有效進(jìn)行。
3.2 強(qiáng)化基建檔案管理制度
有些工程建設(shè)的施工單位較多，項(xiàng)目涉及范圍較廣，因而，不同單位對(duì)相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個(gè)統(tǒng)一的、合理的、適用性較強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度，并且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人、職能分工、獎(jiǎng)懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對(duì)檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗(yàn)收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應(yīng)讓項(xiàng)目人員與管理人員進(jìn)行有效的溝通和及時(shí)的交流。
3.3 利用新型科學(xué)技術(shù)
現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，信息化更是給檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，優(yōu)化項(xiàng)目管理的工作模式，使基建檔案管理更加信息化和科學(xué)化。檔案管理體系應(yīng)當(dāng)合理地利用管理應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、實(shí)時(shí)查閱、同步保存，逐漸將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進(jìn)行檔案工作的收集、保存等，最終建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 基建檔案管理
隨著互聯(lián)網(wǎng)的推廣、信息化浪潮席卷而來(lái)，與之而來(lái)的是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)量的迅速膨脹，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，由此醫(yī)院建設(shè)的改革變得越發(fā)堅(jiān)決且深入，在此過(guò)程中基建檔案作為承建整個(gè)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的根基，在有源可查，有據(jù)可依方面越來(lái)越體現(xiàn)出其不可代替的作用，當(dāng)前為避免其淹沒(méi)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續(xù)使用，應(yīng)采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護(hù)工作，在基建檔案管理過(guò)程中，堅(jiān)決杜絕破壞性因素的存在，使醫(yī)院的后期發(fā)展與規(guī)劃工作有據(jù)可依，這是每一位醫(yī)院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責(zé)。
一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
不管是在我們的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)還是科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)中，科技檔案作為我們發(fā)展的見(jiàn)證，都扮演著重要的角色，而基本建設(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發(fā)展和延續(xù)的過(guò)程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內(nèi)容上來(lái)劃分，醫(yī)院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫(yī)院在建設(shè)項(xiàng)目之前準(zhǔn)備的文件資料，包括征地、立項(xiàng)以及規(guī)劃申請(qǐng)等資料；施工文件材料是醫(yī)院在施工過(guò)程中形成的文件資料，包括有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關(guān)材料；竣工文件材料是指施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及竣工驗(yàn)收前各種專業(yè)圖紙的保存，包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等圖紙資料。
基建檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要資料，主要具備周期長(zhǎng)、整體性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。其中基建檔案周期長(zhǎng)的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：基建工程項(xiàng)目分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工等多個(gè)環(huán)節(jié)，在以上所有環(huán)節(jié)中，基建材料需經(jīng)多個(gè)部門而形成，此過(guò)程需要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，因此，基建項(xiàng)目周期相對(duì)較長(zhǎng)。基建檔案的整體性主要表現(xiàn)在：基建工程對(duì)象為單體工程項(xiàng)目，具有一定的獨(dú)立性，所形成的基建檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與整體性?；n案的專業(yè)性主要表現(xiàn)在檔案形成及使用功能等方面存在較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)?；n案的現(xiàn)實(shí)性主要表現(xiàn)在普通文件資料歸檔后，現(xiàn)行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現(xiàn)行功能并未完成，其現(xiàn)行效用在后期較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍然得以運(yùn)用，可以說(shuō)基建檔案具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。
基建檔案的形成過(guò)程涉及多個(gè)部門，包括項(xiàng)目規(guī)劃部門、勘察部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理部門、建設(shè)單位主管機(jī)構(gòu)等?；n案的形成一方面反映出基礎(chǔ)建設(shè)工程的靜態(tài)面貌，另一方面反映出基建工程變化、發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，與基建工程的實(shí)際面貌具有極強(qiáng)的一致性。醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的開(kāi)展，醫(yī)院基建檔案是對(duì)它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)和后期管理具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值，在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中，起到重要的作用。醫(yī)院基建檔案不僅為醫(yī)院的規(guī)劃、建設(shè)及管理工作提供有效依據(jù)，而且為產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)問(wèn)題、歷史查證及科學(xué)研究工作提供重要素材，為較為復(fù)雜的項(xiàng)目施工環(huán)境提供重要參考資料，具有非常重要的價(jià)值，因此，逐漸獲得醫(yī)院相關(guān)管理者及建設(shè)單位的支持與鼓勵(lì)。
2012年，作為濰坊市唯一一所三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，為解決病人反應(yīng)的濰坊醫(yī)院磁共振檢查擁擠、不方便的問(wèn)題，考慮能否在內(nèi)科樓一樓東北側(cè)再購(gòu)置一臺(tái)磁共振，于是這塊基地的現(xiàn)狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關(guān)鍵，這就必須要有原來(lái)的結(jié)構(gòu)管線圖作為參照，否則無(wú)法準(zhǔn)確確定其承載力和管線分布，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)行土方開(kāi)挖以及一系列的后續(xù)施工?；诖耍t(yī)院基建檔案工作人員通過(guò)查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結(jié)構(gòu)管線圖等有關(guān)資料，保證了基礎(chǔ)加固施工、磁共振的安置以及放射防護(hù)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅為醫(yī)院節(jié)約了人力物力，更重要的是避免了施工過(guò)程中安全隱患。
