發(fā)布時(shí)間：2023-08-11 17:17:50
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的建設(shè)單位檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)單位；檔案管理；問(wèn)題分析
隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，城市的快速發(fā)展各種類(lèi)型的工程建設(shè)隨之興起，人們對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量提出了更高的要求[1]。在工程建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，工程檔案是對(duì)建設(shè)過(guò)程的詳情進(jìn)行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)建設(shè)結(jié)果的重要方式。因此在具體的工作過(guò)程中，工程建設(shè)單位對(duì)檔案進(jìn)行妥善管理具有重要的意義。但是在實(shí)際的管理工作過(guò)程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問(wèn)題，會(huì)對(duì)管理的效果產(chǎn)生不良的影響。本文對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。
1工程檔案的內(nèi)容以及含義
在工程建設(shè)的活動(dòng)當(dāng)中，對(duì)具有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)材料和內(nèi)容采用文字、影響或者是圖表的方法進(jìn)行記錄保存，便于后續(xù)的工作者能夠利用檔案進(jìn)行參考，吸取有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作[2]。檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，能夠被人們進(jìn)行研究和利用的一種信息資源，對(duì)工程建設(shè)活動(dòng)當(dāng)中的具體過(guò)程以及達(dá)到的成果能夠進(jìn)行直接的反應(yīng)。工程檔案具有一般性，因?yàn)槠渲饕菍?duì)原始的信息進(jìn)行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設(shè)過(guò)程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設(shè)所記錄的工程信息不同，因此所能進(jìn)行參考的經(jīng)驗(yàn)也有所不同。由此可見(jiàn)工程檔案是對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理的過(guò)程中的一個(gè)重要部分。
2目前檔案管理中所存在的問(wèn)題
由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問(wèn)題，對(duì)檔案管理的過(guò)程產(chǎn)生不良的影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
2.1管理的意識(shí)比較單薄
在具體的工作過(guò)程當(dāng)中，部分管理工作人員認(rèn)為檔案管理只是將工程建設(shè)過(guò)程中的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，因此當(dāng)工程建設(shè)工作完成之后，檔案只是記錄了相關(guān)的數(shù)據(jù)、施工的進(jìn)度以及用料等，但是對(duì)大部分有用的信息卻沒(méi)有進(jìn)行具體的總結(jié)分析，在后續(xù)的工作過(guò)程當(dāng)中當(dāng)工作人員需要尋找檔案進(jìn)行參考時(shí)，往往找不到真正有用的信息，也無(wú)法對(duì)一些需要用到的數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行具體的最終，最終影響了檔案的質(zhì)量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價(jià)的情況，從而造成檔案記錄和實(shí)際過(guò)程的差距較大，造成該種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要是因?yàn)樵诮ㄔO(shè)的工作過(guò)程當(dāng)中有時(shí)投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實(shí)性的缺失。
2.2管理的機(jī)制不健全和管理技術(shù)相對(duì)落后
在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，檔案記錄的時(shí)間和建設(shè)的時(shí)間往往不是同步的，這主要是因?yàn)楣芾頇C(jī)制不健全所造成的現(xiàn)象，這樣會(huì)導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程中關(guān)鍵性的信息未能及時(shí)進(jìn)行記錄而確實(shí)，不僅會(huì)對(duì)管理工作的有序進(jìn)行造成嚴(yán)重的影響，也會(huì)對(duì)建設(shè)的工作以及日后的維護(hù)造成不良的影響。在管理技術(shù)方面，部分落后的地區(qū)還是采用紙質(zhì)的方式來(lái)記錄檔案，傳統(tǒng)的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發(fā)達(dá)的地區(qū)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了使用電子檔對(duì)檔案進(jìn)行存檔記錄，但是在管理歸類(lèi)方面還較為混亂，缺乏一定的延續(xù)性以及統(tǒng)一性，會(huì)對(duì)管理的工作產(chǎn)生不良的影響。
3解決措施
針對(duì)目前在工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，可以采取以下措施進(jìn)行處理。
3.1增強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí)
在對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要提高管理工作人員的管理意識(shí)。相關(guān)部門(mén)可以定期舉行培訓(xùn)活動(dòng)對(duì)管理工作人員進(jìn)行管理技能培訓(xùn)，讓管理工作人員能夠意識(shí)到檔案管理對(duì)工程建設(shè)的重要性，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中除了對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行記錄之外，還需要總結(jié)具有實(shí)際意義的信息并進(jìn)行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續(xù)的工作人員參考工程建設(shè)的檔案，為以后的建設(shè)工作提供更有效的參考幫助。
3.2建立健全檔案管理的機(jī)制
在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，需要完善相關(guān)的管理機(jī)制。在進(jìn)行檔案記錄的過(guò)程中要對(duì)檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據(jù)工程建設(shè)的進(jìn)度對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，特別是對(duì)重要的信息進(jìn)行及時(shí)的整理和收集，并進(jìn)行歸納和總結(jié)，根據(jù)管理機(jī)制的要求對(duì)檔案記錄的內(nèi)容進(jìn)行具體的完善，保證建設(shè)進(jìn)度和檔案管理的進(jìn)度能夠同時(shí)進(jìn)行，確保檔案管理的質(zhì)量。
3.3提高管理技術(shù)
對(duì)于管理方式較為落后的地區(qū)，需要加大經(jīng)濟(jì)投入引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備來(lái)幫助工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，按照內(nèi)容和建設(shè)的項(xiàng)目類(lèi)別來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。而在經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，則要對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)，確保管理的統(tǒng)一性和延續(xù)性，讓管理的工作能夠有序的進(jìn)行，幫助工作人員能夠利用檔案進(jìn)行系統(tǒng)的參考，進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作技術(shù)和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 工程檔案 檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)：TV2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（c）-0239-01
