發(fā)布時(shí)間：2023-07-11 16:41:29
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的行政檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）對水行政執(zhí)法檔案管理工作重視不夠有些領(lǐng)導(dǎo)同志把執(zhí)法工作的重點(diǎn)放在抓行政執(zhí)法的過程上和抓行政執(zhí)法的效果上，他們并不了解水行政執(zhí)法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執(zhí)法后的執(zhí)法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執(zhí)法檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力也就不足，從而造成水行政執(zhí)法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結(jié)束語
而我們現(xiàn)今的檔案管理已經(jīng)開始全面應(yīng)用數(shù)字化管理模式，檔案是重要的資源載體，隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，各個(gè)部門中凡是涉及到檔案管理的都開始進(jìn)行電子儲存，包括了行政后勤檔案管理。行政后勤的檔案管理最初的目的是為了向需求者提供資源共享的服務(wù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得人們在查閱資源以及共享過程中省去了大量的查找工作。云計(jì)算的出現(xiàn)也正是人類在越來越繁重的工作中發(fā)明的便捷技術(shù)，應(yīng)用好該種技術(shù)有利于行政后勤檔案管理后期的穩(wěn)步發(fā)展。
1 云計(jì)算的技術(shù)特點(diǎn)以及發(fā)展現(xiàn)狀
云計(jì)算的技術(shù)特點(diǎn)以及信息服務(wù)的框架是其中的應(yīng)用程序以及軟件不需要運(yùn)行在個(gè)人電腦終端里，而是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大規(guī)模計(jì)算機(jī)集群來承擔(dān)這個(gè)任務(wù)。，這種方式對于用戶而言，既方便快捷，同時(shí)也可以確保一定的安全性。在這種基本設(shè)備的設(shè)置以及創(chuàng)設(shè)理念下，云計(jì)算技術(shù)大致具有以下幾個(gè)具體特征：
1.1 數(shù)據(jù)存儲更加方便、安全
云計(jì)算技術(shù)是將數(shù)據(jù)集中存儲在一個(gè)集群網(wǎng)絡(luò)中，這種存儲方式加上一系列嚴(yán)格的權(quán)限管理協(xié)議來掌控網(wǎng)絡(luò)資源的共享，借助網(wǎng)絡(luò)的支持和便利，行政后勤的檔案管理資料可以通過網(wǎng)絡(luò)體系在任意的終端上獲取想要得到的資源。這種集群網(wǎng)絡(luò)式存儲可以避免因?yàn)榇鎯υ趩蝹€(gè)網(wǎng)絡(luò)終端中的資源由于該設(shè)備受到一些外在或內(nèi)在因素而造成的損壞，降低了數(shù)據(jù)資源丟失的可能性，同時(shí)又使得資源的共享變得更加方便、快捷。
1.2 資源的合理分配
計(jì)算機(jī)技術(shù)中，一般能夠擁有強(qiáng)大計(jì)算能力的計(jì)算設(shè)備都是一些大型的服務(wù)期或者集群計(jì)算機(jī)，以個(gè)人客戶端為載體的計(jì)算機(jī)是不符合這種計(jì)算功能的，但是無論是企業(yè)還是個(gè)人都不能夠時(shí)刻利用這種大型服務(wù)器的計(jì)算功能，為了便捷用戶以及保護(hù)資源，最有效的辦法就是通過互聯(lián)網(wǎng)將所有的資源都集中在計(jì)算云中提供給用戶使用。這種方式既降低了用戶的使用成本，達(dá)到了資源共享的目的，減少資源浪費(fèi)，同時(shí)額優(yōu)化資源配置保護(hù)了環(huán)境。
1.3 先進(jìn)技術(shù)理念為用戶帶來了個(gè)性化服務(wù)
云計(jì)算的技術(shù)理念以用戶為中心，將為用戶提供更個(gè)性化服務(wù)作為云計(jì)算的根本出發(fā)點(diǎn)。云計(jì)算的出現(xiàn)，在用戶操作方面大為降低難度，只需要通過網(wǎng)絡(luò)連接，對其終端使用的設(shè)備要求也降低了，用戶在利用云計(jì)算功能的時(shí)候不需要具備強(qiáng)大的操作技術(shù)，只需要將自身的意圖輸入進(jìn)去，隨后一些復(fù)雜的過程全由計(jì)算云來實(shí)現(xiàn)，使用戶操作起來便捷省心，也提高了用戶的做事效率。
云計(jì)算的技術(shù)目前已經(jīng)被廣泛的采用，并由幾家軟件公司開始著手推廣應(yīng)用，無論是從技術(shù)帶動社會進(jìn)步的方面還是提高人們工作效率方面，都能夠看到未來云計(jì)算技術(shù)將會自行政后勤檔案管理中發(fā)揮其絕對的優(yōu)勢。
2 云計(jì)算在行政后勤檔案管理中的應(yīng)用策略
檔案資源是人類社會發(fā)展以及文明進(jìn)步的重要文字載體，對信息資源的存儲以及共享十分重要。行政后勤檔案在實(shí)行數(shù)字化之后也開始重視云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獎所有的存儲以及服務(wù)站連接成一個(gè)“檔案云”，便于后期的查閱、分享。
2.1 從基礎(chǔ)設(shè)施而言，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用降低了單個(gè)終端的硬件要求
隨著信息化時(shí)代的到來，雖然很多單位中的行政后勤檔案管理都開始實(shí)行數(shù)字化管理模式，但是由于各個(gè)單位對于這些基礎(chǔ)設(shè)備的投入大小有差別，因而導(dǎo)致終端的硬件設(shè)備質(zhì)量不一。云計(jì)算在應(yīng)用中對于終端硬件的要求不高，因而可以有效的避免這種質(zhì)量和性能分布不均勻的現(xiàn)象，經(jīng)濟(jì)實(shí)力比較強(qiáng)的部門通過云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，在工作操作中無形的會帶動經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱部門的發(fā)展，從而對于降低單位在基礎(chǔ)設(shè)備方面的投入成本。
2.2 從資源共享的角度而言，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用有效的滿足了用戶共享資源的需求
行政后勤檔案管理的根本依據(jù)在于存儲一些有必要記錄的數(shù)據(jù)資料并且能夠便于今后的查閱，在有需要的時(shí)候方便進(jìn)行資源的共享。在以往的檔案管理中，大多數(shù)的資源都是依靠紙質(zhì)存檔，在有需要的時(shí)候不便于進(jìn)行共享，而且容易導(dǎo)致資料的丟失。使用云計(jì)算的技術(shù)可以很好的規(guī)避這類問題，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。
2.3 從資源的安全性角度而言，云計(jì)算功能具備較強(qiáng)的防御功能
在云計(jì)算技術(shù)出來之前，信息資源的存儲以及共享對于終端用戶的設(shè)備要求很高，即使如此，在設(shè)備遭受到病毒攻擊的時(shí)候其防御力較差，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源的破壞，而互聯(lián)網(wǎng)與安全協(xié)議之間的規(guī)定則是將檔案管理的資源統(tǒng)一存儲在檔案云中，這樣當(dāng)一個(gè)用戶終端遭到破會后會保證自其它設(shè)備上找到原由資源，通過復(fù)制便能夠挽回丟失的損失，加大的便利了信息交流和獲取途徑。
3 云計(jì)算在行政后勤檔案管理應(yīng)用中遇到的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略
云計(jì)算雖然擁有諸多的優(yōu)勢但仍然避免不了一些問題的存在和沖擊。首先便是網(wǎng)絡(luò)安全問題，云計(jì)算借助的技術(shù)和體系就是互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，而凡是借助互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的終端都不可避免會遇到病毒及黑客等問題，行政后勤檔案資料都是公司內(nèi)部資料，如果遭到破壞或者泄露都會給公司造成一定的損失。
其次就是執(zhí)行的國際標(biāo)準(zhǔn)問題，即運(yùn)行協(xié)議和接口問題?？梢钥吹浆F(xiàn)在社會上的很多產(chǎn)品就算其生產(chǎn)廠家不同，但是都會有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就是因?yàn)樵摌?biāo)準(zhǔn)的存在才會方便很多用戶購買產(chǎn)品后很好的去使用，而現(xiàn)在的問題就是怎么才能算是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的云計(jì)算。云計(jì)算的存在是為了方便用戶更好的進(jìn)行檔案的存儲，因此對于其統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行最好是建立在以用戶服務(wù)為根本出發(fā)點(diǎn)。
在云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用中，適當(dāng)?shù)耐度胧呛鼙匾?，雖然在使用過程中難免會存在一定的困難及挑戰(zhàn)，但是面臨挑戰(zhàn)應(yīng)該勇敢的超越而不是退縮，以下就是針對挑戰(zhàn)提出的幾點(diǎn)有針對性的對策分析：
3.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
雖然云計(jì)算技術(shù)對于用戶終端設(shè)施的要求不高，但這并不意味著不需要對硬件、軟件進(jìn)行一定的資金投入，特別是這種服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，必須要滿足客戶的需求，因此基礎(chǔ)建設(shè)資金投入很重要。
3.2 制定安全監(jiān)測環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)
考慮到檔案資源的安全性問題，使用用戶可以在登錄前設(shè)置相應(yīng)的賬號和密碼，以防被他人隨意登錄而造成資源的泄露。而針對檔案內(nèi)部管理，則需要設(shè)置更好的涉密信息以及攔截的方式，防止資源的泄露。
3.3 制動監(jiān)督和管理機(jī)制
網(wǎng)絡(luò)安全和管理問題一直都是信息化時(shí)代中的首要問題，因此可以在網(wǎng)絡(luò)中制定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督，在一定程度上保障運(yùn)行的安全性。
一、當(dāng)前杭州市檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀
