發(fā)布時(shí)間：2022-06-14 03:46:16
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的企業(yè)檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
摘 要：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，是國(guó)家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行，會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸，逐漸形成了檔案管理的新模式。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類(lèi)別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn)，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來(lái)國(guó)家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行，會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸，會(huì)計(jì)檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。
盡管越來(lái)越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問(wèn)題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無(wú)法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中亟待解決的課題。
一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進(jìn)行核算，出具財(cái)務(wù)報(bào)告，整理檔案是可有可無(wú)的，以致不設(shè)置專(zhuān)兼職檔案管理人員，忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也設(shè)置了專(zhuān)兼職檔案管理人員，但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視，以及專(zhuān)業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過(guò)程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位，作為專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專(zhuān)業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門(mén)調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒(méi)有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無(wú)章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來(lái)了很大麻煩。
二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門(mén)需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才積極配合檔案管理部門(mén)對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門(mén)要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容，通過(guò)“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過(guò)課題的形式進(jìn)行攻關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位，財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專(zhuān)業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握
計(jì)檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷(xiāo)毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷(xiāo)毀的時(shí)候，必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。
三、總論
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級(jí)乃至國(guó)家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
自我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)，作為基礎(chǔ)建設(shè)的重要物資水泥已面臨嚴(yán)重的產(chǎn)能過(guò)剩問(wèn)題，水泥市場(chǎng)的需求增長(zhǎng)比不上產(chǎn)能的增長(zhǎng)速度。水泥制造企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于水泥的差異性小，價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)就成了水泥制造企業(yè)之間最主要的競(jìng)爭(zhēng)手段。大型水泥企業(yè)由于資金雄厚，可以通過(guò)采用先進(jìn)技術(shù)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低生產(chǎn)成本的方式來(lái)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。不幸的是，許多中小型水泥制造企業(yè)沒(méi)有那么多的資金力量可以進(jìn)行技術(shù)革新，只能通過(guò)單純的降價(jià)來(lái)增加銷(xiāo)售，這容易導(dǎo)致惡性循環(huán)，并最終進(jìn)入破產(chǎn)、倒閉的境地。筆者認(rèn)為，水泥制造企業(yè)不僅要在產(chǎn)品生產(chǎn)上加大投入，提高產(chǎn)品質(zhì)量，更應(yīng)從企業(yè)內(nèi)部著手，完善檔案管理工作，切實(shí)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
一、水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
目前，有的水泥制造企業(yè)檔案管理工作已不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）檔案管理體制不健全，制度不完善
雖然，大多數(shù)的企業(yè)已使用計(jì)算機(jī)管理方式進(jìn)行檔案工作，但還只是處于初級(jí)階段，只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度，檔案管理工作的隨意性比較大，許多檔案管理工作無(wú)章可循。
（二）觀念落后
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的真正價(jià)值，對(duì)檔案工作在水泥制造企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中所起的作用缺少必要的認(rèn)識(shí)，通常認(rèn)為，檔案室只是存放一些原始資料的場(chǎng)所。往往忽視檔案的管理工作，把主要精力都用在了產(chǎn)品的研發(fā)和市場(chǎng)的把握上。
（三）檔案文件不全
在接受檔案的過(guò)程中，往往接受的文件不全面，遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過(guò)程中，由于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的匱乏，整理和歸檔工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，這對(duì)檔案管理工作的嚴(yán)密性產(chǎn)生了極大的影響。
（四）檔案管理工作滯后
⒈檔案編制形式和內(nèi)容單一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案內(nèi)容的載體形式應(yīng)更趨向于多元化，各類(lèi)檔案的信息收集不全面，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層，無(wú)法利用檔案信息進(jìn)行戰(zhàn)略決策，從而使得檔案沒(méi)有產(chǎn)生其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。