所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)信息內(nèi)容的原則下，對(duì)檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整，同時(shí)又保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會(huì)化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)是指利用高新技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)文件、聲音文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱(chēng)；是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作。在工程項(xiàng)目中如何加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)對(duì)檔案信息化、檔案信息化建設(shè)及工程檔案管理提出幾點(diǎn)體會(huì)。
1 在檔案信息化過(guò)程中應(yīng)遵守以下原則
1.1 規(guī)范性原則
檔案信息化建設(shè)需要制定完整統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是提高工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。在進(jìn)行館（室）藏檔案信息化的過(guò)程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經(jīng)過(guò)利用現(xiàn)代各種輸入設(shè)備技術(shù)輸入到計(jì)算機(jī)中，形成數(shù)字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類(lèi)型的文件。這兩種形式，都要遵照規(guī)范性原則進(jìn)行，因此，要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)數(shù)字化檔案的良性發(fā)展，保證數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1.2 安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
1.3 效益性原則
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，要根據(jù)自身的能力、館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。
2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2.1 調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，檔案人員首先要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況。還要有一些自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)及邊緣科學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)；另一方面，檔案工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理及管理的過(guò)程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項(xiàng)工作。如果檔案人員不熟悉專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在日常的管理工作中就無(wú)法完成自己的本職工作。
2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)
對(duì)于工作人員配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門(mén)每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程；對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。
2.3 提高檔案信息管理水平
加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門(mén)向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄；加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點(diǎn)建議。
（1）加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
（2）加強(qiáng)協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與各個(gè)部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門(mén)的配合，才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
（3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
（4）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。
總之，隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案工作是無(wú)止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。在工作中利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，還能推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。
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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-000-01
信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開(kāi)始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。
一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開(kāi)始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。
首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類(lèi)整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。
其次，我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開(kāi)放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。
最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式
目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問(wèn)題，存在問(wèn)題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問(wèn)題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問(wèn)題根源并且進(jìn)行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的檔案管理制度
檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來(lái)保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見(jiàn)建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。
2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)
傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來(lái)極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過(guò)電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。
3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)能力的考核。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單
由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過(guò)程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過(guò)建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。
2.檔案使用者使用更加方便
過(guò)去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。
四、總結(jié)
隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國(guó)的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國(guó)家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件公司設(shè)計(jì)生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.（4）：5-5，6.