(一)檔案資源來源的固定性。全市各級國家綜合檔案館館藏檔案的來源，主要是靠按國家檔案館接受檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)要求，把機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位形成的檔案收集進(jìn)館來實(shí)現(xiàn)的。目前，基本形成了以各級各類檔案室為基礎(chǔ)，各級國家檔案館為主體，其他檔案所有者為補(bǔ)充的建設(shè)格局和構(gòu)造體系。根據(jù)接收進(jìn)館時(shí)間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進(jìn)館。
(二)檔案資源、館藏內(nèi)容的擴(kuò)展性。全市各級國家綜合檔案館已著眼于在社會需求上下功夫，擴(kuò)大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結(jié)構(gòu)，增加了社會活動等方面的鮮活內(nèi)容，及時(shí)開辟檔案資源采集渠道，及時(shí)收集一些重大活動檔案材料，開展現(xiàn)行文件收集和服務(wù)，大力加強(qiáng)社區(qū)和“三農(nóng)”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設(shè)觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸，由管理機(jī)關(guān)向社會基層組織延伸，由單一的機(jī)關(guān)紙質(zhì)文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國家檔案資源注入了新成分、新要素。
(三)檔案資源的共享性。全市各級檔案館積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極利用現(xiàn)有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環(huán)境，逐步搭建網(wǎng)上檔案館檢索平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會共享提供了有效的技術(shù)保障和實(shí)現(xiàn)手段。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全市14個(gè)綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達(dá)2000余人次，11000多卷次，各城區(qū)檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級國家綜合檔案館都有自己的網(wǎng)站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎(chǔ)。
二．在檔案資源管理機(jī)制上杭州市與外市的比較
雖然全市各級國家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結(jié)構(gòu)上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構(gòu)成以及補(bǔ)充檔案資源工作上，長期以來檔案館對機(jī)關(guān)單位形成的專業(yè)、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進(jìn)館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時(shí)期一定地區(qū)社會歷史發(fā)展的基本面貌。尤其是傳統(tǒng)的檔案管理體制，使一個(gè)地區(qū)的檔案資源，包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案、國土資源檔案、規(guī)劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個(gè)部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個(gè)城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫及保管設(shè)施很難得到充分利用。特別是很難擔(dān)負(fù)起為黨和政府決策，為社會各界和廣大群眾對檔案資料需求提供快捷、準(zhǔn)確、方便的全方位服務(wù)。由于管理機(jī)制問題，全市的行政執(zhí)法也受到不同程度的影響，重復(fù)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能。通過調(diào)研，我們認(rèn)為，深圳、順德實(shí)行“三檔合一”的新體制，有獨(dú)特的三大優(yōu)勢：
第一，統(tǒng)一了管理，減少了重復(fù)，避免了扯皮。尤其是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一管理后，各建設(shè)單位就只須對國家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復(fù)管理。同時(shí)，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過去兩家相互扯皮，爭收檔案之弊。
第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實(shí)行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文書檔案和少數(shù)專門檔案外，還包括全市、區(qū)的城建檔案和房地產(chǎn)檔案，檔案門類得到極大的豐富，數(shù)量也得到增長。至2003年底，該館館藏檔案達(dá)如余萬卷，形成了頗具規(guī)模的檔案資料庫，方便了檔案資源共享。
第三，檔案工作進(jìn)一步融入社會各個(gè)領(lǐng)域。城建、房地產(chǎn)檔案并人綜合檔案館后，到市區(qū)檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關(guān)政策、法規(guī)事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設(shè)、規(guī)劃國土部門及其他經(jīng)濟(jì)、司法部門的業(yè)務(wù)往來也隨之增多，檔案部門進(jìn)一步打破封閉，加強(qiáng)了與各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會各界的相互了解，更加緊密地融人當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，給檔案館工作和本地區(qū)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力。
三、構(gòu)建多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)，樹立“大檔案”意識
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺了《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》，對新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作提出了新的要求?！拔覀兏鶕?jù)國家檔案局制定的《全國檔案館網(wǎng)設(shè)置原則和布局方案》，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。區(qū)、縣(市)一般只設(shè)一個(gè)綜合檔案館，不設(shè)部門(專業(yè))檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構(gòu)建多元化檔案資源結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合檔案資源。這無疑為我們在新時(shí)期加強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展提供了條件，創(chuàng)造了良好的政策環(huán)境。
(一)更新檔案管理理念。全面建設(shè)小康社會的實(shí)踐活動對檔案工作提出了越來越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優(yōu)勢和公共文化理念，到更廣闊的領(lǐng)域和行業(yè)中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計(jì)地為國家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應(yīng)反映出一定時(shí)期本地區(qū)社會發(fā)展的基本歷史面貌。依據(jù)檔案法分級負(fù)責(zé)收集保管一定行政區(qū)域內(nèi)形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現(xiàn)象。要增強(qiáng)綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的核心地位，與各級專業(yè)檔案館聯(lián)手統(tǒng)一管理。將檔案資源建設(shè)納入到整個(gè)社會的文化事業(yè)框架中。
(二)整合檔案資源，增強(qiáng)大檔案整體意識。全市的檔案資料是一個(gè)整體，所以全市檔案系統(tǒng)要打破“圍墻”，整合資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，上下聯(lián)動，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運(yùn)用活起來。加強(qiáng)國家檔案資源的整體建設(shè)，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向?！凇敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的檔案工作體制下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有國家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會共享的需要。逐步實(shí)現(xiàn)檔案物理資源、數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用系統(tǒng)整合，體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性與共享性。
(三)創(chuàng)新“大檔案”管理模式。要推進(jìn)體制創(chuàng)新，發(fā)揮檔案集合效應(yīng)，方便社會公眾利用。根據(jù)精簡、統(tǒng)一、高效的原則，推進(jìn)檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機(jī)關(guān)檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務(wù)方式等環(huán)節(jié)人手，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。