⒉檔案編制成果檔次低，以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量，卻不重視編制成果的質(zhì)量，往往與實(shí)際相脫節(jié)。
⒊檔案管理人員素質(zhì)普遍較低、人數(shù)少。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案編制效率低下，究其原因主要是檔案編制人員整體素質(zhì)偏低，而他們的工作量又相對(duì)較大，所以給檔案管理工作帶來(lái)了較大的困難，嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理的效率。
（五）缺乏檔案管理專(zhuān)才
信息化社會(huì)的到來(lái)，需要一批既懂得檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂得水泥行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還懂得信息技術(shù)的檔案管理專(zhuān)才。目前，許多水泥制造企業(yè)的檔案管理人員還不具備這類(lèi)的復(fù)合型人才，他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要進(jìn)一步的提高，企業(yè)要為這一類(lèi)人員提供必要的培訓(xùn)，使他們能夠跟上檔案管理專(zhuān)業(yè)快速發(fā)展的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更有效的支撐。
二、水泥制造企業(yè)檔案管理對(duì)策
針對(duì)上述的問(wèn)題，如果不引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并加以解決，將會(huì)影響企業(yè)在水泥行業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)性發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，必須從以下幾方面采取相應(yīng)的對(duì)策來(lái)解決水泥制造企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。
（一）完善企業(yè)檔案管理體制，嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行
要做好檔案管理工作，就必須完善其體制建設(shè)。檔案管理工作應(yīng)引入合理的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，有效改變檔案管理工作者目前不思進(jìn)取、滿足于現(xiàn)狀的局面。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制能使檔案工作人員有危機(jī)感，優(yōu)勝劣汰，工作效率低下，堅(jiān)決予以解聘。從而能夠有效激發(fā)工作人員的工作激情，發(fā)揮其個(gè)人潛力，更好的投身工作。
還必須制定詳細(xì)的管理制度，并嚴(yán)格按管理制度執(zhí)行。對(duì)檔案管理工作人員明確其職責(zé)，評(píng)價(jià)其工作表現(xiàn)，以月度考核、季度考核和年終考核相結(jié)合，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。從而調(diào)動(dòng)全體檔案管理工作人員工作的積極性，規(guī)范其工作。
（二）更新傳統(tǒng)觀念，重視企業(yè)檔案管理工作
水泥制造企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的一個(gè)組成部分，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業(yè)提供決策支持，還能為企業(yè)的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經(jīng)驗(yàn)，就是企業(yè)的資料寶藏。對(duì)企業(yè)員工應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作。
（三）合理劃分檔案文件，確保歸檔文件完整、齊全
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面應(yīng)用于檔案管理工作。使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度，大大節(jié)省傳統(tǒng)方式的手工操作所花費(fèi)的時(shí)間。如采用條形碼來(lái)代替檔案號(hào)，既快捷，又可靠。不會(huì)由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導(dǎo)致檔案文件的缺失。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）檔案管理工作創(chuàng)新，全面提升檔案管理工作質(zhì)量
企業(yè)要發(fā)展，要做大做強(qiáng)，企業(yè)的檔案管理工作水平應(yīng)該能跟得上企業(yè)的發(fā)展速度。這就要求提高企業(yè)所有人員的有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)。要對(duì)全企業(yè)職工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，為他們講解檔案的基礎(chǔ)知識(shí)。檔案管理工作人員還應(yīng)明確自身的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案信息的保密工作，建立更為合理的管理方法和規(guī)章制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，要舍得投入資金，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。
（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)
檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，需要一批專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬、積極進(jìn)取、勇于挑戰(zhàn)、具有創(chuàng)新能力的人才。加強(qiáng)培養(yǎng)和造就一批綜合素質(zhì)高的企業(yè)檔案管理人員的重要性，已經(jīng)越來(lái)越引起企業(yè)界的重視。企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)效，離不開(kāi)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人才，而高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人才，不僅需要他們具有較高的學(xué)歷背景，還需要他們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟某砷L(zhǎng)。這就需要企業(yè)重視對(duì)這批人員的培訓(xùn)工作，使他們不斷的學(xué)習(xí)，不斷的成長(zhǎng)。作為檔案管理工作人員自身也要適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，走出辦公室，和企業(yè)不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業(yè)的各個(gè)組成部分。只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
摘要：油田開(kāi)發(fā)檔案在油田開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中起著重要作用。目前油田開(kāi)發(fā)檔案在管理工作中存在著自動(dòng)化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠，生態(tài)環(huán)境差等問(wèn)題。要加強(qiáng)檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境建設(shè)，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整體管理水平，使檔案工作在油田開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
油田企業(yè)檔案是油田開(kāi)發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，是實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是油田企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必不可缺的部分。自油田開(kāi)發(fā)以來(lái)，雖然各級(jí)、各層領(lǐng)導(dǎo)給予油田開(kāi)發(fā)檔案一定的重視，油田開(kāi)發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問(wèn)題需要改進(jìn)和加強(qiáng)，本文通過(guò)對(duì)油田開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問(wèn)題進(jìn)行分析，提出一些見(jiàn)解和認(rèn)識(shí)，使油田開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