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題
對(duì)于事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化的管理有其自身的重要性，能夠保證檔案的完整性以及具體的真實(shí)性，而且也能夠促進(jìn)檔案管理更加的完整，更加的真實(shí)，同時(shí)也方便對(duì)于檔案進(jìn)行整理及分類(lèi)。所以事業(yè)單位應(yīng)該充分的利用先進(jìn)的信息手段，建立完善的信息管理制度，促進(jìn)事業(yè)單位的正常發(fā)展。
一、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)主要問(wèn)題
1.沒(méi)有合理開(kāi)發(fā)信息資源
目前我國(guó)有大部分的事業(yè)單位沒(méi)有合理的開(kāi)發(fā)相關(guān)的檔案信息資源。信息資源重復(fù)加工及收集的現(xiàn)象比較常見(jiàn)，而且所收集到的信息資源內(nèi)容比較少。我國(guó)建設(shè)了很多個(gè)信息資源庫(kù)，但是這些信息資源庫(kù)沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)及利用。
2.缺乏保證檔案安全的措施
對(duì)于一些事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，他們的信息資源比較重要，很有可能會(huì)涉及到一些國(guó)家的機(jī)密，所以在收集信息數(shù)據(jù)，處理機(jī)數(shù)據(jù)的時(shí)候，一定要保證檔案的安全性。但是從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，還有一些事業(yè)單位忽略了這個(gè)問(wèn)題，所以這就會(huì)引起一些信息丟失，從而給我國(guó)造成一定的危害。
3.相關(guān)管理工作人員素質(zhì)低下
現(xiàn)在人們都擁有自由選擇職業(yè)的權(quán)利，所以對(duì)于平淡無(wú)奇的檔案管理工作還說(shuō)，很難招到有想法的工作人員，所以這就會(huì)導(dǎo)致具體開(kāi)展管理工作的時(shí)候，缺乏擁有經(jīng)驗(yàn)的人才，另外，管理人員還會(huì)出現(xiàn)不斷的更換現(xiàn)象，那么這就會(huì)給信息處理方面，帶來(lái)一些弊端，從而引起整個(gè)工作的混亂，甚至還會(huì)弄錯(cuò)丟失一些重要的文件。
4.檔案檢索效率低下
一般來(lái)說(shuō)，檔案檢索的方式主要分為計(jì)算機(jī)解鎖以及手工檢索，具體檢索的效率與相關(guān)的硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系。目前信息發(fā)展也比較迅速，所以對(duì)于計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)是一種比較好的檢索方式。但仍有大部分事業(yè)單位依然采取比較傳統(tǒng)的手工檢索，就會(huì)造成人力物力的浪費(fèi)，而且檢索的速度也不是很快。同時(shí)，在具體管理過(guò)程中還有可能會(huì)出現(xiàn)重疊等錯(cuò)誤現(xiàn)象。
二、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)措施
1.規(guī)范檔案管理制度
事業(yè)單位屬于一個(gè)比較特殊的機(jī)構(gòu)，一些相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理?yè)碛懈蛹?xì)致的規(guī)定。所以，事業(yè)單位一定要規(guī)范檔案管理制度，在法律的允許下進(jìn)行恰當(dāng)?shù)墓芾?。其次，還要注意不同的事業(yè)單位一定要結(jié)合自身的實(shí)際需求，制定適合自己本單位所使用的檔案管理制度，同時(shí)也要不斷的對(duì)工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，約束其發(fā)揮自己的職能。
2.完善檔案信息化監(jiān)督制度
不斷的完善事業(yè)單位檔案信息化建都制度，能夠有效的促進(jìn)相關(guān)的工作合理的進(jìn)行及開(kāi)展。而且，相關(guān)的工作人員也可以在具體的監(jiān)督下，調(diào)動(dòng)自己的工作積極性，確保能夠按照相關(guān)的法律法規(guī)，更加主動(dòng)的進(jìn)行管理，同時(shí)還能夠確保相關(guān)檔案的信息安全。事業(yè)單位一定要合理的運(yùn)用好內(nèi)部監(jiān)督以及外部監(jiān)督。使能夠共同合作，互相結(jié)合，能夠促進(jìn)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足之處，及時(shí)采取相關(guān)解決措施，建立完善的信息管理系統(tǒng)。
3.提高管理人員的素養(yǎng)
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理一定要實(shí)現(xiàn)與信息化相結(jié)合，所以不斷提高管理人員的相關(guān)素養(yǎng)是非常重要的。事業(yè)單位可以定期組織一些相關(guān)的培訓(xùn)以及活動(dòng)，使工作人員能夠掌握相關(guān)的管理技巧，改變以往比較傳統(tǒng)的管理方式及結(jié)構(gòu)。全面提升管理人員的素質(zhì)，提高其綜合管理能力。
4.建立及完善檔案管理信息化網(wǎng)站
