發(fā)布時(shí)間：2023-05-31 15:00:14
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案；管理；供水企業(yè)；問(wèn)題；改進(jìn)措施
中圖分類(lèi)號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
在供水企業(yè)中每一天都在產(chǎn)生大量的需存檔的檔案，如何對(duì)這些檔案進(jìn)行管理工作是供水企業(yè)的一個(gè)非常重要的工作。隨著科學(xué)的進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)也在不斷開(kāi)發(fā)，供水企業(yè)的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過(guò)程中，仍舊存在一些問(wèn)題。
一、供水企業(yè)在檔案管理工作面臨的問(wèn)題
一是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機(jī)制來(lái)對(duì)檔案實(shí)施管理工作。部分企業(yè)重視供水安全及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但卻忽略了檔案管理工作，沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光去對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對(duì)工作不上心。
二是沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執(zhí)行工作時(shí)要求也不夠嚴(yán)格，收集檔案人員處于被動(dòng)收集的狀態(tài)，通常是移交過(guò)來(lái)什么檔案就直接接收，導(dǎo)致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒(méi)有按照規(guī)范執(zhí)行，經(jīng)常存在案卷標(biāo)題與檔號(hào)不規(guī)范，甚至大量的案卷缺少卷內(nèi)目錄及組卷非?；靵y的現(xiàn)象。
三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉(cāng)庫(kù)、辦公及閱檔三個(gè)區(qū)域放在同一間辦公室，沒(méi)有設(shè)置鐵門(mén)鐵窗等檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，也沒(méi)設(shè)置其他有效的防護(hù)設(shè)備，不具備檔案保管的設(shè)施要求。
四是管理人員缺乏，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。很大一部分的供水企業(yè)的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無(wú)得到系統(tǒng)性的訓(xùn)練，從專(zhuān)業(yè)程度上來(lái)說(shuō)并不具備應(yīng)有的知識(shí)。在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程中也沒(méi)有將檔案管理人員的素質(zhì)提高納入計(jì)劃和提出要求，使供水企業(yè)中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)執(zhí)行管理工作，思想及管理水平都無(wú)法與時(shí)代的發(fā)展接軌。
五是比較落后的管理方式導(dǎo)致供水企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理水平偏低?？萍嫉倪M(jìn)步為供水企業(yè)帶來(lái)了生機(jī)，供水企業(yè)已經(jīng)廣泛將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與供水工作中，但卻很少企業(yè)將這種技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作上，許多企業(yè)的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導(dǎo)致了檔案越來(lái)越殘缺，安全性也無(wú)法保證。
二、供水企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)措施
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度并明確管理目標(biāo)
大部分供水企業(yè)檔案管理工作的完善程度取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。與此同時(shí)也要根據(jù)《檔案規(guī)范化管理辦法》的要求，結(jié)合實(shí)際來(lái)制定管理目標(biāo)并執(zhí)行，以此來(lái)促進(jìn)及推動(dòng)供水企業(yè)檔案管理工作的健康發(fā)展。
（二）完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作對(duì)嚴(yán)肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對(duì)檔案管理工作的隨意性，以此來(lái)保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業(yè)也要結(jié)合實(shí)際，逐步地將歸檔、保管、堅(jiān)定及利用制度完善起來(lái)，明確各個(gè)工作崗位的責(zé)任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統(tǒng)一綜合管理起來(lái)，使檔案管理工作的每一方面每一環(huán)節(jié)都規(guī)范起來(lái)。
（三）建立供水企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理行為
檔案的管理工作由形成到歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)組成，供水企業(yè)應(yīng)建立完善的管理體制，除了設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)及專(zhuān)職的檔案管理人員之外，還應(yīng)當(dāng)在各個(gè)管理部門(mén)、安裝及維修單位、水廠中指定專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并將這項(xiàng)工作納入個(gè)人的工作職責(zé)范圍之內(nèi)，對(duì)之進(jìn)行嚴(yán)格的考核，以此來(lái)確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案資料不散失，不疏漏。
（四）通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
隨著供水事業(yè)的快速發(fā)展，新興的供水技術(shù)被廣泛使用，對(duì)供水檔案的使用也越來(lái)越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要相應(yīng)學(xué)習(xí)一些相關(guān)的工程知識(shí)、人事、財(cái)務(wù)知識(shí)，以此來(lái)對(duì)供水企業(yè)所在地的道路分布情況進(jìn)行了解，并根據(jù)這些情況對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)及管理。為此，供水企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，從整體上提高其專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，同時(shí)調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性及創(chuàng)造性，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。
（五）加大檔案室硬件的資金投入
資金投入不足是阻礙供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要原因。為促進(jìn)其發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案室硬件設(shè)施納入每年的投資預(yù)案算當(dāng)中，是檔案室的管理設(shè)施得到及時(shí)的更新。
三、結(jié)束語(yǔ)
供水企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展能夠使城市供水事業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)得到更好的發(fā)展。提高檔案管理工作水平在促進(jìn)這些發(fā)展的同時(shí)也為城市居民用水帶來(lái)了更大的方便。