雖然我院對(duì)基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對(duì)照國(guó)家檔案法，國(guó)家基建檔案管理要求，醫(yī)院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高和重視。
二、基建檔案在其形式過(guò)程中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對(duì)歷史基建檔案的規(guī)整和修復(fù)，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現(xiàn)在：一是注重工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，忽視對(duì)檔案的管理，目前工程項(xiàng)目管理中普遍存在此種弊端。負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。
究其原因：首先醫(yī)院基建檔案管理的作用不像整個(gè)工程項(xiàng)目效益這么立竿見(jiàn)影，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)基建檔案的管理上不夠重視；其次醫(yī)院未將基建檔案管理工作納入醫(yī)院管理人員年度績(jī)效考核中，致使檔案管理人員態(tài)度不積極；最后醫(yī)院在基建檔案工作的模式上缺乏創(chuàng)新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發(fā)揮其服務(wù)于醫(yī)院中心工作的作用。
二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責(zé)上分責(zé)不明確，基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之醫(yī)院的基建項(xiàng)目往往持久性工程，期間不可避免產(chǎn)生大量簽證、聯(lián)系單、通知單等現(xiàn)場(chǎng)文件材料，但是由于醫(yī)院本身不是專業(yè)的房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商，其管理人員較之變動(dòng)頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時(shí)缺少對(duì)基建文件系統(tǒng)的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺乏對(duì)基建檔案及時(shí)收集、整理及歸檔的意識(shí)。在整個(gè)工程建設(shè)中建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)本單位所擔(dān)負(fù)的工程項(xiàng)目的責(zé)任和任務(wù)不十分明確，或明確但執(zhí)行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對(duì)性不強(qiáng)。此外，由于醫(yī)院本身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致部分醫(yī)院工程項(xiàng)目驗(yàn)收了，但是基建檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴(kuò)建、維修等一系列工作帶來(lái)隱患。
三是前期針對(duì)工程項(xiàng)目的手續(xù)文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫(yī)院通常沒(méi)有專門針對(duì)項(xiàng)目的籌建辦，更不用說(shuō)專業(yè)的基建檔案的管理人員，由此導(dǎo)致工程項(xiàng)目前期的土地、規(guī)劃、立項(xiàng)、招投標(biāo)等資料的收集缺乏有效的監(jiān)管措施。有的文字資料，表格的內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不準(zhǔn)確，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見(jiàn)和設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單較多，但竣工圖上沒(méi)有作相應(yīng)的修改和注明變更號(hào)碼，造成竣工圖紙失去時(shí)效性和準(zhǔn)確性。有的文件沒(méi)有及時(shí)統(tǒng)一規(guī)整，隨著時(shí)間的推移，科室的輪轉(zhuǎn)，這些文件材料的收集整理難度越來(lái)越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
導(dǎo)致以上諸多問(wèn)題的產(chǎn)生的原因，總結(jié)起來(lái)主要有4個(gè)方面：
一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員基建檔案意識(shí)薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負(fù)責(zé)基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調(diào)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
二是醫(yī)院只注重臨床人才的培養(yǎng)，忽視了對(duì)基建檔案管理方面的人才引進(jìn)，對(duì)文本基建方案管理無(wú)法形成有效的監(jiān)管體系。
三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設(shè)，工程的施工進(jìn)度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時(shí)跟附整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，沒(méi)有成立專項(xiàng)小組來(lái)做基建檔案的編制工作，更沒(méi)有完整的規(guī)章制度來(lái)保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。
四是部分負(fù)責(zé)工程檔案資料編制的人員素質(zhì)差。有的甚至是由工地項(xiàng)目部施工員兼職，缺乏專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)編制基建檔案的能力不足。
三、醫(yī)院基建檔案存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策
綜合幾年來(lái)自身在基建檔案的管理方面的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工程項(xiàng)目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。
第一，抓落實(shí)、重時(shí)效。派專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，重視和加強(qiáng)基建檔案收集、整理工作。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)積極配合醫(yī)院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實(shí)。第二，對(duì)于改擴(kuò)建或者項(xiàng)目維護(hù)工程，應(yīng)對(duì)地下管線進(jìn)行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對(duì)地下管線的走向通過(guò)管線圖的方式仔細(xì)標(biāo)注，最后整理歸檔。我院在醫(yī)院基建檔案管理工作中，對(duì)全院約90%的地下管線等信息進(jìn)行了詳細(xì)標(biāo)注，以便于為今后的修整工作提供依據(jù)。
為進(jìn)一步保證醫(yī)院基建檔案的完整性與系統(tǒng)性，確保已歸檔檔案與工程實(shí)體項(xiàng)目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過(guò)程中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。
第二，建立健全基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制，保證基建檔案資料與施工過(guò)程的同步進(jìn)行。
第三，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細(xì)講解歸檔要求及相關(guān)檔案內(nèi)容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。
第四，強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平。
第五，采用行政管理手段，保證施工單位與建設(shè)單位對(duì)基建檔案的收集、整理與歸檔工作的順利配合。
關(guān)鍵詞：檔案；創(chuàng)新；管理；對(duì)策
一、前言
近年來(lái)，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項(xiàng)目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過(guò)程、管理過(guò)程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴(kuò)建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進(jìn)提升施工管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，基建檔案的妥善保管和利用，勢(shì)必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.基建檔案歸檔不及時(shí)