建立以及不斷的去完善檔案信息化管理網(wǎng)站，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)于檔案信息的管理力度。而且也能夠最大程度的促進(jìn)相關(guān)信息資源的傳遞，更加的實(shí)用，所以事業(yè)單位一定要積極的采用這種方式，而且也要不斷的更新計(jì)劃網(wǎng)站，使其能夠適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)。要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化的良好發(fā)展，那么一定要根據(jù)目前所存在的一些問(wèn)題，及時(shí)的進(jìn)行解決，不斷建立以及完善檔案信息化模式，能夠有效的促進(jìn)各個(gè)事業(yè)單位正常的發(fā)展。其次，還應(yīng)該注意，一定要采取比較先進(jìn)的技術(shù)方法，從各個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)于信息化的管理，積極創(chuàng)新，敢于挑戰(zhàn)，善于利用強(qiáng)大的科學(xué)技術(shù)，不斷的完善信息化管理手段，提高工作人員的管理素養(yǎng)以及具體工作的水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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1 為會(huì)議記錄檔案單設(shè)門(mén)類(lèi)管理的實(shí)踐
結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，筆者專(zhuān)門(mén)把會(huì)議記錄從文書(shū)檔案中提出來(lái)單獨(dú)設(shè)類(lèi)，與其他門(mén)類(lèi)檔案并列管理，并在檔案管理軟件中增加了會(huì)議記錄檔案管理模塊，具體做法如下：
1.1 會(huì)議記錄的收集。建立會(huì)議記錄檔案應(yīng)先從收集入手，即將年度內(nèi)分散形成在醫(yī)院黨委工作部、院長(zhǎng)辦公室等部門(mén)人員手中的有關(guān)醫(yī)院全局的重要會(huì)議記錄統(tǒng)統(tǒng)收集回籠，從而確保會(huì)議記錄材料收集的齊全完整。同時(shí)，收集中要注意核查會(huì)議組織情況和會(huì)議內(nèi)容的填寫(xiě)是否規(guī)范，以及針對(duì)會(huì)議議題的附件是否齊全等；但在收集過(guò)程中不能為了湊數(shù)量而“眉毛胡子一把抓”，會(huì)議記錄材料收集好后還要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行鑒定并準(zhǔn)確劃定保管期限。會(huì)議記錄檔案保管期限定為永久和定期兩種，具體參照醫(yī)院《文件材料歸檔范圍與保管期限表》來(lái)執(zhí)行。
1.2 會(huì)議記錄的分類(lèi)。醫(yī)院各類(lèi)會(huì)議記錄材料經(jīng)過(guò)鑒定后，則要著手對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)。筆者把會(huì)議記錄分成十一類(lèi)，分別為：1黨委會(huì)；2紀(jì)檢會(huì)；3院長(zhǎng)辦公會(huì)；4指揮部會(huì)；5籌建會(huì)；6運(yùn)營(yíng)會(huì)；7醫(yī)療會(huì)；8融資會(huì)；9審計(jì)會(huì)；10教科研會(huì)；11醫(yī)患協(xié)調(diào)會(huì)。以上類(lèi)別系對(duì)各類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)組，如，黨委中心組、紀(jì)檢組、籌建組等，集體討論決定的本組內(nèi)重大事項(xiàng)的原始記錄，每一類(lèi)下再按年度和保管期限細(xì)分，并添加到檔案管理軟件會(huì)議記錄檔案管理模塊中去。
1.3 會(huì)議記錄的排列編號(hào)。醫(yī)院各類(lèi)會(huì)議記錄材料按照上述類(lèi)別分好類(lèi)后，即可對(duì)其進(jìn)行排序。同一保管期限、同一類(lèi)別下的會(huì)議記錄則需按開(kāi)會(huì)時(shí)間的先后順序排序，并以件為單位編制檔號(hào)。會(huì)議記錄檔號(hào)=“全宗號(hào)+年度號(hào)+保管期限（代號(hào)）+分類(lèi)號(hào)+件號(hào)”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，則表示2012年永久保存的院長(zhǎng)辦公會(huì)第12件。檔號(hào)編好后，則要在會(huì)議記錄首頁(yè)的上端空白處加蓋歸檔章，并進(jìn)行填寫(xiě)。
1.4 會(huì)議記錄的編目。醫(yī)院會(huì)議記錄應(yīng)按分類(lèi)方案
和編號(hào)順序逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示會(huì)議的全貌。筆者在檔案管理軟件中，把會(huì)議記錄檔案目錄設(shè)置成檔號(hào)、會(huì)議類(lèi)別、會(huì)議議題、記錄人、發(fā)言人、日期、頁(yè)數(shù)、備注等幾個(gè)項(xiàng)目，并完成了全部信息的錄入。其中，會(huì)議議題的編寫(xiě)要盡量全，對(duì)議題過(guò)多的會(huì)議，則要概括出會(huì)議的主要內(nèi)容。
1.5 會(huì)議記錄的利用。會(huì)議記錄在對(duì)外提供利用時(shí)，主要根據(jù)利用者的需要，查找目錄中的議題內(nèi)容，看醫(yī)院對(duì)此問(wèn)題有沒(méi)有研究過(guò)，如，醫(yī)院2006年指揮部會(huì)第36次會(huì)議議題上詳細(xì)記錄了電梯招標(biāo)渠道、招標(biāo)信息的、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、資金的籌措等多項(xiàng)內(nèi)容，因而查詢(xún)電梯資料時(shí)，只需參考會(huì)議議題內(nèi)容，就可以查到自己所需的內(nèi)容，這樣既方便了利用，又減少了磨損。若議題不全的，則需要查閱會(huì)議記錄原件，提供原件需要有分管領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。同時(shí)，利用只能在醫(yī)院檔案室內(nèi)進(jìn)行，且要求利用者不得在原件上批注、涂改、加字、勾畫(huà)，不得私自復(fù)印。
2 為會(huì)議記錄檔案單設(shè)門(mén)類(lèi)管理的優(yōu)缺點(diǎn)