作為檔案事業(yè)這一整體，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)有一套合理的層級體系和管理規(guī)范，處理好專業(yè)(專門)檔案館與同級綜合檔案館的關(guān)系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強(qiáng)其在檔案資源社會共享中的核心地位。要在優(yōu)化檔案工作制度與創(chuàng)新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協(xié)作關(guān)系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關(guān)系，尋求工作上相互支持配合。
四、促進(jìn)檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化
檔案服務(wù)內(nèi)涵要有新改進(jìn)，要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，通過法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補(bǔ)充到國家檔案資源庫中，并搞好鑒定工作，把更多應(yīng)開放檔案向社會開放。要加大檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)力度。目前各級國家檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)上履行指導(dǎo)職能，對國家專業(yè)專門檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館，應(yīng)按綜合檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。有條件的甚至可以在體制上實(shí)行統(tǒng)一管理的前提下，充分發(fā)揮主觀能動性，統(tǒng)一接收重大事件檔案以及專業(yè)專門檔案，通過各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設(shè)提高到一個(gè)新水平，這樣才能更好地面向社會，服務(wù)大眾。
總之，國家綜合檔案館幾十年發(fā)展之路，其經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)證明，在縣級甚至市(地)級，實(shí)行由一館多種檔案的實(shí)體合一統(tǒng)管，既可解決綜合檔案館與各專業(yè)檔案館(室)之間的有形無形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業(yè)檔案的流向問題，使這些重要的專業(yè)檔案歸到國家綜合檔案館中統(tǒng)管。
檔案資源的流向與歸宿。應(yīng)遵循“區(qū)域覆蓋”和“就近服務(wù)”的原則，一個(gè)地區(qū)內(nèi)的機(jī)構(gòu)(尤其是國家機(jī)構(gòu))形成的檔案，都應(yīng)該集中到該地區(qū)的國家綜合檔案館統(tǒng)管。為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，成為當(dāng)?shù)厣鐣媸聵I(yè)的一部分。
關(guān)鍵詞：依法行政；行政管理；執(zhí)法；業(yè)務(wù)指導(dǎo)
1檔案行政管理職能沿革
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案行政管理一直是以指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式，檔案行政管理的職能是以行政命令式的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)來實(shí)現(xiàn)的。不可否認(rèn)，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)行政管理模式在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對檔案事業(yè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。在那時(shí)，雖然稱之為“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”，但這種“指導(dǎo)”帶有指令性，這種指令性具有行政強(qiáng)制性，因而，它在某種程度上，就是“法”，就是“命令”，必須堅(jiān)決執(zhí)行，檔案工作和業(yè)務(wù)建設(shè)主要是靠行政規(guī)范性文件和行政命令式的業(yè)務(wù)指導(dǎo)強(qiáng)制執(zhí)行的。這并不是檔案行政管理部門獨(dú)有的特征，而是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一切行政機(jī)關(guān)共有的行政特征。
隨著改革開放與社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政府行政管理的方式發(fā)生了改變。指令性的管理模式漸漸地退出，取而代之的是依法行政。對于這種變化，應(yīng)該說檔案部門還是很敏感的。在指令性管理向依法行政轉(zhuǎn)變的初期，就制定頒布了《檔案法》，為檔案行政管理機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變管理職能依法行政奠定了法律基礎(chǔ)。
隨著依法行政的實(shí)施，檔案行政管理職能由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式逐漸向社會主義市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代的依法行政為主的管理模式轉(zhuǎn)變，行使檔案行政管理職能的部門，也由業(yè)務(wù)指導(dǎo)一個(gè)部門分為業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)兩個(gè)部門。但是，受傳統(tǒng)思維和習(xí)慣的影響，這種轉(zhuǎn)變基本上停留在口頭和表面上，尤其在基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主的管理模式依然大行其道。
2法定的檔案行政管理職能簡釋
檔案依法行政的核心是依法行使檔案行政管理職能。必須明確，檔案行政管理機(jī)關(guān)只能在憲法和法律、法規(guī)的范圍內(nèi)活動，凡是超過法律規(guī)定的檔案行政權(quán)力和檔案行政行為都是非法和無效的。因此，正確理解和行使檔案行政管理法定的職能尤為重要。對縣級以上的檔案行政管理部門的主要職能，《檔案法》第六條作了明確規(guī)定，《檔案法實(shí)施辦法》第八條又進(jìn)一步具體規(guī)定：“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規(guī)定，履行下列職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策；（二）制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為；（四）組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)?！睂@些職能可歸納為兩種行政行為：一是抽象行政行為，即制定規(guī)章制度和方針政策；二是具體的行政行為，即對有關(guān)部門監(jiān)督、指導(dǎo)、依法查處檔案違法行為。這里的“監(jiān)督”，是指通過對法律、法規(guī)、規(guī)章實(shí)施情況的檢查，督促有關(guān)方面依法做好檔案工作?！爸笇?dǎo)”是指通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢、政策的闡釋，使有關(guān)方面做好檔案工作。[1]作為檔案行政管理部門實(shí)施的具體的檔案行政行為來說，“監(jiān)督”指的是檔案行政監(jiān)督檢查；“指導(dǎo)”指的是檔案行政指導(dǎo)，而不是指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為。
檔案法規(guī)規(guī)定的檔案行政管理的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，還有一層含義，就是上級檔案行政管理機(jī)關(guān)對下級檔案行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能。這里的“監(jiān)督”，是上級檔案行政管理機(jī)關(guān)對下級檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時(shí)糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為的一種內(nèi)部監(jiān)督的法定職能。這種職能就是檔案行政執(zhí)法監(jiān)督，它的實(shí)施是多樣的，常用的有規(guī)范性文件備案審查、執(zhí)法爭議協(xié)調(diào)、行政執(zhí)法檢查，實(shí)行行政執(zhí)法責(zé)任制、行政執(zhí)法情況報(bào)告制等，其中，檔案行政執(zhí)法檢查是最重要的檔案行政行為之一。但它不屬于行政執(zhí)法，而屬于行政監(jiān)督。這里的“指導(dǎo)”則仍是行政指導(dǎo)，上級檔案行政管理機(jī)關(guān)對下級檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政指導(dǎo)不具有任何強(qiáng)制性。
檔案法規(guī)規(guī)定檔案行政管理部門負(fù)有對同級檔案館、下級檔案館和下級檔案行政管理部門進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職能。
檔案法規(guī)還規(guī)定了檔案行政管理部門一些具體的行政職能，如，對出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的審批等，對在利用檔案館的檔案中有損毀、丟失屬于國家所有的檔案行為的處罰等，這些具體的行政職能有：行政處罰、行政強(qiáng)制、行政許可、行政確認(rèn)等。
3檔案行政管理的檔案法定范圍
檔案行政管理職能是有限的，檔案行政管理的檔案法定范圍是有邊界的，超出這個(gè)范圍就有違法之嫌。檔案行政管理的檔案法定范圍就是《檔案法》中規(guī)定的檔案范圍，《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的……歷史記錄?！币簿褪钦f，檔案行政管理部門管理的檔案范圍是“對國家和社會有保存價(jià)值的”檔案。這里，要注意兩個(gè)問題：一是檔案法定定義，不同于檔案的學(xué)理定義，它比檔案的學(xué)理定義的范圍要小。二是如何確定對國家和社會有保存價(jià)值的檔案范圍。按照《檔案法實(shí)施辦法》第二條規(guī)定：“《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價(jià)值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍?！蹦敲?，屬于國家所有的檔案是由國家檔案局或國家檔案局會同國家有關(guān)部門通過制定具有規(guī)章性質(zhì)的辦法與標(biāo)準(zhǔn)，明確這類檔案的具體范圍。如，國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及附件《文書檔案保管期限表》等，國家檔案局與最高人民法院共同制定的《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》等。對于非國家所有的檔案具體范圍的確定，是由各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，制定檔案規(guī)范性文件，具體劃定本地區(qū)非國有檔案的范圍。如，《江蘇省非國家所有檔案管理辦法》等。