一、目前油田開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問(wèn)題
1．檔案管理的自動(dòng)化水平不高。提高檔案管理的自動(dòng)化水平喊了多年，但目前還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺(tái)微機(jī)，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有時(shí)出現(xiàn)檔案員逐個(gè)跑各個(gè)部門(mén)和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時(shí)，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項(xiàng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象，時(shí)間一長(zhǎng)，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關(guān)系，只要簽了字，馬上讓其辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，而實(shí)際上該調(diào)動(dòng)人員手里可能還有重要的檔案還沒(méi)有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開(kāi)發(fā)企業(yè)的廠處級(jí)單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個(gè)班組，廠級(jí)由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長(zhǎng)主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管，而檔案室主任只是一個(gè)班組長(zhǎng)的級(jí)別，與各個(gè)部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務(wù)部門(mén)還專(zhuān)門(mén)設(shè)有檔案室，也給檔案綜合管理帶來(lái)了困難。
4．檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中存在著類(lèi)別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，特別是文書(shū)檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分為多個(gè)子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準(zhǔn)，造成查找一個(gè)文件或資料費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強(qiáng)。從深度上講，檔案管理人員對(duì)企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不掌握信息，生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門(mén)，這也給加強(qiáng)科學(xué)管理帶來(lái)了難度。
6．檔案人員素質(zhì)有待加強(qiáng)。都認(rèn)為檔案室是一個(gè)工作輕松部門(mén)，沒(méi)有過(guò)多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過(guò)進(jìn)人。人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，培訓(xùn)流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態(tài)環(huán)境問(wèn)題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開(kāi)發(fā)會(huì)戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經(jīng)多次鑒定，已達(dá)不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問(wèn)題：檔案工作人員待遇低，績(jī)效工資是全廠最低的，節(jié)假日無(wú)加班工資，沒(méi)有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側(cè)裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。
2．加強(qiáng)檔案的收集和一是檔案人員要主動(dòng)深入到各部門(mén)，主動(dòng)收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案人員的檔案意識(shí)教育；三是擴(kuò)大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開(kāi)的各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)催促該歸檔的資料一定要?dú)w檔；五是嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，對(duì)于在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動(dòng)手續(xù)，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
3．整合檔案資源，加強(qiáng)綜合管理。一是提高檔案室的級(jí)別，配備專(zhuān)職的科級(jí)以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強(qiáng)檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對(duì)現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評(píng)估分析，不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的，向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績(jī)效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇，技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定與地質(zhì)、工程管理、政工等類(lèi)別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計(jì)電子檔案的操作細(xì)則達(dá)到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實(shí)現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。
6．進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作，不光要提高檔案室人員的技術(shù)素質(zhì)，還要提高基層檔案人員的技術(shù)素質(zhì)，培訓(xùn)要有針對(duì)性，要結(jié)合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識(shí)，不光要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，還要學(xué)習(xí)油田開(kāi)發(fā)的其他門(mén)類(lèi)的知識(shí)，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力；要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，在檔案管理人員的待遇沒(méi)有按照個(gè)人的意愿落實(shí)之前，該加班的要加班，節(jié)假日要保證有值班人員，保證手機(jī)暢通，以解決節(jié)假日資料檔案查閱的需要。
總之，在新的歷史時(shí)期，檔案工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn)，提高油田企業(yè)管理水平的重任，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，全體檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視檔案工作．做好檔案工作，重新審視檔案工作，使檔案工作在油田開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。