2.1 優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)：一是提高了查詢(xún)效率。會(huì)議記錄檔案目錄中增加了會(huì)議議題、會(huì)議類(lèi)別、發(fā)言人、記錄人等查詢(xún)項(xiàng)，便于檢索，從而大大提高了查詢(xún)速度。二是確保了會(huì)議記錄的安全。既能保證會(huì)議的按時(shí)歸檔，又能單獨(dú)存放、防止泄密，對(duì)會(huì)議發(fā)言者來(lái)說(shuō)也是一種保護(hù)。三是便于對(duì)會(huì)議次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。能較方便地統(tǒng)計(jì)出舉辦會(huì)議的次數(shù)，為部門(mén)的績(jī)效考核提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)資料；同時(shí)，對(duì)來(lái)年會(huì)議召開(kāi)的次數(shù)能起到控制的作用。
2.2 缺點(diǎn)表現(xiàn)：一是適用范圍有一定的局限性。對(duì)會(huì)議記錄的這種管理模式只適用于年度內(nèi)產(chǎn)生會(huì)議記錄較多的大中型企業(yè)事業(yè)單位。二是不利于檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和報(bào)表的編制。統(tǒng)計(jì)時(shí)，還是應(yīng)該將會(huì)議記錄檔案納入文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中去，給文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了不便。
3 破解為會(huì)議記錄檔案單設(shè)門(mén)類(lèi)管理缺點(diǎn)的對(duì)策
3.1 擴(kuò)大對(duì)會(huì)議記錄檔案單設(shè)門(mén)類(lèi)的宣傳。要讓會(huì)議記錄者清楚地認(rèn)識(shí)到單設(shè)門(mén)類(lèi)管理的優(yōu)點(diǎn)，讓其放心地把手上的會(huì)議記錄交至檔案部門(mén)來(lái)保管。同時(shí)，也要讓各單位了解到，隨著文書(shū)立卷的改革，許多單位的會(huì)議記錄檔案不再是年終的一本，而是以件（每次會(huì)議）為單位來(lái)整理歸檔的，從而提高各單位為其單設(shè)門(mén)類(lèi)管理的普及率。
【關(guān)鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術(shù)
檔案的存在，是國(guó)家、社會(huì)以及個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對(duì)機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。
一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對(duì)于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢(shì)，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對(duì)于檔案管理相關(guān)部門(mén)的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過(guò)傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過(guò)多次開(kāi)發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長(zhǎng)。
3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長(zhǎng)，造成信息延后、失效，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對(duì)其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過(guò)機(jī)讀的方式形成檔案，并通過(guò)計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對(duì)提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過(guò)自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫(kù)，通過(guò)建立檔案數(shù)字庫(kù)內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來(lái)完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識(shí)別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對(duì)于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對(duì)需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過(guò)硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對(duì)電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對(duì)他們展開(kāi)有針對(duì)性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長(zhǎng)進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。