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起3個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，但實(shí)際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)。工程建設(shè)過(guò)程中，各類資料分散在不同人員手中，過(guò)程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時(shí)，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場(chǎng)，資料一時(shí)難以找齊；另外，基層項(xiàng)目上一般只配置資料員而沒(méi)有配置專職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項(xiàng)目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動(dòng)狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目管理較好的單位歸檔率能達(dá)到百分之八十至九十，過(guò)程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進(jìn)場(chǎng)合格證、主材實(shí)驗(yàn)文件等工程檔案缺失的情況。有些項(xiàng)目原件制作份數(shù)不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對(duì)四川華西集團(tuán)公司承包部移交的一個(gè)項(xiàng)目工程檔案做過(guò)一次統(tǒng)計(jì)，復(fù)印件率達(dá)到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認(rèn)可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)。
3.歸檔文件質(zhì)量有待提高
移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補(bǔ)填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失去了利用價(jià)值。
三、出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因
1.施工單位對(duì)檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來(lái)重要，心里面次要，做起來(lái)不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到移交階段時(shí)才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無(wú)法彌補(bǔ)。（2）追求經(jīng)濟(jì)利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機(jī)制和相關(guān)制度，日常管理混亂
現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對(duì)于施工單位來(lái)說(shuō)，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無(wú)法收集到完整的檔案資料。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，專業(yè)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項(xiàng)目施工工期較長(zhǎng)，人員變動(dòng)頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。
3.缺少?gòu)?fù)合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識(shí)，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，只進(jìn)行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結(jié)合起來(lái)，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，提高經(jīng)濟(jì)效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視?，F(xiàn)階段，工程實(shí)體的質(zhì)量越來(lái)越受到國(guó)家各級(jí)部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長(zhǎng)期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財(cái)力，過(guò)程中做好檔案工作，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，以維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。
2.建立健全制度建設(shè)
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒(méi)有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項(xiàng)目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動(dòng)接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強(qiáng)化過(guò)程控制，加快檔案管理實(shí)施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項(xiàng)目過(guò)程管理。在工程準(zhǔn)備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項(xiàng)目部交底檔案管理注意事項(xiàng)，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門進(jìn)行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊(cè)，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實(shí)責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時(shí)出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進(jìn)度同步，檔案人員應(yīng)及時(shí)了解工程計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)展，資料員變動(dòng)等，經(jīng)常與項(xiàng)目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強(qiáng)制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動(dòng)工開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強(qiáng)化施工項(xiàng)目部及兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，固化檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。（4）實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)機(jī)制產(chǎn)生效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于管理本身，企業(yè)可以組織考評(píng)，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理混亂的單位實(shí)行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)檔案管理的積極性，提升各單位對(duì)檔案管理的重視程度。4.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場(chǎng)多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，就必須加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專業(yè)知識(shí)，有豐富現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目資料收集經(jīng)驗(yàn)，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強(qiáng)化管理，還需要現(xiàn)場(chǎng)資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團(tuán)有限公司
參考文獻(xiàn):