根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)cad應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院?召開(kāi)了cad電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見(jiàn)，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上三個(gè)階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個(gè)階段，或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說(shuō)：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類(lèi)作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在1998年，500家國(guó)有工業(yè)企業(yè)中已有88％的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，50?2％企業(yè)的建成了與國(guó)家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。
企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)cad應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院?召開(kāi)了cad電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見(jiàn)，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上三個(gè)階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個(gè)階段，或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說(shuō)：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類(lèi)作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在1998年，500家國(guó)有工業(yè)企業(yè)中已有88％的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，50?2％企業(yè)的建成了與國(guó)家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。⑩顯然，電子文件階段將是21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢(shì)。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)作的有關(guān)問(wèn)題。
檔案管理工作是企業(yè)管理的重要部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)持續(xù)發(fā)展，還原企業(yè)歷史發(fā)展的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。作為一名從事檔案管理的工作人員，筆者感到：
一、只有規(guī)范企業(yè)檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展
隨著企業(yè)的發(fā)展，規(guī)范檔案管理是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中管理工作的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理工作做好了，即可以為企業(yè)管理者及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，又可以有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)知企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各方進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范與否筆者以為主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案管理是否與企業(yè)發(fā)展相匹配；二是企業(yè)檔案管理是否有規(guī)可循；三是企業(yè)檔案收集是否完整；四是企業(yè)檔案管理的利用是否富有成效。
企業(yè)檔案管理規(guī)范化是建立在企業(yè)良性發(fā)展基礎(chǔ)之上的，也是企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過(guò)程中管理工作的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣，管理工作繁瑣，不規(guī)范的管理會(huì)導(dǎo)致檔案管理雜亂無(wú)章。檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)有三點(diǎn)：一是部分企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力、人力投入不足；二是檔案收集不規(guī)范，有的企業(yè)在檔案收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；三是有的企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高造成檔案整理不規(guī)范，特別是在立卷過(guò)程中，有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符等等。諸如此類(lèi)現(xiàn)象，給規(guī)范檔案管理工作帶來(lái)消極影響，給決策者提供不完備的信息，這樣給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重后果。因此只有使企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能為企業(yè)決策者提供強(qiáng)有力的決策依據(jù)，才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
二、企業(yè)檔案的規(guī)范化管理必須做到以下幾點(diǎn)
1．要依據(jù)國(guó)家的檔案法規(guī)，建立起企業(yè)檔案科學(xué)、合理的收集、整理、立卷和科學(xué)歸檔制度并在企業(yè)內(nèi)建立完善的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定專(zhuān)業(yè)檔案人員的崗位職責(zé)，實(shí)行檔案管理與各項(xiàng)管理工作同步進(jìn)行，即在企業(yè)驗(yàn)收各項(xiàng)管理工作的同時(shí)，驗(yàn)收檔案管理工作。
2．現(xiàn)在大部分企業(yè)都配有專(zhuān)職的檔案管理人員，這就要求企業(yè)管理者在配備檔案管理人員時(shí)，一定要配備有高度事業(yè)心、責(zé)任感的員工擔(dān)當(dāng)，檔案管理者一定要不斷提高自身專(zhuān)業(yè)水平，大力開(kāi)發(fā)檔案管理信息資源，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.企業(yè)檔案管理者要根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況開(kāi)發(fā)和利用檔案信息，編制多種檢索工具，使企業(yè)檔案工作的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作給予重視，要加大投入，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，配置現(xiàn)代的管理設(shè)備，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
總之，只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化，解決企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，不斷提高檔案管理水平，才能適應(yīng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。