4、加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無(wú)法對(duì)擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門(mén)各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門(mén)的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開(kāi)發(fā)。檔案管理相關(guān)部門(mén)在運(yùn)用硬盤(pán)光盤(pán)存儲(chǔ)、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對(duì)相關(guān)檔案信息展開(kāi)更深層次的研究和開(kāi)發(fā)。通過(guò)準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門(mén)能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語(yǔ)：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過(guò)創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]李麗.從企業(yè)文化結(jié)構(gòu)談企業(yè)檔案與企業(yè)文化[J].云南檔案.2012.（01）
[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)型；事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)
檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，需通過(guò)信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)共同協(xié)作完成信息傳送，從而使得檔案資源更合理有效并有序的被整合，達(dá)到了檔案信息共享的目的。檔案信息化建設(shè)逐步走向數(shù)字化存儲(chǔ)和利用，充分體現(xiàn)出檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在2012年11月25日頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》指出，應(yīng)把在統(tǒng)籌兼顧的同時(shí)并推進(jìn)信息化的速度作為工作目標(biāo)和主要任務(wù)。
一、什么是檔案管理信息化
從定義來(lái)看，由實(shí)體文檔的保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑽募?lái)提供服務(wù)的形式被通稱(chēng)為檔案管理信息化管理形式。通過(guò)在對(duì)檔案信息的分類(lèi)、分析、提取和加工可以提高檔案管理信息化的工作效益。相比舊的管理形式，這類(lèi)新形式更易于保存與操作，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，既節(jié)約了檔案管理成本，也有利于效率的提高。使得電子文件更加規(guī)范化和數(shù)字化，并在部分中心城市發(fā)展數(shù)據(jù)庫(kù)，為公眾在網(wǎng)上查詢(xún)信息提供便利條件，同時(shí)也構(gòu)建了完整的檔案信息化體制。
二、實(shí)施事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問(wèn)題
事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理方面的問(wèn)題有以下幾個(gè)：
1、缺乏通用性
由于現(xiàn)階段工作部門(mén)的計(jì)算機(jī)配置與所用軟件的差異，文件檢索與軟件系統(tǒng)方面鉗制住了檔案信息管理的普及進(jìn)度。
2、信息共享上的弊端
部分企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不能夠達(dá)到規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性等多層次發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。
3、規(guī)范性
其次由于歷史因素導(dǎo)致的管理規(guī)范性差也是一大問(wèn)題。這一問(wèn)題在各檔案明細(xì)間尤為突出，不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)使得在檔案管理信息化普及進(jìn)程上成為一大障礙。
4、事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏創(chuàng)新性
在越來(lái)越多的檔案存儲(chǔ)與整理途徑中，更應(yīng)該考慮新技術(shù)的發(fā)展與計(jì)算機(jī)處理信息能力的提升，可見(jiàn)檔案管理在創(chuàng)新方面需要得到重視。
5、管理人員的素質(zhì)問(wèn)題
由原來(lái)實(shí)體檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，對(duì)管理人員的素質(zhì)條件必須嚴(yán)格。就目前形式來(lái)說(shuō)，大多事業(yè)單位在管理人員工作水平與知識(shí)儲(chǔ)備上都有欠缺，要想使檔案信息更好的保管，提高工作人員的素質(zhì)有利于資源的優(yōu)化配置。
三、事業(yè)單位如何達(dá)到檔案管理信息化
第一，檢索方式與存儲(chǔ)模式的優(yōu)化與革新。通過(guò)提高計(jì)算機(jī)的利用率，擴(kuò)大存儲(chǔ)信息量并優(yōu)化檢索配置對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化是一種方式。既要保證技術(shù)，又要監(jiān)督管理，二者共同對(duì)檔案的安全問(wèn)題形成保障。同樣也需要紙質(zhì)檔案與電子檔案的備份查閱管理，在檔案查找方面提供很大便利。在完善電子檔案的過(guò)程中，讓分散的信息點(diǎn)通過(guò)整合，有順序的排列處理，也可以共享檔案信息資源。
第二，推進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。對(duì)管理人員的素質(zhì)可以通過(guò)培訓(xùn)的方式來(lái)提高，以便建立更復(fù)雜的管理知識(shí)構(gòu)架。建立復(fù)合型人才的高尖端團(tuán)隊(duì)也是對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合能力的提高，同時(shí)也能有效的解決資源配置上的一些弊端。