由于檔案行政管理的管理范圍只在“對國家和社會有保存價(jià)值的”檔案方面有效，因而，只有那些產(chǎn)生和保管“對國家和社會有保存價(jià)值的”檔案的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人才是檔案行政管理相對人的范圍。這個(gè)范圍說明不是所有的產(chǎn)生檔案的領(lǐng)域和這些領(lǐng)域產(chǎn)生的所有檔案都是檔案行政管理部門管理的范圍。這個(gè)范圍是檔案行政管理部門依法行政行使職能的前提，這個(gè)前提必須清楚。對超出這個(gè)范圍而行使的檔案行政行為要慎重，否則，就有違法之嫌。
4檔案行政管理職能的辨析
4.1檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能辨析。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式的產(chǎn)物，隨著全面推進(jìn)依法行政的深入，取而代之的是檔案依法行政職能。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能已經(jīng)壽終正寢，尤其是在檔案法規(guī)已經(jīng)明確檔案行政管理職能的情況下，按照依法行政對行政機(jī)關(guān)是“法無授權(quán)不可為”的最基本要求，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就不再是合法的檔案行政管理職能，如果還要堅(jiān)持行使這種職能，就有違法之嫌了。指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)基本上包含了檔案行政管理的所有職能，包括制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、監(jiān)督、指導(dǎo)和執(zhí)法等職能。依法行政下的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)際是行政指導(dǎo)，其內(nèi)涵縮小職能弱化，檔案行政指導(dǎo)并不等于指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案行政管理部門的檔案行政指導(dǎo)主要是業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢和政策的闡釋，對被指導(dǎo)單位不具有任何強(qiáng)制性，被指導(dǎo)單位沒有義務(wù)必須服從檔案行政指導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)表現(xiàn)出來的更多是服務(wù)。但是，由于種種原因，指令性的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能并沒有退出歷史舞臺，依然盛行，尤其是對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案執(zhí)法的含義的理解上。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)依舊是指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)的含義，要說有變化只是把執(zhí)法的內(nèi)容分了出來，而執(zhí)法卻被理解為單純的查處檔案違法行為。由此，也就衍生出一些錯(cuò)誤的觀念與認(rèn)識。有檔案執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)平行說、[2]檔案執(zhí)法是業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障說、[3]檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案執(zhí)法基礎(chǔ)說，[4]硬是將檔案行政執(zhí)法與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)這兩個(gè)不是一個(gè)歷史時(shí)期的問題、不是同一性質(zhì)的管理模式問題拉到一起。在檔案行政執(zhí)法是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)保障的思想驅(qū)使下，使檔案行政執(zhí)法職能淪為保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能實(shí)施的輔助手段，使檔案行政執(zhí)法失去了本來面貌，失去了應(yīng)有的職能。造成這種情況的原因是：從《檔案法》頒布到《全面推行依法行政實(shí)施綱要》的實(shí)施，檔案行政管理部門并沒有完全實(shí)行行政職能的轉(zhuǎn)變。
4.2檔案行政執(zhí)法職能辨析。轉(zhuǎn)變職能，就是檔案行政管理職能要轉(zhuǎn)到依法行政上，依法行政的核心是行政執(zhí)法。檔案行政執(zhí)法是行政執(zhí)法的一部分，按照行政法學(xué)的說法，它有廣義和狹義之分。廣義的檔案行政執(zhí)法，就是檔案行政機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)而采取的一切行政行為，既包括檔案行政管理機(jī)關(guān)為貫徹、執(zhí)行法規(guī)，而制定的規(guī)范性文件的行為，即抽象行政行為。也包括檔案行政管理機(jī)關(guān)依法針對特定的人和事，而直接采取的削弱權(quán)利、加重義務(wù)的行政處理行為，即具體行政行為。還包括檔案行政管理機(jī)關(guān)采取的檔案行政指導(dǎo)、行政獎勵(lì)等非強(qiáng)制性行政行為。狹義的檔案行政執(zhí)法，指檔案行政管理機(jī)關(guān)的具體行政行為。主要有檔案行政監(jiān)督檢查、行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政確認(rèn)等強(qiáng)制性行政行為。而檔案界一般認(rèn)為的檔案行政執(zhí)法，則僅指對具體違法行為的查處。此認(rèn)識顯然有誤。 檔案行政指導(dǎo)必須堅(jiān)持合法、準(zhǔn)確的原則，不能把檔案行政指導(dǎo)變成檔案行政誤導(dǎo)，檔案行政指導(dǎo)沒有法律約束力。但是，如果產(chǎn)生檔案行政誤導(dǎo)，造成行政相對人受損害時(shí)，檔案行政管理機(jī)關(guān)必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
4.3檔案行政管理監(jiān)督與指導(dǎo)職能的辨析?！稒n案法》中規(guī)定的“監(jiān)督”和“指導(dǎo)”是檔案行政管理部門日常行使的主要法定職能。檔案行政監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作做不做的問題，解決這些機(jī)構(gòu)必須依法建立檔案工作、歸檔保存應(yīng)當(dāng)保存的檔案、確保檔案的安全等，解決“面”上檔案工作最基本的問題，是最低要求。檔案行政指導(dǎo)屬于非強(qiáng)制性行政行為，主要是解決機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作會不會做、做得好不好的問題。對于會不會做的問題，主要是通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢，提供多種檔案管理方法供其選擇而不能強(qiáng)制實(shí)行。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》就是推薦性標(biāo)準(zhǔn)。對于做得好不好的問題，實(shí)際是解決“點(diǎn)”上的問題，通過如機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證等辦法來實(shí)現(xiàn)，起示范引導(dǎo)作用，是最高的發(fā)展方向。這些都是自愿的，不能強(qiáng)制實(shí)行。
4.4檔案行政管理職能的“越位”和“缺位”現(xiàn)象。由于檔案行政管理部門沒有實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，也沒有厘清職能，造成履行職能上的一些“越位”和“缺位”現(xiàn)象。表現(xiàn)為：其一，對于民生、專門、民營企業(yè)、農(nóng)村等檔案工作，一方面，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理模式下，對做好這些工作顯得力不從心，舉步維艱。另一方面，對這些檔案工作，國家、國家檔案局和有關(guān)部委頒布了大量的法律、行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件作出了具體的要求和規(guī)定。據(jù)對《法律圖書館》（law-lib.com/）的不完全統(tǒng)計(jì)，從《檔案法》頒布至今，國家檔案局頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有36部，國家檔案局與各部委合頒的行業(yè)規(guī)章和規(guī)范性文件有24部；部委頒布的行業(yè)檔案規(guī)章和規(guī)范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和專門檔案范疇的。這些法律法規(guī)既是檔案行政管理機(jī)關(guān)依法行政的依據(jù)，也是監(jiān)管的內(nèi)容。檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)通過自己或者聯(lián)合有關(guān)部門依法行使檔案行政監(jiān)督檢查等職能的方式來督促做好這些檔案工作，但是，在這方面幾乎是空白。其二，上級檔案行政管理機(jī)關(guān)本應(yīng)對下級檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員的行政執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，通過這種行政執(zhí)法檢查糾正其違法或不當(dāng)?shù)膱?zhí)法行為，并促進(jìn)其依法行政的實(shí)施。但是，這方面也幾乎是空白。其三，檔案行政管理部門負(fù)有對同級檔案館和下級檔案館、檔案行政管理部門進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職責(zé)。但是，這方面的檔案行政執(zhí)法還幾乎是空白。如果說，“局館合一”的體制是造成對同級檔案館的檔案行政執(zhí)法空白的理由，那么，對下級檔案館、檔案行政管理部門的檔案行政執(zhí)法空白就沒有理由了。面對如此多的空白，頗值得深思。