企業(yè)人事檔案記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等過(guò)程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。因此，管理好企業(yè)的人事檔案具有，具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。但是在目前，四平市的部分企業(yè)沒(méi)有建立規(guī)范的職工檔案，職工合法權(quán)益得不到保障。四平現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)達(dá)500多家，由于多種原因，近一半的企業(yè)沒(méi)有建立人事檔案，新進(jìn)職工與離職職工沒(méi)有記載，職工技術(shù)職稱(chēng)及技能不能確定，因沒(méi)有文字記錄，也就沒(méi)有企業(yè)來(lái)管理，養(yǎng)老醫(yī)療等應(yīng)享受的待遇使職工不能享受；還有一些企業(yè)職工檔案資料收集不全。有四個(gè)方面的原因：一是企業(yè)在招用職工時(shí)，沒(méi)有立即為其建立檔案，故沒(méi)有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒(méi)有把職工的定級(jí)表、勞動(dòng)技能鑒定表等資料歸檔，至使不少個(gè)人資料遺漏遺失。三是國(guó)有、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)改制后，不與職工簽定勞動(dòng)合同，對(duì)辭退的老職工也沒(méi)有終止或解除合同，致使檔案中沒(méi)有《勞動(dòng)合同書(shū)》或《解除勞動(dòng)合同證明書(shū)》。四是企業(yè)對(duì)職工檔案管理混亂，造成職工檔案遺漏遺失嚴(yán)重。
一、當(dāng)前我市企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，在我們四平市雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的企業(yè)人事檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉人事檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。
（二）檔案管理不夠規(guī)范。目前，在四平市部分企業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
（三）現(xiàn)行檔案管理體制與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。我們四平市企業(yè)職工檔案由多個(gè)部門(mén)管理，部門(mén)分工交叉重迭。如當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案室管理當(dāng)?shù)亍⑼獾卮笾袑?zhuān)畢業(yè)生職工檔案，企業(yè)人事部門(mén)管理著固定工身份、合同制身份和臨時(shí)身份的職工檔案。這種管理方式，有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企業(yè)的職工管理帶來(lái)諸多麻煩，不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)。企業(yè)改制后，沒(méi)有了上級(jí)主管部門(mén)，企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案或有或無(wú)的責(zé)任問(wèn)題無(wú)部門(mén)追究。對(duì)已建好的職工檔案，因人員變動(dòng)等原因得不到妥善保管而丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里的現(xiàn)象也很多。部分企業(yè)為達(dá)到控制職工的目的，扣押職工檔案，使調(diào)離的職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)，造成人走多年，檔案還在原單位的情況。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，影響了職工檔案管理的規(guī)范和安全，同時(shí)也侵害了職工的個(gè)人利益。
（四）檔案保管條件太差，影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過(guò)且過(guò)，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。
三、職工檔案規(guī)范化管理的有效措施
（一）建立與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代職工管理體制。管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展需要，企業(yè)職工檔案由現(xiàn)在的多級(jí)分散管理要逐步過(guò)渡為集中統(tǒng)一管理，有條件的企業(yè)獨(dú)立管理職工檔案，條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理。養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等檔案也可以由地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理，這樣既能有效地保障了職工的個(gè)人利益，方便了企業(yè)對(duì)職工或職工檔案的管理，避免不利于職工檔案保管和利用等現(xiàn)象的發(fā)生，積極發(fā)揮勞動(dòng)保障部門(mén)的服務(wù)職能，提高了辦事效率。
（二）加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障。為了地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門(mén)、勞動(dòng)人事保障部門(mén)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個(gè)企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?jiàn)，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對(duì)轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查，對(duì)職工檔案達(dá)不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟，不走過(guò)場(chǎng)，以法辦事。
大中專(zhuān)院校、技工學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后，其檔案資料應(yīng)統(tǒng)一移交所在地勞動(dòng)人事檔案服務(wù)中心檔案室實(shí)行綜合管理。當(dāng)大中專(zhuān)院校、技工學(xué)校畢業(yè)生到企業(yè)工作后，勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室可根據(jù)企業(yè)自身管理情況，逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續(xù)由勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室負(fù)責(zé)保管。
（三）對(duì)于職工流動(dòng)的檔案管理。筆者認(rèn)為，檔案的移交保管方式有二種：一是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后又到新單位工作的，若新單位具有檔案管理?xiàng)l件的，可以把檔案移交到新的單位管理，也可把檔案移交地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后，又重新就業(yè)的，若新單位沒(méi)有檔案管理?xiàng)l件，則應(yīng)把檔案移交到勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室。
嚴(yán)禁涂改或遺漏遺失檔案。企業(yè)或勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室，當(dāng)發(fā)生涂改或遺漏遺失檔案資料時(shí)，要及時(shí)報(bào)告當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)或上級(jí)主管部門(mén)，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，到有關(guān)部門(mén)補(bǔ)辦有關(guān)資料，并追究有關(guān)部門(mén)或當(dāng)事人的責(zé)任。