參考文獻(xiàn)：
轉(zhuǎn)變觀念。解決好思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題
科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)的原始記錄，它是第一手材料。是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)?？萍紮n案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用，有利于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，有利于企業(yè)以最小的資源消耗去換取較大的經(jīng)濟(jì)效益：有利于企業(yè)開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、新工藝、提高產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，強(qiáng)化科技檔案的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用，也是一種潛在的經(jīng)濟(jì)效益。為此，要解放思想，更新觀念，進(jìn)一步統(tǒng)一企業(yè)管理者及廣大職工群眾的思想認(rèn)識(shí)，把科技檔案管理工作列入企業(yè)管理的議事日程，并入財(cái)力、物力和人力，使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，推動(dòng)企業(yè)管理，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。
加強(qiáng)科技檔案的管理
企業(yè)要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的科技檔案室，配備專(zhuān)職檔案工作人員建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓好。在科技檔案人員隊(duì)伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理人才。
企業(yè)科技檔案管理部門(mén)要負(fù)責(zé)對(duì)各職能部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，避免科技檔案由部門(mén)或個(gè)人分散保存，要確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確和齊全。要實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、檔案部門(mén)和技術(shù)部門(mén)齊抓共管的機(jī)制。
要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理模式，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作
國(guó)務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責(zé)、職權(quán)和工作規(guī)程，為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專(zhuān)利的知識(shí)和技術(shù)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。及時(shí)收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持科技檔案人員依法履行職責(zé)，企業(yè)各職能部門(mén)應(yīng)積極支持和配合科技檔案部門(mén)工作?？萍紮n案管理人員要本著對(duì)事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，根據(jù)各單位工作情況，把握時(shí)機(jī)，不斷調(diào)整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的把需要?dú)w檔的科技檔案集中到檔案部門(mén)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。
做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)越發(fā)展、應(yīng)用越普及，許多產(chǎn)品研發(fā)、工程技術(shù)、基建工程資料的設(shè)計(jì)、制作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，產(chǎn)生的電子文檔就越來(lái)越多。目前電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)等，對(duì)于它的完整性、真實(shí)性、版本等從外觀上看不出來(lái)，它的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。因此，在產(chǎn)品、工程設(shè)計(jì)資料交接時(shí)，除了要注重紙質(zhì)文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門(mén)要有專(zhuān)門(mén)的設(shè)備、專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)收集電子文件。
搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)
企業(yè)要建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心，一要正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、查詢(xún)和維護(hù)工作，通過(guò)查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢(xún)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)。
加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性
知識(shí)經(jīng)濟(jì)，信息時(shí)代為科技檔案管理工作提供了發(fā)展的空間，同時(shí)也帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電腦、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)以及辦公自動(dòng)化設(shè)備等應(yīng)用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發(fā)生了深刻的變革，正在從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。其次科技檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度的發(fā)揮個(gè)人潛力，使科技檔案工作出現(xiàn)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。
1.構(gòu)建信息開(kāi)放中心隨著信息社會(huì)的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的日益豐富，以人力和傳統(tǒng)的“實(shí)體保管”的檔案管理方式已不適應(yīng)今天檔案資源的管理與服務(wù)構(gòu)建基于WEB平臺(tái)構(gòu)建太鋼檔案管理服務(wù)模式，提供全方位開(kāi)發(fā)利用開(kāi)展企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段針對(duì)檔案資源的開(kāi)放利用和回收，越來(lái)越多的企業(yè)通過(guò)構(gòu)建信息開(kāi)放中心的方式來(lái)推動(dòng)企業(yè)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展為優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，利用信息化手段發(fā)揮新的服務(wù)方式，企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)可以積極地探索檔案宣傳的內(nèi)容、重點(diǎn)和方式上的問(wèn)題而實(shí)現(xiàn)信息開(kāi)放的多元化有多種途徑:首先，需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源的形式建立支持用戶(hù)通過(guò)登錄系統(tǒng)的信息查詢(xún)方式其次，針對(duì)客戶(hù)的實(shí)際需要，企業(yè)在對(duì)檔案信息管理的問(wèn)題，可以通過(guò)電子郵件等多媒體方式進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)與此同時(shí)，為延伸檔案資料的服務(wù)時(shí)間和空間，企業(yè)應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立高效的信息系統(tǒng)最后，為方便用戶(hù)檢索信息資料，利用資源網(wǎng)定期檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)然，我們不能忽視對(duì)企業(yè)檔案資源的編研與利用而針對(duì)這一方面所出現(xiàn)的問(wèn)題，信息開(kāi)放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎(chǔ)之上，為形成信息含量高、具備針對(duì)性的檔案產(chǎn)品，以保證企業(yè)得到充分發(fā)展，對(duì)檔案原件的價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)。