第三，運(yùn)行有效的檔案管理安全與保密機(jī)制。事業(yè)單位在檔案管理方面可以把安全與保密機(jī)制作為管理工作的重點(diǎn)。檔案信息的管理在運(yùn)作、傳播與共享的過(guò)程中可能產(chǎn)生一些疏漏，導(dǎo)致檔案產(chǎn)生安全問(wèn)題。通過(guò)運(yùn)行安全與保密機(jī)制，可以保證信息對(duì)指定人員公開(kāi)的安全性。此外，不僅保障了日常辦公的安全性，也對(duì)整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題構(gòu)建起了一層壁壘。
第四，改進(jìn)檔案信息管理走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在檔案信息管理中，規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)起著重要的制衡作用。在構(gòu)建檔案信息管理的同時(shí)也應(yīng)該多參考國(guó)家管理機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)，因地制宜，結(jié)合優(yōu)秀的管理機(jī)制成果并形成符合本單位的管理標(biāo)準(zhǔn)。在建立管理數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化更是有著不可小覷的作用。對(duì)各形式的檔案數(shù)據(jù)形成有層次的劃分管理，并在統(tǒng)一規(guī)定下進(jìn)行數(shù)據(jù)與文檔間的轉(zhuǎn)化與共享操作。這種方法有利于解決數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)化與共享過(guò)程中的一些不足，也對(duì)日后數(shù)據(jù)庫(kù)的更新與發(fā)展有著正規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向作用。
關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 檔案 信息化管理 方法策略
古往今來(lái)，很多重要資料都是通過(guò)文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻(xiàn)的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因?yàn)檫@樣比較方便查閱，便于管理。當(dāng)然，隨著時(shí)代的發(fā)展，文章的載體已經(jīng)悄悄發(fā)生了變化，由古代的紙變?yōu)榱爽F(xiàn)代的新網(wǎng)絡(luò)，以前把相關(guān)信息都記錄在紙質(zhì)文件上，而現(xiàn)在則不同，科技在不斷發(fā)展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點(diǎn)不變的是，對(duì)這些文檔的整理工作相當(dāng)重要，因?yàn)閷?duì)這些文檔進(jìn)行管理是否節(jié)省成本和原料，是否科學(xué)合理，將極大地影響工作效率，影響人們對(duì)其進(jìn)行使用的便利性。
一、當(dāng)前我國(guó)文檔管理工作存在哪些問(wèn)題
經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展，我國(guó)在事業(yè)單位文檔管理工作方面已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是縱觀整體，依然存在一些問(wèn)題。
1.專(zhuān)業(yè)從事工作的人員不足。
在這一工作中，很少有人有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，單位很少對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員整體素質(zhì)比較低下，達(dá)不到工作規(guī)定的要求，工作時(shí)不懂得如何科學(xué)合理地對(duì)文檔進(jìn)行整理和分類(lèi)。另外，進(jìn)行文檔整理時(shí)，工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，容易發(fā)生無(wú)意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質(zhì)檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當(dāng)操作而消失或者缺少。
2.高層工作人員沒(méi)有意識(shí)到文檔管理工作的重要性。
很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認(rèn)為這一工作的處理無(wú)關(guān)輕重，因此派一些沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)也沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的員工進(jìn)行這一項(xiàng)工作，其結(jié)果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進(jìn)行，降低單位的整體工作效率。很多領(lǐng)導(dǎo)往往忽略這一問(wèn)題，沒(méi)有清醒地認(rèn)識(shí)到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎(chǔ)。
3.對(duì)文檔的管理不科學(xué)不合理。
很多單位對(duì)文檔的管理固守傳統(tǒng)，沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐，沒(méi)有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒(méi)有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)楦鞣N意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行存檔，防止其意外丟失，同時(shí)要進(jìn)行整理和排序。