（四）依法治檔，加大對(duì)企業(yè)職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門(mén)要突出抓好對(duì)企業(yè)依法治檔的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，力求在檔案法制建設(shè)上有新的進(jìn)展。依法治檔是促進(jìn)企業(yè)職工檔案全面、規(guī)范的根本保證。地方檔案行政部門(mén)要行使行政執(zhí)法能力，提早介入企業(yè)職工檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程，完善檔案執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制，推進(jìn)依法治檔水平。要加大對(duì)企業(yè)檔案法規(guī)的宣傳教育，著重提高全社會(huì)特別是各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案法制意識(shí)，在企業(yè)職工建檔問(wèn)題上，地方檔案行政部門(mén)一定要按照《檔案法》的要求，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)法，嚴(yán)格監(jiān)督，不當(dāng)老好人，不去應(yīng)付或有差不多就行的意識(shí)，更不能把《檔案法》當(dāng)作一種軟法去執(zhí)行。
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
2.我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況
20 世紀(jì)90 年代中期以來(lái)，中國(guó)企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。企業(yè)開(kāi)始建立使用辦公自動(dòng)化（oa）系統(tǒng)、erp 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)過(guò)程中形成的實(shí)體文件越來(lái)越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無(wú)法有效地收集、管理易逝的、流動(dòng)的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)電子文件的涌現(xiàn)，沒(méi)有及時(shí)應(yīng)對(duì)，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時(shí)隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實(shí)效不高
一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)信息化浪潮，也開(kāi)始積極行動(dòng)起來(lái)，他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。但是，不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作不足
早在1971 年國(guó)際上就開(kāi)始探討電子檔案的管理模式，然而中國(guó)檔案界直至1996 年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)在北京召開(kāi)之后，才開(kāi)始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實(shí)踐則更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。
2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)，不能只滿足于計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單操作。
2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀
2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快，電子郵件等形式的無(wú)紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實(shí)，如果運(yùn)用網(wǎng)上辦公，一個(gè)文件可同時(shí)發(fā)送多個(gè)主送單位，一個(gè)單位也可以接收各級(jí)部門(mén)的電子文件。這樣，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤(pán)和鼠標(biāo)來(lái)完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對(duì)多樣化的文書(shū)工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。
3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的益處
1．大多數(shù)基層檔案室，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機(jī)讀文件的檔案，縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進(jìn)行多份拷貝，這樣就拓寬了服務(wù)范圍，擴(kuò)大了社會(huì)影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時(shí)所遇到的庫(kù)房面積的壓力。
3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化
企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺(tái)。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，即企業(yè)檔案庫(kù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.5要樹(shù)立文檔一體化意識(shí)
我們認(rèn)為文檔一體化的實(shí)質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強(qiáng)對(duì)文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄與憑證。文書(shū)工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書(shū)工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書(shū)工作，文書(shū)工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對(duì)于文件的歷史與現(xiàn)實(shí)價(jià)值有深刻認(rèn)識(shí)，文書(shū)工作人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，每一個(gè)文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強(qiáng)化文書(shū)工作即檔案工作的理念，在文書(shū)流轉(zhuǎn)的過(guò)程中及時(shí)保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對(duì)文書(shū)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
4. 加強(qiáng)檔案管理體制的創(chuàng)新
4.1檔案管理機(jī)制創(chuàng)新主要在于精簡(jiǎn)
任何企業(yè)，精干是必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要?jiǎng)?chuàng)新，要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個(gè)集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進(jìn)行檔案管理。
4.2檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效
企業(yè)就是要?jiǎng)?chuàng)利潤(rùn)，無(wú)論經(jīng)濟(jì)體制改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制，都是為了經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標(biāo)的，從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。
5.結(jié)語(yǔ)
總之，為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開(kāi)發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
1、檔案概述
檔案是載體與文字、圖表、信息、聲像等內(nèi)容的結(jié)合物，是人類(lèi)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈臍v史記錄，是人類(lèi)知識(shí)和智慧的結(jié)晶，是人們通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐活動(dòng)不斷積累完善的產(chǎn)物,其對(duì)后來(lái)的各種實(shí)踐活動(dòng)有著積極的借鑒和指導(dǎo)作用。檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案工作在企業(yè)只是記載歷史，無(wú)法促進(jìn)企業(yè)工作更有效益，但過(guò)去的檔案受傳統(tǒng)技術(shù)的束縛，致使檔案的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)，這才符合信息時(shí)代的檔案工作。