5對檔案行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部職能劃分的思考
要實(shí)現(xiàn)依法行政職能的轉(zhuǎn)變，最終要落實(shí)到調(diào)整、厘清、明確檔案行政管理部門內(nèi)部的職能上。
5.1在現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)內(nèi)按照依法行政的職能重新劃分職責(zé)?，F(xiàn)在，大部分檔案行政管理機(jī)關(guān)都內(nèi)設(shè)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法規(guī)部門，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門最好改變名稱，可改為“檔案管理指導(dǎo)處或檔案指導(dǎo)處（科、股）”，履行檔案行政指導(dǎo)、行政獎勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳教育等職責(zé)，主要行使非強(qiáng)制性的行政職能。法規(guī)處（科、股）履行檔案行政監(jiān)督檢查、行政處罰、行政執(zhí)法監(jiān)督等職責(zé)，負(fù)責(zé)制定檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等，主要行使強(qiáng)制性的行政職能。
5.2增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督是保障依法行政，切實(shí)履行法定職責(zé)的必要環(huán)節(jié)。在條件允許的情況下，應(yīng)增設(shè)檔案執(zhí)法處（科、股），或者統(tǒng)稱“檔案執(zhí)法隊(duì)”，專門履行強(qiáng)制性的行政職能，其中，對查處違法案件沒有決定處置權(quán)。法規(guī)處（科、股）則主要履行檔案行政監(jiān)督、審批檔案執(zhí)法隊(duì)查處的檔案違法案件、制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等職責(zé)，履行對同級檔案館和下級檔案部門的行政監(jiān)督檢查、查處檔案違法案件和行政監(jiān)督等職責(zé)?！皺n案管理指導(dǎo)處（科、股）”履行檔案行政指導(dǎo)等非強(qiáng)制性的行政職能。
5.3縣級檔案行政管理機(jī)關(guān)的職能劃分。由于縣級檔案行政管理機(jī)關(guān)人員比較少，大部分未設(shè)法規(guī)部門，面對這種情況，也只有“一套人馬”行使不同性質(zhì)的全部行政職能。當(dāng)然，業(yè)務(wù)指導(dǎo)股應(yīng)改名為“監(jiān)督指導(dǎo)股”，但需要清楚地分清不同性質(zhì)的行政行為職能，在一次實(shí)施行政行為時(shí)，不能實(shí)施兩種不同性質(zhì)的行政行為。也即在實(shí)施檔案行政指導(dǎo)時(shí)不能同時(shí)實(shí)施檔案行政監(jiān)督檢查等。否則，就有“釣魚執(zhí)法”之嫌。這只是權(quán)宜之計(jì)，長遠(yuǎn)辦法，只要條件成熟，應(yīng)將強(qiáng)制性的行政職能與非強(qiáng)制性的行政職能分開。
注：本文為2007年國家社會科學(xué)基金項(xiàng)目《檔案法立法思想與立法原則研究》的階段性成果，項(xiàng)目批準(zhǔn)號為07BTQ027
參考文獻(xiàn)：
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隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的越來越智能化發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作需要這種科技信息化建設(shè)做輔助，從而緊跟時(shí)展的步伐，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息管理的更便捷、更高效目標(biāo)和要求。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
近年來，市場競爭日愈激烈，網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展日趨訊速，事業(yè)單位中信息化管理已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)科技發(fā)揮的重要體現(xiàn)。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需要充分開發(fā)事業(yè)單位當(dāng)前信息資源，提高檔案信息資源的共享性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公、運(yùn)作的高效率。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為時(shí)代建設(shè)和發(fā)展的重要內(nèi)容，本文針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，展開了詳細(xì)討論，并提出了具體解決問題的對策。
一、行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀
首先，行政事業(yè)單位在檔案管理上的管理制度不完善。很多事業(yè)單位對檔案管理上投入精力不夠，缺乏足夠的重視。雖然檔案管理在企業(yè)管理制度中有所顯現(xiàn)，但在實(shí)際執(zhí)行的時(shí)候缺乏深度和廣度，監(jiān)管部門的職責(zé)處于松懈狀態(tài)，對相關(guān)事項(xiàng)并沒有履行到位，檔案管理制度只是以一種形式存在，并沒有起到實(shí)際性的作用和意義。由于檔案管理工作較復(fù)雜和粗糙，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)為檔案管理工作政效不明顯，因此就視其為不重要的管理內(nèi)容。長期下去，檔案管理工作就淪落到被忽略的狀態(tài)。其次就是資金投入不夠，由于行政單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視，也就影響到了員工對檔案管理的重視程度，使得檔案管理投入資金較少，不能滿足檔案管理的需求；檔案管理部門的工作環(huán)境簡陋，設(shè)備破損不修不換，而且沒有利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，在這種工作環(huán)境的影響下，工作人員的狀態(tài)不佳，積極性不強(qiáng)，極大地降低了檔案管理的規(guī)范化程度。再者，管理人員的素質(zhì)參差不齊，而所有的檔案管理工作對工作人員的專業(yè)業(yè)水平要求較高，如果在這方面的財(cái)力或人力有所欠佳，就很難做到完善?，F(xiàn)在行政單位都在實(shí)行改革和壓縮人員編制，推廣人才的聘用制，這就使各個(gè)部門的人員流動性較大，而一些沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員參加檔案管理，很容易造成檔案管理出現(xiàn)失誤情況，也不利于專業(yè)人員的素質(zhì)提升。第四，管理信息化程度低?，F(xiàn)階段，很多檔案管理工作雖已經(jīng)進(jìn)入了科學(xué)化的管理階段，但這種科學(xué)化的檔案管理沒有得到落實(shí)，沒有制定明確的制度和建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致當(dāng)前管理制度和設(shè)施混亂，缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，更趨于一種形式。
二、深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究針對上述行政事業(yè)單位管理中存在的問題，下面提出了具體改進(jìn)策略：
（一）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)
管理人員的工作能力對于檔案信息化的規(guī)范管理具有非常重要的作用。因此，需要對管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力進(jìn)一步加強(qiáng)和重視。計(jì)算機(jī)技術(shù)水平是檔案信息化管理的中心內(nèi)容，提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平與能力是深化事業(yè)單位檔案信息化管理的重要條件。只有管理人員具備較高的專業(yè)技能和較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平能力，才能順應(yīng)檔案管理工作的需求。同時(shí)需加強(qiáng)對工作人員的思想教育，讓管理人員從思想意識上對自己的工作重視起來，清楚自身責(zé)任的重要性，明白工作中需要注意的事項(xiàng)，以及自身價(jià)值建設(shè)的意義，定期對檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)專業(yè)能力的評估和考核，并實(shí)行“獎優(yōu)罰劣”政策，建立嚴(yán)格考核制度，從而使每位工作人員能夠自覺遵守，更有利于提高和培養(yǎng)他們的素質(zhì)和能力，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的促進(jìn)作用。
（二）加快檔案管理的硬件建設(shè)檔案管理硬件的建設(shè)
事業(yè)單位要對保存檔案的硬件設(shè)施進(jìn)行完善，做好對設(shè)備的清潔和保養(yǎng)，以及定期查看設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，避免由于設(shè)備的性能不穩(wěn)定或是受到外界破壞而導(dǎo)致保存的檔案資料丟失，造成一系列不必要的麻煩。因此，行政事業(yè)單位需加大度檔案管理的硬件設(shè)施資金投資力度，完善檔案管理部門所必備的硬
件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案工作的管理，將電子存儲和計(jì)算機(jī)應(yīng)用
的現(xiàn)代化優(yōu)勢充分利用和發(fā)揮，使信息的錄入和存儲等諸多復(fù)雜的工作有序、便捷、高效運(yùn)行，推進(jìn)事業(yè)單位的卓越發(fā)展。（三）完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作檔案信息化建設(shè)是提高事業(yè)單位檔案信息化水平和程度，以及工作效率的基礎(chǔ)條件。因此，我們必須對檔案信息化建設(shè)重視起來，對于管理工作所需的硬件設(shè)備要進(jìn)行不斷完善和開發(fā)管理，以使檔案信息化管理工作跟上時(shí)代不斷前進(jìn)和發(fā)展，開發(fā)以及選擇適合本單位檔案管理的應(yīng)用軟件，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息管理工作的高效運(yùn)行。
（四）制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃
事業(yè)單位的檔案信息化系統(tǒng)要有可拓展性和靈活性，需要制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃，才能進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化協(xié)調(diào)、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。充分考慮事業(yè)單位實(shí)際的人才信息需要，努力構(gòu)造一個(gè)符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的網(wǎng)絡(luò)管理模式。
結(jié)語
現(xiàn)代社會信息化發(fā)展越來越快，為了避免我國行政事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)誤差和漏洞，以及減少或防止各種缺陷的發(fā)生，就需要將現(xiàn)代化的信息化運(yùn)輸利用起來，利用信息化的網(wǎng)絡(luò)管理，將檔案信息有序、高效存儲和運(yùn)作，以科學(xué)化的事業(yè)發(fā)展觀來適應(yīng)科技信息化社會的發(fā)展趨勢。不斷開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，加大資金的投入，加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人才的培訓(xùn)和管理，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的高目標(biāo)，進(jìn)一步推動行政事業(yè)的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計(jì)檔案管理；問題；對策
會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。主要有：會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；其他會計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。行政事業(yè)單位會計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，既是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)管理、開展績效評價(jià)、實(shí)施責(zé)任審計(jì)等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國家財(cái)政部、國家檔案局對《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)進(jìn)行了修訂，修訂后的新《會計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日實(shí)施）對會計(jì)檔案管理又進(jìn)一步作了明確具體的規(guī)定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理還存在一些問題。
一、會計(jì)檔案管理存在的主要問題
（一）對會計(jì)檔案管理的思想認(rèn)識不夠第一，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對資金管理和會計(jì)核算一般都很重視，但對會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對會計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)部門或科室都只負(fù)責(zé)保管本部門或科室的檔案資料，會計(jì)檔案一直都是由單位會計(jì)直接負(fù)責(zé)保管。在舊版的《會計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定“未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計(jì)檔案?！钡滦抻喌摹稌?jì)檔案管理辦法》明確指出:“當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不得超過三年。臨時(shí)保管期間,會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計(jì)檔案?！钡谌?，一些行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)管理制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時(shí)根據(jù)國家政策進(jìn)行更新，更沒有嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）電子會計(jì)檔案管理不完善在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理中，大多數(shù)單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了對電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)及軟件讀取平臺及時(shí)、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉(zhuǎn)換和對磁存儲介質(zhì)的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數(shù)據(jù)庫丟失。新《會計(jì)檔案管理辦法》明確指出：電子會計(jì)檔案移交時(shí)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
（三）會計(jì)檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規(guī)范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續(xù)不齊全、程序不規(guī)范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數(shù)，也不愿銷毀，導(dǎo)致積案過多、毀損嚴(yán)重。
（四）會計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠在單位接受的各項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)務(wù)管理工作的全過程，作為單位財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計(jì)檔案的有效利用。
二、規(guī)范會計(jì)檔案管理的對策與建議
（一）提升會計(jì)檔案人員素質(zhì)，規(guī)范會計(jì)檔案管理首先，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，使會計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強(qiáng)對會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計(jì)檔案管理知識和操作技能，作為會計(jì)人員和會計(jì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，同時(shí)還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。再次，健全會計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)財(cái)政部2016年修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，建立和健全一套會計(jì)檔案管理制度。包括財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實(shí)檔案保管工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，使會計(jì)檔案收集、歸檔、保管工作落到實(shí)處。
（二）加強(qiáng)電子會計(jì)檔案的管理第一，要建立電子會計(jì)檔案備份制度，及時(shí)做好電子會計(jì)檔案的備份，特殊格式的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護(hù)工作。第二，要使用能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取的電子會計(jì)資料；能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料；設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計(jì)核算系統(tǒng)，并配備具有高清晰度打印功能的打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案檢索關(guān)系的電子檔案管理系統(tǒng)。第四要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)。同時(shí)要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問，防止篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案。
（三）規(guī)范會計(jì)檔案的整理歸檔一是及時(shí)規(guī)范整理會計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封貼、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表和其他類會計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項(xiàng)填寫檔案盒上的內(nèi)容。二是規(guī)范會計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計(jì)檔案可由財(cái)會部門暫管一年后（便于財(cái)會部門查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計(jì)人員交接會計(jì)檔案時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。三是嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案查閱審批制度。未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會計(jì)檔案；同時(shí)利用借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。四是要嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀。在銷毀會計(jì)檔案時(shí)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)要編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人要在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)部門監(jiān)銷制度。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，并應(yīng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。電子會計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