二、實(shí)現(xiàn)信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
實(shí)現(xiàn)信息化將更有利于管理工作進(jìn)行，使工作人員對(duì)文檔的管理更便利、更省力[1]。
2.便于查閱。
將文檔進(jìn)行整理、劃分后，實(shí)現(xiàn)資料信息化，便于閱讀者快速操作，進(jìn)行查閱[2]。
3.有利于保障文檔的安全。
對(duì)文檔進(jìn)行信息化處理之后，能有效防止相關(guān)文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會(huì)因?yàn)槌睗竦仍虺霈F(xiàn)字跡模糊不清等問(wèn)題，或者由于蟲(chóng)咬出現(xiàn)破損現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)缺頁(yè)情況，導(dǎo)致信息不全情況。如果借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產(chǎn)生。
4.有利于為人民帶來(lái)利益。
對(duì)文檔進(jìn)行合理管理后，將大大提高事業(yè)單位的工作效率，為人民群眾創(chuàng)造更多利益[3]。
三、如何實(shí)現(xiàn)信息化
1.加強(qiáng)信息化管理宣傳，使工作人員認(rèn)識(shí)到其重要性。
要想實(shí)現(xiàn)信息化這一目標(biāo)，首先必須做到的是認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當(dāng)了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴(yán)重后果，只有清醒地意識(shí)到這些，才能真正認(rèn)真地對(duì)待這些工作。提高重視意識(shí)，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強(qiáng)宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會(huì)努力做好這項(xiàng)工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。
2.科學(xué)合理管理文檔。
工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新知識(shí)，充分利用現(xiàn)代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對(duì)各種資料進(jìn)行合理歸類(lèi)，然后仔細(xì)檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補(bǔ)全資料，最后將文檔進(jìn)行有序整理，使其便于查閱。總之，工作人員要仔細(xì)認(rèn)真對(duì)待工作內(nèi)容，規(guī)范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當(dāng)?shù)牟僮魇д`帶來(lái)的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規(guī)范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負(fù)擔(dān)，帶來(lái)輕松。
3.加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。
毫無(wú)疑問(wèn)，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質(zhì)、更強(qiáng)能力的人執(zhí)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)招聘具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學(xué)習(xí)了專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人有理論，但不一定有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，既能不斷為其補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有利于總結(jié)更多經(jīng)驗(yàn)，又有利于他們及時(shí)更新知識(shí)，跟上時(shí)代步伐，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成工作，優(yōu)化工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。
4.加大資金投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
要想做好這一工作，硬件設(shè)備和外在條件也很重要，如優(yōu)良的硬件設(shè)備便于工作人員更輕松、更精準(zhǔn)地操作，舒適的工作環(huán)境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設(shè)備及空調(diào)等其他硬件設(shè)施，將更有利于工作高效進(jìn)行和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
四、總結(jié)
隨著時(shí)展，我們需要對(duì)信息進(jìn)行收集和整理，其中一個(gè)很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個(gè)信息量巨大且復(fù)雜的社會(huì)和時(shí)代，這一工作變得困難，因此要加強(qiáng)信息化管理，將對(duì)單位發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步創(chuàng)造巨大推動(dòng)力。
參考文獻(xiàn)：
[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，16：128-129.