2.進(jìn)行深化層次編研充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容同時(shí)，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對(duì)企業(yè)的日常工作以及實(shí)際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等諸多方面，必須對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際需要，對(duì)所需信息進(jìn)行處理而出來(lái)的工程是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實(shí)際工作種類(lèi)和企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)階段，進(jìn)行分類(lèi)處理但同時(shí)，要保證信息的真實(shí)性，對(duì)于有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總而這些步驟都是為保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要可以為企業(yè)良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)在實(shí)際操作中，企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項(xiàng):第一，針對(duì)檔案數(shù)量繁多，種類(lèi)多樣的信息的實(shí)際需求情況，檔案資料的處理要以?xún)?yōu)先級(jí)的方式有序進(jìn)行第二，因?yàn)槠髽I(yè)檔案資料對(duì)于企業(yè)自身利益密切相關(guān)，在其編研的工程中，我們必須請(qǐng)要具備豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專(zhuān)家來(lái)進(jìn)行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學(xué)性第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對(duì)于來(lái)自企業(yè)管理部門(mén)或者國(guó)家行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總第四，檔案資料處理的過(guò)程中，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，必須保障編研資料能夠及時(shí)提交，檔案資料也必須按照周密的時(shí)間流程來(lái)進(jìn)行，保證編研資料的全面性和概括性，而對(duì)于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細(xì)節(jié)的資料，則編研時(shí)更應(yīng)注重其細(xì)致性和完整性。
3.強(qiáng)化規(guī)范化制度化建設(shè)，建立工程檔案檢查考核制度項(xiàng)目前期預(yù)知管理，項(xiàng)目開(kāi)工統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)時(shí)監(jiān)控，項(xiàng)目交工階段總結(jié)反饋的各個(gè)階段等都所屬于企業(yè)項(xiàng)目工程全過(guò)程管理的主要內(nèi)容針對(duì)項(xiàng)目檔案的分散管理，制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準(zhǔn)確地移交歸檔的現(xiàn)狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整，必須建立健全檔案各項(xiàng)規(guī)章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項(xiàng)目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收，及時(shí)做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對(duì)電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用做到企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材同時(shí)，為保障基建檔案管理工作流程與優(yōu)化，文書(shū)檔案管理工作流程與優(yōu)化，會(huì)計(jì)檔案管理工作流程與優(yōu)化，經(jīng)營(yíng)檔案管理工作流程與優(yōu)化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對(duì)檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)于有價(jià)值的信息資料，進(jìn)行定期的匯總和檢查對(duì)于那些對(duì)于企業(yè)發(fā)展沒(méi)有借鑒意義的資料進(jìn)行處理，合理分類(lèi)和匯總。
二、結(jié)束語(yǔ)
華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社
會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，
提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)
能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管
理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條
歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商
業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按
有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。
第十二條
企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為
企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵
犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫
行辦法》做好檔案的處置工作。
國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
[關(guān)鍵詞]檔案管理 利用率 信息化 創(chuàng)新
中圖分類(lèi)號(hào)：td327.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編號(hào)：1009-914x（2013）13-0206-01
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)信息多元化而產(chǎn)生的。企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)制度下，不應(yīng)僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應(yīng)該給予企業(yè)檔案一種新的定位。
企業(yè)檔案管理的好壞對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，一個(gè)先進(jìn)合理的企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展的助推器。在日益發(fā)展的新形勢(shì)下，各企業(yè)也會(huì)為了更好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求不斷深化改革，制定新的發(fā)展戰(zhàn)略。在新的發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)檔案管理必然會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。