在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案），適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料收集管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。現(xiàn)檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶存貯，經(jīng)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”，這樣能有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的安全性及保存空間效大的問(wèn)題。
2、檔案管理特點(diǎn)
企業(yè)檔案資料的來(lái)源分很多類(lèi):技術(shù)、人事、財(cái)務(wù)、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分類(lèi)。這既耗費(fèi)大量的時(shí)間也需要大量的專(zhuān)業(yè)人才。隨著信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化。企業(yè)檔案材料可以由擬稿者直接分好類(lèi)后寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改,形成后存貯到辦公信息中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享,使企業(yè)員工可以快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，應(yīng)建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富，現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成包括企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高,進(jìn)而取得利潤(rùn)。在信息時(shí)代計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類(lèi)應(yīng)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面的狀況，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行自由組合分類(lèi)，這使分類(lèi)將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般在重要設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收時(shí)對(duì)其檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和接收，這使得檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用，等整理完畢后，檔案已成為歷史，這樣就顯得有些滯后了。在信息時(shí)代的電子環(huán)境中，檔案就是知識(shí)資源，應(yīng)與設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，規(guī)范化處理知識(shí)資源，并且創(chuàng)新，而企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)與信息、決策方法大都是在企業(yè)檔案知識(shí)與信息中，必須提高信息密度和傳遞速度，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，讓決策者們及時(shí)地得到它們，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)，那么決策的質(zhì)量就可以保障，效率也有了提高。
3、檔案管理“雙軌制”
檔案的原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆簽名等，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。但在信息時(shí)代，由于電子檔案的使用，企業(yè)文件很難做到絕對(duì)保密，使得一些別有用心的人對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改。在現(xiàn)在技術(shù)條件下，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照。企業(yè)檔案部門(mén)所管理的電子檔案還可采用以下方法來(lái)保證檔案的真實(shí)性、原始性：（1）應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件與復(fù)制件，歸檔的電子檔案還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件，檔案部門(mén)就當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維持電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。（2）通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效益。
因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。信息化時(shí)代的檔案工作，應(yīng)以快速方便查閱滿足利用者對(duì)檔案信息的使用，企業(yè)的檔案部門(mén)可在企業(yè)內(nèi)部設(shè)局域網(wǎng)，以數(shù)字化的形式通過(guò)局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)和科技人員提供必要、及時(shí)、可靠的檔案信息，滿足企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)和人員工作自動(dòng)化過(guò)程對(duì)信息的需求，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確處理和加工，檔案人員根據(jù)企業(yè)員工權(quán)限在網(wǎng)上提供實(shí)時(shí)供閱服務(wù)，工作效率得到很大的提高，做到了準(zhǔn)確快捷，使檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，促進(jìn)了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及科研活動(dòng)。而且通過(guò)用戶與檔案信息的頻繁使用，其檔案意識(shí)會(huì)不斷增強(qiáng)，會(huì)充分認(rèn)可檔案人員的勞動(dòng)，檔案的信息化發(fā)展會(huì)得到企業(yè)的不斷支持。
4、檔案管理的“反饋”
在檔案管理中，要積極注重“反饋”，反饋方法在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著重要的作用。為了更深深層次開(kāi)發(fā)檔案信息。通過(guò)反饋信息資源開(kāi)發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，企業(yè)產(chǎn)品經(jīng)過(guò)用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出的評(píng)價(jià)。通過(guò)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評(píng)判產(chǎn)品，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
檔案工作是涉及到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作,也是提供知識(shí)服務(wù)、滿足現(xiàn)實(shí)工作中信息資源的保障。飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理之中，采用信息技術(shù)不僅是提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的手段,更是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，其檔案信息量也日益劇增,面對(duì)浩如煙海的企業(yè)信息資源,必須通過(guò)現(xiàn)代化手段快速獲得所需企業(yè)檔案資料，以應(yīng)付復(fù)雜多變的局面。檔案部門(mén)不能只按照自身的理解、思維和認(rèn)識(shí)去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標(biāo)、以利用者的需要為原則來(lái)審視檔案管理的全過(guò)程，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，改變服務(wù)方式，以利用者為中心，借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，為利用者提供智能化服務(wù)，滿足利用者的個(gè)性化需求。因而企業(yè)檔案工作就必須向信息化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展,以跟上時(shí)代和技術(shù)進(jìn)步的步伐，以提高檔案管理工作效率。