（四）強(qiáng)化會計(jì)檔案管理的監(jiān)督管理財(cái)政、審計(jì)等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會計(jì)檔案的重要使用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長效機(jī)制。
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2017年是深入實(shí)施“十三五”規(guī)劃的重要一年，是推動檔案強(qiáng)省建設(shè)向縱深發(fā)展的關(guān)鍵之年，如何將2017年全省幾項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)落到實(shí)處，見到成效，下面省局幾位處長圍繞一些“小目標(biāo)”給大家指出了“路線圖”“時(shí)間表”和“任務(wù)書”。
2017年，省局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處將圍繞檔案事業(yè)發(fā)展中心任務(wù)，認(rèn)真貫徹省委、省政府兩辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業(yè)發(fā)展中的檔案館室硬件建設(shè)規(guī)范化率低、業(yè)務(wù)水平高低分化嚴(yán)重的問題，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)督導(dǎo)力度，認(rèn)真履行檔案行政管理職能，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)開展。
一、鍥而不舍的繼續(xù)推進(jìn)檔案館建設(shè)，重點(diǎn)對已獲得中央補(bǔ)助資金但未_工的11個(gè)縣級檔案館項(xiàng)目進(jìn)行督導(dǎo)，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設(shè)施設(shè)備配備情況予以督導(dǎo)；完善縣級綜合檔案館項(xiàng)目建設(shè)動態(tài)數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補(bǔ)助指導(dǎo)工作。
二、加大民生檔案接收進(jìn)館工作力度，在11個(gè)設(shè)區(qū)市各選一個(gè)縣級館作為試點(diǎn)建立民生檔案查閱中心，年內(nèi)完成試點(diǎn)掛牌工作。按國家局要求，適時(shí)開展市、縣綜合檔案館業(yè)務(wù)考核試點(diǎn)工作。
三、繼續(xù)開展對省直單位年度檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)工作，實(shí)地檢查不少于60家；同時(shí)督導(dǎo)各市縣對直屬機(jī)關(guān)單位開展相關(guān)監(jiān)督指導(dǎo)工作，要求三年內(nèi)全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質(zhì)量和檔案歸檔率。
四、印發(fā)《河北省檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案室建設(shè)的意見》（暫定名），以此為契機(jī)，推進(jìn)機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，推進(jìn)檔案室工作的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統(tǒng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，逐步解決檔案數(shù)字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，推進(jìn)各系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)。
六、繼續(xù)深化農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農(nóng)業(yè)廳做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案整理驗(yàn)收相關(guān)工作；對全省土地確權(quán)檔案進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)并逐步建立數(shù)據(jù)庫；依據(jù)國家局相關(guān)文件精神，啟動精準(zhǔn)扶貧、美麗鄉(xiāng)村建檔工作。
七、加強(qiáng)對省監(jiān)管企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，全面完成省屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準(zhǔn)工作，督導(dǎo)二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強(qiáng)對省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，對2017年省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行登記，建立完善省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作制度；開展省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查驗(yàn)收工作。
轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化監(jiān)督。創(chuàng)新載體，廣東檔案行政管理方式實(shí)現(xiàn)大轉(zhuǎn)變
1 管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變
一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎(chǔ)”與“主體”關(guān)系，由“偏重基礎(chǔ)”向“突出主體”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“三年攻堅(jiān)”工作，扭轉(zhuǎn)了從20世紀(jì)90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎(chǔ)”單位檔案工作達(dá)標(biāo)(目標(biāo)管理)的督促與檢查，而對綜合檔案館這—檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這—偏差，促進(jìn)了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務(wù)”與“體制”的關(guān)系，從專注“檔案業(yè)務(wù)”向重視“管理體制”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件有二：其一是及時(shí)總結(jié)與報(bào)道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學(xué)整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會，會議提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時(shí)掛市(縣)檔案館分館的模式。會后，經(jīng)東莞市政府批準(zhǔn)，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實(shí)。三是正確處理“現(xiàn)實(shí)”與“未來”的關(guān)系，從“立足現(xiàn)實(shí)”向“著眼未來”轉(zhuǎn)變。2003年明，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設(shè)會議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專門召開的檔案館庫建設(shè)工作會議，標(biāo)志著省檔案局對全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅(jiān)”時(shí)的“現(xiàn)實(shí)”，向著眼于“做大做強(qiáng)”檔案事業(yè)的“未來”轉(zhuǎn)變。
2 管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變
從1998年起，省檔案局陸續(xù)開展了達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查、年度評估等活動，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政監(jiān)督有機(jī)結(jié)合。并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。一是開展檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查，強(qiáng)化對檔案工作行政管理。達(dá)標(biāo)復(fù)查為防止已達(dá)標(biāo)單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產(chǎn)生強(qiáng)烈震動，并促使其工作得到及時(shí)整改。二是開展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進(jìn)行行政執(zhí)法檢查，事后向有關(guān)單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書，引起有關(guān)單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關(guān)部門帶隊(duì)執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實(shí)現(xiàn)檔案行政管理“五個(gè)結(jié)合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)管理和年度評估、現(xiàn)場監(jiān)管和非現(xiàn)場監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專家評估以及檔案部門與地方政府(或各單位)的“五個(gè)有機(jī)結(jié)合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實(shí)現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。