一、企業(yè)檔案管理目前存在的問(wèn)題
目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：
（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高
我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這支隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，目前，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏，特別是在一些企業(yè)中表現(xiàn)尤為突出。
（二）對(duì)檔案資源利用率低
當(dāng)前企業(yè)大部分都存在重經(jīng)濟(jì)效益而輕投入的狀況，企業(yè)檔案的工作長(zhǎng)期以來(lái)也是重藏輕用，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益缺乏廣泛的宣傳，因此企業(yè)員工對(duì)檔案的利用效益并不是很了解，由于企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率普遍較低。
（三）檔案管理不夠規(guī)范
在一些企業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是案卷標(biāo)題不規(guī)范。二是檔號(hào)不規(guī)范。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
（四）檔案管理觀念落后
一是管理方式陳舊。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業(yè)辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。
（五）在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題
一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)人就來(lái)編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實(shí)用性不大、利用價(jià)值更小。有的選題雖好，緊跟形勢(shì)，但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性，影響了作用的發(fā)揮。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對(duì)策
要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
（一）提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步明確落實(shí)檔案管理工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。堅(jiān)持解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作。
（二）發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用
1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人力資源改革的今天，隨著各部門(mén)工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。檔案管理人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能
首先，檔案管理人員要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇
于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專(zhuān)多能的檔案工作人才。
3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)
當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識(shí)更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員，如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求。
（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，檔案管理工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn)，提高企業(yè)管理的水平的重任，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體檔案管理人員必須以高度主人翁責(zé)任感重視檔案管理工作，做好檔案管理工作，重新審視檔案管理工作，使檔案管理工作在企業(yè)的開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
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【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性
隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問(wèn)題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時(shí)間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲(chǔ)空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢(xún)速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價(jià)值。再次，檔案管理信息化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對(duì)信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。
3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。
3.1 檔案資源信息數(shù)字化
一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)2005年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（檔發(fā)[2005]1號(hào)）、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國(guó)檔發(fā)[2002]8號(hào)）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動(dòng)現(xiàn)有庫(kù)房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開(kāi)展開(kāi)放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實(shí)施數(shù)字化既減少了對(duì)檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時(shí)省力，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時(shí)間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。
3.2 檔案管理科學(xué)化
檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過(guò)程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項(xiàng)檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門(mén)的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動(dòng)檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財(cái)力投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開(kāi)發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識(shí)和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)、專(zhuān)網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握編號(hào)、排列、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢(xún)。目前多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問(wèn)題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問(wèn)者、特殊訪問(wèn)者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問(wèn)者的身份通過(guò)檔案訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢(xún)系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開(kāi)放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。
3.4 利用網(wǎng)絡(luò)化
利用網(wǎng)絡(luò)化是指企業(yè)通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門(mén)實(shí)地查找，在局域網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)上即可實(shí)現(xiàn)利用。利用網(wǎng)絡(luò)化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，能夠最大限度地滿(mǎn)足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強(qiáng)檔案觀念，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，從而擴(kuò)大?n案工作的影響力，為企業(yè)檔案管理信息化工作創(chuàng)造良好條件。
1.會(huì)計(jì)檔案載體更豐富。根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局自1999年1月1日實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)條例規(guī)定，要求采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的企業(yè)，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還要保存打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。因此，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案具有雙重載體，既包括傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容，還包括電算化載體所需的系統(tǒng)程序、會(huì)計(jì)軟件和儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)中的全部文件資料，使得會(huì)計(jì)檔案的形式和內(nèi)容更加豐富。2.會(huì)計(jì)檔案使用效率更高。企業(yè)ERP環(huán)境下的電子會(huì)計(jì)檔案以磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)為載體，配合現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使得會(huì)計(jì)檔案的讀取、查閱更加方便。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的各種功能對(duì)電子信息進(jìn)行進(jìn)一步加工分析，提高了會(huì)計(jì)檔案的使用效率和效果，在保證數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的同時(shí)節(jié)省了大量的人力和物力。3.會(huì)計(jì)檔案技術(shù)含量更高?，F(xiàn)階段企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案不僅有傳統(tǒng)意義上的紙張，還包括計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)等對(duì)環(huán)境依賴(lài)性較強(qiáng)的其他磁性介質(zhì)，需要儲(chǔ)存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環(huán)境中。同時(shí)電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數(shù)據(jù)恢復(fù)困難，因此，需要注意會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)安全，提高電子會(huì)計(jì)檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。
二、ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響
1.會(huì)計(jì)憑證的種類(lèi)、數(shù)量增加。由于ERP系統(tǒng)貫穿企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程，將企業(yè)所有的資源信息進(jìn)行全面的整合，導(dǎo)致以會(huì)計(jì)憑證為首的會(huì)計(jì)檔案種類(lèi)發(fā)生變化，數(shù)量也不斷增加。除了企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)憑證外，企業(yè)其他部門(mén)，例如投資、采購(gòu)、銷(xiāo)售、物流等各個(gè)部門(mén)的會(huì)計(jì)憑證以及系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證，都將成為會(huì)計(jì)檔案的一部分，會(huì)計(jì)憑證的種類(lèi)、數(shù)量不斷增加。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的實(shí)施使得會(huì)計(jì)憑證由“實(shí)務(wù)憑證”向“電子憑證”轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作需要不斷向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。2.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的格式變化。企業(yè)ERP環(huán)境下所提供的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的打印、記載程序區(qū)別于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理，在ERP系統(tǒng)中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體保存的會(huì)計(jì)檔案在格式、內(nèi)容等方面差別較大，也很難進(jìn)行整合處理，從而不符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求。因此，ERP環(huán)境下對(duì)企業(yè)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等資料的格式設(shè)計(jì)、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰(zhàn)。3.會(huì)計(jì)憑證的歸集、分類(lèi)變化。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的綜合管理平臺(tái)，將會(huì)計(jì)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，使得會(huì)計(jì)憑證成為整個(gè)信息處理流程的一部分。會(huì)計(jì)憑證的歸集和分類(lèi)不僅受會(huì)計(jì)工作基本規(guī)范制約，而且與企業(yè)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理需要有關(guān)，因此，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)憑證不僅僅是簡(jiǎn)單的“收付轉(zhuǎn)”三類(lèi)，而需要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)信息將會(huì)計(jì)憑證歸集為不同的類(lèi)別。
三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新措施