摘 要：電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。本文著重從電力企業(yè)檔案管理的重要性、存在的主要問(wèn)題以及解決措施加以簡(jiǎn)單闡述。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案管理 重要性 存在問(wèn)題 解決措施
隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來(lái)說(shuō)，隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)正在逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價(jià)值也逐漸被凸現(xiàn)出來(lái)。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門(mén)以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
二、我國(guó)目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題
1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視
很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是文字類(lèi)的工作，和市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來(lái)簡(jiǎn)直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。
2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員的負(fù)責(zé)
很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧J(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類(lèi)、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門(mén)，往往合并在其他部門(mén)之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒(méi)有得到保存，而大量沒(méi)有價(jià)值的資料倒是被長(zhǎng)期保存了起來(lái)，不僅不能推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還會(huì)在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。
3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后
在新形勢(shì)下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門(mén)所面臨的新課題。但是從目前來(lái)看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對(duì)滯后的，沒(méi)有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專(zhuān)注于此項(xiàng)研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問(wèn)題呢？1）電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問(wèn)題。2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問(wèn)題。3）國(guó)家、社會(huì)對(duì)有保存價(jià)值的檔案的鑒定問(wèn)題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問(wèn)題。這些問(wèn)題的研究和解決其實(shí)都不是一蹴而就的，它需要通過(guò)檔案管理部門(mén)在實(shí)踐中逐步摸索，逐步解決。
4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。
其滯后性主要體現(xiàn)在2點(diǎn)。1）管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。
那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開(kāi)展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。4）沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費(fèi)了大量的成本來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門(mén)缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
三、強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理的措施
1、嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度
電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見(jiàn)的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。
2、爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視
其實(shí)，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開(kāi)展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。
3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在新形勢(shì)下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。要對(duì)他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和自覺(jué)性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來(lái)提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來(lái)，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。通過(guò)招聘那些懂法律、會(huì)外語(yǔ)、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門(mén)所顯現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來(lái)積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。
4、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來(lái)改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭(zhēng)取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，要具體問(wèn)題具體分析。例如，對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵(lì)其全面開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。而對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式。
5、要切實(shí)做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作
電力企業(yè)要積極按照國(guó)家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對(duì)于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。