3 管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變
廣東省運(yùn)用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運(yùn)用最多、影響最大、管理效果最好的是：
檔案達(dá)標(biāo)升級(目標(biāo)管理)。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當(dāng)然，為了適應(yīng)新形勢要求，省檔案局對升級或目標(biāo)管理考核的內(nèi)容和指標(biāo)不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。
示范檔案館(單位)創(chuàng)建。2004年在全省開展創(chuàng)建示范檔案館活動，目前已有5個(gè)檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動。目前已有6個(gè)單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。
檔案工作年度評估。多年實(shí)踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。
項(xiàng)目檔案金冊獎創(chuàng)建。自2006年該獎項(xiàng)創(chuàng)立以來，已有17個(gè)項(xiàng)目獲獎，許多在建項(xiàng)目和新開工項(xiàng)目都以爭創(chuàng)“金冊獎”作為項(xiàng)目檔案工作目標(biāo)，有效促進(jìn)了全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的提高。
視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉(zhuǎn)變對廣東檔案行政管理影響巨大
1 管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，視野更寬廣
同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，帶來的結(jié)果就不一樣。例如“三年攻堅(jiān)”工作，從目的和要求都有別于以往達(dá)標(biāo)升級或目標(biāo)管理活動。這是一次針對之前一段時(shí)間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進(jìn)全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展而開展的專項(xiàng)活動，是一項(xiàng)著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達(dá)標(biāo)升級活動開展以來省檔案局從“注重個(gè)體”到“關(guān)注整體”的轉(zhuǎn)變。事實(shí)證明，這一決策實(shí)施效果明顯，實(shí)現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達(dá)標(biāo)升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進(jìn)作用?？梢哉f，自從管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。
2 管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，工作更主動
實(shí)踐表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后。由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性和時(shí)效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動實(shí)施的。什么時(shí)候進(jìn)行、對誰實(shí)施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時(shí)間思考對全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性；第三，由于工作的主動性和計(jì)劃性提高，檔案行政管理部門可以根據(jù)黨委和政府不同時(shí)期工作重點(diǎn)，有針對性地組織開展一些服務(wù)性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務(wù)中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的時(shí)效性。實(shí)踐同時(shí)表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，檔案行政管理效果更加明顯。實(shí)際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。
3 管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變后，管理更到位
近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變，目的就是根據(jù)檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實(shí)行多年的“達(dá)標(biāo)升級和目標(biāo)管理”手段的重要補(bǔ)充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達(dá)標(biāo)升級(目標(biāo)管理)活
動中“鞭打快?！钡默F(xiàn)象。同時(shí)，“把年度評估結(jié)果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結(jié)果為依據(jù)對有關(guān)的館進(jìn)行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館工作水平的提高。再以項(xiàng)目檔案“金冊獎”的設(shè)立為例。由于切合了當(dāng)前國家和省對項(xiàng)目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設(shè)立宗旨、產(chǎn)生方法和激勵(lì)機(jī)制都與其他獎項(xiàng)不同，具有明顯特色，因此，在獎項(xiàng)無數(shù)的當(dāng)今，這個(gè)純屬“榮譽(yù)”的獎項(xiàng)依然引起許多單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注。
與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉(zhuǎn)變的啟示
1 檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時(shí)俱進(jìn)
例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強(qiáng)化了行政監(jiān)督職能，并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。早在1989年國家檔案局和國務(wù)院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當(dāng)時(shí)整個(gè)社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開展的檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應(yīng)“依法治國”大環(huán)境要求，進(jìn)行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應(yīng)“簡政放權(quán)”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，通過委托或授權(quán)將一部分管理權(quán)限(如機(jī)關(guān)檔案綜臺管理省特級評審、檔案綜合管理達(dá)標(biāo)單位復(fù)查、省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織等)下放給各市檔案局，并逐步實(shí)現(xiàn)由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變。隨著改革開放的繼續(xù)深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會環(huán)境都將會發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時(shí)俱進(jìn)。
2 檔案行政管理應(yīng)以“三個(gè)體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展
近十多年以來，廣東省檔案局一直把搞好檔案資源建設(shè)、檔案利用工作和檔案安全保管工作作為促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容。國家檔案局提出建立“兩個(gè)體系”和“三個(gè)體系”要求后，省檔案局進(jìn)一步明確方向，并將理論與實(shí)踐結(jié)合，使“三個(gè)體系”建設(shè)得到進(jìn)一步深化和細(xì)化，為全省檔案資源、檔案利用和檔案安全體系建設(shè)提供保障，也取得顯著成效。目前全省各級各類檔案館館藏總量超過2125萬卷，省檔案館與廣州、深圳市檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)建立的跨館查閱利用系統(tǒng)已經(jīng)開通，以檔案安全問責(zé)制為基礎(chǔ)的檔案安全體系也已初步建立。在今后檔案行政管理工作中，應(yīng)當(dāng)以“三個(gè)體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅(jiān)持以人為本，樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀，統(tǒng)籌兼顧檔案工作中個(gè)人和集體、局部和整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的利益關(guān)系。
3 做好檔案行政管理必須有開拓創(chuàng)新和勇于進(jìn)取精神，發(fā)揮人的作用
近十幾年來廣東省檔案局行政管理方面發(fā)生的系列重大變化，充分說明“干部是決定因素”這一論斷的正確性。1997年以后，隨著省檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)相繼更換，廣東省檔案局先后推出一系列措施，從而開創(chuàng)了廣東省行政管理新局面?？梢哉f，廣東省檔案行政管理方式發(fā)生大轉(zhuǎn)變的直接因素，源于省檔案局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的開拓創(chuàng)新和勇于進(jìn)取，源于有關(guān)人員在關(guān)鍵時(shí)候發(fā)揮了關(guān)鍵作用。