檔案管理工作的好與差直接關(guān)系著企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也標(biāo)志著一個(gè)企業(yè)能否長(zhǎng)久發(fā)展的關(guān)鍵，因此要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，部分單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)能把檔案管理工作提高到重要位置，認(rèn)為只要保管好不丟失不損壞就萬(wàn)事大吉了，某些企業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，沒(méi)有給予足夠的重視，他們認(rèn)為從事檔案管理工作沒(méi)有太大的發(fā)展空間，無(wú)法體現(xiàn)自我價(jià)值，因此無(wú)法端正工作態(tài)度，缺乏責(zé)任感，無(wú)法做到耐心細(xì)致，缺乏樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神以及良好的職業(yè)道德品質(zhì)，更不具備扎實(shí)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，以及廣泛的科技知識(shí)，因此無(wú)法正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作在企業(yè)的管理工作以及社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步中所產(chǎn)發(fā)揮的巨大作用和重要意義。由于缺乏責(zé)任心，工作過(guò)程中常常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，以至于造成檔案管理工作基礎(chǔ)不牢固，利用率不高，創(chuàng)造的價(jià)值不大。再加上對(duì)檔案管理工作重要性和緊迫性宣傳力度不夠，使檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中被忽略，沒(méi)有提到議事日程，像抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)那樣科學(xué)合理的規(guī)劃與實(shí)施，尤其在企業(yè)的高層管理人員沒(méi)有制造出重視、關(guān)心檔案管理工作的氛圍，以至于整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的意識(shí)都非常淡薄，從而導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)飛速發(fā)展管理模式不斷推陳出新的當(dāng)下遇到諸多的障礙，處于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的邊緣化。
二、檔案工作的管理與創(chuàng)新
目前檔案管理的模式幾乎都是一臺(tái)計(jì)算機(jī)一套軟件的辦法，檔案管理與提供利用根本無(wú)法適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理方式的落后，為檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便，最根本的原因是檔案管理技術(shù)的落后無(wú)法適應(yīng)日趨增大的利用需求。導(dǎo)致檔案技術(shù)落后有幾點(diǎn)原因：
1、部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視和認(rèn)知，投入力度小；
2、某些單位領(lǐng)導(dǎo)雖然有這方面意識(shí)，并且購(gòu)進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于人才匱乏雖有設(shè)備但沒(méi)有熟練操作設(shè)備的人員，無(wú)法做到物盡其用，以至于無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目的。
3、管理力度重視程度不夠，雖有計(jì)算機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但是工作人員并沒(méi)有錄入電腦，依然按照原始的手工操作方式進(jìn)行工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作跟不上企業(yè)管理的步伐，不利于服務(wù)企業(yè)和提高工作效率，那么檔案管理工作有何談創(chuàng)新呢？檔案管理工作創(chuàng)新要從以下幾點(diǎn)入手：
（一）創(chuàng)新觀念，使得的檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
首先要做到管好檔案，合理的用好檔案。隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷調(diào)整，企業(yè)不斷的優(yōu)化重組，生產(chǎn)技術(shù)水平不斷地提高檔案管理人員也要為接收和管理好這一類(lèi)科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，要深入施工一線(xiàn)，懂得施工的工藝流程，深入了解技術(shù)檔案的內(nèi)涵和保存的價(jià)值意義，使得檔案管理的工作人員對(duì)各種科技資料檔案做到“胸中有數(shù)”。其次要在全員心中樹(shù)立起檔案就是資產(chǎn)的理念，在企業(yè)中無(wú)論是科技成果，會(huì)計(jì)檔案、還是書(shū)、文、聲、像，全部都是企業(yè)全體員工智慧的結(jié)晶企業(yè)的財(cái)富積累，它們是企業(yè)輝煌發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照和鑒證。
（二）改革創(chuàng)新體制，使得檔案工作順應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求
企業(yè)在不斷地發(fā)展企業(yè)制度在不斷地完善，檔案工作也要緊跟企業(yè)的發(fā)展步伐，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的制度，因此企業(yè)檔案工作進(jìn)行機(jī)構(gòu)、機(jī)制、制度創(chuàng)新迫在眉睫。第一點(diǎn)是機(jī)構(gòu)創(chuàng)新其核心在于將檔案工作進(jìn)行深化和拓展，將以往單一的檔案管理工作擴(kuò)大為集檔案、資料、統(tǒng)計(jì)、情報(bào)、信息等等為一體的“企業(yè)檔案信息管理平臺(tái)”。第二點(diǎn)是機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，從單一的檔案管理機(jī)制向著檔案、資料、情報(bào)、信息、科技一體化的管理機(jī)制轉(zhuǎn)換。第三點(diǎn)是制度的創(chuàng)新，要以企業(yè)的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)的制度，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，制定出明確的階段方針以及目標(biāo)，考評(píng)方式以及方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。
（三）管理創(chuàng)新，有效提升檔案工作
企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作也應(yīng)跟上發(fā)展的步伐，不僅要高標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)高水平，上規(guī)模、上檔次，要堅(jiān)持依法治檔，確保管理的集中和統(tǒng)一。隨著近年來(lái)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程加快，現(xiàn)在大部分的企業(yè)都在推行無(wú)紙化辦公，所有的崗位都建立了電子文檔，這就要求工作人員應(yīng)熟練地掌握以及操作計(jì)算機(jī)的文書(shū)處理，以及歸檔的所有程序，認(rèn)識(shí)紙制文件與電子文件歸檔的關(guān)系，明確在文件歸檔、整理、以及資料的形成、積累等各項(xiàng)工作中每個(gè)人應(yīng)付的責(zé)任。計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)以后企業(yè)檔案利用率在不斷地攀升，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)了共享。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息中心的作用，針對(duì)信息再利用以及保密問(wèn)題，可以通過(guò)制定新的管理制度以及管理方法進(jìn)行解決。
三、結(jié)語(yǔ)
